Aktualizacja danych osobowych zawartych w kwestionariuszu osobowym
Zmiana danych osobowych pracownika nie oznacza obowiązku aktualizacji lub usunięcia kwestionariusza osobowego znajdującego się w aktach osobowych. Do akt może być włączone oświadczenie pracownika lub nowy kwestionariusz. Po zmianie przez pracownika nazwiska nie ma potrzeby zmiany nazwiska pracownika w treści umowy o pracę, jednak dla porządku można to zrobić.
Zgodnie z art. 22¹ Kodeksu pracy pracodawca zatrudniając pracownika powinien pozyskać od niego określone dane osobowe niezbędne m.in. do prawidłowego przygotowania dokumentów kadrowych, czy zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych. Do danych możliwych do pobrania na etapie rekrutacji należą:
1) imię (imiona) i nazwisko,
2) datę urodzenia,
3) dane kontaktowe,
4) wykształcenie,
5) kwalifikacje zawodowe,
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia, z wyłączeniem informacji o wynagrodzeniu w obecnym stosunku pracy oraz w poprzednich stosunkach pracy.
Z kolei po zatrudnieniu pracodawca może pobrać dodatkowo następujące dane:
1) adres zamieszkania,
2) numer PESEL lub rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
3) inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
4) wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
5) numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
Podanie wymienionych danych następuje w formie wypełnienia kwestionariuszy osobowych odpowiednio dla kandydata do pracy i dla pracownika. Pracodawca może przyjąć dane w formie oświadczenia, ale może też żądać ich udokumentowania, tj. przedstawienia do wglądu dokumentów potwierdzających np. dowód osobisty, świadectwa potwierdzające kwalifikacje.
W przypadku gdy w trakcie okresu zatrudnienia nastąpi zmiana danych osobowych, pracownik jest zobowiązany je zaktualizować, tj. przekazać pracodawcy nowe dane. Pracownik powinien złożyć pracodawcy stosowne oświadczenie w tej sprawie i ewentualnie okazać oryginalny dokument potwierdzający zmianę, np. nowy dowód osobisty, czy zaświadczenie z urzędu stanu cywilnego o zmianie nazwiska.
Zmiana danych osobowych pracownika nie oznacza obowiązku aktualizacji kwestionariusza osobowego znajdującego się w aktach osobowych. Do akt może być włączone oświadczenie pracownika lub nowy kwestionariusz. Dotychczasowy, nieaktualny kwestionariusz nie powinien być usuwany z akt, ponieważ jest on częścią dokumentacji. Nieprawidłowe byłoby ponadto dokonywanie zmian w treści dotychczasowego kwestionariusza. Ewentualne usuwanie lub zaczernianie danych zawartych w treści sporządzonego wcześniej kwestionariusza osobowego mogłoby zostać zakwalifikowane jako próba fałszowania tego dokumentu.
Od chwili złożenia przez pracownika oświadczenia o zmianie danych osobowych, pracodawca nie powinien już wykorzystywać poprzednich danych. Jednak posiadanie w aktach osobowych starych danych nie narusza przepisów. W momencie wypełniania, np. kwestionariusza osobowego, dane te były prawidłowe. Dokumenty oparte na ich podstawie są ważne. Po zmianie przez pracownika nazwiska nie ma potrzeby zmiany nazwiska pracownika w treści umowy o pracę, jednak dla porządku można to zrobić.
Benefity pracownicze a kalkulacja proporcji VAT
Spółka powinna w kalkulacji VAT uwzględnić odsprzedaż benefitów na rzecz współpracowników (w wysokości refakturowanej) i na rzecz pracowników (w wysokości wartości rynkowej).
Zgodnie z art. 90 ust. 3 VATU proporcję VAT ustala się jako udział rocznego obrotu z tytułu czynności, w związku z którymi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, w całkowitym obrocie uzyskanym z tytułu czynności, w związku z którymi podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, oraz czynności, w związku z którymi podatnikowi nie przysługuje takie prawo. Według art. 90 ust. 9a VATU do obrotu nie wlicza się kwoty podatku, więc kwoty obrotu uwzględniane w kalkulacji proporcji VAT powinny odpowiadać podstawie opodatkowania danej czynności.
W przypadku refakturowania na rzecz współpracowników, podstawą opodatkowania jest kwota od nich należna, bez uwzględniania VAT (art. 29a ust. 1 i art. 29a ust. 6 pkt 1 VATU). Ta wartość, która wynika z refakturowania kart sportowych (bez uwzględniania stawki 8% VAT), powinna trafić do kalkulacji proporcji VAT.
Natomiast w przypadku pracowników zasadne jest stosowanie podejścia, że w przypadku benefitów pracowniczych podstawą opodatkowania jest zarówno kwota finansowana przez pracodawcę, jak i przez pracownika (art. 32 ust. 1 VATU). Dlatego też ta wartość powinna trafić do kalkulacji proporcji VAT (należy tu jednak pilnować, aby do kalkulacji nie trafił dwukrotnie obrót z tego tytułu).
Organy podatkowe wskazują, że obrót z tytułu benefitów pracowniczych nie jest uwzględniany w kalkulacji proporcji VAT tylko w sytuacjach, gdy benefity są nieodpłatne, a jednocześnie nieopodatkowane ani zwolnione od VAT (interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 1.2.2022 r., 0111-KDIB3-2.4012.993.2021.1.AZ).
Zwolnienie podmiotowe a błędne rejestrowanie sprzedaży na kasie ze stawkami VAT
W opisanej sytuacji podatnik nie jest zobowiązany do zapłaty należnego podatku. Przepisy nie przewidują obowiązku złożenia pisma do Urzędu Skarbowego. Podatnik musi jednak zaprowadzić tzw. ewidencję korekt, w której wykaże błędnie zaewidencjonowaną na kasie sprzedaż. Ponadto, po dokonaniu korekty, sprzedaż na kasie powinna być zaewidencjonowana w sposób prawidłowy.
Zgodnie z § 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących podatnicy, o których mowa w art. 111 ust. 5 ustawy o VAT, ujmują w ewidencji wartość sprzedaży jako sprzedaż zwolnioną od podatku.
W interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 1.4.2021 r. (0114-KDIP1-3.4012.129.2021.1.PRM) wskazano, że:
„Obowiązujące przepisy prawa nie przewidują możliwości skorygowania błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży i podatku należnego zaewidencjonowanego za pomocą kasy rejestrującej w sytuacji, gdy powstałe błędy nie są efektem oczywistej pomyłki, jednakże brak regulacji prawnych w tym zakresie, nie może pozbawić podatnika możliwości dokonania korekty, jeżeli możliwe jest wykazanie, że obrót z danej transakcji był inny niż kwota figurująca na paragonie, bądź też paragon nie odzwierciedla zaistniałego stanu faktycznego.
Ponieważ kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej (tj. po wydrukowaniu paragonu), to korekta błędnych zapisów powinna być dokonywana za pomocą innych urządzeń księgowych. W takim przypadku należy prowadzić tzw. ewidencję korekt, z której musi dokładnie wynikać kwota korekty sprzedaży i podatku należnego. Ewidencja taka nie ma określonego wzoru, ale wskazane jest, aby zawierała co najmniej dane niezbędne do ustalenia przyczyn zaistniałej korekty, a zapisy w niej widniejące pozwalały na określenie prawidłowej kwoty obrotu i podatku należnego”.
Powyższe prowadzi zatem do wniosku, że choć przepisy nie uznają za oczywistą omyłkę błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wraz z wykazanym VAT zamiast zastosowania zwolnienia), to brak regulacji prawnych w tym zakresie nie może skutkować brakiem prawa do korekty raportów z kasy fiskalnej. Podatnik może dokonać korekty tych raportów na podstawie zapisów w ww. ewidencji korekt. Nie będzie wówczas zobowiązany do zapłaty błędnie wykazanego VAT należnego na paragonach. Należy jednak mieć na uwadze, co podkreślono także w przywołanej interpretacji, że w sytuacji sporu z organem podatkowym, to na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia, że korekty wykazanych nienależnie stawek VAT zostały dokonane zgodnie z prawem oraz miały na celu doprowadzenie do stanu zgodnego ze stanem faktycznym.
Nowy zakładowy układ zbiorowy – porozumienia zmieniające
Przy zmianie UZP, lub wprowadzeniu nowego, można zastosować w miejsce wypowiedzeń zmieniających porozumienia zmieniające.
UZP rozwiązuje się m.in. z upływem okresu wypowiedzenia dokonanego przez jedną ze stron. Nie oznacza to jednak, że w związku z upływem okresu wypowiedzenia UZP przestają obowiązywać zawarte w nim warunki zatrudnienia. Sąd Najwyższy w uchwale z 29.9.2006 r. (II PZP 3/06, Legalis) wskazał, że przepis art. 24113 § 2 zd. 2 Kodeksu pracy ma zastosowanie do wypowiedzenia wynikających z układu zbiorowego pracy warunków umowy o pracę w razie rozwiązania tego układu, także wtedy, gdy nie został on zastąpiony nowym układem zbiorowym pracy ani regulaminem wynagradzania.
Według art. 24113 § 2 Kodeksu pracy, postanowienia układu mniej korzystne dla pracowników wprowadza się w drodze wypowiedzenia pracownikom dotychczasowych warunków umowy o pracę lub innego aktu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy.
Nowe warunki zatrudnienia wprowadzone nowym ZUZP zaczną obowiązywać w stosunku do pracownika po upływie okresu wręczonego mu wypowiedzenia zmieniającego.
Wskazywanie przez ustawodawcę na wypowiedzenie zmieniające nie wyłącza możliwości stosowania porozumień zmieniających. Taką możliwość powszechnie przyjmuje się w doktrynie prawa pracy. Tak np. M. Gładoch [w:] A. Sobczyk (red.), Kodeks pracy. Komentarz, wyd. 7, 2025, art. 24113: „Skoro pracodawca może jednostronnie zmienić warunki zatrudnienia pracownika, to tym bardziej strony mogą zrobić to wspólnie”. Trudno się z tym nie zgodzić. Nie można przyjmować wyłączności jednostronnych zmian (a taką jest zmiana na skutek wypowiedzenia warunków pracy i płacy), z pominięciem wpływu pracowników na ich warunki zatrudnienia (który to wpływ przejawiać się będzie przy ustalaniu porozumienia zmieniającego).
Dokonanie zapłaty na rachunek bankowy spoza białej listy a koszty podatkowe
Katalog działań, które umożliwiają wyłączenie wydatków z kosztów uzyskania przychodów w przypadku dokonania zapłaty na rachunek bankowy spoza białej listy, zawarty jest przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Potencjalnie możliwe jest – co wpisuje się w przekonaniu Autora w pewnego rodzaju obejście prawa – dokonanie ponownej zapłaty tej samej należności na właściwy rachunek bankowy znajdujący się na białej liście.
Reguły określone w art. 15d ust. 1 pkt 2 PDOPrU dotyczą również płatności dokonywanych na rzecz przedsiębiorcy zagranicznego, który jest zarejestrowany w Polsce jako podatnik VAT czynny i wykonuje transakcje podlegające opodatkowaniu VAT w Polsce. Tak wynika z objaśnień Ministra Finansów pt. „Objaśnienia podatkowe z dnia 20 grudnia 2019 r. – wykaz podatników VAT”.
Niestety nie istnieją inne przewidziane przez przepisy podatkowe zasady wyłączenia sankcji z tytułu braku dokonania zapłaty na rachunek wskazany na tzw. białej liście, niż określone w art. 15d ust. 4 PDOPrU.
Ustawodawca wskazał wprost, jakie sytuacje nie wymagają kontroli rachunku bankowego kontrahenta i nie powodują konieczności wyłączenia poniesionego wydatku z kosztów podatkowych. W przypadku, gdy zweryfikowali Państwo brak możliwości skorzystania z art. 15d ust. 4 PDOPrU, to brak jest wprost wskazanych innych rozwiązań pozwalających na zaliczenie do kosztów podatkowych poniesionych wydatków.
W doktrynie można napotkać głosy wskazujące, iż ponowna zapłata do kontrahenta tej samej należności na rachunek widniejący białej liście zgodnie z powyższymi regulacjami pozwoli podatnikowi na rozliczanie tej płatności w kosztach uzyskania przychodów. W praktyce oznacza to konieczność uzgodnienia z kontrahentem zwrotu środków zapłaconych na niewłaściwy rachunek bankowy oraz dokonania ponownej płatności na prawidłowy rachunek. Stanowisko to zostało również zaakceptowane przez Dyrektora KIS w interpretacji indywidualnej z 25.10.2024 r. (0115-KDIT3.4011.711.2024.2.PS). Należy mieć jednak na uwadze, iż interpretacje indywidualne wydawane są wobec wskazanego podatnika i spełniają funkcję ochronną tylko wobec niego. Z tego też względu potencjalnie dokonanie ponownej płatności może stanowić obejście prawa. Zalecane byłoby uzyskanie rozstrzygnięcia indywidualnego dla podatnika, aby zminimalizować ryzyko sporu z organem podatkowym.
Działalność gospodarcza zaliczana do okresu zatrudnienia po 1 stycznia 2026 r.
Tak. Do okresu zatrudnienia wlicza się okresy prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności, o której mowa w art. 8 ust. 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, oraz okresy pozostawania osobą współpracującą z osobą fizyczną prowadzącą tę działalność, za które zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe.
Okresy te potwierdza zaświadczenie wydane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych o opłaceniu za dany okres składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe z danego tytułu.
ZUS wydaje zaświadczenia tylko za okresy, kiedy osoba była objęta ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi lub opłacała składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe lub wypadkowe, albo tylko zdrowotne.
Okresy ubezpieczenia z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej i opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne/rentowe przypadające przed 1.1.1999 r. ZUS też potwierdza na wniosek zainteresowanego (US-7) wydając stosowne zaświadczenie.
Zatem, jeżeli pracodawca przedłożył takie zaświadczenie wydane przez ZUS, potwierdzające okresy prowadzenia działalności gospodarczej i ubezpieczenia, to pracodawca powinien taki dowód uwzględnić i przeliczyć staż do uprawnień pracowniczych. Nie ma na to wpływu data wystawienia zaświadczenia.
Możliwość podpisania umowy przez prokurenta spółki z o.o.
Prokurent samoistny spółki z o.o. (jako zamawiający) nie powinien podpisywać umowy ze spółką jawną (jako wykonawcą), w której jest on jednym ze wspólników. Czynność prawna może zostać – co do zasady – uznana za nieważną. Jeżeli istnieje choćby prawdopodobieństwo konfliktu interesów, to zakaz wynikający z art. 108 ustawy Kodeks pracy (dalej: KC) znajduje bezwzględne zastosowanie.
Przepis art. 1091 KC stanowi, że:
„§ 1. Prokura jest pełnomocnictwem udzielonym przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, które obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa.
§ 2. Nie można ograniczyć prokury ze skutkiem wobec osób trzecich, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej”.
Prokura zapewnia wyjątkowo szeroki i ustawowo określony zakres uprawnień przysługujących prokurentowi. Wyraźnie z art. 1091 § 1 KC wynika, że obejmuje ona ogół czynności sądowych i pozasądowych. Jedyne ograniczenie ma charakter przedmiotowy – prokura dotyczy wyłącznie czynności związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa.
Natomiast zgodnie z art. 108 KC: „Pełnomocnik nie może być drugą stroną czynności prawnej, której dokonywa w imieniu mocodawcy, chyba że co innego wynika z treści pełnomocnictwa albo że ze względu na treść czynności prawnej wyłączona jest możliwość naruszenia interesów mocodawcy. Przepis ten stosuje się odpowiednio w wypadku, gdy pełnomocnik reprezentuje obie strony”.
W doktrynie podnosi się, że art. 108 KC ma zastosowanie do czynności dokonywanych przez prokurenta „z samym sobą”, a więc do takich czynności prawnych, w których jedną stroną jest prokurent działający osobiście, a drugą – przedsiębiorca działający przez tego prokurenta. Podkreśla się bowiem, że prokura jest instytucją prawa handlowego, będącego częścią prawa cywilnego. Jest ona przy tym rodzajem pełnomocnictwa, który jest jedną z form przedstawicielstwa (wyr. SA w Warszawie z 25.6.2020 r., VII AGa 1683/18, Legalis).
Mając powyższe na względzie należy zaznaczyć, że art. 108 KC jako zasadę wprowadza zakaz dokonywania przez pełnomocnika (prokurenta) czynności z samym sobą.
Jedynie przykładowo należy wskazać postanowienie SN z 29.1.2016 r. (II CSK 231/14, Legalis), w którym uznano, że:
Organy zarządzające określoną osobą prawną nie powinny samodzielnie decydować o wierzytelnościach przysługujących im wobec podmiotów zarządzanych, a art. 108 KC może być stosowany na zasadzie analogii do czynności prawnych organu osoby prawnej „z samym sobą”. Przepis ten może mieć zatem analogiczne zastosowanie także w zakresie działalności fundacji, zaś czynność prawna dokonana przez osobę mieniącą się jej pełnomocnikiem z samym sobą jest nieważna. W tym kontekście jeszcze bardziej przekonywujące jest stosowanie art. 108 KC do prokurenta.
Należy jeszcze dodać, że art. 108 KC dopuszcza dokonywanie przez pełnomocnika (prokurenta) czynności z samym sobą jedynie wówczas, gdy możliwość pokrzywdzenia interesów mocodawcy jest wyłączona. Jeżeli wobec tego istnieje choćby prawdopodobieństwo naruszenia interesów mocodawcy, to zakaz wynikający z art. 108 KC znajduje zastosowanie.
Wystawianie faktur sprzedaży w KSeF przez biuro rachunkowe a jego odpowiedzialność
1. Wystawianie faktur sprzedaży przez biuro rachunkowe – umowa z klientem
Podatnik może zlecić wystawianie faktur sprzedaży podmiotowi trzeciemu, jakim może być pracownik klienta, współpracownik czy biuro rachunkowe. Obowiązek i zasady wystawiania faktur sprzedaży przez biuro rachunkowe powinny zostać uregulowane w umowie między stronami. Precyzyjne wskazanie obowiązków i zakresu odpowiedzialności biura rachunkowego pozwala na ograniczenie jego odpowiedzialności karno-skarbowej, jak i cywilnej.
W umowie można zawrzeć dodatkowe zapisy jakie informacje muszą być wskazane przez klienta w celu wystawienia faktury sprzedaży, w jakim terminie zgodnie ze zleceniem/potwierdzeniem akceptacji od klienta faktura ustrukturyzowana zostanie wystawiona, w jakich sytuacjach biuro rachunkowe może odmówić wystawienia faktury (chociażby wątpliwości co do możliwości udokumentowania transakcji fakturą sprzedaży).
To na kliencie powinien spoczywać obowiązek posiadania pełnej dokumentacji wskazującej prawidłowość danych zawartych w fakturze. Biuro rachunkowe powinno jednak rozważyć w jaki sposób sformalizować zakres przekazywanych przez klienta danych do wystawienia faktury (np. mailowo), czy klient przed wysłaniem faktury do KSeF będzie dokonywał jej formalnej akceptacji, w jaki sposób będzie procesowane wystawiania faktur korygujących.
Wartym doprecyzowania będzie również sposób postępowania w przypadku wykrycia błędów lub nieprawidłowości w wystawionych fakturach sprzedaży, zarówno w okresie obligatoryjnego KSeF, jak i w okresie sprzed jego obowiązywania.
W celu ograniczenia odpowiedzialności warto by biuro rachunkowe w umowie zawarło zapis, iż podstawą uznania faktury za prawidłową jest oświadczenia klienta, które nie podlegało weryfikacji poprawności i zgodności z przebiegiem odbytej transakcji, a odpowiedzialność biura rachunkowego ogranicza się wyłączenie do strony formalnej wystawionego dokumentu sprzedaży (czynność techniczna wystawienia faktury), za stronę merytoryczną, w tym zapewnienie należytej staranności, odpowiada klient.
2. Sankcje w KSeF
Zgodnie z przepisem art. 106ni ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: VATU) w brzmieniu obowiązującym od 1.1.2027 r. – jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi:
1) nie wystawił faktury ustrukturyzowanej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur,
2) w okresie trwania awarii, o której mowa w art. 106ne ust. 1 lub 3 VATU, albo niedostępności, o której mowa w art. 106ne ust. 4 VATU, albo w przypadku, o którym mowa w art. 106nda ust. 1 VATU wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem,
3) nie przesłał w wymaganym terminie do Krajowego Systemu e-Faktur faktury, o której mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 lub art. 106nh ust. 1 VATU
– naczelnik urzędu skarbowego nakłada, w drodze decyzji, na podatnika karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur.
Kara będzie nakładana na podatnika. Jeżeli biuro rachunkowe będzie odpowiedzialne za wystawianie faktur w imieniu klienta powinno w zapisach umownych doprecyzować odpowiedzialność odszkodowawczą (regres) w przypadku potencjalnych sankcji nałożonych na podatnika w związku z regulacjami KSeF.
Odpowiedzialność biura rachunkowego na zasadzie regresu dotyczyć będzie więc sytuacji, w której biuro rachunkowe w imieniu podatnika:
- nie wystawiło faktury przy użyciu KSeF (rozumiane jako brak wystawienia faktury),
- wystawiło w okresie awarii KSeF fakturę w postaci elektronicznej, która jest niezgodna z udostępnionym wzorem,
- nie przesłała do KSeF w określonym terminie faktury wystawionych podczas awarii.
3. Odpowiedzialność karno-skarbowa
Zgodnie z art. 9 § 3 ustawy Kodeks karny skarbowy (dalej: KKS) za przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe odpowiada, jak sprawca, także ten, kto na podstawie przepisu prawa, decyzji właściwego organu, umowy lub faktycznego wykonywania zajmuje się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi, osoby fizycznej, osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej.
Równocześnie zgodnie z art. 62 § 2 i 2a KKS, kto fakturę wystawia w sposób nierzetelny albo takim dokumentem się posługuje, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności na czas nie krótszy od roku, albo obu tym karom łącznie.
Ustawodawca w art. 271a KKS sankcjonuje osoby, które wystawiają fakturę lub faktury, zawierające kwotę należności ogółem, której wartość lub łączna wartość jest znaczna, poświadczając nieprawdę co do okoliczności faktycznych mogących mieć znaczenie dla określenia wysokości należności publicznoprawnej lub jej zwrotu albo zwrotu innej należności o charakterze podatkowym lub takiej faktury lub faktur używa (tzw. fałszerstwo intelektualne faktur), podlega karze pozbawienia wolności od 6 miesięcy do lat 8. Jeżeli sprawca dopuszcza się tego czynu wobec faktury lub faktur, zawierających kwotę należności ogółem, której wartość lub łączna wartość jest większa niż pięciokrotność kwoty określającej mienie wielkiej wartości, albo z popełnienia przestępstwa uczynił sobie stałe źródło dochodu, podlega karze pozbawienia wolności na czas nie krótszy od lat 3.
Odpowiedzialność wynikająca z KKS w przypadku wystawienia faktur odnosić się będzie również do biura rachunkowego, jeżeli w imieniu wystawia ono faktury. Co do zasady biuro rachunkowe zobowiązane jest do dochowania należytej staranności za wystawiane faktury. Ograniczenie odpowiedzialności karnej-skarbowej powinno być precyzyjnie zdefiniowane w umowie łączącej strony poprzez wskazanie iż obowiązek biura rachunkowego sprowadza się wyłącznie do technicznej czynności wystawienia faktury zgodnie ze wskazaniem klienta.
Kontrola przedłużaczy w trakcie ich użytkowania
Nie ma obowiązków dokonywania przeglądów czy pomiarów elektrycznych przedłużaczy. Jeśli producent danego przedłużacza uważa takie działania za konieczne, powinien wskazać je w instrukcji lub na oznakowaniu danego wyrobu.
Zgodnie z § 10 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy instalacje i urządzenia elektryczne powinny być tak wykonane i eksploatowane, aby nie narażały pracowników na:
1) porażenie prądem elektrycznym,
2) przepięcia atmosferyczne,
3) szkodliwe oddziaływanie pól elektromagnetycznych, a także
4) nie stanowiły zagrożenia pożarowego, wybuchowego oraz nie powodowały innych ewentualnych szkodliwych skutków.
Zasady produkcji i eksploatacji przedłużaczy elektrycznych uregulowano w przepisach rozporządzenia Ministra Rozwoju w sprawie wymagań dla sprzętu elektrycznego (dalej: WymagElektrR), gdzie w § 4 i § 5 WymagElektrR wskazano, że sprzęt elektryczny może być udostępniany na rynku tylko wówczas, gdy po skonstruowaniu go zgodnie z zasadami dobrej praktyki inżynierskiej w zakresie zasad bezpieczeństwa nie zagraża zdrowiu i bezpieczeństwu ludzi, zwierząt domowych oraz mieniu, jeżeli jest właściwie zainstalowany, utrzymywany i użytkowany zgodnie z przeznaczeniem.
Na sprzęcie elektrycznym powinny być zamieszczone podstawowe informacje, których znajomość i konsekwentne przestrzeganie będą warunkiem tego, że sprzęt elektryczny będzie użytkowany bezpiecznie i zgodnie z przeznaczeniem.
W przypadku braku możliwości zamieszczenia informacji na sprzęcie elektrycznym, informacje te producent powinien podać w dołączonym dokumencie.
Przedłużacze elektryczne należy użytkować zgodnie z wytycznymi ich producentów. W przypadku kiedy producent zaleci wykonanie pomiarów, to oczywiście takie pomiary należy wykonać, w innych przypadkach brak jest uregulowań w tym zakresie (nie mamy obowiązku czynić nic ponad to, co wskazał producent danego przedłużacza).
Oczywiście w ramach zapewnienia bezpiecznych warunków wykonywania pracy warto okresowo dokonywać oglądów przedłużaczy, tak jak np. narzędzi ręcznych i w razie konieczności eliminować z użytkowania wszystkie te, których stan techniczny budzi wątpliwości.
Postać papierowa i elektroniczna. Forma wniosków pracowniczych
Pracodawca może stosować różne możliwości w zakresie poszczególnych wniosków pracowniczych, ale nie może wprowadzić wnioskowania w formie sprzecznej z wymogami przepisów (w tym zakresie procedowana jest nowelizacja ustawy Kodeks pracy ujednolicającą sposób składania poszczególnych wniosków), jak również nie może ograniczyć formy wnioskowania w stosunku do zakresu możliwości, jakie ustalają przepisy ustawy Kodeks pracy (dalej: KP).
W obowiązującym stanie prawnym w Kodeksie pracy w stosunku do różnych wniosków pracowniczych występują różne wymogi w zakresie sposobu ich złożenia (przekazania):
- pisemnie, na piśmie – np. wniosek o udzielenie zwolnienia w celu załatwienia sprawy osobistej,
- postaci papierowej lub elektronicznej – np. wniosek o zwolnienie na opiekę nad dzieckiem (art. 188 KP).
Pomimo kilku wcześniejszych nowelizacji KP rozszerzających możliwość składania pewnych wniosków nie tylko pisemnie, ale także w postaci elektronicznej (np. wniosku o urlop wychowawczy) w obecnym brzmieniu KP nie zawiera ujednoliconych regulacji w tym zakresie. Występują w wielu przypadkach wnioski pisemne (np. wniosek o urlop bezpłatny). W dniu 7.1.2026 r. Prezydent RP podpisał ustawę o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, która m.in. ujednolica te kwestie (ustawa została przekazana prezydentowi do podpisu). W miejsce dotychczasowej formy pisemnej będzie możliwość składania dalszych wniosków pracowników (jak również przekazywania przez pracodawcę pewnych informacji pracownikom) w postaci papierowej lub elektronicznej:
1) przekazania informacji o monitoringu – art. 222 § 8 KP,
2) przekazania informacji o warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę – art. 231 § 3 KP,
3) konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową – art. 38 § 1 i § 2 KP,
4) sporządzenia rozkładu czasu pracy – art. 129 § 3 i § 4 pkt 3 i 4 KP,
5) wniosku o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy – art. 142 KP,
6) wniosku o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy – art. 143 KP,
7) wniosku o zastosowanie systemu pracy weekendowej – art. 144 KP,
8) wniosku o zastosowanie rozkładu czasu pracy, o którym mowa w art. 142 KP, czyli ruchomego czasu pracy – art. 150 § 5 KP,
9) wniosku o udzielenie czasu wolnego w celu załatwienia spraw osobistych – art. 151 § 21 KP zdanie pierwsze,
10) wniosku o udzielenie czasu wolnego za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych – art. 1512 § 1 KP,
11) wniosku o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy – art. 1517 § 6 KP,
12) wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego – art. 174 § 1 KP,
13) wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego na czas pracy u innego pracodawcy – art. 1741 § 1 KP.,
14) instrukcji i wskazówek pracodawcy w zakresie zaznajomienia pracowników z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy – art. 2374 § 3 KP.
Przy wprowadzaniu ustaleń wewnętrznych warto zaczekać na wejście w życie tej nowelizacji.
Pracodawca tworząc zasady wewnętrzne dotyczące wniosków nie może:
- ograniczać możliwości przewidzianych w tym zakresie przez przepisy; jeżeli np. odnośnie do wniosku z art. 188 KP przepisy przewidują postać papierową lub elektroniczną, to nie ma możliwości wprowadzić wewnętrznie tylko formy elektronicznej albo tylko papierowej – stanowiłoby to pogorszenie sytuacji pracowników w stosunku do tego, co wynika z przepisów KP i nie można byłoby takiego ograniczenia stosować (art. 9 KP); możliwe jest jednak ustalenie pewnej sugestii – np. zaleca się składanie wniosków elektronicznie przez system, pracodawca jednocześnie nie wyłącza możliwości złożenia wniosku w postaci pisemnej lub w inny sposób elektronicznie;
- wprowadzić sposobu wnioskowania sprzecznego z przepisami KP, np. wnioski o udzielenie zwolnienia w celu załatwienia sprawy osobistej są obecnie (tutaj czekamy na wskazaną wyżej nowelizację KP) składane na piśmie i nie można wewnętrznie wprowadzać postaci elektronicznej.
