Elektroniczne fakturowanie w zamówieniach publicznych

W Dz.U. z 2018 r. pod poz. 2191 opublikowano ustawę z 9.11.2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (dalej: ustawa).

Ustawa wprowadza pojęcia:

1) ustrukturyzowanej faktury elektronicznej, którą jest spełniająca wymagania umożliwiające przesyłanie za pośrednictwem platformy faktura elektroniczna, o której mowa w art. 2 pkt 32 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2174; dalej: VATU), chodzi tu o fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym;

2) innego ustrukturyzowanego dokumentu elektronicznego, którym jest dokument elektroniczny inny niż ustrukturyzowana faktura elektroniczna, o którym mowa w art. 3 pkt 2 ustawy z 17.2.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 570 ze zm.), spełniający wymagania umożliwiające przesyłanie za pośrednictwem platformy, związany z realizacją zamówień publicznych, koncesji na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwa publiczno-prywatnego (chodzi tu o dokument elektroniczny, czyli stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych).

Przepisy ustawy stosuje się do przesyłania między wykonawcami a zamawiającymi ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych.

Przepisów ustawy nie stosuje się w dwóch przypadkach. Po pierwsze, do zamówień publicznych, o których mowa w art. 4 pkt 5 i 5b oraz art. 4b ust. 1 pkt 1-3, 5 i 6 ustawy z 29.1.2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1986; dalej: ZamPublU), czyli:

1) zamówień lub konkursów: którym nadano klauzulę zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych lub jeżeli wymaga tego istotny interes bezpieczeństwa państwa, lub jeżeli wymaga tego ochrona bezpieczeństwa publicznego, lub którym muszą towarzyszyć, na podstawie odrębnych przepisów, szczególne środki bezpieczeństwa - w zakresie, w jakim ochrona istotnych interesów dotyczących bezpieczeństwa państwa określonych w lit. a-d nie może zostać zagwarantowana w inny sposób niż udzielenie zamówienia bez zastosowania ustawy;

2) zamówień, dotyczących produkcji lub handlu bronią, amunicją lub materiałami wojennymi, o których mowa w art. 346 Traktatu o funkcjonowaniu UE, jeżeli wymaga tego podstawowy interes bezpieczeństwa państwa, a udzielenie zamówienia bez zastosowania ustawy nie wpłynie negatywnie na warunki konkurencji na rynku wewnętrznym w odniesieniu do produktów, które nie są przeznaczone wyłącznie do celów wojskowych;

3) zamówień podlegających szczególnej procedurze na podstawie umów międzynarodowych m.in. związanych ze stacjonowaniem wojsk i innych wymienionych w art. 4b ust. 1 pkt 1 ZamPublU;

4) w przypadku których stosowanie przepisów ZamPublU zobowiązywałoby zamawiającego do przekazania informacji, których ujawnienie jest sprzeczne z podstawowymi interesami bezpieczeństwa państwa;

5) udzielanych do celów działalności wywiadowczej;

6) udzielanych w państwie niebędącym członkiem UE, w tym zakupów cywilnych realizowanych podczas rozmieszczenia sił zbrojnych, oraz sił, do których podstawowych zadań należy ochrona bezpieczeństwa, w przypadku gdy względy operacyjne wymagają ich udzielenia wykonawcom usytuowanym w strefie prowadzenia działań;

7) udzielanych przez rząd RP rządowi innego państwa związanych z: dostawami sprzętu wojskowego lub newralgicznego sprzętu, robotami budowlanymi i usługami bezpośrednio związanymi z takim sprzętem, lub robotami budowlanymi i usługami do szczególnych celów wojskowych lub newralgicznymi robotami budowlanymi lub usługami.

Po drugie, przepisów ustawy nie stosuje się do umów koncesji, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2 lit. d ustawy o 21.10.2016 r. o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi (Dz.U. z 2016 r. poz. 1920 ze zm.; UmowaKoncU), czyli w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa w przypadku których stosowanie przepisów ustawy nakładałoby na zamawiającego obowiązek przekazania informacji, których ujawnienie jest sprzeczne z podstawowymi interesami bezpieczeństwa państwa, w zakresie, w jakim ochrona ich nie może zostać zagwarantowana w inny sposób niż udzielenie zamówienia z wyłączeniem stosowania przepisów ustawy.

Tabela: Przekazywanie dokumentów za pomocą platformy

Zamawiający:

  • ma obowiązek posiadać konto na platformie (korzystanie z platformy jest bezpłatne),
  • ma obowiązek odbierać od wykonawcy ustrukturyzowane faktury elektroniczne przesłanych za pośrednictwem platformy (nie stosuje się przepisu art. 106n ust. 1 VATU, zgodnie z którym stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury),
  • zakłada konto na platformie przed przewidywanym terminem otrzymania pierwszej ustrukturyzowanej faktury elektronicznej,
  • może upoważnić do odbioru ustrukturyzowanej faktury elektronicznej oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych przesłanych za pośrednictwem platformy inne osoby lub jednostki organizacyjne nie-posiadające osobowości prawnej,
  • i wykonawca mogą wysyłać i odbierać inne ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne za pośrednictwem platformy, jeżeli druga strona wyrazi na to zgodę,

w przypadku:

  • zamówień publicznych, do których nie stosuje się przepisów ZamPublU, UmowaKoncU albo ustawy z 19.12.2008 r. o partnerstwie publiczno-prywatnym (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1834 ze zm.; dalej: PartPublPrywU) o partnerstwie publiczno-prywatnym, zamawiający może w umowie, w ogłoszeniu o zamówieniu, w specyfikacji istotnych warunków zamówienia albo w innym dokumencie rozpoczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, postępowanie o zawarcie umowy koncesji albo postępowanie w sprawie wyboru partnera prywatnego wyłączyć stosowanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych,
  • gdy wykonawca wysyła ustrukturyzowane faktury elektroniczne oraz inne ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne, wykorzystuje własne konto na platformie, chyba że upoważnił do ich wysyłania inną osobę lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej (jeżeli ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną lub inne ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne wysyła upoważniona osoba lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, w ich treści zamieszcza się stosowną adnotację o wykonawcy).

Ustrukturyzowana faktura elektroniczna składa się z danych wymaganych przepisami VATU oraz danych zawierających:

1) informacje dotyczące odbiorcy płatności;

2) wskazanie umowy zamówienia publicznego.

W ustrukturyzowanej fakturze elektronicznej, poza wymienionymi danymi mogą być zamieszczone także inne dane, jeżeli są niezbędne ze względu na specyfikę zamówień publicznych. Natomiast inny ustrukturyzowany dokument elektroniczny zawiera wskazanie umowy zamówienia publicznego lub ustrukturyzowanej faktury elektronicznej, których dotyczy.

Ustawa określa też rolę ministrowi gospodarki, który m.in.:

1) zapewnia funkcjonowanie platformy (platforma umożliwia przesyłanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych za swoim pośrednictwem, a także przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego obsługiwanego przez OpenPEPPOL, czyli stowarzyszenie międzynarodowe z siedzibą w Brukseli, którego podstawowym celem jest zapewnienie europejskim przedsiębiorcom komunikacji elektronicznej z europejskimi podmiotami sektora publicznego w procesach związanych z udzielaniem i realizacją zamówień publicznych, koncesji na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwa publiczno-prywatnego);

2) jest członkiem OpenPEPPOL i pełni rolę krajowej jednostki zarządzającej w ramach OpenPEPPOL;

3) może, w drodze porozumienia, powierzyć instytutowi badawczemu realizację niektórych zadań wynikających z pełnienia na terytorium RP roli krajowej jednostki zarządzającej w ramach OpenPEPPOL , mając na uwadze zakres działalności tego instytutu i zapewnienie efektywnego fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych, zapewniając niezbędne finansowanie;

4) określi, w drodze rozporządzenia, listę innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych , które mogą być przesyłane za pośrednictwem platformy, uwzględniając rodzaje dokumentów stosowanych przez zamawiających i wykonawców w związku z realizacją zamówień publicznych;

5) zamieszcza na platformie dokumentację organizacyjno-techniczną platformy , zawierającą w szczególności: opis funkcjonowania oraz korzystania z platformy, opisy, schematy, instrukcje i inne materiały dotyczące ustrukturyzowanej faktury elektronicznej oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych, a także wymagania techniczne i organizacyjne konta na platformie;

6) jest administratorem przetwarzanych na platformie danych osobowych w rozumieniu przepisów RODO (dane osobowe zgromadzone na platformie są przetwarzane w celu zapewnienia sprawności i rzetelności elektronicznego fakturowania w zamówieniach publicznych).

Do:

1) zamówień publicznych, o których mowa w art. 4 pkt 8 ZamPublU, czyli zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro;

2) umów koncesji, o których mowa w art. 3 ust. 1 UmowaKoncU, zgodnie z którym na podstawie umowy koncesji zamawiający powierza koncesjonariuszowi wykonanie robót budowlanych lub świadczenie usług i zarządzanie tymi usługami za wynagrodzeniem; oraz

3) umów o partnerstwie publiczno-prywatnym, o których mowa w art. 4 ust. 3 PartPublPrywU, zgodnie z którym w przypadkach, w których nie ma zastosowania UmowaKoncU ani ZamPublU, wyboru partnera prywatnego dokonuje się w sposób gwarantujący zachowanie uczciwej i wolnej konkurencji oraz przestrzeganie zasad równego traktowania, przejrzystości i proporcjonalności, przy odpowiednim uwzględnieniu przepisów niniejszej ustawy, a w przypadku wniesienia przez podmiot publiczny wkładu własnego będącego nieruchomością, także przepisów ustawy z 21.8.1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2016 r. poz. 2147 ze zm.)

- przepisy ustawy stosuje się od 1.8.2019 r.




 

Przetestuj System Legalis

 
Zadzwoń:
22 311 22 22
Koszt połączenia wg taryfy operatora.
lub zostaw swoje dane, a Doradca zdalnie
zbada Twoje potrzeby i uruchomi dostęp

W polu numeru telefonu należy stosować wyłącznie cyfry (min. 9).


Wyślij

* Pola wymagane

Zasady przetwarzania danych osobowych: Administratorem danych osobowych jest Wydawnictwo C.H.Beck sp. z o.o., Warszawa, ul. Bonifraterska 17, kontakt: daneosobowe[at]beck.pl. Dane przetwarzamy w celu marketingu własnych produktów i usług, w celach wskazanych w treści zgód, jeśli były wyrażane, w celu realizacji obowiązków prawnych, oraz w celach statystycznych. W sytuacjach przewidzianych prawem, przysługują Ci prawa do: dostępu do swoich danych, otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, cofnięcia zgody oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Pełne informacje w Polityce prywatności.


Wydawnictwo C.H.Beck
ul. Bonifraterska 17
00-203 Warszawa
Tel: 22 311 22 22
E-mail: legalis@beck.pl
NIP: 522-010-50-28, KRS: 0000155734
Sąd Rejonowy dla miasta stołecznego Warszawy
w Warszawie Kapitał Spółki: 88 000 zł

Zasady przetwarzania danych osobowych