Jak wliczać trzynastki do podstawy wymiaru zasiłków

PROBLEM

Jesteśmy w okresie wypłacania trzynastek za 2019 r. Jak w razie zwolnień lekarskich w styczniu/lutym 2020 r. wliczać je do podstawy wynagrodzeń chorobowych czy zasiłków, szczególnie gdy nastąpi to przed wypłatą rocznego wynagrodzenia? Jak dokonać wliczenia u pracowników, którzy nie przepracowali pełnego roku z powodu nieobecności albo pracują od niedawna i otrzymają trzynastkę proporcjonalną?

ODPOWIEDŹ

Zgodnie z ustawą o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej, pracownik nabywa prawo do wynagrodzenia rocznego w pełnej wysokości po przepracowaniu u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego. Pracownik, który nie przepracował u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego, nabywa prawo do wynagrodzenia rocznego w wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego, lecz tylko pod warunkiem, że okres ten wynosi co najmniej sześć miesięcy (180 dni). Jednak przepracowanie co najmniej sześciu miesięcy warunkujących nabycie prawa do wynagrodzenia rocznego nie jest wymagane w określonych przypadkach, np. w razie korzystania z urlopu wychowawczego, macierzyńskiego, rodzicielskiego czy rozwiązania stosunku pracy w związku z przejściem na emeryturę.

Wynagrodzenie roczne ustala się w wysokości 8,5 proc. sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy, przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy.

Trzeba pamiętać o kilku aspektach trzynastki. Po pierwsze trzynastka jest składnikiem wynagrodzenia – przychodem ze stosunku pracy i podlega składkom na ubezpieczenia społeczne. Po drugie jest zaliczana do składników przysługujących za okresy roczne. A po trzecie nie przysługuje za okresy usprawiedliwionych nieobecności, w tym z powodu niezdolności do pracy i pobierania zasiłków. Wynagrodzenia za te okresy (wynagrodzenie chorobowe, zasiłki) są wyłączane przy obliczaniu trzynastej pensji. To oznacza, że trzynastka przysługuje wyłącznie za okresy przepracowane, co w konsekwencji przekłada się na konieczność jej uwzględniania w podstawie świadczeń zasiłkowych.

W wysokości 1/12

Składniki wynagrodzenia – premie, nagrody, dodatki – przysługujące za okresy roczne (czyli w tym trzynastki) wlicza się do podstawy wymiaru zasiłków w wysokości stanowiącej jedną dwunastą kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. [przykład 1]

Jeżeli premie i inne składniki wynagrodzenia, w tym trzynastka, nie przysługują za okresy, z których uwzględnia się je w podstawie wymiaru zasiłku, podstawę tę ustala się bez tych składników. Oznacza to, że jeżeli za 2019 r. pracownik nie nabył prawa do trzynastki, to podstawa zostanie ustalona bez tego wynagrodzenia.

Składnik roczny niewypłacony

Jeżeli składnik wynagrodzenia uwzględniany w podstawie wymiaru zasiłku przysługuje, lecz nie został wypłacony do czasu ostatecznego sporządzenia listy wypłat zasiłków, do podstawy wymiaru danego zasiłku przyjmuje się ten składnik w wysokości wypłaconej za poprzedni okres. W przypadku trzynastek będzie to wynagrodzenie roczne wypłacone za 2018 r. Gdy taka sytuacja wystąpi, wypłata trzynastki już po ustaleniu podstawy wymiaru zasiłków (czyli z tym wstecznym składnikiem) nie powoduje ponownego obliczenia tej podstawy. [przykład 2]

Jeżeli roczne składniki wynagrodzenia nie zostały wypłacone również za okresy poprzednie, podstawę wymiaru zasiłku ustala się z ich pominięciem, a po wypłacie podstawę się przelicza, uwzględniając te składniki oraz wyrównuje wysokość zasiłku.

Sposób na uzupełnienie

Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc, do których pracownik nie zachowuje prawa w okresie pobierania zasiłku, zmniejszane proporcjonalnie w związku z usprawiedliwioną nieobecnością w pracy zgodnie z przepisami płacowymi, podlegają uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku po uzupełnieniu zgodnie z ogólnymi zasadami. Składnik roczny, którym jest dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. trzynastka), może być uzupełniony:

  • z zastosowaniem metody przewidzianej dla zmiennych składników wynagrodzenia, tj. kwotę otrzymanego składnika rocznego po pomniejszeniu o kwotę potrąconych składek dzieli się przez liczbę dni przepracowanych w roku kalendarzowym oraz mnoży przez liczbę dni, którą pracownik przepracowałby w roku kalendarzowym albo
  • z zastosowaniem metody przewidzianej dla stałych składników wynagrodzenia, tj. składnik roczny może być przyjęty w kwocie, którą pracownik otrzymałby, gdyby w danym roku kalendarzowym nie chorował, a więc w kwocie równej 8,5 proc. sumy pełnego wynagrodzenia, które pracownik otrzymałby w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie (z komentarza ZUS do ustawy zasiłkowej). [przykład 3]

Niepełny rok

Jeżeli pracownik nie był zatrudniony u pracodawcy przez cały rok poprzedzający powstanie niezdolności do pracy, premie i inne składniki za okresy roczne powinny być uwzględnione proporcjonalnie do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy zatrudnienia w roku, z którego składnik roczny podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku. [przykład 4]

Zmiana wymiaru czasu pracy

Rachunki ulegają zmianie, gdy u pracownika zmienia się wielkość etatu. W razie zmiany umowy o pracę lub innego aktu, na podstawie którego powstał stosunek pracy, polegającej na zmianie wymiaru czasu pracy, podstawę wymiaru zasiłku (wynagrodzenia) chorobowego (i innych zasiłków) stanowi wynagrodzenie ustalone dla nowego wymiaru czasu pracy, jeżeli zmiana ta nastąpiła w miesiącu, w którym powstała niezdolność do pracy, lub w miesiącach poprzedzających, z których liczona jest podstawa (art. 40 ustawy zasiłkowej).

Jeśli chodzi o sposób wliczenia trzynastego wynagrodzenia w takiej sytuacji, to panuje zasada, że jeżeli zmiana wymiaru czasu pracy miała miejsce w okresie roku poprzedzającego niezdolność, składnik roczny przyjmuje się proporcjonalnie do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy po zmianie wymiaru czasu pracy w roku kalendarzowym poprzedzającym tę niezdolność. Innymi słowy, obliczamy stosunek liczby etatów w miesiącach po zmianie do łącznej liczby wszystkich etatów w roku poprzednim i mnożymy wynik przez roczną kwotę nagrody. Następnie ustalamy nagrodę za jeden miesiąc po zmianie. [przykład 5]

Przykład 1

Choroba w lutym 2020 r.

Pracownik zachorował w lutym 2020 r. Do ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego przyjęto wynagrodzenia za okres od lutego 2019 r. do stycznia 2020 r. Za rok poprzedzający powstanie niezdolności do pracy, czyli za 2019 r., pracownik otrzymał w styczniu br. dodatkowe wynagrodzenie roczne w wysokości 3570 zł, a po pomniejszeniu o część składkową 13,71 proc. – 3080,55 zł. Do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za okres od lutego do stycznia dolicza się 1/12 kwoty premii rocznej za 2019 r., czyli 256,71 zł.

Przykład 2

Prawo do premii nabyte

Pracownik stał się niezdolny do pracy z powodu choroby w styczniu 2020 r. i ma z tego tytułu prawo do wynagrodzenia chorobowego. Podstawę wymiaru stanowi tu przeciętne miesięczne wynagrodzenie ustalone za okres od stycznia do grudnia 2019 r. Pracownik poza wynagrodzeniem zasadniczym otrzymuje w każdym roku dodatkowe wynagrodzenie roczne. Jest ono wypłacane zwykle w lutym każdego roku. Ponieważ premia roczna za 2019 r. nie została jeszcze wypłacona, ale wiadomo, że pracownik nabył do niej prawo, do ustalenia podstawy wymiaru chorobowego przysługującego za styczeń br. należy przyjąć 1/12 część trzynastki, wypłaconej pracownikowi za rok jeszcze wcześniejszy, czyli za 2018 r. Wypłacenie w lutym 2020 r. trzynastki za 2019 r. nie wpłynie już na wysokość podstawy (nie trzeba jej będzie przeliczać).

Przykład 3

Kilka nieobecności

Pracownik stał się niezdolny do pracy z powodu choroby w lutym 2020 r. Oprócz wynagrodzenia zasadniczego i miesięcznych zmiennych premii redukowanych proporcjonalnie do okresów nieobecności przysługuje mu co roku, w styczniu, dodatkowe wynagrodzenie roczne przysługujące pracownikom jednostek sfery budżetowej. W roku kalendarzowym poprzedzającym miesiąc zachorowania pracownik przepracował 211 dni roboczych, 25 dni był niezdolny do pracy, pobierając wynagrodzenie chorobowe, a 15 dni sprawował opiekę i pobierał zasiłek opiekuńczy. Tymczasem pracownik miał obowiązek przepracować 251 dni roboczych. Wynagrodzenie dodatkowe zostało zmniejszone o świadczenia zasiłkowe, czyli nie zostało wypłacone za łącznie 40 dni nieobecności. Wypłacone pracownikowi wynagrodzenie roczne, po pomniejszeniu o kwoty potrąconych składek, wyniosło 2053,70 zł. Należy je uzupełnić do kwoty, jaką pracownik otrzymałby, gdyby przepracował cały rok. Po uzupełnieniu wynagrodzenie to wynosi 2442,23 zł:

(2053,70 zł : 211 dni x 251 dni) = 2442,23 zł

Przy ustalaniu podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego należy uwzględnić przeciętne miesięczne wynagrodzenie pracownika za okres od lutego 2019 r. do stycznia 2020 r. (w tym premie miesięczne również przyjąć po uzupełnieniu) oraz 1/12 część uzupełnionego dodatkowego wynagrodzenia rocznego wypłaconego za poprzedni rok kalendarzowy.

Przykład 4

Proporcjonalnie do okresów zatrudnienia

Pracownik zatrudniony od 1 marca 2019 r. w styczniu 2020 r. otrzymał nagrodę roczną (tzw. trzynastkę) za 2019 r. Pracownik w lutym 2020 r. sprawował opiekę nad chorym dzieckiem i nabył prawo do zasiłku opiekuńczego. Przy obliczaniu podstawy wymiaru przysługującego mu zasiłku do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za okres od marca 2019 r. do stycznia 2020 r. należy doliczyć nagrodę roczną w wysokości 1/10 kwoty wypłaconej za rok poprzedzający zachorowanie, tj. proporcjonalnie do liczby pełnych miesięcy kalendarzowych zatrudnienia.

Przykład 5

3/4 etatu

Pracownik do 30 czerwca 2019 r. był zatrudniony w wymiarze 1/2 (0,5) etatu, natomiast od 1 lipca 2019 r. jest zatrudniony w wymiarze 3/4 (0,75) etatu. W lutym 2020 r. zachorował. Oprócz wynagrodzenia miesięcznego w wysokości 3400 zł, ma także prawo do premii miesięcznej – 510 zł (3400 zł x 15 proc.) oraz trzynastki. Podstawę wymiaru należnego pracownikowi świadczenia chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne kalendarzowe miesiące po zmianie wymiaru czasu pracy, tj. za okres od lipca 2019 r. do stycznia 2020 r. Do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za ten okres należy jeszcze doliczyć 1/6 nagrody rocznej – w kwocie przypadającej za pełne miesiące kalendarzowe po zmianie wymiaru czasu pracy, tj. za okres od lipca do grudnia 2019 r. Pracownik w styczniu br. otrzymał nagrodę roczną w kwocie 3441,42 zł (już po odliczeniu 13,71 proc.). Kwota trzynastki przypadająca na okres od lipca do grudnia wynosi 2064,85 zł i została obliczona następująco:

[6 x 0,75 / (6 x 0,5 + 6 x 0,75)] x 3441,42 = 2064,85 zł (nagroda za okres od zmiany etatu).

Do wynagrodzenia chorobowego należy wliczyć 344,14 zł, tj. 1/6 kwoty trzynastki. ©℗

Podstawy wymiaru zasiłku/wynagrodzenia przysługującego u tego samego pracodawcy nie oblicza się na nowo, jeżeli w pobieraniu wynagrodzenia za okres choroby i zasiłków – bez względu na ich rodzaj – nie było przerwy lub przerwa trwała krócej niż trzy miesiące kalendarzowe. Zasada ta nie ma jednak zastosowania, jeżeli między okresami pobierania świadczeń zasiłkowych miała miejsce zmiana wymiaru czasu pracy.

W kontekście trzynastki może się więc okazać, że jej wypłata w styczniu lub lutym 2020 r. za 2019 r. wcale nie będzie miała wpływu na należne chorobowe. Podstawa pozostanie bowiem taka sama, jak dla poprzedniego zasiłku, chyba że doszło do zmiany wymiaru czasu pracy. Wówczas trzeba będzie podstawę ustalić od nowa, stosownie do nowego etatu. ©℗

Podstawa prawna

art. 3 pkt 3, art. 36 ust. 1, art. 37 ust. 2, art. 38, art. 42, art. 43 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 645; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 60)

art. 2, art. 4 ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1872)

Izabela Nowacka ekspert od wynagrodzeń.




 

Przetestuj System Legalis

 
Zadzwoń:
22 311 22 22
Koszt połączenia wg taryfy operatora.
lub zostaw swoje dane, a Doradca zdalnie
zbada Twoje potrzeby i uruchomi dostęp

W polu numeru telefonu należy stosować wyłącznie cyfry (min. 9).


Wyślij

* Pola wymagane

Zasady przetwarzania danych osobowych: Administratorem danych osobowych jest Wydawnictwo C.H.Beck sp. z o.o., Warszawa, ul. Bonifraterska 17, kontakt: daneosobowe[at]beck.pl. Dane przetwarzamy w celu marketingu własnych produktów i usług, w celach wskazanych w treści zgód, jeśli były wyrażane, w celu realizacji obowiązków prawnych, oraz w celach statystycznych. W sytuacjach przewidzianych prawem, przysługują Ci prawa do: dostępu do swoich danych, otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, cofnięcia zgody oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Pełne informacje w Polityce prywatności.


Wydawnictwo C.H.Beck
ul. Bonifraterska 17
00-203 Warszawa
Tel: 22 311 22 22
E-mail: legalis@beck.pl
NIP: 522-010-50-28, KRS: 0000155734
Sąd Rejonowy dla miasta stołecznego Warszawy
w Warszawie Kapitał Spółki: 88 000 zł

Zasady przetwarzania danych osobowych