Jeżeli pracodawca będzie przekazywał pracownikom karty lunchowe z określonym limitem środków miesięcznie, uprawniające do nabywania gotowych posiłków, takie świadczenie jest zwolnione ze składek na ZUS. Natomiast jeśli „refundowanie” oznacza, że pracodawca wypłaca pieniądze, to te kwoty stanowią świadczenie pieniężne, które podlega oskładkowaniu oraz opodatkowaniu podatkiem dochodowym.
Zwolniona ze składek jest wartość posiłków finansowanych przez pracodawcę, które są udostępniane pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu pieniężnego, a także wartość bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych, uprawniających do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych, do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie 450 zł.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych wskazuje, że z podstawy wymiaru składek wyłączone są wartości:
1) gotowych posiłków i przetworzonych produktów spożywczych, nadających się do bezpośredniego spożycia,
2) kuponów, talonów i bonów żywieniowych uprawniających do nabycia wyłącznie posiłku lub przetworzonych produktów spożywczych w placówkach gastronomicznych (restauracje, bary, stołówki itp.), które nie mogą być wymieniane na gotówkę (nie można wypłacać pieniędzy w bankomacie czy banku).
Warunkiem zwolnienia jest również spożywanie posiłków w naturze, bez możliwości zamiany na pieniądze.
Ponadto, aby zwolnienie miało zastosowanie, pracodawca, który wydaje pracownikom karty przedpłacone (lunchowe), powinien też wypracować jakiś skuteczny mechanizm kontroli korzystania z tych kart, aby nie służyły one do nabywania również innych niż posiłki produktów czy usług. Ubezpieczony oraz płatnik składek muszą dysponować dowodami wskazującymi na wykorzystanie środków zgodnie z brzmieniem przepisu. Może to być np. zobowiązanie pracownika do gromadzenia, ewidencjonowania paragonów potwierdzających dokonywanie zakupów zgodnie z przeznaczeniem.
Jeżeli natomiast pracodawca nie będzie sam wydawał pracownikom kart lunchowych, lecz będzie jedynie wypłacał (zwracał koszty) środki z tytułu posiłków (artykułów spożywczych), a więc nie będą spełnione wszystkie omówione wyżej warunki zwolnienia, to takie świadczenie będzie w pełni oskładkowane.
Świadczenie w postaci posiłków traktowane jest jako przychód ze stosunku pracy i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym, z wyłączeniem posiłków profilaktycznych przysługujących pracownikom na podstawie przepisów BHP, które są zwolnione zarówno ze składek ZUS, jak i podatku.
Posiłki przekazywane pracownikom jako benefit dodatkowy mają charakter dobrowolny – pracownik nie ma obowiązku korzystania z takiego świadczenia. Mogą z niego korzystać tylko chętni, np. po wpisaniu się na listę przygotowaną przez pracodawcę, i w każdej chwili mogą z niego zrezygnować.
Wartość świadczenia stanowi przychód ze stosunku pracy, ale pracodawca nie musi zastępować świadczenia pieniężnym ekwiwalentem dla osób, które z niego nie skorzystają.
Jak już wspomniano, tzw. benefity czyli świadczenia pozapłacowe są świadczeniami fakultatywnymi, a nie obowiązkowymi. Przykładami benefitów, poza kartami lunchowymi, są pakiety medyczne, polisy na ubezpieczenie na życie, czy karty Multisport. Są to świadczenia niepieniężne, ponoszone przez pracodawców w celu motywacyjnym.
