W poniższej tabeli przedstawiamy warunki przechowywania dokumentacji pracowniczej wynikające z przepisów Kodeksy pracy i rozporządzenia z 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Warunki przechowywania dokumentacji

Podstawa prawna

zagwarantowanie zachowania poufności, integralności, kompletności oraz dostępności

art. 94 pkt 9b KP

zabezpieczenie przed uszkodzeniem lub zniszczeniem

zapewnienie w pomieszczeniu odpowiedniej wilgotności, temperatury

§ 8 rozp. MRPiPS z 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej

zabezpieczenie pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych

W zakresie wilgotności i temperatury, w jakiej powinna być przechowywana papierowa dokumentacja pracownicza pracodawcy „powinni brać pod uwagę” parametry wskazane w rozporządzeniu Ministra Kultury z 15.2.2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz.U. z 2005 r. Nr 32, poz. 284).

Warunki dla pomieszczeń, w których przechowywana jest dokumentacja pracownicza

Podstawa prawna

temperatura

14 – 20 ºC, przy wahaniu w ciągu 24 godzin ± 2 ºC

rozp. MK z 15.2.2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców

wilgotność względna

45 – 60% przy wahaniu w ciągu 24 godzin ± 5%