Okres stażu z urzędu pracy a ustalanie okresu wypowiedzenia umowy o pracę
Okres odbywania stażu nie podlega wliczeniu do okresu zatrudnienia, od którego zależy długość okresu wypowiedzenia umowy o pracę.
Okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych, stypendium w czasie odbywania stażu oraz stypendium w czasie przygotowania zawodowego przez osobę bezrobotną podlega wliczeniu do okresu pracy wymaganego do nabycia lub zachowania uprawnień pracowniczych oraz do okresów składkowych w rozumieniu przepisów o emeryturach i rentach. Okresów tych nie wlicza się jednak do:
1) okresów wymaganych do nabycia prawa do zasiłku dla bezrobotnych oraz ustalenia długości okresu jego pobierania,
2) okresu zatrudnienia, od którego zależy nabycie prawa do urlopu wypoczynkowego,
3) stażu pracy określonego w odrębnych przepisach, wymaganego do wykonywania niektórych zawodów.
Regulacje te wynikają obecnie z art. 240 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia. Wcześniej analogiczne rozwiązanie przewidywała ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.
Okres odbywania stażu nie stanowi jednak okresu zatrudnienia i nie podlega zaliczeniu do okresu zatrudnienia u pracodawcy, u którego przed nawiązaniem stosunku pracy odbywano staż. W konsekwencji nie wpływa on na ustalenie długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę. Okres ten podlega natomiast wliczeniu wyłącznie do tzw. ogólnego stażu pracy.
Koszty eksploatacji samochodu stanowiącego majątek odrębny małżonka a umowa użyczenia
Wydatki poniesione na eksploatację samochodu osobowego stanowiącego własność współmałżonka i udostępnionego podatnikowi na podstawie umowy użyczenia mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w wysokości 75% tych wydatków. W analizowanym przypadku nie znajduje zastosowania limit 20%, ponieważ samochód nie stanowi własności podatnika prowadzącego działalność gospodarczą.
Zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: PDOFizU), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 PDOFizU. Podatnik może zatem zaliczyć do kosztów podatkowych racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki, o ile pozostają one w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, zostały prawidłowo udokumentowane i nie podlegają ustawowemu wyłączeniu.
Ustawodawca wprowadził w katalogu wyłączeń szczególne ograniczenia dotyczące rozliczania wydatków związanych z używaniem samochodów osobowych. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 PDOFizU, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków z tytułu używania samochodu osobowego stanowiącego własność podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, jeżeli samochód ten nie jest składnikiem majątku firmy. W takim przypadku wydatki eksploatacyjne mogą stanowić koszty podatkowe jedynie w wysokości 20%, pod warunkiem że pojazd jest wykorzystywany również do celów działalności gospodarczej.
Odmienna regulacja wynika z art. 23 ust. 1 pkt 46a PDOFizU. Przepis ten przewiduje wyłączenie z kosztów uzyskania przychodów 25% poniesionych wydatków z tytułu używania samochodu osobowego innego niż wskazany w art. 23 ust. 1 pkt 46 PDOFizU, jeżeli samochód ten jest wykorzystywany zarówno do celów działalności gospodarczej, jak i do celów prywatnych. W konsekwencji podatnik używający w działalności gospodarczej samochodu osobowego niestanowiącego jego własności może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów 75% poniesionych wydatków eksploatacyjnych.
Decydujące znaczenie dla zastosowania limitu 20% albo 75% ma zatem kwestia własności pojazdu. W analizowanej sytuacji samochód osobowy stanowi wyłączną własność współmałżonka podatnika, a podstawą jego wykorzystywania w działalności gospodarczej jest umowa użyczenia. Skoro pojazd nie jest własnością podatnika, nie spełnia przesłanek określonych w art. 23 ust. 1 pkt 46 PDOFizU. Należy go więc kwalifikować jako samochód osobowy inny niż samochód stanowiący prywatną własność przedsiębiorcy, co uzasadnia zastosowanie art. 23 ust. 1 pkt 46a PDOFizU.
W konsekwencji podatnik używający na podstawie umowy użyczenia samochodu osobowego stanowiącego majątek odrębny małżonka, wykorzystywanego w cyklu mieszanym, ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej 75% poniesionych i prawidłowo udokumentowanych wydatków eksploatacyjnych. Dotyczy to w szczególności wydatków na paliwo, płyny eksploatacyjne oraz serwis pojazdu, o ile podatnik wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Tożsame stanowisko w zakresie wydatków eksploatacyjnych zajął Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 16.4.2026 r. (0114-KDIP2-2.4011.4.2026.2.ASK).
Sprzedaż udziałów w spółce z o.o. a koszty uzyskania przychodów
Tak, wspólnik spółki z o.o. posiada możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów, w momencie zbycia udziałów tej spółki, wartości przypadającego na tego wspólnika (w stosunku do posiadanych udziałów) kapitału zapasowego spółki, który został przeznaczony na podwyższenie kapitału zakładowego tej spółki. Warunkiem jest jednak, aby podwyższenie kapitału zakładowego zostało formalnie zarejestrowane w KRS oraz uprzednio opodatkowane 19% zryczałtowanym podatkiem dochodowym jako przychód z udziału w zyskach osób prawnych.
Zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 6 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: PDOFizU), przychód ze sprzedaży udziałów w spółce z o.o. jest przychodem z kapitałów pieniężnych. Stosownie do art. 30b ust. 1 pkt 2 i ust. 2 pkt 4 PDOFizU, dochodem z takiej sprzedaży jest różnica między przychodem ze zbycia udziałów a kosztami uzyskania przychodów ustalonymi m.in. na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 38 PDOFizU, a podatek wynosi 19% uzyskanego dochodu.
Z treści art. 23 ust. 1 pkt 38 PDOFizU wynika, że nie można uznać za koszty uzyskania przychodów wydatków na objęcie lub nabycie udziałów w spółce, jednakże wydatki takie są kosztem uzyskania przychodu w przypadku odpłatnego zbycia tych udziałów. Zatem, wydatki na objęcie/nabycie udziałów stanowią koszty zaliczane do kosztów uzyskania przychodów w momencie zbycia tych udziałów.
Z kolei w art. 260 ustawy Kodeks spółek handlowych wskazano, że uchwałą wspólników o zmianie umowy spółki można podwyższyć kapitał zakładowy, przeznaczając na ten cel środki z kapitału zapasowego lub kapitałów (funduszy) rezerwowych utworzonych z zysku spółki (podwyższenie kapitału zakładowego ze środków spółki). Na gruncie PDOFizU takie przesunięcie zysku na kapitał zakładowy jest traktowane jak dochód z udziału w zyskach osób prawnych, ponieważ art. 24 ust. 5 pkt 4 PDOFizU obejmuje dochód przeznaczony na podwyższenie kapitału zakładowego oraz równowartość kwot przekazanych na ten kapitał z innych kapitałów spółki. Co do zasady spółka jako płatnik pobiera wówczas 19% zryczałtowany PIT, zgodnie z art. 30a ust. 1 pkt 4 oraz art. 41 ust. 5 PDOFizU. Należy wyraźnie podkreślić, że prawo do doliczenia tych środków do kosztów przy późniejszej sprzedaży udziałów przysługuje wyłącznie w sytuacji, gdy podwyższenie kapitału zakładowego zostało prawnie sfinalizowane (co następuje z chwilą jego rejestracji w KRS) oraz uprzednio faktycznie opodatkowane wspomnianym 19% podatkiem dochodowym.
Mając na uwadze powyższe, w analizowanym stanie faktycznym koszt uzyskania przychodu z tytułu sprzedaży udziałów powinien obejmować zarówno wydatki poniesione przez wspólnika na pierwotne objęcie udziałów, jak i wartość kapitału zapasowego utworzonego z zysków z lat poprzednich, która została skutecznie przeznaczona na podwyższenie kapitału zakładowego poprzez podwyższenie wartości nominalnej tych udziałów. Koszt ten należy ustalić proporcjonalnie do sprzedawanych udziałów.
Stanowisko to potwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 9.8.2018 r. (0114-KDIP3-2.4011.336.2018.2.JG1). Organ wskazał, że przy sprzedaży udziałów podatnik ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 38 PDOFizU, nie tylko środki przeznaczone na pierwotne objęcie udziałów, lecz także wartość przypadającego na niego kapitału zapasowego spółki, który został przekazany na podwyższenie kapitału zakładowego. Podobne stanowisko wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 30.9.2016 r. (ITPB4/4511-622/16-1/MP), wydanej w stanie faktycznym odpowiadającym analizowanej sytuacji.
W konsekwencji, skoro zgodnie z art. 24 ust. 5 pkt 4 PDOFizU dochód przeznaczony na podwyższenie kapitału zakładowego stanowi dochód (przychód) z udziału w zyskach osób prawnych, a podwyższenie wartości nominalnej udziałów nastąpiło ze środków zgromadzonych na kapitale zapasowym utworzonym z zysków z lat poprzednich, to wartość ta powinna powiększać koszt uzyskania przychodu przy późniejszym zbyciu udziałów, w części przypadającej na zbywane udziały.
Przebieg kontroli ZUS krok po kroku: Kompleksowy przewodnik prawno-praktyczny
Wprowadzenie
Kontrola wykonywania zadań oraz obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych stanowi jedno z kluczowych uprawnień ustawowych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Przedmiotowe postępowanie ma charakter wysoce sformalizowany, a jego przebieg regulowany jest równolegle przez dwa zasadnicze akty prawne. Głównym źródłem kompetencji organu są przepisy Rozdziału 10 ustawy z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: SysUbSpołU). Zgodnie z art. 92a SysUbSpołU do kontroli płatnika składek będącego przedsiębiorcą stosuje się odpowiednio przepisy Rozdziału 5 ustawy z 6.3.2018 r. – Prawo przedsiębiorców (dalej: PrPrzed).
Oznacza to, że ZUS, realizując swoje funkcje kontrolne wobec przedsiębiorców, musi bezwzględnie respektować gwarancje, procedury i limity nałożone przez ustawodawcę w celu ochrony wolności działalności gospodarczej. Zgodnie z art. 86 ust. 1 SysUbSpołU czynności kontrolne przeprowadzają wyłącznie etatowi inspektorzy kontroli Zakładu.
Zakres przedmiotowy omawianych kontroli jest niezwykle szeroki. Może obejmować w szczególności:
1) zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych;
2) prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych wpłat, do których pobierania zobowiązany jest Zakład;
3) ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych;
4) wypłacanie tych świadczeń;
5) dokonywanie rozliczeń z tego tytułu;
6) prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe.
Ponadto kontroli podlega wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych oraz prawidłowość danych i oświadczeń przekazanych przez płatnika składek we wniosku o tzw. “wakacje od składek” (czyli zwolnienie z opłacenia składek na podstawie art. 17a ust. 1 SysUbSpołU).
Zrozumienie poszczególnych etapów kontroli jest fundamentalne dla zapewnienia pełnej ochrony prawnej kontrolowanego płatnika.
ETAPY KONTROLI ZUS KROK PO KROKU
Etap I: Analiza ryzyka i zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli
Zanim dojdzie do faktycznego rozpoczęcia działań w siedzibie przedsiębiorcy, organ zobowiązany jest do przeprowadzenia wewnętrznych procedur planistycznych. Zgodnie z art. 47 ust. 1 PrPrzed, kontrole planowe przeprowadza się zgodnie z okresowym planem kontroli po uprzednim dokonaniu analizy prawdopodobieństwa naruszenia prawa w ramach wykonywania działalności gospodarczej. Analiza ta obejmuje m.in. identyfikację obszarów podmiotowych i przedmiotowych, w których ryzyko naruszenia przepisów jest największe, co z kolei pozwala na przypisanie przedsiębiorców do jednej z trzech kategorii ryzyka: niskiego, średniego lub wysokiego. Kwalifikacja ta bezpośrednio determinuje maksymalną częstotliwość kontroli planowych. Czas przeprowadzania kontroli nie jest dowolny.
Jak stanowi art. 55a ust. 1 PrPrzed kontrolę planową można przeprowadzić:
- nie częściej niż raz w ciągu 5 lat w przypadku niskiego ryzyka,
- nie częściej niż raz w ciągu 3 lat w przypadku średniego ryzyka, oraz
- tak często, jak to konieczne dla zapewnienia skutecznego stosowania przepisów w przypadku ryzyka wysokiego.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych realizuje obowiązek informowania w Biuletynie Informacji Publicznej o zasadach przypisywania do kategorii ryzyka w terminie 6 miesięcy od dnia przyjęcia analizy.
Po wytypowaniu podmiotu do kontroli planowej, ZUS ma ustawowy obowiązek formalnie powiadomić przedsiębiorcę o swoich intencjach co do czynności kontrolnych. Zgodnie z art. 48 ust. 1 PrPrzed organ kontroli zawiadamia przedsiębiorcę o zamiarze wszczęcia kontroli. Zawiadomienie to stanowi kluczowy element gwarancyjny, dający płatnikowi czas na skompletowanie dokumentów oraz zorganizowanie zasobów techniczno-lokalowych.
Ustawodawca w art. 48 ust. 2 PrPrzed precyzyjnie wskazał terminy na podjęcie działań: kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jeżeli kontrola nie zostanie podjęta w tym 30-dniowym okienku czasowym, jej wszczęcie wymaga ponownego zawiadomienia. Na wyraźny wniosek przedsiębiorcy kontrola może też być wszczęta przed upływem 7 dni.
Z kolei zgodnie z art. 48 ust. 3 PrPrzed, zawiadomienie musi zawierać ściśle określone elementy takie jak:
1) oznaczenie organu;
2) datę i miejsce wystawienia;
3) oznaczenie przedsiębiorcy;
4) zakres przedmiotowy kontroli;
5) wstępną listę dokumentów i informacji, których udostępnienia oczekuje organ;
6) informację o kategorii ryzyka.
Ważne!
Istnieją jednak sytuacje wyjątkowe, wskazane w art. 48 ust. 11 PrPrzed, kiedy zawiadomienia się nie dokonuje – np. gdy przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa, wykroczenia, przestępstwa skarbowego lub w celu zabezpieczenia dowodów. Wówczas uzasadnienie przyczyny braku zawiadomienia musi zostać bezwzględnie umieszczone w protokole kontroli.
Etap II: Wszczęcie kontroli i weryfikacja uprawnień inspektora
Oficjalne wszczęcie postępowania kontrolnego następuje dokładnie w dniu doręczenia kontrolowanemu płatnikowi składek upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Inspektor kontroli ZUS może przystąpić do jakichkolwiek czynności inspektora wyłącznie po łącznym spełnieniu wymagań formalnych określonych w art. 89 ust. 1 SysUbSpołU, to jest po okazaniu legitymacji służbowej oraz po doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, co warto wyraźnie podkreślić.
W przypadku nieobecności płatnika składek, kontrola może być wszczęta po okazaniu dokumentów osobie upoważnionej do reprezentowania lub prowadzenia spraw płatnika składek, o czym traktuje art. 89 ust. 3 SysUbSpołU. Z czynności tych sporządza się wówczas odrębny protokół i doręcza go niezwłocznie płatnikowi składek. Analogiczne standardy przewiduje art. 49 ust. 1 PrPrzed, wskazując na konieczność doręczenia upoważnienia przed podjęciem czynności kontrolnych.
Przedsiębiorca ma prawo dokonać skrupulatnej weryfikacji treści upoważnienia. Dokument ten, zgodnie z art. 89 ust. 1a SysUbSpołU oraz art. 49 ust. 7 PrPrzed, musi zawierać w szczególności:
1) wskazanie podstawy prawnej;
2) oznaczenie jednostki organizacyjnej Zakładu;
3) datę i miejsce wystawienia;
4) imię i nazwisko inspektora wraz z numerem jego legitymacji służbowej;
5) oznaczenie kontrolowanego płatnika;
6) wskazanie daty rozpoczęcia i przewidywanego terminu zakończenia kontroli;
7) zakres przedmiotowy kontroli;
8) podpis osoby udzielającej upoważnienia;
9) pouczenie o prawach i obowiązkach.
Dokument, który nie spełnia wskazanych powyżej wymagań, nie stanowi podstawy do przeprowadzenia kontroli u przedsiębiorcy. Co kluczowe z punktu widzenia ochrony prawnej, zakres kontroli nie może wykraczać poza zakres wskazany wprost w upoważnieniu. Każda zmiana osób upoważnionych, zakresu przedmiotowego czy też miejsca wymaga każdorazowo wydania odrębnego upoważnienia, co jednak nie może prowadzić do wydłużenia przewidywanego terminu zakończenia kontroli.
Etap III: Czynności inspektora i realizacja obowiązków przez płatnika składek
Po dopełnieniu formalności wstępnych rozpoczyna się właściwa faza postępowania dowodowego. Inspektor kontroli ZUS dysponuje szerokim spektrum uprawnień władczych, skatalogowanych w art. 87 ust. 1 SysUbSpołU. W trakcie przeprowadzania kontroli inspektor ma prawo:
1) mieć wgląd i badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-kwestionariuszowe, księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli;
2) zabezpieczać zebrane dowody;
3) żądać udzielania informacji związanych z przedmiotową kontrolą przez płatnika składek i ubezpieczonego;
4) legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli;
5) wzywać i przesłuchiwać świadków;
6) wzywać i przesłuchiwać płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego.
Uprawnieniom tym odpowiadają bezwzględne obowiązki kontrolowanego podmiotu: Zgodnie z art. 88 ust. 1 SysUbSpołU płatnicy składek są zobowiązani udostępnić podczas kontroli wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które są przechowywane u płatnika lub u osób trzecich (przykładowo w zewnętrznym biurze rachunkowym bądź u księgowej) w związku z powierzeniem im czynności na podstawie odrębnych umów.
Ponadto płatnik ma obowiązek sporządzić i wydać kopie dokumentów wskazanych przez inspektora, zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych (w tym m.in. udostępnić środki łączności oraz inne niezbędne środki techniczne, którymi dysponuje) oraz udzielać wyjaśnień. Jeżeli dokumentacja finansowo-księgowa lub osobowa została sporządzona w języku obcym, płatnik musi przedstawić jej tłumaczenie na język polski. Wszystkie te czynności płatnik jest obowiązany wykonać nieodpłatnie. Płatnik oraz osoba przez niego wskazana mają prawo uczestniczyć w czynnościach kontrolnych, a o terminie i miejscu przeprowadzenia dowodu z zeznań świadków lub oględzin płatnik musi być zawiadomiony nie później niż bezpośrednio przed podjęciem tych czynności.
Etap IV: Miejsce oraz limity czasu trwania kontroli
Zasadą jest, że czynności kontrolne prowadzone są w siedzibie płatnika składek oraz w miejscach prowadzenia przez niego działalności, w godzinach pracy lub w czasie faktycznego wykonywania działalności przez przedsiębiorcę, co wynika z art. 90 ust. 1 SysUbSpołU oraz art. 51 ust. 1 PrPrzed. Ustawodawca przewidział jednak możliwość modyfikacji tego reżimu ze względów celowościowych. Za zgodą lub na wniosek przedsiębiorcy kontrola może być przeprowadzona w miejscu przechowywania dokumentacji (np. w biurze rachunkowym). Za zgodą przedsiębiorcy czynności mogą być realizowane również w siedzibie organu ZUS lub w sposób zdalny za pośrednictwem operatora pocztowego bądź za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli.
W razie niezapewnienia przez płatnika odpowiednich warunków lokalowych, jest on obowiązany, na żądanie inspektora, wydać dokumenty na czas niezbędny do przeprowadzenia czynności w terenowej jednostce organizacyjnej ZUS.
Kluczową gwarancją ustawy Prawo przedsiębiorców jest rygorystyczne ograniczenie łącznego czasu trwania wszystkich kontroli organu kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym. Zgodnie z art. 55 ust. 1 PrPrzed, czas ten nie może przekraczać w odniesieniu do:
1) mikroprzedsiębiorców – 6 dni roboczych;
2) małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych;
3) średnich przedsiębiorców – 24 dni roboczych;
4) pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.
Do czasu trwania kontroli nie wlicza się – co istotne – czasu nieobecności przedsiębiorcy lub osoby przez niego upoważnionej, jeżeli stanowi to przeszkodę w wykonywaniu tych czynności.
Każdy przedsiębiorca ma ponadto obowiązek prowadzić i przechowywać w swojej siedzibie książkę kontroli (w postaci papierowej lub elektronicznej). Wpisy w książce kontroli obejmują informacje takie jak:
- oznaczenie organu,
- oznaczenie upoważnienia,
- zakres przedmiotowy,
- daty podjęcia i zakończenia kontroli.
Okazanie książki kontroli inspektorowi jest obowiązkiem natychmiastowym, chyba że jest to niemożliwe z powodu udostępnienia jej innemu organowi, wówczas taki płatnik ma 3 dni robocze na jej okazanie, licząc bieg terminu od dnia zwrotu.
Etap V: Protokół z kontroli i procedura wnoszenia zastrzeżeń
Wszelkie ustalenia poczynione w toku postępowania dowodowego inspektor zobowiązany jest opisać w dokumencie urzędowym takim jak protokół kontroli (art. 91 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Protokół ten musi zawierać m.in.:
- oznaczenie jednostki ZUS,
- oznaczenie kontrolowanego płatnika,
- oznaczenie inspektorów,
- zakres, czas trwania, opis dokonanych ustaleń z podaniem podstaw prawnych, przedstawienie dowodów oraz pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń.
Protokół z kontroli sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden doręcza się kontrolowanemu płatnikowi składek lub osobie upoważnionej. Zmiany protokołu dokonuje się przez wydanie aneksu.
Doręczenie protokołu otwiera przed płatnikiem składek niezwykle istotny i co należy podkreślić, nieprzywracalny termin procesowy. Na podstawie art. 91 ust. 3 SysUbSpołU płatnik składek ma ustawowe prawo w terminie 14 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli lub aneksu złożyć pisemne zastrzeżenia do ich ustaleń, wskazując równocześnie stosowne środki dowodowe.
Inspektor kontroli Zakładu ma z kolei bezwzględny obowiązek rozpatrzyć zgłoszone zastrzeżenia i w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne. O sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń płatnik informowany jest na piśmie. Do aneksu sporządzonego w wyniku rozpatrzenia zastrzeżeń nie stosuje się już ponownego prawa do wnoszenia zastrzeżeń. Protokół kontroli stanowi bezpośrednią podstawę do wydania decyzji w zakresie i trybie określonym w art. 83 SysUbSpołU (np. decyzji wymierzającej składki czy ustalającej obowiązek ubezpieczeń).
Od momentu uprawomocnienia się takiej decyzji płatnik ma 7 dni na przekazanie do ZUS prawidłowych dokumentów rozliczeniowych i korygujących.
Sprzeciw wobec czynności kontrolnych
Niezależnie od prawa do wniesienia merytorycznych zastrzeżeń co do treści protokołu, przedsiębiorcy przysługuje radykalny środek ochrony o charakterze formalno-proceduralnym. Zgodnie z art. 59 ust. 1 PrPrzed przedsiębiorca może wnieść sprzeciw wobec podjęcia i wykonywania przez organ kontroli czynności z naruszeniem przepisów ustawy, m.in. w przypadku:
- braku zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli,
- naruszenia ram upoważnienia,
- prowadzenia kontroli pod nieobecność osób upoważnionych,
- naruszenia zakazu prowadzenia więcej niż jednej kontroli, czy też
- przekroczenia rocznych limitów czasu trwania kontroli.
Sprzeciw bezwzględnie wymaga uzasadnienia. Sprzeciw wnosi się na piśmie do organu kontroli, którego czynności sprzeciw dotyczy, w terminie 3 dni roboczych od dnia wszczęcia kontroli przez organ lub wystąpienia przesłanki do jego wniesienia. O wniesieniu takiego sprzeciwu należy pisemnie powiadomić kontrolującego.
Wniesienie sprzeciwu wywołuje następujące skutki prawne:
- wstrzymanie czynności kontrolnych przez organ z chwilą doręczenia kontrolującemu zawiadomienia oraz
- wstrzymanie biegu czasu trwania kontroli od dnia wniesienia sprzeciwu do dnia zakończenia postępowania wywołanego jego wniesieniem.
Z kolei organ kontroli w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania sprzeciwu rozpatruje go i wydaje postanowienie o odstąpieniu od czynności bądź o ich kontynuowaniu. Nierozpatrzenie sprzeciwu w tym terminie jest równoznaczne w skutkach z wydaniem przez organ postanowienia o odstąpieniu od czynności kontrolnych.
Na postanowienie o kontynuowaniu czynności przedsiębiorcy przysługuje zażalenie w terminie 3 dni od dnia jego doręczenia, które to właściwy organ rozpatruje w terminie 7 dni.
Podsumowanie
Kontrola ZUS to skomplikowana i wysoce sformalizowana procedura dotycząca polskich przedsiębiorców, w której to równowaga stron zależy w dużej mierze od znajomości przepisów przez płatnika składek oraz obycia w praktyce prawnej.
Z jednej strony należy przypomnieć, że udaremnianie lub utrudnianie przeprowadzenia kontroli przez płatnika składek albo osobę obowiązaną do działania w jego imieniu stanowi wykroczenie, a z drugiej strony – ustawodawca wyposażył przedsiębiorców w silne instrumenty ochronne, takie jak instytucja sprzeciwu czy prawo do odszkodowania za szkodę poniesioną na skutek wykonania czynności kontrolnych z naruszeniem przepisów prawa.
Kluczem do pomyślnego przejścia kontroli jest skrupulatna weryfikacja uprawnień inspektora, rzetelne prowadzenie książki kontroli oraz aktywne korzystanie z prawa do wnoszenia zastrzeżeń w ustawowym terminie 14 dni. Warto także dbać o poprawność dokumentacji przez cały czas.
Pytania i odpowiedzi
W jakim terminie od doręczenia zawiadomienia ZUS może faktycznie rozpocząć czynności kontrolne?
Zgodnie z art. 48 ust. 2 PrPrzed kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia takiej kontroli. Warto wskazać, iż jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w tym terminie, jej podjęcie wymaga ponownego zawiadomienia. Wszczęcie kontroli przed upływem 7 dni jest możliwe wyłącznie na wniosek samego przedsiębiorcy.
Co może zrobić płatnik składek, jeśli nie zgadza się z ustaleniami zapisanymi w protokole kontroli ZUS?
Na podstawie art. 91 ust. 3 SysUbSpołU płatnik składek ma prawo w terminie 14 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli lub aneksu do protokołu kontroli złożyć pisemne zastrzeżenia do ich ustaleń, wskazując równocześnie stosowne środki dowodowe. Inspektor kontroli Zakładu ma ustawowy obowiązek rozpatrzyć te zastrzeżenia, a także poinformować płatnika o sposobie ich załatwienia na piśmie.
Jaki jest maksymalny czas trwania kontroli ZUS u mikroprzedsiębiorcy w ciągu jednego roku?
Zgodnie z art. 55 ust. 1 pkt 1 PrPrzed czas trwania wszystkich kontroli organu kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać w odniesieniu do mikroprzedsiębiorców 6 dni roboczych. Limit ten stanowi kluczową gwarancję chroniącą najmniejszych przedsiębiorców przed nadmiernym obciążeniem administracyjnym.
Nieodpłatne przekazanie towarów a zwolnienie z obowiązku fiskalizacji sprzedaży
Wartość nieodpłatnego przekazania towarów na rzecz pracowników, członków stowarzyszenia lub innych osób, nie wlicza się do limitu w wysokości 20 000 zł, o którym mowa w przepisach regulujących obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej.
Zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (dalej: KasRejR): „Zwalnia się z obowiązku prowadzenia ewidencji w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2027 r. podatników, u których wartość sprzedaży dokonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła kwoty 20 000 zł, a w przypadku podatników rozpoczynających w poprzednim roku podatkowym dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli wartość sprzedaży z tego tytułu, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim roku podatkowym, nie przekroczyła kwoty 20 000 zł”.
Jak stanowi art. 2 pkt 22 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: VATU): „Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o sprzedaży – rozumie się przez to odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów”.
Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy fiskalnej uzależniony jest od wysokości obrotu ze sprzedaży realizowanej na rzecz określonego kręgu nabywców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.
Pojęcie „sprzedaży” należy rozumieć jako czynność odpłatną, w ramach której dochodzi do przeniesienia prawa do rozporządzania towarem jak właściciel w zamian za wynagrodzenie.
Nieodpłatne przekazanie towarów, mimo że w określonych sytuacjach może podlegać opodatkowaniu VAT, nie stanowi sprzedaży i nie generuje obrotu, a tym samym pozostaje bez wpływu na wysokość wskazanego limitu.
Na podstawie art. 7 ust. 2 VATU: „Przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się również przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, w szczególności:
1) przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia,
2) wszelkie inne darowizny
– jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych”.
Przepis art. 7 ust. 2 VATU nie stanowi, że nieodpłatne przekazanie jest odpłatną dostawą towarów, lecz jedynie, że na potrzeby opodatkowania VAT jest ono traktowane jak dostawa towarów. Regulacja ta nie zmienia nieodpłatnego charakteru czynności ani nie powoduje, że staje się ona sprzedażą w rozumieniu art. 2 pkt 22 VATU. W konsekwencji czynność ta nie generuje obrotu uwzględnianego przy ustalaniu limitu w wysokości 20 000 zł dla celów stosowania kasy rejestrującej.
Gdyby każde opodatkowane VAT nieodpłatne przekazanie miało być uznane za sprzedaż, oznaczałoby to konieczność ewidencjonowania na kasie m.in. prezentów, próbek, darowizn czy przekazań na cele osobiste, czego obowiązujące przepisy nie przewidują.
Zgodnie z § 3 ust. 3 pkt 1 KasRejR: „Na potrzeby korzystania ze zwolnienia, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, nie uwzględnia się dokonanej lub przewidywanej sprzedaży z tytułu czynności, o których mowa w poz. 40 i 50 załącznika do rozporządzenia”.
Powyższa konstrukcja opiera się na pojęciu „sprzedaży”, które rozumiane jest zgodnie z art. 2 pkt 22 VATU jako czynność odpłatna. Gdyby intencją ustawodawcy było objęcie limitem dotyczącym kasy fiskalnej również nieodpłatnych przekazań towarów, konieczne byłoby wyraźne odstąpienie od tej definicji lub wprowadzenie odrębnej regulacji wprost wskazującej na obowiązek ich uwzględniania przy ustalaniu limitu. Takiego rozwiązania jednak nie przewidziano.
Status podatnika jako VAT czynnego lub zwolnionego nie ma wpływu na ocenę, czy nieodpłatne przekazanie towarów stanowi sprzedaż w rozumieniu przepisów dotyczących kas rejestrujących. Nawet jeżeli czynność ta podlega opodatkowaniu VAT na podstawie art. 7 ust. 2 VATU, nie powoduje to powstania odpłatnej dostawy ani obrotu, który byłby uwzględniany przy ustalaniu limitu w wysokości 20 000 zł.
Możliwość złożenia do KRS sprawozdania finansowego sporządzonego w języku angielskim
Samo złożenie sprawozdania w języku angielskim nie spełni wymogów, które przewidziane zostały w przepisach ustawy o rachunkowości. Dokument ten powinien być sporządzony (złożony) w języku polskim.
Przepisy ustawy o rachunkowości nie zawierają odrębnej regulacji językowej wyłącznie dla sprawozdania o podatku dochodowym z art. 63n ustawy o rachunkowości, dlatego zastosowanie mają w tej sytuacji ogólne zasady dotyczące dokumentacji rachunkowej i sprawozdawczości składanej do KRS. Zgodnie z art. 9 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej. Krajowy Rejestr Sądowy, jako polski rejestr publiczny, funkcjonuje w języku polskim, a składane dokumenty powinny być sporządzone w tym języku, jako polskim języku urzędowym.
W konsekwencji, nawet jeżeli sprawozdanie zostało prawidłowo sporządzone i opublikowane przez jednostkę z Wielkiej Brytanii w języku angielskim, polska jednostka zależna – na której ciąży obowiązek z art. 63n ust. 1 i art. 63n ust. 5 ustawy o rachunkowości – powinna złożyć do KRS wersję w języku polskim.
Osoba „na B2B” przełożonym pracowników
Sam fakt kierowania pracownikami, pełnienia funkcji ich przełożonego nie może stanowić podstawy uznania istnienia stosunku pracy.
Przepisy Kodeksu pracy nie wskazują na to, że przełożonym pracowników może być tylko inny pracownik. W praktyce takie ograniczenie byłoby zresztą nierealne w zastosowaniu – przełożonymi są osoby zatrudnione w oparciu o tzw. kontrakty menadżerskie, członkowie zarządów będący pracownikami, itd. Dlatego też sam fakt pełnienia funkcji przełożonego – bycia umocowanym przez pracodawcę do wydawania poleceń, kierowania pracą pracowników (działania w tym zakresie w imieniu pracodawcy) – nie może być uznany za rzeczywiste istnienie stosunku pracy.
Zauważmy, że decydujące znaczenia ma definicja stosunku pracy – przez nawiązanie tego stosunku, pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Zatrudnienie na tych warunkach jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy.
Bycie przełożonym pracowników samo w sobie nie oznacza pracy pod kierownictwem, w miejscu i czasie wskazywanym przez pracodawcę.
Nabycie usługi gwarancji bankowej od kontrahenta
Nabycie usługi gwarancji bankowej od kontrahenta z Korei stanowi dla spółki import usług zwolniony z VAT. Transakcję należy wykazać w JPK VAT w polach K 27 i P 27, bez oznaczenia jej kodami GTU, ponieważ te identyfikatory nie dotyczą nabywanych przez podatników usług, również w ramach importu usług.
W myśl art. 2 pkt 9 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: VATU) import usług to świadczenie usług, z tytułu wykonania których zobowiązanym do rozliczenia podatku jest krajowy nabywca. W przypadku importu usług nabywca usługi przejmuje obowiązek rozliczenia podatku za usługodawcę przy zastosowaniu mechanizmu samoopodatkowania transakcji, o ile usługodawcą jest podatnik nieposiadający siedziby działalności gospodarczej albo stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, a państwem opodatkowania usługi jest Polska. Tak wynika z art. 17 ust. 1 pkt 4 VATU.
Względem usług udzielania gwarancji bankowej wykonywanej dla podatników, ustawodawca nie przewidział szczególnego miejsca świadczenia. Usługi te są opodatkowane według reguły ogólnej zawartej w art. 28b VATU, tj. w państwie siedziby usługobiorcy. Tym samym polski podatnik który nabył usługę gwarancji bankowej od koreańskiego kontrahenta, zobowiązany jest do samoopodatkowania transakcji w ramach importu usług.
Zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 39 VATU, zwalnia się od podatku usługi w zakresie udzielania poręczeń, gwarancji i wszelkich innych zabezpieczeń transakcji finansowych i ubezpieczeniowych oraz usługi pośrednictwa w tym zakresie.
Usługa udzielenia gwarancji finansowej przez podmiot koreański korzysta zatem ze zwolnienia od podatku VAT. W deklaracji JPK VAT transakcję tę należy wykazać jako import usług zwolniony z opodatkowania, ujmując ją w polach przeznaczonych dla usług nabywanych od podmiotów spoza UE, do których stosuje się art. 28b VATU, tj. w polu K 27 (ewidencja) i polu P 27 (deklaracja). Tutaj należy wpisać podstawę opodatkowania transakcji. W polach K 28 (ewidencja) i P 28 (deklaracja) należy wpisać 0,00 z uwagi na to, że usługa ta jest zwolniona przedmiotowo z VAT.
W przypadku importu usług nie stosuje się oznaczeń GTU, ponieważ dotyczą one dokumentowania sprzedaży tj. dostawy towarów i usług. Kodów GTU nie stosujemy w przypadku zakupu usługi za granicą rozliczanej w ramach importu usług.
Sposób podatkowego rozliczenia otrzymanych napiwków
O sposobie rozliczenia podatkowego napiwków, również tych płaconych za pomocą terminala (np. kartą), decyduje jego charakter ukształtowany w wewnętrznym regulaminie przedsiębiorcy. Problem napiwków, w tym w branży gastronomicznej, to jeden z tych, które od lat występują, a nie zostały rozwiązane systemowo. Co więcej, jest to zagadnienie, które często musi być rozpatrywane na różnych płaszczyznach fiskalnych. O ile przy napiwku gotówkowym, gdzie środki przechodzą z ręki zamawiającego do ręki kelnera, część problemów rozwiązuje się wraz z niewiedzą pracodawcy, o tyle przy płatnościach bezgotówkowych sprawa nieco się komplikuje. W pierwszej kolejności należy wyraźnie oddzielić dobrowolny napiwek od opłaty serwisowej, która stanowi element wynagrodzenia.
Jeżeli kwota tytułem napiwku przekazywana jest przez zamawiającego dobrowolnie, wyłącznie z jego własnej inicjatywy i w wysokości przez niego ustalonej, wówczas nie może być mowy o tym, iż napiwek taki stanowi element podstawy opodatkowania VAT. W przypadku zamawiających w kawiarni, restauracji, innej placówce gastronomicznej, zajmując miejsce w lokalu, zapoznając się z menu i wskazanymi w nim cenami, składając zamówienie, zawiera z przedsiębiorcą umowę w przedmiocie świadczenia usług gastronomicznych i zobowiązuje się do zapłaty określonej ceny. Jest to jednak ustalona między stronami cena. To jest kwota należna świadczącemu za wykonanie usługi. Na gruncie VAT cena, a dokładniej wszystko co stanowi zapłatę, którą usługodawca (również dokonujący dostawy towarów) otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze, mającymi bezpośredni wpływ na cenę świadczenia, stanowi – co do zasady – podstawę opodatkowania VAT (wraz z dalszymi modyfikacjami normatywnymi). Ważne, że uzgodniona cena jest kwotą należną świadczącemu usługi od nabywcy lub podmiotu trzeciego. Nie jest elementem ceny dobrowolny, czyli wykraczający poza kwotę należną, napiwek. Co innego, gdyby np. wzorem włoskich restauratorów, w przekazanej ofercie świadczący zaznaczył, że do ceny zostanie doliczona określona opłata (napiwek) i to bez względu na zastosowaną nazwę.
Dobrowolny napiwek to nie element ceny, nawet gdyby w menu zawarta była sugestia, iż mile widziane są napiwki.
Wbrew obawom podatników, z perspektywy VAT całkowicie bez znaczenia pozostaje, w jaki sposób dokonywane jest przekazane napiwku, czy jest to forma pozostawionej kelnerowi gotówki, czy kwota doliczona przy dokonywaniu zapłaty za pomocą karty płatniczej, czy też w inny sposób.
Takie napiwki nie stanowią podstawy opodatkowania VAT przedsiębiorcy.
Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 2.12.2022 (0113-KDIPT1-3.4012.509.2022.1.JM) potwierdził, że przy płatnościach dobrowolnych napiwków, ich wartość nie stanowi podstawy opodatkowania VAT przedsiębiorcy:
W przypadku, gdy kwoty napiwków są świadczeniem klienta całkowicie dobrowolnym, a stosowane przez Państwa systemy sprzedażowe pozwalają określić i jednoznacznie przypisać kwoty poszczególnych napiwków konkretnym pracownikom oraz Spółka nie pobiera sobie żadnych kwot z napiwków, to kwoty te nie stanowią dla Państwa obrotu będącego podstawą opodatkowania podatkiem od towarów i usług w myśl art. 29a ust. 1 ustawy. W konsekwencji, nie mają Państwo obowiązku uwzględniać przekazywanych, za swoim pośrednictwem, pracownikom napiwków lub pozostawionej reszty, lub innej kwoty gotówki po rozliczeniu rachunku gościa, jeśli Klient zdecyduje o wyższej lub niższej wysokości dobrowolnego napiwku, jako obrotu z tytułu świadczenia usług, ponieważ w sytuacjach przedstawionych w rozpatrywanej sprawie napiwek nie stanowi wynagrodzenia za świadczenie usług – nie stanowi podstawy opodatkowania VAT.
W interpretacji indywidualnej z 15.5.2023 r. (0114-KDIP1-3.4012.97.2023.2.LK) Dyrektor KIS wskazał, że:
W związku z powyższym, czynność podlega opodatkowaniu jedynie wówczas, gdy wykonywana jest w ramach umowy zobowiązaniowej, a jedna ze stron transakcji może zostać uznana za bezpośredniego beneficjenta tej czynności. Przy czym związek pomiędzy otrzymywaną płatnością a świadczeniem na rzecz dokonującego płatności musi mieć charakter bezpośredni i na tyle wyraźny, aby można powiedzieć, że płatność następuje w zamian za to świadczenie. W przedmiotowej sprawie taka zależność nie istnieje. Nie zawierają bowiem Państwo z Klientami żadnej umowy na świadczenie usług, za wykonanie których klienci byliby zobowiązani uiścić opłatę w postaci napiwku, w bliżej nieokreślonej wysokości. Wszystkie należności jakie Państwo pobierają od Klientów są wycenione w stosowanym cenniku usług i tylko takich płatności Państwo, jako świadczący daną usługę, żądają od Klientów. Tym samym, nie może być opodatkowana jakakolwiek czynność, jeśli między stronami nie istnieje żadna umowa, a wielkość wynagrodzenia (napiwku) nie jest w żaden sposób uzależniona od cech świadczonej usługi i nie wpływa na wykonanie świadczonej usługi. Należy zauważyć, że w przedmiotowej sprawie stosowane przez Państwa systemy sprzedażowe pozwalają określić i jednoznacznie przypisać kwoty poszczególnych przydzielonych napiwków konkretnym pracownikom według przyjętych przez Państwa zasad. Zatem, w przypadku, gdy kwoty napiwków są świadczeniem Klienta całkowicie dobrowolnym, a stosowane przez Państwa systemy sprzedażowe pozwalają określić i jednoznacznie przypisać kwoty poszczególnych napiwków konkretnym pracownikom oraz nie pobieracie Państwo sobie żadnych kwot z napiwków, to kwoty te nie stanowią dla Państwa wynagrodzenia będącego podstawą opodatkowania podatkiem od towarów i usług w myśl art. 29a ust. 1 ustawy. W konsekwencji, nie mają Państwo obowiązku uwzględniać przekazywanych, za swoim pośrednictwem, pracownikom napiwków lub pozostawionej reszty, jeśli klient zdecyduje o dobrowolnym napiwku, ponieważ w sytuacjach przedstawionych w przedmiotowej sprawie napiwek nie stanowi wynagrodzenia za świadczenie usług – nie stanowi podstawy opodatkowania VAT.
Sposób płatności dobrowolnego napiwku ogólnie nie ma znaczenia, jednak przy płatności kartą czy w inny sposób, w ramach którego środki wpływają na rachunek przedsiębiorcy, ważne jest aby był to napiwek dobrowolny, ale również istotne może okazać się to, w jaki sposób dystrybuowane są otrzymane środki. Chcące mieć pewność, że napiwek nie podwyższy podstawy opodatkowania VAT, warto zadbać aby z regulaminu wynagradzania czy innego obowiązującego w danej firmie regulaminu jasno wynikało, że napiwki nie są elementem wynagrodzenia, ale również stanowią własność pracowników, nawet jeżeli ci umówili się z pracodawcą, jak ma je między nich rozdzielić.
W takich warunkach nie ma mowy o opodatkowaniu VAT napiwków, a co za tym idzie – również o ich fiskalizacji przy użyciu kasy rejestrującej.
Kwota napiwku nie jest wykazywana w treści paragonu ani w faktury, jednak, jak się zdaje, w miarę możliwości technicznych dopuszczalne jest prezentowanie informacyjne kwoty napiwku. Ważne jest, aby było wyraźnie wskazane, iż nie zawiera ona kwoty VAT.
W sytuacji, gdy według regulaminu wewnętrznego napiwki nie są własnością pracodawcy i nie może on nimi swobodnie dysponować, a jest zobowiązany przekazać konkretnemu pracownikowi (zleceniobiorcy) lub podzielić między grupę tych osób, wartość napiwków nie stanowi przychodu przedsiębiorcy. Gdyby miał on formalną możliwość ich zatrzymania, wówczas musiałby ich wartość rozpoznać w przychodzie.
Tak zostało wskazane np. w interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 13.6.2022 r. (0111-KDIB2-1.4010.119.2022.6.BJ), w której organ stwierdził, że:
Napiwki otrzymane w gotówce od klientów, jak i te przekazywane przez spółkę pracownikom, zarówno w sytuacji doliczenia ich do kwoty wynikającej z paragonu, jak i zapłaty za pośrednictwem karty płatniczej nie będą stanowić przychodu podatkowego spółki.
Najtrudniejsza jest sytuacja na gruncie PIT. Autor uważa, że w sytuacji, gdy pracodawca nie ma żadnego prawa do dysponowania środkami, a jedynie dystrybuuje je pośród pracowników (przekazując im je w sposób uzgodniony), to przychód, jaki ci uzyskują, alokowany jest w źródle „Inne przychody” jedynie z funkcją informacyjną pracodawcy. Takiej wykładni można dopatrywać się w interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 24.12.2024 r. (0113-KDIPT2-3.4011.638.2024.2.JŚ). Najłatwiej jest ją bronić wówczas, gdy pracodawca nie dokonuje żadnego podziału środków, a przekazuje bezpośrednio i wyłącznie osobie, dla której napiwek przekazał zamawiający. Jednak w praktyce, zwłaszcza gdy pojawia się jakaś bardziej złożona forma dystrybucji (np. podział pomiędzy kelnerów, kucharzy itp.), zdaje się dominować pogląd, iż w przypadku jakiejkolwiek dystrybucji środków przez zleceniodawcę, przychód powinien być alokowany w źródle właściwym dla innych wynagrodzeń personelu (tutaj: działalność wykonywana osobiście).
Tak więc w każdym przypadku dla wyznaczenia skutków fiskalnych konieczne jest przeprowadzenie wnikliwej analizy konkretnego stanu faktycznego.
Część urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia
Nie w każdej sytuacji pracodawca ma obowiązek udzielić urlopu wypoczynkowego tak, aby co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.
Odpowiadając na pytanie, należy zwrócić uwagę na następujące przepisy ustawy Kodeks pracy (dalej: KP):
- art. 162 KP,
- art. 163 § 11 KP,
- art. 1671 KP.
Zgodnie z art. 162 KP, na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części. W takim jednak przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.
Powyższy przepis jest interpretowany w następujący sposób – jeżeli pracownik złoży wniosek o podział urlopu w taki sposób, że jedna część urlopu obejmuje nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych, to pracodawca ma obowiązek takiego urlopu udzielić. Natomiast, jeśli podwładny chciałby podzielić urlop na krótsze części, to pracodawca nie może zmusić go do podziału urlopu zgodnie z art. 162 KP, czyli tak, aby jedna z części trwała 14 dni kalendarzowych.
Co istotne, akceptacja wniosku pracownika o podział urlopu na części, z których żadna nie obejmuje co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych, nie stanowi wykroczenia przeciwko prawom pracownika przewidzianego w art. 282 § 1 pkt 2 KP. Nie ma podstaw, aby inspektor pracy pociągnął pracodawcę do odpowiedzialności za nieudzielenie 14-dniowej części urlopu, jeżeli pracownik w taki sposób podzielił przysługujący mu wymiar urlopu wypoczynkowego. Natomiast, jeśli pracownik złożył wniosek urlopowy o podział urlopu w taki sposób, aby jedna część wynosiła 14 dni wypoczynku i pracodawca odmówi udzielenia takiej części urlopu – inspektor pracy zwróci uwagę na takie niewłaściwe postępowanie.
Zgodnie z art. 163 § 11 KP, jeśli w firmie nie ma planu urlopów, pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem.
Zgodnie z art. 1671 KP, w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu urlopu.
Z powyższego wynika, że:
- jeśli pracownik wnioskuje w okresie wypowiedzenia o urlop i wnosi o 14 dni wypoczynku (wliczając soboty i niedziele oraz święta) i w 2026 r. nie korzystał z 14 dni wypoczynku, to pracodawca powinien udzielić tych 14 dni, przy czym termin wykorzystania urlopu ustalają pracodawca i pracownik w porozumieniu;
- jeśli pracodawca wysyła pracownika na urlop w okresie wypowiedzenia i pracownik w 2026 r. nie korzystał z 14 dni wypoczynku, to pracodawca powinien zapytać pracownika, czy chciałby te 14 dni wypoczynku. Termin ustala pracodawca, ale może uwzględnić propozycję pracownika.
