Jeżeli inspektor pracy w wyniku kontroli stwierdzi, że warunki wykonywania umów cywilnoprawnych (umów zlecenia, umów o dzieło, B2B) wyczerpują znamiona stosunku pracy określone w art. 22 § 1 ustawy Kodeks pracy (dalej: KP) i wyda decyzję o przekształceniu umowy, powoduje to natychmiastowe i istotne konsekwencje na wielu płaszczyznach.
Skutki wstecznego ustalenia stosunku pracy
Decyzja o ustaleniu stosunku pracy wywołuje skutki ex tunc (innymi słowy wstecznie, od momentu rozpoczęcia wykonywania pracy w warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy), chyba że z treści decyzji lub ustaleń będzie wynikała inna data początkowa. Pracownik w takim przypadku nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego za cały okres trwania zatrudnienia wstecz, z uwzględnieniem 3-letniego okresu przedawnienia roszczeń (art. 291 § 1 KP). Wiąże się to z koniecznością udzielenia urlopu w naturze albo wypłaty ekwiwalentu pieniężnego, jeżeli stosunek pracy uległ rozwiązaniu. Powstaje również ryzyko roszczeń dotyczących wypłaty wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych wraz z dodatkami (art. 1511 KP), a także za pracę w porze nocnej, jeżeli ewidencja czasu pracy lub inne dowody, np. logowania do systemów, potwierdzą przekroczenie norm czasu pracy. Konieczne może być również wsteczne uznanie uprawnień związanych z rodzicielstwem, okresów wypowiedzenia czy odpraw, np. w przypadku zwolnień grupowych.
Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych ustalenie stosunku pracy powoduje zmianę tytułu do ubezpieczeń wstecznie na ubezpieczenie pracownicze (kod 01 10 xx). Płatnik składek zobowiązany jest do złożenia korekt dokumentów zgłoszeniowych (ZUS ZUA/ZWUA) oraz deklaracji rozliczeniowych (ZUS RCA) za cały okres wstecz.
Pracodawca zobowiązany jest też do zapłaty zaległych składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe wraz z odsetkami za zwłokę (na podstawie art. 23 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).
Jednak największym obciążeniem dla płatnika jest fakt, że pracodawca musi pokryć w całości zaległe składki zarówno w części finansowanej przez płatnika, jak i w części finansowanej przez ubezpieczonego (pracownika). Dochodzenie od pracownika zwrotu części składki finansowanej przez niego, którą pracodawca musiał zapłacić wstecz, w praktyce orzeczniczej jest bardzo utrudnione i wiąże się z ryzykiem.
Uznanie umowy cywilnoprawnej za umowę o pracę powoduje zmianę kwalifikacji źródła przychodów – z działalności wykonywanej osobiście na przychody ze stosunku pracy (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT zamiast art. 13 pkt 8 ustawy o PIT). W przypadku umów zlecenia koszty uzyskania przychodu wynosiły standardowo 20% (lub 50% przy prawach autorskich). Jako pracownik osoba ta ma prawo jedynie do zryczałtowanych kosztów pracowniczych (250 zł lub 300 zł miesięcznie). Co do zasady obowiązek uregulowania zaległego podatku dochodowego spoczywa na podatniku (pracowniku), chyba że płatnik nie pobrał zaliczki z własnej winy. Jednak zapłata przez pracodawcę zaległych składek ZUS w części finansowanej przez pracownika stanowi dla tego pracownika nieodpłatne świadczenie (przychód), które podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym w roku, w którym składki zostały za niego opłacone.
Pozostaje również kwestia odpowiedzialności wykroczeniowej. Zgodnie z art. 281 § 1 pkt 1 KP zawarcie umowy cywilnoprawnej w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 KP powinna zostać zawarta umowa o pracę, stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Aktualnie sankcja ta wynosi od 2000 zł do 60 000 zł. Grzywna nakładana jest na osobę działającą w imieniu pracodawcy, np. członka zarządu, dyrektora HR lub kierownika działu kadr.
Korzyści z samodzielnego, wcześniejszego przekształcenia umów
Dobrowolne i wcześniejsze przekształcenie umów cywilnoprawnych w stosunek pracy pozwala pracodawcy przejąć kontrolę nad procesem, kosztami oraz ograniczyć ryzyka prawne i finansowe.
Samodzielne przekształcenie formy zatrudnienia przed kontrolą PIP eliminuje ryzyko nałożenia mandatu karnego lub skierowania przez inspektora wniosku o ukaranie na podstawie art. 281 KP. Pracodawca wykazuje działanie zgodne z przepisami oraz dążenie do uporządkowania sytuacji prawnej.
Istotną korzyścią jest możliwość zawarcia umowy o pracę od określonego dnia w przyszłości. Ogranicza to lub całkowicie eliminuje ryzyko roszczeń dotyczących wstecznego urlopu, nadgodzin czy odpraw, ponieważ strony porządkują swój status prawny na przyszłość.
Przy samodzielnym przekształceniu istnieje również możliwość negocjowania warunków zatrudnienia oraz optymalizacji kosztów. Pracodawca może ustalić z pracownikiem wysokość wynagrodzenia brutto w taki sposób, aby możliwe było zachowanie dotychczasowego poziomu kosztów całkowitych zatrudnienia, z uwzględnieniem obciążeń z tytułu ubezpieczeń społecznych.
W przypadku decyzji PIP inspektor może uznać dotychczasową kwotę wynagrodzenia wynikającą z umowy cywilnoprawnej jako podstawę rozliczeń, do której należy doliczyć odpowiednie obciążenia pracownicze, co może znacząco zwiększyć koszty po stronie pracodawcy.
Przekształcenie umów z inicjatywy pracodawcy oznacza, że rozliczenia ZUS i PIT od momentu zmiany są prowadzone na bieżąco i prawidłowo. Nie powstaje wówczas zaległość składkowa ani podatkowa za okresy wcześniejsze.
