Pracodawca, który zamierza wprowadzić monitoring rozmów telefonicznych pracowników z klientami, jest zobowiązany do spełnienia szeregu wymogów prawnych. Przede wszystkim, wprowadzenie monitoringu musi być uzasadnione celem związanym z organizacją pracy, zapewnieniem pełnego wykorzystania czasu pracy lub właściwym użytkowaniem narzędzi pracy. Pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu co najmniej dwa tygodnie przed jego uruchomieniem, a także odpowiednio oznaczyć pomieszczenia objęte monitoringiem. Pracownik nie może odmówić nagrywania, jeżeli monitoring został wprowadzony zgodnie z prawem. Dane z nagrań mogą być przechowywane tylko tak długo, jak jest to niezbędne do celu, dla którego zostały zgromadzone a ich przekazanie firmie zewnętrznej wymaga zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
Zgodnie z art. 223 § 1 Kodeks pracy pracodawca może wprowadzić monitoring poczty elektronicznej, a na mocy § 4 tego artykułu, przepisy te stosuje się odpowiednio do innych form monitoringu, w tym monitoringu rozmów telefonicznych. Warunkiem legalności takiego monitoringu jest jego niezbędność do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.
Obowiązek informacyjny
Pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż dwa tygodnie przed jego uruchomieniem. Informacja ta powinna określać cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu. W przypadku nowych pracowników, pracodawca przekazuje tę informację na piśmie przed dopuszczeniem pracownika do pracy.
Odmowa pracownika
Jeżeli monitoring został wprowadzony zgodnie z przepisami prawa, pracownik co do zasady nie może odmówić poddania się tej formie kontroli. Odmowa może zostać potraktowana jako naruszenie obowiązków pracowniczych.
Okres przechowywania nagrań
Dane mogą być przechowywane tylko tak długo, jak jest to niezbędne do celu, dla którego zostały zgromadzone (art. 5 ust. 1 lit. e RODO – zasada ograniczenia przechowywania) a pracodawca musi wskazać cel i okres przechowywania w obowiązku informacyjnym. Okres przechowywania powinien być proporcjonalny, np. do rozliczalności, ochrony przed roszczeniami, wymogów branżowych.
A więc:
- brak jest przepisów określających konkretny termin – oznacza to, że pracodawca sam ustala okres, ale musi on wynikać z zasady niezbędności i proporcjonalności;
- najczęściej nagrania rozmów przechowywane są od kilku miesięcy do maksymalnie 2 lat, chyba że przepisy branżowe przewidują dłużej (np. w branży finansowej w związku z dyrektywą MiFID II);
- jeżeli nagranie stanowi dowód w postępowaniu (np. sądowym), okres przechowywania może zostać przedłużony do czasu prawomocnego zakończenia sprawy.
Przekazanie nagrań firmie zewnętrznej
Nagrania rozmów telefonicznych zawierają dane osobowe, w związku z czym ich przekazanie firmie zewnętrznej jest czynnością powierzenia przetwarzania danych osobowych. Zgodnie z art. 28 RODO, pracodawca (administrator danych) musi zawrzeć z firmą zewnętrzną (podmiotem przetwarzającym) umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. Umowa ta powinna szczegółowo określać m.in. przedmiot, czas trwania, charakter i cel przetwarzania, rodzaj danych osobowych oraz kategorie osób, których dane dotyczą, a także obowiązki i prawa administratora.
