Obowiązek wydania kopii na pisemny lub elektroniczny wniosek pracownika obejmuje całość dokumentacji pracowniczej prowadzonej przez pracodawcę, a nie tylko akta osobowe.
Przepis wprowadzający obowiązek wydawania kopii odnosi się do pojęcia dokumentacji pracowniczej, które od 1.1.2019 r. ma swoją legalną definicję w Kodeksie pracy. Składają się na nią akta osobowe oraz inna dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, czyli dokumentacja dotycząca ewidencji czasu pracy, dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopów wypoczynkowych, listy płac oraz karty przydziału odzieży (obuwia) roboczego oraz środków ochrony indywidualnej.
Od 1.1.2019 r. istnieje w Kodeksie pracy obowiązek wydania na wniosek (papierowy lub elektroniczny) pracownika kopii całości lub części jego dokumentacji pracowniczej. Z przepisów przejściowych wynika wyraźnie, że przepis nakładający powyższy obowiązek stosuje się także do stosunków pracy nawiązanych przed wejściem w życie ustawy, a więc data zatrudnienia nie ma znaczenia i każdy pracownik ma uprawnienie do wystąpienia o kopie dokumentów ze swojej dokumentacji.
Przepis nie różnicuje w żaden sposób dokumentów, których kopii może żądać pracownik, a więc mogą to być zarówno dokumenty powstałe w 2019 r. oraz starsze, a data, do której można się cofnąć w tym zakresie, będzie wynikała z okresów obowiązkowego przechowywania różnych kategorii dokumentów przez pracodawcę, a więc może wynosić 3 lata, 10 lat czy 50 lat.
