Nowy wniosek o uzupełniający urlop macierzyński. Jak wypełnić?
Kto może złożyć wniosek o uzupełniający urlop macierzyński
Zgodnie ze znowelizowanymi przepisami Kodeksu pracy pracownica (należy założyć, że chodzi tu matkę dziecka) albo pracownik – ojciec wychowujący dziecko mają prawo bezpośrednio po wykorzystaniu urlopu macierzyńskiego do uzupełniającego urlopu macierzyńskiego i tym samym do złożenia wniosku o udzielenie takiego urlopu – w przypadku urodzenia dziecka (art. 1802 § 1 Kodeksu pracy; dalej: KP):
- przed ukończeniem 28 tygodnia ciąży lub z masą urodzeniową nie większą niż 1000 g – w wymiarze tygodnia uzupełniającego urlopu macierzyńskiego za każdy tydzień pobytu dziecka w szpitalu do upływu 15 tygodnia po porodzie;
- po ukończeniu 28 tygodnia ciąży i przed ukończeniem 37 tygodnia ciąży oraz z masą urodzeniową większą niż 1000 g – w wymiarze tygodnia uzupełniającego urlopu macierzyńskiego za każdy tydzień pobytu dziecka w szpitalu do upływu 8 tygodnia po porodzie;
- po ukończeniu 37 tygodnia ciąży i pobytu dziecka w szpitalu, pod warunkiem że pobyt dziecka w szpitalu po porodzie będzie wynosił co najmniej 2 kolejne dni, przy czym pierwszy z tych dni będzie przypadał w okresie od 5 do 28 dnia po porodzie – w wymiarze tygodnia uzupełniającego urlopu macierzyńskiego za każdy tydzień pobytu dziecka w szpitalu w okresie od 5 dnia do upływu 8 tygodnia po porodzie.
Przy ustalaniu wymiaru uzupełniającego urlopu macierzyńskiego okresy pobytu dziecka w szpitalu do upływu odpowiednio 8 albo 15 tygodnia po porodzie sumuje się. Niepełny tydzień zaokrągla się w górę do pełnego tygodnia (nowy art. 1802 § 3 KP).
Forma wniosku
Uzupełniający urlop macierzyński jest udzielany jednorazowo na wniosek składany w postaci papierowej lub elektronicznej przez pracownicę albo pracownika – ojca wychowującego dziecko (art. 1802 § 4 KP). W praktyce oznacza to, że wniosek może być złożony w postaci papierowej z własnoręcznym podpisem i dostarczony np. do sekretariatu pracodawcy, jak również w postaci skanu tego dokumentu przesłanego pocztą elektroniczną lub w postaci zwykłego maila, którego treść i załączniki będą spełniały wymagania przewidziane przepisami prawa dla wniosku o taki urlop.
Termin złożenia wniosku
Wniosek o uzupełniający urlop macierzyński składa się w terminie nie krótszym niż 21 dni przed zakończeniem korzystania z urlopu macierzyńskiego. Przykładowo, jeżeli urlop macierzyński kończy się 26.3.2025 r. (czyli w tym dniu następuje zakończenie korzystania z urlopu macierzyńskiego), to żeby uzupełniający urlop rozpoczął się bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, czyli od 27.3.2025 r., wniosek musi być złożony najpóźniej 4.3. 2025 r. (może być złożony także wcześniej). Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika (art. 1802 § 4 KP).
Treść wniosku o udzielenie urlopu
Wniosek o uzupełniający urlop macierzyński, o którym mowa w art. 1802 § 4 KP, o udzielenie pracownicy albo pracownikowi – ojcu wychowującemu dziecko uzupełniającego urlopu macierzyńskiego, zgodnie z przepisami rozporządzenia rodzicielskiego, zawiera:
- imię i nazwisko pracownicy (matki) albo pracownika – ojca wychowującego dziecko;
- termin zakończenia urlopu macierzyńskiego; wynika to wprost z nowego art. 1802 § 5 i 6 Kodeksu pracy i wymaga wskazania konkretnej daty określającej ostatni dzień urlopu macierzyńskiego;
- wskazanie okresu, na który ma być udzielony uzupełniający urlop macierzyński; należy wskazać okres wnioskowanego urlopu, który będzie zgodny z wymiarem określonym przepisami art. 1802 § 1 KP.
Dokumenty dołączane do wniosku o urlop
Do wniosku o uzupełniający urlop macierzyński, zgodnie z przepisami rozporządzenia rodzicielskiego, dołącza się:
- zaświadczenie, o którym mowa w art. 1802 § 5 KP;
- oświadczenie pracownicy albo pracownika – ojca wychowującego dziecko o braku zamiaru korzystania z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego albo z zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi uzupełniającego urlopu macierzyńskiego przez drugiego z rodziców dziecka.
Zaświadczenie, o którym mowa w art. 1802 § 5 KP, zawiera informacje o okresie pobytu dziecka w szpitalu oraz o urodzeniu dziecka:
- przed ukończeniem 28 tygodnia ciąży lub z masą urodzeniową nie większą niż 1000 g;
- po ukończeniu 28 tygodnia ciąży i przed ukończeniem 37 tygodnia ciąży i z masą urodzeniową większą niż 1000 g;
- po ukończeniu 37 tygodnia ciąży.
Należy zauważyć, że z nowego przepisu art. 1802 § 5 KP jasno wynika, że do wniosku o udzielenie uzupełniającego urlopu macierzyńskiego dołącza się zaświadczenie wydane przez szpital, w którym przebywało dziecko dotyczące pobytu dziecka w szpitalu. Spełnienie obowiązku złożenia pracodawcy ww. zaświadczenia przesądzi o udzieleniu uzupełniającego urlopu macierzyńskiego. Jednak nowelizacja Kodeksu pracy ani pozostałych ustaw zmienianych przepisami ustawy z 6.12.2024 r. nie przesądza kto i na jakim formularzu w praktyce miałby takie zaświadczenie wydawać (np. sekretariat szpitala, czy może lekarz położnik lub neonatolog) oraz podpisywać się pod nim.
Wniosek tzw. rodziców adopcyjnych o uzupełniający urlop macierzyński
Powyższe zasady stosuje się odpowiednio również do wniosku pracownika, który przyjął dziecko na wychowanie i wystąpił do sądu opiekuńczego z wnioskiem o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka (art. 183 § 31 KP), o udzielenie uzupełniającego urlopu macierzyńskiego. Jednak w takim przypadku do wniosku pracownika dołącza się także oświadczenie pracownika o dacie przyjęcia dziecka (dzieci) na wychowanie oraz kopię wniosku o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka(dzieci), zawierającego datę urodzenia dziecka (dzieci), z poświadczeniem sądu opiekuńczego o dacie wystąpienia do sądu lub zaświadczenie sądu opiekuńczego o dacie wystąpienia do sądu o przysposobienie dziecka (dzieci), zawierające datę urodzenia dziecka (dzieci), albo kopię prawomocnego orzeczenia sądu opiekuńczego o umieszczeniu dziecka (dzieci) w rodzinie zastępczej, albo kopię umowy cywilnoprawnej zawartej pomiędzy rodziną zastępczą a starostą.
Do wniosków o uzupełniający urlop macierzyński nie dołącza się wskazanych dokumentów, jeżeli dokumenty te znajdują się w aktach osobowych pracownika. W przypadku dołączenia do wniosku kopii wymaganego dokumentu pracownik na żądanie pracodawcy przedkłada oryginał tego dokumentu w celu potwierdzenia jego kopii.
………………………………….
(miejscowość, data)
……………………………………………………….
(imię i nazwisko pracownika)
……………………………………………………………………………..……
(komórka organizacyjna i stanowisko służbowe)
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
(nazwa pracodawcy lub osoby upoważnionej do wykonywania czynności z zakresu prawa pracy)
Wniosek o uzupełniający urlop macierzyński
Uprzejmie proszę udzielenie mi, zgodnie z art. 1802 § 4 Kodeksu pracy, uzupełniającego urlopu macierzyńskiego na okres ……………………………….. (data od – do tj. wskazanie okresu, na który ma być udzielony uzupełniający urlop macierzyński).
Jednocześnie informuję, że termin zakończenia urlopu macierzyńskiego to …………………. (data zakończenia urlopu macierzyńskiego)
………………………………………………….
(podpis pracownika)
Udzielam urlopu:
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
(data i podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej do wykonywania czynności z zakresu prawa pracy)
Załączniki:
- zaświadczenie, o którym mowa w art. 1802 § 5 Kodeksu pracy;
- oświadczenie pracownicy albo pracownika – ojca wychowującego dziecko o braku zamiaru korzystania z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego albo z zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi uzupełniającego urlopu macierzyńskiego przez drugiego z rodziców dziecka;
- (dodatkowo w przypadku pracownika, który przyjął dziecko na wychowanie i wystąpił do sądu opiekuńczego z wnioskiem o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka) oświadczenie pracownika o dacie przyjęcia dziecka (dzieci) na wychowanie oraz kopię wniosku o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka (dzieci), zawierającego datę urodzenia dziecka (dzieci), z poświadczeniem sądu opiekuńczego o dacie wystąpienia do sądu lub zaświadczenie sądu opiekuńczego o dacie wystąpienia do sądu o przysposobienie dziecka (dzieci), zawierające datę urodzenia dziecka (dzieci), albo kopię prawomocnego orzeczenia sądu opiekuńczego o umieszczeniu dziecka (dzieci) w rodzinie zastępczej, albo kopię umowy cywilnoprawnej zawartej pomiędzy rodziną zastępczą a starostą.
Wydatki na zakup rezerwowej kasy fiskalnej jako koszty podatkowe
Posiadanie rezerwowej kasy fiskalnej nie jest obowiązkowe, ale bardzo przydatne w przypadku awarii fiskalnej. Zatem – co do zasady – wydatek na rezerwowe kasy fiskalne jest kosztem podatkowym. Rezerwowa kasa jest taką samą kasą, jak kasa fiskalna rejestrująca sprzedaż. Z pytania wynika, że ta rezerwowa kasa nie została poddana fiskalizacji, a tylko taka kasa nadaje się do użytku. Jeśli ta kasa ma być wykorzystywana w spółce przez okres dłuższy niż rok, to aby ją uznać za środek trwały w rozumieniu art. 16a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: PDOPrU), musi być poddana fiskalizacji. Wówczas – zgodnie z art. 16d ust. 1 PDOPrU – wydatek na jej zakup może być zaliczony jednorazowo do kosztów, jeśli jej wartość nie przekracza 10 000 zł.
Zgodnie z art. 111 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług: „Jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, podatnik jest obowiązany ewidencjonować sprzedaż przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej”. Jeśli ewidencjonowanie sprzedaży przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej jest niemożliwe, podatnik nie może dokonywać sprzedaży. Ustawodawca przewiduje istnienie rezerwowej kasy, choć nie określił takiego obowiązku. Rezerwowa kasa rejestrująca to taka sama kasa jak kasa fiskalna, za pomocą której podatnik dokonuje rejestracji sprzedaży, podlega więc także fiskalizacji (dopiero wówczas można przy jej zastosowaniu dokonywać rejestracji). Skoro kasa nie jest poddana fiskalizacji, to obecnie nie jest zdatna do użytku. Zgodnie z art. 16a ust. 1 PDOPrU amortyzacji podlegają stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:
1) budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
2) maszyny, urządzenia i środki transportu,
3) inne przedmioty
– o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 17a pkt 1 PDOPrU, zwane środkami trwałymi.
Jeśli wartość kasy jest niższa niż 10 000 zł, to zgodnie z art. 16d ust. 1 PDOPrU: „Podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku, o których mowa w art. 16a i 16b, których wartość początkowa określona zgodnie z art. 16g nie przekracza 10 000 zł; wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania”. W tym kontekście – zdaniem Autora – wydatek na kasę rezerwową może być zaliczony do kosztów podatkowych w miesiącu oddania jej do używania.
Zmiana kary ograniczenia wolności na potrącenie z wynagrodzenia
Zgodnie z art. 59 Kodeksu karnego wykonawczego (dalej: KKW), jeżeli w stosunku do skazanego zatrudnionego, zamiast obowiązku wykonywania wskazanej pracy, orzeczono potrącanie określonej części wynagrodzenia za pracę, sąd przesyła odpis orzeczenia zakładowi pracy zatrudniającemu skazanego, podając jednocześnie, na czyją rzecz mają być dokonywane potrącenia, dokąd powinny być wpłacane, oraz wskazując, z jakich składników wynagrodzenia za pracę i w jaki sposób należy ich dokonywać.
Wypłacając wynagrodzenie skazanemu, potrąca się określoną w orzeczeniu część wynagrodzenia i bezzwłocznie przekazuje potrąconą kwotę stosownie do otrzymanych wskazań, zawiadamiając o tym sąd. Koszty związane z przekazywaniem tych kwot odlicza się od dokonywanych potrąceń. Odpis orzeczenia sądu powinien zawierać wskazówki co do tego, z jakich składników wynagrodzenia za pracę i w jaki sposób należy dokonać potrącenia wskazanej części wynagrodzenia. Jeżeli jednak brakuje takiego doprecyzowania, wydaje się, że skoro w KKW nie ma żadnego odwołania do przepisów KP z zakresu ochrony wynagrodzenia, a mowa jest o potrąceniu części wynagrodzenia, a nie potrąceniu „z wynagrodzenia”, w opinii autora należy: obliczyć kwotę do potrącenia stanowiącą 15% całego wynagrodzenia brutto, a następnie potrącić tę kwotę od wynagrodzenia netto (po odliczeniu składek ZUS, podatku, wpłaty na PPK) bez zachowywania kwoty wolnej, chyba że coś innego wynika z orzeczenia sądu – wówczas należy zastosować się do tego orzeczenia. Należy zaznaczyć, że można się spotkać także z odmienną interpretacją w tym zakresie, niemniej jednak większość głosów popiera takie stanowisko.
Jeżeli wpłynęłoby zajęcie, np. sądowe, potrącenie na podstawie KKW powinno być realizowane niezależnie od egzekucji sądowej. Po potrąceniu komorniczym przeprowadzonym zgodnie z przepisami KP, należałoby jeszcze potrącić tę wskazaną część na podstawie orzeczenia sądu, bez zachowywania kwoty wolnej.
Pozycja informacji dodatkowej w sprawozdaniu finansowym
Jeżeli spółka żadnych pożyczek nie udziela, a jedynie zaciąga je u wspólników, pozycja „Informacja o kwotach zaliczek, kredytów, pożyczek i świadczeń o podobnym charakterze udzielonych osobom wchodzącym w skład organów zarządzających, nadzorujących i administrujących jednostki, ze wskazaniem ich głównych warunków, wysokości oprocentowania oraz wszelkich kwot spłaconych, odpisanych lub umorzonych, a także zobowiązań zaciągniętych w ich imieniu tytułem gwarancji i poręczeń wszelkiego rodzaju, ze wskazaniem kwoty ogółem dla każdego z tych organów” – nie wystąpi.
Spółka powinna wpisać w tej pozycji: „Nie dotyczy” lub „Nie występują zaliczki, kredyty, pożyczki i świadczenia o podobnym charakterze udzielone osobom wchodzącym w skład organów zarządzających, nadzorujących i administrujących jednostki” lub „Spółka nie udzieliła w okresie sprawozdawczym i nie posiada udzielonych zaliczek, kredytów, pożyczek i świadczeń o podobnym charakterze udzielonych osobom wchodzącym w skład organów zarządzających, nadzorujących i administrujących jednostki”.
Informacja dodatkowa jest dokumentem, który spółka sporządza dla swoich zdarzeń gospodarczych.
Pod kątem udzielonych i zaciągniętych pożyczek, należy wyodrębnić dwa zdarzenia:
1) spółka udziela pożyczki: w tym zdarzeniu występuje jako pożyczkodawca, należność od pożyczkobiorcy wykazujemy po stronie aktywów, jako należność z tytułu udzielonych pożyczek, długoterminową lub krótkoterminową, zależnie od planu spłaty,
2) spółka otrzymuje pożyczkę (np. od wspólników): w tym zdarzeniu spółka jest pożyczkobiorcą, powstaje zobowiązanie do spłaty, które wykazujemy po stronie pasywów, w pozycji pożyczki długoterminowe lub krótkoterminowe, zależnie od planu spłaty.
Pytanie dotyczy spółki, jako pożyczkobiorcy, gdzie wystąpią zobowiązania wobec wspólników, jako pożyczkodawców.
Pozycja informacji dodatkowej: „Informacja o kwotach zaliczek, kredytów, pożyczek i świadczeń o podobnym charakterze udzielonych osobom wchodzącym w skład organów zarządzających, nadzorujących i administrujących jednostki, ze wskazaniem ich głównych warunków, wysokości oprocentowania oraz wszelkich kwot spłaconych, odpisanych lub umorzonych, a także zobowiązań zaciągniętych w ich imieniu tytułem gwarancji poręczeń wszelkiego rodzaju, ze wskazaniem kwoty ogółem dla każdego z tych organów” dotyczy pożyczek udzielonych przez spółkę, a takich – jak zaznaczono w pytaniu – spółka nie posiada.
Koszty uzyskania przychodu w przypadku aportu nieruchomości do spółki
W przypadku wniesienia aportem nieruchomości do spółki będącej osobą prawną takie zdarzenie spowoduje u podmiotu wnoszącego powstanie przychodu podatkowego. W przypadku, gdy przedmiotem aportu są środki trwałe, wówczas za KUP uznaje się wartość początkową środka trwałego, pomniejszoną o sumę dokonanych odpisów amortyzacyjnych.
Upraszczając, kosztem będzie część niezamortyzowana.
Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych wskazuje, że do przychodów zalicza się m.in. wartość wkładu określoną w statucie lub umowie spółki, a w razie ich braku wartość wkładu określoną w innym dokumencie o podobnym charakterze – w przypadku wniesienia do spółki albo spółdzielni wkładu niepieniężnego. Ponadto w ustawie sprecyzowano, że jeżeli wartość ta jest niższa od wartości rynkowej tego wkładu albo wartość wkładu nie została określona w statucie, umowie albo innym dokumencie o podobnym charakterze, przychodem jest wartość rynkowa takiego wkładu określona na dzień przeniesienia własności przedmiotu wkładu niepieniężnego.
Artykuł 15 ust. 1j ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych stanowi natomiast, że w przypadku objęcia udziałów (akcji) w spółce albo wkładów w spółdzielni w zamian za wkład niepieniężny – na dzień objęcia tych udziałów (akcji) albo wkładów w spółdzielni – ustala się KUP w wysokości wartości początkowej przedmiotu wkładu, zaktualizowanej zgodnie z odrębnymi przepisami, pomniejszonej o dokonaną przed wniesieniem tego wkładu sumę odpisów amortyzacyjnych, jeżeli przedmiotem wkładu niepieniężnego są środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne.
Z przepisów wprost zatem wynika, że w przypadku wniesienia przez podatnika CIT aportem do innej spółki będącej podatnikiem CIT nieruchomości stanowiących środek trwały, do KUP z takiej transakcji podatnik wnoszący będzie mógł zaliczyć niezamortyzowaną część wnoszonych środków trwałych.
Podmioty powiązane na podstawie przepisów ustawy o CIT
W analizowanym przypadku wspólnik pełniący jednocześnie funkcję członka zarządu i spółka są podmiotami powiązanymi, więc wszelkie transakcje dokonywane pomiędzy nimi stanowią transakcje pomiędzy podmiotami powiązanymi, wobec czego są oni (wspólnik i spółka) zobowiązani do stosowania przepisów rozdziału 1a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: PDOPrU): „Ceny transferowe”.
Zgodnie z art. 11a ust. 1 pkt 4 lit. a PDOPrU: „Ilekroć w niniejszym rozdziale jest mowa o podmiotach powiązanych – oznacza to podmioty, z których jeden podmiot wywiera znaczący wpływ na co najmniej jeden inny podmiot”.
Zgodnie z art. 11a ust. 2 PDOPrU: „Przez wywieranie znaczącego wpływu, o którym mowa w ust. 1 pkt 4 lit. a i b, rozumie się:
1) posiadanie bezpośrednio lub pośrednio co najmniej 25%:
a) udziałów w kapitale lub
b) praw głosu w organach kontrolnych, stanowiących lub zarządzających, lub
c) udziałów lub praw do udziału w zyskach, stratach, lub majątku, lub ich ekspektatywy, w tym jednostek uczestnictwa i certyfikatów inwestycyjnych, lub,
2) faktyczną zdolność osoby fizycznej do wpływania na podejmowanie kluczowych decyzji gospodarczych przez osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, lub
3) pozostawanie w związku małżeńskim albo występowanie pokrewieństwa lub powinowactwa do drugiego stopnia”.
Mając na względzie, że wspólnik posiada 33% udziałów w spółce i jednocześnie pełni funkcję członka zarządu spółki, to należy uznać, że wywiera znaczący wpływ na spółkę, zatem spółka i wspólnik spełniają definicję podmiotów powiązanych.
EROD przyjmuje oświadczenie w sprawie zasad dotyczących przetwarzania danych z uwzględnieniem wieku
Posiedzenie Europejskiej Rady Ochrony Danych (EROD) – luty 2025
Bruksela, 12 lutego – podczas posiedzenia plenarnego zorganizowanego w lutym 2025 r. Europejska Rada Ochrony Danych (EROD) przyjęła oświadczenie w sprawie zapewnienia wieku i postanowiła utworzyć Grupę zadaniową ds. egzekwowania prawa AI. Ponadto EROD przyjęła również zalecenia dotyczące Światowego Kodeksu Antydopingowego Światowej Agencji Antydopingowej na 2027 rok.
Oświadczenie w sprawie zapewnienia wieku
W oświadczeniu w sprawie zapewnienia wieku EROD wymienia dziesięć zasad zgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych przy określaniu wieku lub przedziału wiekowego danej osoby. Celem tego oświadczenia jest zapewnienie spójnego europejskiego podejścia do weryfikacji wieku, które ma chronić małoletnich, jednocześnie przestrzegając zasad ochrony danych osobowych.
Przewodnicząca EROD, Anu Talus, podkreśliła: „Zapewnienie wieku ma zasadnicze znaczenie dla zagwarantowania, że dzieci nie będą miały dostępu do treści nieodpowiednich dla ich wieku. Jednocześnie metoda weryfikacji wieku musi być jak najmniej inwazyjna, a dane osobowe dzieci muszą być chronione. Zasady przedstawione przez EROD pomogą branży ocenić wiek danej osoby w sposób zgodny z zasadami ochrony danych, jednocześnie chroniąc dobro dzieci”.
EROD współpracuje także z Komisją Europejską w zakresie weryfikacji wieku, szczególnie w kontekście grupy roboczej ds. aktu o usługach cyfrowych (DSA).
Grupa zadaniowa ds. egzekwowania prawa AI
Podczas posiedzenia plenarnego EROD postanowiła rozszerzyć zakres Grupy zadaniowej ds. ChatGPT o egzekwowanie przepisów dotyczących sztucznej inteligencji. Członkowie EROD podkreślili również potrzebę koordynacji działań organów nadzorczych w odniesieniu do pilnych, wrażliwych kwestii. W tym celu utworzą zespół szybkiego reagowania.
Przewodnicząca EROD Anu Talus stwierdziła: „RODO to ramy prawne, które promują odpowiedzialne innowacje. RODO zostało zaprojektowane w celu utrzymania wysokich standardów ochrony danych przy jednoczesnym pełnym wykorzystaniu potencjału innowacji, takich jak sztuczna inteligencja, z korzyścią dla naszej gospodarki. Grupa zadaniowa ds. egzekwowania prawa AI i przyszły zespół szybkiego reagowania odegrają kluczową rolę w zapewnieniu tej równowagi, koordynując działania organów nadzorczych i wspierając je w poruszaniu się po złożoności sztucznej inteligencji przy jednoczesnym przestrzeganiu silnych zasad ochrony danych”.
Zalecenia dotyczące Światowego Kodeksu Antydopingowego na 2027 rok
Podczas posiedzenia plenarnego EROD przyjęła również zalecenia dotyczące Światowego Kodeksu Antydopingowego na 2027 rok, opracowanego przez Światową Agencję Antydopingową. W procesie przetwarzania danych osobowych w celach antydopingowych niezbędne jest poszanowanie ochrony danych osobowych sportowców, w tym przetwarzanie wrażliwych danych, takich jak dane dotyczące zdrowia pochodzące z próbek biologicznych.
Głównym celem EROD jest ocena zgodności Kodeksu Antydopingowego Światowej Agencji Antydopingowej i Międzynarodowego Standardu Ochrony Danych z RODO. Kodeks oraz standardy powinny zapewniać, że krajowe organizacje antydopingowe będą przestrzegały standardów równoważnych z RODO przy przetwarzaniu danych osobowych w celach antydopingowych.
Kluczowe zasady ochrony danych osobowych
Zalecenia EROD koncentrują się na kluczowych zasadach ochrony danych, takich jak potrzeba odpowiedniej podstawy prawnej do przetwarzania danych osobowych oraz ograniczenia celu przetwarzania. Ponadto, osoby fizyczne muszą być w pełni informowane o przetwarzaniu ich danych osobowych oraz mieć możliwość skutecznego korzystania ze swoich praw.
Źródło: https://uodo.gov.pl
AI a prawa człowieka – jak zapobiegać dyskryminacji w zatrudnieniu?
Systemy AI w procesach rekrutacyjnych
Unia Europejska, dostrzegając te wyzwania, przyjęła Rozporządzenie 2024/1689, zwane AI Act, którego pierwsze przepisy obowiązują od 2.2.2025 r. Celem tego rozporządzenia jest ustanowienie jednolitych ram prawnych dla rozwoju i stosowania AI w państwach członkowskich, z uwzględnieniem ochrony praw podstawowych, w tym przeciwdziałania dyskryminacji w zatrudnieniu. AI Act klasyfikuje systemy AI według poziomu ryzyka i nakłada na dostawców oraz użytkowników określone obowiązki, zwłaszcza w przypadku systemów wysokiego ryzyka, do których zalicza się m.in. te stosowane w procesach rekrutacyjnych. Jest to związane z ich specyfiką i zastosowaniem.
AI w rekrutacji i zarządzaniu pracownikami – wysokie ryzyko zgodnie z AI Act
Zgodnie z Załącznikiem III ust. 4 lit. a) i b) do AI Act systemy AI wykorzystywane w zatrudnieniu są zaliczane do systemów wysokiego ryzyka, jeżeli spełniają poniższe kryteria:
a) systemy AI przeznaczone do wykorzystywania do celów rekrutacji lub wyboru osób fizycznych, w szczególności do celów umieszczania ukierunkowanych ogłoszeń o pracę, analizowania i filtrowania podań o pracę oraz do oceny kandydatów;
b) systemy AI przeznaczone do wykorzystywania do celów podejmowania decyzji wpływających na warunki stosunków pracy, decyzji o awansie lub rozwiązaniu umownego stosunku pracy, przydzielania zadań w oparciu o indywidualne zachowanie lub cechy osobowości lub charakter lub do monitorowania lub oceny wydajności i zachowania osób pozostających w takich stosunkach.
Pracodawca powinien zapewnić o realizacji elementów takich jak:
- Przejrzystość: Pracodawcy są zobowiązani informować kandydatów o stosowaniu AI w procesie rekrutacji oraz o głównych parametrach działania takich systemów.
- Nadzór ludzki: Decyzje podejmowane przez AI powinny być monitorowane przez odpowiednio przeszkolonych pracowników, którzy mają możliwość interwencji w przypadku wykrycia nieprawidłowości.
- Ocena ryzyka: Przed wdrożeniem systemu AI pracodawcy muszą przeprowadzić analizę ryzyka pod kątem potencjalnej dyskryminacji i wdrożyć środki zapobiegawcze.
Zakaz wszelkiej dyskryminacji w stosowaniu AI
Ponadto, Karta Praw Podstawowych Unii Europejskiej zakazuje wszelkiej dyskryminacji, w tym ze względu na rasę, pochodzenie etniczne, religię, przekonania, niepełnosprawność, wiek czy orientację seksualną. Wykorzystanie AI w sposób naruszający te prawa może prowadzić do odpowiedzialności pracodawcy. Warto mieć na względzie, że proces rekrutacyjny jest obarczony ryzykiem podejmowania zautomatyzowanych decyzji faworyzujących określone grupy społeczne. Rekrutacja pracowników powinna być oparta jedynie o obiektywne przesłanki umożliwiające selekcję, takie jak wykształcenie, kwalifikacje czy doświadczenie zawodowe.
W Polsce trwają prace nad dostosowaniem krajowego prawa do wymogów AI Act. Proponowane zmiany w ustawie o związkach zawodowych przewidują obowiązek informowania przedstawicieli pracowników o funkcjonowaniu algorytmów i systemów AI wpływających na warunki zatrudnienia. Takie działania mają na celu zwiększenie transparentności i umożliwienie skutecznego monitorowania potencjalnych naruszeń praw pracowniczych.
Podsumowanie
Aby zapobiegać dyskryminacji w zatrudnieniu związanej z wykorzystaniem AI, niezbędne jest:
- Wprowadzenie i egzekwowanie stosowania odpowiednich regulacji prawnych, takich jak AI Act, które określają obowiązki pracodawców i dostawców systemów AI.
- Zapewnienie przejrzystości w stosowaniu AI poprzez informowanie kandydatów i pracowników o wykorzystaniu takich technologii oraz zasadach ich działania.
- Monitorowanie i audytowanie systemów AI w celu wykrywania i eliminowania potencjalnych uprzedzeń i dyskryminujących praktyk.
- Szkolenie personelu odpowiedzialnego za rekrutację i zarządzanie zasobami ludzkimi w zakresie etycznego i zgodnego z prawem wykorzystania AI.
Tylko poprzez skoordynowane działania legislacyjne, organizacyjne i edukacyjne możliwe jest skuteczne przeciwdziałanie dyskryminacji w obszarze zatrudnienia w erze rosnącego wpływu sztucznej inteligencji.
Czas trwania szkolenia bhp dla służby bhp i innych osób realizujących jej zadania
Szkolenie w dziedzinie bhp osób będących pracodawcami oraz pracowników służby bhp prowadzą jednostki organizacyjne, prowadzące działalność szkoleniową w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy.
Szkolenie dla pracowników służby bhp
Cel
Celem szkolenia pracowników służby bhp oraz osób realizujących jej zadania, jest aktualizacja i uzupełnienie wiedzy i umiejętności w szczególności z zakresu:
- przepisów prawnych dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy,
- analizy i oceny zagrożeń oraz metod oceny ryzyka związanego z tymi zagrożeniami,
- organizacji i metod kształtowania bezpiecznych i higienicznych warunków pracy
– a także pomoc w rozwiązywaniu trudnych problemów z dziedziny bezpieczeństwa i higieny pracy.
Forma
Szkolenie powinno być zorganizowane w formie kursu lub seminarium albo samokształcenia kierowanego, z uwzględnieniem ćwiczeń oraz z wykorzystaniem odpowiednich pomocy dydaktycznych, w szczególności:
- filmów,
- tablic,
- folii do wyświetlania informacji,
- programów komputerowych,
- materiałów do ćwiczeń.
Uczestnicy szkolenia organizowanego w formie samokształcenia kierowanego powinni otrzymać materiały umożliwiające przyswojenie problematyki objętej programem szkolenia (np. skrypty, przepisy prawne, zestawy ćwiczeń z instrukcjami, zestawy pytań kontrolnych).
Tematyka i czas
Zakres tematyczny:
1. Wybrane regulacje prawne z zakresu prawa pracy dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy, z omówieniem źródeł prawa międzynarodowego (dyrektyw WE, konwencji MOP) (5 godz.):
a) przepisy dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy,
b) przepisy dotyczące ochrony pracy kobiet i młodocianych,
c) problemy związane z interpretacją niektórych przepisów.
2. Problemy ergonomii w kształtowaniu warunków pracy (2 godz.).
3. Metody identyfikacji, analizy i oceny zagrożeń oraz oceny ryzyka związanego z tymi zagrożeniami (5 godz.):
a) zagrożenia wypadkowe,
b) hałas i drgania mechaniczne,
c) szkodliwe czynniki chemiczne oraz pyły,
d) czynniki biologiczne,
e) promieniowanie podczerwone, jonizujące, nadfioletowe,
f) pola elektromagnetyczne,
g) energia elektryczna i elektryczność statyczna,
h) mikroklimat środowiska pracy,
i) oświetlenie pomieszczeń pracy i stanowisk pracy,
j) zagrożenia pożarowe i wybuchowe,
k) zagrożenia w transporcie wewnątrzzakładowym oraz przy składowaniu materiałów.
4. Metody likwidacji lub ograniczenia oddziaływania na pracowników czynników szkodliwych dla zdrowia, uciążliwych i niebezpiecznych występujących w procesach pracy (4 godz.).
5. Nowoczesne rozwiązania techniczno-organizacyjne wpływające na poprawę bezpieczeństwa i higieny pracy, w tym (2 godz.):
a) urządzenia wentylacyjno-klimatyzacyjne,
b) urządzenia zabezpieczające,
c) środki ochrony indywidualnej.
6. Ustalanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy (z uwzględnieniem programów komputerowych) (4 godz., w tym 2 godz. ćwiczeń).
7. Analiza przyczyn wybranych wypadków przy pracy i związana z nimi profilaktyka (2 godz.).
8. Nowoczesne metody pracy służby bhp (2 godz.).
9. Nowoczesne metody szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (3 godz., w tym 2 godz. ćwiczeń).
10. Zasady postępowania w razie wypadku w czasie pracy i w sytuacjach zagrożeń (np. pożaru, awarii), w tym zasady udzielania pierwszej pomocy w razie wypadku (1 godz.).
11. Problemy ochrony przeciwpożarowej oraz ochrony środowiska naturalnego (2 godz.).
Razem to minimum 32 godz. (w tym 4 godz. ćwiczeń). Przy czym: 1 godz. = 45 min., szczegółowy program szkolenia powinien uwzględniać przepisy dotyczące przemysłu (działalności), z którego wywodzą się uczestnicy szkolenia.
Pracodawca wykonujący zadania służby bhp
Tematyka i czas
Natomiast w przypadku, gdy pracodawca będzie wykonywał zadania służby bhp, to szkolenie powinno obejmować:
1. Regulacje prawne z zakresu prawa pracy dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy, z omówieniem źródeł prawa międzynarodowego (dyrektyw WE, konwencji MOP) (8 godz.):
a) źródła prawa pracy, w tym z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy,
b) prawa i obowiązki pracowników i pracodawców w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz odpowiedzialność za naruszenie przepisów lub zasad bhp,
c) ochrona pracy kobiet i młodocianych,
d) profilaktyczna ochrona zdrowia pracowników,
e) szkolenie w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy,
f) ogólne i szczegółowe*) przepisy dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy,
g) świadczenia z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych oraz z tytułu pracy w warunkach szkodliwych dla zdrowia i uciążliwych,
h) system oceny zgodności wyrobów, z uwzględnieniem wymagań bezpieczeństwa i ochrony zdrowia pracowników,
i) nadzór i kontrola warunków pracy.
2. Ergonomia w kształtowaniu warunków pracy (ergonomia koncepcyjna i korekcyjna) (5 godz.).
3. Metody identyfikacji, analizy i oceny zagrożeń oraz oceny ryzyka związanego z tymi zagrożeniami (10 godz.):
a) zagrożenia wypadkowe,
b) hałas i drgania mechaniczne,
c) szkodliwe czynniki chemiczne oraz pyły,
d) czynniki biologiczne
e) promieniowanie podczerwone, jonizujące, nadfioletowe,
f) pola elektromagnetyczne,
g) energia elektryczna i elektryczność statyczna,
h) mikroklimat środowiska pracy,
i) oświetlenie pomieszczeń pracy i stanowisk pracy,
j) zagrożenia pożarowe i wybuchowe,
k) zagrożenia w transporcie wewnątrzzakładowym oraz składowaniu materiałów.
4. Metody likwidacji lub ograniczenia oddziaływania na pracowników czynników szkodliwych dla zdrowia, uciążliwych i niebezpiecznych występujących w procesach pracy (15 godz.).
5. Wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy dla budynków i pomieszczeń pracy oraz wymagania dla pomieszczeń i urządzeń higieniczno-sanitarnych (3 godz.).
6. Ustalanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy i chorób zawodowych (5 godz., w tym 2 godz. ćwiczeń).
7. Analiza przyczyn wybranych wypadków przy pracy i chorób zawodowych i związana z nimi profilaktyka (2 godz.).
8. Zadania i uprawnienia służby bezpieczeństwa i higieny pracy oraz metody pracy tej służby (6 godz., w tym 2 godz.).
9. Organizacja i metody szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz popularyzacja problematyki bhp (4 godz., w tym 2 godz. ćwiczeń).
10. Zasady postępowania w razie wypadku w czasie pracy i w sytuacjach zagrożeń (np. pożaru, awarii), w tym zasady udzielania pierwszej pomocy w razie wypadku (3 godz.)
11. Problemy ochrony przeciwpożarowej oraz ochrony środowiska naturalnego (3 godz.)
Razem to minimum 64 godz. (w tym 6 godz. ćwiczeń). Przy czym: (1 godz. = 45 min.) oraz szczegółowy program szkolenia powinien uwzględniać problematykę i przepisy dotyczące przemysłu (działalności), z którego wywodzą się uczestnicy szkolenia.
Obowiązek posiadania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towarów i usług
W aktualnym stanie prawnym nie ma wymogu zamieszczania na fakturach i fakturach korygujących popisu nabywcy towaru i usługi (kontrahenta).
Sprzedawca, aby nabyć uprawnienie do obniżenia podstawy opodatkowania w przypadku faktur korygujących „in minus”, nie musi obecnie posiadać potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę. Niezbędne jest natomiast zgromadzenie dokumentów, z których bezsprzecznie będzie wynikać, że nabywca zna warunki korekty transakcji, uzgodnił te warunki ze sprzedawcą, a warunki te się spełniły.
Można zaryzykować stwierdzenie, że niniejsza dokumentacja zastępuje niejako podpis kontrahenta na fakturze korygującej.
Żaden z przepisów ustawy o podatku od towarów i usług nie wprowadza obowiązku umieszczania na fakturach i fakturach korygujących popisu nabywcy towaru i usługi.
Zgodnie z art. 29a ust. 13–15 ustawy o podatku od towarów i usług obniżenia podstawy opodatkowania w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą, pod warunkiem, że z posiadanej przez tego podatnika dokumentacji wynika, że uzgodnił on z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług określone w fakturze korygującej oraz warunki te zostały spełnione, a faktura ta jest zgodna z posiadaną dokumentacją. W przypadku, gdy w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca, podatnik nie posiada dokumentacji, o której mowa w zdaniu pierwszym, obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje za okres rozliczeniowy, w którym dokumentację tę uzyskał.
Warunku posiadania dokumentacji nie stosuje się w przypadku:
1) eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
2) dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju,
3) sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, usług dystrybucji gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 24–37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy o podatku od towarów i usług,
4) wystawienia faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej.
Przytoczone regulacje dowodzą, że przesłanką ujęcia korekty sprzedaży w rozliczeniach podatkowych dostawcy towaru (usługodawcy) jest zgromadzenie stosownej dokumentacji, świadczącej o uzgodnieniu i spełnieniu się warunków korekty.
Zaznaczyć jednak trzeba, że w poprzednim stanie prawnym obniżenie podstawy opodatkowania uwarunkowane było posiadaniem potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez kontrahenta. Najczęściej potwierdzenie otrzymania faktury równoznaczne było z otrzymaniem przez sprzedawcę pisemnego potwierdzenia odbioru faktury korygującej (w osobnym dokumencie lub na samej fakturze korygującej), niekiedy ze wskazaniem daty odbioru dokumentu korygującego przez nabywcę. W dniu dzisiejszym podpis na fakturze korygującej nie rodzi po stronie sprzedawcy uprawnienia do zmniejszenia wartości dokonanej sprzedaży oraz podatku należnego.
Podpis nabywcy towarów i usług na fakturze korygującej może co najwyżej wywoływać określone skutki cywilnoprawne. Na gruncie VAT może świadczyć o autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury korygującej.
