Nowa ustawa – Prawo zamówień publicznych – zagadnienia wybrane dotyczące składania, otwarcia i oceny ofert

Regulują m.in. kwestie związane ze sposobem działania zamawiającego w przypadku zaistnienia np. trudności technicznych w otwarciu elektronicznych ofert, niestosowaniem się przez wykonawców do wymogów organizacyjno-technicznych. Warto je zatem już teraz przybliżyć i przygotować się na potrzebę zmiany „utartych” schematów postępowania z ofertami.

Pisemność to też użycie środków komunikacji elektronicznej

W celu właściwego zrozumienia niektórych przepisów nowej ustawy wskazujących, że pewne czynności dokonuje się pisemnie, pomimo co do zasady elektronizacji w zamówieniach publicznych, niezbędne jest sięgnięcie do słowniczka ustawowego. Według niego, jeżeli w ustawie jest mowa o pisemności, należy przez to rozumieć sposób wyrażenia informacji przy użyciu wyrazów, cyfr lub innych znaków pisarskich, które można odczytać i powielić, w tym przekazywanych przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Z kolei środki komunikacji elektronicznej to środki komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z 18.7.2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Forma oferty – złożenie, wycofanie i zmiana

W odniesieniu do formy oferty w nowej ustawie zastosowano dualizm w zależności od tego, w jakim postępowaniu o zamówienie publiczne oferta jest składana. W postępowaniu o udzielenie zamówienia o wartości równej progom unijnym lub większej ofertę oraz oświadczenie JEDZ składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej. Warunki zachowania elektronicznej formy są określone w KC. Dla przypomnienia, zgodnie z art. 78¹§ 1 KC do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Natomiast w postępowaniu o udzielenie zamówienia o wartości mniejszej od progów unijnych ofertę oraz oświadczenie „wstępne” (tj. o niepodleganiu wykluczeniu lub spełnianiu warunków udziału w postępowaniu) składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Jest to istotna zmiana w stosunku do regulacji obowiązującej obecnie na mocy przepisów przejściowych w ZmZamPublU16, gdzie przewiduje się – w przypadku zgody zamawiającego – złożenie oferty w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Tak jak w obecnie obowiązujących przepisach, do upływu terminu składania ofert wykonawca będzie mógł wycofać ofertę i złożyć nową lub zmienioną ofertę. Zasada ta odnosi się do wymiaru prawnego oraz oświadczenia woli wykonawcy dotyczącego wycofania oferty, które nie pociąga za sobą obowiązku fizycznego zwrotu oferty przez zamawiającego.

Termin związania ofertą

W nowej ustawie wydłużono, w stosunku do przewidzianych obecnie, terminy związania ofertą w postępowaniu o udzielenie zamówienia o wartości równej progom unijnym lub większej. Określono bowiem, że wykonawca jest związany ofertą nie dłużej niż 90 dni albo 120 dni (jeżeli wartość zamówienia dla robót budowlanych jest równa lub przekracza 20 000 000 euro, a dla dostaw lub usług – 10 000 000 euro), od dnia upływu terminu składania ofert. Co istotne, zamawiający określa w dokumentach zamówienia termin związania ofertą przez wskazanie daty. W przypadku, gdy wybór najkorzystniejszej oferty nie nastąpi przed upływem wyznaczonego pierwotnie terminu związania ofertą, zamawiający przed upływem terminu związania ofertą, zwraca się jednokrotnie do wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o wskazywany przez niego okres, nie dłuższy niż 60 dni. Przedłużenie terminu związania ofertą wymaga złożenia przez wykonawcę pisemnego oświadczenia o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą. W przypadku, gdy zamawiający żąda wniesienia wadium, przedłużenie terminu związania ofertą następuje wraz z przedłużeniem okresu ważności wadium albo, jeżeli nie jest to możliwe, z wniesieniem nowego wadium na przedłużony okres związania ofertą.

Otwarcie ofert według nowych reguł

Analogicznie jak w dotychczasowym stanie prawnym, zamawiający ma zagwarantować, aby z zawartością ofert nie można było zapoznać się przed upływem terminu ich otwarcia. Nie będzie jednak wymogu, aby otwarcie ofert było jawne (choć nie wyłącza się też takiej możliwości) i następowało w dniu, w którym upływa termin składania ofert. Naprzeciw oczekiwaniom wielu zamawiających, którzy „napotykają” obecnie problemy techniczne związane z otwarciem ofert składanych przy użyciu środków komunikacji elektronicznej wychodzi przepis, zgodnie z którym otwarcie ofert następuje niezwłocznie po upływie terminu składania ofert, nie później niż następnego dnia po dniu, w którym upłynął termin składania ofert. Takie rozwiązanie, zwłaszcza w odniesieniu do ofert przekazywanych za pomocą systemu teleinformatycznego, pozwoli na wyeliminowanie ewentualnych problemów związanych z błędami systemowymi oraz pomijanie przy otwarciu tych ofert, które zostały zarejestrowane w systemie teleinformatycznym zamawiającego w terminie składania ofert, ale z przyczyn nieleżących po stronie wykonawcy nie mogły być odczytane lub zlokalizowane przez zamawiającego w tym terminie. Ponadto, jeżeli otwarcie ofert następuje przy użyciu systemu teleinformatycznego, w przypadku awarii tego systemu, która powoduje brak możliwości otwarcia ofert w terminie określonym przez zamawiającego, otwarcie ofert następuje niezwłocznie po usunięciu awarii, a zamawiający informuje o zmianie terminu otwarcia ofert na stronie internetowej prowadzonego postępowania. W ten sposób wypełnia się wymagania wynikające z zasady przejrzystości postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Nowością jest też nałożenie na zamawiającego, aby najpóźniej przed otwarciem ofert, udostępnił na stronie internetowej prowadzonego postępowania informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Niezwłocznie po otwarciu ofert, udostępni natomiast na stronie internetowej prowadzonego postępowania informacje o:

1) nazwach albo imionach i nazwiskach oraz siedzibach lub miejscach prowadzonej działalności gospodarczej albo miejscach zamieszkania wykonawców, których oferty zostały otwarte;

2) cenach lub kosztach zawartych w ofertach.

Przesłanki odrzucenia ofert

W nowej ustawie przewiduje się kilka zmian w przesłankach odrzucenia ofert w stosunku do obecnych regulacji. Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli została złożona po terminie składania ofert. Obecnie takiej oferty się nie odrzuca, tylko zwraca w terminie określonym ustawowo.

Konsekwencją elektronizacji i zauważalnych obecnie problemów jest przesłanka odrzucenia oferty, która nie została sporządzona lub przekazana w sposób zgodny z wymaganiami technicznymi oraz organizacyjnymi sporządzania lub przekazywania ofert przy użyciu środków komunikacji elektronicznej określonymi przez zamawiającego.

Zamawiający odrzuci także ofertę, jeżeli wykonawca nie wyraził pisemnej zgody na przedłużenie terminu związania ofertą, a także ofertę, która została złożona bez odbycia wizji lokalnej albo bez sprawdzenia dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia dostępnych na miejscu u zamawiającego, w przypadku gdy zamawiający tego wymagał.