Nabywca powinien otrzymać od dostawcy dokument będący fakturą, czyli de facto paragon będący fakturą uproszczoną zgodnie z przepisami normującymi podatek od towarów i usług.
Sytuacja opisana w pytaniu stanowi doskonałe praktyczne potwierdzenie tezy, że przepisy prawa podatkowego są niespójne i nieprecyzyjne, przez co wprowadzają niepotrzebne zamieszanie w obrocie gospodarczym. Na to nakłada się całkowicie nieracjonalna (chociaż jednolita) wykładania organów podatkowych, zgodnie z którą w przypadku, gdy paragon spełnia warunki do jego uznania za fakturę uproszczoną (tj. dla transakcji do 450 zł lub 100 euro), wystawiając taki paragon sprzedawca pozbawia się możliwości wystawienia „zwykłej” faktury sprzedaży. Otóż, z jednej strony ustawodawca godzi się na to, by w przypadku, gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, dokument zawierający numer VAT i bardzo ograniczony zestaw danych (art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT) był fakturą, jednak z drugiej strony ustawodawca nie wprowadza szczególnych unormowań dotyczących np. jego korygowania. Na to nakłada się wspomniana powyżej wykładania organów, według których w takiej sytuacji (również wtedy, gdy tym dokumentem jest paragon) sprzedawca nie może wystawić „zwykłej” faktury.
Problem w tym, że jeżeli takim dokumentem faktury uproszczonej jest paragon, mają do niego zastosowanie regulacje dotyczące samego takiego dokumentu i transakcji nim dokumentowanych.
Zgodnie z przepisami dotyczącymi kas rejestrujących zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości albo części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji zawierającej:
1) datę sprzedaży,
2) nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy,
3) termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi,
4) wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży,
5) zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wysokość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży,
6) dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży, a w przypadku gdy dokonanie sprzedaży potwierdza paragon fiskalny lub faktura w postaci elektronicznej – numer tego paragonu lub tej faktury oraz numer unikatowy,
7) protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę albo notatkę służbową lub protokół z nabycia sprawdzającego.
Problemem okazuje się tutaj być punkt 6, bowiem w praktyce sprzedawcy odczytują to w ten sposób, że dla skutecznego zwrotu towaru dokumentowanego paragonem i jego rozliczenia muszą „odebrać” nabywcy paragon. Jest to zdecydowana nadinterpretacja, bo przecież w regulacji mowa jest o tym, co ma się znaleźć w ewidencji zwrotów, zatem powinno wystarczyć wskazanie tego dokumentu (chociaż trzeba przyznać, że redakcja przepisu jest dalece nieprecyzyjna).
Absolutnie nie można się jednak zgodzić z tym, iż właściwa jest praktyka odbierania paragonów przy zwrocie, jako działaniu obligatoryjnym, a już z całą pewnością nie jest to prawidłowe działanie wówczas, gdy na paragonie jest więcej towarów, a zwracane są tylko niektóre. Przecież niezależnie od tego, jaka jest funkcja paragonu, sprzedawca jest zobowiązany wydać konsumentowi paragon, a innemu podatnikowi fakturę (którym tutaj jest ów paragon).
Stąd, w analizowanej sytuacji dostawca powinien wystawić dokument korygujący fakturę uproszczoną (oczywiście nie poprzez kasę rejestrującą, bo ona nie ma takiej funkcji) i z całą pewnością oddać nabywcy pierwotnie wystawiony dokument (fakturę uproszczoną). Tylko bowiem dysponując fakturą nabywca może korzystać z prawa do odliczenia VAT (termin do realizacji prawa biegnie od momentu pierwotnego otrzymania takiej faktury), ale również dokonać rozliczenia kosztów podatkowych.
Zatem sprzedawca nie powinien wydawać duplikatu, tylko oddać pierwotnie wystawioną fakturę, gdyż ona nie zaginęła ani nie uległa zniszczeniu, więc brak jest przesłanek do wystawienia duplikatu.
