Prawo do pełnego odliczenia VAT od samochodu ciężarowego pomimo opóźnionego badania technicznego tego pojazdu

Kup Legalisa Księgowość Kadry Biznes online i uzyskaj natychmiastowy dostęp! Sprawdź

Stan faktyczny i spór z fiskusem

Sprawa dotyczyła przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą, który pod koniec lipca 2021 r. zawarł umowę leasingu operacyjnego na samochód ciężarowy. Pojazd został zarejestrowany 1.9.2021 r. i od tego momentu służył wyłącznie czynnościom opodatkowanym. Co istotne, przedsiębiorca przeprowadził dodatkowe badanie techniczne, potwierdzające spełnienie wymogów dla pojazdów typu „VAT-1” określonych w art. 86a ust. 9 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: VATU), dopiero 23.10.2021 r. – przed złożeniem deklaracji JPK V7M za wrzesień, ale już po miesiącu rozpoczęcia leasingu. Wpis „VAT-1” do dowodu rejestracyjnego został dokonany jeszcze później, bo 24.11.2021 r.

Podatnik zwrócił się do organu podatkowego z pytaniem, czy opóźnienie w przeprowadzeniu badania pozbawia go prawa do 100% odliczenia VAT od rat leasingowych i kosztów eksploatacji za okres od 1.9.2021 r. do 23.10.2021 r.

W pierwotnej interpretacji indywidualnej z 28.2.2022 r. (0111-KDIB3-1.4012.1093.2021.1.ICZ) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wydał niekorzystne dla podatnika stanowisko, w którym stwierdził, że zgodnie z art. 86a ust. 10 pkt 1 VATU, bez zaświadczenia ze stacji kontroli pojazdów i adnotacji w dowodzie rejestracyjnym podatnikowi nie przysługuje prawo do pełnego odliczenia kwoty podatku. Zdaniem organu, prawo to przedsiębiorca nabył zatem dopiero z dniem wpisu do dowodu, czyli 24.11.2021 r.

Sądy stają po stronie podatnika

Nie zgadzając się z podejściem fiskusa, przedsiębiorca zaskarżył interpretację do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Kielcach. WSA wyrokiem z 7.7.2022 r. (I SA/Ke 203/22, Legalis) uchylił interpretację Dyrektora KIS. Sąd argumentował, że stanowisko organu narusza unijną zasadę proporcjonalności. Wskazano, że wymogi formalne – takie jak badanie techniczne czy wpis w dowodzie rejestracyjnym – mają jedynie charakter dowodowy. O prawie do odliczenia przesądzają bowiem obiektywne cechy konstrukcyjne pojazdu, które determinują jego gospodarcze przeznaczenie. Czynności dowodowe samoistnie nie kreują prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Dyrektor KIS, nie zgadzając się z wyrokiem WSA, złożył skargę kasacyjną. Sprawa trafiła więc na wokandę Naczelnego Sądu Administracyjnego, który wyrokiem z 16.9.2025 r. (I FSK 1501/22, Legalis) oddalił skargę organu, utrzymując wyrok sądu I instancji w mocy. NSA przypomniał, że linia orzecznicza w tego typu sprawach jest już ugruntowana i w pełni korzystna dla podatników. Sąd kasacyjny przywołał długą listę wcześniejszych rozstrzygnięć, z których jasno wynika, że jeżeli pojazd od początku posiadał i niezmiennie zachował właściwe mu cechy konstrukcyjne, to podatnik ma prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o 100% kwoty podatku naliczonego także za okres przed dokonaniem odpowiedniej adnotacji w dowodzie rejestracyjnym (zob. wyr. NSA z: 10.10.2019 r., I FSK 1492/17, Legalis; 11.1.2023 r., I FSK 882/19, Legalis; 21.4.2023 r., I FSK 337/20, Legalis; 11.5.2023 r., I FSK 929/20, Legalis; 11.9.2024 r., I FSK 1414/21, Legalis; 16.5.2025 r., I FSK 981/22, Legalis).

Ostateczna zmiana stanowiska Dyrektora KIS

Po prawomocnych wyrokach sądów obu instancji, Dyrektor KIS był zobowiązany do ponownej oceny sprawy z uwzględnieniem sformułowanych przez sądy wytycznych. W nowej, zmienionej interpretacji z 2.3.2026 r. (0111-KDIB3-1.4012.1093.2021.11.ICZ) organ ten potwierdził ostatecznie, że badanie techniczne pojazdu przeprowadzone przed wysłaniem deklaracji JPK V7M za dany miesiąc, potwierdzające spełnienie warunków technicznych z art. 86a ust. 9 pkt 1 VATU, daje prawo do niestosowania ograniczenia w odliczeniach, o którym mowa w art. 86a ust. 1 VATU. Oznacza to możliwość pełnego odliczenia VAT od faktur związanych z leasingiem, eksploatacją i używaniem tego pojazdu, otrzymanych już w okresie od momentu jego zarejestrowania, tj. od 1.9.2021 r.

Podsumowanie

Opisana sprawa to kolejny dowód na to, że w starciu z rygorystycznym podejściem organów podatkowych warto dochodzić swoich racji przed sądami. Linia orzecznicza w zakresie odliczania VAT od pojazdów ciężarowych jest ustabilizowana i konsekwentnie korzystna dla podatników. Sądy administracyjne jednoznacznie stoją na stanowisku, że to obiektywne cechy techniczne pojazdu decydują o prawie do pełnego odliczenia VAT, a nie biurokratyczne terminy uzyskania adnotacji w dowodzie rejestracyjnym. Opóźnienie w wizycie na stacji kontroli pojazdów nie może pozbawić przedsiębiorcy jego fundamentalnego prawa do odliczenia, pod warunkiem że samochód od samego początku faktycznie spełniał wymogi konstrukcyjne określone w VATU i służył wyłącznie działalności gospodarczej.

Szkolenia z zakresu podatków – aktualna lista szkoleń Sprawdź

Ewidencja nowych okresów zaliczanych do stażu pracy w aktach osobowych

Odpowiednia będzie część B akt osobowych.

Kup Legalisa Księgowość Kadry Biznes online i uzyskaj natychmiastowy dostęp! Sprawdź

Pracodawca może żądać podania danych osobowych, w tym informacji o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, tj. kandydata do pracy, na etapie rekrutacji, lub od pracownika po nawiązaniu stosunku pracy, jeżeli jest to niezbędne do realizacji uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Do takich danych zalicza się przebieg dotychczasowego zatrudnienia, gdy wcześniej nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

Akta osobowe pracownika dzielą się na pięć części: A, B, C, D i E.

Część A obejmuje oświadczenia i dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie oraz orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich.

Część B obejmuje oświadczenia i dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym m.in. dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy.

W związku z tym, jeśli w trakcie trwania stosunku pracy pojawiły się dokumenty potwierdzające nowe okresy zaliczalne do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, powinny one być umieszczone w części B akt osobowych.

Szkolenia z zakresu prawa pracy – aktualna lista szkoleń Sprawdź

Stosowanie klauzul sankcyjnych w kontraktach

Stosowanie klauzul sankcyjnych w kontraktach to jeden z podstawowych (i uważany za jeden z skuteczniejszych) elementów dochowania należytych starań, aby przestrzegać sankcji i nie ograniczać ich skuteczności. Zastosowanie odpowiednich klauzul w kontraktach (a nie osobnych oświadczeniach) może być postrzegane za silniejsze zobowiązanie kontrahenta do jego przestrzegania. Dobrą praktyką jest ujęcie przestrzegania sankcji w osobnym paragrafie (punkcie) kontraktu lub umowy. Obligatoryjnym elementem jest pozostawienie katalogu otwartego (np. stosując zwrot „w szczególności”) w wyliczeniu czynności, od wykonywania których kontrahent powinien się powstrzymać.

Kup Legalisa Księgowość Kadry Biznes online i uzyskaj natychmiastowy dostęp! Sprawdź

Należy bezwarunkowo wskazać, że:

To przykładowe wyliczenie. W zależności od sytuacji ekonomicznej i prawnej można zobowiązać kontrahenta do szerszej kooperacji w zakresie przestrzegania sankcji.

Szkolenia z zakresu podatków – aktualna lista szkoleń Sprawdź

Możliwość odliczenia składek ZUS przez wspólników spółki komandytowej

W opisanym przypadku wspólnicy spółki komandytowej mają prawo do odliczenia zapłaconych składek na ubezpieczenia społeczne, które nie zostały odliczone ani zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, od osiągniętych dochodów opodatkowanych m.in. na zasadach ogólnych.

Kup Legalisa Księgowość Kadry Biznes online i uzyskaj natychmiastowy dostęp! Sprawdź

Zasadą jest, że podatnik ma prawo odliczyć składki społeczne od podstawy opodatkowania PIT. Odliczeniu podlegają składki, które podatnik opłacał w trakcie roku podatkowego:

1) na własne ubezpieczenie społeczne,

2) na ubezpieczenie społeczne osób współpracujących,

3) na ubezpieczenie za pracownika, które płacił jako płatnik.

Odliczeniu nie podlegają jednak składki społeczne, które zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów bądź odliczone od przychodu na podstawie przepisów ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, a także składki, które zostały zwrócone podatnikowi w jakiejkolwiek formie.

Należy zwrócić uwagę na fakt, że odliczenie składek społecznych w jednej z deklaracji (np. PIT–36, PIT–28) uniemożliwia podatnikowi ich odliczenie w innej w sytuacji, gdy jest zobowiązany do składania kilku różnych deklaracji z uwagi na osiąganie dochodów z różnych źródeł. Natomiast jeśli w jednej z nich część składek zostanie ujęta, a druga – w tej samej deklaracji – nie będzie ujęta, wówczas możliwe jest odliczenie pozostałej części w innej deklaracji. Ważne jest jednak, że składki nie mogą zostać odliczone podwójnie (tj. te same składki w dwóch deklaracjach).

Zarówno komplementariusz, jak i komandytariusz opłacają składki, jak osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą. Mają oni prawo do odliczenia składek na ubezpieczenia społeczne od dochodu (przychodu) – jeśli nie z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej, to z innych źródeł.

Szkolenia z zakresu podatków – aktualna lista szkoleń Sprawdź

Dokumentowanie faktur zaliczkowych w KSeF

Po 1.4.2026 r. zadatki muszą być dokumentowane w KSeF jako faktury ustrukturyzowane typu „ZAL” (faktura zaliczkowa). Nie można ich wysyłać jako „zwykłych” faktur. Faktur tych, nie trzeba odrębnie przesyłać do urzędu skarbowego, tj. poza systemem KSeF.

Kup Legalisa Księgowość Kadry Biznes online i uzyskaj natychmiastowy dostęp! Sprawdź

W myśl art. 19a ust. 8 ustawy o VAT, zadatek (podobnie jak zaliczka, przedpłata czy rata) otrzymany przed dokonaniem czynności opodatkowanej powoduje powstanie obowiązku podatkowego w odniesieniu do otrzymanej kwoty.

W systemie KSeF nie wystawia się faktur dla przyjętych zadatków czy zaliczek jako „zwykłych” faktur oznaczonych kodem „VAT”. Dla udokumentowania płatności otrzymanych przed dokonaniem czynności opodatkowanej, zarezerwowany jest specjalny rodzaj faktury ustrukturyzowanej z oznaczeniem „ZAL”. W polu RodzajFaktury struktury logicznej FA(3) należy wskazać kod „ZAL” (faktura zaliczkowa). Pamiętać bowiem trzeba, że faktura ustrukturyzowana musi ściśle odpowiadać charakterowi transakcji.

Faktura zaliczkowa (dokumentująca zadatek) w KSeF musi zawierać specyficzne dane, których nie posiada zwykła faktura wystawiona przez podatników. Powinna ona zawierać dane dotyczące zamówienia lub umowy – w szczególności: nazwę towaru lub usługi, ilość, wartość zamówienia netto, stawkę i kwotę podatku oraz wartość zamówienia brutto. W dokumentacji technicznej struktury FA(3) element Zamowienie jest określany jako opcjonalny. Niemniej jednak w przypadku faktur typu „ZAL”, wypełnienie elementu Zamowienie jest warunkiem merytorycznej poprawności dokumentu.

W przypadku faktury zaliczkowej w polu P 15 (kwota należności ogółem) wykazuje się wyłącznie wartość otrzymanego zadatku. Należy również podać datę otrzymania zadatku (P 6), o ile różni się ona od daty wystawienia faktury.

Gdy już dojdzie do faktycznego wydania towaru lub wykonania usługi, za którą wcześniej pobrano zadatek, należy wystawić fakturę końcową. Faktura rozliczająca posiada kod RodzajFaktury „ROZ”. Musi ona zawierać numer KSeF wcześniej wystawionej faktury zaliczkowej (zadatkowej). Na fakturze „ROZ” kwotę należności pomniejsza się o wartość otrzymanego wcześniej zadatku.

Końcowo warto dodać, że w systemie KSeF proces wysyłki faktury do organów podatkowych odbywa się automatycznie. Takiej faktury nie trzeba przesyłać odrębnie do urzędu skarbowego.

Szkolenia z zakresu podatków – aktualna lista szkoleń Sprawdź

Obowiązek złożenia do KRS sprawozdania finansowego sporządzonego na dzień zakończenia działalności spółki

Brak jest wyraźnego przepisu nakazującego spółce komandytowej złożyć do KRS sprawozdanie na dzień zakończenia działalności (przeprowadzonej bez procesu likwidacji), o ile nie jest to jednocześnie roczne sprawozdanie finansowe tej spółki.

Kup Legalisa Księgowość Kadry Biznes online i uzyskaj natychmiastowy dostęp! Sprawdź

Sprawozdanie finansowe spółki komandytowej sporządzone na dzień zakończenia działalności spółki (bez przeprowadzania procesu likwidacji) jest konsekwencją obowiązku zamknięcia ksiąg rachunkowych na dzień zakończenia działalności spółki (art. 12 ust. 2 pkt 2 oraz art. 45 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Jeżeli sprawozdanie to obejmuje okres, np. 1.1.2025 r.–30.11.2025 r., to nie jest sprawozdaniem rocznym, do którego odwołuje się art. 69 ustawy o rachunkowości, wskazujący na obowiązki składania rocznych sprawozdań do KRS.

Zasady zakończenia działalności spółki komandytowej bez przeprowadzania procesu likwidacji wynikają z regulacji Kodeksu spółek handlowych (art. 67 Kodeksu spółek handlowych), które w tym zakresie odwołują się również do regulacji odnoszących się do spółki jawnej. W zakresie procedury uproszczonej w przywołanych (w poprzednim zdaniu) przepisach nie wskazano obowiązku składania sprawozdania finansowego sporządzonego na dzień likwidacji do KRS. Obowiązek taki występuje w stosunku do spółek kapitałowych (art. 288 oraz art. 476 Kodeksu spółek handlowych) oraz spółki komandytowo–akcyjnej, co powtórzono również w KSR nr 14 „Kontynuacja działalności oraz rachunkowość jednostek przy braku kontynuowania działalności”.

Wynajem leasingowanego auta a PIT i VAT

W przypadku VAT, nawet czasowe korzystanie z auta przeznaczonego na wynajem dla celów prywatnych podatnika (użytek mieszany) wyklucza prawo do odliczania 100% VAT od ponoszonych wydatków. W przypadku aut przeznaczonych stricte na wynajem nie ma konieczności składania VAT-26 ani prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów, jednak wykluczony jest prywatny użytek samochodu (nawet sporadyczny). W sytuacji, gdy auto ma służyć do celów działalności, ale nie tylko do wynajmu, konieczne jest złożenie VAT-26 i prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów.

W odniesieniu do zaliczania do kosztów uzyskania przychodów rat leasingowych, podatnika obowiązuje limit 100 000 zł, o którym mowa w ustawie o PIT, nawet w sytuacji, gdy auto jest przeznaczone na wynajem.

Kup Legalisa Księgowość Kadry Biznes online i uzyskaj natychmiastowy dostęp! Sprawdź

Podatek od towarów i usług

Przepisy ustawy o VAT wskazują, że warunku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie stosuje się m.in. w przypadku pojazdów samochodowych przeznaczonych wyłącznie do oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, jeżeli oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika.

W powyższej sytuacji nie ma również obowiązku składania VAT-26 do urzędu skarbowego, a mimo to podatnik ma prawo do odliczania 100% VAT od wydatków związanych z takim pojazdem. Co istotne, auto musi być przeznaczone wyłącznie do powyższych celów – oznacza to, że każde użycie (nawet sporadyczne) do innych celów niż powyższe (szczególnie do celów prywatnych) wyklucza możliwość odliczenia VAT w wysokości 100%.

Jeśli podatnik pomiędzy wynajmami będzie wykorzystywał jednak auto sporadycznie do celów prowadzonej działalności gospodarczej, by móc w dalszym ciągu korzystać z odliczenia VAT w wysokości 100% powinien złożyć VAT-26 do urzędu skarbowego, prowadzić ewidencję przebiegu pojazdów oraz wprowadzić w firmie regulamin wykluczający używanie auta do celów prywatnych – i co istotne, faktycznie auta do takich celów (prywatnych) nie używać.

Nawet bowiem sporadyczne używanie samochodu do celów innych niż działalność gospodarcza pozbawia podatnika prawa do odliczania VAT w pełnej wysokości.

Podatek dochodowy od osób fizycznych

Zgodnie z ustawą o PIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów dotyczących samochodu osobowego opłat wynikających z umowy leasingu, umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze, z wyjątkiem opłat z tytułu składek na ubezpieczenie samochodu osobowego, w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 100 000 zł lub 150 000 zł (w zależności od emisji CO2 silnika spalinowego), pozostaje do wartości samochodu osobowego będącego przedmiotem tej umowy.

Jest to zapis podobny do tego, który ogranicza możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów odpisów amortyzacyjnych w zależności od wartości samochodu.

Jednocześnie ustawa o PIT przewiduje, że przepisów dotyczących ograniczenia zaliczania w koszty odpisów amortyzacyjnych nie stosuje się do odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego, jeżeli ten samochód został oddany przez podatnika do odpłatnego używania na podstawie umowy leasingu, umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze, a oddawanie w odpłatne używanie na podstawie takiej umowy stanowi przedmiot działalności podatnika.

Trzeba zwrócić uwagę na fakt, że brak ograniczeń ma zastosowanie jedynie do samochodów stanowiących u podatnika środek trwały, od którego dokonuje on odpisów amortyzacyjnych. Podobnego przepisu nie ma w odniesieniu do samochodu, który podatnik posiada na podstawie umowy leasingu, najmu lub umowy o podobnym charakterze. Dlatego też w przypadku wynajmu samochodu leasingowanego przez podatnika mimo to zastosowanie znajdzie limit 100 000 zł w zaliczaniu do kosztów podatkowych.

Szkolenia z zakresu podatków – aktualna lista szkoleń Sprawdź

Wyniki pomiarów natężenia światła od wynajmującego lokal a odpowiedzialność pracodawcy za oświetlenie stanowisk pracy

W opisanym przypadku pracodawca nie musi ponownie dokonać pomiarów natężenia oświetlenia na poszczególnych stanowiskach pracy.

Kup Legalisa Księgowość Kadry Biznes online i uzyskaj natychmiastowy dostęp! Sprawdź

Pomiary natężenia oświetlenia w przestrzeni biurowej

Stosownie do postanowień § 10 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, we wszystkich miejscach na terenie zakładu pracy, w których mogą przebywać pracownicy, pracodawca jest obowiązany zapewnić oświetlenie elektryczne w porze nocnej lub jeżeli oświetlenie dzienne jest niewystarczające. Wymagania dotyczące oświetlenia określają Polskie Normy.

Ważne

Normą określającą wymagania oświetleniowe dla osób w miejscach pracy we wnętrzach, które spełniają potrzeby komfortu wzrokowego i wydolności osób mających normalną lub skorygowaną do normalnej sprawności (wzrokowej) jest PN-EN 12464-1:2022-01 (wersja angielska) „Światło i oświetlenie. Oświetlenie miejsc pracy – Część 1: Miejsca pracy we wnętrzach”.

W opisanym przypadku, w którym pracodawca wynajmujący przestrzeń biurową otrzymał od wynajmującego pomiary natężenia oświetlenia, z których wynika, że natężenie oświetlenia na poszczególnych stanowiskach pracy spełnia wymagania wynikające z przepisów, nie musi ponownie dokonywać takich pomiarów. Warto natomiast przeanalizować protokół z pomiarów, w którym powinny być określone konkretne wartości zmierzonego oświetlenia na poszczególnych stanowiskach pracy i na tej podstawie samemu ocenić, czy faktycznie wszystkie normy są spełnione.

Jeżeli w protokole nie wskazano punktów pomiarowych…

W przypadku opisanym w pytaniu, jeżeli w pomieszczeniach będą typowe stanowiska biurowe, a rozmieszczenie biurek pokrywa się z miejscami pomiarów, co będzie wynikało z analizy przedstawionego protokołu, pracodawca nie musi ponownie dokonać pomiarów natężenia oświetlenia na poszczególnych stanowiskach pracy.

Gdyby jednak pomiary były ogólne, w protokole nie wskazano punktów pomiarowych, nie odniesiono ich do przyszłego ustawienia stanowisk, bądź też zmianie uległa aranżacja pomieszczenia (ustawienie biurek, dodatkowe przegrody), to w takim przypadku pracodawca powinien ponownie dokonać pomiarów.

Warto zatem przeanalizować protokół z pomiarów, w którym powinny być określone konkretne wartości zmierzonego oświetlenia na poszczególnych stanowiskach pracy i na tej podstawie samemu ocenić, czy faktycznie wszystkie normy są spełnione.

Szkolenia z zakresu prawa pracy – aktualna lista szkoleń Sprawdź

Dokonanie płatności w ramach MPP na podstawie wizualizacji faktury ustrukturyzowanej

Tak, na podstawie wizualizacji faktury ustrukturyzowanej (np. pliku PDF lub wydruku) podatnik może dokonać płatności w mechanizmie podzielonej płatności. Dla samego zlecenia przelewu źródło danych nie ma znaczenia, o ile wizualizacja jest wierna oryginałowi XML.

Kup Legalisa Księgowość Kadry Biznes online i uzyskaj natychmiastowy dostęp! Sprawdź

Opłacając fakturę w 2026 r., przedsiębiorca nie ma obowiązku wpisywania numeru KSeF w opisie przelewu, nawet jeśli faktura została wystawiona w tym systemie.

Nie ma przeszkód prawnych, aby nabywca towarów i usług dokonał płatności za dostawę towarów i usług na podstawie wizualizacji e-faktury z zastosowaniem systemu split payment.

Dokonując płatności za e-fakturę, nabywca w przyszłości będzie zobowiązany podać w komunikacie przelewu numer identyfikujący tę fakturę w KSeF lub identyfikator zbiorczy. Prawidłowo przygotowana wizualizacja faktury, która została już przesłana do KSeF i otrzymała numer systemowy, powinna mieć ten numer zamieszczony bezpośrednio pod kodem QR. Podatnik, który będzie dokonywał płatności na jej podstawie, musi przepisać go z otrzymanego od sprzedawcy dokumentu np. w formacie PDF.

Jak bowiem wynika z art. 108g ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, nabywca towaru lub usługi zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, dokonujący płatności za faktury ustrukturyzowane, jest obowiązany do podania numeru identyfikującego te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur lub identyfikatora zbiorczego nadanego przez Krajowy System e-Faktur. Jeżeli opłacana faktura objęta jest obowiązkowym systemem MPP, obowiązek podawania numeru KSeF w tytule przelewu wynika z art. 108a ust. 3 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług.

Numer KSeF faktury jest przydzielany przez system KSeF po przyjęciu pliku XML. Na wizualizacji musi on zostać zamieszczony pod kodem QR. Jeśli podatnik płaci na podstawie „wizualizacji”, powinien upewnić się, że sprzedawca naniósł na nią poprawny numer KSeF już po faktycznym wystawieniu faktury w systemie. Dla bezpieczeństwa rozliczeń i pewności obrotu, płatność na podstawie wizualizacji powinna być zawsze poprzedzona weryfikacją kodu QR, aby mieć pewność, że płacimy za dokument istniejący w KSeF.

Zaznaczyć trzeba, iż na podstawie ustawy z 5.8.2025 r. ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1203) przesunięto na dzień 1.1.2027 r. wymóg podawania numeru identyfikującego fakturę w KSeF lub identyfikatora zbiorczego w tytułach przelewów. Odroczenie to obejmuje również płatności realizowane w ramach mechanizmu podzielonej.

Do końca 2026 r. przy płatnościach za e-faktury, w tym również te otrzymane poza KSeF, należy posługiwać się tylko „zwykłym” numerem faktury. Jest to numer nadany przez sprzedawcę (zgodnie z polem P 2 struktury logicznej), który widnieje na otrzymanej wizualizacji dokumentu.

Szkolenia z zakresu podatków – aktualna lista szkoleń Sprawdź

Przerwy w pracy na kawę i papierosa

Kwestię przerw warto uregulować w regulaminie, a jeśli pracodawca nie wydaje regulaminu pracy – w piśmie skierowanym do wszystkich pracowników.

Kup Legalisa Księgowość Kadry Biznes online i uzyskaj natychmiastowy dostęp! Sprawdź

Pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie, a czas pracy przeznaczać w pełni na pracę zawodową z uwzględnieniem przerw przewidzianych w przepisach. Chodzi tu zarówno o przepisy Kodeksu pracy, jak i innych ustaw, rozporządzeń, układów zbiorowych pracy, regulaminów pracy. Dodatkową przerwę pracodawca może też ustanowić w umowie o pracę.

Poza wymienionymi przerwami pracownik ma prawo do korzystania z przerw zwyczajowych, np. na skorzystanie z toalety czy zrobienie herbaty. Czas trwania tych przerw jest ograniczony według tzw. doświadczenia życiowego. Pracownik może także, za zgodą przełożonego, korzystać ze zwolnienia na cele prywatne, za odpracowaniem. Natomiast niedopuszczalne jest z punktu widzenia wykonywania obowiązków pracowniczych samowolne wprowadzanie dodatkowych przerw, zwłaszcza długotrwałych.

Jeżeli pracownicy regularnie wykorzystują samowolne przerwy, to oznacza, że w firmie funkcjonuje przyzwolenie na te przerwy. Unormowanie problemu z przerwami należy zatem zacząć od wprowadzenia w firmie jasnych, konkretnych zasad korzystania z przerw. Odpowiednie postanowienia należy wprowadzić do regulaminu pracy (plus ewentualnie pismo o konsekwencjach samowolnych przerw), a jeśli pracodawca nie wydaje regulaminu pracy – w piśmie skierowanym do wszystkich pracowników. Następnie wskazane jest nakładanie kar porządkowych na podwładnych naruszających ustalone zasady. Zgodnie bowiem z art. 108 § 1 KP, za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy pracodawca może stosować kary porządkowe. Przy udzielaniu kar należy ostrzec pracownika, że kolejne nadużywanie przerw zostanie uznane za niewykonywanie obowiązków pracowniczych, co przy wielokrotnych takich zachowaniach może stanowić przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę. Natomiast, moim zdaniem, wielokrotne nadużywanie przerw nie stanowi przyczyny zwolnienia dyscyplinarnego. Wyjątkowo, pracodawca może mieć takie prawo, jeżeli kilkukrotnie nakładał kary porządkowe, wielokrotnie upominał, a w wyniku bezprawnych przerw doszło do strat lub zagrożenia bhp, zagrożenia życia i zdrowia, albo zagrożenia mienia.

Szkolenia z zakresu prawa pracy – aktualna lista szkoleń Sprawdź