Przeniesienie pracownika do innego pracodawcy
Nie można przenieść pracownika w ramach tego samego stosunku pracy do innego pracodawcy na podstawie porozumienia. W opisanej sytuacji nastąpić musi zakończenie stosunku pracy ze spółką A z wszystkimi tego konsekwencjami i nawiązanie nowego (innego) ze spółką B.
Zgodnie z regulacjami art. 231 KP, w razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy. Następuje w takich przypadkach kontynuacja zatrudnienia.
Art. 231 KP nie daje przy tym podstaw do zawierania swobodnie porozumień dotyczących przenoszenia pracowników. Obejmuje on sytuacje, w których następuje przejście przynajmniej części zakładu pracy na nowego pracodawcę.
Wyrok Sądu Najwyższego z 23.1.2018 r. (II PK 331/16, Legalis): „(…) przejście przedsiębiorstwa, zakładu pracy lub części zakładu pracy nie przejawia się jedynie w przekazaniu jego majątku, lecz konieczne jest przede wszystkim rozważenie, czy został przekazany jako funkcjonująca jednostka, czy jego działanie jest rzeczywiście kontynuowane lub podjęte ponownie przez nowego pracodawcę. W celu oceny, czy przesłanki przejęcia zostały spełnione, należy wziąć pod uwagę wszystkie okoliczności faktyczne, które charakteryzują dane zachowanie, do których zalicza się w szczególności rodzaj przedsiębiorstwa lub zakładu, o który chodzi, przejęcie lub brak przejęcia składników majątkowych takich jak budynki i ruchomości, wartość składników niematerialnych w chwili przejęcia, przejęcie lub brak przejęcia większości pracowników przez nowego pracodawcę, przejęcie lub brak przejęcia klientów, a także stopień podobieństwa działalności prowadzonej przed i po przejęciu oraz czas ewentualnego zawieszenia tej działalności. Elementy te muszą być zawsze oceniane całościowo w kontekście konkretnej sprawy i żaden z nich nie może być samodzielnie podstawą przyjęcia, że jednostka (przedsiębiorstwo, zakład lub część zakładu) zachowała tożsamość.”.
Kluczowe znaczenie dla stwierdzenia przejścia zakładu pracy ma faktyczne przejęcie części lub całości zakładu pracy, ponieważ ocena, że doszło do przejścia części zakładu pracy na nowego pracodawcę (art. 231 KP), zależy od ustalenia, że przejął on w faktyczne władanie część zadania lub zadań, stanowiących placówkę zatrudnienia, a więc w zakresie pozwalającym na wykonywanie obowiązków pracowniczych. Nie musi to polegać na nabyciu przedsiębiorstwa lub jego części oraz nie zależy od rodzaju czynności prawnej, na podstawie której następuje (wyrok SN z 20.4.2017 r., I PK 153/16, Legalis). Musimy zatem mówić o przejściu części majątku lub praw, części zadań (np. w związku z cesją praw obowiązków z umów), co byłoby połączone z przejściem także części pracowników. Z pytania nie wynika by zachodziły jakiekolwiek okoliczności objęte przepisami art. 231 KP.
Możliwe jest zawarcie porozumienia pracodawców o „przejęciu pracownika”, ale połączone to będzie z rozwiązaniem dotychczasowego i nawiązaniem nowego stosunku pracy.
Tak też wskazano w wyroku Sądu Najwyższego z 31.1.1977 r. (I PRN 141/76, Legalis): „(…) Zmiana pracy w wyniku porozumienia zakładów następuje, wówczas gdy porozumienie to jest połączone z rozwiązaniem stosunku pracy między pracownikiem i dotychczasowym zakładem pracy i nawiązaniem przez tego pracownika stosunku pracy z nowym zakładem pracy.”.
Takie podejście wzmacnia to, że przeniesienie jako kontynuację zatrudnienia przewidują przepisy odrębne – art. 22 PracSamU. Jeżeli możliwa byłaby wykładnia KP dopuszczająca takie przenoszenie, to nieracjonalne byłoby umieszczanie przez ustawodawcę regulacji wskazującej na taką możliwość w przepisach odrębnych.
Porozumienia pomiędzy obiema spółkami i pracownikiem a urlop wypoczynkowy
Należy zawrzeć porozumienie o rozwiązaniu umowy o pracę pomiędzy pracownikiem a spółką A. Do tego może się pojawić porozumienie pomiędzy pracodawcami lub porozumienie spółki B z pracownikiem z zobowiązaniem spółki B do zatrudnienia pracownika. Zobowiązanie takie jest szczególnie istotne dla pracownika, który będzie chciał mieć gwarancję zatrudnienia.
Nowa umowa o pracę
Spółka B powinna zawrzeć z pracownikiem umowę o pracę, która to umowa będzie kreować stosunek pracy. Przyjmując bowiem brak możliwości przeniesienia pracownika pomiędzy pracodawcami w ramach tego samego stosunku pracy konieczne jest nawiązanie nowego stosunku pracy. Pracodawca wydaje ostatniego dnia świadectwo tylko wówczas, jeżeli – cytując art. 97 § 1 KP – nie zamierza nawiązać z tym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. W opisanej sytuacji mamy do czynienia z zakończeniem zatrudnienia i brakiem zamiaru nawiązania ponownego ze spółką A, stąd konieczne jest wydanie świadectwa.
Świadectwo pracy
W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy.
Urlop wypoczynkowy u nowego pracodawcy
W wyroku Sądu Najwyższego z 27.11.1980 r., I PRN 124/80 (OSNC 1981/6/113, Legalis) wskazano, że z treści art. 171 KP wynika, że nowy zakład pracy nie przejmuje obowiązku udzielenia urlopu wypoczynkowego, do którego pracownik nabył prawo w poprzednim zakładzie pracy, chociażby stosunek pracy w dotychczasowym zakładzie został rozwiązany na mocy porozumienia stron w wyniku porozumienia zakładów pracy, chyba że porozumieniem między zakładami – za zgodą zainteresowanego pracownika – objęto obowiązek nowego zakładu udzielenia pracownikowi nie wykorzystanego urlopu, do którego nabył prawo w dotychczasowym zakładzie.
Jednoznaczne stanowisko w tej kwestii zajmuje PIP (pip.gov.pl): „Przeniesienie urlopu do innego pracodawcy nie jest możliwe. Zgodnie z przepisami, w przypadku rozwiązania umowy, obowiązkiem pracodawcy jest rozliczenie się z urlopu wypoczynkowego. Art. 171 § 1 Kodeksu pracy stanowi, że w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Dodatkowo, roszczenie o ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy staje się wymagalne w dacie rozwiązania stosunku pracy.”.
Urlop wypoczynkowy powinien zostać rozliczony proporcjonalnie do okresu zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy. Pracodawca zobowiązany jest wypłacić pracownikowi ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop zaległy (urlop z lat ubiegłych) oraz część urlopu należną pracownikowi w odniesieniu do okresu trwania łączącego ich stosunku pracy w danym roku kalendarzowym.
Przepisy KP przewidują bezpośrednio jeden wyjątek od obowiązku wypłaty ekwiwalentu pracownikowi, z którym kończy się stosunek pracy. Pracodawca nie jest mianowicie zobowiązany do wypłaty tego świadczenia w sytuacji, gdy obie strony stosunku pracy (pracodawca i pracownik) postanowią o wykorzystaniu urlopu wypoczynkowego w czasie kolejnego zatrudnienie danej osoby u tego samego pracodawcy. Aby było to możliwe konieczne jest by następny stosunek pracy powstał bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę.
Możliwość zawarcia porozumienia jest często mocno kwestionowana, co widać chociażby w przytoczonym stanowisku PIP. Zawierając je pracodawca ryzykuje zatem otrzymanie mandatu karnego. Taki opierać musiałby się na naruszeniu przepisów o obowiązku wypłaty należnego pracownikowi świadczenia (art. 282 § 1 pkt 1 KP).
W ocenie autora należałoby jednak dopuścić takie porozumienie. Zakończenie zatrudnienia rzeczywiście automatycznie skutkuje przejściem odpowiednio ustalonego wymiaru urlopu w świadczenie finansowe (ekwiwalent). Zawarte porozumienie może jednak do takiego przejścia nie doprowadzić. Zdaniem autora możliwe jest przyjęcie takiego rozwiązania.
Trudno także uznać w przypadku zawarcia porozumienia roszczenia pracownika związane z niewypłaceniem ekwiwalentu w oparciu o art. 84 KP. Pracownik nie tyle zrzeka się prawa do ekwiwalentu, co doprowadza do pozostawienia możliwości zrealizowania odpoczynku. Pracownik w porozumieniu nie zrzeka się ekwiwalentu pieniężnego, co byłoby zresztą zakazane. Mówimy o przejęciu obowiązku udzielania urlopu w naturze przez innego pracodawcę. Pracownik nie traci zatem wypoczynku ani finansowej jego rekompensaty.
Dla przeniesienia urlopu niezbędne jest zawarcie pisemnego porozumienia:
- pomiędzy dotychczasowym pracodawcą a pracownikiem,
- pomiędzy pracodawcami.
Podkreślam jednak, że większość głosów ekspertów neguje możliwość zawarcia takiego porozumienia.
Podstawa zasiłkowa
Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego (zasady ustalania podstawy wymiaru tego świadczenia stosujemy do ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy oraz pozostałych zasiłków z ubezpieczenia chorobowego, jak również zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego) przysługującego pracownikowi stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone mu za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Bierzemy tutaj pod uwagę wynagrodzenie otrzymywane w danym zakładzie pracy (wynagrodzenie osiągnięte w ramach obecnego stosunku pracy lub ciągłych poprzednich stosunków pracy zawartych z tym samym pracodawcą).
W przypadku przejścia pracownika na nowego pracodawcę w oparciu o art. 231 KP istnieje ciągłość zatrudnienia, a zatem przyjmowane w takich przypadkach jest także zatrudnienie u poprzedniego pracodawcy.
W opisanej sytuacji art. 231 KP nie znajduje zastosowania, mamy do czynienia z zakończeniem stosunku pracy, a więc podstawa wymiaru zasiłku będzie ustalana w oparciu o zarobki u pracodawcy B.
Raportowanie struktury JPK_KR_PD, łącznie z węzłem podatkowym
Za 2025 r. uzupełnienie węzła RPD jest opcjonalne (choć w samej strukturze część ta jest formalnie obowiązkowa do wysyłki JPK KR PD, zatem należy tę część uzupełnić i np. wpisać wszędzie „0”).
Za rok obrotowy, który rozpoczyna się po 31.12.2024 r., obowiązkowa jest struktura logiczna JPK KR PD, a tylko za 2025 r. – fakultatywna JPK ST KR, w przypadku podatników CIT i spółek niebędących osobami prawnymi, których wartość przychodu uzyskanego w poprzednim roku podatkowym (a w przypadku spółek niebędących osobami prawnymi – roku obrotowym) przekroczyła kwotę 50 000 000 euro oraz podatkowych grup kapitałowych.
Oznacza to że, całą strukturę JPK KR PD, tj. łącznie z węzłem podatkowym, należy zaraportować za 2025 r. Zgodnie z § 2 DaneUzupKsiągRachR dodatkowymi danymi, o które należy uzupełnić księgi, są wysokość różnicy pomiędzy wynikiem finansowym, ustalonym na podstawie przepisów o rachunkowości, a podstawą opodatkowania ustaloną na podstawie przepisów o podatku dochodowym od osób prawnych, w podziale na 8 kategorii. Jest to właśnie tzw. węzeł RPD. Za 2025 r. uzupełnienie węzła RPD jest opcjonalne (choć w samej strukturze część ta jest formalnie obowiązkowa do wysyłki JPK KR PD, zatem należy tę część uzupełnić i np. wpisać wszędzie „0”). Dane te powinny zawierać takie informacje, jak: wysokość różnicy pomiędzy wynikiem finansowym ustalonym na podstawie przepisów o rachunkowości a podstawą opodatkowania ustaloną na podstawie przepisów o podatku dochodowym od osób prawnych, w podziale na:
1) wysokość przychodów zwolnionych z opodatkowania – wykazuje się trwałe różnice pomiędzy zyskiem (stratą) dla celów rachunkowych a dochodem (stratą) dla celów podatkowych,
2) wysokość przychodów niepodlegających opodatkowaniu w bieżącym roku,
3) wysokość przychodów podlegających opodatkowaniu w bieżącym roku, ujętych w księgach lat ubiegłych,
4) wysokość przychodów podlegających opodatkowaniu, niepodlegających ujęciu w księgach,
5) wysokość kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów – wykazuje się trwałe różnice pomiędzy zyskiem (stratą) dla celów rachunkowych a dochodem (stratą) dla celów podatkowych,
6) wysokość kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów w bieżącym roku,
7) wysokość kosztów uznawanych za koszty uzyskania przychodów w bieżącym roku, ujętych w księgach lat ubiegłych,
8) wysokość kosztów uznawanych za koszty uzyskania przychodów, niepodlegających ujęciu w księgach.
Działalność nieewidencjonowana a składki ZUS
W przedmiotowej sytuacji nie ma konieczności zawierania umowy zlecenia. Jeżeli jednak umowa taka została zawarta, składki zdrowotne powinny być odprowadzone. W przypadku niezawarcia umowy zlecenia, sytuacja jest niejednoznaczna z uwagi na stanowisko rządu i sprzeczne poglądy organów ZUS. Tak naprawdę problem sprowadza się do tego, czy w przypadku działalności nieewidencjonowanej konieczne jest zawieranie dodatkowej umowy, a także czy usługi wykonywane w ramach tej działalności są zrównane ze zleceniem.
Umowa zlecenia jest rodzajem umów o świadczenie usług. Od strony formalnej jest to konstrukcja, na której opiera się wykonywanie usług także w ramach działalności gospodarczej, a tym samym też w ramach działalności nieewidencjonowanej. Niezależnie od tego, przez umowy zlecenia rozumie się wykonywanie umów cywilnoprawnych poza działalnością gospodarczą, a więc także poza działalnością nieewidencjonowaną. Innymi słowy – w odniesieniu do usług wykonywanych w ramach działalności nieewidencjonowanej nie trzeba zawierać umów zlecenia.
Pozostaje zatem ustalić, czy działalność nieewidencjonowana jest tytułem ubezpieczeniowym. Z założenia miała ona być rozwiązaniem dającym możliwość prowadzenia działalności zarobkowej w małym rozmiarze, bez zbędnych formalność. Prawie się to udało (prawie, to jednak różnica). O ile bowiem na gruncie PIT sprawa jest oczywista (przychody z działalności nierejestrowanej są zaliczane do innych źródeł, a podatnik rozlicza je sam na koniec roku podatkowego), to w zakresie składek ZUS jest problem. Przepisy ubezpieczeniowe nie zawierają zapisów bezpośrednio odnoszących się do działalności nieewidencjonowanej.
Tym samym „oczywistym jest”, że działalność ta nie powinna generować obowiązku opłacania składek ZUS. Według stanowiska rządu i do niedawna organów ZUS – stosuje się jednak w tym przypadku przepisy o zleceniu. To zaś oznacza, że nabywca usługi ma status płatnika i obowiązek rozliczania składek. Takie podejście do tematu oznacza nierówne traktowanie obywateli. Jeżeli bowiem w ramach działalności nierejestrowanej sprzedawane byłyby towary – czynność nie podlegałaby składkom ZUS. Jeżeli zaś sprzedawane są usługi – składki należy płacić na zasadach właściwych dla zlecenia, co może i można wyprowadzić z językowego brzemienia przepisów ubezpieczeniowych, ale sprzeczne jest to z ideą omawianej działalności. To z kolei oznacza konieczność zgłoszenia do ZUS i rozliczania składek przez usługobiorcę (w przypadku zbiegu tytułów ubezpieczeniowych do zapłaty byłyby tylko składki zdrowotne).
Wykonujący taką działalność raczej nie powinien być narażony na karę z tytułu niepłacenia składek ZUS – albo uznamy, że działalność taka w ogóle nie podlega składkom ZUS, albo jest to zlecenie, a wtedy składki powinien rozliczać usługobiorca (i to ewentualnie on – odbiorca usług – mógłby zostać zmuszony do zapłaty składek ZUS).
W zakresie składek ZUS działalność nieewidencjonowana pozostaje zagadką. Zazwyczaj w takiej sytuacji składek się nie rozlicza, co jest logicznie uzasadnione i dość bezpieczne – organy ZUS nie posiadają informacji o działalności nieewidencjonowanej (nie podlega ona zgłoszeniu do ZUS, a jeżeli już ktoś ją zgłasza, to jako zlecenie).
Udokumentowanie podwyższenia wynagrodzenia
Podwyżka wiązać się powinna ze zmianą umowy o pracę dokonaną porozumieniem zmieniającym podpisanym przez pracownika i osobę działającą w imieniu pracodawcy. Jeżeli strony ograniczą się do pisma informującego o podwyżce, to konieczna będzie akceptacja wskazanych w tym piśmie warunków przez pracownika.
Pracownik musi uzyskać indywidualną informację o zmianie wysokości wynagrodzenia w każdym przypadku takiej zmiany. Nie można ograniczyć się to ogólnego wskazania, że nastąpią podwyżki, szczególnie podając jedynie sposób ustalenia kwoty wynagrodzenia. Jeżeli mówimy o zmianie na korzyść pracowników – a taką jest podwyżka – to nadal konieczne jest uzyskanie chociażby dorozumianej zgody na zmianę warunków zatrudnienia na konkretną kwotę wskazaną pracownikowi.
Zmiana warunków wynagradzania na korzyść pracownika, polegająca na przyznaniu mu wyższego wynagrodzenia, wymaga dla swej skuteczności jego wyraźnej lub dorozumianej zgody. Tak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z 21.10.2003 r. (I PK 512/02, Legalis), w którego uzasadnieniu czytamy m.in.: „(…) Przepisy art. 42 § 1-3 KP przewidujące obowiązek pracodawcy wypowiedzenia wynikających z umowy warunków płacy nie określą, czy obowiązek ten istnieje w każdej sytuacji, czy też tylko w razie zamierzonej zmiany wynagrodzenia na niekorzyść pracownika. W praktyce jednak najczęstsze są sytuacje, w których podwyższenie pracownikowi wynagrodzenia następuje bez dokonania wypowiedzenia. Pracodawca czyni to tzw. nowym angażem, czyli w drodze zawiadomienia pracownika na piśmie o swojej decyzji, natomiast pracownik przyjmuje nowe warunki płacy, składając swój podpis na tym piśmie. Jest to więc ze strony pracownika dorozumiana akceptacja zmiany warunków umowy o pracę.”.
Najtrafniejszym działaniem jest zawarcie porozumień zmieniających. W takim przypadku nie ma potrzeby przechowywania dodatkowo pisma informującego o podwyżce – w aktach przechowywane będzie porozumienie zmieniające. Możliwe jest także dokonanie zmiany poprzez pismo informujące o podwyżce zaakceptowane przez pracownika. Wówczas w aktach konieczne jest przechowywanie tego pisma z zawartą na nim akceptacją nowych warunków płacowych przez pracownika.
Rozliczenie podatkowe dofinansowania części szkolenia zawodowego pracownika
Dofinansowanie szkolenia pracownika może korzystać ze zwolnienia z PIT i jednocześnie stanowić koszt uzyskania przychodów pracodawcy.
Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PIT wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń przyznanych przez pracodawcę, zgodnie z odrębnymi przepisami, na podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Zwolnienie nie obejmuje wynagrodzenia za czas urlopu szkoleniowego ani za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy.
Odrębnymi przepisami są art. 1031–1035 Kodeksu pracy. Stosownie do art. 1031 § 1 Kodeksu pracy przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Z kolei art. 1033 Kodeksu pracy pozwala pracodawcy pokryć m.in. opłaty za kształcenie.
Przepisy nie wymagają pokrycia całej opłaty. Pracodawca może zatem sfinansować określoną kwotę albo procent ceny, np. 40% kosztu kursu. Zwolnienie z PIT obejmie kwotę sfinansowaną przez pracodawcę, od której nie należy pobierać zaliczki na PIT. Pozostała część ceny, pokryta przez pracownika, stanowi jego własny wydatek.
Po stronie pracodawcy sfinansowana część szkolenia może stanowić koszt uzyskania przychodów na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o PIT albo art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Warunkiem jest, aby szkolenie pozostawało w związku z działalnością pracodawcy i obowiązkami pracownika, a poniesiony wydatek mógł przyczynić się do osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła. Wydatek powinien być również właściwie udokumentowany (por. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 14.12.2023 r., 0114-KDIP2-2.4010.523.2023.3.PK).
Umowa zlecenie ze studentem odbywającym praktykę zawodową
Tak, pracodawca może zawrzeć umowę zlecenia ze studentem odbywającym u niego praktykę zawodową, chyba że zabrania tego umowa dotycząca prowadzenia praktyk zawodowych zawarta między uczelnią wyższą a pracodawcą.
Przepisy powszechnie obowiązujące nie regulują kwestii odbywania przez studentów uczelni wyższych praktyk zawodowych w zakładach pracy. Praktyki takie odbywają się na podstawie umowy (porozumienia) zawieranej między uczelnią wyższą a określonym pracodawcą. Umowa taka określa program praktyk, czas ich trwania oraz obowiązki stron, np. w zakresie bhp czy ubezpieczenia NNW. Na jej podstawie studenci są kierowani do pracodawcy, gdzie uczestniczą w zajęciach edukacyjnych o charakterze praktycznym. Praktyka ma najczęściej charakter nieodpłatny i nie tworzy pozaedukacyjnych więzi prawnych między pracodawcą a studentem.
Skierowanie studenta na praktyki zawodowe najczęściej nie ogranicza możliwości równoczesnego zatrudnienia studenta w czasie odbywania praktyk. W takim przypadku konieczne jest zawarcie między pracodawcą a studentem umowy cywilnoprawnej lub umowy o pracę. Może się jednak zdarzyć, że umowa zawarta między uczelnią wyższą a pracodawcą zawiera klauzule regulujące w określony sposób możliwość równoległego zatrudnienia studenta, np. wyłączające taką możliwość.
Dane pracodawcy w umowie o pracę
Umowa o pracę, jak również inne umowy lub porozumienia z pracownikiem powinny wskazywać nazwę pracodawcy i adres jego siedziby. Podawanie numerów identyfikacyjnych wynika z odrębnych przepisów ale brak tych informacji nie skutkuje nieważnością umowy.
Umowa o pracę określa strony umowy, adres siedziby pracodawcy, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną nieposiadającego siedziby – adres zamieszkania. Przepisy prawa pracy nie narzucają wprost podawania w umowach NIP, REGON, KRS i brak tych danych nie wpływa na kwestię ważności umowy.
Zgodnie z art. 20 Prawa przedsiębiorców, przedsiębiorca umieszcza w oświadczeniach skierowanych w zakresie wykonywanej działalności gospodarczej do oznaczonych osób i organów numer identyfikacji podatkowej (NIP) oraz posługuje się tym numerem w obrocie prawnym i gospodarczym. Wynika z tego, że w umowie NIP powinien się znaleźć.
Według art. 206 Kodeksu spółek handlowych, pisma i zamówienia handlowe składane przez spółkę w formie papierowej i elektronicznej, a także informacje na stronach internetowych spółki, powinny zawierać:
1) firmę spółki, jej siedzibę i adres;
2) oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer pod którym spółka jest wpisana do rejestru;
3) numer identyfikacji podatkowej (NIP);
4) wysokość kapitału zakładowego, a dla spółki, której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy, do czasu pokrycia kapitału zakładowego, także informację, że wymagane wkłady na kapitał zakładowy nie zostały wniesione;
5) oznaczenie grupy spółek, jeżeli spółka do niej należy.
Jak podkreśla np. A. Opalski [w:] A. Opalski (red.), Kodeks spółek handlowych. Tom IIA. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Komentarz. Art. 151–226, wyd. 1, 2018, art. 206, Nb 3: „(…) z zakresu przepisu należy wyłączyć umowy, ponieważ nie są one korespondencją kierowaną do innych osób. Obowiązki informacyjne dotyczą wymiany korespondencji przed zawarciem umowy, nie zaś samej umowy. (…) W praktyce, z ostrożności, dane wymagane przez art. 206 § 1 są powoływane w umowach zawieranych przez spółki, zazwyczaj w ich komparycjach”.
Podawanie numeru REGON nie jest prawnym obowiązkiem.
Ujęcie w księgach rachunkowych wydatków, które poniesione zostały na zakup gwarancji, subskrypcji, licencji oraz oprogramowania
Wydatki poniesione na zakup subskrypcji oprogramowania, gwarancje serwisowe, licencje czasowe oraz programy antywirusowe – co do zasady – powinny być ujmowane jako usługi obce, a nie jako materiały. Księgowanie ich na koncie materiałów nie odzwierciedla prawidłowo ich ekonomicznego charakteru.
W myśl zasad rachunkowości koszty ujmuje się według ich treści ekonomicznej, a nie nazwy faktury czy przyjętej praktyki technicznej. Wynika to z art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości, który nakazuje ujmowanie operacji gospodarczych zgodnie z ich rzeczywistą treścią.
Materiały w ujęciu księgowym to składniki majątku w postaci rzeczowej, przeznaczone do zużycia w działalności (np. surowce, części, artykuły biurowe). Tymczasem subskrypcje programów, gwarancje serwisowe czy licencje czasowe:
1) nie mają postaci fizycznej,
2) polegają na dostępie do usługi, aktualizacji lub wsparcia,
3) są świadczeniem ciągłym lub okresowym.
W sensie ekonomicznym stanowią więc świadczenie usług, a nie nabycie materiału, dlatego prawidłowym miejscem ich ewidencji jest konto usług obcych, ewentualnie z rozliczeniem w czasie poprzez czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów, jeśli obejmują okres przekraczający jeden miesiąc lub rok obrotowy. Ujmowanie ich jako materiałów nie powoduje – co do zasady – błędu podatkowego (o ile koszt jest prawidłowo zaliczony do kosztów podatkowych), ale zniekształca strukturę kosztów i może naruszać zasadę wiernego i rzetelnego obrazu sprawozdania finansowego.
Dzień wolny za świąteczną sobotę dla radcy prawnego
Dzień wolny za 15.8.2026 r. może przypadać 21.8.2026 r.
Zgodnie z art. 18 ustawy o radcach prawnych, do czasu pracy radcy prawnego zalicza się także czas niezbędny do załatwiania spraw poza lokalem jednostki organizacyjnej, w szczególności w sądach i w innych organach, oraz czas przygotowania się do tych czynności. Wliczenie to obejmuje wszystkie przypadki, kiedy radca prawny jest zatrudniony w ramach stosunku pracy, niezależnie od tego, czy jest to pełny wymiar czasu pracy, czy też niepełny wymiar czasu pracy. Czas pracy radcy prawnego w lokalu jednostki organizacyjnej nie może być krótszy niż 2/5 czasu pracy ustalonego w zawartej z radcą prawnym umowie.
Powyższe prowadzi do wniosku, że radcę prawnego zatrudnionego na pół etatu należy traktować jak „zwykłego” pracownika zatrudnionego na pół etatu. Czas pracy poza siedzibą firmy traktuje się tak samo, jak czas pracy w siedzibie firmy. Jeśli więc chodzi o dzień wolny za świąteczną sobotę dla radcy z pytania, należy go udzielić tak samo, jak innemu pracownikowi pracującemu na pół etatu. Wynika z tego, że można radcy prawnemu wyznaczyć dzień wolny za świąteczną sobotę w dzień świadczenia pracy, ale poza siedzibą firmy. Dzień wolny za 15.8.2026 r. może więc przypadać 21.8.2026 r.
Obowiązek wystawienia faktury na rzecz podmiotu nieposiadającego NIP
Autor uważa, że na rzecz „fundacji rodzinnej w organizacji” należy wystawić fakturę VAT. Okoliczność, że fundacja rodzinna nie ma (jeszcze) NIP, nie zwalnia podatnika od obowiązku wystawienia faktury. Taka faktura powinna być wystawiona w KSeF.
Zgodnie z przepisami, które dotyczą fundacji rodzinnych, fundacja rodzinna powstaje z chwilą jej wpisu do stosownego rejestru. Z kolei z chwilą sporządzenia aktu założycielskiego albo ogłoszenia testamentu powstaje fundacja rodzinna w organizacji. Fundacja rodzinna w organizacji zarządza we własnym imieniu posiadanym majątkiem i zapewnia jego ochronę, w szczególności nabywa prawa, w tym własność nieruchomości i inne prawa rzeczowe, zaciąga zobowiązania, pozywa i jest pozywana.
Fundacja rodzinna w organizacji jest zatem jednostką organizacyjną niemającą osobowości prawnej. Jako taka jest podatnikiem VAT oraz CIT. Okoliczność że, nie ma (jeszcze) NIP, nie jest przeszkodą do uznania jej za podatnika.
W myśl art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 ustawy o VAT, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika VAT, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem VAT.
Należy zatem wystawić na rzecz „fundacji rodzinnej w organizacji” fakturę VAT. Okoliczność, że fundacja rodzinna nie ma (jeszcze) NIP, nie zwalnia podatnika od obowiązku wystawienia faktury.
Taka faktura powinna być wystawiona w KSeF. Wśród wyjątków, które pozwalają na wystawienie faktury poza KSeF, nie znajduje się przypadek opisany w pytaniu. Biorąc jednak pod uwagę, że „fundacja rodzinna w organizacji” – póki co, skoro nie ma jeszcze NIP – zapewne jest objęta zwolnieniem podmiotowym od VAT, fakturę należy wystawić w sposób z nią uzgodniony. Faktura powinna być ujęta w KSeF.
W treści faktury – w polu „NIP nabywcy” – należałoby zamieścić oznaczenie „brak NIP/ID”.
