O trybie wykonania przez małego pracodawcę obowiązku informacyjnego decyduje przyjęty u niego sposób komunikowania się z pracownikami lub stosowany rodzaj przepisów wewnątrzzakładowych.

Grupa zobowiązanych

Mały pracodawca to pracodawca zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Nie ma on obowiązku, lecz możliwość utworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: zfśs) lub wypłacania świadczenia urlopowego. Tak wynika z art. 3 ust. 3 ustawy z 4.3.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1070; dalej: ustawy). Nie musi z tej opcji korzystać. Czas na podjęcie decyzji i poinformowanie pracowników o rezygnacji z tworzenia zfśs i wypłaty świadczenia urlopowego jest jednak ustawowo limitowany.

Powyższe zasady nie dotyczą wszystkich małych pracodawców. Z tej grupy są wyłączeni ci z nich, którzy:

  • zatrudniają według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,
  • są zobligowani do prowadzenia zfśs na wniosek zakładowej organizacji związkowej (art. 3 ust. 1c ustawy).

Metody realizacji

Jeśli mały pracodawca jest objęty układem zbiorowym pracy lub stosuje regulamin wynagradzania, w nich umieszcza postanowienie w sprawie nietworzenia zfśs i niewypłacania świadczenia urlopowego i zawiadamia o nim zatrudnionych (art. 3 ust. 3b ustawy oraz art. 772 § 6 i art. 24112 § 1 KP). Gdy żaden z tych dokumentów nie obowiązuje u niego, wówczas informację przekazuje pracownikom w sposób u niego przyjęty (art. 3 ust. 3a ustawy).

Zawiadomienie może być dokonane ustnie zbiorowo lub indywidualnie, w formie ogłoszenia na tablicy ogłoszeń, pocztą elektroniczną, a nawet SMS, jeśli taki sposób przyjęto u danego pracodawcy (por. wyrok SO w Toruniu z 13.4.2018 r., IV Pa 10/18). Ze względów dowodowych forma ustna nie jest rekomendowana.

Termin wykonania

Nie ma wyznaczonego terminu na zawiadomienie pracowników o wprowadzeniu decyzji o nietworzeniu zfśs i niewypłacaniu świadczenia urlopowego do regulaminu wynagradzania lub układu zbiorowego. Natomiast w razie braku tych dokumentów pracodawca musi wykonać obowiązek informacyjny w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, czyli do 31.1.2021 r., gdy dotyczy roku bieżącego.

Nietworzenie zfśs i niewypłacanie świadczenia urlopowego bez spełnienia obowiązku informacyjnego nie obliguje do wznowienia działalności tego funduszu lub uruchomienia wypłat świadczenia. Jest natomiast wykroczeniem (m.in. wyrok NSA z 1.03.2007 r., I OSK 814/06). Mały pracodawca może zostać ukarany grzywną od 20 zł do 5000 zł (art. 12a ustawy w zw. z art. 24 § 1 Kodeksu wykroczeń).