Nie, sporządzenie wskazanego zestawienia nie będzie wystarczające na potrzeby zaliczenia przedmiotowego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.
Pracownicy i dyrektorzy
Skoro w przedstawionych przypadkach dochodzi m.in. do wykorzystywania przez pracowników samochodów służbowych w celach prywatnych, to uzyskują oni przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń. Zgodnie z art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: PDOFizU): „Wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w wysokości:
1) 250 zł miesięcznie – dla samochodów:
a) o mocy silnika do 60 kW,
b) stanowiących pojazd lub pojazd napędzany wodorem;
2) 400 zł miesięcznie – dla samochodów innych niż wymienione w pkt 1”.
Jak wskazał Minister Finansów w interpretacji ogólnej z 11.9.2020 r. (DD3.8201.1.2020):
Ryczałtowo określona wartość nieodpłatnego świadczenia obejmuje ponoszone przez pracodawcę koszty związane z utrzymaniem i ogólnym użytkowaniem samochodu, przykładowo takie koszty jak: paliwo, ubezpieczenie, wymiana opon, bieżące naprawy, okresowe przeglądy, które zakład pracy – jako właściciel samochodu – musi ponieść, aby samochód był sprawny i mógł uczestniczyć w ruchu drogowym.
W związku z powyższym, wartość paliwa sfinansowanego przez pracodawcę jest uwzględniana w ww. ryczałtowym przychodzie pracownika.
Zdaniem organów podatkowych, bez znaczenia jest, czy paliwem samochodu służbowego jest benzyna, czy energia elektryczna. W sytuacji, gdy pracownik ładuje służbowy samochód z napędem elektrycznym w miejscu zamieszkania, to – w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – zwrot przez pracodawcę wydatku z tego tytułu nie będzie stanowił dodatkowego przychodu pracownika. Innymi słowy, zwrot wydatku na ładowanie samochodu służbowego w wartościach faktycznie poniesionych przez pracownika nie stanowi dla niego ww. przychodu (interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 5.10.2023 r., 0113-KDIPT2-3.4011.605.2023.1.MS).
Warto pamiętać, że zgodnie z art. 68 Kodeksu pracy stosunek pracy nawiązuje się również na podstawie powołania. Oznacza to, że przedstawione wnioski będą miały zastosowanie zarówno w odniesieniu do dyrektora, jak i szeregowego pracownika.
Zleceniobiorcy
Sytuacja przedstawia się nieco inaczej w przypadku zleceniobiorców, którzy wykorzystują firmowy samochód do celów prywatnych, co może mieć miejsce, jeśli strony umowy tak postanowią. W takim przypadku u zleceniobiorcy powstanie dodatkowy przychód z działalności wykonywanej osobiście, którego wartość należy ustalić zgodnie z zasadami określonymi w art. 11 ust. 2a PDOFizU. Oznacza to, że w przypadku nieodpłatnego udostępnienia zleceniobiorcy firmowego samochodu do celów prywatnych przez zleceniodawcę, który w ramach prowadzonej działalności nie świadczy usług najmu samochodów, wartość pieniężną świadczenia ustala się na podstawie cen rynkowych stosowanych przez firmy zajmujące się wynajmem samochodów tego samego rodzaju (marki), z uwzględnieniem w szczególności stanu technicznego i stopnia zużycia (przebiegu) samochodu, oraz czasu i miejsca udostępnienia.
Dokumentowanie
Jeśli zaś chodzi o dokumentowanie kosztów ładowania służbowych samochodów elektrycznych na potrzeby zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów (niezależnie od ich wykorzystywania przez wskazane osoby do celów prywatnych), to należy stwierdzić, że w przypadku ładowania ich w miejscach, w których nie ma możliwości uzyskania dokumentu sprzedaży, np. faktury, rozliczenie ładowania może okazać się bardzo trudne lub niemożliwe bez instalacji osobnego podlicznika, który pozwoli kontrolować ilość zużytej do ładowania samochodu energii. Sporządzenie zestawienia, o którym mowa w pytaniu, nie będzie w tej sytuacji wystarczające do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów.
