Poniesione wydatki, które są kwalifikowane do kosztów reprezentacji nie są uznawane jako podatkowe koszty uzyskania przychodu na gruncie podatków dochodowych. Inaczej sytuacja przedstawia się w zakresie możliwości odliczenia podatku naliczonego na gruncie VAT. Pomimo faktu, iż przedsiębiorca wydatkował środki z funduszu którego cel został ściśle określony w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – to odliczenie jest możliwe pod warunkiem, iż ma związek z wykonywaniem czynności opodatkowanych.

Na wstępie należy wskazać, że ustawodawca wyraźnie wskazał w treści art. 2 pkt 1 ustawy z 4.3.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1316 ze zm.; dalej: FundŚwSocjU) co należy rozumieć pod pojęciem działalności socjalnej. Rozumie się przez to usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową. Wskazane w treści powyższego artykułu formy działalności socjalnej warunkują możliwe wydatki jakie mogą być finansowane z tego funduszu.

Jednocześnie ustawodawca wskazał w treści art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy z 26.7.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 200 ze zm.; dalej: PDOFizU), że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Natomiast w odniesieniu do podatku od towarów i usług należy wskazać na fakt, iż wydatki ponoszone na rzecz pracowników i innych osób uprawnionych nie podlegają w ogóle opodatkowaniu VAT. Należy bowiem wskazać, że zgodnie z treścią art. 15 ust. 2 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1221 ze zm.; dalej: VATU) po pojęciem działalności gospodarczej należy rozumieć wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

W świetle przedstawionej definicji można zauważyć, iż działalność socjalna pracodawcy z wykorzystaniem ZFŚS nie wypełnia znamion wskazanych w powyższym artykule. Taki pogląd jest podzielany bezpośrednio przez Ministra Finansów, który w interpretacji ogólnej z 27.5.2013 r., PT1/033/20/831/KSB/12/RD-50859: „działania pracodawcy polegające wyłącznie na dokonywaniu zakupów od osób trzecich, których nabycie w całości następuje ze środków Funduszu (takich jak np. wczasów dla pracowników i emerytów) w celu udostępnienia ich osobom uprawnionym na zasadach wymienionych w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych podejmowane są poza sferą prowadzonej przez pracodawcę działalności gospodarczej. Tym samym czynności te nie są podejmowane przez pracodawcę w charakterze podatnika podatku od towarów i usług.”

Podsumowując, przedsiębiorca dokonując zakupów ze środków ZFŚS nie ma prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Z inną sytuacją będziemy mieli natomiast do czynienia, gdy pracodawca (przedsiębiorca) przeznaczy środki pieniężne zgromadzone na koncie Funduszu na cele sprzeczne z FundŚwSocjU. Otóż jeżeli takie wydatki będą miały związek z czynnościami opodatkowanymi to odliczenie podatku naliczonego od wydatków na koszty reprezentacji będzie możliwe. Stanowisko takie potwierdza NSA w wyroku z 22.11.2012 r., I FSK 52/12, Legalis, gdzie wskazuje: „skarżąca twierdzi, że wydatki z funduszu były przypisane celom związanym z prowadzoną działalnością gospodarczą tj. na reprezentację, reklamę oraz promocję. W takim przypadku, tj. gdyby twierdzenia kasatora znalazły potwierdzenie, źródła finansowania zakupów związanych z działalnością gospodarczą, opodatkowaną VAT (np. środki z ZFŚS) nie przesądzają kwestii prawa do odliczenia podatku należnego. Oznacza to, że sfinansowanie działalności gospodarczej z tychże środków nie wyklucza prawa do odliczenia VAT, bez względu na naganność takiego działania podatnika. Nie ma bowiem regulacji prawnej, która by zabraniała takiego postępowania”.

Podsumowując:

– na gruncie podatków dochodowych wydatki na reprezentację nie są uznawane za koszty podatkowe,

– na gruncie VAT, pomimo złamania FundŚwSocjU, możliwe jest odliczenie podatku naliczonego od wydatków na reprezentację, o ile mają związek z czynnościami opodatkowanymi.

Ewidencja w deklaracjach: W deklaracji VAT-7(17) nabycie towarów i usług pozostałych wykazujemy w poz. 45 wartość netto i w poz. 46 podatek naliczony

(RA)