Operacje na rachunku bankowym nie mogą być ujmowane na podstawie dowodów zastępczych. W tym wypadku jednostka powinna dostarczyć wyciągi bankowe. Jeśli dokonane zostały operacje bankowe, co wynika z innych dowodów, jedyne co może zrobić księgowość, to ująć je na koncie „Środki pieniężne w drodze” do czasu otrzymania wyciągów bankowych. W przypadku, gdy brak wyciągów z winy kontrahenta, jest to podstawa do odmowy podpisania sprawozdania finansowego.
W księgach rachunkowych ujmuje się operacje gospodarcze na podstawie dokumentów źródłowych. W przypadku operacji gospodarczych takimi dowodami są wyciągi bankowe. Nie można księgować operacji gospodarczych dotyczących przepływu środków pieniężnych na podstawie innych dowodów. Jeśli z treści innych dowodów wynika, iż płatność była dokonana z wykorzystaniem rachunku bankowego, to ująć taką operację można na koncie „Środki pieniężne w drodze”.
Zatem jeśli zostały dokonane operacje zapłaty przelewami, to powinny zostać ujęte na koncie „Środki pieniężne w drodze”. Późniejsze otrzymanie wyciągów powinno być księgowane w korespondencji z tym kontem w zakresie operacji, o których już wiemy, i które zostały zrealizowane przelewami. W przypadku operacji, o których takiej wiedzy nie ma, księgowanie następuje bezpośrednio z kontami, których operacje te przeprowadzono. Późniejsze otrzymanie wyciągów nie może być zaksięgowane wstecz. Biuro rachunkowe powinno zaksięgować te operacje wskazując datę ich przeprowadzenia, wynikającą z wyciągu, ale przyporządkowując (data księgowania) do okresu, w którym kontrahent przedstawił dokumenty.
Należy przypomnieć, iż za sprawozdanie finansowe i rachunkowość odpowiada kierownik jednostki (zarząd spółki z o.o.), a biuro rachunkowe – za rzetelne wykonywanie postanowień umowy zgodnie z zasadami współpracy z kontrahentem.
Jeśli biuro rachunkowe nie otrzymało od kontrahenta wyciągów bankowych, nie może księgować operacji na koncie „Rachunek bankowy”. Jeśli z treści innych dowodów wynika, iż płatność została dokonana, to można ująć operację na koncie „Środki pieniężne w drodze”. Wtedy w przyszłości – pod datą księgowania otrzymanego z opóźnieniem wyciągu – ujmuje się taką operację w korespondencji z kontem „Rachunek bankowy”. Na przykład w 2024 r. otrzymano dowód, iż pracownik wpłacił do banku 500 zł. Operacja zostanie ujęta zapisem: Wn „Środki pieniężne w drodze”/Ma „Rozrachunki z pracownikiem”. Transakcja wpłynie więc de facto na stan środków pieniężnych prezentowanych w bilansie, ponieważ konto „Środki pieniężne w drodze” jest prezentowane w pozycji „Środki pieniężne w kasie i na rachunkach bankowych”, ale zaksięgowanie na koncie „Rachunek bankowy” nastąpi dopiero pod datą księgowania wyciągu, czyli w 2025 r.
Jeśli nie ma informacji z innych dowodów, to księgowanie może zostać dokonane dopiero na podstawie wyciągu, czyli np. faktura za zobowiązania pozostaje nierozliczona do czasu uzyskania wyciągu (jeśli płatność według słów kontrahenta nastąpiła poprzez przelew bankowy).
Jeśli jest ustalona tylko część wyciągów, to saldo nie może być uznane za prawidłowe. Należy wykazać to saldo, które wynika z dokumentów i na przykład w informacji dodatkowej wskazać, iż według wyciągu powstało saldo „X”, ale posiadane dokumenty tego nie potwierdzają.
W biurze rachunkowym całą korespondencję (wymianę uwag) należy posiadać na piśmie, np. w mailach archiwizowanych. Najlepiej z zachowaniem ciągłości korespondencji. To jedyny dowód „twardy”, że biuro wywiązywało się ze swojej strony z umowy. Będą wątpliwości co do przekazywania informacji ustnie, telefonicznie.
Warto również przypomnieć, iż za rachunkowość odpowiada kierownik jednostki, a nie biuro rachunkowe.
