Świadczenie usług księgowych w ramach działalności nierejestrowanej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 Prawa przedsiębiorców nie stanowi działalności gospodarczej działalność wykonywana przez osobę fizyczną, której przychód należny z tej działalności nie przekracza w żadnym miesiącu 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia, o którym mowa w przepisach ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, i która w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej. Od nowego roku limit będzie liczony kwartalnie.

Z kolei w myśl art. 44 ust. 3 Prawa przedsiębiorców jeżeli z odrębnych przepisów wynika, że wykonywanie działalności gospodarczej wymaga uzyskania koncesji, zezwolenia albo wpisu do rejestru działalności regulowanej, do działalności tej art. 5 ust. 1 ustawy o CIT nie stosuje się. Prowadzenie usług księgowych nie jest tego typu działalnością, nie wymaga bowiem koncesji, zezwolenia czy wpisu do rejestru działalności regulowanej.

Dlatego też świadczenie usług księgowych jest możliwe w ramach działalności nierejestrowanej.

Orzeczenie lekarskie od poprzedniego pracodawcy

Zgodnie z art. 229 § 1¹ pkt 2 Kodeksu pracy wstępnym badaniom lekarskim nie podlegają osoby przyjmowane do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli posiadają aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie i pracodawca ten stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, z wyłączeniem osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych.

Z przepisu tego wynika, że ze wstępnego badania lekarskiego pracownika zwalniają następujące dokumenty:

Z przepisów wynika, że pracownik otrzymuje skierowanie na badania lekarskie w dwóch egzemplarzach, jedno przekazuje w trakcie badania medycyny pracy, a drugie pozostaje w jego dyspozycji (§ 4 ust. 1a BadLekR). Orzeczenie lekarskie pracownik także otrzymuje w dwóch egzemplarzach, jeden powinien otrzymać pracodawca, a drugi zachowuje pracownik (§ 3 ust. 4 BadLekR). Pracownik powinien więc posiadać i skierowanie i orzeczenie lekarskie. Dokumenty te składa się w oryginale u nowego pracodawcy.

Jeżeli pracownik nie dysponuje oryginałem, może u poprzedniego pracodawcy wymienić oryginał na kopię. Stosunek pracy został zakończony, nie ma ryzyka związanego z BHP. Przy czym pracodawca może nie wyrazić na to zgody, gdyż w dokumentacji pracowniczej należy przechowywać oryginał orzeczenia lekarskiego.

Przejście zakładu pracy na nowego pracodawcę a ochrona przedemerytalna

Przepisy art. 39 KP chronią osoby, którym brakuje nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego przed wypowiedzeniem umowy o pracę.

Ochrona z art. 39 KP aktualizuje się w następujących okolicznościach:

Ochrona przedemerytalna obejmuje jedynie zakaz wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę. Nie wyklucza rozwiązania stosunku pracy w drodze innej czynności niż wypowiedzenie, czyli na skutek:

Wypowiedzenie przez pracodawcę stosunku pracy osobie w wieku przedemerytalnym jest możliwe, jeżeli pracownik uzyskał prawo do renty z tytułu całkowitej niezdolności do pracy (art. 40 KP).

Drugą grupą sytuacji umożliwiających wypowiedzenie definitywne umowy o pracę w okresie przedemerytalnym jest ogłoszenie upadłości lub likwidacji pracodawcy. Nie obowiązuje bowiem w tych przypadkach szczególna ochrona pewnych grup zatrudnionych osób (art. 41¹ KP). Przejście zakładu pracy na nowego pracodawcę nie jest likwidacją ani upadłością i nie może być podstawą do wypowiedzenia umów o pracę pracownikom w wieku przedemerytalnym.

Podkreślić trzeba też, że zgodnie z przepisami art. 23¹ KP, przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę nie może stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę stosunku pracy, co dotyczy wszystkich pracowników.

Umowa dzierżawy a podatnik podatku od nieruchomości

Podatnikami podatku od nieruchomości, zgodnie z przepisami ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, są osoby fizyczne, osoby prawne, jednostki organizacyjne, w tym spółki nieposiadające osobowości prawnej, będące m.in. właścicielami nieruchomości, posiadaczami samoistnymi lub użytkownikami wieczystymi gruntów. Wskazano również, że jeśli przedmiot opodatkowania znajduje się w posiadaniu samoistnym, obowiązek podatkowy w zakresie podatku od nieruchomości ciąży na posiadaczu samoistnym.

Dzierżawa nie jest posiadaniem samoistnym, tylko zależnym. W związku z tym nie można stwierdzić, jakoby obowiązek w zakresie podatku od nieruchomości (zarówno złożenie deklaracji, jak i jego wpłata) ciążył na dzierżawcy. Będzie on leżał po stronie właściciela gruntu. Co bardzo istotne w związku z wybudowaniem na gruncie budynku stacji paliw wraz z niezbędnymi elementami (budowlami) należy zauważyć, że zgodnie z obowiązującą zasadą superficies solo cedit (to, co jest na powierzchni, przypada gruntowi), własność budynków wzniesionych na gruncie przynależy właścicielowi gruntu. Oznacza to, że również w odniesieniu do nieruchomości jak (budynek) budowle wzniesione na gruncie będą podlegały opodatkowaniu przez właściciela gruntu, a nie przez jego dzierżawcę.

Sprzedaż roweru przez wspólnika na rzecz spółki z o.o. a VAT

Zgodnie z art. 15 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: VATU): „Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności”.

Jak stanowi art. 15 ust. 2 VATU działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Na podstawie art. 106b ust. 1 pkt 1 VATU podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 VATU, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

W stanie faktycznym pytający nie wskazał, czy sam jest podatnikiem VAT w ramach ewentualnie prowadzonej przez niego działalności gospodarczej.

Z przytoczonego wyżej art. 15 VATU wynika, że spółka z o.o. jest odrębnym podatnikiem VAT, niezależnie od podmiotowości wspólników.

W konsekwencji należy przyjąć, że jeśli pytający jest podatnikiem VAT i dokonuje sprzedaży roweru w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, pytający – jako podatnik – może wystawiać faktury spółce, w której jest wspólnikiem.

Zgodnie z art. 1 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od czynności cywilnoprawnych (dalej: PodCzynnCywPrU) podatkowi podlegają m.in. umowy sprzedaży oraz zamiany rzeczy i praw majątkowych.

Jak stanowi art. 4 PodCzynnCywPrU: „Obowiązek podatkowy, z zastrzeżeniem art. 5, ciąży przy umowie sprzedaży – na kupującym”.

W związku z powyższym w przypadku, gdy pytający nie jest podatnikiem VAT i tym samym nie dokonuje sprzedaży roweru w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, wówczas sprzedaż roweru powinna być udokumentowana umową sprzedaży i tym samym zostać opodatkowana PCC.

Sprostowanie świadectwa pracy po latach

Sprostowanie świadectwa pracy polega na wydaniu pracownikowi nowego świadectwa opatrzonego aktualną datą. Najpóźniej w dniu wydania nowego świadectwa pracodawca usuwa z akt osobowych i niszczy dotychczasowe (§ 7 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy; dalej: ŚwiadectwaR). Powinno to zostać zrealizowane na obecnym wzorze z podaniem wszystkich danych obecnie wymaganych , z pominięciem oczywiście tych uprawnień, które nie istniały w czasie zatrudnienia pracownika (np. praca zdalna okazjonalna).

Generalnie w tym czasie w świadectwie pracy należało podawać dane dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, wysokości i składników wynagrodzenia, uzyskanych w zakładzie kwalifikacji, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych, określone przepisami wydanymi na podstawie art. 98 § 7 ustawy Kodeks pracy (dalej: KP). Ponadto w świadectwie pracy zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym.

Wskazane przepisy wykonawcze zgodnie z § 7 ŚwiadectwaR, którego w świadectwie pracy, oprócz danych określonych w art. 97 § 2 KP, powinny być zamieszczone następujące informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracownika w nowym zakładzie pracy:

1) okres korzystania z urlopu bezpłatnego i podstawa prawna jego udzielenia,
2) okres korzystania z urlopu wychowawczego, a w wypadku likwidacji zakładu pracy – okres tego urlopu przypadający po likwidacji zakładu,
3) wykorzystanie zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 KP,
4) okres odbywania służby wojskowej oraz zasadniczej służby w obronie cywilnej lub służby zastępczej, przypadający w czasie zatrudnienia w zakładzie pracy, który wydaje pracownikowi świadectwo pracy,
5) okres, za który przyznano pracownikowi odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę (art. 36¹ KP),
6) termin zdarzenia uzasadniającego, na podstawie odrębnych przepisów, obniżenie pracownikowi zasiłku z ubezpieczenia społecznego.

Należy wskazać zarówno na urlopy bezpłatne, jak i okresy niezdolności do pracy (o ile pracodawca dysponuje tymi danymi).

Usługi szkoleniowe zwolnione przedmiotowo a limit zwolnienia podmiotowego

W pierwszej kolejności należy wskazać, że katalog usług szkoleniowych zwolnionych z VAT przedmiotowo został uregulowany w art. 43 ust. 1 pkt 26–29 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: VATU).

Limit przewidziany dla zwolnienia podmiotowego został natomiast uregulowany w art. 113 ust. 1 VATU, który stanowi, że zwalnia się od podatku sprzedaż dokonywaną przez podatnika posiadającego siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju, u którego wartość sprzedaży, z wyłączeniem podatku, nie przekroczyła w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym kwoty 200 000 zł (240 000 zł od 2026 r.).

Z kolei, zgodnie z art. 113 ust. 2 pkt 2 VATU do wartości sprzedaży, o której mowa w ust. 1, nie wlicza się odpłatnej dostawy towarów i odpłatnego świadczenia usług, zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3, z wyjątkiem:

a) transakcji związanych z nieruchomościami,

b) usług, o których mowa w art. 43 ust. 1 pkt 7, 12 i 38-41,

c) usług ubezpieczeniowych i reasekuracyjnych

– jeżeli czynności te nie mają charakteru transakcji pomocniczych.

Powyższe dowodzi, że usługi szkoleniowe zwolnione od podatku w oparciu o art. 43 ust. 1 pkt 26–29 VATU, nie są wliczane do limitu zwolnienia podmiotowego od podatku VAT.

Ponadto, jak stanowi art. 96 ust. 3 VATU, podmioty wymienione w art. 15, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 lub wykonujące wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3, mogą złożyć zgłoszenie rejestracyjne.

Przywołane wyżej regulacje prowadzą zatem do wniosku, że skoro przedsiębiorca wykonuje wyłącznie usługi szkoleniowe zwolnione z VAT przedmiotowo, to nie dotyczy go limit przewidziany dla zwolnienia podmiotowego, od którego przekroczenia zależy obowiązek złożenia zgłoszenia rejestracyjnego do VAT oraz rejestracja w charakterze podatnika VAT czynnego.

Podmiot świadczący wyłącznie czynności zwolnione przedmiotowo z VAT, ma jedynie uprawnienie, a nie obowiązek do złożenia zgłoszenia rejestracyjnego do VAT, co wynika z brzmienia wyżej wymienionego art. 96 ust. 3 VATU. Złożenie przez taki podmiot zgłoszenia rejestracyjnego skutkować będzie rejestracją podatnika jako podatnika zwolnionego od podatku VAT.

Informowanie klientów o nagrywaniu rozmów telefonicznych

Dane osobowe to informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej (art. 4 ust. 1 RODO).

Dane osobowe co do zasady dzielą się na dane osobowe zwykłe oraz dane osobowe szczególnej kategorii (wrażliwe).

Art. 6 ust. 1 RODO przewiduje sześć podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych (zwykłych), przy czym dla zgodnego z prawem przetwarzania wystarczające jest oparcie go na co najmniej jednej przesłance prawnej.

Art. 9 ust. 2 RODO przewiduje natomiast dziesięć możliwych podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych szczególnej kategorii, które zostały wymienione przez prawodawcę w art. 9 ust. 1 RODO. Do danych osobowych szczególnej kategorii należą dane ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, a także dane genetyczne, dane biometryczne oraz dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej.

Wymieniony w art. 9 ust. 1 RODO katalog ma charakter zamknięty, co oznacza, że tylko dane wskazane w tym przepisie należy uznać za dane osobowe szczególnej kategorii (dane wrażliwe). Pozostałe dane osobowe będą mieściły się w katalogu danych osobowych zwykłych, dla których podstawy prawne przetwarzania zostały uregulowane w art. 6 ust. 1 RODO.

W przypadku przetwarzania danych osobowych w ramach rozmowy telefonicznej oraz nagrywania tych rozmów obowiązkiem administratora jest poinformowanie osoby, że rozmowa jest nagrywana (kontynuacja rozmowy po odtworzeniu komunikatu jest rozumiana jako wyrażenie zgody na nagrywanie, co stanowi przesłankę legalizującą przetwarzanie).

Ponadto obowiązkiem administratora jest również przekazanie treści obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 13 RODO, w przypadku gdy dane osobowe są pozyskiwane po raz pierwszy. Klauzula informacyjna może być udostępniona osobie, której dane dotyczą, w formie komunikatu.

Komunikat dotyczący klauzuli RODO może być przekazywany „warstwowo”. Oznacza to, że można przekazać jedynie informację o tym, kto jest administratorem danych, oraz wskazać, gdzie dana osoba może zapoznać się z pełną treścią obowiązku informacyjnego.

Powyższe rozwiązanie stosuje się przy połączeniach przychodzących, czyli tych, które inicjuje klient.

W przypadku połączeń wychodzących, tj. tych, które są kierowane od administratora do klienta, osoba wykonująca połączenie powinna w pierwszej kolejności, po przedstawieniu się i wskazaniu, w imieniu kogo dzwoni, poinformować, że rozmowa jest nagrywana, a jej kontynuacja jest równoznaczna z wyrażeniem zgody na nagrywanie. Należy również po tej komunikacji wskazać, gdzie dana osoba może zapoznać się z klauzulą RODO, lub zapytać klienta, czy chce, aby obowiązek informacyjny został mu odczytany podczas rozmowy.

Co do zasady art. 13 ust. 1 RODO w zdaniu pierwszym wskazuje, że informacje „muszą być przekazane podczas pozyskiwania danych”, co oznacza w tym przypadku, że jeśli dana osoba chce odsłuchać obowiązku informacyjnego przed rozpoczęciem rozmowy, to administrator (lub pracownik administratora) musi być przygotowany do odczytania całej treści takiej klauzuli.

Z punktu widzenia administratora, aby spełnić wymogi stawiane przez przepisy RODO w opisanym przypadku, niezbędne jest oparcie przetwarzania na przesłance legalizującej oraz spełnienie obowiązku informacyjnego względem osoby, której dane dotyczą. Spełnienie przesłanki legalizującej przetwarzanie polega na poinformowaniu osoby, której dane dotyczą, o tym, że rozmowa jest nagrywana, zaś podstawą przetwarzania danych osobowych jest dobrowolna zgoda z art. 6 ust. 1 lit. a lub art. 9 ust. 1 lit. a RODO, wyrażona poprzez kontynuowanie rozmowy. Obowiązek informacyjny powinien zostać przekazany podczas zbierania lub gromadzenia danych po raz pierwszy w określonym celu przetwarzania, stąd też do administratora należy zainicjowanie przekazania tego obowiązku — przynajmniej w wersji tzw. warstwowej, czyli poprzez wskazanie, gdzie można zapoznać się z klauzulą informacyjną, lub w wersji całościowej, czyli poprzez odczytanie wszystkich informacji wymaganych przez art. 13 ust. 1 i 2 RODO.

Brak spełnienia powyższych wymogów naraża administratora danych na zarzut naruszenia ochrony danych osobowych osób, których dane dotyczą, w postaci przetwarzania ich danych bez podstawy prawnej oraz nieprzestrzegania przepisów rozporządzenia w zakresie konieczności spełnienia obowiązku informacyjnego.

ODO 24 – optymalny kosztowo outsourcing ochrony danych osobowych – ODO24.pl

Zwrot kosztów abonamentu za parkowanie a składki ZUS

Koszty dodatkowe, takie jak opłaty za parking czy wykup abonamentu całorocznego, ponoszone w związku z używaniem prywatnego pojazdu do celów służbowych, są zwolnione z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, a w konsekwencji również ze składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Jeżeli do prawidłowego wykonania zlecenia niezbędne jest korzystanie z prywatnego samochodu, zleceniobiorca może otrzymać od zleceniodawcy zwrot poniesionych kosztów, w tym również kosztów parkowania. Otrzymane w ten sposób należności stanowią dla zleceniobiorcy przychód z działalności wykonywanej osobiście, zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Co do zasady, przychody z tytułu wykonywania umów cywilnoprawnych podlegają opodatkowaniu na zasadach ogólnych, jednak zwrot kosztów poniesionych w interesie zleceniodawcy – takich jak koszty używania prywatnego samochodu dla celów służbowych, w tym abonament parkingowy – korzysta ze zwolnienia zarówno podatkowego, jak i składkowego.

Obowiązki informacyjne związane ze zmianą Inspektora Ochrony Danych

Zmiana na stanowisku Inspektora Ochrony Danych w instytucji wiąże się z koniecznością dopełnienia dwóch kluczowych obowiązków przez administratora danych – jednego o charakterze zewnętrznym, skierowanego do organu nadzorczego, oraz drugiego o charakterze wewnętrznym, skierowanego do osób, których dane dotyczą, w tym pracowników.

Zgłoszenie zmiany do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Podstawowym obowiązkiem formalnym jest zawiadomienie Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) o zmianie osoby pełniącej funkcję Inspektora. Zgodnie z art. 10 ust. 4 ustawy o ochronie danych osobowych, podmiot, który wyznaczył inspektora, ma obowiązek zawiadomić Prezesa Urzędu o jego odwołaniu oraz o wyznaczeniu nowego inspektora w terminie 14 dni od dnia zaistnienia zmiany. Zgłoszenia dokonuje się w formie elektronicznej, za pośrednictwem platformy UODO, opatrując je kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Zawiadomienie powinno zawierać dane nowego inspektora, takie jak imię, nazwisko oraz adres poczty elektronicznej lub numer telefonu, a także dane samego administratora.

Obowiązek informacyjny wobec osób, których dane dotyczą

Drugim istotnym obowiązkiem jest poinformowanie o zmianie IOD osób, których dane osobowe są przetwarzane. Obowiązek ten wynika bezpośrednio z art. 11 ustawy o ochronie danych osobowych. Przepis ten stanowi, że podmiot, który wyznaczył inspektora, udostępnia jego dane (imię, nazwisko, adres e-mail lub numer telefonu) niezwłocznie po jego wyznaczeniu na swojej stronie internetowej, a jeżeli nie prowadzi strony internetowej – w sposób ogólnie dostępny w miejscu prowadzenia działalności.

W kontekście pracowników, którzy są jedną z głównych grup osób, których dane przetwarza pracodawca, realizacja tego obowiązku polega na zapewnieniu im łatwego dostępu do informacji o nowym IOD. Ustawa nie precyzuje formy tego komunikatu, wskazując jedynie, że ma być on „ogólnie dostępny”. W praktyce najczęściej stosowanymi i uznawanymi za prawidłowe formami są:

Informacja powinna zostać przekazana wszystkim obecnym pracownikom, a nie tylko nowo zatrudnionym, ponieważ każda z tych osób ma prawo wiedzieć, kto pełni funkcję IOD i jak można się z nim skontaktować.

Odnosząc się do pytania o umieszczanie informacji w aktach osobowych – nie ma takiego wymogu prawnego. Obowiązek informacyjny ma na celu zapewnienie transparentności i umożliwienie kontaktu z IOD, a nie dokumentowanie tego faktu w indywidualnej dokumentacji pracowniczej. Taka praktyka byłaby nadmiarowa i nie wynika z przepisów prawa.