Zmiana nazwy pracodawcy a świadectwo pracy

Zmiana nazwy pracodawcy
Przepisy prawa pracy nie regulują sytuacji, w której pracodawca dokonuje zmiany nazwy. Nie odnoszą się więc ani do tego, czy umowy o pracę należy zmodyfikować, co zrobić z zakładowymi źródłami prawa pracy, ani nie określają także jak postąpić wystawiając pracownikom świadectwa pracy obejmujące okres zatrudnienia przed i po wspomnianej zmianie. Mimo braku wyraźnej regulacji, zmiana nazwy pracodawcy, co do zasady, nie wymaga dokonywania zmian w umowach o pracę, choć dla porządku i jasności zaleca się uporządkowanie tej kwestii w umowach o pracę. Nadal jest to bowiem ten sam pracodawca, jedynie od pewnego momentu będzie działał pod inną, niż dotychczasowa, nazwą. Podobnie w przypadku wszelkiego rodzaju regulaminów czy UZP. Można wydać aneks o charakterze informacyjnym wyjaśniający, że dane zakładowe źródło prawa pracy obowiązuje nadal i dotyczy pracodawcy oraz pracowników po zmianie nazwy zakładu.

W praktyce przede wszystkim kładzie się nacisk na obowiązek informacyjny, aby pracownicy wiedzieli kto jest ich pracodawcą, a więc aby znali prawidłową i aktualną jego nazwę. Informację o zmianie nazwy pracodawcy najlepiej przekazać pracownikom jeszcze zanim zostanie oficjalnie wprowadzona do użytku. Przepisy prawa pracy nie określają formy takiego zawiadomienia, mimo to można tego dokonać np. w sposób zwyczajowo przyjęty w danym zakładzie pracy dla publikacji regulaminów. Można także przekazać taką informację każdemu z pracowników np. e-mailem na firmowe skrzynki elektroniczne.

Świadectwo pracy
Podobne wątpliwości powstają w przypadku świadectw pracy obejmujących okres zatrudnienia pracownika przed i po zmianie. Tu również przepisy prawa pracy nie są konkretne. W braku innych rozwiązań wydaje się, że prawidłowym będzie wskazanie na wydawanym pracownikowi świadectwie pracy nazwy pracodawcy obowiązującej w momencie wydawania tego świadectwa, oraz okres zatrudnienia u tego pracodawcy (czyli również pod nazwą obowiązującą w momencie wydawania tego dokumentu). Mimo to nie wydaje się błędem rozdzielenie w jednym świadectwie pracy okresów zatrudnienia u pracodawcy „pod starą nazwą” i „pod nową nazwą”. Takie rozgraniczenie ze wskazaniem, że pracodawca jedynie zmienił nazwę może w praktyce uniknąć wątpliwości, np. w przypadku gdy pracownik legitymuje się u kolejnego pracodawcy świadectwem pracy od danego pracodawcy oraz innymi dokumentami wydanymi przez tego pracodawcę, szczególnie gdy zostały one wydane przed zmianą nazwy (np. skierowanie na badania profilaktyczne i orzeczenie z badań profilaktycznych wystawione na „starą nazwę” firmy i świadectwo pracy wystawione na „nową nazwę firmy”).

Dobrowolne przystąpienie do ubezpieczenia chorobowego przez przedsiębiorcę przebywającego na urlopie macierzyńskim

Osoba prowadząca działalność pozarolniczą, która z tytułu tej działalności podlega obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu, może dobrowolnie przystąpić również do ubezpieczenia chorobowego. Jeśli osoba taka przystąpi do tego ubezpieczenia i urodzi dziecko, nabywa prawo do zasiłku macierzyńskiego.

Osoba spełniająca warunki do objęcia obowiązkowymi ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi z kilku tytułów, np. z powodu prowadzenia działalności gospodarczej oraz pobierania zasiłku macierzyńskiego, podlega tym ubezpieczeniom obowiązkowo z tytułu pobierania zasiłku. W czasie pobierania zasiłku macierzyńskiego przedsiębiorca może natomiast opłacać składki emerytalne i rentowe z tytułu działalności gospodarczej dobrowolnie, na własny wniosek. Przy takim dobrowolnym ubezpieczeniu emerytalno-rentowym nie ma jednak możliwości zgłoszenia przedsiębiorcy do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego.

Zasiłek macierzyński przysługuje przez okres określony w Kodeksie pracy jako czas urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego oraz urlopu rodzicielskiego. W tym okresie osoba pobierająca zasiłek obowiązkowo podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu z tytułu pobierania zasiłku, a składki od kwoty wypłacanego zasiłku rozlicza ZUS, który jednocześnie wypłaca świadczenie. Z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej osoba ta jest zobowiązana jedynie do opłacania składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Obowiązujące przepisy nie zabraniają prowadzenia działalności gospodarczej w okresie pobierania zasiłku macierzyńskiego. Fakt wykonywania działalności nie może stanowić podstawy do pozbawienia prawa do zasiłku, a ZUS nie może uzależniać jego wypłaty od złożenia oświadczenia o nieprowadzeniu działalności.

W czasie pobierania zasiłku macierzyńskiego przedsiębiorca może więc nadal prowadzić działalność gospodarczą. Wyjątkiem jest okres pobierania zasiłku chorobowego, który przyznawany jest z uwagi na niezdolność do pracy – w tym czasie prowadzenie działalności nie jest możliwe.

Korekta faktur wystawionych poza KSeF od 1.4.2026 r.

System KSeF jest przygotowany na korygowanie dokumentów sprzed okresu obowiązkowego e–fakturowania. Na podstawie art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT wszelkie korekty, w tym w odniesieniu do zadatków czy zwrotów towarów, po 1.4.2026 r. muszą przyjąć postać e–faktury ustrukturyzowanej przesłanej do KSeF. Wystawiając taką korektę w systemie, należy:

1) podać dane faktury pierwotnej (datę i numer) w sekcji „DaneFaKorygowanej”,

2) zaznaczyć znacznik „NrKSeFN” (nadając mu wartość „1”), co informuje system, że faktura korygowana została wystawiona poza systemem KSeF i nie posiada unikalnego numeru identyfikacyjnego z tego systemu.

Aktualnie nie ma możliwości wystawienia faktury korygującej w formie papierowej lub PDF, chyba że podatnik korzysta na podstawie art. 145m ust. 1 ustawy o VAT z odroczenia obowiązku korzystania z KSeF dla podatników, u których łączna wartość sprzedaży (brutto), udokumentowana fakturami w danym miesiącu, jest mniejsza lub równa kwocie 10 000 zł.

Faktura korygująca otrzymana po złożeniu JPK_V7, w którym uwzględniony został korygowany dokument

Korekty, które zostały opisane w pytaniu czytelnika, tj. takie, które nie mają wpływu na podstawę opodatkowania VAT, nie zostały w bezpośredni sposób unormowane w przepisach prawa podatkowego (inaczej niż przy korekcie in minus oraz in plus). Nie oznacza to jednak, że podatnik ma swobodę w zakresie uwzględniania korekty w JPK V7.

Pozostaje tutaj odwołanie się do wyjaśniń, które wskazane zostały w wydanej przez resort finansów „Broszurze informacyjnej dot. struktury JPK VAT”, w której określono m.in., że: „Korekty błędnego wpisu niewpływającego na wysokość podatku należnego lub naliczonego dokonuje się – co do zasady – poprzez jego wystornowanie, tj. wpisanie ze znakiem przeciwnym całego wpisu oraz ponowne dodanie prawidłowego wpisu z podaniem pierwotnego numeru dokumentu (np. DowodSprzedazy, NrKontrahenta lub NazwaKontrahenta). Natomiast w przypadku, gdy podatnik jeszcze nie przesłał pliku za dany okres rozliczeniowy, dopuszczalne jest ujęcie tylko jednego zapisu z poprawnymi danymi”.

Z powyższego wynika, że jeżeli faktura korygująca zostanie otrzymana po złożeniu JPK V7, w którym uwzględniony został korygowany dokument, to – zdaniem Autora – należy uwzględnić taką korektę w JPK V7 za okres, w którym wykazany był pierwotny, korygowany dokument.

Zasady zapoznawania pracownika z oceną ryzyka zawodowego

Przepisem art. 226 pkt 2 ustawy Kodeks pracy (dalej: KP) wskazano, że pracodawca informuje pracowników o ryzyku zawodowym, które jest związane z wykonywaną przez nich pracą, oraz o zasadach ochrony przed rozpoznanymi zagrożeniami. Takie poinformowanie o potencjalnych zagrożeniach należy zatem do obowiązku pracodawcy.

Ponadto w art. 104¹ § 1 KP zapisano, że w regulaminie pracy powinien zostać ustalony (zapisany) sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą (czynnościami).

Ponieważ, zgodnie z § 2 pkt. 2 lit. f tiret trzeci rozporządzenia MRPiPS z 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 535 ze zm.), w części B akt osobowych pracownika należy przechowywać dokument potwierdzający poinformowanie pracownika o ryzyku zawodowym, zatem sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym powinien uwzględnić jednak sporządzenie dokumentu z takiego poinformowania. Umieszczenie na tablicy ogłoszeń informacji o ryzyku zawodowym związanym z wykonywaną pracą nie spełni więc w żaden sposób wymogu udokumentowania spełnienia obowiązku o poinformowaniu danego pracownika o ryzyku zawodowym związanym z jego pracą.

Kwestia sposobu informowania o ryzyku zawodowym oraz zasad dokumentowania tego faktu powinna więc zostać uregulowana w regulaminie pracy. Za wprowadzeniem w regulaminie sposobu wywiązania się z obowiązku potwierdzenia przez pracownika (jego podpisem) faktu poinformowania go o ryzyku zawodowym może przemawiać regulacja art. 237⁴ § 3 KP, w której zobowiązuje się pracownika do potwierdzenia na piśmie zapoznania się z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy. Ocena ryzyka zawodowego wynika przecież z przepisów bhp (jest wszak częścią tych przepisów), tak więc można niejako rozciągnąć ten przepis również na potwierdzenie przez pracownika na piśmie, że został poinformowany o ryzyku zawodowym związanym z jego pracą, aby stało się zadość przepisom rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Sprzedaż ​nieruchomości otrzymanej w drodze ​darowizny a PIT

Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 8 lit. a w zw. z art. 10 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: PDOFizU) źródłem przychodów jest odpłatne zbycie nieruchomości lub ich części oraz udziału w nieruchomości, jeżeli zbycie nabytych w drodze spadku nieruchomości lub praw majątkowych nastąpi przed upływem pięciu lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło nabycie lub wybudowanie tej nieruchomości lub nabycie prawa majątkowego przez spadkodawcę.

W związku z faktem, że ojciec nabył mieszkanie 20 lat temu, pięcioletni termin posiadania nieruchomości dawno już upłynął, co sprawia, że sprzedaż udziału w lokalu mieszkalnym jest neutralna podatkowo dla syna.

Z kolei matka nabyła swój udział w drodze darowizny od podatnika dwa i pół roku temu. Wówczas nastąpiło nabycie tej części nieruchomości przez spadkodawcę, tj. w tym przypadku matkę. Od końca roku, w którym matka otrzymała darowiznę (nabyła udział), nie minęło jeszcze pięć lat, a więc podatnik – jako jej spadkobierca – sprzedając ten udział teraz, dokonuje sprzedaży przed upływem pięcioletniego terminu ustawowego. Zobowiązany jest on do rozliczenia PIT w wysokości 19% od uzyskanego dochodu (art. 30e PDOFizU).

Okoliczność, że syn był wcześniej właścicielem części nieruchomości i przekazał ją matce, nie pozwala na doliczenie poprzedniego okresu posiadania udziału w nieruchomości przez podatnika, do aktualnego okresu posiadania tego udziału. Darowizna na rzecz matki była nowym nabyciem w jej majątku, a obecne nabycie udziału w spadku przez syna obliguje go do liczenia pięcioletniego terminu posiadania udziału właśnie od momentu, gdy matka stała się jego właścicielką.

Zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej a możliwość zawarcia umowy o dzieło

Zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej to przerwa w jej prowadzeniu – w okresie zawieszenia osoba jest uznawana za osobę, która nie prowadzi działalności gospodarczej. Tym samym może ona zawierać umowy cywilnoprawne, w tym umowy o dzieło (z prawami autorskimi lub bez).

Pewne wątpliwości mogą się pojawić, gdy przedmiot umów o dzieło jest taki sam, jak przedmiot zawieszonej działalności gospodarczej – istnieje ryzyko uznania, że jest to wykonywanie działalności gospodarczej podczas zawieszenia. Ewentualne i mało prawdopodobne zarzuty można odeprzeć opierając się na tym, że polskie prawo nie zawiera zapisu zabraniającego wykonywania umów o dzieło równolegle do działalności gospodarczej, w tym samym przedmiocie. Po drugie – w okresie zawieszenia nie ma potencjalnego konfliktu, gdyż działalność nie jest wykonywana. Dlatego też ryzyko jest marginalne, a tym samym należy dopuścić możliwość takiego postępowania.

Sposób prawidłowego wypełnienia faktury ustrukturyzowanej

Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: VATU) w przypadku faktur wystawianych przez drugiego w kolejności podatnika, o którym mowa w art. 135 ust. 1 pkt 4 lit. b i c VATU, w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej zwanej WTT (procedurze uproszczonej), faktura powinna zawierać dane określone w art. 136 VATU.

Jak natomiast wynika z art. 136 ust. 1 VATU w przypadku, gdy w procedurze uproszczonej drugim w kolejności podatnikiem, o którym mowa w art. 135 ust. 1 pkt 4 lit. b i c VATU, jest podatnik wymieniony w art. 15 VATU, uznaje się, że wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów zostało u niego opodatkowane, jeżeli wystawił on ostatniemu w kolejności podatnikowi VAT fakturę zawierającą, oprócz danych wymienionych w art. 106e VATU, następujące informacje:

„1) adnotację „VAT: Faktura WE uproszczona na mocy art. 135–138 ustawy o ptu” lub „VAT: Faktura WE uproszczona na mocy artykułu 141 dyrektywy 2006/112/WE”;

2) stwierdzenie, że podatek z tytułu dokonanej dostawy zostanie rozliczony przez ostatniego w kolejności podatnika podatku od wartości dodanej;

3) numer, o którym mowa w art. 97 ust. 10, który jest stosowany przez niego wobec pierwszego i ostatniego w kolejności podatnika podatku od wartości dodanej;

4) numer identyfikacyjny stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej ostatniego w kolejności podatnika”.

Należy natomiast dodatkowo zaznaczyć, że zgodnie z zawartą w art. 135 ust. 1 pkt 4 VATU definicją procedury uproszczonej stosowanej w ramach WTT, pod pojęciem tej procedury rozumie się procedurę rozliczania VAT w WTT, polegającą na tym, że ostatni w kolejności podatnik VAT rozlicza VAT z tytułu dokonania na jego rzecz dostawy towarów przez drugiego w kolejności podatnika VAT, jeżeli łącznie są spełnione następujące warunki:

1) dostawa na rzecz ostatniego w kolejności podatnika VAT była bezpośrednio poprzedzona wewnątrzwspólnotowym nabyciem towarów u drugiego w kolejności podatnika VAT,

2) drugi w kolejności podatnik VAT, dokonujący dostawy na rzecz ostatniego w kolejności podatnika VAT, nie posiada siedziby działalności gospodarczej na terytorium państwa członkowskiego, w którym kończy się transport lub wysyłka,

3) drugi w kolejności podatnik VAT stosuje wobec pierwszego i ostatniego w kolejności podatnika VAT ten sam numer identyfikacyjny na potrzeby VAT, który został mu przyznany przez państwo członkowskie inne niż to, w którym zaczyna się lub kończy transport lub wysyłka,

4) ostatni w kolejności podatnik VAT stosuje numer identyfikacyjny na potrzeby VAT państwa członkowskiego, w którym kończy się transport lub wysyłka,

5) ostatni w kolejności podatnik VAT został wskazany przez drugiego w kolejności podatnika VAT jako obowiązany do rozliczenia VAT od dostawy towarów realizowanej w ramach procedury uproszczonej.

Należy zatem zauważyć, że pomimo faktu, że przy WTT towar w ogóle nie trafia na terytorium kraju drugiego w kolejności podatnika VAT, transakcje wewnątrzwspólnotowe są rozliczane zarówno pomiędzy pierwszym i drugim oraz drugim i trzecim krajem. Drugi w kolejności podatnik VAT rozlicza w takim przypadku wewnątrzwspólnotowe nabycie (WNT) oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (WDT). Dla analizowanego zagadnienia istotne jest rozliczenie WDT.

Dla WDT, przy spełnieniu określonych warunków, przewidziano stawkę VAT w wysokości 0% (wniosek z art. 42 ust. 1 VATU). Dlatego w pozycji P 12 faktury ustrukturyzowanej, zgodnie z objaśnieniami do tej pozycji faktury, należy wskazać stawkę „0 WDT”. Kwotę netto natomiast należy wpisać w pozycji P 13 6 2 faktury przewidzianej dla sumy wartości sprzedaży objętej stawką 0% VAT w przypadku WDT.

Działalność nierejestrowana na rzecz osób fizycznych a obowiązek składek ZUS

Umowa o świadczenie usług zawarta pomiędzy osobą prowadzącą działalność nierejestrowaną a osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej nie rodzi obowiązku odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne. W takiej sytuacji nie powstaje obowiązek zgłoszenia do ZUS ani opłacania składek.

Inaczej jest w przypadku świadczenia usług na rzecz podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą. Wówczas osoba wykonująca usługę powinna zostać zgłoszona do ubezpieczeń jako zleceniobiorca, a podmiot korzystający z jej usług – jako płatnik składek – ma obowiązek zgłoszenia tej osoby do ZUS oraz opłacania za nią składek.

Obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń nie powstanie, jeżeli osoba wykonująca usługi jest jednocześnie zatrudniona u innego pracodawcy na podstawie umowy o pracę i osiąga wynagrodzenie co najmniej na poziomie minimalnego wynagrodzenia.

Co do zasady, podmiot nabywający usługę od osoby prowadzącej działalność nierejestrowaną jest płatnikiem składek (jeżeli występuje obowiązek ich naliczenia), natomiast nie ma obowiązków podatkowych w tym zakresie. Podatnikiem podatku dochodowego pozostaje osoba prowadząca działalność nierejestrowaną.

Aby prowadzić działalność nierejestrowaną, należy spełnić określone warunki:

1) przychód nie może przekroczyć w danym okresie limitu 225% minimalnego wynagrodzenia,

2) w okresie ostatnich 60 miesięcy nie była prowadzona działalność gospodarcza.

Skutki w VAT w przypadku dostawy nieruchomości wraz z wyposażeniem

Analiza stanu faktycznego przedstawionego w pytaniu prowadzi do wniosku, że podatnik przy sprzedaży lokalu mieszkalnego będzie korzystał ze zwolnienia, o którym mowa w art. 43 ust. 1 pkt 10 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: VATU).

Dokonując oceny skutków podatkowych dostawy elementów wyposażenia, należy odnieść się do przepisów Kodeksu cywilnego. Stosownie do art. 47 § 2 Kodeksu cywilnego częścią składową rzeczy jest wszystko, co nie może być od niej odłączone bez uszkodzenia lub istotnej zmiany całości albo przedmiotu odłączonego. Elementy trwale związane z budynkiem, takie jak zabudowa kuchenna, szafy wbudowane, prysznic czy wanna, stanowią nierozerwalną część obiektu i nie mogą być odrębnym przedmiotem obrotu. W konsekwencji podlegają one sprzedaży ze stawką właściwą dla zbycia lokalu, czyli w omawianym przypadku korzystają ze zwolnienia z podatku (por. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 6.12.2021 r., 0114-KDIP1-3.4012.543.2021.4.KF).

Z kolei elementy wyposażenia lokalu stanowiące rzeczy ruchome, będące zgodnie z art. 51 § 1 Kodeksu cywilnego przynależnościami, posiadają samodzielny byt prawny. Towary te podlegają oddzielnej sprzedaży oraz opodatkowaniu stawką dla nich właściwą (por. wyr. NSA z 1.12.2010 r., I FSK 2067/09, Legalis). Pogląd ten potwierdza interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 16.12.2021 r. (0111-KDIB3-1.4012.814.2021.1.MSO), w której stwierdzono, że dostawa mebli, sprzętu AGD i drobnego wyposażenia nie ma charakteru świadczenia kompleksowego z dostawą lokalu i podlega odrębnemu opodatkowaniu.

Należy również pamiętać o regulacjach dotyczących korekty odliczonego podatku naliczonego, zawartych w art. 91 ust. 7 VATU. Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego uwarunkowane jest wykorzystywaniem towarów do czynności opodatkowanych w oparciu o art. 86 ust. 1 VATU. W razie zmiany przeznaczenia towaru z czynności opodatkowanej na zwolnioną, podatnik jest zobligowany do sporządzenia korekty wcześniej odliczonego podatku naliczonego na zasadach wskazanych w art. 91 ust. 7a–7d VATU. (por. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 8.7.2022 r., 0112-KDIL1-1.4012.212.2022.2.HW).

Elementy wyposażenia lokalu, trwale z nim związane jako części składowe budynku, powiększają jego wartość początkową jako ulepszenie. Oznacza to, że przy sprzedaży zwolnionej trzeba dokonać jednorazowej korekty wydatków na trwałą zabudowę mieszkania, obejmującą nieskonsumowany VAT z 10-letniego okresu korekty, jeżeli wydatki na te elementy przekroczyły 15 000 zł, zgodnie z dyspozycją art. 91 ust. 7a w zw. z art. 91 ust. 2 VATU. Dla nakładów na ulepszenia nieruchomości, których wartość początkowa nie przekracza 15 000 zł, okres korekty wynosi zaledwie 12 miesięcy, licząc od końca okresu rozliczeniowego, w którym wydano ulepszenia do użytkowania (art. 91 ust. 7b VATU). Trzeba bowiem pamiętać, że w VATU, ulepszenia nieruchomości uznawane są za odrębne od nieruchomości środki trwałe podatnika.

Oczywiście, korekcie podatku związanej ze zmianą przeznaczenia będzie podlegał również VAT od nabycia samego lokalu mieszkalnego. Z treści pytania wynika, że obiekt może znajdować się jeszcze w 10-letnim okresie korekty.

Odrębna sprzedaż wyposażenia stanowiącego rzeczy ruchome podlega natomiast opodatkowaniu stawką właściwą. W tym przypadku nie dochodzi do obowiązku korekty uprzednio odliczonego podatku.