Regulacje wewnętrzne dotyczące zwolnień w celu załatwienia sprawy osobistej
Wyjście prywatne może być odpracowane również poza okresem rozliczeniowym. Nie można obecnie wymagać, aby wniosek był składany wyłącznie w formie pisemnej.
Nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych czas odpracowania zwolnienia od pracy udzielonego pracownikowi na jego wniosek złożony w postaci papierowej lub elektronicznej w celu załatwienia spraw osobistych. Od 27.1.2026 r. wniosek nie musi być składany w formie pisemnej. Regulacje wewnętrzne nie mogą wprowadzać postanowień mniej korzystnych dla pracownika – korzystniejsze jest pozostawienie wyboru (postać papierowa lub elektroniczna) niż jego brak (wniosek wyłącznie pisemny), dlatego należy zmienić zapis narzucający wyłącznie pisemną formę wniosku.
Wniosek pracownika dotyczy wyłącznie udzielenia zwolnienia. Datę i czas odpracowania – w przypadku uwzględnienia prośby pracownika o umożliwienie załatwienia sprawy prywatnej w godzinach pracy – wyznacza pracodawca. Strony mogą oczywiście uzgodnić termin odpracowania, jednak zasadniczo jest to kompetencja pracodawcy (przełożonego).
Nie ma zastrzeżeń co do terminu odpracowania – przepisy nie wskazują, że musi ono nastąpić w tym samym miesiącu lub okresie rozliczeniowym czasu pracy. O ile szybkie odpracowanie może być praktyczne dla obu stron, nie można domniemywać takiego obowiązku. Jeżeli ustawodawca wprowadza ograniczenie czasowe, czyni to wprost (np. art. 132 § 3 Kodeksu pracy dotyczący rekompensaty skróconego odpoczynku dobowego).
W kontekście terminu odpracowania należy uwzględnić zasady dotyczące wynagrodzenia. Wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, a za czas niewykonywania pracy tylko w przypadkach przewidzianych przepisami prawa pracy (art. 80 Kodeksu pracy). W przepisach powszechnych brak jest regulacji przewidującej zachowanie prawa do wynagrodzenia za czas wyjścia prywatnego. Jeżeli regulacje wewnętrzne (regulamin wynagradzania lub regulamin pracy, układ zbiorowy pracy) nie stanowią inaczej, za ten czas wynagrodzenie nie przysługuje. Może to powodować istotne różnice w zależności od tego, czy odpracowanie nastąpi w tym samym miesiącu, czy w miesiącu późniejszym.
W pierwszym przypadku wyjście i jego odpracowanie nie wpływają na wynagrodzenie – w danym miesiącu pracownik przepracowuje tyle, ile przepracowałby bez zwolnienia.
Inaczej jest natomiast, gdy zwolnienie i odpracowanie przypadają na różne miesiące. Wówczas pracownik nie nabywa prawa do wynagrodzenia za czas zwolnienia, co oznacza, że wynagrodzenie za miesiąc, w którym nastąpiło zwolnienie, powinno zostać odpowiednio obniżone, a w miesiącu odpracowania pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie adekwatnie wyższe.
W praktyce pracodawcy często nie dokonują takiego rozliczenia (tj. pomniejszenia wynagrodzenia i późniejszej jego korekty), co jest rozwiązaniem wygodnym organizacyjnie. Należy jednak zauważyć, że w przypadku gdy pracownik nie dokona odpracowania (np. z powodu choroby), pracodawca pozostaje z nadpłatą. W niektórych przypadkach możliwe jest zastosowanie art. 87 § 7 Kodeksu pracy, zgodnie z którym z wynagrodzenia za pracę odlicza się w pełnej wysokości kwoty wypłacone za okres nieobecności, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Odliczenie na tej podstawie możliwe jest wyłącznie w najbliższym i kolejnym terminie płatności (wyrok SN z 12.4.1996 r., I PRN 32/96, Legalis). W przypadku późniejszych okresów odzyskanie nadpłaty wymaga zgody pracownika na jej zwrot lub potrącenie.
Wątpliwości budzi natomiast fragment: „Pracodawca może udzielić pracownikowi godzin lub dni wolnych od pracy za udział w zebraniu Walnego Zgromadzenia lub innym zebraniu organu pracodawcy. Czas ten może być wykorzystany na wyjścia prywatne w wymiarze 8 godzin i może być wykorzystany przed datą zebrania, nie później niż do końca roku kalendarzowego, w którym odbyło się to zebranie.” Jeżeli udział w tych zebraniach wynika z realizacji obowiązków służbowych, powinien być rozliczany zgodnie z przepisami o czasie pracy, w tym dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych lub w dniach wolnych od pracy. Przewidziane formy rekompensaty mają wówczas pierwszeństwo i nie mogą być wyłączane regulacjami wewnętrznymi. Jeżeli natomiast zapis dotyczy dodatkowego czasu wolnego (poza rozliczeniem czasu pracy), takie regulacje mogą zostać wprowadzone, jednak wymagają doprecyzowania.
Bardziej właściwym miejscem dla regulacji dotyczących zwolnień w celu załatwienia spraw osobistych jest regulamin pracy.
Wykonywanie pracy na terenie innego pracodawcy a odpowiedzialność za wypadek przy pracy
Podstawowe obowiązki w zakresie bhp między pracodawcami reguluje Kodeks pracy w art. 208. Natomiast dodatkowe kwestie – umowa między podmiotami.
Zastosowanie w opisanej sytuacji będzie miał art. 208 Kodeksu pracy. Stanowi on, że w razie gdy jednocześnie w tym samym miejscu wykonują pracę pracownicy zatrudnieni przez różnych pracodawców, pracodawcy ci mają obowiązek:
1) współpracować ze sobą;
2) wyznaczyć koordynatora sprawującego nadzór nad bezpieczeństwem i higieną pracy wszystkich pracowników zatrudnionych w tym samym miejscu;
3) ustalić zasady współdziałania uwzględniające sposoby postępowania w przypadku wystąpienia zagrożeń dla zdrowia lub życia pracowników;
4) informować siebie nawzajem oraz pracowników lub ich przedstawicieli o działaniach w zakresie zapobiegania zagrożeniom zawodowym występującym podczas wykonywanych przez nich prac.
Wyznaczenie koordynatora, o którym mowa w § 1, nie zwalnia poszczególnych pracodawców z obowiązku zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy zatrudnionym przez nich pracownikom.
Pracodawca, na którego terenie wykonują pracę pracownicy zatrudnieni przez różnych pracodawców, jest obowiązany dostarczać tym pracodawcom, w celu przekazania pracownikom, informacje, o których mowa w art. 2071 Kodeksu pracy.
Informacje te stanowią o:
1) zagrożeniach dla zdrowia i życia występujących w zakładzie pracy, na poszczególnych stanowiskach pracy i przy wykonywanych pracach, w tym o zasadach postępowania w przypadku awarii i innych sytuacji zagrażających zdrowiu i życiu pracowników;
2) działaniach ochronnych i zapobiegawczych podjętych w celu wyeliminowania lub ograniczenia zagrożeń, o których mowa w pkt 1;
3) pracownikach wyznaczonych do:
a) udzielania pierwszej pomocy,
b) wykonywania działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników.
Informacja o pracownikach, o których mowa w § 1 pkt 3, obejmuje:
1) imię i nazwisko;
2) miejsce wykonywania pracy;
3) numer telefonu służbowego lub innego środka komunikacji elektronicznej.
Oczywiście, przekazywane informacje będą zależne od stanu faktycznego, w tym zakresie także ich złożoność.
Inną sprawą jest sprawdzenie przygotowania do pracy pracowników innego pracodawcy. W tym zakresie zastosowanie będą miały warunki umowy zawartej między podmiotami.
Fakt wykonywania pracy w innym miejscu niż siedziba własna pracodawcy, nie powoduje, że art. 207 Kodeksu pracy traci moc. Pracodawca jest odpowiedzialny za stan bhp wobec własnych pracowników.
Czym innym natomiast mogą być kwestie dochodzone na drodze cywilnej.
Wartościowanie stanowisk a autonomia menedżerów. Jak ograniczyć uznaniowość płacową, nie odbierając biznesowi możliwości działania
W wielu organizacjach menedżerowie byli i są przyzwyczajeni do swobody w podejmowaniu decyzji o podwyżkach, premiach, dodatkach czy ofertach dla nowych pracowników. Często to właśnie oni najlepiej wiedzą, kto dowozi wyniki, kto przejmuje odpowiedzialność, kto jest trudny do zastąpienia i gdzie presja rynkowa jest największa.
W dobie dyrektywy unijnej o wynagrodzeniach (tj. Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z 10.5.2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania) problem nie polega jednak na tym, że menedżerowie mają wpływ na wynagrodzenia. Problem zaczyna się wtedy, gdy ten wpływ nie ma ram, danych i uzasadnienia. Wtedy autonomia zamienia się w uznaniowość, a uznaniowość, nawet jeśli wynika z dobrych intencji, może prowadzić do nierówności płacowych.
1. Czym tak naprawdę jest autonomia w rozumieniu managerów
Wartościowanie stanowisk nie powinno być projektowane jako narzędzie odbierania decyzji menedżerom. Jego celem nie jest zastąpienie biznesu tabelą ani sprowadzenie wszystkich decyzji płacowych do automatu. Celem jest stworzenie wspólnego języka: dlaczego dana praca jest wyceniana w określony sposób, jakie kryteria decydują o poziomie stanowiska i w jakich granicach można podejmować indywidualne decyzje albo jakie mamy opcje negocjacji i na podstawie jakich kryteriów.
Dobrze zaprojektowany system wynagrodzeń nie mówi menedżerowi, że nie może podjąć decyzji. Mówi raczej o tym, że może podjąć decyzję, ale powinien za każdym razem robić to w oparciu o konkretne zasady polityki płacowej.
Równość płac nie oznacza bowiem, że wszyscy mają zarabiać tyle samo. Oznacza, że różnice w wynagrodzeniach powinny wynikać z obiektywnych, neutralnych i możliwych do wyjaśnienia powodów. Autonomia menedżera jest więc dopuszczalna, ale nie może być nieograniczona.
2. Ryzyka pełnej swobody płacowej
W polskich firmach wiele decyzji płacowych przez lata było podejmowanych lokalnie: przez przełożonych, dyrektorów działów, zarządy jednostek lub osoby odpowiedzialne za budżet. Często bez spójnej dokumentacji i bez porównania z innymi zespołami.
Taki model daje szybkość działania, ale ma też wysoką cenę. Podobne stanowiska mogą zostać wycenione inaczej tylko dlatego, że znajdują się w różnych działach. Osoby lepiej negocjujące mogą uzyskać wyższe wynagrodzenie niż osoby o porównywalnej wartości pracy. Pracownicy zatrudnieni w czasie presji rekrutacyjnej mogą wejść do organizacji na wyższych stawkach niż osoby z dłuższym stażem. Premie mogą zależeć bardziej od stylu zarządzania menedżera niż od spójnych kryteriów.
W efekcie firma może mieć formalnie rozbudowany system płac, ale realnie funkcjonować według wielu lokalnych mikrozasad. Jeden menedżer daje podwyżki za wyniki, drugi za lojalność, trzeci za widoczność, czwarty za dyspozycyjność, a piąty tylko wtedy, gdy pracownik sam poprosi. Każda z tych decyzji może wydawać się uzasadniona osobno. Problem pojawia się dopiero wtedy, gdy spojrzymy na nie łącznie.
To właśnie w takich miejscach najczęściej powstaje luka płacowa.
3. Wartościowanie stanowisk jako punkt wyjścia do autonomii a nie uznaniowości
Wartościowanie stanowisk powinno odpowiedzieć na pytanie, jaką wartość ma dana praca dla organizacji. Nie ocenia osoby, nie zastępuje rozmowy o wynikach i nie rozstrzyga automatycznie, ile konkretnie ma zarabiać pracownik. Tworzy jednak punkt odniesienia: poziom stanowiska, jego miejsce w strukturze oraz przedział wynagrodzenia.
Dzięki temu menedżer nie podejmuje decyzji w próżni. Wie, do jakiej kategorii należy stanowisko, jakie kryteria zdecydowały o jego poziomie, jakie są widełki płacowe i gdzie w tych widełkach mieści się dana osoba.
Menedżer może zatem nadal różnicować wynagrodzenia, ale powinien robić to w oparciu o z góry określone przesłanki: poziom kompetencji, doświadczenie, wyniki, zakres odpowiedzialności, unikalność kwalifikacji, ryzyko retencyjne lub sytuację rynkową.
Kluczowe jest to, aby te przesłanki były nazwane, stosowane konsekwentnie i możliwe do sprawdzenia.
4. Ryzyko: gdzie kończy się autonomia, a zaczyna uznaniowość
Autonomia menedżerska oznacza możliwość podejmowania decyzji w ramach określonych zasad. Uznaniowość oznacza decyzję, której nie da się odtworzyć, porównać ani racjonalnie wyjaśnić.
Autonomia to sytuacja, w której menedżer może przyznać pracownikowi wyższą podwyżkę, bo pracownik przejął szerszy zakres odpowiedzialności, osiągnął ponadprzeciętne wyniki, posiada kompetencje krytyczne dla organizacji albo znajduje się poniżej właściwego poziomu wynagrodzenia względem wartości pracy.
Uznaniowość to sytuacja, w której menedżer mówi zasłania swoją decyzję dobrze znanymi nam z codziennej praktyki w organizacjach argumentami typu: „bo tak uważam”, „bo zasłużył”, „bo jest kluczowy”, „bo nie chcę go stracić”. Nie potrafi jednak wskazać kryteriów, danych ani porównania z innymi osobami w podobnej sytuacji.
W nowym otoczeniu regulacyjnym takie ogólne uzasadnienia będą coraz mniej wystarczające. Nie dlatego, że biznes nie może reagować na indywidualne sytuacje, ale dlatego, że musi umieć pokazać, dlaczego dana decyzja była obiektywna i neutralna.
5. Źródła uznaniowości płacowej
Uznaniowość rzadko pojawia się w jednym miejscu. Najczęściej jest rozproszona po całym cyklu życia pracownika. Na przykład:
a) Rekrutacja. Jeżeli wynagrodzenie nowej osoby zależy głównie od jej oczekiwań, umiejętności negocjacyjnych albo presji rekrutacyjnej, firma może już na wejściu stworzyć nierówność wobec osób wykonujących podobną pracę.
b) Podwyżki. Jeżeli nie ma jasnych reguł, kto kwalifikuje się do podwyżki i według jakich kryteriów ustala się jej wysokość, decyzje mogą zależeć od aktywności pracownika, relacji z przełożonym albo siły pozycji danego działu.
c) Premie. System premiowy może wyglądać neutralnie w regulaminie, ale w praktyce działać uznaniowo, jeżeli cele są nieporównywalne, oceny niekalibrowane, a menedżerowie mają pełną swobodę w przyznawaniu ocen końcowych.
d) Dodatki i benefity. Dodatki funkcyjne, projektowe, retencyjne, samochody służbowe, budżety szkoleniowe czy świadczenia indywidualne często są mniej transparentne niż wynagrodzenie zasadnicze, a jednocześnie mogą znacząco wpływać na całkowitą wartość wynagrodzenia.
e) Awanse. Jeżeli awans zależy od widoczności, dostępności, relacji lub nieformalnej rekomendacji, może utrwalać nierówności, nawet jeśli formalne kryteria są neutralne.
6. Ograniczenie uznaniowości w praktyce
Nie chodzi o to, aby każdą decyzję płacową zatwierdzał centralny komitet. Taki model byłby nieefektywny i w wielu organizacjach nierealistyczny. Chodzi o stworzenie mechanizmów, które pozwalają menedżerom działać, ale w przewidywalnych granicach.
- Pierwszym mechanizmem są przedziały wynagrodzeń powiązane z poziomami stanowisk. Jeżeli stanowisko zostało zwartościowane i przypisane do poziomu, powinno mieć określone widełki. Menedżer może poruszać się w ich ramach, ale decyzja o wyjściu poza widełki powinna wymagać dodatkowego uzasadnienia i zatwierdzenia.
- Drugim mechanizmem są kryteria pozycjonowania w widełkach. Sama informacja, że wynagrodzenie mieści się między minimum a maksimum, nie wystarczy. Trzeba wiedzieć, co oznacza dolna, środkowa i górna część przedziału. Czy decyduje doświadczenie? Samodzielność? poziom kompetencji? wyniki? gotowość do pełnienia szerszej roli? Bez tego widełki mogą stać się tylko nową formą uznaniowości.
- Trzecim mechanizmem jest dokumentowanie decyzji. Każda istotna decyzja płacowa powinna mieć zapisany powód. To szczególnie ważne przy podwyżkach niestandardowych, ofertach powyżej midpointu, dodatkach retencyjnych, premiach uznaniowych i indywidualnych benefitach.
- Czwartym mechanizmem jest kalibracja. Menedżerowie powinni porównywać decyzje między zespołami, aby uniknąć sytuacji, w której każdy dział tworzy własną praktykę płacową. Kalibracja nie musi odbierać menedżerom decyzji, ale powinna ujawniać niespójności.
- Piątym mechanizmem jest analiza skutków decyzji. Nawet neutralne zasady mogą prowadzić do nierównych efektów. Dlatego firma powinna regularnie sprawdzać, czy decyzje o podwyżkach, premiach, awansach i dodatkach nie rozkładają się nierówno między kobietami i mężczyznami wykonującymi taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości.
Każdy system płacowy potrzebuje wyjątków. Rynek nie jest idealnie równy, kandydaci mają różne oczekiwania, niektóre kompetencje są trudne do pozyskania, a organizacje czasem muszą działać szybko.
Błędem byłoby udawanie, że wyjątki nie będą potrzebne. Znacznie lepszym rozwiązaniem jest stworzenie zasad zarządzania wyjątkami.
Wyjątek powinien mieć jasno określoną przyczynę, czas obowiązywania, poziom zatwierdzenia i plan dalszego działania. Jeżeli nowo zatrudniona osoba wchodzi powyżej standardowego poziomu wynagrodzenia z powodu presji rynkowej, firma powinna sprawdzić, czy nie tworzy to nierówności wobec obecnych pracowników. Jeżeli przyznawany jest dodatek retencyjny, warto określić, czy jest jednorazowy, czasowy czy stały. Jeżeli stanowisko jest wyceniane niestandardowo, należy ustalić, czy wynika to z realnej wartości pracy, czy z chwilowej potrzeby biznesowej.
Wyjątek bez dokumentacji szybko staje się precedensem. Precedens bez kontroli staje się praktyką. A praktyka bez danych może stać się źródłem nierówności.
6. Premie a uznaniowość – główne ryzyka
Szczególnej uwagi wymagają premie uznaniowe. W wielu firmach są one traktowane jako bezpieczny sposób nagradzania, bo formalnie zależą od decyzji pracodawcy. Z perspektywy równości płac są jednak jednym z najbardziej ryzykownych elementów.
Jeżeli premia jest uznaniowa, nie oznacza to, że może być arbitralna. Uznaniowość w sensie prawnym lub regulaminowym nie zwalnia z obowiązku równego traktowania. Pracodawca nadal powinien umieć wyjaśnić, dlaczego jedna osoba otrzymała premię, a druga nie.
Dlatego nawet premie uznaniowe powinny mieć minimalne ramy: za co mogą być przyznawane, kto rekomenduje, kto zatwierdza, jakie dane są brane pod uwagę i jak firma monitoruje rozkład decyzji. W przeciwnym razie łatwo o sytuację, w której premie odzwierciedlają nie tyle wkład pracy, ile widoczność pracownika, styl komunikacji, relacje z przełożonym albo stereotypowe wyobrażenia o zaangażowaniu.
7. Uznaniowość a negocjacje płacowe
Jednym z najbardziej niedocenianych źródeł nierówności są negocjacje. Firmy często zakładają, że skoro kandydat lub pracownik wynegocjował określoną kwotę, to różnica jest uzasadniona. To założenie jest coraz trudniejsze do obrony.
Umiejętność negocjowania nie jest tym samym co wartość pracy. Jeżeli dwie osoby wykonują pracę o takiej samej wartości, sama różnica w sile negocjacyjnej nie powinna być podstawowym powodem trwałej różnicy wynagrodzeń.
Nie oznacza to, że negocjacje znikną. Oznacza raczej, że powinny odbywać się w granicach określonych przez wartościowanie stanowisk i widełki płacowe. Menedżer może negocjować, ale nie powinien dowolnie przesuwać wynagrodzenia poza strukturę tylko dlatego, że kandydat zażądał więcej albo pracownik zagroził odejściem.
Podsumowanie
Wartościowanie stanowisk i autonomia menedżerów nie muszą ze sobą konkurować. Dobrze zaprojektowany system płacowy nie odbiera biznesowi możliwości działania. Odbiera jedynie komfort podejmowania decyzji bez uzasadnienia.
Przez lata wiele organizacji traktowało wynagrodzenia jako obszar poufny, indywidualny i negocjacyjny. Nowe podejście wymaga, aby wynagrodzenia stały się obszarem bardziej uporządkowanym, mierzalnym i możliwym do wyjaśnienia.
Autonomia jest potrzebna. Uznaniowość, nie.
Najlepszy system wynagrodzeń to nie taki, w którym menedżer nie może zrobić wyjątku. To taki, w którym każdy wyjątek ma powód, granice, dokumentację i jest sprawdzany pod kątem wpływu na równość płac.
Rozliczenie wydatków na leki w ramach ulgi rehabilitacyjnej
Tak, zarówno podatnik, jak i jego małżonka będą mogli skorzystać z odliczenia od dochodu w ramach ulgi rehabilitacyjnej. Należy jednak pamiętać, że odliczenia tego można dokonać wyłącznie rozliczając się na zasadach ogólnych (w zeznaniu PIT-36). Ulga ta nie przysługuje przy opodatkowaniu dochodów podatkiem liniowym (PIT-36L).
Zgodnie z art. 26 ust. 7a pkt 12 ustawy o PIT za wydatki uprawniające do odliczenia od dochodu w ramach ulgi rehabilitacyjnej uważa się leki, o których mowa w ustawie z 6.9.2001 r. – Prawo farmaceutyczne – w wysokości stanowiącej różnicę pomiędzy faktycznie poniesionymi wydatkami w danym miesiącu a kwotą 100 zł, jeżeli lekarz specjalista stwierdzi, że osoba niepełnosprawna powinna stosować stale lub czasowo te leki.
Na podstawie art. 26 ust. 7f pkt 2 lit. b ustawy o PIT posiadany przez podatnika i jego małżonkę umiarkowany stopień niepełnosprawności uprawnia ich do skorzystania z tej preferencji.
Warto także wskazać, że w świetle art. 26 ust. 13a ustawy o PIT poniesione przez podatnika i jego małżonkę wydatki na leki podlegają odliczeniu od dochodu, jeżeli nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, nie zostały odliczone od dochodów opodatkowanych na zasadach określonych w art. 30c, nie zostały odliczone od przychodu na podstawie ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym albo nie zostały zwrócone podatnikowi w jakiejkolwiek formie. Oznacza to, że odliczenia można dokonać będąc opodatkowanym na zasadach ogólnych. Wydatki trzeba więc wykazać w zeznaniu PIT-36, a nie PIT-36L.
Istotne jest również to, że zgodnie z art. 26 ust. 7b ustawy o PIT wydatki, o których mowa w ust. 7a, podlegają odliczeniu od dochodu, jeżeli nie zostały sfinansowane (dofinansowane) ze środków zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych, zakładowego funduszu aktywności, Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych lub ze środków Narodowego Funduszu Zdrowia, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych albo nie zostały zwrócone podatnikowi w jakiejkolwiek formie. W przypadku gdy wydatki były częściowo sfinansowane (dofinansowane) z tych funduszy (środków), odliczeniu podlega różnica pomiędzy poniesionymi wydatkami a kwotą sfinansowaną (dofinansowaną) z tych funduszy (środków) lub zwróconą w jakiejkolwiek formie.
Warunkiem zastosowania odliczenia jest także posiadanie dokumentu stwierdzającego ich poniesienie, zawierającego w szczególności: dane identyfikujące kupującego (odbiorcę usługi lub towaru) i sprzedającego (towar lub usługę), rodzaj zakupionego towaru lub usługi oraz kwotę zapłaty, o czym stanowi art. 26 ust. 7 pkt 4 ustawy o PIT. Oznacza to, że do zastosowania ulgi rehabilitacyjnej niezbędny jest dokument identyfikujący z imienia i nazwiska kupującego, jak np. faktura imienna wystawiona na osobę fizyczną (por. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 4.4.2025 r., 0115-KDIT2.4011.23.2025.2.MM).
Podsumowując, po spełnieniu powyższych warunków zarówno podatnik, jak i jego małżonka będą mogli skorzystać z odliczenia od dochodów wydatków poniesionych na leki w ramach ulgi rehabilitacyjnej.
Odpowiedzialność pracownika za niezwróconą odzież roboczą po zakończeniu zatrudnienia
Z uwagi na to, że przepisy nie dopuszczają stosowania potrąceń z wynagrodzenia bez uprzedniego wyrażenia przez pracownika pisemnej zgody, pracodawca nie może samodzielnie dokonać takiego potrącenia w przypadku np. „zniknięcia” pracownika. Pracodawca powinien dokumentować przydział odzieży poprzez pisemne oświadczenie pracownika o jej pobraniu i w przypadku nierozliczenia się przy zakończeniu stosunku pracy może po prostu pisemnie wezwać go do zwrotu (np. listem poleconym na wskazany adres), a w razie braku reakcji dochodzić roszczeń na drodze sądowej.
Stosownie do postanowień art. 207 § 2 ustawy Kodeks pracy (dalej: KP) pracodawca jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników poprzez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. Przejawem tej powinności, zgodnie z art. 2376 § 1 KP, jest obowiązek nieodpłatnego dostarczania pracownikom przez pracodawcę środków ochrony indywidualnej, zabezpieczających przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informowanie pracowników o sposobach posługiwania się tymi środkami.
Ponadto, zgodnie z art. 2377 § 1 KP, pracodawca ma obowiązek dostarczać pracownikom nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:
- jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
- ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.
Stosownie do postanowień art. 2378 § 1 KP, pracodawca powinien ustalić rodzaje środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, których stosowanie na określonych stanowiskach jest niezbędne w związku z art. 2376 § 1 i art. 2377 § 1 KP, jak również przewidywane okresy użytkowania odzieży i obuwia roboczego. Dokument ten, zgodnie z art. 23711a § 1 KP, powinien zostać skonsultowany z przedstawicielami pracowników.
Ponadto, zgodnie z art. 2379 § 2 KP pracodawca, który zapewnia pracownikom odzież roboczą i/lub ochronną, powinien także zapewnić jej pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie. Jeśli jednak pracodawca nie jest w stanie zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te, zgodnie z art. 2379 § 3 KP, może zlecić pracownikom, pod warunkiem wypłacania im ekwiwalentu pieniężnego w wysokości faktycznie poniesionych kosztów. Należy jednak pamiętać, że zgodnie z art. 23710 § 2 KP, niedopuszczalnym jest powierzenie pracownikom prania, konserwacji, odpylania i odkażania przedmiotów, które w wyniku stosowania w procesie pracy uległy skażeniu środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi.
Jak wynika z powyższego, obowiązek zarówno zapewnienia odzieży roboczej, jak i ciężar jej sfinansowania, spoczywa wyłącznie na pracodawcy. Pracownik natomiast, zgodnie z art. 211 pkt 4 KP, powinien używać przydzielone mu środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze, zgodnie z ich przeznaczeniem.
Zgodnie z art. 2378 § 2 KP, zarówno środki ochrony indywidualnej, jak i odzież i obuwie robocze stanowią własność pracodawcy, a obowiązkiem pracownika jest rozliczenie się z powierzonego mu mienia w przypadku rozwiązania stosunku pracy. Nie oznacza to jednak, że w przypadku niedopełnienia tego obowiązku pracodawca może samowolnie dokonać stosownego potrącenia z wynagrodzenia pracownika. Brak takiej możliwości wynika z art. 87 § 1 KP, zgodnie z którym z wynagrodzenia za pracę – po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłaty dokonywane do pracowniczych planów kapitałowych – podlegają potrąceniu tylko następujące należności:
1) sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,
2) sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
3) zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,
4) kary pieniężne przewidziane w art. 108 KP.
Ponadto, zgodnie z art. 87 § 7 KP, z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia
Należności inne, niż wymienione powyżej (a więc np. niezdane pracodawcy przez pracownika środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze itp.), zgodnie art. 91 § 1 KP, mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika jedynie za jego zgodą wyrażoną na piśmie. Warto w tym miejscu przypomnieć, że wówczas wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości minimalnego wynagrodzenia. Wynika to z art. 91 § 2 pkt 1 KP, zgodnie z którym minimalne wynagrodzenie za pracę przysługujące pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych – przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne – objęte jest ochroną od potrąceń.
Mając na uwadze powyższe, w przypadku, w którym pracownik nie rozliczy się z powierzonego mu mienia (w tym przypadku odzieży roboczej) pracodawca byłby uprawniony do potrącenia z wynagrodzenia pracownika równowartości tej odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, jedynie w przypadku wyrażenia przez tego pracownika pisemnej zgody. Należy jednak pamiętać, że zgoda blankietowa, udzielona z góry na etapie zatrudnienia na potrącanie wszelkich przyszłych należności z tytułu niezwrócenia odzieży roboczej, może zostać uznana za nieskuteczną.
Pracodawca powinien dokumentować przydział odzieży poprzez pisemne oświadczenie pracownika o jej pobraniu i w przypadku nierozliczenia się przy zakończeniu stosunku pracy może po prostu pisemnie wezwać go do zwrotu (np. listem poleconym na wskazany adres), a w razie braku reakcji dochodzić roszczeń na drodze sądowej.
Montaż okien w nieruchomości znajdującej się na terenie Niemiec – opodatkowanie VAT
W przypadku montażu okien na nieruchomości położonej na terenie Niemiec, podatnik powinien wystawić fakturę z adnotacją „odwrotne obciążenie”, a nie ze stawką 0% VAT. Niemniej jednak w przedstawionym stanie faktycznym przedsiębiorca jest również zobowiązany do rozpoznania w rozliczeniach transakcji WDT w ramach tzw. nietransakcyjnego przemieszczenia towarów własnych do Niemiec (okien i innych materiałów budowlanych), jeśli zostaną one zużyte przy świadczeniu usługi budowlanej i nie powrócą na terytorium Polski. Dla tej czynności, w określonych warunkach, można zastosować stawkę VAT w wysokości 0%.
Zgodnie z art. 28e ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: VATU) miejscem świadczenia usług związanych z nieruchomościami jest miejsce (państwo), w którym dana nieruchomość się znajduje. Okna, po ich zamontowaniu w budynku, stanowią jego integralną część, a tym samym są traktowane jako nieruchomość. W konsekwencji tracą charakter rzeczy ruchomych i stają się częścią składową nieruchomości. Świadczenie polegające na dostawie okien do Niemiec wraz z montażem, kwalifikowane jest jako usługa budowlano–montażowa, rozliczana według przepisów niemieckich. Usługa ta nie podlega opodatkowaniu VAT w Polsce.
Na podstawie art. 106a pkt 2 VATU krajowe przepisy w zakresie fakturowania znajdują zastosowanie do świadczenia usług, dla których miejscem świadczenia jest terytorium innego państwa członkowskiego, w sytuacji gdy nabywca jest osobą zobowiązaną do zapłaty podatku od wartości dodanej. W przedmiotowym stanie faktycznym usługa montażu okien podlega opodatkowaniu w miejscu położenia nieruchomości przez jej niemieckiego nabywcę. Czynność tę należy zatem udokumentować fakturą wystawioną według przepisów krajowych. Faktura ta – stosownie do art. 106e ust. 5 pkt 2 VATU – nie będzie zawierać stawki ani kwoty VAT. W miejscu przeznaczonym na te dane dopuszczalne jest stosowanie oznaczenia „np”. Na fakturze należy umieścić wyrazy „odwrotne obciążenie”, co wskazuje, że to niemiecki nabywca jest zobowiązany do rozliczenia VAT w swoim kraju (art. 106e ust. 1 pkt 18 VATU).
Stawka 0% VAT jest zarezerwowana m.in. dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT). Za WDT nie uznaje się dostawy z montażem w innym państwie członkowskim, jeśli montaż dotyczy elementów stających się integralną częścią budynku. W takiej sytuacji transakcja dostawy nabiera charakteru usługi związanej z nieruchomością.
Niemniej jednak podatnik, który przemieszcza okna do Niemiec w celu ich montażu, zobowiązany jest rozpoznać tzw. nietransakcyjne przemieszczenie towarów własnych, o którym mowa w art. 13 ust. 3 VATU, na własną rzecz.
Zgodnie z art. 13 ust. 3 VATU za WDT uznaje się przemieszczenie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa z Polski do innego państwa członkowskiego, jeżeli mają one służyć jego działalności gospodarczej w tym państwie.
W zaprezentowanej sprawie okna nalężące do polskiego przedsiębiorcy, znajdujące się w Polsce, są wywożone do Niemiec w celu wykonania usługi budowlanej ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Okna zostaną na stałe zamontowane w budynku, nie wrócą one do Polski. Podatnik w polskich ewidencjach musi zatem rozpoznać nietransakcyjne WDT, które może objąć stawką VAT w wysokości 0%, pod warunkiem posiadania dokumentów potwierdzających wywóz towarów do Niemiec.
Konieczność rozpoznania nietransakcyjnego WDT przy przemieszczaniu materiałów wykorzystywanych przy realizacji projektów budowlano–montażowych w innych państwach członkowskich, potwierdzają organy podatkowe. W interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 20.9.2022 r. (0111-KDIB3-3.4012.272.2022.4.PJ) wskazano wprost, że art. 13 ust. 3 VATU odnosi się do materiałów przemieszczanych z Polski do Niemiec i zużywanych definitywnie przy usłudze budowlanej. Organ uznał, że takie przemieszczenie stanowi WDT z art. 13 ust. 3 VATU, podlegającą wykazaniu w rozliczeniach VAT, w tym VAT UE.
Nowe uprawnienia PIP w zakresie stwierdzania istnienia stosunku pracy
Począwszy od 8.7.2026 r. PIP będzie mógł wydawać decyzje o stwierdzeniu istnienia stosunku pracy, które będzie można zaskarżać do sądu pracy. Ponadto podwyższone zostaną kary za wykroczenie z art. 281 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy, czyli za zawarcie umowy cywilnoprawnej w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy powinna być zawarta umowa o pracę. Nowe widełki grzywny będą wynosić od 2000 zł do 60 000 zł.
Nowe uprawnienia PIP
Na mocy przepisów ustawy z 11.3.2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw, od 8.7.2026 r. Państwowa Inspekcja Pracy uzyska nowe uprawnienia i będzie mogła jeszcze skuteczniej niż obecnie kwestionować umowy cywilnoprawne, w których dominują cechy pracowniczego zatrudnienia.
W skrócie – jeśli po przeprowadzeniu kontroli inspektor PIP uzna, że zawarta przez strony umowa zlecenie powinna być w rzeczywistości umową o pracę, umożliwia stronom zajęcie stanowiska w tej sprawie i wydaje polecenie usunięcia naruszeń dotyczących:
- funkcjonowania umowy cywilnoprawnej, lub
- niezawarcia umowy o pracę – w sytuacji gdy w stosunku prawnym łączącym strony dominują cechy stosunku pracy określone w art. 22 § 1 Kodeksu pracy.
Jeżeli strony nie skorygują sytuacji i nie usuną naruszeń zgodnie z poleceniem inspektora, wówczas rozpoczyna się kolejny etap postępowania, w którym najpierw okręgowy inspektor pracy zawiadamia strony o wszczęciu postępowania w sprawie wydania decyzji o stwierdzeniu istnienia stosunku pracy. Jeżeli okręgowy inspektor pracy stwierdzi, że praca jest wykonywana w warunkach określonych w art. 22 § 1 Kodeksu pracy, może wydać wspomnianą decyzję opierając się na całokształcie ustaleń poczynionych w trakcie kontroli lub wnieść powództwo o ustalenie istnienia lub treści stosunku pracy (np. gdy sprawa jest bardziej złożona i wymaga dłuższego postępowania dowodowego). Co istotne, na tym etapie okręgowy inspektor pracy uwzględnia wolę stron dotyczącą podstawy zatrudnienia, o ile nie jest ona sprzeczna z prawem w szczególności z przepisami prawa pracy lub zasadami współżycia społecznego albo nie zmierza do obejścia prawa. Decyzja stwierdzająca istnienie stosunku pracy może zostać zaskarżona do sądu pracy. Odwołanie od decyzji wnosi się na piśmie za pośrednictwem okręgowego inspektora pracy w terminie miesiąca od dnia jej doręczenia. Powinno ono zawierać oznaczenie zaskarżonej decyzji, zwięzłe przytoczenie zarzutów oraz wniosków, a także ich uzasadnienie oraz podpis odwołującego się. Jeżeli okręgowy inspektor pracy uzna takie odwołanie w całości za słuszne, może zmienić lub uchylić zaskarżoną decyzję. W tym przypadku odwołaniu nie nadaje się dalszego biegu i sprawa nie trafia już do sądu. W przeciwnym przypadku OIP przekazuje je niezwłocznie do sądu wraz z kompletnymi i uporządkowanymi aktami sprawy oraz ze stanowiskiem w sprawie odwołania, nie później niż w terminie miesiąca od dnia jego wniesienia.
Decyzja PIP wywiera skutki prawne od dnia jej wydania (choć staje się wykonalna z dniem upływu terminu do wniesienia odwołania albo z dniem prawomocnego orzeczenia sądu). Od tego momentu konieczne będzie dopełnienie obowiązków związanych z etatowym zatrudnieniem, np. korekta składkowo-podatkowa, opłacenie składek na FP i FGŚP, ustalenie wymiaru urlopu wypoczynkowego, rozliczenie ewentualnych godzin nadliczbowych, itd.
Sankcje za wykroczenie przeciwko prawom pracownika
Oprócz opisanego powyżej postępowania dotyczącego stwierdzenia istnienia stosunku pracy, inspektor PIP może zastosować wobec zatrudniającego odpowiedzialność wykończeniową. Kodeks pracy stanowi bowiem, że ten, kto będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu zawiera umowę cywilnoprawną w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy powinna być zawarta umowa o pracę, podlega karze grzywny obecnie w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł. Od 8.7.2026 r. wysokość grzywny wzrasta i będzie wynosiła od 2000 zł do 60 000 zł. Inspektor pracy może albo ukarać pracodawcę mandatem karnym od razu (obecnie w postępowaniu mandatowym inspektor może nałożyć grzywnę do 2000 zł, a przypadku recydywy – do 5000 zł, natomiast po 8.7.2026 r. wysokość grzywien wzrośnie i będzie wynosiła odpowiednio 5000 zł i 10 000 zł w przypadku recydywy) albo skierować przeciwko zatrudniającemu wniosek o ukaranie do sądu.
Co równie ważne, 8.7.2026 r. w Kodeksie pracy pojawi się nowe wykroczenie przeciwko prawom pracownika z zagrożeniem grzywną w wysokości od 2000 zł do 60 000 zł. Zatrudniający (lub osoba działająca w jego imieniu) popełni wykroczenie, jeśli wydanie decyzji o stwierdzeniu istnienia stosunku pracy stanie się podstawą jakiegokolwiek niekorzystnego traktowania pracownika, w tym będzie ono przyczyną uzasadniającą wypowiedzenie stosunku pracy lub jego rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.
Przychód z umowy zlecenia w części objętej kosztami autorskimi w PIT-11
Jest to przychód z praw autorskich, do którego mają zastosowanie tzw. koszty autorskie (50% przychodu), wykazywany w informacji PIT-11 w części E, wiersz 9, poz. 71, 72, 73 i 74.
Zgodnie z art. 22 ust. 9 pkt 3 i 4 ustawy o PIT, koszty uzyskania niektórych przychodów określa się z tytułu:
1) korzystania przez twórców z praw autorskich i artystów wykonawców z praw pokrewnych, w rozumieniu odrębnych przepisów, lub rozporządzania przez nich tymi prawami – w wysokości 50% uzyskanego przychodu (z zastrzeżeniem art. 22 ust. 9a i 9b ustawy o PIT), przy czym koszty te oblicza się od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b ustawy o PIT, których podstawę wymiaru stanowi ten przychód;
2) przychodów określonych w art. 13 pkt 2, 4–6 i 8 ustawy o PIT (czyli m.in. z umowy zlecenia) – w wysokości 20% uzyskanego przychodu, przy czym koszty te oblicza się od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b ustawy o PIT, których podstawę wymiaru stanowi ten przychód.
Wskazane wyżej dwie grupy zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodów dotyczą zatem dwóch różnych grup przychodów, tj.:
1) koszty 50-procentowe stosuje się m.in. do przychodów z praw autorskich, jako rodzaju praw majątkowych, o których mowa w art. 18 ustawy o PIT,
2) koszty 20-procentowe stosuje się do przychodów z działalności wykonywanej osobiście, o których mowa m.in. w art. 13 pkt 8 ustawy o PIT, czyli z tytułu umowy zlecenia lub umowy o dzieło, ale bez praw autorskich.
W związku z tym, mimo że w opisanej sytuacji chodzi o przychód wynikający z umowy zlecenia, mamy do czynienia z przychodem z praw majątkowych, tj. z praw autorskich, do których stosuje się określone w art. 22 ust. 9 pkt 3 ustawy o PIT 50-procentowe koszty uzyskania przychodów.
Takie przychody oraz koszty uzyskania przychodów wykazuje się w informacji PIT-11 w części E, wiersz 9, poz. 71, 72, 73 i 74, dotyczących przychodów z praw autorskich i innych praw majątkowych, do których stosuje się koszty uzyskania przychodów określone m.in. w art. 22 ust. 9 pkt 3 ustawy o PIT.
Zniszczenie dokumentacji pracowniczej po okresie przechowywania
Zniszczenie powinno odbyć się tak, aby nie można było odtworzyć dokumentacji pracowniczej.
Zgodnie z art. 947 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy (w tym terminie może wydać dokumentację byłemu pracownikowi) po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej. Pracownik ma czas na odbiór dokumentacji do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Przykładowo, jeżeli okres przechowywania dokumentacji upłynął 31.12.2025 r., pracownik miał czas na odbiór do 31.1.2026 r. Pracodawca powinien zniszczyć dokumentację do 31.1.2027 r. (a najwcześniej 1.2.2026 r.). W tym czasie może ją wydać byłemu pracownikowi, nawet wtedy gdy ten nie odebrał dokumentacji do 31.1.2026 r. Dłuższe przechowywanie dokumentacji oznacza przetwarzanie danych po okresie wskazanym przepisami, co narusza przepisy RODO.
Z art. 947 § 1 Kodeksu pracy wynika, że pracodawca musi zniszczyć dokumentację w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści.
Obowiązek zniszczenia dokumentacji dotyczy zarówno dokumentacji prowadzonej w postaci papierowej, jak i dokumentacji prowadzonej elektronicznie. Zniszczenie dokumentacji elektronicznej oznacza konieczność usunięcia wszelkich dokumentów pracownika z systemu teleinformatycznego. Odnośnie do niszczenia dokumentacji papierowej nie ma żadnych przepisów w tym zakresie. Wyjątkowo, w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych po okresie przechowywania dokumentacji stosuje się rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 20.10.2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej. Dokumentację papierową można zniszczyć w niszczarce, a następnie powstałe skrawki po prostu wyrzuć jak inne papierowe odpady. Pracodawca może też przekazać ją do zniszczenia przedsiębiorcy, który prowadzi takie usługi.
Jak wskazano wyżej, w przepisach nie wskazano sposobu niszczenia dokumentacji. W praktyce istotne jest, aby sporządzić protokół zniszczenia dokumentacji, z uwagi na zasadę rozliczalności wynikająca z art. 5 ust. 2 RODO. Takie też stanowisko zaprezentowało MRPiPS w odpowiedzi na interpelację poselską Nr 7753, wskazując, że pracodawca powinien dysponować dowodami wskazującymi na zniszczenie dokumentacji pracowniczej w odpowiednim terminie. Co więcej, niektórzy eksperci twierdzą, że należy nawet powołać komisję, której członkowie podpiszą protokół zniszczenia po przeprowadzeniu takich działań.
Audyt i badanie sprawozdania finansowego fundacji rodzinnej
Fundacja rodzinna, która powstała w połowie 2023 r. i której sprawozdanie finansowe nie podlega badaniu przez biegłego rewidenta, powinna przeprowadzić pierwszy audyt najpóźniej w połowie 2027 r., obejmując okres od jej powstania do daty audytu.
Audyt fundacji rodzinnej wynika z art. 77–81 ustawy o fundacji rodzinnej i jest on obowiązkowy dla każdej fundacji rodzinnej. Należy go przeprowadzać – co do zasady – co najmniej raz na 4 lata (art. 79 ust. 1 ustawy o fundacji rodzinnej ), a corocznie – przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego – jeżeli sprawozdanie to podlega badaniu na podstawie ustawy o rachunkowości (art. 79 ust. 2 ustawy o fundacji rodzinnej).
Badanie rocznego sprawozdania finansowego jest czynnością realizowaną na podstawie przepisów ustawy o rachunkowości, tj. jeżeli w poprzednim roku obrotowym fundacja rodzinna spełniła co najmniej 2 z 3 warunków z art. 64 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości.
Jeżeli fundacja powstała np. 15.7.2023 r., a jej roczne sprawozdanie finansowe nie podlega badaniu, to pierwszy audyt należy przeprowadzić najpóźniej do 15.7.2027 r. Powyższe wynika z faktu, że przepisy ustawy o fundacji rodzinnej nie odwołują się do lat obrotowych, lecz do okresu „raz na cztery lata”, dlatego ostrożnościowo okres liczy się od powstania fundacji rodzinnej w organizacji, tj. od dnia sporządzenia aktu założycielskiego albo ogłoszenia testamentu (art. 23 ustawy o fundacji rodzinnej).
