Po objęciu obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF czasem faktury ustrukturyzowane oraz faktury wystawiane w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej i następnie przesyłane do KSeF będą musiały być przez podatników przesyłane nabywcom w sposób z nimi uzgodniony. Będzie tak w sześciu przypadkach określonych przepisami art. 106gb ust. 4 VATU.
| Przypadki, gdy konieczne jest udostępnianie nabywcom faktur ustrukturyzowanych w sposób z nimi uzgodniony | |
| 1. | miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego |
| 2. | nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, |
| 3. | nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę |
| 4. | nabywcą jest podatnik z innego państwa członkowskiego UE korzystający ze zwolnienia w ramach tzw. procedury SME |
| 5. | nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej, inny niż nabywca, o którym mowa w pkt 1–3 i 6 |
| 6. | nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej |
W kwietniu 2026 r. podatnik objęty obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowany wystawi przy użyciu KSeF fakturę ustrukturyzowaną dokumentującą świadczenie usługi naprawy samochodu wykonaną na rzecz niemieckiej firmy (nieposiadającej na terytorium Polski stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej). Fakturę taką podatnik obowiązany będzie udostępnić niemieckiej firmie w sposób z nią uzgodniony.
Przepisy VAT nie będą przy tym ingerować w uzgadniany przez strony sposób udostępniania faktur ustrukturyzowanych. W konsekwencji faktury ustrukturyzowane we wskazanych przypadkach będą mogły być nabywcom udostępniane zarówno w tradycyjnej formie papierowej lub elektronicznej (np. jako plik PDF), jak i przy użyciu KSeF.
Faktury ustrukturyzowane oznaczane kodem QR
W przypadkach określonych w art. 106gb ust. 5 VATU podatnicy obowiązani będą do oznaczania wizualizacji faktur ustrukturyzowanych specjalnym kodem QR, który umożliwia dostęp do tych faktur w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na tej fakturze. Obowiązek taki istnieć będzie w przypadku:
- udostępnienia faktury nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 VATU, w sposób inny niż przy użyciu KSeF,
- użycia takiej faktury poza KSeF.
Do oznaczania faktury ustrukturyzowanej przedmiotowym kodem obowiązane będą mogły być również podmioty inne niż podatnik. Będzie tak w przypadku użycia poza KSeF udostępnionej poza KSeF faktury ustrukturyzowanej (zob. art. 106gb ust. 5a VATU).
W kwietniu 2026 r. podatnik objęty obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowany wystawi przy użyciu KSeF fakturę ustrukturyzowaną dokumentującą sprzedaż na rzecz osoby prywatnej. Faktura ta udostępniona zostanie tej osobie w postaci papierowej. Podatnik obowiązany będzie oznaczyć tę papierową wersję faktury kodem QR umożliwiającym dostęp do tej faktury w KSeF oraz weryfikację zawartych w niej danych.
Dostęp anonimowy
Z kolei w przypadkach określonych w art. 106gb ust. 6 VATU podatnik będzie obowiązany zapewnić nabywcy anonimowy dostęp do faktury ustrukturyzowanej poprzez podanie specjalnego kodu QR oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury w KSeF. Przedmiotowy obowiązek będzie istnieć, jeżeli spełnione będą łącznie dwa warunki, tj.:
- faktura wystawiona została na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub innego niż wskazany określony przepisami art. 106gb ust. 1-3 i 6 VATU podmiotu, który nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej, oraz
- faktura otrzymywana jest przez tego nabywcę przy użyciu KSeF.
Sposób realizacji przedmiotowego obowiązku został wskazany w wyjaśnieniach Ministerstwa Finansów https://ksef.podatki.gov.pl//ksef-na-okres-obligatoryjny/informacje-ogolne-ksef-20/kody-weryfikujace-qr/. W wyjaśnieniach tych czytamy, że „przez oznaczenie faktury kodem weryfikującym rozumie się utworzenie bezpośredniego linku do faktury lub znaku graficznego (QR kodu) i naniesienie go na fakturę przed przekazaniem jej odbiorcy. Sposób utworzenia kodu określony będzie w specyfikacji oprogramowania interfejsowego W przypadku gdy faktura jest przesyłana odbiorcy w formacie ustrukturyzowanych danych uniemożliwiającym naniesienie tego kodu bezpośrednio na fakturę, przez oznaczenie faktury kodem weryfikującym rozumie się przesłanie go odbiorcy w formie odrębnego linku lub znaku graficznego wraz z fakturą”.
W maju 2026 r. podatnik objęty obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowany wystawi przy użyciu KSeF fakturę ustrukturyzowaną dokumentującą sprzedaż na rzecz osoby prywatnej. Faktura ta udostępniona zostanie tej osobie poprzez KSeF. W tej sytuacji podatnik obowiązany będzie zapewnić nabywcy anonimowy dostęp do tej faktury poprzez podanie kodu QR oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury w KSeF.
