Czas wolny za nadgodziny w następnym okresie rozliczeniowym
Czas wolny za pracę nadliczbową może być udzielony na wniosek pracownika w kolejnym okresie rozliczeniowym.
W art. 1511 i 1512 Kodeksu pracy przewidziano dwie formy rekompensaty pracy w godzinach nadliczbowych:
1) wynagrodzenie wraz z dodatkiem,
2) udzielenie czasu wolnego.
W zależności od tego, czy czas wolny udzielany jest na pisemny wniosek pracownika, czy taka forma „oddania” nadgodzin narzucana jest przez pracodawcę, udziela się go w wymiarze 1:1 (gdy wniosek złożył pracownik) lub 1,5 godziny wolnego za każdą godzinę nadliczbową (gdy wniosku takiego nie ma). Nie ma przy tym znaczenia to, w jakim przedziale doby, czy w jakich dniach tygodnia wystąpiły nadgodziny.
Pracodawca, któremu pracownik nie złożył wniosku o rekompensatę pracy w godzinach nadliczbowych czasem wolnym, może je w ten sposób rozliczyć tylko do końca okresu rozliczeniowego, w którym nadgodziny wystąpiły. Jeśli jednak wniosek o wolny czas złoży pracownik, to – o ile wskaże tak w tym wniosku – wolne może być wykorzystane także po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego.
Przepisy nie przewidują terminu, w jakim czas wolny za nadgodziny w przypadku złożenia stosownego wniosku przez pracownika ma zostać wykorzystany. Przyjmuje się, że czas wolny na wniosek pracownika może zostać wykorzystany także po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Wniosek pracownika musiałby w takim przypadku jednak wyraźnie określać termin, w jakim chciałby skorzystać z tej możliwości.
Opodatkowanie działalności gospodarczej menedżera
Menedżer może prowadzić działalność gospodarczą opodatkowaną ryczałtem. Składki menedżera (przedsiębiorcy) opłacane są z kontraktu menedżerskiego tak, jak z umowy zlecenia.
Nie ma przeszkód, by menedżer prowadził działalności gospodarczą opodatkowaną ryczałtem. Niezależnie jednak od tego, czy w ramach tej działalności gospodarczej prowadzi działalność menedżerską, to przychody i koszty tej działalności będą rozliczane nie w ramach źródła „Działalność gospodarcza” (art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych; dalej: PDOFizU), ale źródła „Działalność wykonywana osobiście” (art. 10 ust. 1 pkt 2 PDOFizU), niepodlegającego ryczałtowi. Przepis art. 13 pkt 9 PDOFizU zalicza bowiem tego źródła przychody uzyskane na podstawie umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub umów o podobnym charakterze, w tym przychody z tego rodzaju umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej.
Będzie to więc złożona sytuacja, w której działalność menedżerska będzie działalnością gospodarczą, ale opodatkowana będzie w ramach działalności wykonywanej osobiście. Formalnie więc rozliczanie według skali kontraktu menedżerskiego podatkowo nie będzie rozliczane w ramach działalności gospodarczej. W praktyce menedżer część przychodów z przedsiębiorstwa rozliczy w ryczałcie, część na zasadach ogólnych PIT. Można rzec, że firma menedżerska będzie opodatkowana ryczałtem, ale za wyjątkiem usług zarządzania.
Nie stoi temu na przeszkodzie ani zakres działalności przedsiębiorstwa, ani opodatkowanie świadczonych usług VAT (status podatnika VAT i przedsiębiorcy na gruncie VAT). Opodatkowanie menedżera regulują bowiem przepisy szczególne mające zastosowanie tylko w podatku dochodowym.
Podobne stanowisko wyrażono m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 8.4.2022 r. (0113-KDIPT2-1.4011.946.2021.4.ISL).
Jeśli chodzi o oskładkowanie w ramach ubezpieczeń społecznych, to tytułem do ubezpieczenia menedżera (przedsiębiorcy) jest zarówno kontrakt menedżerski, jak i działalność gospodarcza (por. uchwałę SN z 17.6.2015 r., III UZP 2/15, Legalis). Dochodzi więc do zbiegu tytułów ubezpieczeń, który należy rozstrzygnąć na zwykłych zasadach, w zależności od wysokości podstawy ich wymiaru (art. 9 ust. 2a–2c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych; dalej: SysUbSpołU). Zwykle będzie to kontrakt menedżerski i z tego tytułu będzie należna składka ZUS. Umowę kontraktu menedżerskiego należy bowiem oskładkować jako zlecenie. Zgodnie więc z art. 6 ust. 1 pkt 4 oraz art. 13 pkt 2 SysUbSpołU obowiązkowe są ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe, dobrowolne jest ubezpieczenie chorobowe.
Jeśli chodzi o ubezpieczenie zdrowotne to i tu kontrakt menedżerski traktowany jest jak zlecenie (art. 83 ust. 3 pkt 6 i art. 79 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych). Wymiar tej składki to 9% uzyskanego z kontraktu menedżerskiego przychodu (po potrąceniu składek i należności podatkowych).
Kwalifikacje osoby obsługującej rębak do drewna
Przepisy nie określają żadnych szczególnych kwalifikacji, jakie powinna posiadać osoba obsługująca rębak do drewna. Wystarczy zatem instruktaż stanowiskowy przeprowadzony w ramach szkolenia wstępnego w dziedzinie bhp.
Stosownie do postanowień art. 2373 § 2 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany zapewnić przeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie. Szczegółowe zasady organizowania i przeprowadzania powyższych szkoleń określone zostały w przepisach rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z 27.7.2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1327 ze zm.; dalej: SzkolBHPR).
W myśl § 6 SzkolBHPR, szkolenia z dziedziny bhp prowadzone są jako szkolenia wstępne i szkolenia okresowe. Szkolenie wstępne, na które składa się instruktaż ogólny oraz instruktaż stanowiskowy, powinno odbyć się przed dopuszczeniem pracownika do pracy w formie instruktażu według programów opracowanych dla poszczególnych grup stanowisk, natomiast częstotliwość przeprowadzania szkoleń okresowych pracodawca ustala, po konsultacji z pracownikami lub ich przedstawicielami, zachowując wytyczne wynikające z § 15 SzkolBHPR.
Celem instruktażu stanowiskowego jest zapewnienie jego uczestnikom zapoznania się z czynnikami środowiska pracy występującymi na ich stanowiskach pracy i ryzykiem zawodowym związanym z wykonywaną pracą, sposobami ochrony przed zagrożeniami, jakie mogą powodować te czynniki oraz metodami bezpiecznego wykonywania pracy na tych stanowiskach.
Czas trwania instruktażu stanowiskowego powinien być uzależniony od przygotowania zawodowego pracownika, dotychczasowego stażu pracy oraz rodzaju pracy i zagrożeń występujących na stanowisku pracy, na którym pracownik ma być zatrudniony.
Zgodnie z § 11 ust. 5 SzkolBHPR, za przeprowadzenie szkolenia stanowiskowego odpowiada wyznaczona przez pracodawcę osoba kierująca pracownikami lub sam pracodawca, jeżeli posiadają odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie zawodowe oraz są przeszkolone w zakresie metod prowadzenia instruktażu stanowiskowego.
Instruktaż stanowiskowy należy również powtórzyć w przypadku wprowadzenia na stanowisku pracy zmian warunków techniczno-organizacyjnych, w szczególności zmian procesu technologicznego, zmian organizacji stanowisk pracy, wprowadzenia do stosowania substancji o działaniu szkodliwym dla zdrowia albo niebezpiecznym oraz nowych lub zmienianych narzędzi, maszyn i innych urządzeń. W takim przypadku tematyka i czas trwania instruktażu stanowiskowego powinny być uzależnione od rodzaju i zakresu wprowadzonych na stanowisku zmian.
Potwierdzeniem odbycia szkolenia wstępnego z dziedziny bhp jest karta szkolenia wstępnego, której wzór został określony w załączniku nr 2 do SzkolBHPR. Dokument ten powinien zostać uzupełniony niezwłocznie po przeprowadzeniu szkolenia, a następnie przekazany do właściwej komórki organizacyjnej, odpowiedzialnej za prowadzenie akt osobowych.
Przepisy nie określają żadnych szczególnych kwalifikacji, jakie powinna posiadać osoba obsługująca rębak do drewna. Tym samym pracownik obsługujący taką maszynę powinien jedynie odbyć instruktaż stanowiskowy przeprowadzony w ramach szkolenia wstępnego w dziedzinie bhp.
Wybór metody kasowej na ryczałcie w 2026 r.
Tak, w związku z osiągniętymi w 2025 r. przychodami, podatnik będzie miał prawo do skorzystania kasowej metody rozliczania przychodów w 2026 r., pod warunkiem spełniania pozostałych wymagań ustawowych.
Zgodnie z art. 6 ust. 1g ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne w przypadku opodatkowania przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych podatnik może wybrać metodę kasową rozliczania przychodów zgodnie z art. 14c ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W przypadku wyboru metody kasowej rozliczania przychodów przepisy art. 14c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stosuje się odpowiednio.
Przywołany art. 14c ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w brzmieniu obowiązującym od 1.1.2026 r., stanowi z kolei, że podatnik, osiągający przychody z działalności gospodarczej prowadzonej samodzielnie stosuje metodę kasową rozliczania przychodów, jeżeli łącznie są spełnione następujące warunki:
1) przychody z prowadzonej samodzielnie działalności gospodarczej w roku bezpośrednio poprzedzającym rok podatkowy nie przekroczyły kwoty 2 000 000 zł;
2) w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą nie prowadzi ksiąg rachunkowych;
3) złoży właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego sporządzone na piśmie oświadczenie o wyborze metody kasowej rozliczania przychodów w terminie do dnia 20 lutego roku podatkowego.
Warto odnotować, że wyżej wymieniony limit uprawniający do skorzystania z metody kasowej został podniesiony z 1 000 000 zł do 2 000 000 zł na mocy ustawy z 21.11.2025 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. poz. 1858). Celem wprowadzenia niniejszej zmiany jest zachęcenie oraz dopuszczenie większej liczby podatników do możliwości skorzystania z kasowej metody rozliczania przychodów.
Podsumowując, podatnik opodatkowany ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, który w 2025 r. osiągnął przychody w wysokości 1 500 000 zł, będzie mógł w 2026 r. wybrać kasową metodę rozliczania przychodów. Podkreślić przy tym należy, że taki podatnik nie może prowadzić ksiąg rachunkowych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz jest zobowiązany do złożenia właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego stosownego pisemnego oświadczenia o wyborze metody kasowej, w terminie do 20.2.2026 r.
Neutralne pod względem płci nazwy stanowisk w strukturze organizacyjnej
Przepisy nie wymagają wprost, by regulacje wewnętrzne zostały zmienione poprzez wprowadzenie neutralnych pod względem płci nazw stanowisk. W ocenie autora (tak też wskazuje wielu ekspertów) takie dostosowanie jest co najmniej potrzebne dla ujednolicenia używanych nazw stanowisk w np. strukturze organizacyjnej i ogłoszeniach.
Zgodnie z obowiązującym od 24.12.2025 r. przepisem art. 183ca § 3 ustawy Kodeks pracy (dalej: KP): „pracodawca zapewnia, aby ogłoszenia o naborze na stanowisko oraz nazwy stanowisk były neutralne pod względem płci, a proces rekrutacyjny przebiegał w sposób niedyskryminujący”.
Pracodawca posiada pewną siatkę stanowiskową zawartą w regulacjach wewnętrznych lub wewnętrznej dokumentacji. Najczęściej jest ona określona regulaminem wynagradzania, są to jednak także np. karty stanowiskowe czy właśnie struktura organizacyjna. Nie jest do końca jasne, czy wprowadzona w art. 183ca KP zmiana – neutralne określenia stanowisk – odnosiła się tylko do procesu rekrutacji, a konkretnie ogłoszeń. Gramatyka przepisy nie wskazuje na takie zawężenie, już jednak systematyka całego artykułu, który obejmuje we wszystkich poruszonych w nim aspektach procesy rekrutacyjne, już tak.
Zarówno treść nowego art. 183ca KP, jak i dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z dnia 10.5.2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania (Dz.Urz.UE.L Nr 132, str. 21) odnosi się wprost do ogłoszeń/procesów rekrutacyjnych (zarówno pkt 33 preambuły do dyrektywy, jak i jej art. 5). W żadnym przepisie KP, jak i dyrektywy nie narzuca się wprost obowiązku dostosowania do wymogów neutralności prawa wewnętrznego obowiązującego u pracodawcy.
Niezależnie od tego jednak trudno utrzymać sytuację, w której pracodawca w ogłoszeniach używać będzie neutralnych określeń mając jednocześnie w wewnętrznych postanowieniach czy dokumentacji inne w zasadzie nazwy stanowisk. Pracodawca w ogłoszeniach używać będzie neutralnych określeń, mając jednocześnie w wewnętrznych postanowieniach czy dokumentacji inne w zasadzie nazwy stanowisk (najczęściej w formie męskiej). Istotne są również kwestie wpływu nazewnictwa w aktach wewnętrznych na faktyczną neutralność w ogłoszeniach. Zgodnie z nowymi przepisami, kandydat otrzyma regulamin wynagrodzenia, w którym nazwa stanowiska będzie inna, przypisana do jednej płci. Dlatego też uważam, że zmiany (regulaminu wynagradzania, organizacyjnego i innych regulacji wewnętrznych) są potrzebne.
Limit odliczenia od dochodu związany z IKZE
Nie łączy się dwóch limitów wpłat dokonywanych na IKZE w ramach korzystania z ulgi podatkowej, jeżeli Autor dobrze zrozumiał pytanie. Do wykorzystania jest jeden limit, tzn. wyższy (dla osoby prowadzącej działalność gospodarczą).
Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 2b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: PDOFizU) podstawę obliczenia podatku – co do zasady – stanowi dochód ustalony zgodnie z właściwymi przepisami, po odliczeniu kwot wpłat na indywidualne konto zabezpieczenia emerytalnego (IKZE) dokonanych przez podatnika w roku podatkowym, do wysokości określonej w przepisach o indywidualnych kontach zabezpieczenia emerytalnego.
Odliczenia z tego tytułu dokonuje się w zeznaniu podatkowym (art. 26 ust. 6g PDOFizU).
Z art. 13a ust. 1 i art. 13a ust. 1a ustawy o indywidualnych kontach emerytalnych oraz indywidualnych kontach zabezpieczenia emerytalnego wynika, że wpłaty dokonywane na IKZE w roku kalendarzowym:
1) nie mogą przekroczyć kwoty odpowiadającej 1,2–krotności przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok określonego w ustawie budżetowej lub ustawie o prowizorium budżetowym lub w ich projektach, jeżeli odpowiednie ustawy nie zostały uchwalone,
2) przez osobę prowadzącą pozarolniczą działalność nie mogą przekroczyć kwoty odpowiadającej 1,8–krotności przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia miesięcznego.
Podatnicy mają więc możliwość odliczenia od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym do wysokości dwóch limitów rocznych, tzn. dla osób:
1) nieprowadzących działalności gospodarczej – 10 407,60 zł za 2025 r.,
2) prowadzących działalność gospodarczą – 15 611,40 zł za 2025 r.
Przy czym dostępny jest tylko jeden z przytoczonych limitów odliczenia, w zależności od tego, czy podatnik dokonujący takiego odliczenia prowadzi działalność gospodarczą, czy też jej nie prowadzi. W tym przypadku podatnik może skorzystać z odliczenia do wysokości wyższego limitu, ponieważ prowadzi działalność gospodarczą. Nie ma więc możliwości skorzystania z dwóch limitów w ramach rozliczenia podatku dochodowego za dany rok podatkowy.
Wydatki na cele podlegające odliczeniu od dochodu, które określone zostały w art. 26 ust. 1 PDOFizU, czyli także odliczenia z tytułu wpłat na IKZE do wysokości jednego z tych limitów, podlegają odliczeniu od dochodu, jeżeli nie zostały (art. 26 ust. 13a PDOFizU):
1) zaliczone do kosztów uzyskania przychodów,
2) odliczone od dochodów opodatkowanych na zasadach określonych w art. 30c PDOFizU (czyli tzw. podatkiem liniowym),
3) odliczone od przychodu na podstawie przepisów ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne,
4) zwrócone podatnikowi w jakiejkolwiek formie.
Nieodliczony VAT związany z zakupem napojów alkoholowych przeznaczonych na cele reprezentacyjne a koszty podatkowe
Nieodliczony VAT związany z zakupem napojów alkoholowych przeznaczonych na cele reprezentacyjne nie stanowi kosztu uzyskania przychodu na gruncie CIT, mimo że spółka z o.o. jest czynnym podatnikiem VAT.
Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. a ustawy o CIT: „Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów podatku od towarów i usług, z tym że jest kosztem uzyskania przychodów:
a) podatek naliczony:
– jeżeli podatnik zwolniony jest od podatku od towarów i usług lub nabył towary i usługi w celu wytworzenia albo odprzedaży towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku od towarów i usług,
– w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług – jeżeli naliczony podatek od towarów i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej”.
Natomiast jak stanowi art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT: „Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym napojów alkoholowych”.
Zatem – co do zasady – nieodliczony VAT może zostać rozpoznany jako koszt uzyskania przychodu, jednakże przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wyłączają z kosztów uzyskania przychodów wydatki na cele reprezentacyjne, w szczególności wydatki poniesione na zakup napojów alkoholowych.
W analizowanym przypadku – zdaniem Autora – nieodliczony VAT od nabycia napojów alkoholowych nie będzie stanowić kosztów uzyskania przychodów.
Wynagrodzenie jedynego wspólnika spółki z o.o.
Tak, wspólnik jednoosobowej spółki z o.o., będący jednocześnie jedynym członkiem zarządu, może otrzymywać wynagrodzenie za pełnienie tej funkcji na mocy uchwały wspólnika.
Zgodnie z art. 2031 Kodeksu spółek handlowych, uchwała wspólnika może ustalać zasady wynagradzania członków zarządu, w tym maksymalną wysokość wynagrodzenia, przyznawanie prawa do świadczeń dodatkowych lub maksymalną wartość takich świadczeń.
Uchwały wspólników podejmuje się na zgromadzeniu wspólników, które zwołuje zarząd. W spółce jednoosobowej jedyny wspólnik wykonuje wszystkie uprawnienia przysługujące zgromadzeniu wspólników, co oznacza, że de facto sam podejmuje uchwałę w sprawie swojego wynagrodzenia.
Nie jest wymagany udział pełnomocnika ani sporządzenie aktu notarialnego. Mamy tu do czynienia z uchwałą podjętą w zwykłym trybie, a nie z umową czy czynnością prawną między wspólnikiem a spółką.
Wynagrodzenie stanowi przychód z działalności wykonywanej osobiście, o którym mowa w art. 13 pkt 7 ustawy o PIT. Są to przychody otrzymywane przez osoby należące do składu zarządów, rad nadzorczych, komisji lub innych organów stanowiących osób prawnych, niezależnie od sposobu ich powoływania.
Od wynagrodzenia, po odliczeniu kosztów uzyskania przychodów w wysokości 250 zł miesięcznie, pobiera się zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych według najniższej stawki ze skali podatkowej.
Jeżeli chodzi o ubezpieczenia, wspólnik podlega:
1) obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalno-rentowym oraz zdrowotnemu z tytułu prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej,
2) dodatkowo ubezpieczeniu zdrowotnemu z tytułu pełnienia funkcji członka zarządu na podstawie powołania.
Jest to tzw. zbieg tytułów – osoba taka jest obowiązana do opłacania dwóch składek zdrowotnych.
Osoba prowadząca pozarolniczą działalność (w tym wspólnik jednoosobowej spółki z o.o.) podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowemu i zdrowotnemu. Dodatkowy tytuł do ubezpieczenia zdrowotnego stanowi powołanie do pełnienia funkcji członka zarządu, jeżeli z tego tytułu przysługuje wynagrodzenie podlegające opodatkowaniu.
W przypadku, gdy ubezpieczony uzyskuje przychody z więcej niż jednego tytułu do ubezpieczenia zdrowotnego, składka jest opłacana od każdego z tych tytułów oddzielnie, zgodnie z art. 66 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.
Badanie sprawozdania prostej spółki akcyjnej
Sprawozdania finansowe prostej spółki akcyjnej podlegają badaniu zgodnie z art. 64 ust 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości (dalej: RachunkU).
Sprawozdania finansowe prostej spółki akcyjnej podlegają badaniu zgodnie z art. 64 ust. 1 pkt 4 RachunkU, przepis ten wskazuje, iż badaniu podlegają roczne sprawozdania kontynuujących działalność pozostałych jednostek, które w poprzedzającym roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdania finansowe, spełniły co najmniej dwa z następujących warunków:
a) średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,
b) suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 3 125 000 euro,
c) przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 6 250 000 euro.
Jeśli pierwszy rok obrotowy jednostki zakończył się 31.12.2025 r. to dopiero na podstawie danych ze sprawozdania za 2025 r. należy ocenić czy sprawozdanie za 2026 r. będzie podlegało badaniu.
Prosta spółka akcyjna nie jest tożsama ze spółka akcyjną dlatego nie dotyczy jej art. 64 ust. pkt 3 RachunkU.
Zmiany w prawie pracy na 2026 r. O czym warto wiedzieć
Układy zbiorowe pracy i porozumienia zbiorowe
Od 13.12.2025 r. obowiązuje ustawa z 5.11.2025 r. o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych (Dz.U. z 2025 r. poz. 1661), która zastąpiła uchylony dział XI ustawy Kodeks pracy (dalej: KP). Ustawa ta określa zasady:
1) zawierania, obowiązywania, ewidencjonowania i udostępniania układów zbiorowych pracy;
2) ewidencjonowania i udostępniania porozumień zbiorowych;
3) sporządzania i przekazywania sprawozdań w zakresie wskaźnika zasięgu rokowań zbiorowych;
4) ustalania i aktualizacji Planu działania na rzecz wspierania rokowań zbiorowych.
Zgodnie z tą ustawą układ zbiorowy pracy zawiera się w formie pisemnej na czas określony albo na czas nieokreślony. Przed upływem terminu obowiązywania układu zawartego na czas określony jego strony mogą zdecydować o przedłużeniu terminu jego obowiązywania na czas określony albo na czas nieokreślony. Układ zbiorowy pracy wchodzi w życie w terminie w nim określonym, nie wcześniej jednak niż z dniem prawidłowo dokonanego zgłoszenia do Krajowej Ewidencji Układów Zbiorowych Pracy (KEUZP).
Tak jak i dotychczas postanowienia układu, korzystniejsze dla osób nim objętych, z dniem jego wejścia w życie zastępują z mocy prawa wynikające z przepisów prawa pracy dotychczasowe warunki umowy o pracę lub innego aktu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy lub dotychczasowe warunki aktu będącego podstawą wykonywania pracy zarobkowej. Natomiast postanowienia układu mniej korzystne dla pracowników niż dotychczasowe postanowienia układu zbiorowego pracy wprowadza się w drodze wypowiedzenia zmieniającego pracownikom dotychczasowe warunków umowy o pracę lub innego aktu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy. Przy wypowiadaniu dotychczasowych warunków nie mają zastosowania przepisy ograniczające dopuszczalność wypowiadania warunków takiej umowy lub takiego aktu.
Pracodawca jest obowiązany:
1) zawiadomić w sposób u niego przyjęty osoby objęte postanowieniami układu zbiorowego pracy o jego wejściu w życie, jego postanowieniach, każdej jego zmianie oraz wypowiedzeniu i rozwiązaniu tego układu;
2) na żądanie osoby objętej postanowieniami układu zbiorowego pracy lub porozumienia zbiorowego udostępnić tekst układu lub porozumienia lub protokołu dodatkowego zawartego do tego układu lub porozumienia;
3) przechowywać układy zbiorowe pracy i protokoły dodatkowe, którymi są objęte osoby wykonujące pracę zarobkową u danego pracodawcy.
Nowa ustawa podtrzymała zasadę, że treść postanowień układu zbiorowego pracy wyjaśniają wspólnie jego strony, biorąc pod uwagę zgodny zamiar stron i cel zawarcia układu.
Zgodnie z tą ustawą układ zbiorowy pracy rozwiązuje się:
1) na podstawie zgodnego oświadczenia stron;
2) z upływem okresu, na który został zawarty;
3) z upływem okresu wypowiedzenia dokonanego przez jedną ze stron;
4) z dniem uprawomocnienia się orzeczenia sądu o jego nieobowiązywaniu.
Okres wypowiedzenia układu zbiorowego pracy wynosi 3 miesiące, chyba że strony w układzie postanowią inaczej. Oświadczenie stron o rozwiązaniu i wypowiedzeniu układu jest składane w formie pisemnej. Nie jest możliwe częściowe wypowiedzenie ani częściowe wystąpienie z układu zbiorowego pracy.
KEUZP będzie prowadzona przez ministra pracy systemie teleinformatycznym; będą w niej ewidencjonowane układy zbiorowe pracy i protokoły dodatkowe do tych układów oraz porozumienia zbiorowe i protokoły dodatkowe do tych porozumień. W zakresie porozumień zbiorowych w KEUZP będą ewidencjonowane:
1) porozumienia zbiorowe, o których mowa w: KP, Karcie Nauczyciela, ustawie o związkach zawodowych, ustawie o rozwiązywaniu sporów zbiorowych, ustawie o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników oraz ustawie o czasie pracy kierowców,
2) porozumienia zbiorowe nieoparte na ustawie, dotyczące warunków płacy
– jeżeli są zawarte przez organizację związkową i pracodawcę lub co najmniej dwóch pracodawców lub organizację pracodawców.
Ustawa przewiduje jednak, że minister pracy stworzy KEUZP w terminie 2 lat od dnia wejścia w życie tej ustawy. Komunikat w tej sprawie minister pracy ogłosi w Dzienniku Urzędowym RP „Monitor Polski” w terminie co najmniej jednego miesiąca przed dniem utworzenia KEUZP.
Do czasu utworzenia KEUZP obowiązek zgłaszania informacji dotyczących układu zbiorowego lub porozumienia zbiorowego, o których mowa w art. 33 i art. 34 ustawy, ma być realizowany przez przekazanie drogą elektroniczną zgłoszenia zawierającego wymagane informacje opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym wraz z cyfrowym odwzorowaniem treści układu zbiorowego pracy, porozumienia zbiorowego lub protokołów dodatkowych do ministra pracy.
Układy zbiorowe pracy zawarte do 13.12.2025 r. pozostają w mocy albo są stosowane do dnia upływu terminu wypowiedzenia albo rozwiązania takiego układu albo do dnia upływu terminu obowiązywania takiego układu, jeżeli jest w nim wskazany. Także porozumienia i regulaminy regulujące zasady pracy zdalnej, porozumienia o stosowaniu przerywanego czasu pracy oraz o przedłużeniu okresu rozliczeniowego czasu pracy zawarte do 13.12.2025 r. pozostają w mocy albo są stosowane do dnia upływu terminu obowiązywania takiego porozumienia lub regulaminu, jeżeli jest w nim wskazany.
Jawność wynagrodzeń i neutralne płciowo nazwy stanowisk pracy
Z dniem 24.12.2025 r. weszła w życie nowelizacja KP, która wprowadził do niego art. 183ca. Przepis ten nakłada na pracodawcę obowiązek przekazania osobie ubiegającej się o zatrudnienie na danym stanowisku informacji o:
1) wynagrodzeniu, o którym mowa w art. 183c § 2 (tj. wszystkich składnikach wynagrodzenia i innych świadczeniach pieniężnych i niepieniężnych związanych z pracą), jego początkowej wysokości lub jego przedziale – opartym na obiektywnych, neutralnych kryteriach, w szczególności pod względem płci, oraz
2) odpowiednich postanowieniach układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania – w przypadku gdy pracodawca jest objęty takim układem lub obowiązuje u niego taki regulamin.
Informacje te pracodawca ma przekazać z wyprzedzeniem umożliwiającym zapoznanie się z tymi informacjami, w postaci papierowej lub elektronicznej, zapewniając świadome i przejrzyste negocjacje:
1) w ogłoszeniu o naborze na stanowisko;
2) przed rozmową kwalifikacyjną – jeżeli pracodawca nie ogłosił naboru na stanowisko albo nie przekazał tych informacji w ogłoszeniu o naborze;
3) przed nawiązaniem stosunku pracy – jeżeli pracodawca nie ogłosił naboru na stanowisko albo nie przekazał tych informacji w ogłoszeniu o naborze albo przed rozmową kwalifikacyjną.
Ostatecznym terminem na przekazanie osobie ubiegającej się o zatrudnienie tych informacji jest zatem moment przed nawiązaniem stosunku pracy.
Ponadto począwszy od 24.12.2025 r. na pracodawcę nałożony został obowiązek zapewnienia, aby ogłoszenia o naborze na stanowisko oraz nazwy stanowisk były neutralne pod względem płci, a proces rekrutacyjny przebiegał w sposób niedyskryminujący.
Wliczanie umów cywilnoprawnych do stażu pracy
Ustawa z 26.9.2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw wprowadza do Kodeksu pracy nowe art. 3021 i 3022 KP. Przepisy te regulują zasady wliczania do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze, okresów pracy na podstawie określonych w nich umów cywilnoprawnych, jak również okresów prowadzenia działalności gospodarczej. Ta nowelizacja KP wchodzi w życie z dniem 1.1.2026 r., z tym, że od tego dnia będzie ona stosowana u pracodawców będących jednostkami sektora finansów publicznych, a dopiero od 1.5.2026 r. – u pozostałych pracodawców.
Na podstawie tych przepisów do okresu zatrudnienia wliczane będą:
1) okresy prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności, o której mowa w art. 8 ust. 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: SysUbSpołU), oraz okresy pozostawania osobą współpracującą z osobą fizyczną prowadzącą taką działalność – co do zasady pod warunkiem, że za ich okres opłacane były składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe,
2) okresy wykonywania przez osobę fizyczną umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, jak również wykonywania przez osobę fizyczną umowy agencyjnej oraz pozostawania przez osobę fizyczną osobą współpracującą z ww. osobą – co do zasady pod warunkiem, że osoba podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym,
3) okresy pozostawania przez osobę fizyczną członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej albo członkiem spółdzielni kółek rolniczych – co do zasady pod warunkiem, że osoba podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.
Wymienione okresy potwierdzać będzie zaświadczenie wydane przez ZUS o odpowiednio opłacaniu składek albo podleganiu ww. ubezpieczeniom, na wniosek zainteresowanej osoby (złożony w postaci elektronicznej za pomocą profilu informacyjnego utworzonego w systemie teleinformatycznym udostępnionym przez ZUS).
Do okresu zatrudnienia wliczany będzie także:
- udokumentowany okres wykonywania innej niż zatrudnienie pracy zarobkowej przebyty za granicą u pracodawcy zagranicznego,
- okres zawieszenia działalności gospodarczej przez osobę prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą, o której mowa w art. 8 ust. 6 pkt 1 SysUbSpołU, w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
- okres sprawowania przez osobę współpracującą osobistej opieki nad dzieckiem, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe.
Jeżeli pracownik w ramach działalności gospodarczej albo wymienionych umów cywilnoprawnych wykonywał pracę na rzecz obecnego pracodawcy, to wspomniane okresy będą mu wliczane nie tylko do tzw. ogólnego stażu pracy (od którego zależy m.in. wymiar urlopu wypoczynkowego), ale i do tzw. zakładowego stażu pracy (od którego zależy np. okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas określony albo czas nieokreślony).
Pracownik zatrudniony na dzień 1.1.2026 r. u pracodawcy będącego jednostką sektora finansów publicznych będzie musiał udokumentować wspomniane okresy wliczalne w ciągu 24 miesięcy od 1.1.2026 r., aby podlegały one wliczeniu do jego pracowniczego stażu pracy. Także pracownik zatrudniony na dzień 1.5.2026 r. u pracodawcy niebędącego jednostką sektora finansów publicznych będzie miał 24 miesiące liczone od 1.5.2026 r. na udokumentowanie tych okresów wliczalnych – pod rygorem ich niewliczenia do stażu pracy u tego pracodawcy.
Uprawnienia pracownicze wynikające z wliczenia nowych okresów wliczalnych do okresu zatrudnienia będą przysługiwały dopiero od dnia nabycia prawa do tych uprawnień, ale nie wcześniej niż:
- od 1.1.2026 r. – w przypadku pracownika zatrudnionego u pracodawcy będącego jednostką sektora finansów publicznych,
- od 1.5.2026 r. – w przypadku pracownika zatrudnionego u pracodawcy nie będącego jednostką sektora finansów publicznych.
Forma wniosków i informacji
W dniu 4.12.2025 r. Sejm uchwalił ustawę o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Ustawa ta została skierowana do Senatu, potem musi jeszcze zostać podpisana przez Prezydenta, aby weszła w życie. Zmiany w KP wprowadzone tą ustawą polegają na zastąpieniu pisemnej formy różnych informacji i wniosków z KP postacią papierową lub elektroniczną. Po wejściu tej ustawy w życie możliwe będzie stosowanie postaci papierowej lub elektronicznej (zamiast formy pisemnej) odnośnie do:
- przekazywania pracownikowi przed dopuszczeniem go do pracy informacji o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (jeżeli jest on stosowany u pracodawcy),
- przekazywania pracownikom wymaganych przez KP informacji związanych z przejściem zakładu pracy lub części zakładu pracy na innego pracodawcę,
- zawiadomienia reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej o zamiarze wypowiedzenia mu umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony lub umowy na czas określony z podaniem przyczyny uzasadniającej rozwiązania umowy oraz zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń przez organizację związkową w odpowiedzi na takie zawiadomienie (jeżeli organizacja uważa, że wypowiedzenie byłoby uzasadnione),
- sporządzania rozkładu czasu pracy pracownika na przyjęty okres rozliczeniowy.
Zachowanie postaci papierowej lub elektronicznej (zamiast formy pisemnej) będzie również dopuszczalne w przypadku wniosku pracownika o:
- stosowanie do niego indywidualnego rozkładu czasu pracy, systemu skróconego czasu pracy, systemu pracy weekendowej, ruchomego czasu pracy,
- udzielenie mu czasu wolnego w celu załatwienia spraw osobistych,
- udzielenie mu czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych,
- udzielenie mu urlopu bezpłatnego,
jak również w przypadku:
- wniosku pracownika pracującego w nocy o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy,
- potwierdzenia przez pracownika zapoznania się z przepisami oraz zasadami bhp.
Ta nowelizacja wprowadzi również do KP przepisy określające termin wypłaty pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Pracodawca będzie dokonywał wypłaty tego ekwiwalentu w terminie wypłaty wynagrodzenia (ustalonym zgodnie z art. 85 KP). Jeżeli jednak taki termin wypłaty wynagrodzenia przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, to w takim przypadku wypłaty ekwiwalentu pracodawca będzie musiał dokonać w terminie 10 dni od dnia ustania stosunku pracy (a jeżeli ustalony w ten sposób termin wypłaty ekwiwalentu jest dniem wolnym od pracy, to w dniu poprzedzającym ten dzień).
Natomiast wprowadzane tą ustawą zmiany w ustawie z 4.3.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych polegają na zwiększeniu do minimum dwóch liczby pracowników wybranych przez załogę do reprezentowania jej interesów, z którymi pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa musi uzgodnić:
- postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie wysokości odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych lub nietworzenia tego funduszu,
- regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
Ustawa wejdzie w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.
Mobbing
Projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy – Kodeks postępowania cywilnego przewiduje zmiany w przepisach KP dotyczących równego traktowania oraz mobbingu. Projekt ten został przyjęty przez Stały Komitet Rady Ministrów, dopiero po przyjęciu go przez Radę Ministrów zostanie skierowany do Sejmu.
Projekt ten przewiduje znaczne rozbudowanie art. 943 KP, dotyczącego mobbingu. Na pracodawcę zostanie nałożony obowiązek aktywnego i stałego przeciwdziałania mobbingowi przez stosowanie działań prewencyjnych, wykrywanie oraz właściwe reagowanie, a także przez działania naprawcze i wsparcie osób dotkniętych mobbingiem. Definicja mobbingu zostanie ograniczona do stwierdzenia, że oznacza on zachowania polegające na uporczywym nękaniu pracownika, przy czym uporczywość nękania ma polegać na tym, że jest ono powtarzalne, nawracające lub stałe. Przepisy będą wprost przesądzały, że mobbingiem nie są zachowania incydentalne, choćby stanowiły one naruszenie dóbr osobistych pracownika (co obecnie wynika z orzecznictwa sądowego). W przepisach wprost wymienione zostaną przejawy mobbingu (m.in. upokarzanie, zastraszanie, zaniżanie oceny przydatności zawodowej pracownika, nieuzasadniona krytyka, poniżanie lub ośmieszanie pracownika, izolowanie pracownika lub eliminowanie z zespołu – gdy przyjmują postać uporczywego nękania).
Nowością będzie, że pracownik, który doznał mobbingu będzie miał prawo dochodzić od pracodawcy zadośćuczynienia w wysokości nie niższej niż 12-krotność minimalnego wynagrodzenia za pracę lub odszkodowania. Pracodawca, który wypłacił pracownikowi odszkodowanie lub zadośćuczynienie z tytułu mobbingu będzie miał prawo żądać od osoby, od której pochodziły zachowania stanowiące mobbing, wyrównania poniesionej szkody. Ponadto pracodawca nie będzie ponosił odpowiedzialności za mobbing, gdy wykaże, że należycie wykonywał obowiązek przeciwdziałania mobbingowi, a zachowania mobbingowe pochodziły od osoby, która nie kierowała pracownikiem lub nie znajdowała się wobec niego w nadrzędnej pozycji służbowej w zakładzie pracy.
U pracodawców, u których został ustalony regulamin pracy, będzie on musiał zawierać także reguły, procedury oraz częstotliwość działań w obszarze przeciwdziałania: naruszaniu godności oraz innych dóbr osobistych pracowników, naruszaniu zasady równego traktowania w zatrudnieniu oraz dyskryminacji oraz mobbingowi. Jeżeli natomiast u pracodawcy nie obowiązuje regulamin pracy ani kwestie te nie są określone w układzie zbiorowym pracy, to będą musiały być ustalone przez pracodawcę w obwieszczeniu (uzgadnianym ze związkami zawodowymi, a jeżeli takie u pracodawcy nie działają – z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy).
Ta nowelizacja KP obejmuje również problematykę dyskryminacji – doprecyzowując definicję dyskryminacji bezpośredniej, wprowadzając do KP pojęcia dyskryminacji przez założenie i dyskryminacji przez skojarzenie. Osoba, wobec której pracodawca naruszył zasadę równego traktowania w zatrudnieniu, będzie miała prawo do zadośćuczynienia w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę lub do odszkodowania. W przypadku wielokrotnego naruszenia wobec osoby zasady równego traktowania w zatrudnieniu sąd będzie oceniał rozmiar krzywdy wyrządzonej pracownikowi zasądzając na jego rzecz zadośćuczynienie stanowiące kwotę odpowiednio wyższą, nie niższe niż 3-krotność minimalnego wynagrodzenia za pracę. Co istotne nowy art. 183g KP nałoży na pracodawców obowiązek aktywnego i stałego przeciwdziałania naruszaniu zasady równego traktowania przez stosowanie działań prewencyjnych, wykrywanie oraz właściwe reagowanie, a także przez działania naprawcze i wsparcie osób dotkniętych nierównym traktowaniem.
Ustawa ta ma wejść w życie po upływie 21 dni od dnia ogłoszenia, zatem jest szansa, że nastąpi to do połowy przyszłego roku.
Podstawa prawna:
- ustawa z 4.6.2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy (Dz.U. z 2025 r. poz. 807)
- ustawa z 26.9.2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U z 2025 r. poz. 1423)
- ustawa z 5.11.2025 r. o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych (Dz.U. z 2025 r. poz. 1661)
- ustawę z 4.12.2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (w wersji przekazanej do Senatu)
- projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy – Kodeks postępowania cywilnego (przyjęty przez SKRM, nr w Wykazie prac legislacyjnych: UD183).
