Wewnętrzne regulacje dotyczące równego traktowania i mobbingu

Zgodnie z dodanym do Kodeksu pracy art. 94^3a, pracodawca zatrudniający co najmniej 10 pracowników ustalać ma  reguły, procedury oraz częstotliwość działań w obszarach przeciwdziałania naruszaniu godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, przeciwdziałania naruszaniu zasady równego traktowania w zatrudnieniu, przeciwdziałania dyskryminacji oraz przeciwdziałania mobbingowi w regulaminie, jeżeli te reguły, procedury oraz częstotliwość działań nie są określone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy. Już z tego zapisu wynika, że określenie tych kwestii może  nastąpić w regulaminie pracy ale również w odrębnym, dedykowanym regulaminie.

Odpowiedzi na pytanie wprost udziela dodany do art. 104¹ § 1 Kodeksu pracy pkt 10. Określając treść regulaminu pracy wskazuje on, że w regulaminie pracy należy uregulować reguły, procedury oraz częstotliwość działań w obszarach przeciwdziałania:

a) naruszaniu godności oraz innych dóbr osobistych pracowników,
b) naruszaniu zasady równego traktowania w zatrudnieniu oraz dyskryminacji w zatrudnieniu,
c) mobbingowi
– chyba że u pracodawcy wydany został regulamin, o którym mowa w art. 94^3a Kodeksu pracy. Z tej konstrukcji wynika, że kwestie te nie muszą być regulowane regulaminem pracy. Mogą być określane osobnym regulaminem, co dotyczy także pracodawców obowiązanych ze względu na stan zatrudnienia do wydawania regulaminu pracy.

Oczywiście wejście w życie zmian przepisów dotyczących równego traktowania i mobbingu wymusi zmianę regulaminu pracy, w którym pracodawca standardowo (niekiedy nawet bardzo szeroko) odnosi się do tych zagadnień, a w związku ze zmianą definicji mobbingu, zmianom w zakresie dyskryminacji (np. dodanie dyskryminacji przez założenie i przez skojarzenie) i innymi nowościami dotychczasowe zapisy staną się nieaktualne.

Zwolnienie usług psychologicznych i psychoterapeutycznych z podatku od towarów i usług

W świetle art. 43 ust. 1 pkt 19 ustawy o VAT zwalnia się od podatku usługi w zakresie opieki medycznej, służące profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu i poprawie zdrowia, świadczone w ramach wykonywania zawodów lekarza i lekarza dentysty, pielęgniarki i położnej, medycznych, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy o działalności leczniczej, a także psychologa.

Zwolnienie to ma charakter podmiotowo-przedmiotowy, w związku z czym do jego zastosowania konieczne jest kumulatywne spełnienie przesłanki przedmiotowej, związanej z tym, że świadczone usługi muszą służyć profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu lub poprawie zdrowia, co stanowi realizację celu terapeutycznego, oraz przesłanki podmiotowej, wymagającej, aby czynności te były wykonywane przez osoby o ściśle określonych kwalifikacjach zawodowych.

Zawód psychologa kwalifikuje się do tego zwolnienia bezpośrednio na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 19 lit. d ustawy o VAT. Z kolei wykwalifikowany psychoterapeuta, posiadający certyfikat psychoterapeuty lub będący osobą ubiegającą się o otrzymanie certyfikatu psychoterapeuty w rozumieniu rozporządzenia w sprawie świadczeń gwarantowanych z zakresu opieki psychiatrycznej i leczenia uzależnień, jest traktowany jako osoba wykonująca zawód medyczny, co umożliwia mu skorzystanie ze zwolnienia na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 19 lit. c ustawy o VAT (por. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 2.5.2022 r., 0114-KDIP4-2.4012.105.2022.1.KS).

Zlecenie z własnym pracownikiem

Umowa zlecenia lub umowa o świadczenie usług, do której stosujemy przepisy o zleceniu to umowa prawa cywilnego, której zawarcie z własnym pracownikiem nie podlega żadnym dodatkowym ograniczeniom wprost wyrażonym w przepisach.

Obowiązujące od 8.7.2026 r. zmiany ustawy o PIP rozszerzyły znacznie kompetencje inspekcji – głównie przyznały możliwości wydawania decyzji o uznaniu stosunku prawnego za stosunek pracy – podwyższono również w istotny sposób kary za naruszanie przepisów prawa pracy, w tym za zawieranie umów cywilnoprawnych na warunkach wskazujących na stosunek pracy. Nie zmieniono jednak nic w zakresie definicji stosunku pracy i szerzej – przepisów art. 22 Kodeksu pracy, jak również nie wprowadzono dodatkowych obostrzeń odnośnie do umowy cywilnoprawnej zawieranej z własnym pracownikiem.

Należy zwrócić uwagę na dwie podstawowe kwestie:

Umowa o świadczenie usług nie może zostać zawarta i wykonywana na warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy. Zgodnie z definicją stosunku pracy przez nawiązanie tego stosunku pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Zatrudnienie na tych warunkach jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy.

Ocena czy dana umowa cywilnoprawna jest w istocie umową o pracę opiera się na treści umowy, jak też dla oceny istnienia stosunku pracy ocenie poddać należy faktyczny sposób realizowania umowy. Przyjmuje się przy tym cechy dominujące.

Kluczowe znaczenie ma zatem to, czy w ramach umowy o pracę realizowane będą faktycznie inne prace.

Musimy zatem zwrócić szczególną uwagę na to, by umowy te dotyczyły całkowicie innych prac. Powinny tutaj wystąpić nie tylko różnice pomiędzy czynnościami wykonywanymi na podstawie tych dwóch umów, ale bardzo wyraźne rozróżnienie konkretnych prac.

Do zlecenia zawieranego z własnym pracownikiem odnoszą się przepisy o ubezpieczeniach społecznych. Za pracownika w rozumieniu ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych uważa się między innymi osobę wykonującą pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, albo umowy o dzieło, jeżeli umowę taką zawarła z pracodawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy, lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy. Skoro osoba ta traktowana jest jak pracownik, to od wynagrodzenia z danej umowy obowiązkowo opłacane są wszystkie cztery składki na ubezpieczenia społeczne – mamy do czynienia „ubezpieczeniowo” z kontynuacją zatrudnienia pracowniczego. Należy jednak zwrócić uwagę na dwie kwestie:

Możliwość odliczenia ulgi termomodernizacyjnej w ramach podwójnego limitu w przypadku nieuzyskania dochodów przez jednego z małżonków

Zgodnie z art. 26h ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: PDOFizU), podatnik będący właścicielem lub współwłaścicielem budynku mieszkalnego jednorodzinnego ma prawo odliczyć od podstawy obliczenia podatku, ustalonej zgodnie z art. 26 ust. 1 lub art. 30c ust. 2, wydatki poniesione w roku podatkowym na materiały budowlane, urządzenia i usługi, związane z realizacją przedsięwzięcia termomodernizacyjnego w tym budynku, określone w przepisach wydanych na podstawie ust. 10, które zostanie zakończone w okresie 3 kolejnych lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym poniesiono pierwszy wydatek.

Jak natomiast stanowi art. 26h ust. 2 PDOFizU kwota odliczenia nie może przekroczyć 53 000 zł w odniesieniu do wszystkich realizowanych przedsięwzięć termomodernizacyjnych w poszczególnych budynkach, których podatnik jest właścicielem lub współwłaścicielem.

Zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 6 ust. 1 PDOFizU małżonkowie podlegają odrębnemu opodatkowaniu od osiąganych przez nich dochodów. Art. 6 ust. 2 pkt 1 PDOFizU stanowi natomiast, że małżonkowie podlegający w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu, pozostający w związku małżeńskim i we wspólności majątkowej przez cały rok podatkowy mogą być, z zastrzeżeniem ust. 8, na wspólny wniosek wyrażony w zeznaniu podatkowym, opodatkowani łącznie od sumy swoich dochodów określonych zgodnie z art. 9 ust. 1 i 1a, po uprzednim odliczeniu, odrębnie przez każdego z małżonków, kwot pomniejszających dochód; w tym przypadku podatek określa się na imię obojga małżonków w podwójnej wysokości podatku obliczonego od połowy łącznych dochodów małżonków.

Wartość ulgi termomodernizacyjnej rozliczana na podstawie przepisów art. 26h PDOFizU stanowi kwotę pomniejszającą dochód o której mowa w art. 6 ust. 2 PDOFizU. Jakkolwiek więc w przypadku wydatków małżonków objętych wspólnością majątkową, dotyczących ich wspólnego majątku, limit odliczenia w ramach ulgi termomodernizacyjnej w istocie się podwaja i łącznie wynosi 106 000 zł, to jednak nie jest to limit łączny do podziału – każdy z małżonków jest w tej sytuacji uprawniony odliczyć od swego dochodu wydatki kwalifikowane w ramach przysługującego mu limitu 53 000 zł.

W przedstawionym zatem przypadku, gdyby małżonka w roku 2025 uzyskiwała dochody, to mogłaby odliczyć od tych dochodów wydatki kwalifikowane w ramach ulgi termomodernizacyjnej. Fakt nieuzyskania w tymże roku dochodów przez małżonkę wyklucza możliwość zastosowanie przez małżonków przedmiotowej ulgi, w złożonym przez nich wspólnie zeznaniu podatkowym.

Premia frekwencyjna a ekwiwalent za urlop wypoczynkowy

Premia stanowi dodatkowy, uzupełniający składnik wynagrodzenia i nie może mieć charakteru uznaniowego. Premia przysługuje po spełnieniu określonych warunków i zależy od rzetelnej oceny czy pracownik wymagane warunki spełnił. Źródłem, na podstawie którego przyznawana i wypłacana jest premia powinny być wewnętrzne akty takie jak np. regulamin wynagradzania.

Można wprowadzić tzw. reduktor premiowy, który przewiduje pozbawienie pracownika prawa do premii w całości lub tylko w jej części, jeżeli wystąpią wymienione okoliczności (negatywne np. spóźnienia, brak staranności w wykonywaniu obowiązków itd.).

Jako przykład takiego reduktora można wskazać też nieobecności w pracy, które będą wpływały na przyznanie i wysokość premii.

Zarówno sam ekwiwalent pieniężny za urlop, jak i inne świadczenia obliczane z zastosowaniem zasad ekwiwalentowych ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, z wyłączeniem:

1) jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
2) wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
3) gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,
4) wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
5) ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
6) dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
7) wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
8) kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
9) nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
10) odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,
11) wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.

Zatem, premie jako składniki wynagrodzenia przysługujące po spełnieniu konkretnych warunków (tutaj frekwencji w pracy) podlegają wliczeniu do podstawy ekwiwalentu i innych świadczeń ze stosunku pracy.

Natomiast do podstawy ekwiwalentu urlopowego oraz innych świadczeń ze stosunku pracy (odprawy, odszkodowania) nie wlicza się nagród jako świadczeń o charakterze wyłącznie uznaniowym, które zostały zdefiniowane w art. 105 Kodeksu pracy. Pracownikom, którzy przez wzorowe wypełnianie swoich obowiązków, przejawianie inicjatywy w pracy i podnoszenie jej wydajności oraz jakości przyczyniają się szczególnie do wykonywania zadań zakładu, mogą być przyznawane nagrody i wyróżnienia. Odpis zawiadomienia o przyznaniu nagrody lub wyróżnienia składa się do akt osobowych pracownika.

W tym jednak przypadku nie mamy do czynienia z tak rozumianą nagrodą.

Jeśli chodzi o wynagrodzenie urlopowe, to obowiązuje zasada wyrażona w art. 172 Kodeksu pracy, która brzmi, że za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował.

Oznacza to, że urlop wypoczynkowy powinien być zrównany z okresem wykonywania pracy co przekłada się na zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia za ten czas.

Za miesiąc, w którym pracownik przebywał wyłącznie na urlopie wypoczynkowym pracownik powinien otrzymać pełną premię frekwencyjną 500 zł.

Nie ma więc powodu by wliczać tak ustalony składnik do wynagrodzenia urlopowego, które oblicza się wyłącznie ze składników zmiennych, miesięcznych, których wysokość może przybierać różne wartości, np. w zależności od wyników pracy.

Korekta podatku naliczonego przy zmianie przeznaczenia ładowarki do pojazdów elektrycznych

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT zakres odliczenia zależy od wykorzystania nabytego towaru do czynności opodatkowanych. Przy zakupie ładowarki podatnikowi przysługiwało pełne odliczenie, jeżeli samochody rzeczywiście były wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej, a warunki z art. 86a ust. 3 i 4 ustawy o VAT zostały spełnione.

Od sierpnia 2026 r. ładowarka służy wyłącznie pojazdowi wykorzystywanemu w sposób mieszany. W świetle art. 86a ust. 1 oraz ust. 2 pkt 3 ustawy o VAT kwotę podatku naliczonego od wydatków związanych z eksploatacją lub używaniem takiego pojazdu stanowi zasadniczo 50% VAT. Katalog z art. 86a ust. 2 pkt 3 ustawy o VAT ma charakter otwarty.

W interpretacji indywidualnej z 19.2.2019 r. (0112-KDIL1-3.4012.720.2018.2.AP) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wprost uznał wydatek na nabycie stacji ładowania za wydatek związany z używaniem samochodu.

Zmiana z pełnego prawa do odliczenia na prawo do odliczenia 50% powoduje zastosowanie art. 91 ust. 7 ustawy o VAT. Z uwagi na fakt, że ładowarka została zaliczona do środków trwałych podlegających amortyzacji oraz jej wartość początkowa przekracza 15 000 zł, zastosowanie znajdzie art. 91 ust. 7a ustawy o VAT. Przepis ten odsyła do pięcioletniego okresu korekty określonego w art. 91 ust. 2 ustawy o VAT oraz do terminu z art. 91 ust. 3 ustawy o VAT. Roczna korekta dotyczy jednej piątej podatku naliczonego i jest wykazywana za pierwszy okres rozliczeniowy następnego roku.

Mając zatem na uwadze powyższe, podatnik powinien dokonać korekty w deklaracji za styczeń 2027 r. Jeżeli sposób mieszany utrzyma się do końca okresu korekty, analogiczne korekty będą zasadniczo dokonywane za lata 2027–2030, odpowiednio w pierwszych okresach rozliczeniowych lat 2028–2031.

Zaliczenie sprzedaży części nieruchomości do limitu zwolnienia podmiotowego

W myśl art. 113 ust. 2 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: VATU), z limitu zwolnienia podmiotowego wyłączono odpłatną dostawę towarów zaliczanych na gruncie przepisów o podatku dochodowym do środków trwałych podlegających amortyzacji. W przedstawionej sytuacji nieruchomość nie stanowiła środka trwałego podatnika, w związku z czym to wyłączenie nie ma zastosowania.

Wykorzystywanie prywatnej nieruchomości w sposób ciągły do celów zarobkowych wyczerpuje na gruncie VAT definicję działalności gospodarczej wskazaną w art. 15 ust. 2 VATU. Tym samym sprzedaż nieruchomości wykorzystywanej wcześniej zarobkowo nie jest traktowana przez organy podatkowe jako zwykłe, prywatne rozporządzenie majątkiem, lecz stanowi dostawę składnika majątku związanego z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą w zakresie najmu.

Dostawa nieruchomości przez podatników zazwyczaj korzysta ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 10 lub 10a VATU. Wprawdzie obrót ze sprzedaży nieruchomości korzystającej ze zwolnienia przedmiotowego z VAT co do zasady nie wchodzi do limitu, jednak art. 113 ust. 2 pkt 2 lit. a VATU wprowadza wyjątek dla transakcji związanych z nieruchomościami, jeżeli nie mają one charakteru czynności pomocniczych. W sytuacji, gdy nieruchomość była elementem stałej aktywności zarobkowej podatnika w postaci najmu, organy spójnie kwalifikują jej sprzedaż jako transakcję niepomocniczą.

W świetle powyższego podatnik powinien przyjąć, że sprzedaż przez niego części nieruchomości musi zostać uwzględniona w progu zwolnienia podmiotowego od podatku VAT w kwocie 240 000 zł.

O konieczności włączenia do limitu zwolnienia kwot uzyskanych ze zbycia nieruchomości u podatnika prowadzącego indywidualną praktykę lekarską (usługi medyczne zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 VATU) wypowiedział się Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 9.6.2026 r. (0113-KDIPT1-3.4012.210.2026.4.ALN). Organ ten potwierdził, że sprzedaż taka ma charakter inny niż pomocniczy, a więc tworzy wartość obortu dla potrzeb limitu z art. 113 ust. 1 VATU.

Incydent wykryty w piątek wieczorem…. Co dalej?

Obowiązki ustawowe

Znowelizowana CyberBezpU wymaga, aby przekazanie informacji o incydencie poważnym odbyło się w trzech krokach. Pierwszym z nich jest przekazanie tzw. wczesnego ostrzeżenia, drugim zgłoszenie incydentu, a ostatnim przekazanie sprawozdania końcowego.

Terminy ustawowe

Pierwszy etap raportowania (wczesne ostrzeżenie) powinien być zrealizowany nie dłużej niż w ciągu 24 godzin od momentu jego wykrycia. Czas na zgłoszenie incydentu ustawodawca wydłużył w stosunku do pierwszego kroku o 48 godzin, co oznacza, że ten obowiązek należy wykonać  nie dłużej niż w ciągu 72 godzin (ale od tego samego momentu, tj. od jego wykrycia). Trzeci krok, sprawozdanie końcowe podmiot zobowiązany przekazuje w terminie do miesiąca od zgłoszenia incydentu.

Do 24/72 godzin czy natychmiast?

W przypadku wczesnego ostrzeżenia i zgłoszenia incydentu ustawodawca wprowadził w istocie obowiązek niezwłocznego zgłoszenia, z zakreślonym jednocześnie terminem maksymalnym. Tym samym podmiot zobowiązany powinien dopilnować, aby oba obowiązki były wykonane jak najszybciej. Obowiązek przekazania obu informacji niezwłocznie powinien mieć odzwierciedlenie w wewnętrznych procedurach obsługi incydentów.

Organizacja obsługi incydentu

Obowiązek ustawowy jest jednoznaczny tworząc ramy czasowe obsługi incydentu, niezależnie od dnia tygodnia, w którym nastąpi. Wdrożenie w organizacji obowiązków instytucji wynikających CyberBezpU wymaga takiego zaprojektowania systemu obsługi incydentu, aby te obowiązki terminowo wykonać.

W opisanej sytuacji, zważywszy na brzmienie przepisów regulujących terminy raportowania, organizacja nie powinna zakładać, że wykrycie incydentu w piątek po południu przesuwa termin zgłoszenia na kolejny dzień roboczy. Ustawodawca nie przewidział wyłączeń tego rodzaju w obsłudze incydentów. W związku z tym, procedura obsługi incydentów funkcjonująca w organizacji powinna uwzględniać również zdarzenia wykrywane poza standardowymi godzinami pracy i zapewniać możliwość dokonania kwalifikacji oraz zgłoszenia incydentu w wymaganym terminie, czyli wczesne ostrzeżenie powinno zostać przekazane do soboty, do godz. 17:00, chyba że jest możliwe niezwłoczne przekazanie tej informacji.

Rozpoczęcie biegu terminu

Procedury przyjęte w organizacji powinny jasno określać moment, w którym termin na przekazanie wczesnego zgłoszenia oraz zgłoszenie incydentu rozpoczyna bieg.

Monit to nie zawsze incydent podlegający raportowaniu

Stosowane systemy wykrywania incydentów pozwalają na identyfikację zdarzeń o różnym charakterze. Czy każde takie wykrycie wymaga działań raportowych?

Obowiązek przekazania wczesnego ostrzeżenia odnosi się do „incydentu poważnego”. Oznacza to, że obowiązek wczesnego ostrzeżenia powstaje w związku z wystąpieniem incydentu poważnego, a zatem konieczne jest ustalenie, czy zdarzenie spełnia przesłanki określone w definicji incydentu poważnego, zawarte w art. 2 pkt 7) CyberBezpU (np. incydent powoduje poważne obniżenie jakości lub przerwanie ciągłości świadczenia usługi przez podmiot kluczowy lub ważny). W podanej wyżej sytuacji, termin na przekazanie wczesnego ostrzeżenia biegnie od momenty wykrycia incydentu poważnego (lub inaczej, od momentu, w którym incydent zmienił się w incydent poważny).

Incydent trwa i nie jest znana jego skala

Analiza charakteru zdarzenia mającego potencjalnie cechy incydentu podlegającego raportowaniu może uniemożliwić jego definitywną ocenę do upływu ustawowo określonego terminu pierwszego zgłoszenia. Czy jest możliwe przekroczenie terminu i przekazanie zgłoszenia po potwierdzeniu jego statusu?

Trwający incydent nie stanowi podstawy do wstrzymania biegu terminu na zgłoszenie. Trwanie incydentu nie oznacza automatycznie, że termin na dokonanie zgłoszenia ulega zawieszeniu. Jeżeli na danym etapie istnieją podstawy do uznania zdarzenia za incydent podlegający zgłoszeniu, podmiot powinien dochować właściwego terminu, przekazując informacje dostępne na moment zgłoszenia i uzupełniając je w miarę dokonywania dalszych ustaleń – zgodnie z zasadami określonymi w CyberBezpU.

Możliwe błędy w raportowaniu

Dopełnienie wymogów ustawowych wymaga przede wszystkim należytej staranności w ocenie zdarzenia i ustaleniu momentu rozpoczęcia biegu terminu. Nie jest dobrą praktyką czekanie do upływu terminów maksymalnych (bez uzasadnionej przyczyny). Oczekiwanie na pełną analizę incydentu skutkuje odłożeniem zgłoszenia i uniemożliwieniem podjęcia działań zapewniających bezpieczeństwo czy wdrożenie rekomendacji właściwych organów. Również brak procedury pozwalającej ustalić moment powstania obowiązków ustawowych powoduje nieprawidłowości w obsłudze incydentu. Procedura powinna także uwzględniać mechanizmy kwalifikacji incydentów.

W raportowaniu incydentów czas ma znaczenie, ale równie ważne jest prawidłowe ustalenie momentu, od którego ten czas należy liczyć. Dlatego skuteczna procedura obsługi incydentów powinna nie tylko wskazywać terminy ustawowe, lecz także określać sposób wykrywania, kwalifikowania i eskalowania zdarzeń oraz osoby odpowiedzialne za realizację poszczególnych obowiązków.

Podróż służbowa połączona z pobytem prywatnym

Podróż służbowa polega na wykonywaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika, lub w której znajduje się siedziba pracodawcy (art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy).

Czas trwania podróży połączony musi być logicznie z czasem realizacji zadania (w tym przypadku uczestnictwa w szkoleniu), niezbędnym czasem dojazdu i powrotu. Na pewno nie można przyjmować czasu trwania podróży służbowej wykraczającego znacznie poza czas wykonywania zadania, o ile nie uzasadniają tego szczególne okoliczności.

Możliwość połączenia podróży służbowej z pobytem prywatnym nie jest wyłączona w przepisach i trudno by była. Konstrukcja takiego zakazu byłaby kuriozalna, nakazywałaby właściwie pewne zachowania pracownikowi w czasie dla niego wolnym (np. wolny weekend czy urlop przed rozpoczęciem lub po zakończeniu realizacji zadań służbowych) związanego ze zrealizowaniem przejazdu. Oczywiste jest to, że wątpliwości nie dotyczą zatem swobody pracownika, ale kwestii rozliczeniowych.

W związku z podróżą służbową przysługują pewne świadczenia – diety, zwrot kosztów noclegów, przejazdów – które są połączone z samą podróżą. Wcześniejszy wyjazd lub (tak jak w zarysowanym w pytaniu problemie) późniejszy powrót skutkuje w tym zakresie dwojako:

Szczególnie istotne staje się wyodrębnienie części prywatnej pobytu w rozliczeniu wyjazdu. Wskazujemy czas podróży służbowej, tzn. okres od wyjazdu do zakończenia realizacji zadań służbowych, oraz odrębnie czas będący prywatnym pobytem pracownika. Za czas pobytu prywatnego pracodawca nie ponosi i nie rozlicza żadnych świadczeń – diet, ryczałtów na jazdy lokalne, kosztów noclegów czy jakichkolwiek innych wydatków.

Jeżeli chodzi o rozpoczęcie naliczania diety to jest to kwestia bardzo problematyczna. Skoro pracownik pojechał na urlop i później zrealizował zadanie służbowe, to sugerować można naliczanie jej od momentu wskazanego w oświadczeniu pracownika jako rozpoczęcie – po zakończeniu urlopu/pobytu prywatnego – realizacji pobytu służbowego (oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do świadczeń delegacyjnych). Siłą rzeczy nie będzie to moment przekroczenia granicy.

Warto wyrażając zgodę na takie połączenie kwestie te ustalić.

Koszty diet z tytułu podróży służbowych pracowników jako koszty podatkowe pracodawcy

Zgodnie z ogólną zasadą, która wynika z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Choć przepisy podatkowe przewidują pewne ograniczenia w zakresie możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów diet związanych z podróżami służbowymi, to jednak dotyczą one jedynie podróży służbowych odbywanych przez przedsiębiorców i osoby współpracujące. Analogicznych regulacji nie przewidziano w odniesieniu do diet wypłacanych z tytułu podróży służbowych pracownikom. Zdarza się, że organy podatkowe kwestionują możliwość zaliczenia ich do kosztów podatkowych w odniesieniu do wartości kwot, które przekraczają limity przewidziane w przepisach wykonawczych odnoszących się do pracowników sfery budżetowej, jeśli wypłata diet w tej wyższej wysokości nie została przewidziana w regulacjach wewnątrzzakładowych (interpretacja indywidualna Izby Skarbowej w Katowicach z 18.2.2013 r., IBPBI/2/423-1438/12/AP). W przedstawionym przypadku, gdy wysokość diet została przez pracodawcę określona w regulaminie, tego rodzaju wątpliwości nie występują.

Analogicznie jak w przypadku diet z tytułu krajowych podróży służbowych, pracodawca może również określić w regulaminie wysokość diet z tytułu podróży zagranicznych. Jak bowiem wynika z art. 77⁵ Kodeksu pracy warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej, określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Postanowienia te nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej, niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracowników sfery budżetowej. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie temu, aby była ona wyższa. W takiej sytuacji, na ogólnych zasadach, tak samo, jak w przypadku podróży krajowych, pracodawca może zaliczyć wartość wypłacanych diet do kosztów uzyskania przychodów.