Koszty wspólne, dotyczące organizacji spotkań integracyjnych pracowników i osób współpracujących, jako koszty podatkowe na gruncie CIT

Niewątpliwie koszty spotkań integracyjnych pracowników mogą stanowić dla pracodawcy koszty podatkowe, bowiem są one ponoszone w jego interesie – czy to w celu uzyskania, czy choćby zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (art. 15 ust. 1 ustawy o CIT). Nie ma powodu aby uważać, że koszty integracji kontrahentów (osób współpracujących) ponoszone są w innym celu, niż wskazany w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Organy podatkowe wskazują jednak, że w tym ostatnim przypadku są to koszty o charakterze reprezentacyjnym, które wyłączone są z kosztów uzyskania przychodów (art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT). Organy podatkowe nie zgadzają się na zaliczenie kosztów przypisanych do osób współpracujących do kosztów podatkowych (por. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 21.3.2024 r., 0114-KDIP2-1.4010.25.2024.2.PP).

Problematycznym są zatem jedynie koszty wspólne, stałe, których nie można podzielić na grupę pracowników i grupę współpracowników. Najlepszym rozwiązaniem jest umówienie się z organizatorami imprezy w taki sposób, aby odpowiedni podział kosztów wynikał z dokumentów (umów lub faktur). Skoro zarówno koszty pracownicze, jak i koszty dotyczące podwykonawców są kosztami podatkowymi, ale jednocześnie są one kosztami reprezentacji, to w całości takie niepodzielne wspólne koszty ogólne nie będą mogły stanowić kosztów podatkowych. Przepis art. 15 ust. 1 ustawy o CIT dotyczy kosztów „z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1”. Wystarczy więc, aby koszt miał charakter choćby częściowo reprezentacyjny, żeby nie mógł być kosztem podatkowym.

Ewidencja księgowa uproszczonych zaliczek na CIT

Naliczone oraz zapłacone zaliczki na CIT nie są czynnymi rozliczeniami międzyokresowymi kosztów, ponieważ nie dotyczą ponoszonych przez jednostkę kosztów ani nie dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych. Zatem, choć w trakcie roku jednostka może zorganizować sobie sposób ewidencji księgowej uproszczonych zaliczek na podatek dochodowy (za pomocą odpowiednich zapisów w polityce rachunkowości), to – zdaniem Autora – błędnym jest wykorzystywanie konta z zespołu 6 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów” z powodów opisanych powyżej.

Autor sugeruje korektę zapisów, aby ewidencja księgowa miała następujący układ:

1) naliczenie comiesięcznej zaliczki na CIT:

a) Wn „Obowiązkowe obciążenie wyniku finansowego”,

b) Ma „Zobowiązania publicznoprawne”,

2) doprowadzenie kwoty CIT zapłaconego (w postaci zaliczki uproszczonej) do wartości zaliczki należnej (faktycznej) za dany rok obrotowy:

a) jeżeli CIT należny za dany rok jest wyższy, niż suma zapłaconych zaliczek uproszczonych: Wn „Obowiązkowe obciążenie wyniku finansowego”/Ma „Zobowiązania publicznoprawne”,

b) jeżeli CIT należny za dany rok jest niższy, niż suma zapłaconych zaliczek uproszczonych: Wn „Zobowiązania publicznoprawne”/Ma „Obowiązkowe obciążenie wyniku finansowego”.

Autor sugeruje ustalanie faktycznego zobowiązania podatkowego (w rachunku narastającym) poza księgami rachunkowymi i dopiero „wyrównanie” rozrachunków publicznoprawnych jednym księgowaniem, po dokonaniu rozliczenia rocznego CIT. Takie rozwiązanie eliminuje konieczność dokonywania wielu zapisów na koncie „Obowiązkowe obciążenie wyniku finansowego” oraz jest zgodne z rozumieniem zobowiązań z tytułu CIT (KSR nr 2 „Podatek dochodowy”). Z racji opłacania zaliczek w formie uproszczonej, w danym miesiącu nie powstało zobowiązanie z tytułu CIT w kwocie obliczonej zaliczki, którą jednostka płaciłaby, gdyby nie wybrała uproszczonej formy opłacania zaliczek.

Mobbing ze strony innej osoby niż pracownik

Obecnie przepisy nie wskazują, kto może być sprawcą mobbingu. Przyjmuje się, że najczęściej przełożony, jako osoba mająca pewnego rodzaju władztwo kierownicze nad pracownikiem. Oczywiście nie tylko przełożony może być sprawcą – mobbing pochodzić może od współpracowników albo nawet podwładnych, co nie jest negowane. Przyjmuje się także, że sprawcą może być inna osoba niż pracownik. Przykładowo, w wyroku SN z 22.7.2025 r., (III PSKP 29/24) wskazano, że  na pracodawcy ciąży obowiązek zapewnienia pracownikom bezpieczeństwa w środowisku pracy, w tym ochrona przed bezprawnym działaniem osób postronnych w zakładzie pracy (np. klientów). W takim przypadku bez znaczenia jest status prawny mobbera (pracownik, zleceniobiorca czy osoba współpracująca z pracodawcą). Istotne jest, że dopuszcza się on działań w środowisku pracy i zachowania te mają związek z pracą osoby mobbowanej. Bierność pracodawcy w tej sprawie (ignorowanie zachowań mobbingowych w zakładzie pracy) można również zakwalifikować jako naruszenie obowiązku zapewnienia przestrzegania zasad współżycia społecznego w zakładzie pracy.

Takie podejście jest w pełni logiczne, szczególnie odnośnie do kadry menadżerskiej zatrudnianej w oparciu o umowy cywilnoprawne, w tym w ramach B2B. Nie ma znaczenia to, że pracują w oparciu o inny rodzaj współpracy niż stosunek pracy – mają wpływ na pracowników, mogą wykazywać w stosunku do nic zachowania nie akceptowane przez przepisy i pracodawca ponosi odpowiedzialność za ich działania.

W nowych przepisach ustawodawca odnosi się do tej kwestii – za mobbing uważać się będzie zachowania pochodzące w szczególności (a zatem nie tylko – nowo wprowadzony katalog nie jest katalogiem zamkniętym) od:

– zarówno od pojedynczej osoby, jak i grupy osób.

Pracodawca zatrudniający co najmniej 10 pracowników ustalać ma  reguły, procedury oraz częstotliwość działań w obszarach przeciwdziałania naruszaniu godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, przeciwdziałania naruszaniu zasady równego traktowania w zatrudnieniu, przeciwdziałania dyskryminacji oraz przeciwdziałania mobbingowi w regulaminie, jeżeli te reguły, procedury oraz częstotliwość działań nie są określone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy.

Regulamin, wewnętrzna procedura wprowadzana przez pracodawcę objąć może wprost pracowników, czyli osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy. Jednostronne narzucenie jej innym osobom (osoby świadczące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych, itp.) jest wątpliwe, chociaż przyjmując szczególny ochronny charakter regulacji dotyczących przeciwdziałania mobbingowi oraz to, że osoby te wymienione są wśród wskazanych w art. 94³ § 8 Kodeksu pracy potencjalnych sprawców mobbingu takie podejście można uznać za uzasadnione. W ocenie autora najlepszym rozwiązaniem byłoby jednak wskazywanie w zawieranych umowach obowiązku powstrzymywania się od działań mających charakter mobbingu i na konieczność stosowania się do wewnętrznych postanowień „antymobbingowych” – do odrębnego regulaminu lub do konkretnych zapisów regulaminu pracy. Takie postanowienie umowne nie może być traktowane jako element podporządkowania, a przejaw zgodnej woli stron, dodatkowo wzmocniony zapisami art. 94³ § 8 Kodeksu pracy.  Osobom współpracującym w ramach wolontariatu, praktyk absolwenckich, staży, pracownikom tymczasowym należy wskazać na stosowanie tych reguł w skierowanej do nich indywidualnej informacji.

PCC od nabycia udziałów w spółce z o.o. przez spółkę komandytową

Udziały w spółce z o.o. stanowią prawa majątkowe, których sprzedaż podlega opodatkowaniu podatkiem od czynności cywilnoprawnych na podstawie art. 1 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy o PCC.

Stosownie do art. 4 pkt 1 ustawy o PCC obowiązek podatkowy przy umowie sprzedaży ciąży na kupującym, a więc w przedstawionym przypadku na spółce komandytowej.

W myśl art. 6 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy o PCC podstawę opodatkowania stanowi wartość rynkowa udziałów z dnia dokonania czynności. Jeżeli określona w umowie cena 50 000 zł odpowiada wartości rynkowej udziałów, stanowi ona podstawę obliczenia podatku od czynności cywilnoprawnych. Wartość nominalna udziałów wynosząca 5 000 zł nie wpływa na wysokość podatku.

Na podstawie art. 7 ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy o PCC sprzedaż udziałów, jako innych praw majątkowych, podlega opodatkowaniu według stawki 1%. Przy podstawie opodatkowania wynoszącej 50 000 zł należny podatek od czynności cywilnoprawnych wyniesie zatem 500 zł.

Obowiązek podatkowy powstaje, stosownie do art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy o PCC, z chwilą skutecznego zawarcia umowy sprzedaży udziałów. Spółka komandytowa powinna zatem, na podstawie art. 10 ust. 1 ustawy o PCC, złożyć deklarację PCC-3 oraz obliczyć i wpłacić podatek w wysokości 500 zł w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy. Deklarację należy złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na siedzibę spółki komandytowej, zgodnie z art. 12 ust. 1 pkt 2 ustawy o PCC.

Obowiązek wystawienia faktury na rzecz podmiotu prowadzącego działalność nieewidencjonowaną

Zgodnie z art. 106ga ust. 1 VATU podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF. Obowiązek wystawienia faktury, na mocy art. 106b ust. 1 pkt 1 VATU, występuje przy sprzedaży dokonywanej na rzecz innego podatnika.

Działalność nierejestrowana jest działalnością gospodarczą, a osoba ją prowadząca jest podatnikiem VAT w rozumieniu art. 15 ust. 1 VATU.

Jeśli nabywca ujawni, że prowadzi działalność nierejestrowaną, to będzie on podatnikiem VAT, a transakcja powinna być udokumentowana fakturą. Obowiązek taki nie powstanie np. w przypadku sprzedaży zwolnionej od VAT.

Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną jest podatnikiem, a nie konsumentem. Z tego względu nie dotyczą jej regulacje art. 106ga ust. 2 pkt 4 w zw. art. 106ga ust. 4 VATU. Wystawienie faktury w KSeF (jeśli sprzedawca ma już taki obowiązek) jest obligatoryjne, a nie dobrowolne (jak w przypadku transakcji dokonywanych z konsumentami).

Faktura, która wystawiana jest na rzecz podmiotu prowadzącego działalność nierejestrowaną, przypomina fakturę konsumencką, ponieważ w części „Podmiot2” nie wypełnia się pola „NIP”, tylko „BrakID”.

Powstaje wówczas także obowiązek udostępnienia faktury nabywcy w sposób z nim uzgodniony (art. 106gb ust. 4 pkt 5 VATU), wraz z podaniem kodu QR oraz numeru faktury w KSeF (art. 106gb ust. 5 i art. 106gb ust. 6 VATU).

Przedstawiciele pracowników przy ustalaniu procedur antymobbingowych

Nowy art. 94^3a ustawy Kodeks pracy (dalej: KP) (obowiązujący od 5.11.2026 r.) wprowadza obowiązek ustalenia przez pracodawcę zatrudniającego co najmniej 10 pracowników reguł, procedur oraz częstotliwości działań w obszarach przeciwdziałania naruszaniu godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, przeciwdziałania naruszaniu zasady równego traktowania w zatrudnieniu, przeciwdziałania dyskryminacji oraz przeciwdziałania mobbingowi w regulaminie, jeżeli te reguły, procedury oraz częstotliwość działań nie są określone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy.

Treść tego regulaminu jest ustalana z organizacją związkową, a jeżeli taka u pracodawcy nie działa – z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie obowiązującym u danego pracodawcy.

Konieczność współdziałania w sytuacji braku organizacji związkowej z przedstawicielami pracowników to nie nowość, przewiduje ją wiele przepisów (np. art. 150 § 3 KP – wprowadzenie wydłużonego okresu rozliczeniowego czasu pracy, art. 67²⁰ § 4 KP – ustalenie regulaminu pracy zdalnej).

Nie występują bezpośrednie ograniczenia podmiotowe wskazujące kto może/kto nie może być przedstawicielem pracowników. Przepisy Kodeksu pracy odnoszące się do wyboru przedstawicieli pracowników nie zawierają ograniczenia, z którego wynikałoby, że przedstawicielami pracowników mogą być jedynie pracownicy. Ograniczenie do pracowników można wywodzić z tego, że dana regulacja wewnętrzna dotyczyć będzie tylko pracowników. Jakkolwiek mobberem może być osoba spoza osób zatrudnionych na podstawie stosunku pracy, to sam mobbing lub nierówne traktowanie w oparciu o przepisy KP odnosi się do pracowników. Warto zatem by to pracownicy współdecydowali o treści regulaminu.

Przepisy nie wskazują także wprost na żadne wyłączenia spod kręgu osób, które mogą być przedstawicielami pracowników. Należy jednak przyjąć, że przedstawicielami nie powinny być osoby zarządzające zakładem pracy w imieniu pracodawcy ((zdefiniowani w art. 128 KP). Pracownicy ci, posiadając status pracowniczy reprezentują  jednocześnie interes podmiotu zatrudniającego. Pomijając nawet kwestie negocjacji i zawierania porozumienia z samym sobą, co w oczywisty sposób byłoby objęte nieważnością, wykluczyć należy reprezentowanie pracowników np. przez głównego księgowego w negocjacjach z dyrektorem zarządzającym. Umiejscowienie tych osób na samym szczycie hierarchii zakładu pracy wyłącza ich spod możliwości reprezentacji „załogi”. Wykluczyć powinniśmy również radcę prawnego, jako osobę, która w razie sporu reprezentuje pracodawcę oraz pracowników młodocianych jako osoby nie mające pełnej zdolności do czynności prawych.

Co do zasady, przez pracowników może zostać wyłoniona stała reprezentacja. Jeżeli jednak wcześniej wybrane osoby zostały umocowane tylko do zawarcia porozumienia dotyczącego ruchomych rozkładów czasu pracy (taki cel był wskazany przy ich wyborze) nie można ich automatycznie uznawać za osoby, które mogą reprezentować pracowników w innym zakresie.

Zasady dotyczące formalnego zakończenia używania kas fiskalnych oraz ich wyrejestrowania z ewidencji

Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 4 ustawy o VAT podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani poddawać kasy obowiązkowym przeglądom technicznym w terminach określonych w przepisach wykonawczych. W myśl § 55 ust. 1 KasyR obowiązkowego przeglądu technicznego kasy dokonuje się nie rzadziej niż co dwa lata. Brak wykonywania przeglądów stanowi naruszenie obowiązków formalnych, które związane są z używaniem kas rejestrujących.

W myśl art. 111 ust. 6ka ustawy o VAT jeżeli podatnik nie podda kasy rejestrującej w terminach, które określone zostały w przepisach wydanych na podstawie art. 111 ust. 7a pkt 4 ustawy o VAT, obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis, naczelnik urzędu skarbowego nakłada na podatnika, w drodze decyzji, karę pieniężną w wysokości 300 zł. Należy zauważyć, że za niedopełnienie obowiązku przeglądu kasy rejestrującej nie przewidziano odpowiedzialności karnej skarbowej. Za to zaniechanie grozi jedynie wyrażona w powołanej regulacji sankcja administracyjna. W kontekście przepisów kodeksu karnego skarbowego brak przeglądu może być traktowany jako wadliwe prowadzenie księgi. Z danych przedstawionych w pytaniu należy wnioskować, że podatnik skądinąd prowadzi ewidencję sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących z ważnym przeglądem, natomiast analizowane zagadnienie dotyczy wyłącznie kas nieużywanych. Stąd też odpowiedzialność karna skarbowa nie wchodzi w tej sytuacji w grę, więc składanie czynnego żalu nie jest uzasadnione.

Zgodnie z § 35 KasyR w przypadku zakończenia używania kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii z powodu zakończenia działalności gospodarczej lub zakończenia pracy tej kasy w trybie fiskalnym, podatnik zobowiązany jest do dokonania określonych czynności technicznych i formalnych, obejmujących w szczególności wykonanie raportów fiskalnych, dokonanie – przy udziale uprawnionego serwisanta – odczytu zawartości pamięci fiskalnej oraz sporządzenie protokołu z tej czynności. Następnie podatnik zobowiązany jest do złożenia tego protokołu wraz z raportem fiskalnym rozliczeniowym oraz wnioskiem o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. W taki sposób podatnik powinien postąpić z kasami, które na przestrzeni lat 2015–2016 przestały być użytkowane.

Obowiązujące przepisy nie regulują wprost sposobu postępowania z kasami zagubionymi. W takiej sytuacji zasadne jest złożenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego wniosku o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, wraz z wyjaśnieniem opisującym okoliczności zagubienia kasy oraz brak możliwości przeprowadzenia odczytu pamięci kasy fiskalnej.

Utrata ważności szkolenia BHP podczas choroby pracownika

Stosownie do postanowień art. 237³ § 2 ustawy Kodeks pracy (dalej: KP), pracodawca jest obowiązany zapewnić przeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie.

Szczegółowe zasady organizowania i przeprowadzania powyższych szkoleń określone zostały w przepisach rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z 27.7.2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1327 ze zm.; dalej: SzkolBHPR).

W myśl § 6 SzkolBHPR, szkolenia z dziedziny bhp prowadzone są jako szkolenia wstępne i szkolenia okresowe.

Szkolenie wstępne, na które składa się instruktaż ogólny oraz instruktaż stanowiskowy, powinno odbyć się przed dopuszczeniem pracownika do pracy, natomiast częstotliwość przeprowadzania szkoleń okresowych pracodawca ustala po konsultacji z pracownikami lub ich przedstawicielami – respektując zarazem wytyczne wynikające z § 15 ust. 1 i 2 SzkolBHPR. Oznacza to, że szkolenia okresowe powinny się odbywać nie rzadziej niż:

1. co roku dla stanowisk, na których wykonywane są prace szczególnie niebezpieczne,
2. co 3 lata dla stanowisk robotniczych,
3. co 5 lat dla stanowisk kierowniczych, inżynieryjno-technicznych, pracowników służby bhp i innych osób wykonujących zadania tej służby, a także pozostałych stanowisk, których charakter pracy wiąże się z narażeniem na czynniki szkodliwe dla zdrowia, uciążliwe lub niebezpieczne albo z odpowiedzialnością w zakresie bhp,
4. co 6 lat dla stanowisk administracyjno-biurowych. Należy przy tym dodać, że pierwsze szkolenie okresowe powinno się odbyć w ciągu do 6 miesięcy od momentu rozpoczęcia pracy przez osobę zatrudnioną na stanowisku kierowniczym lub 12 miesięcy w przypadku pozostałych pracowników.

Należy jednak podkreślić, że pierwsze szkolenie okresowe powinno odbyć się w ciągu do 6 miesięcy od momentu rozpoczęcia pracy przez osobę zatrudnioną na stanowisku kierowniczym, lub 12 miesięcy w przypadku pozostałych pracowników.

Ponadto, z dniem 1.1.2019 r. weszła w życie ustawa z 9.11.2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym (Dz.U. poz. 2244), która znowelizowała przepisy Kodeksu pracy m.in. w zakresie szkoleń okresowych pracowników. Zmiany polegają na tym, że szkolenie okresowe nie są wymagane w przypadku pracowników zatrudnionych na stanowiskach administracyjno-biurowych, gdy rodzaj przeważającej działalności pracodawcy w rozumieniu przepisów o statystyce publicznej znajduje się w grupie działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecia kategorię ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, chyba że z oceny ryzyka zawodowego, o której mowa w art. 226 pkt 1 KP, będzie wynikało, że jest to konieczne.

Sama absencja chorobowa nie powoduje jednak zniesienia obowiązku przeprowadzenia szkolenia okresowego. Po zakończeniu niezdolności do pracy pracodawca powinien zapewnić pracownikowi możliwość odbycia wymaganego szkolenia.

Należy przy tym odróżnić termin, w którym powinno zostać przeprowadzone szkolenie okresowe, od możliwości dopuszczenia pracownika do pracy. Zgodnie z art. 237³ § 1 KP pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy, do której wykonywania nie posiada on wymaganych kwalifikacji lub dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bhp.

W konsekwencji, jeżeli dotychczasowe szkolenie okresowe utraciło ważność w czasie nieobecności pracownika, po jego powrocie pracodawca powinien w pierwszej kolejności zapewnić spełnienie wymagań dotyczących bhp, a następnie dopuścić pracownika do pracy. W praktyce oznacza to konieczność przeprowadzenia szkolenia okresowego przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy, jeżeli bez aktualnego szkolenia pracownik nie posiada wymaganej znajomości przepisów i zasad bhp.

Jednocześnie nie należy przyjmować, że samo przekroczenie terminu szkolenia okresowego automatycznie i w każdym przypadku oznacza bezwzględny zakaz dopuszczenia pracownika do pracy. Istotne znaczenie ma bowiem art. 237³ § 1 KP, który wiąże zakaz dopuszczenia do pracy z brakiem dostatecznej znajomości przepisów i zasad bhp. Szkolenie okresowe jest natomiast jednym z instrumentów służących zapewnieniu tej wiedzy.

Realizacja corocznego obowiązku informacyjnego w zakresie przejrzystości płac bez zbierania imiennych podpisów pracowników

Ciężar realizacji tego wymogu spoczywa w całości na pracodawcy i sprowadza się do zagwarantowania przejrzystości oraz corocznego, skutecznego przypominania pracownikom o przysługującym im prawie do występowania o informacje dotyczące poziomów wynagrodzeń i kryteriów wynagradzania.

Ustawa ani dyrektywa nie wymagają przy tym zbierania imiennych, pisemnych potwierdzeń od każdego pracownika. W konsekwencji nie ma również podstaw, aby takie oświadczenia generować i włączać do części B akt osobowych, a ich nadmiarowe gromadzenie mogłoby wręcz budzić wątpliwości z punktu widzenia zasady minimalizacji danych na gruncie przepisów o ochronie danych osobowych.

Wystarczającym i prawidłowym rozwiązaniem jest zastosowanie ogólnego kanału komunikacji przyjętego zwyczajowo w danym zakładzie pracy, takiego jak wiadomość e-mail przesłana do wszystkich pracowników, komunikat w firmowym intranecie czy ogłoszenie na tablicy informacyjnej.

Z perspektywy pracodawcy kluczowe znaczenie ma możliwość wykazania, że obowiązek informacyjny został w danym roku faktycznie i skutecznie zrealizowany. W tym celu wystarczającym dowodem może być np. zarchiwizowana korespondencja elektroniczna lub potwierdzenie publikacji komunikatu w wewnętrznym systemie.

Wewnętrzne regulacje dotyczące równego traktowania i mobbingu

Zgodnie z dodanym do Kodeksu pracy art. 94^3a, pracodawca zatrudniający co najmniej 10 pracowników ustalać ma  reguły, procedury oraz częstotliwość działań w obszarach przeciwdziałania naruszaniu godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, przeciwdziałania naruszaniu zasady równego traktowania w zatrudnieniu, przeciwdziałania dyskryminacji oraz przeciwdziałania mobbingowi w regulaminie, jeżeli te reguły, procedury oraz częstotliwość działań nie są określone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy. Już z tego zapisu wynika, że określenie tych kwestii może  nastąpić w regulaminie pracy ale również w odrębnym, dedykowanym regulaminie.

Odpowiedzi na pytanie wprost udziela dodany do art. 104¹ § 1 Kodeksu pracy pkt 10. Określając treść regulaminu pracy wskazuje on, że w regulaminie pracy należy uregulować reguły, procedury oraz częstotliwość działań w obszarach przeciwdziałania:

a) naruszaniu godności oraz innych dóbr osobistych pracowników,
b) naruszaniu zasady równego traktowania w zatrudnieniu oraz dyskryminacji w zatrudnieniu,
c) mobbingowi
– chyba że u pracodawcy wydany został regulamin, o którym mowa w art. 94^3a Kodeksu pracy. Z tej konstrukcji wynika, że kwestie te nie muszą być regulowane regulaminem pracy. Mogą być określane osobnym regulaminem, co dotyczy także pracodawców obowiązanych ze względu na stan zatrudnienia do wydawania regulaminu pracy.

Oczywiście wejście w życie zmian przepisów dotyczących równego traktowania i mobbingu wymusi zmianę regulaminu pracy, w którym pracodawca standardowo (niekiedy nawet bardzo szeroko) odnosi się do tych zagadnień, a w związku ze zmianą definicji mobbingu, zmianom w zakresie dyskryminacji (np. dodanie dyskryminacji przez założenie i przez skojarzenie) i innymi nowościami dotychczasowe zapisy staną się nieaktualne.