Zmiany w Kodeksie pracy
Zmiany w ustawie z 26.6.1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.) dotyczą zakresu danych osobowych, których pracodawca może wymagać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie i od pracownika, a także kwestii wyrażania przez taką osobę i pracownika zgody na przetwarzanie innych danych osobowych niż wymienione w Kodeksie pracy. Ponadto znowelizowane zostaną przepisy dotyczące stosowania monitoringu w zakładzie pracy.
Dane osobowe
Po zmianach od osób ubiegających się o zatrudnienie pracodawca nie będzie już mógł żądać podania imion rodziców ani miejsca zamieszkania (ale w zamian – będzie mógł żądać danych kontaktowych). Ponadto informacji dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia pracodawca będzie mógł żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie tylko, gdy będzie to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.
Natomiast od pracownika pracodawca będzie mógł żądać dodatkowo, tj. poza tymi danymi, których może wymagać już obecnie, także podania:
1) adresu zamieszkania;
2) danych osobowych innych niż dzieci członków najbliższej rodziny pracownika (o ile podanie takich informacji jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy).
W przypadku braku numeru PESEL – pracodawca będzie mógł żądać wskazania rodzaju i numeru dokumentu potwierdzającego tożsamość. Ponadto od pracownika pracodawca zawsze będzie mógł żądać danych dotyczących wykształcenia i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia (jeżeli pracownik nie podał ich wcześniej, tj. na etapie ubiegania się o pracę).
Przepisy ustawy nie przewidują konieczności wymiany kwestionariuszy osobowych złożonych przez osoby ubiegające się o zatrudnienie/ pracowników przed wejściem w życie ww. zmian.
Zgoda na przetwarzanie danych osobowych
Inne dane niż wymienione w art. 221 Kodeksu pracy bądź w innych ustawach pracodawca będzie mógł pozyskiwać na podstawie zgody osoby ubiegającej się o zatrudnienie/ pracownika, jednak brak zgody lub jej wycofanie nie będzie mógł być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie/ pracownika, a także nie będzie mógł powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji – zwłaszcza nie będzie mógł stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę. Generalnie dane osobowe będą mogły być przetwarzane zarówno, gdy zostały udostępnione na wniosek pracodawcy, jak i gdy zostały przekazane z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie/pracownika.
Powyższe nie będzie jednak dotyczyć danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa – w tym przypadku do przetwarzania danych konieczny będzie przepis rangi ustawowej – zgoda zainteresowanego nie będzie wystarczająca.
Szczególne wymagania będą dotyczyć danych osobowych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby. Takie dane będą mogły być przetwarzane za zgodą kandydata do pracy/ pracownika, ale tylko, gdy ich przekazanie następuje z inicjatywy takiej osoby. Ponadto do ich przetwarzania będą mogły być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie nadane przez pracodawcę. Osoby te będą obowiązane do zachowania tajemnicy.
W drodze wyjątku przetwarzanie danych biometrycznych pracownika będzie dopuszczalne także, gdy podanie takich danych będzie niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony. Wówczas zgoda pracownika nie będzie konieczna.
Monitoring
Wyżej wymieniona ustawa nowelizuje także kodeksowe przepisy o monitoringu. Po wejściu w życie zmian monitoring nie będzie mógł w ogóle obejmować pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Natomiast dodatkowym warunkiem stosowania monitoringu w pomieszczeniach sanitarnych będzie uzyskanie uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Z przepisów przejściowych ww. ustawy wynika, że pracodawca stosujący monitoring pomieszczeń zakładowej organizacji związkowej będzie musiał tego zaprzestać w terminie 14 dni od dnia wejścia w życie ustawy, niezwłocznie informując o tym organizację związkową. Natomiast pracodawca stosujący monitoring w pomieszczeniach sanitarnych w dniu wejścia w życie ustawy, będzie musiał uzyskać zgodę na jego dalsze stosowanie od organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa taka organizacja – od przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Na uzyskanie takiej zgody pracodawca będzie miał maksymalnie 30 dni od dnia wejścia w życie ustawy. Jeżeli pracodawca nie uzyska takiej zgody, to w terminie 3 dni będzie musiał zaprzestać monitoringu w tych pomieszczeniach, niezwłocznie informując o tym odpowiednio organizację związkową albo przedstawicieli pracowników.
Zmiany w ustawie o zfśs
Znowelizowana zostanie także ustawa z 4.3.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1316 ze zm.). Po zmianach będzie z niej wynikać, że udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z zfśs – w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z zfśs i ustalenia ich wysokości – będzie następować w formie oświadczenia, ale pracodawca będzie mógł żądać udokumentowania wskazanych przez pracownika danych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie będzie mogło odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z zfśs.
Do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia będą mogły być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę; będą one obowiązane do zachowania tajemnicy.
Ponadto wprost z tej ustawy będzie wynikać, że pracodawca będzie mógł przetwarzać dane osobowe przedstawione przez pracowników w celu skorzystania ze świadczeń z zfśs tylko przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z zfśs oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń. Na pracodawców zostanie nałożony obowiązek dokonywania przeglądu zebranych na potrzeby zfśs danych osobowych nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym – w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Pracodawca będzie musiał usunąć dane, których dalsze przechowywanie jest już zbędne do realizacji celu, dla którego były zbierane.
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych – najczęstsze pytania
Pobierz bezpłatny e-book
Obowiązki pracodawcy w zakresie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Tworzenie. Odpis podstawowy. Zakres danych osobowych →
