Możliwość podpisania umowy przez prokurenta spółki z o.o.
Prokurent samoistny spółki z o.o. (jako zamawiający) nie powinien podpisywać umowy ze spółką jawną (jako wykonawcą), w której jest on jednym ze wspólników. Czynność prawna może zostać – co do zasady – uznana za nieważną. Jeżeli istnieje choćby prawdopodobieństwo konfliktu interesów, to zakaz wynikający z art. 108 ustawy Kodeks pracy (dalej: KC) znajduje bezwzględne zastosowanie.
Przepis art. 1091 KC stanowi, że:
„§ 1. Prokura jest pełnomocnictwem udzielonym przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, które obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa.
§ 2. Nie można ograniczyć prokury ze skutkiem wobec osób trzecich, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej”.
Prokura zapewnia wyjątkowo szeroki i ustawowo określony zakres uprawnień przysługujących prokurentowi. Wyraźnie z art. 1091 § 1 KC wynika, że obejmuje ona ogół czynności sądowych i pozasądowych. Jedyne ograniczenie ma charakter przedmiotowy – prokura dotyczy wyłącznie czynności związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa.
Natomiast zgodnie z art. 108 KC: „Pełnomocnik nie może być drugą stroną czynności prawnej, której dokonywa w imieniu mocodawcy, chyba że co innego wynika z treści pełnomocnictwa albo że ze względu na treść czynności prawnej wyłączona jest możliwość naruszenia interesów mocodawcy. Przepis ten stosuje się odpowiednio w wypadku, gdy pełnomocnik reprezentuje obie strony”.
W doktrynie podnosi się, że art. 108 KC ma zastosowanie do czynności dokonywanych przez prokurenta „z samym sobą”, a więc do takich czynności prawnych, w których jedną stroną jest prokurent działający osobiście, a drugą – przedsiębiorca działający przez tego prokurenta. Podkreśla się bowiem, że prokura jest instytucją prawa handlowego, będącego częścią prawa cywilnego. Jest ona przy tym rodzajem pełnomocnictwa, który jest jedną z form przedstawicielstwa (wyr. SA w Warszawie z 25.6.2020 r., VII AGa 1683/18, Legalis).
Mając powyższe na względzie należy zaznaczyć, że art. 108 KC jako zasadę wprowadza zakaz dokonywania przez pełnomocnika (prokurenta) czynności z samym sobą.
Jedynie przykładowo należy wskazać postanowienie SN z 29.1.2016 r. (II CSK 231/14, Legalis), w którym uznano, że:
Organy zarządzające określoną osobą prawną nie powinny samodzielnie decydować o wierzytelnościach przysługujących im wobec podmiotów zarządzanych, a art. 108 KC może być stosowany na zasadzie analogii do czynności prawnych organu osoby prawnej „z samym sobą”. Przepis ten może mieć zatem analogiczne zastosowanie także w zakresie działalności fundacji, zaś czynność prawna dokonana przez osobę mieniącą się jej pełnomocnikiem z samym sobą jest nieważna. W tym kontekście jeszcze bardziej przekonywujące jest stosowanie art. 108 KC do prokurenta.
Należy jeszcze dodać, że art. 108 KC dopuszcza dokonywanie przez pełnomocnika (prokurenta) czynności z samym sobą jedynie wówczas, gdy możliwość pokrzywdzenia interesów mocodawcy jest wyłączona. Jeżeli wobec tego istnieje choćby prawdopodobieństwo naruszenia interesów mocodawcy, to zakaz wynikający z art. 108 KC znajduje zastosowanie.
Wystawianie faktur sprzedaży w KSeF przez biuro rachunkowe a jego odpowiedzialność
1. Wystawianie faktur sprzedaży przez biuro rachunkowe – umowa z klientem
Podatnik może zlecić wystawianie faktur sprzedaży podmiotowi trzeciemu, jakim może być pracownik klienta, współpracownik czy biuro rachunkowe. Obowiązek i zasady wystawiania faktur sprzedaży przez biuro rachunkowe powinny zostać uregulowane w umowie między stronami. Precyzyjne wskazanie obowiązków i zakresu odpowiedzialności biura rachunkowego pozwala na ograniczenie jego odpowiedzialności karno-skarbowej, jak i cywilnej.
W umowie można zawrzeć dodatkowe zapisy jakie informacje muszą być wskazane przez klienta w celu wystawienia faktury sprzedaży, w jakim terminie zgodnie ze zleceniem/potwierdzeniem akceptacji od klienta faktura ustrukturyzowana zostanie wystawiona, w jakich sytuacjach biuro rachunkowe może odmówić wystawienia faktury (chociażby wątpliwości co do możliwości udokumentowania transakcji fakturą sprzedaży).
To na kliencie powinien spoczywać obowiązek posiadania pełnej dokumentacji wskazującej prawidłowość danych zawartych w fakturze. Biuro rachunkowe powinno jednak rozważyć w jaki sposób sformalizować zakres przekazywanych przez klienta danych do wystawienia faktury (np. mailowo), czy klient przed wysłaniem faktury do KSeF będzie dokonywał jej formalnej akceptacji, w jaki sposób będzie procesowane wystawiania faktur korygujących.
Wartym doprecyzowania będzie również sposób postępowania w przypadku wykrycia błędów lub nieprawidłowości w wystawionych fakturach sprzedaży, zarówno w okresie obligatoryjnego KSeF, jak i w okresie sprzed jego obowiązywania.
W celu ograniczenia odpowiedzialności warto by biuro rachunkowe w umowie zawarło zapis, iż podstawą uznania faktury za prawidłową jest oświadczenia klienta, które nie podlegało weryfikacji poprawności i zgodności z przebiegiem odbytej transakcji, a odpowiedzialność biura rachunkowego ogranicza się wyłączenie do strony formalnej wystawionego dokumentu sprzedaży (czynność techniczna wystawienia faktury), za stronę merytoryczną, w tym zapewnienie należytej staranności, odpowiada klient.
2. Sankcje w KSeF
Zgodnie z przepisem art. 106ni ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: VATU) w brzmieniu obowiązującym od 1.1.2027 r. – jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi:
1) nie wystawił faktury ustrukturyzowanej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur,
2) w okresie trwania awarii, o której mowa w art. 106ne ust. 1 lub 3 VATU, albo niedostępności, o której mowa w art. 106ne ust. 4 VATU, albo w przypadku, o którym mowa w art. 106nda ust. 1 VATU wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem,
3) nie przesłał w wymaganym terminie do Krajowego Systemu e-Faktur faktury, o której mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 lub art. 106nh ust. 1 VATU
– naczelnik urzędu skarbowego nakłada, w drodze decyzji, na podatnika karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur.
Kara będzie nakładana na podatnika. Jeżeli biuro rachunkowe będzie odpowiedzialne za wystawianie faktur w imieniu klienta powinno w zapisach umownych doprecyzować odpowiedzialność odszkodowawczą (regres) w przypadku potencjalnych sankcji nałożonych na podatnika w związku z regulacjami KSeF.
Odpowiedzialność biura rachunkowego na zasadzie regresu dotyczyć będzie więc sytuacji, w której biuro rachunkowe w imieniu podatnika:
- nie wystawiło faktury przy użyciu KSeF (rozumiane jako brak wystawienia faktury),
- wystawiło w okresie awarii KSeF fakturę w postaci elektronicznej, która jest niezgodna z udostępnionym wzorem,
- nie przesłała do KSeF w określonym terminie faktury wystawionych podczas awarii.
3. Odpowiedzialność karno-skarbowa
Zgodnie z art. 9 § 3 ustawy Kodeks karny skarbowy (dalej: KKS) za przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe odpowiada, jak sprawca, także ten, kto na podstawie przepisu prawa, decyzji właściwego organu, umowy lub faktycznego wykonywania zajmuje się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi, osoby fizycznej, osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej.
Równocześnie zgodnie z art. 62 § 2 i 2a KKS, kto fakturę wystawia w sposób nierzetelny albo takim dokumentem się posługuje, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności na czas nie krótszy od roku, albo obu tym karom łącznie.
Ustawodawca w art. 271a KKS sankcjonuje osoby, które wystawiają fakturę lub faktury, zawierające kwotę należności ogółem, której wartość lub łączna wartość jest znaczna, poświadczając nieprawdę co do okoliczności faktycznych mogących mieć znaczenie dla określenia wysokości należności publicznoprawnej lub jej zwrotu albo zwrotu innej należności o charakterze podatkowym lub takiej faktury lub faktur używa (tzw. fałszerstwo intelektualne faktur), podlega karze pozbawienia wolności od 6 miesięcy do lat 8. Jeżeli sprawca dopuszcza się tego czynu wobec faktury lub faktur, zawierających kwotę należności ogółem, której wartość lub łączna wartość jest większa niż pięciokrotność kwoty określającej mienie wielkiej wartości, albo z popełnienia przestępstwa uczynił sobie stałe źródło dochodu, podlega karze pozbawienia wolności na czas nie krótszy od lat 3.
Odpowiedzialność wynikająca z KKS w przypadku wystawienia faktur odnosić się będzie również do biura rachunkowego, jeżeli w imieniu wystawia ono faktury. Co do zasady biuro rachunkowe zobowiązane jest do dochowania należytej staranności za wystawiane faktury. Ograniczenie odpowiedzialności karnej-skarbowej powinno być precyzyjnie zdefiniowane w umowie łączącej strony poprzez wskazanie iż obowiązek biura rachunkowego sprowadza się wyłącznie do technicznej czynności wystawienia faktury zgodnie ze wskazaniem klienta.
Kontrola przedłużaczy w trakcie ich użytkowania
Nie ma obowiązków dokonywania przeglądów czy pomiarów elektrycznych przedłużaczy. Jeśli producent danego przedłużacza uważa takie działania za konieczne, powinien wskazać je w instrukcji lub na oznakowaniu danego wyrobu.
Zgodnie z § 10 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy instalacje i urządzenia elektryczne powinny być tak wykonane i eksploatowane, aby nie narażały pracowników na:
1) porażenie prądem elektrycznym,
2) przepięcia atmosferyczne,
3) szkodliwe oddziaływanie pól elektromagnetycznych, a także
4) nie stanowiły zagrożenia pożarowego, wybuchowego oraz nie powodowały innych ewentualnych szkodliwych skutków.
Zasady produkcji i eksploatacji przedłużaczy elektrycznych uregulowano w przepisach rozporządzenia Ministra Rozwoju w sprawie wymagań dla sprzętu elektrycznego (dalej: WymagElektrR), gdzie w § 4 i § 5 WymagElektrR wskazano, że sprzęt elektryczny może być udostępniany na rynku tylko wówczas, gdy po skonstruowaniu go zgodnie z zasadami dobrej praktyki inżynierskiej w zakresie zasad bezpieczeństwa nie zagraża zdrowiu i bezpieczeństwu ludzi, zwierząt domowych oraz mieniu, jeżeli jest właściwie zainstalowany, utrzymywany i użytkowany zgodnie z przeznaczeniem.
Na sprzęcie elektrycznym powinny być zamieszczone podstawowe informacje, których znajomość i konsekwentne przestrzeganie będą warunkiem tego, że sprzęt elektryczny będzie użytkowany bezpiecznie i zgodnie z przeznaczeniem.
W przypadku braku możliwości zamieszczenia informacji na sprzęcie elektrycznym, informacje te producent powinien podać w dołączonym dokumencie.
Przedłużacze elektryczne należy użytkować zgodnie z wytycznymi ich producentów. W przypadku kiedy producent zaleci wykonanie pomiarów, to oczywiście takie pomiary należy wykonać, w innych przypadkach brak jest uregulowań w tym zakresie (nie mamy obowiązku czynić nic ponad to, co wskazał producent danego przedłużacza).
Oczywiście w ramach zapewnienia bezpiecznych warunków wykonywania pracy warto okresowo dokonywać oglądów przedłużaczy, tak jak np. narzędzi ręcznych i w razie konieczności eliminować z użytkowania wszystkie te, których stan techniczny budzi wątpliwości.
Postać papierowa i elektroniczna. Forma wniosków pracowniczych
Pracodawca może stosować różne możliwości w zakresie poszczególnych wniosków pracowniczych, ale nie może wprowadzić wnioskowania w formie sprzecznej z wymogami przepisów (w tym zakresie procedowana jest nowelizacja ustawy Kodeks pracy ujednolicającą sposób składania poszczególnych wniosków), jak również nie może ograniczyć formy wnioskowania w stosunku do zakresu możliwości, jakie ustalają przepisy ustawy Kodeks pracy (dalej: KP).
W obowiązującym stanie prawnym w Kodeksie pracy w stosunku do różnych wniosków pracowniczych występują różne wymogi w zakresie sposobu ich złożenia (przekazania):
- pisemnie, na piśmie – np. wniosek o udzielenie zwolnienia w celu załatwienia sprawy osobistej,
- postaci papierowej lub elektronicznej – np. wniosek o zwolnienie na opiekę nad dzieckiem (art. 188 KP).
Pomimo kilku wcześniejszych nowelizacji KP rozszerzających możliwość składania pewnych wniosków nie tylko pisemnie, ale także w postaci elektronicznej (np. wniosku o urlop wychowawczy) w obecnym brzmieniu KP nie zawiera ujednoliconych regulacji w tym zakresie. Występują w wielu przypadkach wnioski pisemne (np. wniosek o urlop bezpłatny). W dniu 7.1.2026 r. Prezydent RP podpisał ustawę o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, która m.in. ujednolica te kwestie (ustawa została przekazana prezydentowi do podpisu). W miejsce dotychczasowej formy pisemnej będzie możliwość składania dalszych wniosków pracowników (jak również przekazywania przez pracodawcę pewnych informacji pracownikom) w postaci papierowej lub elektronicznej:
1) przekazania informacji o monitoringu – art. 222 § 8 KP,
2) przekazania informacji o warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę – art. 231 § 3 KP,
3) konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową – art. 38 § 1 i § 2 KP,
4) sporządzenia rozkładu czasu pracy – art. 129 § 3 i § 4 pkt 3 i 4 KP,
5) wniosku o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy – art. 142 KP,
6) wniosku o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy – art. 143 KP,
7) wniosku o zastosowanie systemu pracy weekendowej – art. 144 KP,
8) wniosku o zastosowanie rozkładu czasu pracy, o którym mowa w art. 142 KP, czyli ruchomego czasu pracy – art. 150 § 5 KP,
9) wniosku o udzielenie czasu wolnego w celu załatwienia spraw osobistych – art. 151 § 21 KP zdanie pierwsze,
10) wniosku o udzielenie czasu wolnego za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych – art. 1512 § 1 KP,
11) wniosku o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy – art. 1517 § 6 KP,
12) wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego – art. 174 § 1 KP,
13) wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego na czas pracy u innego pracodawcy – art. 1741 § 1 KP.,
14) instrukcji i wskazówek pracodawcy w zakresie zaznajomienia pracowników z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy – art. 2374 § 3 KP.
Przy wprowadzaniu ustaleń wewnętrznych warto zaczekać na wejście w życie tej nowelizacji.
Pracodawca tworząc zasady wewnętrzne dotyczące wniosków nie może:
- ograniczać możliwości przewidzianych w tym zakresie przez przepisy; jeżeli np. odnośnie do wniosku z art. 188 KP przepisy przewidują postać papierową lub elektroniczną, to nie ma możliwości wprowadzić wewnętrznie tylko formy elektronicznej albo tylko papierowej – stanowiłoby to pogorszenie sytuacji pracowników w stosunku do tego, co wynika z przepisów KP i nie można byłoby takiego ograniczenia stosować (art. 9 KP); możliwe jest jednak ustalenie pewnej sugestii – np. zaleca się składanie wniosków elektronicznie przez system, pracodawca jednocześnie nie wyłącza możliwości złożenia wniosku w postaci pisemnej lub w inny sposób elektronicznie;
- wprowadzić sposobu wnioskowania sprzecznego z przepisami KP, np. wnioski o udzielenie zwolnienia w celu załatwienia sprawy osobistej są obecnie (tutaj czekamy na wskazaną wyżej nowelizację KP) składane na piśmie i nie można wewnętrznie wprowadzać postaci elektronicznej.
Księgowe ujęcie wydatków sfinansowanych z dotacji
Fakt, iż zakupy zostały sfinansowane lub współfinansowane z dotacji nie powoduje, iż powinny być one ujmowane jako pozostałe koszty operacyjne.
Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości (dalej: RachunkU) do pozostałych przychodów operacyjnych zalicza się koszty i przychody związane pośrednio z działalnością operacyjną jednostki, a w szczególności koszty i przychody związane m.in. z przekazaniem lub otrzymaniem nieodpłatnie, w tym w drodze darowizny aktywów, w tym także środków pieniężnych na inne cele niż dopłaty do cen sprzedaży, nabycie lub wytworzenie środków trwałych, środków trwałych w budowie albo wartości niematerialnych i prawnych.
Oznacza to, iż większość dotacji jest ujmowana jako pozostałe przychody operacyjne. Nie ma natomiast wskazań, iż koszty z nich finansowane, jeśli są związane z podstawowa działalnością jednostki, miałyby być ujmowane jako koszty według rodzaju.
Należy zauważyć, iż zgodnie z art. 41 ust. 1 i art. 42 ust. 2 RachunkU rozliczenia międzyokresowe przychodów, dokonywane z zachowaniem zasady ostrożności, obejmują w szczególności środki pieniężne otrzymane na sfinansowanie nabycia lub wytworzenia środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie oraz prac rozwojowych, jeżeli stosownie do innych ustaw nie zwiększają one kapitałów (funduszy) własnych. Zaliczone do rozliczeń międzyokresowych przychodów kwoty zwiększają stopniowo pozostałe przychody operacyjne, równolegle do odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych od środków trwałych lub kosztów prac rozwojowych sfinansowanych z tych źródeł. Oznacza to, iż dotacja przeznaczona na zakup środków trwałych powinna być ujęta w chwili otrzymania jako rozliczenia międzyokresowe przychodów i dopiero sukcesywnie, proporcjonalnie do amortyzacji – rozliczana w pozostałe przychody operacyjne.
Zwrot niewykorzystanej części polisy ubezpieczeniowej a przychód podatkowy
W przypadku, gdy polisa nie została zaliczona do kosztów uzyskania przychodów, ponieważ spółka nie miała takiego prawa, to zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, jej zwrot nie będzie stanowił przychodu podatkowego. W przeciwnym razie, jeśli niezaliczenie wydatku do kosztów było jedynie decyzją podatnika, wówczas zwrot części polisy będzie stanowić przychód podlegający opodatkowaniu.
Co do zasady przychodami są w szczególności otrzymane pieniądze, wartości pieniężne, w tym również różnice kursowe. Oznacza to, że generalnie przychodem jest każda wartość wchodząca w skład majątku podatnika, powiększająca jego aktywa.
Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych bezpośrednio wskazują, że do przychodów nie zalicza się zwróconych innych wydatków niezaliczonych do kosztów uzyskania przychodów.
Powyższe oznacza, że podatnik, który otrzyma zwrot wydatków, które nie stanowiły u niego kosztu uzyskania przychodu, nie uzyskuje z tego tytułu przychodu podlegającego opodatkowaniu CIT. Należy jednocześnie zwrócić uwagę, że zdaniem organów podatkowych skutki podatkowe związane ze zwrotem wydatków są generalnie uzależnione od tego, czy wydatki, które będą zwracane, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z przepisami, czy też nie. Przez brak zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów należy rozumieć decyzję ustawodawcy w przedmiocie możliwości zaliczenia danego rodzaju wydatku do kategorii kosztów podatkowych, a nie decyzję podatnika o faktycznym ujęciu albo braku ujęcia danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu w jego rozliczeniach podatkowych.
Zgodnie z takim stanowiskiem, jeśli niezaliczenie wydatków związanych z polisą ubezpieczeniową do kosztów uzyskania przychodów wynikało jedynie z decyzji podatnika (miał on prawo zaliczyć taki wydatek do kosztów, ale podjął decyzję, że tego nie zrobi), to w takiej sytuacji zwrot części polisy powinien stanowić przychód podatkowy.
Prezydent podpisał nowelizację Kodeksu pracy dotyczącą ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy i dokumentów w postaci elektronicznej oraz zmiany w ustawie o zfśs
W dniu 7.1.2025 r. Prezydent podpisał ustawę z 4.12.2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, która dokonuje zmian w trzech obszarach.
Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy
Pierwsza zmiana dotyczy terminu wypłaty ekwiwalentu za urlop. Obecnie roszczenie o wypłatę ekwiwalentu za urlop staje się wymagalne w dniu rozwiązania umowy o pracę. Przyjęta zmiana ustala termin wypłaty ekwiwalentu za urlop na ten sam dzień, w którym wypłacane jest wynagrodzenie. Nowelizacja przewiduje również, że jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia ustalony zgodnie z art. 85 ustawy Kodeks pracy (dalej: KP) przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. W takim przypadku wypłaty ekwiwalentu pieniężnego, dokonuje się w terminie 10 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Jeżeli ustalony w ten sposób termin wypłaty ekwiwalentu jest dniem wolnym od pracy, ekwiwalent wypłaca się w dniu poprzedzającym ten dzień.
Skutkiem przyjętych zmian ma być między innymi:
- uproszczenie procesu rozliczeń przy rozwiązaniu umowy o pracę,
- ograniczenie liczby błędów wynikających z braku pełnych danych w dniu zakończenia pracy,
- mniejsze ryzyko naruszeń przepisów i sankcji dla pracodawców ze strony Państwowej Inspekcji Pracy dzięki bardziej klarownej konstrukcji przepisów oraz przyznaniu pracodawcom czasu na bezsporne wyliczenie wysokości ekwiwalentu po ustaniu stosunku pracy,
- odciążenie działów kadrowo-płacowych, szczególnie w firmach z dużą rotacją pracowników.
Więcej wniosków będzie można składać w postaci elektronicznej
Ustawa z 4.12.2025 r. zawiera również przepisy usprawniające komunikację między pracodawcą a pracownikami i związkami zawodowymi, rozszerzając katalog spraw, które będą mogły być realizowane również w postaci elektronicznej. Wprowadzenie obok istniejącej postaci papierowej, postaci elektronicznej, ma usprawnić wykonywanie omówionych poniżej czynności i nie będzie miało negatywnego wpływu na aspekt dowodowy w zakresie przepływu wskazanych informacji. W odpowiedzi na postulat deregulacyjny i przy zachowaniu dbałości o pewność obrotu prawnego i tym samym poczucie bezpieczeństwa prawnego, zarówno w kwestii uprawnień, jak i obowiązków pracowników i pracodawców zaproponowano, żeby poniższe dokumenty można było składać i przechowywać w postaci elektronicznej:
- przekazanie informacji o monitoringu – art. 222 § 8 KP,
- przekazanie informacji o warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę – art. 231 § 3 KP,
- konsultacja zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową – art. 38 § 1 i § 2 KP,
- sporządzenie rozkładu czasu pracy – art. 129 § 3 i § 4 pkt 3 i 4 KP,
- wniosek o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy – art. 142 KP,
- wniosek o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy – art. 143 KP,
- wniosek o zastosowanie systemu pracy weekendowej – art. 144 KP,
- wniosek o zastosowanie rozkładu czasu pracy, o którym mowa w art. 1401 Kodeksu Pracy,, czyli ruchomego czasu pracy – art. 150 § 5 KP,
- wniosek o udzielenie czasu wolnego w celu załatwienia spraw osobistych – art. 151 § 21 KP zd. 1,
- wniosek o udzielenie czasu wolnego za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych – art. 1512 § 1 KP,
- wniosek o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy – art. 1517 § 6 KP,
- wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego – art. 174 § 1 KP,
- wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego na czas pracy u innego pracodawcy – art. 1741 § 1 KP,
- instrukcja i wskazówki pracodawcy w zakresie zaznajomienia pracowników z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy – art. 2374 § 3 KP.
Zmiany w ustawie o zakładowym funduszy świadczeń socjalnych
Ostatnia zmiana przewiduje uregulowanie w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych sposobu reprezentacji pracowników wobec pracodawcy, u którego nie działają zakładowe organizacje związkowe w podobny sposób jak w przypadku innych spraw z zakresu prawa pracy. Należy zwrócić uwagę, że obecne przepisy prawa pracy odnoszące się np. do pracy zdalnej czy porozumień dotyczących czasu pracy wymagają w takiej sytuacji minimum dwóch reprezentantów pracowników, podczas gdy ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych przewiduje udział tylko jednego reprezentanta pracowników w procesie uzgodnień dotyczących zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
Podpisana przez Prezydenta na początku stycznia 2026 r. ustawa ma na celu zwiększenie reprezentacji pracowników przed pracodawcą, co spowoduje zarazem ujednolicenie sposobu reprezentacji pracowników przed pracodawcą w różnych sprawach z zakresu prawa pracy. Skutkiem przyjętych zmian będzie między innymi większa przejrzystość i demokratyczność w ustalaniu zasad funkcjonowania zfśs, a także lepsza ochrona interesów pracowników przez udział większej liczby ich przedstawicieli w procesie decyzyjnym.
Ustawa czeka na publikację w Dzienniku Ustaw. Zmiany mają wejść w życie po 14 dniach od jej publikacji w Dzienniku Ustaw.
Strata z tytułu dobrowolnego umorzenia udziałów
W przypadku, gdy koszt uzyskania przychodu z tytułu zbycia udziałów w celu umorzenia (dobrowolne umorzenie) przekroczy przychód uzyskany w związku z dokonaniem takiej operacji, wystąpi strata podatkowa.
W przypadku tzw. dobrowolnego umorzenia udziałów (akcji) w spółce kapitałowej, czyli zbycia takich udziałów (akcji) spółce w celu ich umorzenia, osoba fizyczna uzyskuje przychód w źródle kapitałów pieniężnych, z odpłatnego zbycia udziałów (akcji).
Takie przyporządkowanie do źródła ma zastosowanie, jeżeli nie następuje w wykonywaniu działalności gospodarczej.
Dochodem z tytułu takiej operacji jest różnica między sumą przychodów uzyskanych z tytułu odpłatnego zbycia papierów wartościowych a kosztami uzyskania przychodów określonymi w sposób wskazany przez ustawodawcę podatkowego.
Co ważne, do takich przychodów i kosztów ich uzyskania zastosowanie ma zasada, wedle której dochodem jest nadwyżka sumy przychodów z tego źródła nad kosztami ich uzyskania osiągnięta w roku podatkowym. Ale właściwa jest również reguła, według której, jeżeli koszty uzyskania przychodów przekraczają sumę przychodów, różnica jest stratą ze źródła przychodów.
Wynika z tego, że w przypadku gdy koszt uzyskania przychodu z tytułu zbycia udziałów w celu umorzenia (dobrowolne umorzenie) przekroczy przychód uzyskany w związku z dokonaniem takiej operacji, wystąpi strata podatkowa. Strata taka jest rozliczana w ramach przychodów, do których zastosowanie ma opodatkowanie w trybie art. 30b ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Rozliczenie podatkowe zakupu okularów korekcyjnych dla członka zarządu spółki z o.o.
Jeżeli wymóg stosowania okularów do pracy przy komputerze potwierdzony jest zaświadczeniem lekarskim, a same okulary istotnie stanowią własność spółki i służą członkowi zarządu wyłącznie do pracy na rzecz spółki, to wydatek nie tylko jest kosztem spółki, ale możliwe jest odliczenie VAT z faktury dokumentującej zakup, a świadczenie nie będzie skutkowało obowiązkiem opodatkowania go PIT po stronie członka zarządu.
Udzielając odpowiedzi na pytanie należy wskazać na pewną zasadniczą kwestię. Otóż istotne jest to, czy okulary faktycznie służą członkowi zarządu do pracy na rzecz spółki, takie jest ich rzeczywiste wykorzystanie, oraz czy w istocie są jej własnością.
Jeżeli wszystkie odpowiedzi na powyższe są twierdzące, wówczas spółka uprawniona będzie zaliczyć do kosztów wydatek na zakup okularów, ale również na badanie.
Wskazać bowiem należy, że chociaż najszersze obowiązki zapewnienia bezpieczeństwa BHP są w relacji pracodawca–pracownik, to jednak na gruncie prawa pracy obowiązuje zasada, według której pracodawca jest obowiązany zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy osobom fizycznym wykonującym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę, a także osobom prowadzącym w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę na własny rachunek działalność gospodarczą.
To oznacza, że jeżeli wymóg stosowania okularów do pracy przy komputerze potwierdzony jest zaświadczeniem lekarskim (chodzi o niezbędność wydatku), a same okulary istotnie stanowią własność spółki i służą członkowi zarządu wyłącznie do pracy na rzecz spółki, to wydatek nie tylko jest kosztem spółki. Ma ona bowiem obowiązek zadbania o wzrok członka zarządu w związku z wykonywaną pracą, czyli wydatek jest celowy. Podobnie jeżeli chodzi o odliczenie VAT od zakupu, przy czym tutaj należy dodatkowo sprawdzić, czy na pewno faktura zawiera właściwe wskazania podmiotowe, tj. czy istotnie spółka kupiła okulary, jest ich nabywcą, a nie tylko refunduje koszt ich zakupu. Jeżeli tak, wówczas przysługiwało jej prawo do odliczenia VAT naliczonego. Gdyby jednak w takiej sytuacji członek zarządu wykorzystywał okulary również na potrzeby prywatne, wówczas powstałby obowiązek opodatkowania VAT nieodpłatnego świadczenia usług na potrzeby niezwiązane z działalnością spółki. Z kolei jeżeli chodzi o PIT z tytułu nieodpłatnego świadczenia, sytuacja jest trochę podobna jak w przypadku VAT, tj. korzystanie z okularów wyłącznie na potrzeby spółki i pracy dla niej oznacza brak przychodu do opodatkowania, natomiast wykorzystanie prywatne to już przychód z nieodpłatnego świadczenia w tym zakresie.
Nawet jeżeli skutki na gruncie VAT i PIT związane z wykorzystaniem prywatnym są w znacznej mierze hipotetyczne, Autor proponuje by na przyszłość zastosować nieco inne rozwiązanie, a mianowicie – zapisać w regulaminie wewnętrznym spółki prawo do refundacji BHP również dla członka zarządu i zastosować zwrot kosztów zakupu przez samego członka zarządu okularów korekcyjnych. Wówczas dalej będzie to koszt podatkowy, ale nie wystąpi po stronie spółki żaden VAT (naliczony ani należny), a przychód członka zarządu z tytułu refundacji skorzysta ze zwolnienia właściwego dla świadczeń BHP.
Regulamin wynagradzania bez szczegółowych zasad płacowych
Regulamin wynagradzania nie powinien być ani nadmiernie szczegółowy, ani zbyt lakoniczny. Musi on określać warunki przyznawania oraz wysokość poszczególnych składników wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy w taki sposób, aby na jego podstawie możliwe było ustalenie, ile konkretny pracownik zarabia, tj. jakie składniki wynagrodzenia mu przysługują i w jakiej wysokości.
Pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników, nieobjętych układem zbiorowym pracy (zakładowym lub ponadzakładowym) regulującym warunki wynagradzania za pracę oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą w zakresie i w sposób umożliwiający określenie na tej podstawie indywidualnych warunków umów o pracę, jest zobowiązany ustalić warunki wynagradzania w regulaminie wynagradzania. Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników, nieobjętych takim układem zbiorowym, może ustalić warunki wynagradzania w regulaminie wynagradzania. Natomiast pracodawca zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników, nieobjętych układem zbiorowym spełniającym wskazane kryteria, ma obowiązek ustalić warunki wynagradzania w regulaminie wynagradzania, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z takim wnioskiem (art. 772 § 1-4 Kodeksu pracy).
Z przywołanych przepisów wynikają istotne wnioski pozwalające odpowiedzieć na postawione pytanie. Po pierwsze, regulamin wynagradzania muszą wprowadzić pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników albo co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników (w tym drugim przypadku – na wniosek organizacji związkowej), jeżeli:
1) nie są objęci żadnym układem zbiorowym pracy albo
2) są objęci układem zbiorowym pracy (zakładowym lub ponadzakładowym), który zawiera zbyt ogólne lub lakoniczne postanowienia i nie precyzuje warunków wynagradzania oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą w sposób umożliwiający określenie indywidualnych warunków umów o pracę.
Po drugie, w regulaminie wynagradzania należy określić co najmniej warunki wynagradzania za pracę, w tym zasady ustalania jego wysokości; dopuszczalne jest również uregulowanie zasad przyznawania innych świadczeń związanych z pracą.
Po trzecie, podstawowa zasada konstruowania postanowień układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania polega na tym, że warunki wynagradzania za pracę oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą muszą zostać określone w takim zakresie i w taki sposób, aby umożliwiały ustalenie na ich podstawie indywidualnych warunków umów o pracę. Innymi słowy, pracownik, zapoznając się z regulaminem wynagradzania, powinien móc ustalić, jakie składniki wynagrodzenia oraz ewentualne inne świadczenia ze stosunku pracy mu przysługują i w jakiej przybliżonej wysokości.
Regulamin wynagradzania powinien zatem określać przynajmniej zasady przyznawania i ustalania wysokości wynagrodzenia zasadniczego. Jeżeli u pracodawcy funkcjonuje wieloskładnikowy system wynagrodzeń, regulamin powinien również regulować warunki przyznawania i ustalania wysokości dodatków (np. stażowego, funkcyjnego, motywacyjnego czy specjalnego) oraz premii. Określając zasady nabywania i ustalania wysokości tych składników, pracodawca powinien kierować się:
1) zakazem jakiejkolwiek dyskryminacji, w szczególności ze względu na płeć,
2) dyrektywą określoną w art. 78 § 2 Kodeksu pracy, zgodnie z którą należy ustalić wysokość oraz zasady przyznawania stawek poszczególnych składników wynagrodzenia za pracę określonego rodzaju lub na określonym stanowisku oraz poszczególnych świadczeń związanych z pracą,
3) zasadą wynikającą z art. 78 § 1 Kodeksu pracy, zgodnie z którą wynagrodzenie powinno odpowiadać rodzajowi wykonywanej pracy, kwalifikacjom wymaganym przy jej wykonywaniu oraz uwzględniać ilość i jakość świadczonej pracy.
W regulaminie należy więc wskazać poszczególne składniki wynagrodzenia (wynagrodzenie zasadnicze, dodatki, premie), określając:
1) przesłanki ich uzyskania, np. poprzez wprowadzenie taryfikatorów płacowych różnicujących stawki w zależności od stażu pracy, doświadczenia zawodowego, kwalifikacji czy wyników pracy,
2) wysokość poszczególnych składników wynagrodzenia oraz ewentualnych świadczeń związanych z pracą – nie jest konieczne wskazywanie konkretnych kwot; dopuszczalne jest określenie widełek płacowych (od–do), zróżnicowanych według stanowisk, stażu pracy czy kwalifikacji.
Reasumując, postanowienia regulaminu wynagradzania nie mogą być nadmiernie rozbudowane, szczegółowe i kazuistyczne, ponieważ prowadziłoby to do nieczytelności i nadmiernej objętości regulaminu. Z drugiej strony nie mogą być one zbyt ogólne, gdyż wówczas nie zostałby spełniony podstawowy wymóg prawidłowej konstrukcji regulaminu – brak byłoby możliwości ustalenia na jego podstawie indywidualnych warunków umów o pracę.
Z tych względów należałoby zrezygnować z koncepcji ogólnego regulaminu wynagradzania. Ogólny charakter mają przepisy Kodeksu pracy i innych aktów prawa pracy, natomiast regulamin wynagradzania powinien je konkretyzować. Nie powinien on powielać oczywistości ani regulować kwestii już w pełni ukształtowanych przepisami powszechnie obowiązującymi, takich jak wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych czy należności z tytułu podróży służbowych.
Warto również unikać stosowania w praktyce tzw. premii uznaniowej, która często prowadzi do sporów sądowych. Co do zasady premia nie ma charakteru uznaniowego. Jeżeli dany składnik ma być premią, przesłanki jej przyznania oraz wysokość powinny zostać określone w regulaminie wynagradzania. Jeżeli natomiast chodzi o nagrodę, lepiej w ogóle nie precyzować jej zasad w regulaminie, ograniczając się do zapisu, że pracodawca może przyznawać pracownikom nagrody. W tym zakresie należy również unikać sformułowań typu „nagroda zależy od wyników finansowych pracodawcy”. Sąd Najwyższy uznał bowiem, że nawet minimalny dodatni wynik finansowy obliguje w takim przypadku pracodawcę do wypłaty nagrody.
