Inspektor ochrony danych osobowych może zawrzeć w umowie z zamawiającym zapis ograniczający wykorzystanie stworzonej dokumentacji po rozwiązaniu umowy, w szczególności zakaz udostępniania jej osobom trzecim lub wykorzystywania w celach komercyjnych. Zasadniczo taki zapis nie powinien naruszać obowiązujących przepisów prawa, w tym przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, ochronie danych osobowych i zasad wykonywania umowy.
Zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego strony mogą dowolnie kształtować treść stosunku prawnego w granicach prawa (art. 353¹ Kodeksu cywilnego). Umowa z inspektorem ochrony danych osobowych, jako umowa cywilnoprawna, może zawierać postanowienia ograniczające prawa zamawiającego do wykorzystania dokumentacji stworzonej przez inspektora, pod warunkiem, że postanowienia te są zgodne z ustawą oraz zasadami współżycia społecznego.
Zakaz udostępniania dokumentacji osobom trzecim ani wykorzystywania jej w celach komercyjnych można uzasadnić ochroną interesów inspektora jako twórcy dokumentacji oraz potrzebą ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa (jeśli dokumentacja zawiera informacje wchodzące w zakres tajemnicy przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji).
Warto jednak pamiętać, że dokumentacja stworzona przez inspektora ochrony danych może obejmować informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych, za które odpowiedzialność ponosi administrator danych. Ograniczenia co do wykorzystania takiej dokumentacji nie mogą naruszać obowiązku administratora do zapewnienia zgodności przetwarzania z przepisami RODO. Administrator musi mieć możliwość wykazania zgodności przetwarzania z prawem, co oznacza, że powinien mieć dostęp do dokumentacji, nawet po zakończeniu współpracy z inspektorem.
