Odsetki od zaległości czynszowych z tytułu najmu lokalu użytkowego
Jeżeli umowa najmu jest zawarta między przedsiębiorcami w ramach prowadzonej przez nich działalności gospodarczej, wówczas zastosowanie znajdą przepisy ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. W innym przypadku zastosowanie będą miały ustawowe odsetki za opóźnienie.
Przepisy ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych mają zastosowanie m.in. do transakcji handlowych, których wyłącznymi stronami są przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy prawo przedsiębiorców czy też osoby wykonujące wolny zawód. Transakcją handlową jest natomiast umowa, której przedmiotem jest odpłatna dostawa towaru lub odpłatne świadczenie usługi, jeżeli strony tej umowy zawierają ją w związku z wykonywaną działalnością gospodarczą.
Jeśli zatem najem lokalu użytkowego jest świadczony przez przedsiębiorcę na rzecz innego przedsiębiorcy i odbywa się to w ramach prowadzonej przez obie strony działalności gospodarczej, wówczas zastosowanie znajdą przepisy powyższej ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. W przeciwnym wypadku (np. gdy jedna ze stron nie jest przedsiębiorcą lub najem nie jest związany z prowadzoną działalnością gospodarczą), wówczas zastosowanie powinny znaleźć ustawowe odsetki za opóźnienie.
Brak wskazania miejsca pracy w umowie o pracę
Informacja o warunkach zatrudnienia nie jest właściwym miejscem do ustalania istotnych elementów umowy o pracę. Ustalenie brakujących w umowie o pracę postanowień dotyczących miejsca świadczenia pracy i wymiaru etatu powinno nastąpić przez zawarcie przez strony porozumienia (aneksu) zmieniającego treść tej umowy.
Elementy umowy o pracę można podzielić na elementy obowiązkowe i fakultatywne. Elementy obowiązkowe określa art. 22 § 1 Kodeksu pracy oraz art. 29 § 1 Kodeksu pracy. Należą do nich: określenie stron umowy, adres siedziby pracodawcy, rodzaj umowy i data jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, tj.: rodzaj pracy, miejsce lub miejsca jej wykonywania, wymiar czasu pracy, dzień rozpoczęcia pracy, wynagrodzenie za wykonywanie pracy. Elementy te uważane są za minimalną treść umowy o pracę. Brak w umowie niektórych z nich nie wpływa najczęściej na istnienie stosunku pracy. Za najważniejszy element, bez którego umowa o pracę nie zostałaby skutecznie zawarta, uznaje się rodzaj pracy. Trudno bowiem przyjąć, że strony uzgodniłyby wykonywanie jakiejkolwiek pracy nieznanej im w chwili zawierania umowy. Pozostałe obowiązkowe warunki umowy nie mają takiego znaczenia dla jej bytu. Ich brak może powodować – w razie zaistnienia wątpliwości lub sporu – konieczność uzupełnienia treści umowy w oparciu o analizę zamiaru stron wyrażanego przy zawieraniu umowy lub w drodze domniemania. Na przykład, jeśli zatrudnienie dotyczy laboranta, to naturalne jest przyjęcie, że miał on świadczyć pracę w laboratorium należącym do pracodawcy.
W przypadku gdy w umowie o pracę nie określono miejsca wykonywania pracy, przyjmuje się, że miejscem tym jest siedziba pracodawcy, natomiast gdy nie określono wymiaru czasu pracy – przyjmuje się, że pracownik został zatrudniony w pełnym wymiarze. Ustalenia te potwierdza najczęściej praktyka wykonywania pracy, ponieważ od pierwszego dnia pracy pracownik jest kierowany – przede wszystkim poleceniem ustnym – na określone stanowisko i wykonuje pracę przez określony czas. Nie powinien mieć więc wątpliwości jakie jest jego miejsce pracy, czy jakim wymiarem czasu pracy jest objęty. Dla rozwiania wątpliwości strony mogą jednak potwierdzić ustne ustalenia w formie decyzji pracodawcy – pisemnego polecenia dotyczącego pracy.
Jeśli strony, w celu wyeliminowania potencjalnych wątpliwości (np. dotyczących ponoszenia kosztu dojazdu do różnych siedzib pracodawcy i jego klientów), chciałby uzupełnić umowę o pracę o jej brakujące obowiązkowe elementy, takie jak określenie miejsca pracy lub obejmującego pracownika wymiaru czasu pracy, to powinny skorzystać ze standardowych procedur prawa pracy przeznaczonych dla zmiany treści umowy o pracę. W stanie faktycznym pytania najlepszym rozwiązaniem wydaje się sporządzenie aneksu (porozumienia zmieniającego), który rozszerzałby treść umowy o pracę o omawiane elementy. Natomiast informacja o warunkach zatrudnienia nie jest miejscem na kształtowanie treści stosunku pracy. Pracodawca potwierdza w niej fakty mające znaczenie dla stosunku pracy, jednak nie kreuje nowych praw i obowiązków stron umowy o pracę. Dlatego ewentualne wpisanie do informacji o warunkach zatrudnienia miejsca świadczenia pracy miałoby znaczenie jako potwierdzające świadomość stron co do ustalonego ustnie miejsca pracy, jednak mogłoby być wytknięte przez PIP jako błąd i wskazane do poprawy. Dlatego wydaje się, że miejsce pracy lepiej od razu wskazać w dokumencie przeznaczonym do tego zgodnie z przepisami prawa pracy, tj. w treści umowy o pracę.
Paragon z NIP jako koszt podatkowy
W przypadku paragonu z NIP na kwotę, która przekracza 450 zł, przedsiębiorca ma prawo żądać wystawienia zwykłej faktury. Jednakże brak tej faktury nie wyklucza prawa podatnika do zaewidencjonowania wydatku na potrzeby podatku dochodowego. Podatnik, który nie może uzyskać faktury potwierdzającej transakcję, może ująć wydatek w kosztach podatkowych na podstawie samego paragonu z NIP, o ile dokument ten zostanie uzupełniony co najmniej o informacje dotyczące nabywcy. Podatnicy mogą zaliczać do kosztów uzyskania przychodów wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wydatków wyłączonych z tych kosztów na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o CIT oraz art. 23 ust. 1 ustawy o PIT. Dodatkowym warunkiem zarachowania wydatku w kosztach jest jego właściwe udokumentowanie.
Nie ulega wątpliwości, że podstawą ujęcia wydatku w kosztach jest zawsze faktura otrzymana przez podatnika, w tym faktura uproszczona, czyli paragon z NIP, w którym kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro (art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT). Dla paragonów z NIP nieprzekraczających kwoty 450 zł nie wystawia się dodatkowych faktur. Tego rodzaju dokumenty są podstawą ujęcia wydatku w ewidencji rachunkowej i podatkowej. W przypadku paragonów z NIP o wyższej wartości, podatnik będący przedsiębiorcą ma prawo żądać wystawienia zwykłej faktury zwierającej pełne jego dane. W tym przypadku wystawiona faktura do paragonu z NIP jest właściwym dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatku.
Brak faktury do paragonu z NIP na kwotę powyżej 450 zł nie wyklucza jednak prawa przedsiębiorcy do zaewidencjonowania wydatku udokumentowanego tym paragonem w kosztach podatkowych. Zgodnie z art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej za dowód należy dopuścić każde źródło, które może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy i nie jest sprzeczne z prawem. Moc dowodową posiadają wszelkie dokumenty potwierdzające wysokość poniesionego kosztu. Ocena, czy koszt jest wiarygodnie udokumentowany, wymaga zawsze indywidualnej analizy, którą przeprowadzi organ podatkowy w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej.
W konsekwencji należy stwierdzić, że podatnik, który nie może uzyskać od sprzedawcy faktury potwierdzającej transakcję udokumentowaną paragonem z NIP (na kwotę przekraczającą 450 zł brutto), ma prawo ująć wydatek związany z prowadzoną działalnością gospodarczą w kosztach podatkowych na podstawie tego paragonu, uzupełnionego dodatkowo przynajmniej o informacje dotyczące nabywcy (zgodnie z wymogami prowadzonej ewidencji rachunkowej).
Uznanie zdarzenia zaistniałego przed odbiciem czytnika czasu za wypadek przy pracy
W zależności od okoliczności danego zdarzenia wypadek, do którego doszłoby jeszcze przed odbiciem przez pracownika karty pracy na czytniku czasu pracy, mógłby zostać uznany za wypadek przy pracy lub nie.
Stosownie do postanowień art. 3 ust. 1 ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, za wypadek przy pracy uważa się nagłe zdarzenie wywołane przyczyną zewnętrzną powodujące uraz lub śmierć, które nastąpiło w związku z pracą:
1) podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika zwykłych czynności lub poleceń przełożonych;
2) podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika czynności na rzecz pracodawcy, nawet bez polecenia;
3) w czasie pozostawania pracownika w dyspozycji pracodawcy w drodze między siedzibą pracodawcy a miejscem wykonywania obowiązku wynikającego ze stosunku pracy.
Sposób i tryb postępowania przy ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz sposób ich dokumentowania określają przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z 1.7.2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy (Dz.U. Nr 105, poz. 870) lub – w przypadku umowy zlecenia – rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23.1.2022 r. w sprawie trybu uznawania zdarzenia powstałego w okresie ubezpieczenia wypadkowego za wypadek przy pracy, kwalifikacji prawnej zdarzenia, wzoru karty wypadku i terminu jej sporządzenia (Dz.U. z 2022 r. poz. 223).
Przepisy bhp nie przesądzają jednoznacznie, czy oraz kiedy zdarzenie, które miało miejsce na terenie zakładu pracy, należy zakwalifikować jako wypadek przy pracy. Decydujące będzie ustalenie, czy poszkodowany pozostawał w związku z pracą, a zatem w kręgu spraw związanych z zakładem pracy. W wyroku z 20.11.2014 r. (I UK 120/14, Leglis) Sąd Najwyższy stwierdził, że analizując charakter czynności, podczas których nastąpiło dane zdarzenie, istotne znaczenie ma ich związek z prawnie i życiowo uzasadnioną istotą stosunku pracy. Nie chodzi wyłącznie o czynności pozostające w bezpośrednim związku z wykonywaniem pracy, ale również o życiowo normalne czynności towarzyszące świadczeniu pracy. Do nich zaś należy np. pokonanie przestrzeni – od wejścia na teren zakładu pracy do miejsca wykonywania pracy, jak też z odwrotnie – od miejsca wykonywania pracy do wyjścia z zakładu pracy. Zdaniem Sądu Najwyższego aktualny pozostaje pogląd wyrażony w uzasadnieniu uchwały z 19.9.1979 r. (III PZP 7/79, Legalis), zgodnie z którym w pojęciu wykonywania „zwykłych czynności” mieszczą się również takie, jak dojście pracownika do stanowiska pracy, czynności poprzedzające i następujące po czynnościach produkcyjnych oraz inne czynności podejmowane przez pracownika w miejscu pracy, które nie są wprawdzie skierowane bezpośrednio na wykonywanie pracy, lecz służą pośrednio wypełnieniu obowiązków pracowniczych i są usprawiedliwione faktem przebywania pracownika w zakładzie pracy. Należą do nich przebranie się w ubiór roboczy, ochronny, a nawet pozostawienie garderoby w szatni, spożycie posiłku, udanie się do biura celem załatwienia spraw administracyjnych itp. Są to czynności niemające bezpośredniego związku z wykonywaniem pracy, ale prawnie i życiowo uzasadnione istotą stosunku pracy.
Mając na uwadze powyższe, jeśli pracownik znajduje się na terenie zakładu i kieruje się np. do szatni pracowniczej w celu przebrania w strój roboczy i w tym czasie ulegnie wypadkowi, to zdarzenie to można rozpatrywać w kategorii wypadku przy pracy, nawet jeśli nie odbił się jeszcze na czytniku czasu pracy.
Ochrona danych osobowych wspólników w nazwie spółki jawnej
Tak, dane zawarte w nazwie (firmie) spółki jawnej, obejmujące nazwiska wspólników, w połączeniu z informacjami dotyczącymi zadłużenia tej spółki, powinny być traktowane jako dane osobowe, podlegające ochronie na gruncie RODO. Udostępnienie przez administratora korespondencji dotyczącej zadłużenia spółki podmiotowi nieuprawnionemu stanowi naruszenie ochrony danych osobowych, ponieważ pozwala na powiązanie konkretnej osoby fizycznej (wspólnika) z informacją o jej sytuacji ekonomicznej (zadłużenie spółki, za które wspólnik odpowiada całym swoim majątkiem).
Zgodnie z art. 4 pkt 1 RODO „dane osobowe” oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Możliwość identyfikacji istnieje wtedy, gdy daną osobę można zidentyfikować bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności na podstawie identyfikatorów, takich jak imię i nazwisko. Kluczową przesłanką dla uznania danej informacji za daną osobową jest zatem możliwość jej powiązania z konkretną osobą fizyczną.
W kontekście spółki jawnej art. 24 § 1 Kodeksu spółek handlowych stanowi, że firma spółki powinna zawierać nazwiska lub firmy (nazwy) wszystkich wspólników albo nazwisko albo firmę (nazwę) jednego albo kilku wspólników oraz dodatkowe oznaczenie „spółka jawna”. Oznacza to, że nazwisko wspólnika jest obligatoryjnym elementem firmy spółki. Już samo nazwisko, jako informacja umożliwiająca identyfikację osoby fizycznej, stanowi daną osobową.
Przetwarzanie tych danych staje się jeszcze bardziej wrażliwe, gdy nazwa spółki jawnej jest łączona z innymi informacjami, takimi jak dane o zadłużeniu. W opisanym stanie faktycznym udostępniono korespondencję dotyczącą zadłużenia spółki. Z uwagi na charakter prawny spółki jawnej, w której wspólnicy odpowiadają za zobowiązania spółki bez ograniczenia, całym swoim majątkiem (subsydiarnie wobec spółki), informacja o zadłużeniu spółki jest jednocześnie informacją o sytuacji majątkowej jej wspólników. Ujawnienie takich danych osobie nieuprawnionej prowadzi do zidentyfikowania nie tylko przedsiębiorcy, ale również konkretnej osoby fizycznej (wspólnika) i przypisania jej informacji o charakterze finansowym.
Należy również odróżnić sytuację wspólnika spółki jawnej od osób pełniących funkcje publiczne. Osoba fizyczna działająca jako piastun organu administrującego nie może w tym zakresie korzystać z ochrony przewidzianej w RODO. Wspólnik spółki jawnej, prowadząc działalność gospodarczą, nie pełni jednak funkcji publicznej, a jego dane, w tym te dotyczące sytuacji finansowej, podlegają ochronie jako sfera jego prywatności. Ujawnienie informacji o zadłużeniu spółki, której firma zawiera nazwisko wspólnika, jest zatem bezpośrednim ujawnieniem danych osobowych dotyczących tego wspólnika, wyrok NSA z 20.5.2025 r. (III OSK 622/22, Legalis).
Podsumowując, udostępnienie korespondencji dotyczącej zadłużenia spółki jawnej, której nazwa zawiera nazwisko wspólnika, podmiotowi nieuprawnionemu stanowi naruszenie zasad ochrony danych osobowych określonych w RODO. Administrator danych, dopuszczając do takiego ujawnienia, naruszył swoje obowiązki w zakresie zabezpieczenia danych i ich przetwarzania wyłącznie w legalnych celach oraz na podstawie odpowiednich przesłanek prawnych.
Obowiązek zapłaty podatku od nieruchomości w przypadku wydzielenia ZCP
Deklarację podatkową za 2026 r. powinna złożyć spółka dzielona, która następnie dokona korekty złożonej deklaracji (po podziale spółki). Podatek od nieruchomości za styczeń zobowiązana jest zapłacić spółka dzielona, natomiast od lutego już spółka, w skład której wejdzie zorganizowana część przedsiębiorstwa (spółka powstała po podziale).
Podatnikiem podatku od nieruchomości jest właściciel nieruchomości (art. 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych; dalej: PodLokU), a obowiązek podatkowy powstaje pierwszego dnia miesiąca (art. 6 PodLokU). Przytoczone zapisy ustawy wskazują, że w styczniu podatnikiem podatku, w zakresie nieruchomości przekazanej w wyniku podziału spółki do zorganizowanej części przedsiębiorstwa, jest spółka dzielona (spółka funkcjonująca przed podziałem). Ta spółka powinna złożyć deklarację od podatku od nieruchomości oraz opłacić pierwszą ratę podatku, tj. za styczeń.
Zmiana właściciela nieruchomości nastąpiła w styczniu, co oznacza, że od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające powstanie obowiązku podatkowego, tj. od lutego, podatnikiem podatku w stosunku do nieruchomości przekazanej wraz ze zorganizowaną częścią przedsiębiorstwa będzie spółka powstała w wyniku podziału. Tym samym, ta spółka, do której włączono zorganizowaną część przedsiębiorstwa, powinna opłacić podatek za luty oraz za kolejne miesiące.
Jednocześnie, spółka dzielona powinna złożyć korektę deklaracji w terminie 14 dni od zaistnienia okoliczności wydzielenia zorganizowanej części przedsiębiorstwa, co będzie skutkowało obniżeniem jej podatku. Z racji daty planowanego podziału (2 stycznia) wymogi czasowe składania korekty, a najpierw złożenia deklaracji rocznej będą wyjątkowe: deklaracja roczna powinna zostać złożona do 31 stycznia, podczas gdy korektę tej deklaracji należy złożyć do 16 stycznia. Z tego powodu, zasadnym wydaje się złożenie deklaracji podatkowej przed korektą, a więc przyspieszenie złożenia deklaracji przez spółkę dzieloną, co jest dopuszczone prawem.
Również spółka powstała po podziale, w której funkcjonuje ZCP, zobowiązana jest do złożenia deklaracji, w terminie 14 dni od zaistnienia zdarzenia uzasadniającego powstanie obowiązku podatkowego.
Zmiana zasad partycypacji wspólników w zyskach i stratach spółki cywilnej
Wspólnicy spółki cywilnej mogą zmienić proporcję udziału w zyskach i stratach (w analizowanym przypadku 70:30) na podstawie aneksu do umowy spółki, zachowując tym samym tytuł prawny do wniesionego wkładu do spółki.
Zgodnie z art. 867 § 1 ustawy Kodeks cywilny (dalej: KC): „Każdy wspólnik jest uprawniony do równego udziału w zyskach i w tym samym stosunku uczestniczy w stratach, bez względu na rodzaj i wartość wkładu. W umowie spółki można inaczej ustalić stosunek udziału wspólników w zyskach i stratach. Można nawet zwolnić niektórych wspólników od udziału w stratach. Natomiast nie można wyłączyć wspólnika od udziału w zyskach”.
W zakresie zmiany udziałów w zyskach i stratach przepisy kodeksu cywilnego nie zawierają ograniczeń, zatem wspólnicy spółki w trakcie trwania spółki mogą zmieniać ich proporcję. Przepisy kodeksu cywilnego nie nakładają obowiązku zmiany umowy spółki – wystarczy sam aneks.
Jeśli chodzi o wniesione wkłady w postaci środków trwałych, to zmiana udziałów w zyskach i stratach nie powoduje zmiany proporcji praw własności do wniesionego wkładu – wspólnicy nie mają udziałów procentowych w poszczególnych składnikach majątku, dopóki spółka trwa – majątek należy do nich wspólnie, bez podziału i bez możliwości rozporządzania „swoim udziałem”.
Zgodnie z art. 875 § 2 KC: „Z majątku pozostałego po zapłaceniu długów spółki zwraca się wspólnikom ich wkłady, stosując odpowiednio przepisy o zwrocie wkładów w razie wystąpienia wspólnika ze spółki”.
Jak wskazuje art. 871 § 1 KC: „Wspólnikowi występującemu ze spółki zwraca się w naturze rzeczy, które wniósł do spółki do używania, oraz wypłaca się w pieniądzu wartość jego wkładu oznaczoną w umowie spółki, a w braku takiego oznaczenia – wartość, którą wkład ten miał w chwili wniesienia. Nie ulega zwrotowi wartość wkładu polegającego na świadczeniu usług albo na używaniu przez spółkę rzeczy należących do wspólnika”.
Zatem w przypadku zakończenia współpracy przez wspólników spółki (po zapłaceniu ewentualnych długów), wspólnicy otrzymają środki trwałe i inne składniki majątku, które wnieśli do spółki.
Ujęcie zlikwidowanych środków trwałych w JPK_ST_KR
Jeśli wykreślenie środka trwałego miało miejsce przed wejściem w życie obowiązku raportowania dla danej spółki, to nie podlega ono raportowaniu w zakresie JPK.
W § 2 rozporządzenia w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: DaneUzupKsiągRachR) wskazano, że: „Danymi dodatkowymi, o które należy uzupełnić księgi, są miedzy innymi dane potwierdzające nabycie, wytworzenie lub wykreślenie danego środka trwałego lub danej wartości niematerialnej i prawnej z ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, zwanej dalej „ewidencją”:
a) w przypadku faktur stanowiących dowód księgowy zbycia środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej – numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e–Faktur, o ile został nadany do dnia przekazania księgi,
b) numer dowodu, na podstawie którego przyjęto do używania środek trwały lub wartość niematerialną i prawną,
c) rodzaj dowodu potwierdzającego nabycie, wytworzenie lub wykreślenie z ewidencji,
d) datę nabycia, wytworzenia, przyjęcia do używania lub wykreślenia z ewidencji,
e) numer inwentarzowy nadawany przez jednostkę”.
Zgodnie z § 4 DaneUzupKsiągRachR: „Księgi mogą nie być uzupełniane o dodatkowe dane, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 4, dotyczące danego środka trwałego lub danej wartości niematerialnej i prawnej wprowadzonych do ewidencji przed dniem 1 stycznia 2025 r.”.
Zasady tej nie stosuje się w odniesieniu do dodatkowych danych, o których mowa w:
1) § 2 ust. 1 pkt 4 lit. a DaneUzupKsiągRachR, czyli faktur stanowiących dowód księgowy zbycia środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,
2) § 2 ust. 1 pkt 4 lit. d DaneUzupKsiągRachR w zakresie daty wykreślenia z ewidencji.
Oznacza to, iż powinna być w ewidencji informacja o numerze i dacie dowodu będącego podstawą wykreślenia.
W przepisach przewidziano zwolnienie z obowiązku przesyłania właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego za pomocą środków komunikacji elektronicznej danych z ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych m.in. podatników innych, niż określeni w art. 9 ust. 1d ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych – za rok podatkowy, który rozpoczyna się po 31.12.2024 r., a przed 1.1.2026 r.
Karty lunchowe dla pracowników
Jeżeli pracodawca będzie przekazywał pracownikom karty lunchowe z określonym limitem środków miesięcznie, uprawniające do nabywania gotowych posiłków, takie świadczenie jest zwolnione ze składek na ZUS. Natomiast jeśli „refundowanie” oznacza, że pracodawca wypłaca pieniądze, to te kwoty stanowią świadczenie pieniężne, które podlega oskładkowaniu oraz opodatkowaniu podatkiem dochodowym.
Zwolniona ze składek jest wartość posiłków finansowanych przez pracodawcę, które są udostępniane pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu pieniężnego, a także wartość bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych, uprawniających do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych, do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie 450 zł.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych wskazuje, że z podstawy wymiaru składek wyłączone są wartości:
1) gotowych posiłków i przetworzonych produktów spożywczych, nadających się do bezpośredniego spożycia,
2) kuponów, talonów i bonów żywieniowych uprawniających do nabycia wyłącznie posiłku lub przetworzonych produktów spożywczych w placówkach gastronomicznych (restauracje, bary, stołówki itp.), które nie mogą być wymieniane na gotówkę (nie można wypłacać pieniędzy w bankomacie czy banku).
Warunkiem zwolnienia jest również spożywanie posiłków w naturze, bez możliwości zamiany na pieniądze.
Ponadto, aby zwolnienie miało zastosowanie, pracodawca, który wydaje pracownikom karty przedpłacone (lunchowe), powinien też wypracować jakiś skuteczny mechanizm kontroli korzystania z tych kart, aby nie służyły one do nabywania również innych niż posiłki produktów czy usług. Ubezpieczony oraz płatnik składek muszą dysponować dowodami wskazującymi na wykorzystanie środków zgodnie z brzmieniem przepisu. Może to być np. zobowiązanie pracownika do gromadzenia, ewidencjonowania paragonów potwierdzających dokonywanie zakupów zgodnie z przeznaczeniem.
Jeżeli natomiast pracodawca nie będzie sam wydawał pracownikom kart lunchowych, lecz będzie jedynie wypłacał (zwracał koszty) środki z tytułu posiłków (artykułów spożywczych), a więc nie będą spełnione wszystkie omówione wyżej warunki zwolnienia, to takie świadczenie będzie w pełni oskładkowane.
Świadczenie w postaci posiłków traktowane jest jako przychód ze stosunku pracy i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym, z wyłączeniem posiłków profilaktycznych przysługujących pracownikom na podstawie przepisów BHP, które są zwolnione zarówno ze składek ZUS, jak i podatku.
Posiłki przekazywane pracownikom jako benefit dodatkowy mają charakter dobrowolny – pracownik nie ma obowiązku korzystania z takiego świadczenia. Mogą z niego korzystać tylko chętni, np. po wpisaniu się na listę przygotowaną przez pracodawcę, i w każdej chwili mogą z niego zrezygnować.
Wartość świadczenia stanowi przychód ze stosunku pracy, ale pracodawca nie musi zastępować świadczenia pieniężnym ekwiwalentem dla osób, które z niego nie skorzystają.
Jak już wspomniano, tzw. benefity czyli świadczenia pozapłacowe są świadczeniami fakultatywnymi, a nie obowiązkowymi. Przykładami benefitów, poza kartami lunchowymi, są pakiety medyczne, polisy na ubezpieczenie na życie, czy karty Multisport. Są to świadczenia niepieniężne, ponoszone przez pracodawców w celu motywacyjnym.
Stawki ryczałtu po nowelizacji
Zgodnie z aktualnymi założeniami ustawodawcy podwyższenie stawki ryczałtu do 17% ma obejmować tylko wykonywanie (większości) usług przez podatników opodatkowanych ryczałtem ewidencjonowanym, na rzecz podmiotów powiązanych w razie świadczenia tych usług w ramach działalności gospodarczej. Przychody z najmu prywatnego nieruchomości na rzecz podmiotu powiązanego mają pozostać nadal opodatkowane stawkami ryczałtu w wysokości 8,5% i 12,5%. W sytuacji, gdy osoba fizyczna wynajmująca lokal na rzecz spółki powiązanej z nią ujmuje przychody z tego najmu jako przychody z działalności gospodarczej, od 1.1.2026 r. zobowiązana będzie do uiszczenia podatku według stawki 17%. Natomiast w przypadku kwalifikowania tych przychodów do przychodów z najmu prywatnego, będą one nadal opodatkowane według stawek w wysokości 8,5% oraz 12,5% kwoty przychodów.
Jak wynika z przepisów ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (projekt z 16.9.2025 r., UD116), przepis art. 12 ust. 1 pkt 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (dalej: RyczałtU) otrzymuje brzmienie, zgodnie z którym ryczałt od przychodów ewidencjonowanych wynosi 17% przychodów:
„a) osiąganych w zakresie wolnych zawodów,
b) z tytułu świadczenia usług, o których mowa w pkt 2–3, pkt 4 lit. d) w zakresie obsługi nieruchomości własnych lub dzierżawionych oraz lit. e), pkt 5–7, jeżeli usługi świadczone są na rzecz podmiotu powiązanego w rozumieniu art. 23m ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku dochodowym z podatnikiem, przy czym:
– w takim przypadku pkt 2–3, pkt 4 lit. d) w zakresie obsługi nieruchomości własnych lub dzierżawionych oraz lit. e) oraz pkt 5–7 nie stosuje się,
– wielkość udziałów i praw, o których mowa w art. 23m ust. 2 pkt 1 lit. a)–c) ustawy o podatku dochodowym, wynosi co najmniej 5%”.
Obecnie na podstawie art. 12 ust. 1 pkt 4 lit. a RyczałtU stawka ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych dla przychodów z najmu prywatnego wynosi 8,5% przychodów do kwoty 100 000 zł oraz 12,5% przychodów od nadwyżki ponad kwotę 100 000 zł. Z kolei w oparciu o art. 12 ust. 1 pkt 4 lit. d RyczałtU stawka ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych dla przychodów ze świadczenia usług wynajmu i obsługi nieruchomości własnych lub dzierżawionych (PKWiU 68.20.1), wykonywanych w ramach pozarolniczej działalności gospodarczej w zakresie działalności usługowej według PKWiU, opodatkowana jest również stawką 8,5% przychodów do kwoty 100 000 zł oraz 12,5% przychodów od nadwyżki ponad kwotę 100 000 zł.
Wyższa stawka podatku w wysokości 17% nie obejmie zatem podatników wynajmujących spółkom (podmiotom powiązanym) nieruchomości w ramach najmu prywatnego. Przepis art. 12 ust. 1 pkt 1 lit. b RyczałtU – w nowym brzmieniu – pomija w swoim katalogu art. 12 ust. 1 pkt 4 lit. a RyczałtU (tj. przychody ze źródła przychodów „Najem prywatny”), precyzyjnie wskazując, które usługi z art. 12 ust. 1 pkt 4 RyczałtU mają być objęte nową stawką (tylko te z lit. d i e), co oznacza, że pozostałe usługi z tego punktu, w tym najem prywatny (lit. a), pozostają poza zakresem nowej regulacji.
Jeżeli projekt zmian w omawianym zakresie nie ulegnie zmianie, to od 1.1.2026 r. przychody z najmu prywatnego nieruchomości udostępnianej na rzecz podmiotu powiązanego będą nadal opodatkowane stawkami ryczałtu 8,5% i 12,5%. Nie jest jednak jest wykluczone, że ustawodawca ostatecznie zdecyduje się objąć także najem prywatny świadczony dla podmiotów powiązanych wyższą stawką ryczałtu. Mechanizm, w którym podmiot powiązany ze spółką wynajmuje spółce prywatną nieruchomość, korzystając z niższej stawki ryczałtu (8,5%/12,5%), podczas gdy spółka zalicza czynsz do kosztów uzyskania przychodów, jest w ocenie fiskusa jednym z przykładów nadużywania prawa przez podatników.
