Dnia 31 grudnia 2019 r. upłynie termin na realizację obowiązków związanych z zfśs

Przegląd danych osobowych jest obowiązkiem, który pracodawcy prowadzący zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (zfśs) realizują w 2019 r. po raz pierwszy, a w kolejnych latach muszą go powtarzać. Stanie się więc takim samym zobowiązaniem, jak coroczna korekta odpisów na zfśs.

Przegląd danych osobowych

W związku z udzielaniem świadczeń i usług z zfśs według kryterium socjalnego (sytuacja życiowa, rodzinna i materialna) pracodawca gromadzi dane osobowe osób uprawnionych w formie oświadczeń i dodatkowych dokumentów potwierdzających te dane. Wolno mu je przetwarzać przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z zfśs oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń (zasadniczo 3 lata od dnia wymagalności). Żeby pozostać w zgodzie z zasadą minimalizacji danych (dane muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane), pracodawca jest zobowiązany począwszy od 2019 r. do przeglądania zebranych danych. Wystarczą do tego dwie czynności:

Krok 1. Weryfikacja całej dokumentacji

Wszystkie dokumenty z danymi osobowymi osób uprawnionych do korzystania z zfśs muszą raz w roku (maksymalnie do 31 grudnia) przejść weryfikację w celu ustalenia, czy ich dalsze przechowywanie jest jeszcze konieczne. Tę czynność może wykonać wyłącznie pracodawca osobiście albo osoby przez niego upoważnione, zobligowane do zachowania tajemnicy. Wśród zebranych danych mogą się bowiem znajdować dane dotyczące zdrowia, a te są objęte szczególną ochroną.

Krok 2. Usunięcie zbędnych danych

Dane uznane w wyniku przeglądu za zbędne do ustalania i udzielania ulgowych świadczeń i usług oraz dopłat z zfśs powinny być usunięte. Oznacza to, że pracodawca powinien pozbyć się ich w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie lub odczytanie przez kogokolwiek.

Korekta odpisów

Odpisy na zfśs naliczone na podstawie przeciętnej planowanej w 2019 r. liczby pracowników (w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy, po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy) pracodawca musi skorygować do 31 grudnia adekwatnie do rzeczywistego średniego stanu zatrudnienia. Gdy należy do sfery publicznej lub niepublicznej, ale stosuje ustawowe wskaźniki dla ustalania odpisów, w 2019 r. musi dokonać ich korekty odpowiednio do okresu obowiązywania podstawy odpisów ustawowych i zwiększeń. W 2019 r. zostały wyjątkowo wprowadzone dwie podstawy:

W celu przeprowadzenia korekty pracodawca musi wykonać poniższe czynności:

Krok 1. Ustalenie przeciętnej liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach

Do obliczenia liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach pracodawca wykorzystuje odpowiednią dla siebie metodę statystyczną. Jeśli występuje u niego duża rotacja pracowników powinien zastosować metodę średniej arytmetycznej, czyli zsumować liczby pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty) z każdego dnia danego miesiąca i podzielić uzyskany wynik przez liczbę dni kalendarzowych w tym miesiącu. Gdy charakteryzuje się natomiast stabilnym stanem zatrudnienia, wówczas może wybrać metodę:

Krok 2. Obliczenie rzeczywistej średniej liczby pracowników w 2019 r.

Do ustalenia rzeczywistej średniej liczby pracowników (bez względu na podstawę prawną powstania ich stosunku pracy) należy zsumować przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i podzielić uzyskany wynik przez 12. To działanie trzeba wykonać osobno dla każdej kategorii pracowników, dla których obowiązują odmienne wysokości odpisów i zwiększeń (zatrudnionych w tzw. normalnych warunkach; wykonujących prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych; młodocianych). Te zasady dotyczą pracodawców, którzy funkcjonowali przez cały 2019 r., jak i przez część roku lub gdy naliczali odpisy na zfśs na niepełny 2019 r.

Krok 3. Przeliczenie wysokości odpisów i zwiększeń

Do skorygowania poziomu odpisów podstawowych i zwiększeń za 2019 r. pracodawca wykorzystuje poniższe wzory ze względu na konieczność proporcjonalnego ich ustalenia do okresu obowiązywania danej podstawy ich ustalania:

Wyliczeń dokonuje osobno dla zatrudnionych w tzw. normalnych warunkach, wykonujących prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych, a także młodocianych (mimo ich nieuwzględniania w liczbie zatrudnionych). Tak samo postępuje, jeśli stosuje zwiększenia na: emerytów i rencistów (mimo ich wyłączenia z liczby zatrudnionych), pracowników ze znaczną lub umiarkowaną niepełnosprawnością oraz na każdą zatrudnioną osobę u pracodawcy prowadzącego zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczoną na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu. Sumę otrzymanych wyników porównuje następnie z sumą odpisów odprowadzonych do zfśs do 31 maja, 30 września i 31 października 2019 r. Jeśli stwierdzi niedopłatę, musi przelać na rachunek zfśs jej wysokość. Natomiast nadpłatę może wycofać z rachunku zfśs lub zmniejszyć o jej wartość odpisy odprowadzane w 2020 r.