Rozliczenie wydatków na leki w ramach ulgi rehabilitacyjnej
Tak, zarówno podatnik, jak i jego małżonka będą mogli skorzystać z odliczenia od dochodu w ramach ulgi rehabilitacyjnej. Należy jednak pamiętać, że odliczenia tego można dokonać wyłącznie rozliczając się na zasadach ogólnych (w zeznaniu PIT-36). Ulga ta nie przysługuje przy opodatkowaniu dochodów podatkiem liniowym (PIT-36L).
Zgodnie z art. 26 ust. 7a pkt 12 ustawy o PIT za wydatki uprawniające do odliczenia od dochodu w ramach ulgi rehabilitacyjnej uważa się leki, o których mowa w ustawie z 6.9.2001 r. – Prawo farmaceutyczne – w wysokości stanowiącej różnicę pomiędzy faktycznie poniesionymi wydatkami w danym miesiącu a kwotą 100 zł, jeżeli lekarz specjalista stwierdzi, że osoba niepełnosprawna powinna stosować stale lub czasowo te leki.
Na podstawie art. 26 ust. 7f pkt 2 lit. b ustawy o PIT posiadany przez podatnika i jego małżonkę umiarkowany stopień niepełnosprawności uprawnia ich do skorzystania z tej preferencji.
Warto także wskazać, że w świetle art. 26 ust. 13a ustawy o PIT poniesione przez podatnika i jego małżonkę wydatki na leki podlegają odliczeniu od dochodu, jeżeli nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, nie zostały odliczone od dochodów opodatkowanych na zasadach określonych w art. 30c, nie zostały odliczone od przychodu na podstawie ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym albo nie zostały zwrócone podatnikowi w jakiejkolwiek formie. Oznacza to, że odliczenia można dokonać będąc opodatkowanym na zasadach ogólnych. Wydatki trzeba więc wykazać w zeznaniu PIT-36, a nie PIT-36L.
Istotne jest również to, że zgodnie z art. 26 ust. 7b ustawy o PIT wydatki, o których mowa w ust. 7a, podlegają odliczeniu od dochodu, jeżeli nie zostały sfinansowane (dofinansowane) ze środków zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych, zakładowego funduszu aktywności, Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych lub ze środków Narodowego Funduszu Zdrowia, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych albo nie zostały zwrócone podatnikowi w jakiejkolwiek formie. W przypadku gdy wydatki były częściowo sfinansowane (dofinansowane) z tych funduszy (środków), odliczeniu podlega różnica pomiędzy poniesionymi wydatkami a kwotą sfinansowaną (dofinansowaną) z tych funduszy (środków) lub zwróconą w jakiejkolwiek formie.
Warunkiem zastosowania odliczenia jest także posiadanie dokumentu stwierdzającego ich poniesienie, zawierającego w szczególności: dane identyfikujące kupującego (odbiorcę usługi lub towaru) i sprzedającego (towar lub usługę), rodzaj zakupionego towaru lub usługi oraz kwotę zapłaty, o czym stanowi art. 26 ust. 7 pkt 4 ustawy o PIT. Oznacza to, że do zastosowania ulgi rehabilitacyjnej niezbędny jest dokument identyfikujący z imienia i nazwiska kupującego, jak np. faktura imienna wystawiona na osobę fizyczną (por. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 4.4.2025 r., 0115-KDIT2.4011.23.2025.2.MM).
Podsumowując, po spełnieniu powyższych warunków zarówno podatnik, jak i jego małżonka będą mogli skorzystać z odliczenia od dochodów wydatków poniesionych na leki w ramach ulgi rehabilitacyjnej.
Odpowiedzialność pracownika za niezwróconą odzież roboczą po zakończeniu zatrudnienia
Z uwagi na to, że przepisy nie dopuszczają stosowania potrąceń z wynagrodzenia bez uprzedniego wyrażenia przez pracownika pisemnej zgody, pracodawca nie może samodzielnie dokonać takiego potrącenia w przypadku np. „zniknięcia” pracownika. Pracodawca powinien dokumentować przydział odzieży poprzez pisemne oświadczenie pracownika o jej pobraniu i w przypadku nierozliczenia się przy zakończeniu stosunku pracy może po prostu pisemnie wezwać go do zwrotu (np. listem poleconym na wskazany adres), a w razie braku reakcji dochodzić roszczeń na drodze sądowej.
Stosownie do postanowień art. 207 § 2 ustawy Kodeks pracy (dalej: KP) pracodawca jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników poprzez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. Przejawem tej powinności, zgodnie z art. 2376 § 1 KP, jest obowiązek nieodpłatnego dostarczania pracownikom przez pracodawcę środków ochrony indywidualnej, zabezpieczających przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informowanie pracowników o sposobach posługiwania się tymi środkami.
Ponadto, zgodnie z art. 2377 § 1 KP, pracodawca ma obowiązek dostarczać pracownikom nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:
- jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
- ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.
Stosownie do postanowień art. 2378 § 1 KP, pracodawca powinien ustalić rodzaje środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, których stosowanie na określonych stanowiskach jest niezbędne w związku z art. 2376 § 1 i art. 2377 § 1 KP, jak również przewidywane okresy użytkowania odzieży i obuwia roboczego. Dokument ten, zgodnie z art. 23711a § 1 KP, powinien zostać skonsultowany z przedstawicielami pracowników.
Ponadto, zgodnie z art. 2379 § 2 KP pracodawca, który zapewnia pracownikom odzież roboczą i/lub ochronną, powinien także zapewnić jej pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie. Jeśli jednak pracodawca nie jest w stanie zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te, zgodnie z art. 2379 § 3 KP, może zlecić pracownikom, pod warunkiem wypłacania im ekwiwalentu pieniężnego w wysokości faktycznie poniesionych kosztów. Należy jednak pamiętać, że zgodnie z art. 23710 § 2 KP, niedopuszczalnym jest powierzenie pracownikom prania, konserwacji, odpylania i odkażania przedmiotów, które w wyniku stosowania w procesie pracy uległy skażeniu środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi.
Jak wynika z powyższego, obowiązek zarówno zapewnienia odzieży roboczej, jak i ciężar jej sfinansowania, spoczywa wyłącznie na pracodawcy. Pracownik natomiast, zgodnie z art. 211 pkt 4 KP, powinien używać przydzielone mu środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze, zgodnie z ich przeznaczeniem.
Zgodnie z art. 2378 § 2 KP, zarówno środki ochrony indywidualnej, jak i odzież i obuwie robocze stanowią własność pracodawcy, a obowiązkiem pracownika jest rozliczenie się z powierzonego mu mienia w przypadku rozwiązania stosunku pracy. Nie oznacza to jednak, że w przypadku niedopełnienia tego obowiązku pracodawca może samowolnie dokonać stosownego potrącenia z wynagrodzenia pracownika. Brak takiej możliwości wynika z art. 87 § 1 KP, zgodnie z którym z wynagrodzenia za pracę – po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłaty dokonywane do pracowniczych planów kapitałowych – podlegają potrąceniu tylko następujące należności:
1) sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,
2) sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
3) zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,
4) kary pieniężne przewidziane w art. 108 KP.
Ponadto, zgodnie z art. 87 § 7 KP, z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia
Należności inne, niż wymienione powyżej (a więc np. niezdane pracodawcy przez pracownika środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze itp.), zgodnie art. 91 § 1 KP, mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika jedynie za jego zgodą wyrażoną na piśmie. Warto w tym miejscu przypomnieć, że wówczas wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości minimalnego wynagrodzenia. Wynika to z art. 91 § 2 pkt 1 KP, zgodnie z którym minimalne wynagrodzenie za pracę przysługujące pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych – przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne – objęte jest ochroną od potrąceń.
Mając na uwadze powyższe, w przypadku, w którym pracownik nie rozliczy się z powierzonego mu mienia (w tym przypadku odzieży roboczej) pracodawca byłby uprawniony do potrącenia z wynagrodzenia pracownika równowartości tej odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, jedynie w przypadku wyrażenia przez tego pracownika pisemnej zgody. Należy jednak pamiętać, że zgoda blankietowa, udzielona z góry na etapie zatrudnienia na potrącanie wszelkich przyszłych należności z tytułu niezwrócenia odzieży roboczej, może zostać uznana za nieskuteczną.
Pracodawca powinien dokumentować przydział odzieży poprzez pisemne oświadczenie pracownika o jej pobraniu i w przypadku nierozliczenia się przy zakończeniu stosunku pracy może po prostu pisemnie wezwać go do zwrotu (np. listem poleconym na wskazany adres), a w razie braku reakcji dochodzić roszczeń na drodze sądowej.
Montaż okien w nieruchomości znajdującej się na terenie Niemiec – opodatkowanie VAT
W przypadku montażu okien na nieruchomości położonej na terenie Niemiec, podatnik powinien wystawić fakturę z adnotacją „odwrotne obciążenie”, a nie ze stawką 0% VAT. Niemniej jednak w przedstawionym stanie faktycznym przedsiębiorca jest również zobowiązany do rozpoznania w rozliczeniach transakcji WDT w ramach tzw. nietransakcyjnego przemieszczenia towarów własnych do Niemiec (okien i innych materiałów budowlanych), jeśli zostaną one zużyte przy świadczeniu usługi budowlanej i nie powrócą na terytorium Polski. Dla tej czynności, w określonych warunkach, można zastosować stawkę VAT w wysokości 0%.
Zgodnie z art. 28e ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: VATU) miejscem świadczenia usług związanych z nieruchomościami jest miejsce (państwo), w którym dana nieruchomość się znajduje. Okna, po ich zamontowaniu w budynku, stanowią jego integralną część, a tym samym są traktowane jako nieruchomość. W konsekwencji tracą charakter rzeczy ruchomych i stają się częścią składową nieruchomości. Świadczenie polegające na dostawie okien do Niemiec wraz z montażem, kwalifikowane jest jako usługa budowlano–montażowa, rozliczana według przepisów niemieckich. Usługa ta nie podlega opodatkowaniu VAT w Polsce.
Na podstawie art. 106a pkt 2 VATU krajowe przepisy w zakresie fakturowania znajdują zastosowanie do świadczenia usług, dla których miejscem świadczenia jest terytorium innego państwa członkowskiego, w sytuacji gdy nabywca jest osobą zobowiązaną do zapłaty podatku od wartości dodanej. W przedmiotowym stanie faktycznym usługa montażu okien podlega opodatkowaniu w miejscu położenia nieruchomości przez jej niemieckiego nabywcę. Czynność tę należy zatem udokumentować fakturą wystawioną według przepisów krajowych. Faktura ta – stosownie do art. 106e ust. 5 pkt 2 VATU – nie będzie zawierać stawki ani kwoty VAT. W miejscu przeznaczonym na te dane dopuszczalne jest stosowanie oznaczenia „np”. Na fakturze należy umieścić wyrazy „odwrotne obciążenie”, co wskazuje, że to niemiecki nabywca jest zobowiązany do rozliczenia VAT w swoim kraju (art. 106e ust. 1 pkt 18 VATU).
Stawka 0% VAT jest zarezerwowana m.in. dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT). Za WDT nie uznaje się dostawy z montażem w innym państwie członkowskim, jeśli montaż dotyczy elementów stających się integralną częścią budynku. W takiej sytuacji transakcja dostawy nabiera charakteru usługi związanej z nieruchomością.
Niemniej jednak podatnik, który przemieszcza okna do Niemiec w celu ich montażu, zobowiązany jest rozpoznać tzw. nietransakcyjne przemieszczenie towarów własnych, o którym mowa w art. 13 ust. 3 VATU, na własną rzecz.
Zgodnie z art. 13 ust. 3 VATU za WDT uznaje się przemieszczenie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa z Polski do innego państwa członkowskiego, jeżeli mają one służyć jego działalności gospodarczej w tym państwie.
W zaprezentowanej sprawie okna nalężące do polskiego przedsiębiorcy, znajdujące się w Polsce, są wywożone do Niemiec w celu wykonania usługi budowlanej ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Okna zostaną na stałe zamontowane w budynku, nie wrócą one do Polski. Podatnik w polskich ewidencjach musi zatem rozpoznać nietransakcyjne WDT, które może objąć stawką VAT w wysokości 0%, pod warunkiem posiadania dokumentów potwierdzających wywóz towarów do Niemiec.
Konieczność rozpoznania nietransakcyjnego WDT przy przemieszczaniu materiałów wykorzystywanych przy realizacji projektów budowlano–montażowych w innych państwach członkowskich, potwierdzają organy podatkowe. W interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 20.9.2022 r. (0111-KDIB3-3.4012.272.2022.4.PJ) wskazano wprost, że art. 13 ust. 3 VATU odnosi się do materiałów przemieszczanych z Polski do Niemiec i zużywanych definitywnie przy usłudze budowlanej. Organ uznał, że takie przemieszczenie stanowi WDT z art. 13 ust. 3 VATU, podlegającą wykazaniu w rozliczeniach VAT, w tym VAT UE.
Nowe uprawnienia PIP w zakresie stwierdzania istnienia stosunku pracy
Począwszy od 8.7.2026 r. PIP będzie mógł wydawać decyzje o stwierdzeniu istnienia stosunku pracy, które będzie można zaskarżać do sądu pracy. Ponadto podwyższone zostaną kary za wykroczenie z art. 281 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy, czyli za zawarcie umowy cywilnoprawnej w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy powinna być zawarta umowa o pracę. Nowe widełki grzywny będą wynosić od 2000 zł do 60 000 zł.
Nowe uprawnienia PIP
Na mocy przepisów ustawy z 11.3.2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw, od 8.7.2026 r. Państwowa Inspekcja Pracy uzyska nowe uprawnienia i będzie mogła jeszcze skuteczniej niż obecnie kwestionować umowy cywilnoprawne, w których dominują cechy pracowniczego zatrudnienia.
W skrócie – jeśli po przeprowadzeniu kontroli inspektor PIP uzna, że zawarta przez strony umowa zlecenie powinna być w rzeczywistości umową o pracę, umożliwia stronom zajęcie stanowiska w tej sprawie i wydaje polecenie usunięcia naruszeń dotyczących:
- funkcjonowania umowy cywilnoprawnej, lub
- niezawarcia umowy o pracę – w sytuacji gdy w stosunku prawnym łączącym strony dominują cechy stosunku pracy określone w art. 22 § 1 Kodeksu pracy.
Jeżeli strony nie skorygują sytuacji i nie usuną naruszeń zgodnie z poleceniem inspektora, wówczas rozpoczyna się kolejny etap postępowania, w którym najpierw okręgowy inspektor pracy zawiadamia strony o wszczęciu postępowania w sprawie wydania decyzji o stwierdzeniu istnienia stosunku pracy. Jeżeli okręgowy inspektor pracy stwierdzi, że praca jest wykonywana w warunkach określonych w art. 22 § 1 Kodeksu pracy, może wydać wspomnianą decyzję opierając się na całokształcie ustaleń poczynionych w trakcie kontroli lub wnieść powództwo o ustalenie istnienia lub treści stosunku pracy (np. gdy sprawa jest bardziej złożona i wymaga dłuższego postępowania dowodowego). Co istotne, na tym etapie okręgowy inspektor pracy uwzględnia wolę stron dotyczącą podstawy zatrudnienia, o ile nie jest ona sprzeczna z prawem w szczególności z przepisami prawa pracy lub zasadami współżycia społecznego albo nie zmierza do obejścia prawa. Decyzja stwierdzająca istnienie stosunku pracy może zostać zaskarżona do sądu pracy. Odwołanie od decyzji wnosi się na piśmie za pośrednictwem okręgowego inspektora pracy w terminie miesiąca od dnia jej doręczenia. Powinno ono zawierać oznaczenie zaskarżonej decyzji, zwięzłe przytoczenie zarzutów oraz wniosków, a także ich uzasadnienie oraz podpis odwołującego się. Jeżeli okręgowy inspektor pracy uzna takie odwołanie w całości za słuszne, może zmienić lub uchylić zaskarżoną decyzję. W tym przypadku odwołaniu nie nadaje się dalszego biegu i sprawa nie trafia już do sądu. W przeciwnym przypadku OIP przekazuje je niezwłocznie do sądu wraz z kompletnymi i uporządkowanymi aktami sprawy oraz ze stanowiskiem w sprawie odwołania, nie później niż w terminie miesiąca od dnia jego wniesienia.
Decyzja PIP wywiera skutki prawne od dnia jej wydania (choć staje się wykonalna z dniem upływu terminu do wniesienia odwołania albo z dniem prawomocnego orzeczenia sądu). Od tego momentu konieczne będzie dopełnienie obowiązków związanych z etatowym zatrudnieniem, np. korekta składkowo-podatkowa, opłacenie składek na FP i FGŚP, ustalenie wymiaru urlopu wypoczynkowego, rozliczenie ewentualnych godzin nadliczbowych, itd.
Sankcje za wykroczenie przeciwko prawom pracownika
Oprócz opisanego powyżej postępowania dotyczącego stwierdzenia istnienia stosunku pracy, inspektor PIP może zastosować wobec zatrudniającego odpowiedzialność wykończeniową. Kodeks pracy stanowi bowiem, że ten, kto będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu zawiera umowę cywilnoprawną w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy powinna być zawarta umowa o pracę, podlega karze grzywny obecnie w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł. Od 8.7.2026 r. wysokość grzywny wzrasta i będzie wynosiła od 2000 zł do 60 000 zł. Inspektor pracy może albo ukarać pracodawcę mandatem karnym od razu (obecnie w postępowaniu mandatowym inspektor może nałożyć grzywnę do 2000 zł, a przypadku recydywy – do 5000 zł, natomiast po 8.7.2026 r. wysokość grzywien wzrośnie i będzie wynosiła odpowiednio 5000 zł i 10 000 zł w przypadku recydywy) albo skierować przeciwko zatrudniającemu wniosek o ukaranie do sądu.
Co równie ważne, 8.7.2026 r. w Kodeksie pracy pojawi się nowe wykroczenie przeciwko prawom pracownika z zagrożeniem grzywną w wysokości od 2000 zł do 60 000 zł. Zatrudniający (lub osoba działająca w jego imieniu) popełni wykroczenie, jeśli wydanie decyzji o stwierdzeniu istnienia stosunku pracy stanie się podstawą jakiegokolwiek niekorzystnego traktowania pracownika, w tym będzie ono przyczyną uzasadniającą wypowiedzenie stosunku pracy lub jego rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.
Przychód z umowy zlecenia w części objętej kosztami autorskimi w PIT-11
Jest to przychód z praw autorskich, do którego mają zastosowanie tzw. koszty autorskie (50% przychodu), wykazywany w informacji PIT-11 w części E, wiersz 9, poz. 71, 72, 73 i 74.
Zgodnie z art. 22 ust. 9 pkt 3 i 4 ustawy o PIT, koszty uzyskania niektórych przychodów określa się z tytułu:
1) korzystania przez twórców z praw autorskich i artystów wykonawców z praw pokrewnych, w rozumieniu odrębnych przepisów, lub rozporządzania przez nich tymi prawami – w wysokości 50% uzyskanego przychodu (z zastrzeżeniem art. 22 ust. 9a i 9b ustawy o PIT), przy czym koszty te oblicza się od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b ustawy o PIT, których podstawę wymiaru stanowi ten przychód;
2) przychodów określonych w art. 13 pkt 2, 4–6 i 8 ustawy o PIT (czyli m.in. z umowy zlecenia) – w wysokości 20% uzyskanego przychodu, przy czym koszty te oblicza się od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b ustawy o PIT, których podstawę wymiaru stanowi ten przychód.
Wskazane wyżej dwie grupy zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodów dotyczą zatem dwóch różnych grup przychodów, tj.:
1) koszty 50-procentowe stosuje się m.in. do przychodów z praw autorskich, jako rodzaju praw majątkowych, o których mowa w art. 18 ustawy o PIT,
2) koszty 20-procentowe stosuje się do przychodów z działalności wykonywanej osobiście, o których mowa m.in. w art. 13 pkt 8 ustawy o PIT, czyli z tytułu umowy zlecenia lub umowy o dzieło, ale bez praw autorskich.
W związku z tym, mimo że w opisanej sytuacji chodzi o przychód wynikający z umowy zlecenia, mamy do czynienia z przychodem z praw majątkowych, tj. z praw autorskich, do których stosuje się określone w art. 22 ust. 9 pkt 3 ustawy o PIT 50-procentowe koszty uzyskania przychodów.
Takie przychody oraz koszty uzyskania przychodów wykazuje się w informacji PIT-11 w części E, wiersz 9, poz. 71, 72, 73 i 74, dotyczących przychodów z praw autorskich i innych praw majątkowych, do których stosuje się koszty uzyskania przychodów określone m.in. w art. 22 ust. 9 pkt 3 ustawy o PIT.
Zniszczenie dokumentacji pracowniczej po okresie przechowywania
Zniszczenie powinno odbyć się tak, aby nie można było odtworzyć dokumentacji pracowniczej.
Zgodnie z art. 947 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy (w tym terminie może wydać dokumentację byłemu pracownikowi) po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej. Pracownik ma czas na odbiór dokumentacji do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Przykładowo, jeżeli okres przechowywania dokumentacji upłynął 31.12.2025 r., pracownik miał czas na odbiór do 31.1.2026 r. Pracodawca powinien zniszczyć dokumentację do 31.1.2027 r. (a najwcześniej 1.2.2026 r.). W tym czasie może ją wydać byłemu pracownikowi, nawet wtedy gdy ten nie odebrał dokumentacji do 31.1.2026 r. Dłuższe przechowywanie dokumentacji oznacza przetwarzanie danych po okresie wskazanym przepisami, co narusza przepisy RODO.
Z art. 947 § 1 Kodeksu pracy wynika, że pracodawca musi zniszczyć dokumentację w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści.
Obowiązek zniszczenia dokumentacji dotyczy zarówno dokumentacji prowadzonej w postaci papierowej, jak i dokumentacji prowadzonej elektronicznie. Zniszczenie dokumentacji elektronicznej oznacza konieczność usunięcia wszelkich dokumentów pracownika z systemu teleinformatycznego. Odnośnie do niszczenia dokumentacji papierowej nie ma żadnych przepisów w tym zakresie. Wyjątkowo, w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych po okresie przechowywania dokumentacji stosuje się rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 20.10.2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej. Dokumentację papierową można zniszczyć w niszczarce, a następnie powstałe skrawki po prostu wyrzuć jak inne papierowe odpady. Pracodawca może też przekazać ją do zniszczenia przedsiębiorcy, który prowadzi takie usługi.
Jak wskazano wyżej, w przepisach nie wskazano sposobu niszczenia dokumentacji. W praktyce istotne jest, aby sporządzić protokół zniszczenia dokumentacji, z uwagi na zasadę rozliczalności wynikająca z art. 5 ust. 2 RODO. Takie też stanowisko zaprezentowało MRPiPS w odpowiedzi na interpelację poselską Nr 7753, wskazując, że pracodawca powinien dysponować dowodami wskazującymi na zniszczenie dokumentacji pracowniczej w odpowiednim terminie. Co więcej, niektórzy eksperci twierdzą, że należy nawet powołać komisję, której członkowie podpiszą protokół zniszczenia po przeprowadzeniu takich działań.
Audyt i badanie sprawozdania finansowego fundacji rodzinnej
Fundacja rodzinna, która powstała w połowie 2023 r. i której sprawozdanie finansowe nie podlega badaniu przez biegłego rewidenta, powinna przeprowadzić pierwszy audyt najpóźniej w połowie 2027 r., obejmując okres od jej powstania do daty audytu.
Audyt fundacji rodzinnej wynika z art. 77–81 ustawy o fundacji rodzinnej i jest on obowiązkowy dla każdej fundacji rodzinnej. Należy go przeprowadzać – co do zasady – co najmniej raz na 4 lata (art. 79 ust. 1 ustawy o fundacji rodzinnej ), a corocznie – przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego – jeżeli sprawozdanie to podlega badaniu na podstawie ustawy o rachunkowości (art. 79 ust. 2 ustawy o fundacji rodzinnej).
Badanie rocznego sprawozdania finansowego jest czynnością realizowaną na podstawie przepisów ustawy o rachunkowości, tj. jeżeli w poprzednim roku obrotowym fundacja rodzinna spełniła co najmniej 2 z 3 warunków z art. 64 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości.
Jeżeli fundacja powstała np. 15.7.2023 r., a jej roczne sprawozdanie finansowe nie podlega badaniu, to pierwszy audyt należy przeprowadzić najpóźniej do 15.7.2027 r. Powyższe wynika z faktu, że przepisy ustawy o fundacji rodzinnej nie odwołują się do lat obrotowych, lecz do okresu „raz na cztery lata”, dlatego ostrożnościowo okres liczy się od powstania fundacji rodzinnej w organizacji, tj. od dnia sporządzenia aktu założycielskiego albo ogłoszenia testamentu (art. 23 ustawy o fundacji rodzinnej).
Nieodpłatne wycofanie samochodów z majątku spółki cywilnej a podatek od spadków i darowizn
Stan faktyczny
Rozpoznawana sprawa dotyczyła oceny skutków podatkowych planowanego zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca wskazał, że jest wspólnikiem trzyosobowej spółki cywilnej. W trakcie trwania spółki wspólnicy wnieśli do niej aporty w postaci samochodów osobowych. Aktualnie wspólnicy planują nieodpłatne wycofanie pojazdów ze spółki do ich majątków prywatnych, w taki sposób, aby każdy ze wspólników otrzymał 100% własności wniesionego uprzednio do spółki pojazdu. Odbędzie się to w myśl zasady swobody umów, na podstawie uchwały i porozumienia wspólników. Przedmiotowe porozumienie będzie stanowić umowę nienazwaną, zbliżoną do zmiany umowy spółki cywilnej.
W związku z tym podatnik zadał pytanie, czy nieodpłatne wycofanie samochodu ze spółki na podstawie umowy nienazwanej, w wyniku której składnik majątku zostanie przekazany z majątku wspólnego wspólników spółki cywilnej do majątku osobistego wspólnika, podlega opodatkowaniu podatkiem od spadków i darowizn.
W ocenie wnioskodawcy, planowana czynność nie będzie podlegać opodatkowaniu. Uważał on, że art. 1 ust. 1 ustawy o podatku od spadków i darowizn określa zamknięty katalog zdarzeń cywilnoprawnych, które skutkują nabyciem podlegającym opodatkowaniu. Objęta pytaniem czynność nie spełnia przesłanek do uznania jej za umowę darowizny albo nieodpłatnego zniesienia współwłasności w świetle przepisów KC. Skoro wycofanie pojazdów ze spółki odbędzie się na mocy porozumienia niestanowiącego umowy darowizny ani nieodpłatnego zniesienia współwłasności i nieznajdującego się w zamkniętym katalogu zdarzeń podlegających opodatkowaniu, brak jest podstaw do objęcia planowanej czynności podatkiem od spadków i darowizn. Ponadto podatnik wskazał na brak nabycia, czyli przysporzenia majątkowego, po stronie każdego ze wspólników.
Stanowisko Dyrektora KIS
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał stanowisko wnioskodawcy za prawidłowe. Organ oparł się na art. 1 ust. 1 ustawy o podatku od spadków i darowizn, w którym wymieniono tytuły nabycia własności rzeczy lub praw majątkowych podlegające opodatkowaniu. Organ podkreślił, że wskazany katalog jest katalogiem zamkniętym, a zawarte w nim tytuły stanowią jedyne przypadki podlegające opodatkowaniu tym podatkiem.
Z opisu zdarzenia przyszłego nie wynika, aby przedmiotowa czynność przyjęła którykolwiek z tytułów wymienionych w ustawy o podatku od spadków i darowizn. Czynność ta nie będzie stanowić umowy darowizny ani żadnej innej umowy nazwanej, przewidzianej w przepisach Kodeksu cywilnego. Ustawodawca nie wymienił czynności opisanej we wniosku, tj. umowy nienazwanej zbliżonej do zmiany umowy spółki cywilnej, w zamkniętym katalogu tytułów podlegających opodatkowaniu.
Podsumowanie
Skoro czynność nieodpłatnego przeniesienia na rzecz wspólnika spółki cywilnej samochodu, który uprzednio wniósł on aportem do spółki, będzie umową nienazwaną zbliżoną do zmiany umowy spółki cywilnej i nie przyjmie formy umowy darowizny ani umowy nieodpłatnego zniesienia współwłasności w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego, to czynność ta nie będzie objęta zakresem przedmiotowym ustawy o podatku od spadków i darowizn. W związku z tym z tytułu tej czynności nie powstanie po stronie wspólnika obowiązek podatkowy w podatku od spadków i darowizn.
Opodatkowanie dywidendy wypłaconej poprzez fundację rodzinną
Dywidenda wypłacona poprzez fundację rodzinną powinna być opodatkowana jako świadczenie fundacji.
Wspólnicy mogą w różny sposób podzielić zyski, mogą też zmienić sposób tego podziału dopóki zyski pozostają w spółce. Wypłatę podzielonych zysków na rzecz wspólników, także gdy są to zatrzymane zyski lat ubiegłych, należy traktować jak dywidendę. Taki zysk kapitałowy z udziału w spółce generuje w fundacji rodzinnej przychody (art. 7b ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy o CIT). Są to jednak przychody zwolnione od CIT (art. 6 ust. 1 pkt 25 ustawy o CIT). Można rzec, że dochody fundacji rodzinnej związane z dywidendą podlegają zwolnieniu od CIT, niezależnie od formy jej wypłaty czy pochodzenia samych środków w spółce.
Podobne stanowisko wyrażono m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 17.6.2025 r. (0114-KDIP2-1.4010.266.2025.1.PK).
Gdy fundacja już otrzyma dywidendę, to będzie mogła nią rozporządzać, w szczególności przez wypłatę na rzecz fundatorów. Są to przychody beneficjenta, który jest fundatorem, z innych źródeł (art. 20 ust. 1g ustawy o PIT). Beneficjent taki może otrzymać wypłatę od fundacji, która będzie zwolniona od PIT (art. 21 ust. 1 pkt 157 pkt 2 ustawy o PIT). Dotyczy to wypłaty obliczonej według proporcji wynikającej z art. 27–29 ustawy o fundacji rodzinnej. W sytuacji, w której występuje wielu fundatorów, ze zwolnienia tego fundatorzy mogą skorzystać tylko wtedy, gdy wypłat dokonują proporcjonalnie. Nieproporcjonalne wypłaty podlegają, w części obejmującej nadwyżkę nad proporcję, opodatkowaniu PIT w wysokości 10% (art. 30 ust. 1 pkt 17 ustawy o PIT).
Należy jednak zwrócić uwagę, że – na potrzeby obliczenia tej proporcji – za mienie wniesione przez fundatora uważa się także mienie wniesione przez jego małżonka, zstępnych, wstępnych lub rodzeństwo (art. 28 ust. 2 pkt 1 ustawy o fundacji rodzinnej). Tak więc – co do zasady – wypłaty, które dokonywane są na rzecz fundatorów poprzez fundację rodzinną, w całości zwolnione są od PIT. Nie jest to jednak bezwzględna zasada.
Podobne stanowisko wyrażono m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 16.7.2025 r. (0113-KDIPT2-3.4011.502.2025.1.JŚ).
W konsekwencji wypłata dywidendy, która dokonywana jest poprzez fundację rodzinną, opodatkowana jest CIT w wysokości 15% jedynie w fundacji rodzinnej (jako wypłacone świadczenie; art. 24q ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT).
Brak obowiązku podpisywania dokumentów zgłoszeniowych ZUS przez ubezpieczonego po reformie z listopada 2025 r.
Po zmianie przepisów, obowiązującej od 4.11.2025 r., nie ma już obowiązku potwierdzania własnoręcznym podpisem danych zawartych w dokumentach zgłoszeniowych do ZUS.
Przed zmianą przepisów pracownik był zobowiązany do podpisania zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego, tj. formularza ZUS ZUA. Jeżeli pracodawca przesyłał dokumenty ubezpieczeniowe do organu rentowego drogą elektroniczną, pracownik podpisywał ich papierową wersję.
Każda osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu. Zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń w ZUS należy do obowiązków pracodawcy. Zgłoszenia dokonuje się na formularzu ZUS ZUA w terminie 7 dni od dnia nawiązania stosunku pracy. Zgodnie z wcześniejszym brzmieniem przepisów ustawy systemowej, osoba zgłaszana potwierdzała prawdziwość danych zawartych w zgłoszeniu własnoręcznym podpisem. Taki stan prawny obowiązywał przed nowelizacją przepisów.
Od 4.11.2025 r. obowiązek ten formalnie przestał istnieć. Należy jednak podkreślić, że zmiana dotyczy wyłącznie sytuacji, w których zgłoszenie zostało skutecznie przekazane do ZUS drogą elektroniczną. Oznacza to, że system teleinformatyczny ZUS stanowi obecnie wystarczające źródło dowodowe potwierdzające dokonanie zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń.
Jednocześnie zlikwidowano obowiązek przechowywania przez 5 lat papierowych wersji dokumentów zgłoszeniowych, ponieważ ZUS weryfikuje dane bezpośrednio w systemach informatycznych. Pracodawca nadal powinien jednak zadbać o prawidłowe potwierdzenie danych ubezpieczeniowych.
Zamiast podpisu na papierowym formularzu pracownik może np. przesłać zaakceptowany zestaw danych drogą mailową, co można uznać za potwierdzenie poprawności przekazanych danych.
