Oryginały i kopie zaświadczeń z kursów oraz szkoleń w dokumentacji pracowniczej
W aktach osobowych należy umieszczać kopie zaświadczeń. Dotyczy to również szkolenia bhp.
W aktach osobowych przechowuje się m.in. dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych.
Zgodnie z § 5 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej, pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem. Zasada ta ma zastosowanie także do dyplomów, zaświadczeń, itp. potwierdzających uzyskanie kwalifikacji zawodowych.
Oryginał zaświadczenia o ukończeniu szkolenia okresowego z zakresu bhp pracodawca powinien przekazać pracownikowi, natomiast w aktach osobowych pozostawić jego odpis (kopię). Wprost wskazuje na to § 16 ust. 3 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy.
Kwota wyegzekwowanych składek ZUS jako koszty podatkowe
Zdaniem Autora możliwe jest uznanie, że kwota składek, poniesiona przez przedsiębiorcę prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą, stanowi dla niego koszty uzyskania przychodów, jeżeli nie zostaną one odliczone od dochodu.
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT, czyli w tzw. katalogu wyłączeń.
Wśród powyższych wyłączeń wymieniono m.in.:
1) koszty egzekucyjne związane z niewykonaniem zobowiązań,
2) grzywny i kary pieniężne, orzeczone w postępowaniu karnym, karnym skarbowym, administracyjnym i w sprawach o wykroczenia oraz odsetki od tych grzywien i kar,
3) kary, opłaty i odszkodowania oraz odsetki od tych zobowiązań z tytułu: nieprzestrzegania przepisów w zakresie ochrony środowiska, niewykonania nakazów właściwych organów nadzoru i kontroli dotyczących uchybień w dziedzinie BHP,
4) odsetki za zwłokę z tytułu nieterminowych wpłat należności budżetowych i innych należności, do których stosuje się przepisy ordynacji podatkowej,
5) kary umowne i odszkodowania z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.
W katalogu wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów nie wskazano składek na ubezpieczenia społeczne (w okolicznościach opisanych w pytaniu). W związku z czym, jeżeli podatnik (przedsiębiorca) poniósł takie wydatki i mają one związek z uzyskaniem przychodu na zasadach określonych w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, to – zdaniem Autora – można je zaliczyć do kosztów podatkowych. Z pytania można wywnioskować, że warunki te spełniono.
Wydatki poniesione na remont pomieszczenia przeznaczonego na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej – opodatkowanie PIT
Wydatki, które poniesione zostały na remont pokoju w lokalu mieszkalnym podatnika, przeznaczonym wyłącznie na potrzeby prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, mogą zostać w całości zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Z kolei czynsz, opłaty za media oraz odsetki zapłacone od kredytu hipotecznego, który zaciągnięty został na nabycie prywatnego lokalu mieszkalnego, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, ale wyłącznie w części odpowiadającej proporcji powierzchni tego pokoju do całkowitej powierzchni lokalu.
Koszty remontu gabinetu niebędące ulepszeniem, przywracające pierwotną wartość użytkową pomieszczenia, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Jeśli cały remont dotyczy wyłącznie pokoju, w którym prowadzony będzie gabinet, podatnik ma prawo tym wydatkiem obciążyć bezpośrednio koszty prowadzonej działalności, bez konieczności stosowania jakiejkolwiek proporcji.
Jeśli chodzi o koszty remontu, które dotyczą innych części lokalu (np. kuchni czy łazienki), należy wskazać, iż nie można zaliczać do kosztów podatkowych wydatków, które poniesione zostały na remont pomieszczeń wykorzystywanych w głównej mierze na własne cele mieszkaniowe. Organy podatkowe traktują je jako typowe wydatki o charakterze osobistym, niespełniające warunku ścisłego powiązania z działalnością gospodarczą i osiąganymi z niej przychodami (por. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 14.3.2025 r., 0115-KDIT3.4011.56.2025.2.MJ).
Należy jednak zaznaczyć, iż do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć proporcjonalną część ogólnych kosztów utrzymania i eksploatacji własnego mieszkania. Proporcję tę ustala się najczęściej jako procentowy udział powierzchni, która wykorzystywana jest na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej (gabinetu), w całkowitej powierzchni lokalu. Ujęciu w kosztach podatkowych podlega także proporcjonalnie przypadająca na gabinet część czynszu płaconego do wspólnoty czy spółdzielni mieszkaniowej, część opłat za energię elektryczną, wodę, gaz oraz ciepło systemowe.
Do kosztów podatkowych nie można jednak zaliczyć kapitałowej części raty kredytu. Kosztem tym mogą być wyłącznie zapłacone odsetki od kredytu hipotecznego, który zaciągnięty został na zakup mieszkania. Odliczeniu podlega oczywiście tylko ta część odsetek, która proporcjonalnie przypada na metraż gabinetu i dotyczy okresu po oddaniu nieruchomości do używania na cele działalności gospodarczej, co potwierdzały wielokrotnie organy podatkowe (np. pisma Dyrektoria KIS z: 23.1.2025 r., 0115-KDWT.4011.147.2024.3.AK oraz 23.10.2024 r., 0112-KDIL2-2.4011.652.2024.1.KP).
Nie jest wymagane fizyczne i trwałe wydzielenie pomieszczenia z substancji mieszkania. Niemniej jednak podkreśla się, że wydatki ponoszone na czynsz oraz media mogą być zaliczone do kosztów podatkowych, jeżeli są związane z działalnością gospodarczą zarejestrowaną mieszkaniu, którego dotyczą (por. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 4.10.2024 r., 0115-KDIT3.4011.677.2024.1.RS). Z tego względu najlepiej byłoby najpierw zgłosić nowy adres kancelarii adwokackiej, pod którym prowadzona jest aktywność zawodowa, zanim rozpocznie się ujmowanie wskazanych wydatków w kosztach podatkowych. Formalna rejestracja działalności gospodarczej pod danym adresem stanowi dla organów urzędu skarbowego dowód, który dotyczy powiązania ponoszonych tam wydatków z działalnością gospodarczą podatnika i osiąganymi przychodami. Bez dopełnienia tego obowiązku, organy podatkowe potraktują ponoszone wydatki (np. czynsz, odsetki) jako wydatki osobiste, zaspokajające wyłącznie własne potrzeby mieszkaniowe podatnika.
Konsekwencje reformy przepisów w zakresie wliczania umów cywilnoprawnych do stażu pracy
Nowelizacja Kodeksu pracy z 26.9.2026 r. dotycząca wliczania umów cywilnoprawnych do stażu pracy w sposób znaczący wpłynęła na obowiązki po stronie pracodawców i zwiększyła uprawnienia pracowników w zakresie należnych im świadczeń.
Nowelizacja Kodeksu pracy rozszerzyła definicję okresu zatrudnienia będącego podstawą do ustalania stażu pracy (zarówno ogólnego, jak i — w określonych przypadkach — zakładowego). W praktyce oznacza to, że do stażu pracy obecnie wliczają się również udokumentowane okresy wykonywania innej pracy zarobkowej niż stosunek pracy, m.in.:
- prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej,
- wykonywanie pracy na podstawie umów cywilnoprawnych (np. umowa zlecenia, umowa o świadczenie usług, umowa agencyjna),
- udokumentowana praca za granicą oraz niektóre formy współpracy zawodowej.
Celem nowelizacji było wyrównanie pozycji osób, które przez lata wykonywały pracę na innych podstawach (np. samozatrudnieni, zleceniobiorcy) i w efekcie miały krótszy „staż pracowniczy” kwalifikujący do uprawnień wynikających z Kodeksu pracy.
Co istotne, do stażu pracy nie wliczają się nadal umowy o dzieło. A to z uwagi na fakt, że są to umowy rezultatu i trudno byłoby uznać, że czas związania tą umową można zaliczyć do stażu pracy pracownika.
Rozszerzenie stażu przekłada się na prawa, które w Kodeksie pracy uzależnione są od długości stażu. Najistotniejsze skutki dla pracowników to:
- dłuższy wymiar urlopu wypoczynkowego,
- dłuższe okresy wypowiedzenia,
- wyższe odprawy przy rozwiązaniu stosunku pracy (skala odpraw zależy od stażu),
- większa liczba osób uprawnionych do dodatków stażowych, nagród jubileuszowych i innych świadczeń uzależnionych od stażu.
W praktyce oznacza to, że osoby, które wcześniej przez lata pracowały na umowach cywilnych lub prowadziły własną działalność, po doliczeniu tych okresów do stażu zyskały prawo do dłuższego urlopu, wyższego dodatku czy lepszych warunków przy ewentualnym rozwiązaniu umowy.
Nowe zasady przyniosły ze sobą wyzwania dla pracodawców — nie tylko merytoryczne, ale przede wszystkim organizacyjno-płatnicze. Pracodawca musi weryfikować dokumenty, które potwierdzają zatrudnienie na podstawie umów cywilnoprawnych. Co do zasady takie zaświadczenie wydaje ZUS, jednak, w szczególności w przypadku pracy zarobkowej wykonywanej za granicą sama osoba zainteresowana musi zgromadzić niezbędne dokumenty, które wiarygodnie potwierdzą, że wykonywał pracę zarobkową inną niż na podstawie umowy o pracę.
W następnej kolejności, pracodawca musi przeanalizować historię zatrudnienia danego pracownika, aby móc ustalić związane z tym uprawnienia mu przysługujące.
Istotnym elementem tej zmiany jest obciążenie dla pracodawców, ponieważ zaliczenie tych okresów do stażu pracy wiąże się z np. wyższymi odprawami, których pracodawca wcześniej nie planował w budżecie.
Sprzedaż kosmetyków – możliwość skorzystania ze zwolnienia od VAT
Sprzedaż kosmetyków, która będzie odbywała się w lokalu, nie spowoduje utraty prawa do korzystania ze zwolnienia od VAT, ale będzie wliczała się do limitu tego zwolnienia. Wysyłanie próbek nie będzie miało wpływu na stosowanie zwolnienia ani też na wykorzystanie jego limitu. Z kolei sprzedaż internetowa uniemożliwia zastosowanie zwolnienia od VAT.
Zgodnie z art. 113 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: VATU) zwalnia się od VAT sprzedaż dokonywaną przez podatnika posiadającego siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju, u którego wartość sprzedaży, z wyłączeniem VAT, nie przekroczyła w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym kwoty 240 000 zł.
Jednak w art. 113 ust. 13 pkt 1 lit. f VATU wskazano, że ze zwolnienia podmiotowego nie mogą korzystać podatnicy dokonujący dostaw „Preparatów kosmetycznych i toaletowych (PKWiU 20.42.1)” w związku z zawarciem umowy w ramach zorganizowanego systemu zawierania umów na odległość, bez jednoczesnej fizycznej obecności stron, z wyłącznym wykorzystaniem jednego lub większej liczby środków porozumiewania się na odległość, do chwili zawarcia umowy włącznie.
Grupowanie PKWiU 20.42.1 obejmuje np. perfumy, kosmetyki, pudry kosmetyczne czy preparaty kosmetyczne.
Sprzedaż kosmetyków, która będzie miała miejsce w lokalu, nie spowoduje utraty prawa do korzystania ze zwolnienia od VAT, ale będzie wliczała się do limitu w wysokości 240 000 zł.
Sprzedaż internetowa kosmetyków będzie stanowiła zawieranie umów na odległość, przez co – na podstawie art. 113 ust. 13 pkt 1 lit. f VATU – nastąpi utrata prawa do korzystania ze zwolnienia podmiotowego od VAT.
Jak stanowi art. 7 ust. 3 VATU nie podlega opodatkowaniu VAT przekazanie prezentów o małej wartości i próbek, jeżeli przekazanie to następuje na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika. Z kolei art. 7 ust. 7 VATU wskazuje, że przez próbkę rozumie się identyfikowalne jako próbka egzemplarz towaru lub jego niewielką ilość, które pozwalają na ocenę cech i właściwości towaru w jego końcowej postaci, przy czym ich przekazanie (wręczenie) przez podatnika:
1) ma na celu promocję tego towaru,
2) nie służy zasadniczo zaspokojeniu potrzeb odbiorcy końcowego w zakresie danego towaru, chyba że zaspokojenie potrzeb tego odbiorcy jest nieodłącznym elementem promocji tego towaru i ma skłaniać odbiorcę do zakupu promowanego towaru.
Skoro przekazanie próbek nie jest opodatkowane VAT, to nie stanowi „sprzedaży” i nie wlicza się do limitu zwolnienia podmiotowego od VAT.
Możliwość wyboru opodatkowania w formie ryczałtu ewidencjonowanego
Uzyskiwanie w 2026 r. przychodów kwalifikowanych, jako przychodów z działalności gospodarczej, przed formalną rejestracją w CEiDG, wyłącza prawo podatnika do wyboru opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych albo podatku liniowego w tym roku podatkowym, dla tej działalności. Z tych form opodatkowania podatnik będzie mógł skorzystać dopiero od 2027 r.
Z treści pytania wynika, że usługi reklamowe były świadczone przez dwa lata w sposób ciągły i zarobkowy. Aktywność ta spełnia definicję pozarolniczej działalności gospodarczej i nie stanowiła tzw. działalności nierejestrowanej. Brak wpisu przedsiębiorcy do rejestru CEiDG nie zmienia – w opisanym przypadku – charakteru osiąganych przychodów. W 2026 r. przychody z działalności gospodarczej były osiągane od stycznia.
Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne oraz art. 9a ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych pisemne oświadczenie o wyborze opodatkowania w formie ryczałtu ewidencjonowanego lub podatku liniowego należy złożyć do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnięto pierwszy przychód z tego tytułu w danym roku podatkowym.
Jeżeli od początku 2026 r. osoba fizyczna świadczyła usługi reklamowe i uzyskała z tego tytułu pierwszy przychód, przykładowo w styczniu 2026 r., termin na wybór opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych albo podatku liniowego upłynął 20.2.2026 r. Spóźnione zgłoszenie działalności do CEiDG, dokonane w połowie 2026 r., nie powoduje ponownego biegu tego terminu, gdyż decydujące znaczenie ma faktyczna data uzyskania pierwszego przychodu kwalifikowanego, jako przychodu z działalności gospodarczej w danym roku podatkowym.
Skoro więc termin na złożenie oświadczenia o wyborze formy opodatkowania w 2026 r. upłynął, podatnik nie może już na ten rok wybrać ani opodatkowania w formie ryczałtu ewidencjonowanego, ani w formie podatku liniowego. Przychody podatnika, uzyskane w 2026 r., z mocy prawa muszą zostać opodatkowane na zasadach ogólnych, czyli według skali podatkowej. Podatnik, po formalnym uzyskaniu statusu przedsiębiorcy zarejestrowanego w CEiDG, będzie mógł wybrać ryczałt ewidencjonowany lub podatek liniowy jako formę odpakowania przychodów z wykonywanej działalności gospodarczej, ale dopiero od 2027 r.
Wynagrodzenie wypłacane na rzecz prokurenta spółki z o.o., będącego podmiotem powiązanym
Przychody prokurenta, który jest wspólnikiem lub małżonkiem wspólnika spółki z o.o., będą stanowić ukrytą dywidendę.
W przypadku spółek, które opodatkowane są estońskim CIT, podatek płaci się m.in. od ukrytych zysków, przez które rozumie się świadczenia pieniężne, niepieniężne, odpłatne, nieodpłatne lub częściowo odpłatne, wykonane w związku z prawem do udziału w zysku, inne niż podzielony zysk, których beneficjentem, bezpośrednio lub pośrednio, jest udziałowiec, akcjonariusz albo wspólnik lub podmiot powiązany bezpośrednio lub pośrednio z podatnikiem lub z tym udziałowcem, akcjonariuszem albo wspólnikiem. Przez podmioty powiązane rozumie się także małżonków (osoby pozostające w związku małżeńskim).
Do ukrytych zysków nie zalicza się m.in. wynagrodzeń ze stosunku pracy lub umów cywilnoprawnych w części, w jakiej suma tych wynagrodzeń i zasiłków wypłacona w konkretnym miesiącu na rzecz danej osoby nie przekracza pięciokrotności średniego miesięcznego wynagrodzenia wypłacanego przez podatnika z powyższych tytułów, nie więcej jednak niż pięciokrotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw, przy czym średnie miesięczne wynagrodzenie ustala się za miesiąc poprzedzający miesiąc dokonania wypłat na rzecz osoby fizycznej. Przychody, które uzyskiwane są przez prokurentów, zaliczane są – zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – do przychodów z innych źródeł.
W związku z powyższym przychody prokurenta, który jest wspólnikiem lub małżonkiem wspólnika spółki z o.o., będą stanowić ukrytą dywidendę.
Warto dodać, że ustanowienie prokurenta nie jest obowiązkowe w spółce z o.o., a prokura może być nieodpłatna.
Zakup gokarta a możliwość odliczenia VAT
Od zakupu gokarta, który przeznaczony będzie do wynajmu, podatnikowi będzie przysługiwało prawo do odliczenia 100% VAT. W przypadku, gdy zakup gokarta będzie służył celom reklamowym (będzie służył prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej), podatnik będzie miał prawo do odliczenia 100% VAT zarówno od jego zakupu, jak i wydatków eksploatacyjnych. Gokart, jako pojazd niebędący samochodem osobowym, może podlegać jednorazowej amortyzacji, bowiem nie został z niej wyłączony.
Zgodnie z art. 86a ustawy o VAT w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, kwotę VAT naliczonego, o którą można obniżyć kwotę VAT należnego, stanowi 50% kwoty VAT, która wynika m.in. z faktury otrzymanej przez podatnika.
Za pojazdy samochodowe uznaje się pojazdy silnikowe, których konstrukcja umożliwia jazdę z prędkością przekraczającą 25 km/h. Definicja ta nie obejmuje ciągnika rolniczego. Co do zasady w polskim prawie gokarty nie są traktowane jak pojazdy samochodowe. Zgodnie z homologacją są one uznawane za pojazdy silnikowe (wózek jezdniowy), bez prawa poruszania się po drogach publicznych. Gokarty służą wyłącznie do jazdy rekreacyjnej lub sportowej na specjalnie przygotowanych i zamkniętych torach.
Z uwagi na powyższe, biorąc pod uwagę, że ograniczenie w zakresie odliczania VAT do 50% dotyczy wyłącznie określonych pojazdów samochodowych, podatnik będzie miał prawo do odliczenia 100% VAT zarówno od zakupu, jak i od wydatków eksploatacyjnych związanych z gokartem. Co ważne, pojazd musi służyć prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej, bowiem jedynie takie wydatki pozwalają na odliczenie VAT.
Gokart nie jest pojazdem samochodowym, dlatego nie dotyczy go ograniczenie w zakresie odliczania VAT do 50%.
Jeśli chodzi o odliczenie VAT od wydatków poniesionych na działalność reklamową, konieczne jest powiązanie poniesionych wydatków z prowadzoną działalnością gospodarczą. Gokart musi służyć generowaniu zysków lub być związany bezpośrednio z działaniami marketingowymi, np. być nośnikiem logo, wykorzystywanym podczas różnych pokazów i wydarzeń. Stąd też – co do zasady – nie ma problemu z odliczeniem VAT w takiej sytuacji. Musi jednak istnieć związek poniesionych wydatków z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.
Jednorazowa amortyzacja w ramach pomocy de minimis przysługuje m.in. małym podatnikom PIT. W ramach tej ulgi przedsiębiorcy mogą dokonać odpisów amortyzacyjnych do wysokości limitu jednorazowej amortyzacji, który wynosi kwotę 50 000 euro.
Jednorazową amortyzacją mogą zostać objęte wyłącznie określone w przepisach składniki majątku. W zamkniętym katalogu znajdują się składniki majątku zaliczane do grup 3–8 KŚT. W grupie 7 KŚT znajdują się środki transportu, z wyłączeniem samochodów osobowych.
Jak zostało wskazane wcześniej, gokarty nie są pojazdami samochodowymi, dlatego podatnik może skorzystać z prawa do jednorazowej amortyzacji w odniesieniu do zakupionego gokarta.
Odpowiedzialność odszkodowawcza pracodawcy za mobbing
Jeżeli pracodawca nie przeciwdziała aktywnie mobbingowi, to może za niego odpowiadać, nawet w sytuacji gdy mobberem nie był on bezpośrednio a jego pracownik.
Zgodnie z art. 943 § 3 ustawy Kodeks pracy (dalej: KP) za działania mobbingowe pracodawca może ponosić odpowiedzialność odszkodowawczą – na zasadach prawa pracy i prawa cywilnego. Odszkodowania te są od siebie niezależne – zadośćuczynienie za krzywdę i odszkodowanie.
Pracodawca ma obowiązek przeciwdziałać mobbingowi. Przepis to regulujący (943 § 1 KP) wspólnie z art. 111 KP i art. 94 pkt 10 KP stawia pracodawcy obowiązek dbałości o dobra osobiste pracownika, w szczególności jego godność, oraz o taką atmosferę w zakładzie pracy, w której dobra osobiste pracowników będą szanowane, zarówno przez samego pracodawcę (osoby działające w jego imieniu), jak i innych pracowników. Działania jakie pracodawca podejmie w związku z realizacją tego celu pozostaje w jego gestii. Praktycznie rzecz ujmując, pracodawca musi wprowadzić odpowiednie procedury, dbać o ich ewaluację (cykliczne sprawdzanie) oraz proaktywnie podchodzić do tematu przeciwdziałania mobbingu w miejscu pracy (akcje edukacyjne, szkolenia, precyzyjne szkolenia dla menadżerów). Nie ma wątpliwości, że stosowanie działań fasadowych, np. samo spisanie procedury z internetu, nie będzie chroniło pracodawcy. Musi on udowodnić, że procedury były skuteczne, skutecznie przekazany pracownikom fakt ich istnienia, oraz że te procedury są możliwe przez pracowników do zastosowania (wyrok SN z 3.8.2011 r., I PK 35/11). Natomiast wyrok SN z 22.1.2020 r., III PK 194/18 stanowi, że gdy pracodawca wykaże się dostateczną ilością działań z zakresu prewencji antymobbingowej, to do odpowiedzialności za to zjawisko pociągnięty może zostać jedynie jego sprawca.
Odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego. Konsekwencje dla pracodawcy
Pracodawca, odwołując pracownika z urlopu jest zobowiązany do pokrycia wszelkich kosztów poniesionych przez pracownika, które poniósł w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu.
Pracodawca jest zobowiązany do tego, aby udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Urlop powinien być udzielony zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca. Powinien on wziąć pod uwagę wnioski pracowników, jednak nie jest on związany ich sugestiami. Ułożenie planu urlopów, który nie pokrywa się w pełni z wnioskami pracowników nie powinien stanowić naruszenia w rozumieniu przepisów prawa pracy. Pracodawca bierze również pod uwagę zapewnienie ciągłości działania podmiotu, co oznacza, że musi zagwarantować adekwatną obsadę, która będzie w stanie realizować zadania w sposób niepowodujący opóźnień czy też naruszeń obowiązków wynikających z przepisów prawa (np. terminów ustawowych).
Pracownicy jednego działu wnieśli o udzielenie im urlopu w tym samym terminie, gdyż chcą pojechać na wspólne wakacje. Pracownicy wskazanego działu są obowiązani do udzielania odpowiedzi na zapytania w terminach przewidzianych w Kodeksie postępowania administracyjnego. W przypadku udzielenia urlopu wystąpiłoby duże ryzyko otrzymania skargi na przewlekłość działania podmiotu. Odmowa udzielenia takiego urlopu nie może być uznana za naruszenie.
Co do zasady pracodawca powinien rozplanować termin urlopów w jak najbardziej zbliżonych terminach, o jakie wnosili pracownicy. W sytuacji gdy pracownik rozpoczął urlop, pracodawca może go odwołać jedynie w uzasadnionych przypadkach, o których pracodawca nie wiedział bezpośrednio przed rozpoczęciem urlopu przez pracownika.
Pracownik przebywający na urlopie jest ekspertem, który jako jedyny posiada poświadczenie bezpieczeństwa uprawniające go do dostępu do informacji niejawnych, które należy przekazać odpowiednim służbom w chwili przebywania pracownika na urlopie. Jego obecność w chwili przekazania wspomnianych informacji jest niezbędna, a sam pracodawca uprzednio nie wiedział, że wystąpi sytuacja wymagająca osobistego stawiennictwa pracownika.
Pracodawca, odwołując pracownika z urlopu jest zobowiązany do pokrycia wszelkich kosztów poniesionych przez pracownika, które poniósł w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. Takimi kosztami mogą być m.in. koszt paliwa, biletów, hotelu czy innych kosztów związanych z opłatami za podróż. Pracownik, który wnosi o zwrot kosztów powinien przedstawić stosowne faktury lub rachunki, czy też wyciągi z konta, które mogą potwierdzić faktycznie poniesione koszty.
