Poprzednio obowiązujące rozporządzenie, tj. rozporządzenie MPiPS z 28.5.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 894; dalej: DokStosPrR), które straciło moc z dniem 31.12.2018 r., zawierało załączniki, a w nich pomocnicze wzory, m.in. kwestionariuszy osobowych dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie i dla pracownika, ale także wzory: umowy o pracę, wypowiedzenia umowy (w tym ze skróconym okresem wypowiedzenia) i rozwiązania umowy bez wypowiedzenia. Nowe rozporządzenie MRPiPS z 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369; dalej: DokPracR), obowiązujące od 1.1.2019 r. nie zawiera już takich wzorów, co wynika z obecnej praktyki zamieszczania w przepisach ustaw i rozporządzeń jedynie wzorów obowiązujących (tj. takich, które muszą być bezwzględnie stosowane), a nie pomocniczych (które mogą, ale nie muszą być stosowane przez zainteresowanych).

Nie oznacza to jednak, że pracodawcy nie mogą już zbierać danych osobowych kandydatów do pracy i pracowników w formie kwestionariuszy. Mogą to oczywiście nadal czynić, a podstawę prawną do tego stanowi art. 22 1 ustawy z 26.6.1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.; dalej KP). Z przepisu tego wynika, że pracodawca ma prawo żądać:

1) od osoby ubiegającej się o zatrudnienie – podania danych osobowych obejmujących: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia;

2) od pracownika – podania także: innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika (jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy), numeru PESEL pracownika (nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności – RCI PESEL) oraz numeru rachunku płatniczego (jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych).

Ponadto pracodawca może żądać podania innych danych osobowych, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Jednocześnie pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa wyżej.

Na stronie internetowej resortu pracy zamieszczone zostały wzory tych pomocniczych dokumentów, które wcześniej były załącznikami do poprzedniego rozporządzenia w sprawie akt osobowych (https://www.gov.pl/web/rodzina/bip-pomocnicze-wzory-dokumentow-zwiazanych-z-ubieganiem-sie-o-zatrudnienie-nawiazaniem-zmiana-oraz-ustaniem-stosunku-pracy). Wzory te zawierają tylko pytania o takie dane osobowe pracownika i innych osób, które mają odzwierciedlenie w obecnym brzmieniu art. 221 Kodeksu pracy. Wzory te – jako wzory pomocnicze – mogą być przez pracodawców stosowane. Pracodawcy mogą też opracować własne wzory kwestionariuszy, z tym że zakres wymaganych informacji nie może wykraczać poza zakres wynikający z art. 221 KP, ewentualnie także z przepisów szczególnych (rangi ustawowej).

Kwestionariusz osobowy dla kandydata na pracownika

Pomocniczy wzór kwestionariusza osobowego dla kandydata na pracownika, opublikowany na stronie resortu pracy, różni się od wzoru zawartego w załączniku do DokStosPrR tylko tym, że usunięte zostały pytania o obywatelstwo, wykształcenie uzupełniające oraz dodatkowe uprawnienia, umiejętności i zainteresowania. Natomiast dodano nowe pytanie – o dodatkowe dane osobowe, jeżeli prawo lub obowiązek ich podania wynika z przepisów szczególnych. I może się okazać, że na podstawie takich przepisów pracodawca zażąda informacji o:

1) obywatelstwie – np. na podstawie art. 6 ust. 1 pkt 1 ustawy z 21.11.2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1260 ze zm.) albo art. 4 pkt 1 ustawy z 21.11.2008 r. o służbie cywilnej (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1559 ze zm.);

2) karalności – np. na podstawie art. 6 ust. 2 albo art. 6 ust. 3 pkt 2 ustawy o pracownikach samorządowych albo na podstawie art. 4 pkt 3 ustawy o służbie cywilnej.

Tak więc pracodawcy, do których mają zastosowanie przepisy szczególne, mogą opracować własne wzory kwestionariuszy zawierające pytania o dodatkowe dane.

Kwestionariusz osobowy dla pracownika

Kwestionariusz osobowy dla pracownika, zamieszczony na stronie resortu pracy, zawiera więcej zmian w stosunku do wzoru wynikającego z załącznika do DokStosPrR. Usunięto z niego pytania dotyczące numeru NIP oraz stosunku do powszechnego obowiązku obrony, natomiast wprowadzono nowe pytania o:

1) inne dane osobowe pracownika niezbędne do korzystania ze szczególnych uprawnień przewidzianych prawem pracy;

2) dodatkowe dane osobowe, jeżeli prawo lub obowiązek ich podania wynika z przepisów szczególnych oraz

3) numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Pytanie o stan rodzinny zostało zastąpione pytaniem o imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci, w przypadku zamiaru korzystania przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

Zmiany związane z ustawą o dostosowaniu do RODO

Powyższe pomocnicze wzory kwestionariuszy będą musiały po raz kolejny zostać zmienione w związku z wejściem w życie ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 (tzw. rozporządzenia RODO). Prace nad projektem tej ustawy trwają obecnie w Sejmie. Projekt ten przewiduje także nowelizację Kodeksu pracy, w tym jego art. 221. Po zmianach z przepisu tego będzie wynikać, że pracodawca żąda:

1) od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących: imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez taką osobę, a gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku także danych obejmujących: wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i przebieg dotychczasowego zatrudnienia;

2) od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących: adres zamieszkania, numer PESEL (a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość), inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny (jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy), numer rachunku płatniczego (jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych) oraz danych obejmujących wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

Nadal pracodawca będzie także żądał podania innych danych osobowych, gdy będzie to niezbędne do wypełniania obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa. Nadal także udostępnienie pracodawcy danych osobowych będzie następowało w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą, przy czym pracodawca będzie mógł żądać ich udokumentowania w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Wraz z wejściem w życie nowych przepisów art. 221 KP konieczna będzie kolejna zmiana brzmienia powyższych wzorów. W szczególności pracodawcy, którzy będą zatrudniać pracowników na stanowiskach pracy, na których nie ma przesłanek do żądania od kandydatów do pracy danych obejmujących wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, będą musieli przygotować się na stosowanie dwóch rodzajów kwestionariuszy osobowych dla osób ubiegających się o zatrudnienie – uwzględniających takie dane i ich nie uwzględniających. Niemniej obecnie można korzystać z wzorów zamieszczonych na stronie resortu pracy. Tak jak nie ma obowiązku wymiany kwestionariuszy złożonych przez pracowników do końca ubiegłego roku, zgodnie z wówczas obowiązującymi przepisami (nadal mogą one być przechowywane w ich aktach osobowych), tak nie będzie obowiązku usunięcia obecnie składanych kwestionariuszy wraz z wejściem w życie nowych przepisów, co zapewne nastąpi wiosną 2019 r. Istotne jest, czy kwestionariusze osobowe zawierają dane wskazane zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującymi na dzień złożenia kwestionariusza.