Odpis na zfśs to kwota jaką pracodawca powinien co roku wpłacić na konto tego funduszu. Kwotę tę oblicza się jako iloczyn planowanej przeciętnej liczby pracowników zatrudnionych w danym roku oraz tzw. podstawy naliczania, czyli ogłoszonego przez GUS przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w określonym roku. Co do zasady podstawę naliczania stanowi przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej z poprzedniego roku, lub z drugiej połowy poprzedniego roku, jeśli jest wyższe (art. 5 ust. 2 FundŚwSocjU). W ostatnich latach ustawodawca corocznie określał podstawę naliczania na podstawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej z innych lat, albo nawet dwukrotnie w ciągu roku (art. 5a-5l FundŚwSocjU). W 2024 r. po raz pierwszy od 12 lat ustawodawca nie wydał przepisu szczególnego określającego podstawę naliczania odpisu na zfśs w 2024 r., co oznacza, że zastosowanie znalazła w tym zakresie regulacja ogólna, tj. art. 5 ust. 2 FundŚwSocjU.
Prezes GUS w obwieszczeniu z 16.2.2024 r. ogłosił, że przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, pomniejszone o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, w 2023 r. wyniosło 6246,13 zł, a w drugim półroczu 2023 r. wynagrodzenie to wyniosło 6445,71 zł (MP 2024 r. poz. 137). Zatem podstawę naliczania odpisu na zfśs w 2024 r. wynosi kwota 6445,71 zł. Obliczone na tej podstawie szczegółowe kwoty odpisów i zwiększeń przedstawia tabela.
Tabela. Kwoty odpisów i zwiększeń na zfśs w 2024 r.
| Rok 2024 | % podstawy | Kwota | |
| Odpis obligatoryjny | |||
| na jednego zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach pracy | 37,5% | 2417,14 zł | |
| na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze – w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych |
50% | 3222,86 zł | |
| na jednego pracownika młodocianego: | |||
| – I rok nauki | 5% | 322,29 zł | |
| – II rok nauki | 6% | 386,74 zł | |
| – III rok nauki | 7% | 451,20 zł | |
| Zwiększenia fakultatywne (uznaniowe) | |||
| na każdą osobę zatrudnioną, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności | 6,25% | 402,86 zł | |
| na każdego emeryta i rencistę, nad którym zakład sprawuje opiekę | 6,25% | 402,86 zł | |
| na każdą zatrudnioną osobę, pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego | 7,5% | 483,43 zł | |
Odpis na zfśs na dany rok kalendarzowy naliczany jest na podstawie planowanej na dany rok przeciętnej liczby zatrudnionych, a następnie wpłacany na konto zfśs w dwóch ratach, tj. do 31 maja (75% równowartości odpisu) oraz do 30 września (pozostałą część odpisu, tj. 25% jego równowartości). Na koniec roku kalendarzowego dokonywana jest korekta odpisu na zfśs, wykonywana przez zestawienie odpisu ustalonego w oparciu o faktyczną przeciętną liczbę pracowników zatrudnionych w roku z odpisem dokonanym na podstawie planowanej przeciętnej liczby pracowników zatrudnionych w danym roku.
Pracodawca zatrudnia 73 pracowników w przeliczeniu na pełny etat. Odpis ustalony na początku 2024 r. wynosi 176451,22 zł (73 x 2417,14 zł). Pierwsza rata odpisu na 2024 r. wpłacana do 31.5. wynieść powinna 75% kwoty odpisu ustalonej na podstawie naliczania obowiązującej w maju 2024 r.
(73 x 2417,14 zł) x 75% = 176451,22 zł x 75% = 132338,42 zł
Druga rata odpisu za 2024 r., wpłacana do 30.9. wynieść powinna 25% kwoty odpisu.
(73 x 2417,14 zł) x 25% = 176451,22 zł x 25% = 44112,81 zł
Pracodawca powinien więc odprowadzić drugą ratę odpisu na 2024 r. w wysokości 44112,81 zł.
Obliczenia zostały w przykładzie oparte o planowaną na początku roku przeciętną liczbę pracowników zatrudnionych w danym roku. Gdyby zatrudnienie u pracodawcy spadło w trakcie roku, to pracodawca nie musiałby czekać do końca roku z korektą. Możliwa jest korekta kwot odpisu w oparciu o realne dane o zatrudnieniu już przy naliczaniu i wpłacie drugiej raty odpisu.
