Dojazdy do pracy i z pracy samochodem służbowym a podatek i składki
Nie zawsze możliwość korzystania z samochodu służbowego w celu dojazdu do domu oraz z domu do miejsca pracy oznacza użytkowanie pojazdu w celach prywatnych. Jeżeli specyfika pracy pracownika jest związana z regularnymi wyjazdami do klientów bezpośrednio z domu oraz powrotami od klienta bezpośrednio do domu, nie można – w ocenie autora odpowiedzi – przyjmować, że wskazane w pytaniu powierzenie pojazdu jest związane z jego użytkowaniem w celach prywatnych.
Dojazdy do pracy i powroty z niej co do zasady obciążają kosztowo pracownika, dlatego zwracanie ich kosztów lub zapewnienie możliwości wykorzystywania samochodu służbowego w celu takich dojazdów stanowi przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu. Wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się ryczałtowo w wysokości wskazanej w art. 12 ust. 2a ustawy o PIT.
Należy jednak każdorazowo dokonać oceny zakresu i sposobu realizacji obowiązków pracowniczych. Jeżeli specyfika pracy pracownika jest powiązana z wyjazdami do klientów bezpośrednio z domu i powrotami od klienta do domu, a sytuacje te mają charakter regularny i powtarzalny oraz w wielu przypadkach wynikają z pozostawania w gotowości do wykonywania pracy (np. w ramach dyżuru), to – w ocenie autora odpowiedzi – nie powstaje przychód po stronie pracownika.
W tym zakresie warto zwrócić uwagę na pismo z 2.8.2018 r. Dyrektora KIS, nr 0112-KDIL3-1.4011.279.2018.3.GM:
Wyznaczenie miejsca parkowania/garażowania samochodu służbowego w miejscu zamieszkania lub pobytu pracownika ma umożliwić mu efektywną realizację obowiązków pracowniczych, w szczególności zapewnić szybki i bezpieczny dojazd do miejsca wykonywania tych obowiązków oraz zapewnić należytą ochronę samochodu służbowego przed uszkodzeniem czy kradzieżą. W związku z powyższym, finansowanie przez Spółkę kosztów przejazdów pomiędzy miejscem zamieszkania/pobytu pracownika, a miejscem wykonywania pracy/siedzibą Spółki, nie stanowi dla tego pracownika żadnego dodatkowego przychodu podatkowego (przychodu ze stosunku pracy), gdyż jest realizacją obowiązków służbowych. Realizowanie przez pracownika obowiązków służbowych, w tym również przejazdów z miejsca zamieszkania/pobytu do miejsca pracy i z powrotem, będące obowiązkiem wynikającym z umowy o pracę oraz umowy o powierzeniu samochodu służbowego, nie może bowiem generować dla tego pracownika dodatkowego przychodu ze stosunku pracy w postaci innego nie odpłatnego świadczenia.
Moment ujęcia składek na PPE w kosztach podatkowych pracodawcy
Składki miesięczne powinny zostać rozpoznane jako koszty podatkowe w miesiącu, za który pracownikom przysługuje wynagrodzenie. Skoro zgodnie z regulaminem wynagradzania premie roczne są wypłacane pracownikom do końca marca roku następnego, to wydatki związane z ich wypłatą, a więc także składki na PPE, mogą być zaliczone do kosztów podatkowych okresu, za który przedmiotowe świadczenia są należne, tj. w grudniu danego roku, choć wypłata premii będzie miała miejsce w roku następnym.
Składka miesięczna
W myśl art. 15 ust. 4g ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: PDOPrU) należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 i art. 12 ust. 6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: PDOFizU), oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy, z zastrzeżeniem art. 15 ust. 4ga PDOPrU, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia powyższemu terminowi, do należności tych stosuje się art. 16 ust. 1 pkt 57 PDOPrU.
W interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 3.6.2019 r. (0111-KDIB1-3.4010.139.2019.1.MBD) wskazano m.in., że kwota składki na PPE pokryta przez pracodawcę stanowi przychód pracownika i podlega opodatkowaniu wraz z innymi przychodami, zgodnie z art. 12 ust. 1 PDOFizU. Zatem – mając na uwadze brzmienie art. 15 ust 4g PDOPrU – należy przyjąć, iż składka podstawowa (miesięczna) na PPE stanowi koszt uzyskania przychodu za okres, za który jest należna, pod warunkiem że została wypłacona lub postawiona do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony.
Składka od premii rocznej
W zakresie zaliczenia do kosztów podatkowych składek na PPE z tytułu premii rocznej również znajdzie zastosowanie art. 15 ust. 4g PDOPrU w zw. art. 12 ust. 1 PDOFizU. W tym przypadku decydujące znaczenie ma moment, kiedy w świetle regulaminu wynagradzania pracownicy uzyskują prawo do premii rocznej. Skoro zgodnie z regulaminem wynagradzania spółki premie są wypłacane do końca marca roku następnego, to rozpoznanie kosztu może nastąpić w grudniu roku, za który premia jest wypłacana. Kosztem tym będą także składki na PPE (por. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 20.12.2024 r., 0114-KDIP2-2.4010.568.2024.1.KW).
Moment ujęcia kosztu przygotowania sprawozdania finansowego za 2025 r.
Jeżeli usługa przygotowania sprawozdania finansowego dotyczy 2025 r., to dla zachowania zasady memoriału i współmierności jednostka ujmuje w 2025 r. koszt dotyczący tego okresu, niezależnie od faktu, że faktura końcowa zostanie wystawiona w 2026 r. (art. 6 ust. 1–2 ustawy o rachunkowości; dalej: RachunkU). W części niefakturowanej na dzień bilansowy tworzy się bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów (RMK bierne) jako zobowiązanie na koszty przypadające na pierwszy rok, gdy prawdopodobieństwo ich poniesienia jest wysokie, a kwotę można wiarygodnie oszacować (art. 39 ust. 2 pkt 2 RachunkU; KSR 6 pkt 2.3). W opisanym przypadku o kwalifikacji bilansowej decydują przede wszystkim zasada memoriału i współmierności, tj. ujęcie w wyniku kosztów dotyczących 2025 r. niezależnie od terminu fakturowania i zapłaty.
Zakładając scenariusz z wystawieniem faktury częściowej w 2025 r. oraz faktury końcowej w 2026 r., sposób ewidencji księgowej powinien podlegać zasadom opisanym poniżej.
Faktura zaliczkowa/częściowa z 2025 r.
Faktura zaliczkowa/częściowa otrzymana w 2025 r. nie przesądza sama przez się o ujęciu kosztu w rachunku zysków i strat za 2025 r. w pełnej kwocie, ponieważ ekonomicznie stanowi przedpłatę na poczet świadczenia, które może dotyczyć bieżącego lub przyszłych okresów. Bilansowo ujmuje się ją jako czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów w tej części, w jakiej dotyczy przyszłych okresów (art. 39 ust. 1 RachunkU), natomiast na dzień bilansowy kwotę tej zaliczki odnosi się w koszty w takiej wysokości, w jakiej dotyczy ona 2025 r., tj. zgodnie z zasadą memoriału i współmierności, przy czym rozliczenie następuje stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń (art. 39 ust. 3 w zw. z art. 6 ust. 1–2 RachunkU).
W przypadku usług księgowych dotyczących przygotowania sprawozdania finansowego za 2025 r., zasadnym jest uznanie całości poniesionego w 2025 r. wydatku za koszt 2025 r. O kwalifikacji bilansowej w tym przypadku decydują przede wszystkim zasada memoriału i współmierności, tj. ujęcie w wyniku kosztów dotyczących 2025 r. niezależnie od terminu fakturowania i zapłaty (art. 6 ust. 1–2 RachunkU).
Koszt usługi dotyczącej sprawozdania za 2025 r., którego zasadnicza część będzie zafakturowana w 2026 r.
Jeżeli na dzień bilansowy istnieje uzasadnione zobowiązanie wynikające ze zdarzeń 2025 r. (np. zawarta umowa, prace wykonane częściowo, a w praktyce pewny obowiązek poniesienia kosztu sporządzenia/badania sprawozdania), to dla zachowania współmierności ujmuje się bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów (art. 39 ust. 2 pkt 2 oraz art. 39 ust. 2a RachunkU). W KSR nr 6 wprost wskazano, że bierne RMK to „rezerwy” związane bezpośrednio z działalnością operacyjną, w tym z ogólnym zarządem (KSR nr 6, pkt 2.3).
Należy zaznaczyć, że przepisy ustawy o rachunkowości „rozdzielają” rezerwy sensu stricto od biernych RMK. Przepis art. 35d RachunkU dotyczy rezerw na przyszłe zobowiązania o niepewnym terminie/kwocie, natomiast koszty usług niefakturowanych przypadające na 2025 r. – co do zasady – klasyfikuje się jako bierne RMK (art. 39 ust. 2 pkt 2 RachunkU oraz KSR nr 6, pkt 2.3).
Faktura końcowa, po wykonaniu całości usługi, wystawiona w 2026 r.
Fakturę ujmuje się poprzez rozliczenie uprzednio utworzonych biernych RMK. Jeżeli faktura/rozliczenie po dniu bilansowym jedynie potwierdza stan istniejący na dzień bilansowy, ewentualna korekta dotyczy 2025 r. (art. 54 ust. 1 RachunkU).
Umowa sprzedaży rzeczy ruchomych a PCC
Jeżeli w przedstawionej sytuacji sporządzana jest jedna tylko umowa sprzedaży (obejmująca wiele rzeczy), umowa ta nie jest zwolniona od PCC na podstawie art. 9 pkt 6 ustawy o podatku od czynności cywilnoprawnych (dalej: PodCzynnCywPrU), a w konsekwencji jest opodatkowana PCC według stawki 2%. Zwolnienie od PCC mogłoby znaleźć zastosowanie tylko wówczas, gdyby zawartych zostało kilka umów sprzedaży, z których każda dotyczyłaby rzeczy o łącznej wartości nieprzekraczającej kwoty 1000 zł.
Opodatkowaniu PCC podlegają m.in. umowy sprzedaży oraz zamiany rzeczy i praw majątkowych (art. 1 ust. 1 pkt 1 lit. a PodCzynnCywPrU). Obowiązek zapłaty tego podatku obciąża kupujących (art. 4 pkt 1 w zw. z art. 5 ust. 1 PodCzynnCywPrU).
Jednakże na podstawie art. 9 pkt 6 PodCzynnCywPrU zwalnia się od VAT sprzedaż rzeczy ruchomych, jeżeli podstawa opodatkowania nie przekracza kwoty 1000 zł. Przy czym podstawę opodatkowania przy umowie sprzedaży stanowi wartość rynkowa rzeczy lub prawa majątkowego (zob. art. 6 ust. 1 pkt 1 PodCzynnCywPrU).
Przy ustalaniu, czy zwolnienie to ma zastosowanie, uwzględniać należy łączną wartość rzeczy będących przedmiotem umowy sprzedaży, nie zaś wartość każdej z tych rzeczy z osobna. Jak wskazano w interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 13.9.2019 r. (0111-KDIB4.4014.242.2019.1.PM):
W związku z zawarciem jednej umowy sprzedaży, a zatem dokonaniem jednej czynności cywilnoprawnej w rozumieniu podatku od czynności cywilnoprawnych, podstawę opodatkowania w związku z zawarciem tejże umowy, ustalić należy na podstawie art. 6 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ww. ustawy w odniesieniu do całości przenoszonych składników (rzeczy). Z uwagi na powyższe, Wnioskodawca jako podstawę opodatkowania winien wskazać łączną wartość wszystkich wskazanych w umowie sprzedawanych rzeczy.
Jeżeli zatem w przedstawionej sytuacji sporządzana jest jedna tylko umowa sprzedaży (obejmująca wiele rzeczy), umowa ta nie jest zwolniona od PCC na podstawie art. 9 pkt 6 PodCzynnCywPrU, a w konsekwencji jest opodatkowana PCC według stawki 2% (art. 7 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy o podatku od towarów i usług). Zwolnienie od PCC mogłoby znaleźć zastosowanie tylko wówczas, gdyby zawartych zostało kilka umów sprzedaży, z których każda dotyczyłaby rzeczy o łącznej wartości nieprzekraczającej kwoty 1000 zł.
Oznaczenie płci w ogłoszeniu o pracę
Zgodnie z art. 183ca § 3 Kodeksu pracy, pracodawca zapewnia, aby ogłoszenia o naborze na stanowisko oraz nazwy stanowisk były neutralne pod względem płci, a proces rekrutacyjny przebiegał w sposób niedyskryminujący. Neutralne ogłoszenia o naborze w praktyce zawierają określenia z męską i żeńską końcówką, np. „księgowy/księgowa” albo poprzez opis czynności, np. „pracownik/pracownica wykonujący czynności: sprzątania pokojów hotelowych, przygotowania pokojów dla nowych gości” itp. Opisy stanowisk stosuje się, wówczas gdy słów z końcówka męską albo żeńską nie używa się w języku polskim lub słowo ma już jakieś znaczenie itp., przykładowo „pokojowa/pokojowy”.
W art. 183a § 3 Kodeksu pracy nie wskazano, że chodzi o neutralność stanowiska dla kobiet i mężczyzn. Wynika to z tego, że dotyczy to także osób, które nie określają swojej płci. Jednocześnie dla stosowania tego przepisu istotne znaczenie ma to, że:
- w języku polskim występują tylko formy męska i żeńska stanowisk pracy,
- w społeczeństwie polskim nie ma powszechnej zgody na wyraźne określanie więcej niż 2 płci, co oznacza, że takie określenie przez pracodawcę może narazić go na negatywne konsekwencje.
W żadnym przepisie obowiązującym w Polsce nie nakazano dodawania słowa „Inni” lub „N” w opisie stanowiska. Jednak z uwagi na teorie o wielu płciach oraz ochronę osób, które nie określają swojej płci, określenie „K/M” w nazwie stanowiska nie jest prawidłowe. Problem wskazany w pytaniu łatwo rozwiązać poprzez określenie stanowiska: „specjalista/specjalistka”.
Sprzedaż nieruchomości otrzymanej w darowiźnie a PIT
Sprzedaż nieruchomości otrzymanej w darowiźnie, jeśli nastąpiła przed upływem pięciu lat od końca roku, w którym została nabyta, co do zasady podlega opodatkowaniu PIT, chyba że podatnik przeznaczy środki uzyskane ze sprzedaży nieruchomości na własne cele mieszkaniowe.
Według art. 10 ust. 1 pkt 8 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: PDOFizU) źródłem przychodów jest m.in. odpłatne zbycie nieruchomości lub ich części oraz udziału w nieruchomości, jeżeli odpłatne zbycie nie następuje w wykonaniu działalności gospodarczej i zostało dokonane w przypadku odpłatnego zbycia nieruchomości przed upływem pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło nabycie lub wybudowanie. Przepis art. 10 ust. 1 pkt 5 PDOFizU wskazuje, że: „W przypadku odpłatnego zbycia nabytych w drodze spadku nieruchomości lub praw majątkowych, określonych w ust. 1 pkt 8 lit. a–c, okres, o którym mowa w tym przepisie, liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło nabycie lub wybudowanie tej nieruchomości lub nabycie prawa majątkowego przez spadkodawcę”.
Przenosząc powyższe na przedstawiony stan faktyczny należy stwierdzić, że w sytuacji podatnika powstanie przychód podlegający opodatkowaniu, bowiem jedynie w przypadku nabycia nieruchomości w drodze spadku okres posiadania nieruchomości liczy się od dnia nabycia przez spadkodawcę. W przypadku nabycia nieruchomości w drodze darowizny nie obowiązuje podobna regulacja, zatem zastosowanie będzie miał przepis ogólny – jeśli nieruchomość zostanie zbyta przed upływem pięciu lat, wówczas – co do zasady – powstanie dochód do opodatkowania.
Podatnik może skorzystać jednak z tzw. ulgi mieszkaniowej. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 131 PDOFizU: „Wolne od podatku dochodowego są dochody z odpłatnego zbycia nieruchomości i praw majątkowych, w wysokości, która odpowiada iloczynowi tego dochodu i udziału wydatków poniesionych na własne cele mieszkaniowe w przychodzie z odpłatnego zbycia nieruchomości i praw majątkowych, jeżeli począwszy od dnia odpłatnego zbycia, nie później niż w okresie trzech lat od końca roku podatkowego, w którym nastąpiło odpłatne zbycie, przychód uzyskany ze zbycia tej nieruchomości lub tego prawa majątkowego został wydatkowany na własne cele mieszkaniowe. Udokumentowane wydatki poniesione na te cele uwzględnia się do wysokości przychodu z odpłatnego zbycia nieruchomości i praw majątkowych”.
Podsumowując, jeśli podatnik w ciągu trzech – lat licząc od końca roku, w którym nabył przedmiotową nieruchomość – wydatkuje przychód z jej sprzedaży na własne cele mieszkaniowe, to ta kwota będzie zwolniona z opodatkowania PIT.
Jeśli sprzedaż nieruchomości nastąpiła w 2025 r., podatnik powinien do 30.4.2026 r. złożyć do PIT–39, w którym wykaże dochód ze sprzedaży oraz kwotę, jaką będzie wydatkował na własne cele mieszkaniowe.
Dokumentowanie najmu prywatnego przez podatnika zwolnionego podmiotowo z VAT w świetle wymogów KSeF
Nie, podatnik VAT zwolniony nie może udokumentować transakcji najmu lokalu użytkowego na rzecz przedsiębiorcy zwykłym rachunkiem. Na żądanie nabywcy ma on bezwzględny obowiązek wystawić fakturę. Co więcej, w związku z obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF, podatnik ten, aby móc wywiązać się z obowiązków ustawowych, będzie musiał wystąpić do urzędu skarbowego o nadanie numeru NIP. Posługiwanie się wyłącznie numerem PESEL na fakturze ustrukturyzowanej nie będzie możliwe.
Wynajem lokalu użytkowego to działalność gospodarcza na gruncie VAT
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: VATU) podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
Najem lokalu użytkowego stanowi odpłatne świadczenie usług i jest traktowany na gruncie VAT jako prowadzenie działalności gospodarczej. Zatem osoba fizyczna wynajmująca taki lokal jest podatnikiem VAT, nawet jeśli ze względu na obroty korzysta ze zwolnienia podmiotowego na podstawie art. 113 ust. 1 VATU.
Faktura ma pierwszeństwo przed rachunkiem
Podmioty zwolnione z VAT z zasady nie mają obowiązku wystawiania faktur dokumentujących ich sprzedaż (art. 106b ust. 2 VATU). Sytuacja zmienia się jednak, gdy nabywca towaru lub usługi (w tym przypadku najemca) zgłosi żądanie wystawienia takiego dokumentu w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar, wykonano usługę lub otrzymano zapłatę (art. 106b ust. 3 pkt 2 VATU).
Jak wprost wskazało Ministerstwo Finansów w piśmie z 26.1.2026 r. (PT7.8165.6.2026.46), faktura VAT i rachunek są różnymi dokumentami, a na gruncie VAT zawsze pierwszeństwo ma obowiązek wystawienia faktury. Rachunek nie stanowi ekwiwalentu faktury. Rachunki wystawiane są na podstawie Ordynacji podatkowej do czynności niepodlegających opodatkowaniu VAT (np. z art. 6 VATU), przez podmioty niedziałające w charakterze podatnika lub przez rolników ryczałtowych.
Dlatego też, jeśli najemca żąda dokumentu, podatnik zwolniony z VAT musi wystawić fakturę. Co więcej, nawet jeśli żądanie wpłynie po ustawowym terminie 3 miesięcy i podatnik nie ma już prawnego obowiązku wystawienia dokumentu, to jeżeli zdecyduje się go dobrowolnie wystawić dokumentem tym nadal powinna być faktura, a nie rachunek.
Obowiązek stosowania KSeF a konieczność posiadania NIP
Zgodnie z wprowadzonymi przepisami, podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF (art. 106ga ust. 1 VATU). Ustawodawca przewidział jednak przepisy epizodyczne. Zgodnie z art. 145m ust. 1 VATU, w okresie od 1.4.2026 r. do 31.12.2026 r. podatnicy mogą wystawiać faktury elektroniczne (poza KSeF) lub papierowe, jeżeli łączna wartość sprzedaży udokumentowana tymi fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł. Oznacza to, że wynajmujący osiągający miesięczny czynsz poniżej 10 000 zł wejdzie w obowiązek stosowania KSeF od 1.1.2027 r.
Przejście na KSeF wiąże się z istotną zmianą ewidencyjną dla podatników zwolnionych, którzy dotychczas posługiwali się jedynie numerem PESEL. Zgodnie z § 3 pkt 1 lit. ca rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur, w przypadku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez podatnika niezarejestrowanego na potrzeby podatku VAT (zwolnionego), na fakturze należy podać numer identyfikacji podatkowej (NIP) tego podatnika.
Powyższe potwierdza Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 6.2.2026 r. (0111-KDIB3-1.4012.827.2025.2.MSO). Organ podatkowy wprost stwierdził, że posiadanie NIP jest niezbędne do wystawiania faktur w KSeF. W związku z tym, podatnik zwolniony z VAT, wykonujący najem prywatny, który będzie zobligowany do wystawiania faktury ustrukturyzowanej dla swojego kontrahenta, będzie musiał wystąpić do urzędu skarbowego o nadanie numeru NIP przed momentem wejścia w obowiązkowy system KSeF. Nie można dokumentować w KSeF sprzedaży na rzecz innych przedsiębiorców używając wyłącznie numeru PESEL.
Cofnięcie wypowiedzenia przez pracownika
Co prawda prośba pracownika o zgodę na wycofanie wypowiedzenia, jak i sama ewentualna zgoda pracodawcy może nastąpić w dowolnej formie, ale dla celów dowodowych należałoby zachować formę pisemną lub co najmniej dokonać ustaleń w postaci elektronicznej.
Wypowiedzenie umowy o pracę jest jednostronną czynnością prawną zmierzającą do rozwiązania stosunku pracy z upływem okresu wypowiedzenia. Złożenie takiego oświadczenia przez którąkolwiek ze stron stosunku pracy (pracodawcę lub pracownika) nie wymaga do swojej skuteczności zgody drugiej strony tego stosunku prawnego. Całkowicie inaczej wygląda jednak sprawa odwołania już złożonego oświadczenia woli w sprawie wypowiedzenia.
Wypowiedzenie umowy o pracę, które dotarło do adresata może zostać cofnięte jedynie za jego zgodą. Wprawdzie samo wypowiedzenie stosunku pracy jest jednostronną czynnością prawną, ale z chwilą złożenia wywiera skutek prawny dla obu stron, dlatego też jedna ze stron nie może decydować o jego wycofaniu. Innymi słowy, każda ze stron stosunku pracy może jednostronnie (tj. bez konieczności uzyskiwania zgody drugiej strony) złożyć wypowiedzenie decydując tym samym o zakończeniu łączącego strony stosunku pracy z upływem określonego w przepisach okresu wypowiedzenia. Konsekwencje jednak złożenia pisma w tej sprawie dotyczą zarówno pracodawcy, jak i pracownika, i w związku z tym strona, która złożyła wypowiedzenie nie może już nim dysponować, dlatego też wycofanie wypowiedzenia wymaga zgody drugiej strony. Nie mają tutaj znaczenia okoliczności, jakie towarzyszyły otrzymaniu wypowiedzenia.
Sposób wyrażenia zgody na cofnięcie wypowiedzenia jest dowolny, ale sama zgoda musi być wyraźna. Z zachowania strony, do której skierowane było uprzednio pismo w sprawie wypowiedzenia umowy o pracę musi jasno wynikać, że wyraża zgodę na złożoną przez stronę wypowiadającą propozycję wycofania wypowiedzenia. Dla celów dowodowych zgoda ta powinna zostać wyrażona w formie pisemnej lub ewentualnie w inny sposób pozwalający na jej wykazanie. Nie musi to być odrębne pismo – wystarczy odpowiednia adnotacja na piśmie z propozycją wycofania wypowiedzenia.
Rozporządzenie w sprawie ekoprojektu dla zrównoważonych produktów (ESPR) – kiedy będzie obowiązywać i czego dotyczy
Rozporządzenie ESPR (Ecodesign for Sustainable Products Regulation – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1781 z 13.6.2024 r. w sprawie ustanowienia ram ustalania wymogów ekoprojektu w odniesieniu do zrównoważonych produktów oraz zmiany dyrektywy (UE) 2020/1828 i rozporządzenia (UE) 2023/1542 i uchylenia dyrektywy 2009/125/WE (Tekst mający znaczenie dla EOG) [Dz.Urz. UE L, 2024/1781, 28.6.2024; dalej: ESPR]) wprowadza nowe wymogi, aby produkty na rynku unijnym były trwalsze, łatwiejsze w naprawie oraz bardziej zrównoważone. Jednym z najważniejszych narzędzi monitorowania cyklu życia produktów jest cyfrowy paszport produktu, który ma zapewnić transparentność danych dla konsumentów i organów nadzoru. Nakłada także na podmioty gospodarcze zakaz niszczenia niesprzedanych tekstyliów i obuwia oraz wprowadza obowiązki sprawozdawcze w zakresie utylizacji zapasów. Zgodnie z nowymi przepisami produkty zrównoważone powinny stać się standardem rynkowym, a przy tym powinny wspierać ochronę środowiska i konkurencyjność europejskiego przemysłu. ESPR weszło w życie 18.7.2024 r.
Wprowadzenie
Rozporządzenie ESPR kładzie duży nacisk na wydłużenie cyklu życia produktów poprzez wprowadzenie wymogów efektywności. Produkty będą musiały spełniać określone poziomy trwałości i niezawodności, co może być wyrażone m.in. przez gwarantowany okres żywotności, odporność na naprężenia lub średni czas między awariami. Oprócz tego położono nacisk na walkę z przedwczesnym starzeniem się produktów. Nowe przepisy mają zapobiegać praktykom, które powodują, że produkt staje się niezdatny do użytku wcześniej, niż powinien. Obejmuje to zakaz stosowania rozwiązań konstrukcyjnych utrudniających demontaż najważniejszych części, używania mniej trwałych komponentów czy zaprzestania działania oprogramowania. Producenci będą musieli oferować aktualizacje oprogramowania i oprogramowania układowego, aby zapobiec przedwczesnemu wycofaniu produktu z użytku z powodów cyfrowych.
Przedmiotem ESPR jest ustanowienie ogólnych ram dla wymogów ekoprojektu, które produkty muszą spełniać, aby mogły być wprowadzone do obrotu lub oddane do użytku w UE. Oprócz poprawy zrównoważenia środowiskowego produktów, celem jest również zmniejszenie ich ogólnego śladu węglowego w całym cyklu życia. Wprowadza ono narzędzia i mechanizmy prawne, do których należą:
- cyfrowy paszport produktu,
- obowiązkowe wymogi dotyczące zielonych zamówień publicznych, jak również
- ramy prawne mające na celu zapobieganie niszczeniu niesprzedanych produktów konsumpcyjnych.
Zakres regulacji
Przepisy ESPR mają bardzo szeroki zakres i stosują się do wszelkich towarów fizycznych (w tym części składowych i produktów pośrednich) wprowadzanych do obrotu lub oddawanych do użytku. Nie ma jednak zastosowania do następujących kategorii produktów:
- żywności oraz pasz,
- produktów leczniczych stosowanych u ludzi oraz weterynaryjnych produktów leczniczych,
- żywych roślin, zwierząt oraz mikroorganizmów,
- produktów pochodzenia ludzkiego,
- produktów roślinnych i zwierzęcych związanych bezpośrednio z ich przyszłą reprodukcją,
- pojazdów (m.in. silnikowych, rolniczych, dwu- i trzykołowych) w odniesieniu do tych aspektów, które są już uregulowane w sektorowych aktach prawnych.
Wymogi dotyczące ekoprojektu
Rozporządzenie ESPR definiuje wymóg ekoprojektu jako wymóg efektywności lub wymóg informacyjny, którego celem jest uczynienie produktu bardziej zrównoważonym środowiskowo. Zgodnie z jego art. 5, wymogi te mają na celu poprawę szeregu aspektów produktu w całym jego cyklu życia. Wśród nich należy wymienić ogólne aspekty poprawy produktów, takie jak:
- trwałość i niezawodność produktu,
- możliwość ponownego użycia, ulepszenia, naprawy, konserwacji i odnowienia,
- obecność substancji wzbudzających obawy,
- efektywność energetyczna oraz zużycie energii, wody i innych zasobów,
- zawartość materiałów z recyklingu oraz zdatność produktu do recyklingu i odzysku materiałów,
- ślad węglowy i ślad środowiskowy,
- przewidywana ilość wytwarzanych odpadów.
Rozporządzenie nakłada również obowiązek projektowania produktów w taki sposób, aby zapobiec ich przedwczesnemu starzeniu się (np. poprzez unikanie rozwiązań utrudniających naprawę lub blokujących oprogramowanie po aktualizacji).
Wymogi dotyczące efektywności
Wymogi dotyczące efektywności opierają się na parametrach produktu wymienionych w Załączniku I. Wśród nich warto wskazać:
- trwałość i niezawodność produktu lub jego części składowych,
- łatwość naprawy i konserwacji,
- łatwość ulepszenia, ponownego użycia, regeneracji i odnowienia produktów,
- sposób zaprojektowania z myślą o recyklingu, łatwość i jakość recyklingu,
- unikanie rozwiązań technicznych uniemożliwiających ponowne użycie, ulepszenie, naprawę, konserwację, odnowienie, regenerację i recykling produktów i części składowych.
Wymogi informacyjne
Dodatkowo, każdy produkt objęty ESPR musi spełniać wymogi informacyjne, które obejmują:
- cyfrowy paszport produktu, czyli zbiór danych o produkcie dostępny drogą elektroniczną,
- informacje na temat efektywności produktu pod kątem jednego lub więcej parametrów produktu, w tym punktową ocenę możliwości naprawy, punktową ocena trwałości, ślad węglowy lub ślad środowiskowy,
- informacje dla klientów i innych podmiotów na temat sposobu instalacji, użytkowania, konserwacji i naprawy produktu, a także na temat zbiórki do odnowienia lub regeneracji i zwrotu produktu lub obchodzenia się z nim pod koniec przydatności do użycia,
- informacje dla zakładów przetwarzania dotyczące demontażu, ponownego użycia, odnawiania, recyklingu lub unieszkodliwiania pod koniec przydatności do użycia, a także
- inne informacje, które mogą mieć wpływ na wybór zrównoważonych produktów przez klientów oraz sposób obchodzenia się z produktem przez strony inne niż producent, w celu ułatwienia odpowiedniego użytkowania, operacji zachowania wartości i prawidłowego postępowania pod koniec przydatności do użycia.
Przedstawiane informacje muszą być jasne, łatwo zrozumiałe i dostosowane do szczególnych cech danych grup produktów i docelowych odbiorców informacji.
Cyfrowy paszport produktu
Najważniejszym narzędziem wspierającym naprawę i trwałość jest cyfrowy paszport produktu, gdyż produkty można wprowadzić do obrotu lub oddać do użytku wyłącznie wówczas, gdy dostępny będzie cyfrowy paszport produktu. W paszporcie powinny znaleźć się takie dane, jak:
- informacje wymagane na mocy art. 7 ust. 2 lit. b) i art. 7 ust. 5 ESPR lub innych przepisów prawa UE, które mają zastosowanie do danej grupy produktów,
- niepowtarzalny identyfikator produktu,
- globalny handlowy numer identyfikacyjny produktów lub ich części (chodzi o numer, o którym mowa w normie ISO/IEC 15459-6),
- odpowiednie kody towaru, takie jak kod TARIC,
- deklaracja zgodności, dokumentacja techniczna lub certyfikaty zgodności,
- podręczniki użytkownika, instrukcje, ostrzeżenia lub informacje dotyczące bezpieczeństwa,
- informacje dotyczące producenta, takie jak jego niepowtarzalny identyfikator podmiotu,
- niepowtarzalne identyfikatory zakładu,
- informacje dotyczące importera oraz jego numer rejestracyjny i identyfikacyjny przedsiębiorcy (EORI).
Cyfrowy paszport produktu musi być połączony nośnikiem danych z niezmiennym niepowtarzalnym identyfikatorem produktu. Z kolei nośnik danych musi być fizycznie umieszczony na produkcie, jego opakowaniu lub w dokumentacji dołączonej do produktu.
Dane zawarte w cyfrowym paszporcie produktu muszą opierać się na standardach otwartych i powinny nadawać się do odczytu maszynowego oraz powinny być ustrukturyzowane. Oprócz tego dane muszą odnosić się do modelu, partii lub artykułu.
Do 19.7.2026 r. ma powstać cyfrowy rejestr paszportów, w którym będą przechowywane co najmniej niepowtarzalne identyfikatory. Ponadto ma powstać portal internetowy, na którym zainteresowani będą mogli wyszukać i porównać dane zawarte w cyfrowych paszportach produktów.
Niszczenie niesprzedanych produktów konsumpcyjnych
Niszczenie niesprzedanych produktów konsumpcyjnych, takich jak wyroby włókiennicze i obuwie stało się powszechnym problemem środowiskowym w całej UE, przede wszystkim jest to spowodowane szybkim rozwojem sprzedaży przez internet. Często towary są produkowane, transportowane, a następnie niszczone, przy czym nigdy nie zostają użyte zgodnie z przeznaczeniem. Zapobieganie zniszczeniu, zdaniem unijnych prawodawców, zmniejszy wpływ na środowisko tych produktów dzięki ograniczeniu wytwarzania odpadów i zniechęceniu do nadmiernej produkcji.
W związku z tym, zgodnie z ESPR, podmioty gospodarcze, które będą pozbywać się niesprzedanych produktów konsumpcyjnych bezpośrednio lub w imieniu których niesprzedanych produktów konsumpcyjnych pozbywa się osoba trzecia, będą musiały ujawnić następujące informacje:
- roczną liczbę i wagę niesprzedanych produktów konsumpcyjnych, których się pozbyto, podzielone na rodzaj lub kategorię produktów,
- powody pozbycia się produktów,
- odsetek produktów, których się pozbyto, dostarczonych w celu przygotowania do ponownego użycia, w tym odnowienia i regeneracji, recyklingu, innego odzysku i operacji unieszkodliwiania,
- podjęte środki i planowane środki mające na celu zapobieżenie niszczeniu niesprzedanych produktów konsumpcyjnych.
Wymienione informacje powinny być zamieszczone na stronach internetowych przedsiębiorcy i powinny obejmować poprzedni rok obrotowy.
Od 19.7.2026 r. zakazane będzie niszczenie niesprzedanych odzieży i obuwia. Spod tego zakazu będą jednak wyłączone mikro- i małe przedsiębiorstwa. Z kolei średnie przedsiębiorstwa zostaną objęte zakazem od 19.7.2030 r. Produkty objęte zakazem zostały szczegółowo wymienione w Załączniku VII do rozporządzenia i obejmują:
- odzież i dodatki odzieżowe – artykuły odzieżowe ze skóry wyprawionej lub wtórnej, odzież dzianą i niedzianą oraz różnego rodzaju nakrycia głowy.
- obuwie – wszelkie rodzaje obuwia, w tym nieprzemakalne, wykonane z gumy, tworzyw sztucznych, skóry oraz materiałów włókienniczych.
Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych i podatkowych w języku polskim
Prowadzenie zapisów w księgach rachunkowych w języku obcym należy ocenić jako niezgodne z art. 9 ustawy o rachunkowości (dalej: RachunkU), nawet jeżeli możliwe byłoby późniejsze przedstawienie tłumaczenia dokumentów źródłowych.
Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych w języku polskim należy odróżnić od uprawnienia organów do żądania tłumaczenia dokumentów sporządzonych w języku obcym. Pierwsza z tych kwestii dotyczy sposobu prowadzenia samych ksiąg rachunkowych, druga zaś ma charakter dowodowy i kontrolny. W odniesieniu do ksiąg rachunkowych ustawodawca:
1) przesądził, że księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej (art. 9 RachunkU),
2) nakazał sporządzenie w języku polskim dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości (art. 10 ust. 1 RachunkU),
3) wskazał, że księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald tworzące dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald oraz inwentarz, co oznacza, że to właśnie te zbiory, a nie całe oprogramowanie księgowe ani wszelkie zbiory pomocnicze, podlegają ustawowemu wymogowi języka polskiego (art. 13 ust. 1 RachunkU).
Księgi rachunkowe mogą zarazem pełnić funkcję ksiąg podatkowych, ponieważ art. 9 ust. 1 PDOPrU nakazuje prowadzenie ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i należnego podatku. Należy zwrócić uwagę, że przepisy ustawy o rachunkowości, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych ani ordynacji podatkowej nie przewidują mechanizmu tłumaczenia samych ksiąg rachunkowych na język polski. Przepis art. 287 § 1 pkt 2 OrdPU odnosi się wyłącznie do obowiązku przedstawienia na żądanie kontrolującego tłumaczenia dokumentacji sporządzonej w języku obcym, dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli, podobnie jak art. 21 ust. 5 RachunkU dotyczy jedynie dowodów księgowych sporządzonych w języku obcym, dla których na żądanie organu kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne tłumaczenie na język polski.
W konsekwencji prowadzenie zapisów w księgach rachunkowych w języku obcym należy ocenić jako niezgodne z art. 9 RachunkU, nawet jeżeli możliwe byłoby późniejsze przedstawienie tłumaczenia dokumentów źródłowych.
Jednocześnie, jeżeli jednostka zamierza stosować dla wybranych operacji powtarzalne oznaczenia skrótowe, dopuszczalne jest posługiwanie się kodami, skrótami lub symbolami, również inspirowanymi obcojęzycznym brzmieniem, jednak pod warunkiem, że funkcjonują one w ramach wewnętrznie przyjętego słownika albo indeksu opisanego w języku polskim i pozwalającego jednoznacznie ustalić znaczenie danego oznaczenia. Rozwiązanie takie nie legalizuje jednak pełnych obcojęzycznych opisów zdarzeń gospodarczych w samej treści zapisów księgowych. Niezależnie od powyższego, skoro obowiązkowy zakres ksiąg rachunkowych wyznacza art. 13 ust. 1 RachunkU, dopuszczalne jest techniczne utrzymywanie dodatkowych zbiorów, raportów lub pól pomocniczych, które nie tworzą ksiąg rachunkowych sensu stricto i nie zastępują polskojęzycznej treści zapisów, a mogą służyć wyłącznie celom pomocniczym, w tym np. równoległemu opisywaniu operacji w języku obcym dla potrzeb grupowych, raportowych lub organizacyjnych.
