Dokumentowanie najmu prywatnego przez podatnika zwolnionego podmiotowo z VAT w świetle wymogów KSeF

Wynajem lokalu użytkowego to działalność gospodarcza na gruncie VAT

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: VATU) podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Najem lokalu użytkowego stanowi odpłatne świadczenie usług i jest traktowany na gruncie VAT jako prowadzenie działalności gospodarczej. Zatem osoba fizyczna wynajmująca taki lokal jest podatnikiem VAT, nawet jeśli ze względu na obroty korzysta ze zwolnienia podmiotowego na podstawie art. 113 ust. 1 VATU.

Faktura ma pierwszeństwo przed rachunkiem

Podmioty zwolnione z VAT z zasady nie mają obowiązku wystawiania faktur dokumentujących ich sprzedaż (art. 106b ust. 2 VATU). Sytuacja zmienia się jednak, gdy nabywca towaru lub usługi (w tym przypadku najemca) zgłosi żądanie wystawienia takiego dokumentu w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar, wykonano usługę lub otrzymano zapłatę (art. 106b ust. 3 pkt 2 VATU).

Jak wprost wskazało Ministerstwo Finansów w piśmie z 26.1.2026 r. (PT7.8165.6.2026.46), faktura VAT i rachunek są różnymi dokumentami, a na gruncie VAT zawsze pierwszeństwo ma obowiązek wystawienia faktury. Rachunek nie stanowi ekwiwalentu faktury. Rachunki wystawiane są na podstawie Ordynacji podatkowej do czynności niepodlegających opodatkowaniu VAT (np. z art. 6 VATU), przez podmioty niedziałające w charakterze podatnika lub przez rolników ryczałtowych.

Dlatego też, jeśli najemca żąda dokumentu, podatnik zwolniony z VAT musi wystawić fakturę. Co więcej, nawet jeśli żądanie wpłynie po ustawowym terminie 3 miesięcy i podatnik nie ma już prawnego obowiązku wystawienia dokumentu, to jeżeli zdecyduje się go dobrowolnie wystawić dokumentem tym nadal powinna być faktura, a nie rachunek.

Obowiązek stosowania KSeF a konieczność posiadania NIP

Zgodnie z wprowadzonymi przepisami, podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF (art. 106ga ust. 1 VATU). Ustawodawca przewidział jednak przepisy epizodyczne. Zgodnie z art. 145m ust. 1 VATU, w okresie od 1.4.2026 r. do 31.12.2026 r. podatnicy mogą wystawiać faktury elektroniczne (poza KSeF) lub papierowe, jeżeli łączna wartość sprzedaży udokumentowana tymi fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł. Oznacza to, że wynajmujący osiągający miesięczny czynsz poniżej 10 000 zł wejdzie w obowiązek stosowania KSeF od 1.1.2027 r.

Przejście na KSeF wiąże się z istotną zmianą ewidencyjną dla podatników zwolnionych, którzy dotychczas posługiwali się jedynie numerem PESEL. Zgodnie z § 3 pkt 1 lit. ca rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur, w przypadku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez podatnika niezarejestrowanego na potrzeby podatku VAT (zwolnionego), na fakturze należy podać numer identyfikacji podatkowej (NIP) tego podatnika.

Powyższe potwierdza Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 6.2.2026 r. (0111-KDIB3-1.4012.827.2025.2.MSO). Organ podatkowy wprost stwierdził, że posiadanie NIP jest niezbędne do wystawiania faktur w KSeF. W związku z tym, podatnik zwolniony z VAT, wykonujący najem prywatny, który będzie zobligowany do wystawiania faktury ustrukturyzowanej dla swojego kontrahenta, będzie musiał wystąpić do urzędu skarbowego o nadanie numeru NIP przed momentem wejścia w obowiązkowy system KSeF. Nie można dokumentować w KSeF sprzedaży na rzecz innych przedsiębiorców używając wyłącznie numeru PESEL.

Cofnięcie wypowiedzenia przez pracownika

Wypowiedzenie umowy o pracę jest jednostronną czynnością prawną zmierzającą do rozwiązania stosunku pracy z upływem okresu wypowiedzenia. Złożenie takiego oświadczenia przez którąkolwiek ze stron stosunku pracy (pracodawcę lub pracownika) nie wymaga do swojej skuteczności zgody drugiej strony tego stosunku prawnego. Całkowicie inaczej wygląda jednak sprawa odwołania już złożonego oświadczenia woli w sprawie wypowiedzenia.

Wypowiedzenie umowy o pracę, które dotarło do adresata może zostać cofnięte jedynie za jego zgodą. Wprawdzie samo wypowiedzenie stosunku pracy jest jednostronną czynnością prawną, ale z chwilą złożenia wywiera skutek prawny dla obu stron, dlatego też jedna ze stron nie może decydować o jego wycofaniu. Innymi słowy, każda ze stron stosunku pracy może jednostronnie (tj. bez konieczności uzyskiwania zgody drugiej strony) złożyć wypowiedzenie decydując tym samym o zakończeniu łączącego strony stosunku pracy z upływem określonego w przepisach okresu wypowiedzenia. Konsekwencje jednak złożenia pisma w tej sprawie dotyczą zarówno pracodawcy, jak i pracownika, i w związku z tym strona, która złożyła wypowiedzenie nie może już nim dysponować, dlatego też wycofanie wypowiedzenia wymaga zgody drugiej strony. Nie mają tutaj znaczenia okoliczności, jakie towarzyszyły otrzymaniu wypowiedzenia.

Sposób wyrażenia zgody na cofnięcie wypowiedzenia jest dowolny, ale sama zgoda musi być wyraźna. Z zachowania strony, do której skierowane było uprzednio pismo w sprawie wypowiedzenia umowy o pracę musi jasno wynikać, że wyraża zgodę na złożoną przez stronę wypowiadającą propozycję wycofania wypowiedzenia. Dla celów dowodowych zgoda ta powinna zostać wyrażona w formie pisemnej lub ewentualnie w inny sposób pozwalający na jej wykazanie. Nie musi to być odrębne pismo – wystarczy odpowiednia adnotacja na piśmie z propozycją wycofania wypowiedzenia.

Rozporządzenie w sprawie ekoprojektu dla zrównoważonych produktów (ESPR) – kiedy będzie obowiązywać i czego dotyczy

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych i podatkowych w języku polskim

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych w języku polskim należy odróżnić od uprawnienia organów do żądania tłumaczenia dokumentów sporządzonych w języku obcym. Pierwsza z tych kwestii dotyczy sposobu prowadzenia samych ksiąg rachunkowych, druga zaś ma charakter dowodowy i kontrolny. W odniesieniu do ksiąg rachunkowych ustawodawca:

1) przesądził, że księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej (art. 9 RachunkU),

2) nakazał sporządzenie w języku polskim dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości (art. 10 ust. 1 RachunkU),

3) wskazał, że księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald tworzące dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald oraz inwentarz, co oznacza, że to właśnie te zbiory, a nie całe oprogramowanie księgowe ani wszelkie zbiory pomocnicze, podlegają ustawowemu wymogowi języka polskiego (art. 13 ust. 1 RachunkU).

Księgi rachunkowe mogą zarazem pełnić funkcję ksiąg podatkowych, ponieważ art. 9 ust. 1 PDOPrU nakazuje prowadzenie ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i należnego podatku. Należy zwrócić uwagę, że przepisy ustawy o rachunkowości, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych ani ordynacji podatkowej nie przewidują mechanizmu tłumaczenia samych ksiąg rachunkowych na język polski. Przepis art. 287 § 1 pkt 2 OrdPU odnosi się wyłącznie do obowiązku przedstawienia na żądanie kontrolującego tłumaczenia dokumentacji sporządzonej w języku obcym, dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli, podobnie jak art. 21 ust. 5 RachunkU dotyczy jedynie dowodów księgowych sporządzonych w języku obcym, dla których na żądanie organu kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne tłumaczenie na język polski.

W konsekwencji prowadzenie zapisów w księgach rachunkowych w języku obcym należy ocenić jako niezgodne z art. 9 RachunkU, nawet jeżeli możliwe byłoby późniejsze przedstawienie tłumaczenia dokumentów źródłowych.

Jednocześnie, jeżeli jednostka zamierza stosować dla wybranych operacji powtarzalne oznaczenia skrótowe, dopuszczalne jest posługiwanie się kodami, skrótami lub symbolami, również inspirowanymi obcojęzycznym brzmieniem, jednak pod warunkiem, że funkcjonują one w ramach wewnętrznie przyjętego słownika albo indeksu opisanego w języku polskim i pozwalającego jednoznacznie ustalić znaczenie danego oznaczenia. Rozwiązanie takie nie legalizuje jednak pełnych obcojęzycznych opisów zdarzeń gospodarczych w samej treści zapisów księgowych. Niezależnie od powyższego, skoro obowiązkowy zakres ksiąg rachunkowych wyznacza art. 13 ust. 1 RachunkU, dopuszczalne jest techniczne utrzymywanie dodatkowych zbiorów, raportów lub pól pomocniczych, które nie tworzą ksiąg rachunkowych sensu stricto i nie zastępują polskojęzycznej treści zapisów, a mogą służyć wyłącznie celom pomocniczym, w tym np. równoległemu opisywaniu operacji w języku obcym dla potrzeb grupowych, raportowych lub organizacyjnych.

 

Prawo do pełnego odliczenia VAT od samochodu ciężarowego pomimo opóźnionego badania technicznego tego pojazdu

Stan faktyczny i spór z fiskusem

Sprawa dotyczyła przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą, który pod koniec lipca 2021 r. zawarł umowę leasingu operacyjnego na samochód ciężarowy. Pojazd został zarejestrowany 1.9.2021 r. i od tego momentu służył wyłącznie czynnościom opodatkowanym. Co istotne, przedsiębiorca przeprowadził dodatkowe badanie techniczne, potwierdzające spełnienie wymogów dla pojazdów typu „VAT-1” określonych w art. 86a ust. 9 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: VATU), dopiero 23.10.2021 r. – przed złożeniem deklaracji JPK V7M za wrzesień, ale już po miesiącu rozpoczęcia leasingu. Wpis „VAT-1” do dowodu rejestracyjnego został dokonany jeszcze później, bo 24.11.2021 r.

Podatnik zwrócił się do organu podatkowego z pytaniem, czy opóźnienie w przeprowadzeniu badania pozbawia go prawa do 100% odliczenia VAT od rat leasingowych i kosztów eksploatacji za okres od 1.9.2021 r. do 23.10.2021 r.

W pierwotnej interpretacji indywidualnej z 28.2.2022 r. (0111-KDIB3-1.4012.1093.2021.1.ICZ) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wydał niekorzystne dla podatnika stanowisko, w którym stwierdził, że zgodnie z art. 86a ust. 10 pkt 1 VATU, bez zaświadczenia ze stacji kontroli pojazdów i adnotacji w dowodzie rejestracyjnym podatnikowi nie przysługuje prawo do pełnego odliczenia kwoty podatku. Zdaniem organu, prawo to przedsiębiorca nabył zatem dopiero z dniem wpisu do dowodu, czyli 24.11.2021 r.

Sądy stają po stronie podatnika

Nie zgadzając się z podejściem fiskusa, przedsiębiorca zaskarżył interpretację do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Kielcach. WSA wyrokiem z 7.7.2022 r. (I SA/Ke 203/22, Legalis) uchylił interpretację Dyrektora KIS. Sąd argumentował, że stanowisko organu narusza unijną zasadę proporcjonalności. Wskazano, że wymogi formalne – takie jak badanie techniczne czy wpis w dowodzie rejestracyjnym – mają jedynie charakter dowodowy. O prawie do odliczenia przesądzają bowiem obiektywne cechy konstrukcyjne pojazdu, które determinują jego gospodarcze przeznaczenie. Czynności dowodowe samoistnie nie kreują prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Dyrektor KIS, nie zgadzając się z wyrokiem WSA, złożył skargę kasacyjną. Sprawa trafiła więc na wokandę Naczelnego Sądu Administracyjnego, który wyrokiem z 16.9.2025 r. (I FSK 1501/22, Legalis) oddalił skargę organu, utrzymując wyrok sądu I instancji w mocy. NSA przypomniał, że linia orzecznicza w tego typu sprawach jest już ugruntowana i w pełni korzystna dla podatników. Sąd kasacyjny przywołał długą listę wcześniejszych rozstrzygnięć, z których jasno wynika, że jeżeli pojazd od początku posiadał i niezmiennie zachował właściwe mu cechy konstrukcyjne, to podatnik ma prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o 100% kwoty podatku naliczonego także za okres przed dokonaniem odpowiedniej adnotacji w dowodzie rejestracyjnym (zob. wyr. NSA z: 10.10.2019 r., I FSK 1492/17, Legalis; 11.1.2023 r., I FSK 882/19, Legalis; 21.4.2023 r., I FSK 337/20, Legalis; 11.5.2023 r., I FSK 929/20, Legalis; 11.9.2024 r., I FSK 1414/21, Legalis; 16.5.2025 r., I FSK 981/22, Legalis).

Ostateczna zmiana stanowiska Dyrektora KIS

Po prawomocnych wyrokach sądów obu instancji, Dyrektor KIS był zobowiązany do ponownej oceny sprawy z uwzględnieniem sformułowanych przez sądy wytycznych. W nowej, zmienionej interpretacji z 2.3.2026 r. (0111-KDIB3-1.4012.1093.2021.11.ICZ) organ ten potwierdził ostatecznie, że badanie techniczne pojazdu przeprowadzone przed wysłaniem deklaracji JPK V7M za dany miesiąc, potwierdzające spełnienie warunków technicznych z art. 86a ust. 9 pkt 1 VATU, daje prawo do niestosowania ograniczenia w odliczeniach, o którym mowa w art. 86a ust. 1 VATU. Oznacza to możliwość pełnego odliczenia VAT od faktur związanych z leasingiem, eksploatacją i używaniem tego pojazdu, otrzymanych już w okresie od momentu jego zarejestrowania, tj. od 1.9.2021 r.

Podsumowanie

Opisana sprawa to kolejny dowód na to, że w starciu z rygorystycznym podejściem organów podatkowych warto dochodzić swoich racji przed sądami. Linia orzecznicza w zakresie odliczania VAT od pojazdów ciężarowych jest ustabilizowana i konsekwentnie korzystna dla podatników. Sądy administracyjne jednoznacznie stoją na stanowisku, że to obiektywne cechy techniczne pojazdu decydują o prawie do pełnego odliczenia VAT, a nie biurokratyczne terminy uzyskania adnotacji w dowodzie rejestracyjnym. Opóźnienie w wizycie na stacji kontroli pojazdów nie może pozbawić przedsiębiorcy jego fundamentalnego prawa do odliczenia, pod warunkiem że samochód od samego początku faktycznie spełniał wymogi konstrukcyjne określone w VATU i służył wyłącznie działalności gospodarczej.

Ewidencja nowych okresów zaliczanych do stażu pracy w aktach osobowych

Pracodawca może żądać podania danych osobowych, w tym informacji o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, tj. kandydata do pracy, na etapie rekrutacji, lub od pracownika po nawiązaniu stosunku pracy, jeżeli jest to niezbędne do realizacji uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Do takich danych zalicza się przebieg dotychczasowego zatrudnienia, gdy wcześniej nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

Akta osobowe pracownika dzielą się na pięć części: A, B, C, D i E.

Część A obejmuje oświadczenia i dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie oraz orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich.

Część B obejmuje oświadczenia i dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym m.in. dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy.

W związku z tym, jeśli w trakcie trwania stosunku pracy pojawiły się dokumenty potwierdzające nowe okresy zaliczalne do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, powinny one być umieszczone w części B akt osobowych.

Stosowanie klauzul sankcyjnych w kontraktach

Stosowanie klauzul sankcyjnych w kontraktach to jeden z podstawowych (i uważany za jeden z skuteczniejszych) elementów dochowania należytych starań, aby przestrzegać sankcji i nie ograniczać ich skuteczności. Zastosowanie odpowiednich klauzul w kontraktach (a nie osobnych oświadczeniach) może być postrzegane za silniejsze zobowiązanie kontrahenta do jego przestrzegania. Dobrą praktyką jest ujęcie przestrzegania sankcji w osobnym paragrafie (punkcie) kontraktu lub umowy. Obligatoryjnym elementem jest pozostawienie katalogu otwartego (np. stosując zwrot „w szczególności”) w wyliczeniu czynności, od wykonywania których kontrahent powinien się powstrzymać.

Należy bezwarunkowo wskazać, że:

To przykładowe wyliczenie. W zależności od sytuacji ekonomicznej i prawnej można zobowiązać kontrahenta do szerszej kooperacji w zakresie przestrzegania sankcji.

Możliwość odliczenia składek ZUS przez wspólników spółki komandytowej

Zasadą jest, że podatnik ma prawo odliczyć składki społeczne od podstawy opodatkowania PIT. Odliczeniu podlegają składki, które podatnik opłacał w trakcie roku podatkowego:

1) na własne ubezpieczenie społeczne,

2) na ubezpieczenie społeczne osób współpracujących,

3) na ubezpieczenie za pracownika, które płacił jako płatnik.

Odliczeniu nie podlegają jednak składki społeczne, które zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów bądź odliczone od przychodu na podstawie przepisów ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, a także składki, które zostały zwrócone podatnikowi w jakiejkolwiek formie.

Należy zwrócić uwagę na fakt, że odliczenie składek społecznych w jednej z deklaracji (np. PIT–36, PIT–28) uniemożliwia podatnikowi ich odliczenie w innej w sytuacji, gdy jest zobowiązany do składania kilku różnych deklaracji z uwagi na osiąganie dochodów z różnych źródeł. Natomiast jeśli w jednej z nich część składek zostanie ujęta, a druga – w tej samej deklaracji – nie będzie ujęta, wówczas możliwe jest odliczenie pozostałej części w innej deklaracji. Ważne jest jednak, że składki nie mogą zostać odliczone podwójnie (tj. te same składki w dwóch deklaracjach).

Zarówno komplementariusz, jak i komandytariusz opłacają składki, jak osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą. Mają oni prawo do odliczenia składek na ubezpieczenia społeczne od dochodu (przychodu) – jeśli nie z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej, to z innych źródeł.

Dokumentowanie faktur zaliczkowych w KSeF

W myśl art. 19a ust. 8 ustawy o VAT, zadatek (podobnie jak zaliczka, przedpłata czy rata) otrzymany przed dokonaniem czynności opodatkowanej powoduje powstanie obowiązku podatkowego w odniesieniu do otrzymanej kwoty.

W systemie KSeF nie wystawia się faktur dla przyjętych zadatków czy zaliczek jako „zwykłych” faktur oznaczonych kodem „VAT”. Dla udokumentowania płatności otrzymanych przed dokonaniem czynności opodatkowanej, zarezerwowany jest specjalny rodzaj faktury ustrukturyzowanej z oznaczeniem „ZAL”. W polu RodzajFaktury struktury logicznej FA(3) należy wskazać kod „ZAL” (faktura zaliczkowa). Pamiętać bowiem trzeba, że faktura ustrukturyzowana musi ściśle odpowiadać charakterowi transakcji.

Faktura zaliczkowa (dokumentująca zadatek) w KSeF musi zawierać specyficzne dane, których nie posiada zwykła faktura wystawiona przez podatników. Powinna ona zawierać dane dotyczące zamówienia lub umowy – w szczególności: nazwę towaru lub usługi, ilość, wartość zamówienia netto, stawkę i kwotę podatku oraz wartość zamówienia brutto. W dokumentacji technicznej struktury FA(3) element Zamowienie jest określany jako opcjonalny. Niemniej jednak w przypadku faktur typu „ZAL”, wypełnienie elementu Zamowienie jest warunkiem merytorycznej poprawności dokumentu.

W przypadku faktury zaliczkowej w polu P 15 (kwota należności ogółem) wykazuje się wyłącznie wartość otrzymanego zadatku. Należy również podać datę otrzymania zadatku (P 6), o ile różni się ona od daty wystawienia faktury.

Gdy już dojdzie do faktycznego wydania towaru lub wykonania usługi, za którą wcześniej pobrano zadatek, należy wystawić fakturę końcową. Faktura rozliczająca posiada kod RodzajFaktury „ROZ”. Musi ona zawierać numer KSeF wcześniej wystawionej faktury zaliczkowej (zadatkowej). Na fakturze „ROZ” kwotę należności pomniejsza się o wartość otrzymanego wcześniej zadatku.

Końcowo warto dodać, że w systemie KSeF proces wysyłki faktury do organów podatkowych odbywa się automatycznie. Takiej faktury nie trzeba przesyłać odrębnie do urzędu skarbowego.

Obowiązek złożenia do KRS sprawozdania finansowego sporządzonego na dzień zakończenia działalności spółki

Sprawozdanie finansowe spółki komandytowej sporządzone na dzień zakończenia działalności spółki (bez przeprowadzania procesu likwidacji) jest konsekwencją obowiązku zamknięcia ksiąg rachunkowych na dzień zakończenia działalności spółki (art. 12 ust. 2 pkt 2 oraz art. 45 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Jeżeli sprawozdanie to obejmuje okres, np. 1.1.2025 r.–30.11.2025 r., to nie jest sprawozdaniem rocznym, do którego odwołuje się art. 69 ustawy o rachunkowości, wskazujący na obowiązki składania rocznych sprawozdań do KRS.

Zasady zakończenia działalności spółki komandytowej bez przeprowadzania procesu likwidacji wynikają z regulacji Kodeksu spółek handlowych (art. 67 Kodeksu spółek handlowych), które w tym zakresie odwołują się również do regulacji odnoszących się do spółki jawnej. W zakresie procedury uproszczonej w przywołanych (w poprzednim zdaniu) przepisach nie wskazano obowiązku składania sprawozdania finansowego sporządzonego na dzień likwidacji do KRS. Obowiązek taki występuje w stosunku do spółek kapitałowych (art. 288 oraz art. 476 Kodeksu spółek handlowych) oraz spółki komandytowo–akcyjnej, co powtórzono również w KSR nr 14 „Kontynuacja działalności oraz rachunkowość jednostek przy braku kontynuowania działalności”.