Media dostarczane do lokali użytkowych, rozliczane według zużycia (lub zajmowanej powierzchni nieruchomości), powinny zostać opodatkowane właściwą dla nich stawką VAT (23% i 8%). Nie ma przy tym znaczenia tytuł prawny do lokalu. Jednakże koszty pozostałych opłat przenoszone na najemców, obciążające zasadniczo właściciela lokalu (np. wywóz śmieci), będą zwiększać wartość samego najmu. Muszą zatem zostać doliczone do kwoty czynszu wykazanego na fakturze. Tego rodzaju opłaty należy objąć stawką VAT właściwą dla najmu lokali użytkowych (23%).
Dostawy mediów do nieruchomości, tj. wody, energii, odprowadzanie ścieków, powinny być generalnie uważane za odrębne świadczenia dokonane przez wynajmującego, jeżeli najemca ma możliwość wyboru sposobu korzystania z nich poprzez decydowanie o wielkości ich zużycia. Taka sytuacja ma miejsce wówczas, gdy wynajmujący z najemcą odrębnie od czynszu najmu rozliczają zużycie mediów w oparciu o wskazania liczników lub też w oparciu o liczbę osób korzystających z nieruchomości albo powierzchnię obiektu.
Dostawa mediów przez wynajmującego na rzecz najemcy, wykonywana w warunkach określonych przez art. 8 ust. 2a ustawy o VAT (odsprzedaż, refakturowanie), powinna odbyć się przy zastosowaniu stawki VAT właściwej dla poszczególnych mediów, określonej ustawowo. Stawka VAT nie jest w żadnym wypadku uzależniona od tytułu prawnego do lokalu, posiadanego przez wynajmującego czy najemcę (tj. prawo własności, stosunek obligacyjny: najem, użyczenie). Dostawa energii elektrycznej, cieplnej i gazu obciążona będzie VAT w stawce 23%, a dostawa wody i odprowadzenie ścieków przyjmują stawkę VAT w wysokości 8% (PKWiU 36.00, 37.00).
Niektóre opłaty wnoszone przez najemców nie podlegają refakturowaniu z tego względu, że ich koszt nie może być przerzucony „wprost” na użytkownika lokalu z jednoczesnym zwolnieniem z obowiązku uiszczenia długu przez właściciela. Do katalogu tego rodzaju opłat wliczyć należy np. wywóz śmieci (wywóz nieczystości stałych), których wartość każdorazowo powinna zostać doliczona do czynszu najmu i zostać objęta wraz ze świadczeniem podstawowym tą samą stawką VAT (por. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 28.4.2025 r., 0113-KDIPT1-3.4012.39.2025.2.AB).
Tym samym wynajmujący, który „przerzuca” koszty wywozu nieczystości stałych na swojego najemcę, musi doliczyć wartość opłaty śmieciowej do kwoty czynszu i opodatkować VAT w stawce 23%. Mimo, iż organy podatkowe sprzeciwiają się takiej praktyce, wywóz śmieci może stanowić odrębną (od czynszu najmu) pozycję na wystawionej fakturze.
