Powoływanie, uprawnienia i odwoływanie społecznego inspektora pracy
Społecznego Inspektora Pracy wybierają pracownicy zakładu pracy i przekazują informację pracodawcy, który ma obowiązek przyjąć ten fakt do wiadomości. Uprawnienia SIP są dosyć szerokie – wskazano je dalej w uzasadnieniu. Pracodawca nie może odwołać SIP z jego funkcji. Jest to możliwe w uzasadnionych przypadkach, tylko przez załogę na wniosek części pracowników lub zakładowych organizacji związkowych.
Powołanie oraz cel działania SIP
Społeczna inspekcja pracy (SIP) jest służbą społeczną pełnioną przez pracowników, mającą na celu zapewnienie przez zakład pracy bezpiecznych i higienicznych warunków pracy oraz ochronę uprawnień pracowniczych.
Społeczna inspekcja pracy reprezentuje interesy wszystkich pracowników w zakładach pracy i jest kierowana przez zakładowe organizacje związkowe.
Społecznych inspektorów pracy wybierają i odwołują pracownicy zakładu pracy. Wybory SIP przeprowadzają zakładowe organizacje związkowe na podstawie uchwalonych przez siebie regulaminów wyborów. Kadencja społecznego inspektora pracy trwa 4 lata.
Uprawnienia SIP
Społeczni inspektorzy pracy mają prawo:
1) kontrolować stan budynków, maszyn, urządzeń technicznych i sanitarnych oraz procesy technologiczne z punktu widzenia bezpieczeństwa i higieny pracy;
2) kontrolować przestrzeganie przepisów prawa pracy, w tym postanowień układów zbiorowych i regulaminów pracy, w szczególności w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem, młodocianych i osób niepełnosprawnych, urlopów i czasu pracy, świadczeń z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych;
3) uczestniczyć w kontroli przestrzegania w zakładzie pracy przepisów dotyczących ochrony środowiska naturalnego;
4) brać udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy, zgodnie z przepisami prawa pracy;
5) brać udział w analizowaniu przyczyn powstawania wypadków przy pracy, zachorowań na choroby zawodowe i inne schorzenia wywołane warunkami środowiska pracy oraz kontrolować stosowanie przez zakłady pracy właściwych środków zapobiegawczych;
6) uczestniczyć w przeprowadzaniu społecznych przeglądów warunków pracy;
7) opiniować projekty planów poprawy warunków bezpieczeństwa i higieny pracy i planów rehabilitacji zawodowej oraz kontrolować realizację tych planów;
8) podejmować działania na rzecz aktywnego udziału pracowników zakładów pracy w kształtowaniu właściwych warunków bezpieczeństwa i higieny pracy oraz oddziaływać na przestrzeganie przez pracowników przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy;
9) wykonywać inne zadania określone w ustawie o społecznej inspekcji pracy i w przepisach szczególnych.
Wykonując swoje zadania, społeczny inspektor pracy ma prawo:
1) wstępu w każdym czasie do pomieszczeń i urządzeń zakładu pracy;
2) żądać od kierownika zakładu pracy oraz oddziału (wydziału) i od pracowników informacji oraz okazania dokumentów w sprawach wchodzących w zakres jego działania.
W ustawie opisano także działania, jakie może podejmować SIP w sytuacji stwierdzenia naruszenia przepisów BHP.
Odwołanie SIP
Społeczny inspektor pracy w razie niewywiązywania się ze swoich obowiązków może być (na zasadach określonych dla trybu powołania) odwołany przed upływem okresu 4 lat.
Takie odwołanie następuje na wniosek:
1) zakładowych organizacji związkowych;
2) co najmniej jednej piątej pracowników.
Społeczny inspektor pracy przestaje również pełnić swoją funkcję w wypadku zrzeczenia się jej lub ustania stosunku pracy.
Zakład pracy nie może wypowiedzieć ani rozwiązać umowy o pracę z pracownikiem pełniącym funkcję społecznego inspektora pracy w czasie trwania mandatu oraz w okresie roku po jego wygaśnięciu, chyba że zachodzą przyczyny uzasadniające rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia. W takim wypadku rozwiązanie umowy o pracę może nastąpić po uprzednim uzyskaniu zgody statutowo właściwego organu zakładowej organizacji związkowej.
Zakład pracy nie może wypowiedzieć pracownikowi pełniącemu funkcję społecznego inspektora pracy warunków pracy i płacy na jego niekorzyść w okresie jego kadencji oraz rok po jej zakończeniu, chyba że wypowiedzenie stało się konieczne z przyczyn, o których mowa w art. 43 Kodeksu pracy.
Dodatkowe informacje
Zakład pracy jest zobowiązany założyć zakładową księgę zaleceń i uwag przeznaczoną do zapisów społecznego inspektora pracy. Taką księgę przechowuje się w miejscu ustalonym przez kierownika zakładu pracy oraz udostępnia do wglądu zakładowym organizacjom związkowym, organom samorządu załogi, organom Państwowej Inspekcji Pracy oraz innym organom nadzoru i kontroli warunków pracy. Zapis poczyniony przez SIP w tej księdze ma moc dokumentu urzędowego w postępowaniu przed organami państwowymi.
Zakład pracy jest obowiązany zapewnić społecznym inspektorom pracy odpowiednie warunki realizacji ich zadań. Także po stronie zakładu pracy są koszty związane z działalnością społecznej inspekcji pracy.
Warto pamiętać, że społeczny inspektor pracy ma prawo uczestniczyć w kontrolach przeprowadzanych w zakładzie przez inspektora pracy Państwowej Inspekcji Pracy oraz w podsumowaniu kontroli.
I na koniec, odpowiedzialność wykroczeniowa. Kto działając w imieniu zakładu pracy narusza przepisy ustawy o społecznej inspekcji pracy, a w szczególności uniemożliwia działalność społecznego inspektora pracy, podlega karze grzywny do 2500 zł. Tej samej karze podlega, kto nie wykonuje zalecenia zakładowego społecznego inspektora pracy.
Obowiązki administratora danych osobowych wynikające z RODO w związku z Krajowym Systemem e-Faktur
Przedsiębiorca korzystający z Krajowego Systemu e-Faktur pozostaje administratorem danych osobowych swoich kontrahentów i jest zobowiązany do spełnienia wobec nich obowiązku informacyjnego wynikającego z RODO. Ze względu na brak technicznej możliwości zamieszczenia klauzuli informacyjnej w ustrukturyzowanym wzorze e-faktury, obowiązek ten należy zrealizować poza systemem KSeF, na przykład poprzez zawarcie odpowiednich postanowień w umowie, przesłanie klauzuli e-mailem przy nawiązywaniu współpracy lub w ogólnych warunkach świadczenia usług.
Wprowadzenie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) rodzi nowe pytania w zakresie obowiązków wynikających z RODO.
Należy przede wszystkim rozróżnić status dwóch administratorów danych w kontekście KSeF. Zgodnie z art. 106nd ustawy o VAT, administratorem danych zawartych w Krajowym Systemie e-Faktur jest Szef Krajowej Administracji Skarbowej. Powyższy przepis nie zwalnia jednak przedsiębiorcy (wystawcy faktury) z jego własnych obowiązków jako administratora danych osobowych swoich kontrahentów. Przedsiębiorca, decydując o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych (takich jak imię, nazwisko, adres, NIP osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą), które umieszcza na fakturze, jest administratorem tych danych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO. Przesłanie faktury do KSeF jest jedną z operacji przetwarzania tych danych, realizującą obowiązek prawny wynikający z przepisów podatkowych.
W związku z tym na przedsiębiorcy ciąży obowiązek informacyjny określony w art. 13 lub art. 14 RODO. Zgodnie z tymi przepisami, administrator musi poinformować osobę, której dane dotyczą, między innymi o swojej tożsamości, celach przetwarzania danych, podstawie prawnej, odbiorcach danych oraz o prawach przysługujących tej osobie (prawo dostępu, sprostowania, usunięcia danych itp.).
Kluczowym problemem jest techniczny aspekt realizacji tego obowiązku. Struktura faktury ustrukturyzowanej, zdefiniowana w schemacie logicznym FA VAT udostępnionym przez Ministerstwo Finansów, nie przewiduje dedykowanego pola, w którym można byłoby zamieścić rozbudowaną klauzulę informacyjną RODO. Wszelkie pola w fakturze mają swoje z góry określone przeznaczenie i format, a dodawanie w nich treści informacyjnych mogłoby prowadzić do niezgodności pliku ze wzorcem i odrzucenia faktury przez system. Wobec braku możliwości technicznych umieszczenia obowiązku informacyjnego bezpośrednio w systemie KSeF, administrator (przedsiębiorca) powinien go zrealizować w inny, skuteczny sposób, poza systemem. RODO wymaga, aby informacja została przekazana osobie, której dane dotyczą, w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie. Najwłaściwszym momentem na spełnienie tego obowiązku jest chwila nawiązywania relacji handlowej, jeszcze przed wystawieniem pierwszej faktury lub najpóźniej w chwili jej wystawienia. Rekomendowane metody realizacji obowiązku informacyjnego to:
- Zamieszczenie klauzuli informacyjnej w treści umowy zawieranej z kontrahentem.
- Przekazanie klauzuli w formie załącznika do umowy lub w osobnej wiadomości e-mail podczas ustalania warunków współpracy.
- Włączenie klauzuli do ogólnych warunków umów (OWU) lub regulaminu świadczenia usług, które są akceptowane przez kontrahenta.
- Opublikowanie polityki prywatności na stronie internetowej przedsiębiorcy i zawarcie w komunikacji z kontrahentem (np. w stopce e-mail) odnośnika do tego dokumentu.
Należy podkreślić, że obowiązek informacyjny ma charakter jednorazowy. Jeżeli cele i zakres przetwarzania danych osobowych kontrahenta nie ulegają zmianie, nie ma potrzeby ponawiania klauzuli informacyjnej przy każdej kolejnej wystawianej fakturze. Wystawianie faktur w KSeF jest bowiem kontynuacją pierwotnego celu przetwarzania, którym jest realizacja umowy oraz wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na administratorze.
Noty obciążeniowe a KSeF
Noty obciążeniowe (noty księgowe) nie stanowią faktur VAT, ponieważ nie dokumentują czynności podlegających opodatkowaniu VAT, w związku z czym pozostają one poza zakresem regulacji fakturowych przewidzianych w przepisach ustawy o podatku od towarów i usług. Autor uważa, że należy w dalszym ciągu dokumentować przeniesienie części opłat notami księgowymi i nie należy wystawiać faktur poprzez KSeF.
Noty księgowe (obciążeniowe, obciążeniowo–uznaniowe) wykorzystywane są w sytuacjach, gdy transakcja nie podlega opodatkowaniu VAT, np. w celu obciążenia nierzetelnego kontrahenta karą umowną albo odsetkami od zobowiązań, które nie zostały opłacone w terminie, bądź też w celu rozliczenia zwrotu poniesionych kosztów. Nie są to dokumenty równoznaczne z fakturami.
Noty księgowe służą do dokumentowania określonych należności, przy czym należności te nie wynikają bezpośrednio z odpłatnej dostawy towarów czy świadczenia usług, lecz dotyczą innych opłat (np. przeniesienie części kosztów). Podkreślenia wymaga, że dokumenty niebędące fakturami nie są objęte obowiązkiem ich wystawiania poprzez KSeF. Ich przygotowanie następuje na podstawie przepisów ustawy o rachunkowości.
Stanowisko takie potwierdzają organy podatkowe, m.in. Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 29.5.2025 r. (0114-KDIP1-3.4012.383.2025.1.AMA), w której wskazano, że:
Z obowiązujących przepisów dotyczących KSeF ani z przepisów, które wejdą w życie 1 lutego 2026 r. nie wynika, aby przy użyciu KSeF wystawiane musiały być noty księgowe typu noty obciążeniowe. Wynika to z faktu, że dokumenty te nie stanowią faktur w rozumieniu ustawy.
Rola zrównoważonego rozwoju w budowaniu wartości przedsiębiorstwa
Zrównoważony rozwój to rozwój gospodarczy, społeczny i w obszarze ochrony środowiska, który ma na celu poprawę jakości życia społeczeństwa oraz zapewnienie dobrobytu obecnego pokolenia, jednocześnie nie zagrażając możliwościom zaspokojenia potrzeb przyszłych pokoleń. Można go osiągnąć poprzez zintegrowanie działań w zakresie rozwoju gospodarczego, ochrony środowiska i sprawiedliwości społecznej. To podejście wpisuje się w globalne trendy wyznaczane m.in. przez ONZ i Cele Zrównoważonego Rozwoju (SDGs), które coraz częściej stanowią punkt odniesienia dla strategii biznesowych.
Wstęp
Cele zrównoważonego rozwoju określono w Agendzie 2030. Jest to ustalony przez ONZ, w drodze negocjacji pomiędzy krajami członkowskimi, plan rozwoju dla świata z perspektywą do 2030 r. Cele te skupiają się na zapewnieniu godnego życia dla wszystkich mieszkańców świata, pokoju i postępu gospodarczego, przy równoczesnej ochronie środowiska naturalnego i przeciwdziałaniu zmianom klimatu.
W codziennej działalności zrównoważony rozwój najczęściej oznacza:
- ograniczanie negatywnego wpływu na środowisko,
- odpowiedzialność wobec pracowników i społeczności,
- transparentne i etyczne zarządzanie.
Zrównoważony rozwój pełni dziś podwójną rolę. Z jednej strony umożliwia tworzenie wartości – poprzez innowacje, nowe produkty i wejście na nowe rynki. Z drugiej strony – chroni wartość firmy, ograniczając ryzyka regulacyjne, operacyjne i reputacyjne. Aby w pełni wykorzystać ten potencjał, przedsiębiorstwa muszą włączyć zasady zrównoważonego rozwoju do swojej strategii, powiązać cele środowiskowe i społeczne z wynikami finansowymi oraz inwestować w dane i systemy pozwalające mierzyć efekty.
Wdrażanie zrównoważonego rozwoju
Zrównoważony rozwój w firmach wymaga konkretnego wdrożenia. Firmy, które traktują zrównoważony rozwój jako istotny element funkcjonowania, zaczynają od diagnozy swojego wpływu, identyfikując najważniejsze obszary, takie jak emisje, zużycie zasobów czy relacje społeczne. Następnie wyznaczają mierzalne cele i integrują je z celami biznesowymi.
Bardzo duże znaczenie ma przełożenie strategii na operacje, czyli zmiany w procesach produkcyjnych, efektywność energetyczna, odpowiedzialne zakupy czy zarządzanie łańcuchem dostaw. Równie ważne jest przypisanie odpowiedzialności za poszczególne obszary, ponieważ zrównoważony rozwój przestaje być domeną jednego działu, a staje się częścią zarządzania na poziomie zarządu. Całość musi być wsparta systemem monitoringu i raportowania oraz dialogiem z interesariuszami – od dostawców po inwestorów.
Korzyści przejścia na zrównoważony rozwój
Organizacje wdrażające zasady zrównoważonego rozwoju coraz wyraźniej widzą realne korzyści biznesowe. Przede wszystkim – lepiej zarządzają ryzykiem. Potrafią wcześniej identyfikować zagrożenia regulacyjne, operacyjne czy zawiązane z reputacją firmy i odpowiednio na nie reagować. Kolejną korzyścią jest optymalizacja kosztów. Efektywność energetyczna, ograniczenie odpadów czy lepsze wykorzystanie surowców przekładają się na konkretne oszczędności.
Oprócz tego, dzięki wdrożeniu zasad zrównoważonego rozwoju, firmy budują przewagę konkurencyjną. Klienci, partnerzy biznesowi i inwestorzy coraz częściej wybierają firmy, które działają odpowiedzialnie. W efekcie zrównoważony rozwój przestaje być kosztem, a staje się źródłem wartości.
Zrównoważony rozwój a wartość finansowa
Najważniejsza zmiana zachodzi jednak w obszarze finansów. Zrównoważony rozwój coraz silniej wpływa na to, ile firma jest warta i na jakich warunkach może się finansować. W klasycznych modelach wyceny wartość przedsiębiorstwa zależy od przyszłych przepływów pieniężnych, poziomu ryzyka oraz zdolności do wzrostu. Zrównoważony rozwój oddziałuje na każdy z tych elementów. Firmy o wysokiej dojrzałości zrównoważonego rozwoju osiągają stabilniejsze przychody. Lepiej odpowiadają na potrzeby rynku, rozwijają produkty niskoemisyjne i utrzymują relacje z wymagającymi partnerami biznesowymi. Jednocześnie obniżają koszty operacyjne dzięki efektywności energetycznej i optymalizacji procesów.
Równie istotny jest wpływ na ryzyko. Organizacje, które aktywnie zarządzają zrównoważonym rozwojem, są mniej narażone na kary wynikające z naruszeń przepisów, kryzysy wizerunkowe czy zakłócenia w łańcuchu dostaw. To z kolei przekłada się na niższą premię za ryzyko w wycenie.
Zrównoważony rozwój a finansowanie inwestycji
Od kilku lat można zauważyć zmiany w podejściu instytucji finansowych do zielonych inwestycji. Banki odgrywają coraz większą rolę w kształtowaniu zrównoważonej przyszłości, również inwestorzy coraz częściej uzależniają warunki finansowania od tego, czy projekty wspierają zrównoważony rozwój.
Na rynku pojawiają się kredyty powiązane z celami zrównoważonego rozwoju, w których marża zależy od osiąganych wskaźników środowiskowych lub społecznych. Firmy spełniające określone kryteria mogą liczyć na lepsze warunki finansowania, podczas gdy brak działań zorientowanych na zrównoważony rozwój oznacza rosnące koszty kapitału. Nie bez znaczenia są także zielone instrumenty finansowe, powiązane z taksonomią, które otwierają dostęp do kapitału dla firm realizujących zrównoważone inwestycje.
Warto dodać, że na rynku coraz wyraźniej zarysowuje się podział na firmy, które zyskują na tym, że podejmują działania na rzecz zrównoważonego rozwoju, i te, które na nim tracą. Te pierwsze mogą liczyć na wyższą wycenę wynikającą z niższego ryzyka i lepszych perspektyw wzrostu. Drugie zmagają się z dyskontem w wycenie związanym z narażeniem na ryzyka klimatyczne czy przestarzały model biznesowy.
Podsumowanie
Na przestrzeni ostatnich lat zrównoważony rozwój przestał być dodatkiem do strategii biznesowej, lecz w wielu firmach stał się jednym z jej fundamentów. W związku z rosnącymi oczekiwaniami inwestorów to właśnie zdolność do zarządzania zrównoważonym rozwojem decyduje o tym, które firmy będą się rozwijały. Warto także pamiętać, że firmy, które to zrozumieją i odpowiednio wcześnie dostosują swoje strategie do zrównoważonego rozwoju, będą po prostu więcej warte.
Stosowanie kodów GTU w przypadku faktury ustrukturyzowanej
Stosowanie kodów GTU na fakturze ustrukturyzowanej ma charakter fakultatywny. Dotychczasowe oznaczanie faktur w systemie księgowym dla celów JPK V7 pozostaje prawidłowe. Przepisy obowiązujące w tym zakresie nie uległy zmianie.
Obligatoryjne dane, jakie powinny znajdować się na fakturze, zostały uregulowane w art. 106e ustawy o VAT, który nie wymienia kodów GTU jako jej obowiązkowych elementów.
Z broszury informacyjnej dotyczącej struktury logicznej FA(3) wynika, że pola w pliku XML posiadają charakter obligatoryjny, opcjonalny, jak i fakultatywny. Oznaczenia GTU są wymieniane jako pola fakultatywne, co oznacza, że nie ma obowiązku ich wypełniania.
W odniesieniu do plików JPK V7 należy natomiast wskazać, że przepisy obowiązujące w tym zakresie nie uległy zmianie. Zatem dotychczasowe oznaczanie faktur w systemie księgowym dla celów JPK V7 pozostaje prawidłowe. Potwierdzenie tego stanu rzeczy znajduje się także w przywołanej broszurze, w której wskazano, że w JPK VAT, z deklaracją w ewidencji sprzedaży, symbolami GTU oznacza się daną fakturę. Jeżeli natomiast podatnik zdecyduje się na oznaczanie faktury ustrukturyzowanej oznaczeniami GTU, będzie on zobowiązany do wypełniania ich na poziomie elementu „FaWiersz”, który dotyczy konkretnej pozycji na fakturze.
Rozliczenie podatkowe dofinansowania otrzymanego z ZUS na poprawę bezpieczeństwa
Sposób podatkowego rozliczenia środków, które pochodzą z dofinansowania z ZUS na poprawę bezpieczeństwa, jest uzależniony od tego, na co są one wydatkowane.
Środki pochodzące z dofinansowania z ZUS na poprawę bezpieczeństwa w części, która została przeznaczona na nabycie lub wytworzenie środków trwałych, nie stanowią przychodu z prowadzonej działalności gospodarczej (art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych; dalej: PDOFizU). W konsekwencji – na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 45 PDOFizU – odpisy amortyzacyjne od tej części wartości środka trwałego, która została sfinansowana ze środków pochodzących z dotacji, nie będą uważana za koszty uzyskania przychodów.
W pozostałym zakresie, czyli w części przeznaczonej na inne cele, niż zakup lub wytworzenie środków trwałych, środki pochodzące z omawianego dofinansowania będą stanowiły przychód i nie będą mogły skorzystać z żadnego ze zwolnień przedmiotowych przewidzianych w przepisach PDOFizU, w tym w szczególności nie będą objęte zwolnieniami, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 129, 136 i 137 PDOFizU. Jest tak, ponieważ omawiane dofinansowanie pochodzi z państwowego funduszu celowego, który pozyskuje środki z różnych źródeł, w tym m.in. ze składek na ubezpieczenia społeczne, i nie spełnia ono warunków wskazanych w wymienionych przepisach, czyli nie stanowi:
1) dotacji z budżetu państwa lub budżetów jednostek samorządu terytorialnego (art. 21 ust. 1 pkt 129 PDOFizU),
2) płatności na realizację projektów w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich, otrzymanych z Banku Gospodarstwa Krajowego (art. 21 ust. 1 pkt 136 PDOFizU),
3) środków finansowych otrzymanych przez uczestnika projektu jako pomocy udzielonej w ramach programu finansowanego z udziałem środków europejskich, o których mowa w przepisach ustawy o finansach publicznych.
W konsekwencji jednak wydatki, które poniesione zostały w tej części, będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Ewidencja rozrachunków a wymogi związane z JPK_CIT
Zasadniczo dopuszczalne jest stosowanie jednego zbiorczego konta rozrachunkowego dla kontrahentów prowadzących działalność gospodarczą (w szczególności przy sprzedaży gotówkowej), jednak pod warunkiem równoległego prowadzenia szczegółowej ewidencji pomocniczej pozwalającej na jednoznaczną identyfikację kontrahentów, każdej transakcji oraz powiązanie płatności z dokumentem sprzedaży.
Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe powinny być prowadzone w sposób rzetelny, bezbłędny, sprawdzalny i bieżący. Dopuszczalne jest stosowanie kont syntetycznych (zbiorczych), jednak pod warunkiem prowadzenia do nich ewidencji szczegółowej.
Kluczem jest ewidencja pomocnicza, która powinna zapewniać identyfikację kontrahenta (poprzez NIP), pozwalać na przypisanie każdej operacji do konkretnej transakcji oraz gwarantować zgodność zapisów z kontem syntetycznym.
Dla potrzeb JPK CIT należy zapewnić odpowiedni poziom szczegółowości i spójności danych, a także możliwość ich weryfikacji przez organy podatkowe.
Rozwiązanie przedstawione w pytaniu jest dopuszczalne pod warunkiem, że dane w księgach są prowadzone w sposób umożliwiający eksport danych na poziomie szczegółowości wymaganym przez JPK CIT. System księgowy powinien pozwolić na powiązanie zapisów księgowych z ewidencją pomocniczą i wygenerować dane zgodnie ze strukturą logiczną JPK CIT.
Niestety podejście to może być ryzykowne i może zostać zakwestionowane przez organy podatkowe, jeśli nie będzie możliwości: identyfikacji kontrahenta B2B, powiązania płatności z fakturą, jeśli nie będzie unikalnego kodu kontrahenta dla każdego przedsiębiorcy, a wszystkie dane będą zgromadzone na jednym koncie bez możliwości wyodrębnienia.
Wymogiem struktury JPK KR PD jest jednoznaczna identyfikacja kontrahenta dla każdej transakcji, co wymaga modernizacji ewidencji księgowej w praktyce i zintegrowania jej z modułem rozrachunkowym.
Ekwiwalent za ergonomiczne środki wykonywania pracy
Pracodawca powinien pokryć koszty. W zależności od zawartej umowy może być to ekwiwalent lub ryczałt. Powinny to być narzędzia profesjonalne, oznakowane CE, spełniające zasady ergonomii.
Generalną zasadą wynikającą wprost z treści art. 6724 § 1 ustawy Kodeks pracy (dalej: KP) jest to, że to pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną:
1) materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej,
2) instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
3) szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.
Ponadto pracodawca jest zobowiązany pokryć inne koszty niż koszty określone powyżej bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu.
Strony porozumienia mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, spełniających wymagania określone w rozdziale IV Działu X Kodeksu pracy. W takim przypadku pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.
Obowiązek wypłaty ekwiwalentu może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.
Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności:
1) normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych,
2) ich udokumentowane ceny rynkowe oraz
3) ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także
4) normy zużycia energii elektrycznej oraz
5) koszty usług telekomunikacyjnych.
Maszyny i inne urządzenia techniczne, zgodnie z rozdziałem IV działu dziesiątego KP, powinny spełniać następujące wymagania:
1) zapewniać bezpieczne i higieniczne warunki pracy, w szczególności zabezpieczać pracownika przed urazami, działaniem niebezpiecznych substancji chemicznych, porażeniem prądem elektrycznym, nadmiernym hałasem, działaniem drgań mechanicznych i promieniowania oraz szkodliwym i niebezpiecznym działaniem innych czynników środowiska pracy;
2) uwzględniać zasady ergonomii.
W związku z powyższym, jeżeli pracownik sam zapewnia sobie narzędzia do pracy zdalnej i otrzymuje z tego tytułu ekwiwalent pieniężny, to powinien nabyć takie narzędzia, które spełniają również zasady ergonomii. Pracownik nie może korzystać przy pracy zdalnej z narzędzi „byle jakich”, amatorskich czy wykonanych we własnym zakresie. Powinny to być narzędzia profesjonalne, spełniające wymagania nie tylko oceny zgodności (oznakowane CE), ale również zasady ergonomii.
Pracownik, organizując swoje stanowisko pracy zdalnej, powinien uwzględniać wymagania ergonomii (art. 6731 § 8 KP). Pracodawca powinien więc zwrócić mu koszty dostosowania tego stanowiska pracy do wymagań ergonomii.
Zasady ergonomii wymagają stosowania manipulatora, aby odciążyć pracownika od nadmiernego wysiłku fizycznego (dźwigania ciężarów) i gdy pracownik wyposażył swoje stanowisko pracy w taki manipulator, to pracodawca powinien zwrócić mu koszty zakupu i zainstalowania tego urządzenia na stanowisku pracy zdalnej.
Powyższa zasada dotyczy również wyposażenia stanowiska komputerowego w ergonomiczne meble (stół, krzesło).
Warto więc zadbać, aby w porozumieniu z pracodawcą określić również zwrot kosztów związanych z dostosowaniem stanowiska pracy zdalnej do wymagań ergonomii. Stworzy to solidną podstawę do żądania od pracodawcy zwrotu kosztów nie tylko za wykorzystywanie przez pracownika narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, ale także za zapewnienie we własnym zakresie ergonomicznych warunków pracy zdalnej.
Zaliczenie do KUP wydatków poniesionych przed rozpoczęciem działalności gospodarczej
Wydatki poniesione na zakup towarów handlowych, materiałów oraz drobnych narzędzi (o wartości początkowej nieprzekraczającej 10 000 zł) przed rozpoczęciem działalności gospodarczej, udokumentowane fakturami imiennymi bez NIP, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Sposób ich ujęcia w ewidencji zależy jednak od rodzaju nabytego składnika. Materiały i towary handlowe należy wprowadzić do początkowego spisu z natury, natomiast drobne narzędzia księguje się bezpośrednio w koszty w dacie rozpoczęcia działalności.
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: PDOFizU) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 PDOFizU. Udzielając odpowiedzi na niniejsze pytanie warto więc wskazać, że przepisy PDOFizU nie zawierają unormowań, które zabraniałyby zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów, wydatków ponoszonych przed rozpoczęciem działalności gospodarczej. Ważne jest natomiast istnienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem a osiągniętym przychodem lub zachowanym albo zabezpieczonym źródłem przychodu (por. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 28.4.2021 r., 0115-KDIT3.4011.55.2021.2.JG).
W myśl § 20 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: PodKsPiRR), podatnik jest obowiązany do sporządzenia i wpisania do księgi spisu z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów, m.in. na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego. Oznacza to, że zakupione przed otwarciem firmy materiały do wykonywania usług oraz towary handlowe nie mogą być bezpośrednio ujęte jako koszty w dacie ich zakupu, lecz należy objąć je remanentem początkowym sporządzonym na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej (por. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 29.3.2018 r., 0113-KDIPT2-1.4011.46.2018.6.AG). Wyceny towarów i materiałów dokonuje się na podstawie posiadanych dowodów dokumentujących nabycie. Na podstawie § 6 ust. 3 pkt 1 PodKsPiRR dowodem takim mogą być przede wszystkim faktury. Fakt, że zakupy są udokumentowane fakturami imiennymi bez numeru NIP, nie stanowi przeszkody do ujęcia ich w majątku firmy (por. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 28.4.2021 r., 0115-KDIT3.4011.55.2021.2.JG).
Odmiennie natomiast należy potraktować drobne narzędzia, ponieważ nie stanowią one towarów handlowych ani materiałów w rozumieniu § 2 pkt 1 PodKsPiRR. W konsekwencji narzędzia te nie podlegają objęciu spisem z natury sporządzanym na dzień rozpoczęcia działalności, o którym mowa w § 20 ust. 1 PodKsPiRR. Wydatki poniesione na drobne narzędzia (o wartości początkowej nieprzekraczającej 10 000 zł) należy więc zaksięgować bezpośrednio w ciężar kosztów uzyskania przychodów w dacie rozpoczęcia działalności na podstawie posiadanych faktur imiennych, w kolumnie 15 podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jeżeli podatnik prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów prawidłowo i zgodnie z obowiązującym prawem zaewidencjonuje dokonany wydatek w tej księdze, to tym samym należycie go udokumentuje do celów ustalenia wysokości dochodu (por. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 14.6.2021 r., 0112-KDIL2-2.4011.295.2021.1.KP).
Zwolnienie podmiotowe z VAT dla biura rachunkowego
Tak, otwierając w trakcie roku biuro rachunkowe i świadcząc wyłącznie usługi rachunkowo-księgowe oraz kadrowo-płacowe, podatnik może korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT, pod warunkiem że przewidywana wartość sprzedaży, wyliczona w proporcji do okresu prowadzonej działalności, nie przekroczy w danym roku podatkowym kwoty 240 000 zł.
Zgodnie z art. 113 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: VATU), zwalnia się od podatku sprzedaż dokonywaną przez podatnika, u którego wartość sprzedaży nie przekroczyła w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym kwoty 240 000 zł.
Z kolei, jak stanowi art. 113 ust. 9 VATU, zwalnia się od podatku sprzedaż dokonywaną przez podatnika rozpoczynającego w trakcie roku podatkowego wykonywanie działalności, jeżeli przewidywana przez niego wartość sprzedaży nie przekroczy, w proporcji do okresu prowadzonej działalności gospodarczej w roku podatkowym, kwoty 240 000 zł. Stosownie natomiast do treści art. 113 ust. 10 VATU, jeżeli faktyczna wartość sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie ust. 9, w proporcji do okresu prowadzonej działalności gospodarczej, przekroczy w trakcie roku podatkowego określoną kwotę limitu, zwolnienie traci moc począwszy od czynności, którą przekroczono tę kwotę.
Przepis art. 113 ust. 13 pkt 2 VATU wskazuje z kolei katalog usług wyłączonych z zakresu możliwości skorzystania ze zwolnienia podmiotowego, w tym między innymi usługi prawnicze oraz w zakresie doradztwa. Z przedstawionego opisu wynika, że podatnik planuje prowadzić działalność dotyczącą wyłącznie usług rachunkowo-księgowych oraz kadrowo-płacowych. W ramach prowadzonego biura rachunkowego podatnik nie będzie dokonywać czynności polegających na udzielaniu fachowych porad, opinii czy wyjaśnień z zakresu obowiązków prawnych, podatkowych i finansowych.
Oznacza to zatem, że skoro podatnik nie będzie świadczyć usług doradczych znajdujących się w katalogu wyłączeń z art. 113 ust. 13 pkt 2 VATU, to może od początku działalności korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT, o ile wartość sprzedaży, obliczona proporcjonalnie od maja do końca roku, nie przekroczy przysługującego mu limitu 240 000 zł. Należy przy tym pamiętać, że w przypadku przekroczenia tego proporcjonalnego limitu w trakcie roku, zwolnienie straci moc z chwilą wykonania czynności, którą kwota ta zostanie przekroczona (por. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 8.4.2026 r., 011-KDIB3-2.4012.2026.2.ASZ).
