Mowa tu o rozporządzeniu Ministra Finansów z 29.4.2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. 2019 r. poz. 816; dalej: KasyR). Jego przepisy dotyczą zarówno kas online, jak i kas dotychczasowych (tj. kas z papierowym zapisem kopii oraz kas z elektronicznym zapisem kopii), bowiem przez pewien czas kasy online i pozostałe kasy będą funkcjonowały równolegle i wiele obowiązków związanych z prowadzeniem ewidencji, stosowaniem kas oraz organizowaniem i prowadzeniem serwisów jest wspólne i niezależne od rodzaju kasy. W zakresie „starych kas” przepisy rozporządzenia są w zasadzie powtórzeniem przepisów dotychczasowych.
Niektóre zasady prowadzenia ewidencji sprzedaży oraz warunki używania kas różnią się w zależności od tego czy dotyczą dotychczasowych kas, czy też nowych kas online, przyjęto więc, że obowiązki dotyczące tylko określonego rodzaju kas, które nie stanowią regulacji wspólnych, w celu uniknięcia zakłócenia czytelności rozporządzenia, będą ujęte w osobnych częściach:
- dla kas online (Rozdział 2 Oddział 2 i 4);
- dla kas dotychczasowych (Rozdział 2 Oddział 3 i 5).
W załącznikach do KasyR zamieszczono wzory odpowiednich dokumentów wraz objaśnieniami o zakresie ich stosowania oraz sposobie ich wypełniania i podpisywania.
Warunki używania kas online
W przypadku kas online nie ma obowiązku zgłoszenia kasy do naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego (kasy online łączą z Centralnym Repozytorium Kas). Fiskalizacja i tym samym zgłoszenie kasy do naczelnika urzędu skarbowego będą dokonywały się automatycznie.
W KasyR zawarto także regulacje dotyczące warunków używania wynajmowanych kas. Podatników stosujących wynajmowane kas rejestrujące mają szczególne obowiązki (np. odrębny termin pierwszego obowiązkowego przeglądu technicznego kasy przyjętej w używanie). Natomiast po stronie przedsiębiorców prowadzących działalność w zakresie najmu kas wprowadzono obowiązkową wymianę pamięci fiskalnej i pamięci chronionej przed przekazaniem kasy rejestrującej najemcy, zapewnienie dokonywania w okresie trwania umowy, wymiany pamięci fiskalnej i pamięci chronionej.
Serwis kas rejestrujących
Wyjątkowo przepisy § 9 ust. 3 i 4 KasyR zaczną obowiązywać od 1.7.2019 r. Dotyczą one możliwości dokonywania przez podatników zmiany podmiotu prowadzącego serwis kas bez konieczności uzyskiwania zgody podmiotu prowadzącego serwis główny. O dokonanej zmianie podatnik, w terminie 5 dni od dnia jej dokonania, jest obowiązany powiadomić podmiot prowadzący serwis główny. Podatnik dokonując zmiany podmiotu prowadzącego serwis kas będzie obowiązany do wyboru podmiotu prowadzącego serwis, który na dzień dokonywania tej zmiany widnieje w publicznym wykazie serwisantów posiadających udzielone upoważnienia na serwisowanie kas w kraju, prowadzony przez Szefa KAS.
Podmioty prowadzące serwis główny do Szefa KAS będą według wzoru wysyłać dane o serwisantach posiadających udzielone upoważnienia do serwisowania kas. Listę i aktualizację listy serwisantów podmioty prowadzące serwis główny będą przesyłały przy pomocy środków komunikacji elektronicznej, nieodpłatnie.
Nie będzie już obowiązku zawiadamiania przez podatników naczelnika urzędu skarbowego o dokonanej zmianie podmiotu prowadzącego serwis, obowiązek w tym zakresie będzie realizował podmiot prowadzący serwis kas właściwy dla podatnika po dokonanej zmianie.
