1. Minimalne wynagrodzenie i inne świadczenia od niego zależne

1.1.Płaca minimalna netto i brutto 

Minimalne wynagrodzenie za pracę na cały etat to w 2021 r. 2800 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa dla umów zleceń i o świadczenie usług (do których stosuje się przepisy o zleceniu) – 18,30 zł. Dla osób zatrudnionych na część etatu ustawowe minimum trzeba obliczać proporcjonalnie do liczby godzin do przepracowania w danym miesiącu – patrz tabela 1.

Tabela 1. Minimalne wynagrodzenie za pracę na niektórych częściach etatu w 2021 r.

Do obliczenia kwot netto minimalnego wynagrodzenia za pracę przyjmuje się:

Pracownikom do 26. roku życia przysługuje zwolnienie ich przychodów ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy z podatku dochodowego do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 85 528 zł.

Tabela 2. Minimalne wynagrodzenie za pracę netto, bez wpłat na PPK*

*Pracownicze Plany Kapitałowe, z uczestnictwa w których pracownicy mogą zrezygnować

Ustalając, czy pracownik uzyskał w danym miesiącu wynagrodzenie minimalne bierze się pod uwagę nie tylko wynagrodzenie zasadnicze. Sumuje się przysługujące mu składniki wynagrodzenia i inne świadczenia wynikające ze stosunku pracy, które zostały zaliczone przez GUS do wynagrodzeń osobowych (por. www.stat.gov.pl, Pojęcia stosowane w statystyce publicznej). Wyłącza się jednak:

1.2. Najniższa podstawa wymiaru świadczeń chorobowych i rodzicielskich 

Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego przy pełnym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od minimalnego wynagrodzenia za pracę, po odliczeniu kwoty odpowiadającej 13,71% tego wynagrodzenia. Zatem w 2021 r. najniższa podstawa wynosi 2416,12 zł.

Taka sama jest minimalna podstawa dla świadczenia rehabilitacyjnego, a także zasiłków: wyrównawczego, macierzyńskiego i w wysokości zasiłku macierzyńskiego oraz opiekuńczego.

1.3. Odprawa z tytułu zwolnień grupowych

Wartość odprawy przysługującej na podstawie ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników nie może przekroczyć 15-krotnego minimalnego wynagrodzenia za pracę, czyli od 1 stycznia 2021 r. – 42 000 zł.

W okresie obowiązywania w 2021 r. stanu zagrożenia epidemicznego lub epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, maksymalna wartość powyższej odprawy u pracodawców, którzy odnotują spadek obrotów gospodarczych lub istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń wynosi 10-krotność minimum ustawowego, czyli 28 000 zł. Jest to także próg dla wszystkich świadczeń, które taki pracodawca będzie wypłacał w okresie stanu zagrożenia epidemicznego/epidemii przy rozwiązywaniu stosunków pracy oraz umów zlecenia, o świadczenie usług i o dzieło, a także ustania odpłatnego pełnienia funkcji.

1.4. Miesięczne świadczenie za praktyki absolwenckie

Świadczenie pieniężne z tytułu odpłatnej umowy o praktykę absolwencką odpowiada w 2021 r. 5600 zł (dwukrotność minimalnej płacy).

1.5. Refundacja składek za bezrobotnego 

Maksymalna jednorazowa refundacja składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu zatrudnienia bezrobotnego skierowanego do pracy przez urząd pracy ma mieć w 2021 r. wartość 8400 zł (300% minimalnego wynagrodzenia).

1.6. Wynagrodzenia gwarancyjne i odszkodowania 

2800 zł wynosi w 2021 r. minimalna wysokość:

1.7. Wynagrodzenie wpływające na obniżenie wpłat na PPK

Wpłata podstawowa finansowana przez uczestnika PPK może wynosić mniej niż 2% wynagrodzenia, ale nie mniej niż 0,5% wynagrodzenia, jeżeli jego wynagrodzenie osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekracza kwoty odpowiadającej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia. W 2021 r. to 3360 zł.

1.8. Dodatek za pracę w nocy

Za każdą godzinę pracy w porze nocnej pracę (8 godzin między godz.: 21.00 a 7.00) przysługuje dodatek w wysokości co najmniej 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Tabela 3. Dodatek za pracę w porze nocnej w 2021 r.

1.9. Kwoty wolne od potrąceń

Wolne od potrąceń jest wynagrodzenie za pracę w wysokości:

Kwota wolna od potrąceń dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy to minimalna płaca netto ustalona adekwatnie do liczby godzin pracy w danym miesiącu, przy czym najpierw oblicza się wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę odpowiednio do wymiaru czasu pracy, a następnie dokonuje odliczeń składkowo-podatkowych (stanowisko MPiPS z 7.1.2014 r. w sprawie ustalenia kwoty wolnej od potrąceń pracownika niepełnoetatowego).

Tabela 4. Kwoty wolne od potrąceń w 2021 r. dla pracowników pełnoetatowych, niebędących uczestnikami PPK

*2% wpłaty podstawowej finansowanej przez pracownika i 1,5% – przez pracodawcę

Tabela 5. Kwoty wolne od potrąceń w 2021 r. dla pełnoetatowych pracowników do 26. roku życia, korzystających ze zwolnienia podatkowego

*2% wpłaty podstawowej finansowanej przez pracownika i 1,5% – przez pracodawcę

2. Minimalna podstawa składek ZUS zależna od minimalnej płacy

2.1. Podstawa na przełomie roku 2020 i 2021

Wobec pracowników wynagradzanych płacą minimalną, podstawę składek ZUS stanowi 2600 zł przy naliczaniu wynagrodzenia za grudzień 2020 r., wypłacanego do 10.1.2021 r. Natomiast przy wypłacie wynagrodzenia za styczeń 2021 r., bez względu na termin wypłaty ustalony do końca miesiąca (31.1.2021 r.) czy do 10. dnia następnego miesiąca (10.2.2021 r.) podstawa odpowiada kwocie 2800 zł. Tyle też wynosi za kolejne miesiące 2021 r.

2.2. Osoby prowadzące działalność gospodarczą 

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne dla osób prowadzących działalność gospodarczą, które korzystają z preferencyjnych warunków ich naliczania – wynosi w 2021 r. 840 zł (nie może być niższa od kwoty stanowiącej 30% minimalnej pensji).

Taki sam poziom ma minimalna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne dla osób prowadzących działalność gospodarczą, korzystających z tzw. Małego ZUS Plus.

2.3. Zleceniobiorcy i świadczeniobiorcy

Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób wykonujących pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje przepisy o zleceniu stanowi co najmniej wartość minimalnego wynagrodzenia za pracę, czyli w 2021 r. 2800 zł.

2.4. Osoby opiekujące się dzieckiem i pracownicy na urlopach wychowawczych 

2100 zł (75% minimalnego wynagrodzenia) to minimalna podstawa wymiaru składek w 2021 r. na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób sprawujących opiekę nad dzieckiem, które wykonywały pracę na podstawie umowy agencyjnej lub zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług (do której stosuje się przepisy o zleceniu) przez okres co najmniej 6 miesięcy i które zaprzestały jej świadczenia. Tyle samo wynosi podstawa wymiaru składki na obowiązkowe ubezpieczenie emerytalne dla osób fizycznych, które na obszarze Polski sprawują osobistą opiekę nad dzieckiem, a które nie spełniają warunków do podlegania obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z jakiegokolwiek tytułu.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe dla osób sprawujących osobistą opiekę nad dzieckiem bądź będących osobami duchownymi, podlegającymi z tego tytułu ubezpieczeniom społecznym przez okres co najmniej 6 miesięcy stanowi w 2021 r. 2800 zł.

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe dla pracowników przebywających na urlopach wychowawczych wynosi w 2021 r. 2100 zł.

2.5. Ubezpieczenie dobrowolne

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe dla osób podlegających im dobrowolnie, niemających żadnego tytułu do ubezpieczeń obowiązkowych wynosi w 2021 r. 2800 zł.

3. Obowiązki związane z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych

3.1. Korekta odpisu na zfśs za rok 2020

Obowiązek korekty odpisów na zfśs, realizowany do 31.12.2020 r., dotyczy w 2020 r. pracodawców ze sfery budżetowej, a z pozabudżetowej tylko tych, którzy nie zawiesili jego funkcjonowania na mocy art. 15ge specustawy (ustawa z 2.3.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych). Jego wykonanie wymaga następujących działań:

Krok 1. Wyliczenie przeciętnej liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach

Do obliczenia średniej liczby zatrudnionych (w przeliczeniu na pełne etaty – patrz tabela 6) w poszczególnych miesiącach stosuje się metody statystyczne z uwagi na brak wytycznych w regulacjach zfśs. Jeśli stan zatrudnienia u pracodawcy charakteryzuje się stabilnością, wówczas polecana jest jedna z dwóch metod:

Pracodawcom z dużą zmiennością liczby pracowników rekomendowana jest natomiast metoda średniej arytmetycznej. Polega ona na dodaniu liczby pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty) z każdego dnia danego miesiąca i podzieleniu uzyskanego wyniku przez liczbę dni kalendarzowych w tym miesiącu.

Tabela 6. Osoby włączane i wyłączane ze średniej liczby zatrudnionych

Krok 2. Ustalenie faktycznej średniej liczby zatrudnionych

Trzeba dodać przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach, a sumę podzielić przez 12. Wynik stanowi rzeczywistą średnią liczbę pracowników. W taki sposób ustalają go pracodawcy, którzy działali przez cały lub tylko część 2020 r. oraz gdy naliczali odpisy za niepełny rok.

Krok 3. Korygowanie odpisów i zwiększeń

Korektę w odniesieniu do faktycznej średniej liczby zatrudnionych przeprowadza się osobno dla danej kategorii pracowników. Odrębnie weryfikuje się również odpisy na pracowników młodocianych oraz zwiększenia na poszczególne grupy osób uprawnionych. To efekt obowiązywania odmiennych stawek odpisów i zwiększeń (wartość odpisów w latach 2020-2021 jest taka sama) – patrz tabela 7.

Przeliczone odpisy i zwiększenia w poszczególnych grupach należy dodać, a sumę porównać do kwot przekazanych na zfśs do 31 maja i 30 września. Niedopłatę trzeba przelać na rachunek zfśs, a nadpłatę – z niego wycofać lub o jej wysokość zmniejszyć odpis na 2021 r.

Tabela 7. Odpisy na zfśs w 2020 r. i w 2021 r.

3.2. Przegląd danych osobowych

Dane osobowe osób uprawnionych do korzystania z zfśs muszą przejść przegląd przynajmniej raz w roku w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Pracodawca dokonuje go zasadniczo w terminie przez siebie wybranym, lecz nie później niż do 31.12.2020 r. (por. stanowisko MRPiPS z 4.12.2019 r., Dziennik Gazeta Prawna z 12.12.2019 r.). W wyniku weryfikacji usuwa te dane:

 3.3. Rezygnacja z tworzenia zfśs

Od 24.6.2020 r. są wyjątkowo dwie podstawy do nietworzenia zfśs. Pierwsza a nich to art. 15ge specustawy. Drugą stanowią przepisy o zfśs. Sposób i warunki korzystania z każdej z nich pokazuje tabela 8. Nie dotyczy to pracodawców działających w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, którzy muszą tworzyć zfśs bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników i prowadzić go również podczas stanu zagrożenia epidemicznego/epidemii.

Tabela 8. Rezygnacja z tworzenia zfśs w dwóch trybach

4. Wymiary czasu pracy w 2021 r.

Obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy oblicza się dla przyjętego przez pracodawcę okresu rozliczeniowego w następujący sposób:

Tak samo liczy się wymiar czasu pracy pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, z tym że obniża się go proporcjonalnie do wielkości etatu. Z kolei dla pracowników objętych innymi normami czasu pracy (np. niepełnosprawnych lub medycznych) zamiast kodeksowych stosuje się normy przypisane do nich na podstawie przepisów szczególnych.

Tabela 9. Święta będące dniami wolnymi od pracy w 2021 r.

Tabela 10. Wymiar czasu pracy w jednomiesięcznych okresach rozliczeniowych

Tabela 11. Wymiar czasu pracy w trzymiesięcznych okresach rozliczeniowych

Tabela 12. Wymiar czasu pracy w czteromiesięcznych okresach rozliczeniowych

Tabela 13. Wymiary czasu pracy dla niektórych pracowników niepełnoetatowych w jednomiesięcznych okresach rozliczeniowych

5. Urlopy wypoczynkowe

5.1. Udzielanie urlopów za 2020 r. do 31.12.2020 r.

Pracodawca musi udzielić pracownikom urlop wypoczynkowy w tym roku kalendarzowym, w którym uzyskali do niego prawo, czyli za 2020 r. do 31.12.2020 r. Nie ma jednak narzędzi prawnych ułatwiających wykonanie tego obowiązku poza planem urlopów, który trudno nazwać środkiem przymusu. W tym przypadku nie obowiązuje go prawo jednostronnego wysłania pracownika na urlop, jakie przysługuje w okresie wypowiedzenia stosunku pracy oraz w przypadku urlopów zaległych (por. art. 15gc specustawy oraz wyrok z 25.1.2005 r., I PK 124/05, OSNAPiUS 2006/23-24/354).

Instrumentem dyscyplinującym pracowników może być wewnątrzfirmowa procedura urlopowa, której postanowienia nie mogą być mniej korzystne niż regulacje kodeksu pracy. Jej przestrzeganie należy bowiem do obowiązków pracowniczych, a za jej naruszenie pracownikowi grozi odpowiedzialność porządkowa (upomnienie lub nagana).

Za nieudzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego terminowo pracodawca może zostać ukarany grzywną od 1000 zł do 30 000 zł.

5.2. Plany urlopów na 2021 r. 

Plan urlopów na 2021 r. powinien być przygotowany do 31.12.2020 r. lub najpóźniej w styczniu 2021 r. – przepisy nie wskazują tych terminów, lecz są one przyjmowane ze względu na regulacje urlopowe (m.in. nabycie prawa do urlopu 1 stycznia i możliwości korzystania z niego od tego dnia). Nie musi być sporządzany, gdy u pracodawcy nie ma organizacji związkowej lub jest, ale zgodziła się na brak planu. W pozostałych przypadkach podczas jego tworzenia powinny być przestrzegane zasady wskazane w tabeli 14.

Tabela 14. Zasady tworzenia planu urlopów

5.3. Współczynnik urlopowy na 2021 r. 

Współczynnik dla obliczania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy ustala się odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt (wymienionych w ustawie o dniach wolnych od pracy) oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12.

Współczynnik urlopowy dla pełnego etatu wynosi zatem w 2021 r. 21 (365 dni – [52 niedziele + 9 świąt + 52 dni wolne] = 252 dni : 12). Dla pracowników niepełnoetatowych jest zmniejszany odpowiednio do wymiaru ich zatrudnienia, np. przy ½ etatu wynosi 10,5.

6. Obowiązek zgłaszania umów o dzieło

Od 1.1.2021 r. płatnik składek (np. pracodawca, zamawiający) i osoba fizyczna muszą zgłaszać do ZUS, w ciągu 7 dni od zawarcia, umowy o dzieło z osobą, która:

7. Stawki podatkowo – składkowe w 2021 r.

7.1. Wskaźniki podatkowe

Żaden z parametrów podatkowych, potrzebnych do obliczania wynagrodzeń i świadczeń ze stosunku pracy nie zmienił się w 2021 r. w stosunku do roku 2020 – tabele 15-17. Pracownicy i zleceniobiorcy do 26. roku życia zachowali prawo do zwolnienia od podatku dochodowego przychodów ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy oraz umów zlecenia, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 85 528 zł.

Tabela. 15. Skala podatkowa PIT

Tabela 16. Kwota zmniejszająca podatek przy obliczaniu zaliczek podatkowych*

*dotyczy pracowników, których dochody nie przekroczą górnej granicy pierwszego progu podatkowego

Tabela 17. Koszty uzyskania przychodów pracownika

7.2. Parametry składkowe

Podobnie jak dane podatkowe, tak i stawki składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne pozostały na niezmienionym poziomie w 2021 – tabela 18. Według projektu ustawy budżetowej na 2021 r. (druk sejmowy nr 640):

Składka na Fundusz Emerytur Pomostowych w 2021 r. jest utrzymana w wysokości 1,5%. Składki na wszystkie wymienione fundusze nalicza się od podstawy wymiaru składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Tabela 18. Wysokość składek na ubezpieczenia społeczne* i ubezpieczenie zdrowotne**

*składki liczy się od przechodu pracownika w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych

**składkę liczy się od przychodu pracownika pomniejszonego o składki na ubezpieczenia społeczne

7.3. Obliczanie kwoty netto – przykłady

Stosując przedstawione stawki podatkowo-składkowe w tabelach 19-20 zostały przedstawione zasady obliczenia wynagrodzenia za pracę netto od kwoty 4000 zł brutto.

Tabela 19. Wynagrodzenie netto od 1.1.2021 r. dla pracownika pełnoetatowego do 26. roku życia korzystającego ze zwolnienia z PIT*

*kwota netto jest taka sama bez względu na rodzaj KUP i złożenie/brak złożenia PIT-2

Tabela 20. Wynagrodzenie netto przy podstawowych KUP od 1.1.2021 r.*

*dotyczy pracownika pełnoetatowego, niebędącego uczestnikiem PPK