Podatkowe rozliczenie kosztów związanych z umową użyczenia lokalu
W sytuacji, gdy prawo własności lokalu przysługuje wyłącznie małżonce, dopuszczalne jest zawarcie umowy użyczenia pomiędzy małżonkami.
Na gruncie VAT oddanie nieruchomości stanowiącej majątek prywatny żony do nieodpłatnego użytkowania – co do zasady – nie podlega opodatkowaniu. Obciążeniu podatkiem należnym nie podlega również samo otrzymanie nieruchomości do bezpłatnego korzystania przez męża.
W podatku dochodowym po stronie żony nie powstanie przychód z tytułu oddania lokalu do używania na rzecz męża. Choć mąż uzyskuje z tego tytułu przysporzenie majątkowe (przychód z nieodpłatnego świadczenia), korzysta ono ze zwolnienia od PIT przewidzianego dla osób zaliczonych do I grupy podatkowej. Istnienie rozdzielności majątkowej nie wpływa na prawo podatnika do skorzystania z tego zwolnienia.
Na gruncie prawa cywilnego małżonkowie z rozdzielnością majątkową są traktowani w obrocie prawnym jako odrębne podmioty, co pozwala im na swobodne zawieranie między sobą umów, w tym umowy użyczenia, o której mowa w art. 710 Kodeksu cywilnego.
Jeżeli przedmiotowy lokal należy tylko do żony, umowa użyczenia jest w pełni skuteczna. Żona – jako wyłączny właściciel – rezygnuje ze swojego prawa do pobierania pożytków i przekazuje mężowi uprawnienie do bezpłatnego korzystania z całości rzeczy. Mąż – stając się posiadaczem zależnym całości lokalu – może go wynajmować osobom trzecim. Pożytki cywilne w postaci czynszu przypadają mężowi jako stronie umowy najmu.
Gdyby lokal należałby w części do męża, a w części do żony (współwłasność ułamkowa), to mąż jako współwłaściciel posiadałby ustawowe prawo do współposiadania i korzystania z całej rzeczy. W takim przypadku żona mogłaby użyczyć mężowi jedynie swój udział we współwłasności lokalu.
Zgodnie z art. 15 ust. 1 i 2 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: VATU) podatnikami VAT są osoby wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, która obejmuje m.in. czynności polegające na wykorzystywaniu towarów (w tym nieruchomości) w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
W sytuacji, gdy żona użycza (czynność nieodpłatna), mężowi lokal przynależący do jej majątku prywatnego, działa w ramach zarządu majątkiem osobistym, co nie czyni jej podatnikiem VAT, mimo, że umowa ma charakter ciągły. Działania podejmowane w ramach zarządu majątkiem prywatnym, które nie mają charakteru zarobkowego, pozostają poza regulacjami dotyczącymi VAT.
Jeśli jednak lokal jest częścią przedsiębiorstwa żony, umowa użyczenia może rodzić skutki na gruncie VAT na podstawie art. 8 ust. 2 pkt 2 VATU, który zrównuje z odpłatnym świadczeniem usług nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste podatnika lub jego pracowników (w tym domowników) oraz wszelkie inne nieodpłatne świadczenia do celów innych, niż działalność gospodarcza podatnika. Uznanie lokalu za składnik majątku prowadzonego przez żonę przedsiębiorstwa oznacza, że każde jego wykorzystanie do celów prywatnych musi być traktowane na gruncie VAT tak, jakby było usługą odpłatną.
Przyjęcie przez małżonka do używania lokalu, który należy do jego żony, nie skutkuje po jego stronie koniecznością opodatkowania tej czynności VAT należnym.
Trzeba jednak przyjąć, iż mąż, wynajmując lokal podmiotowi trzeciemu w celach zarobkowych, prowadzi działalność gospodarczą w rozumieniu przepisów VATU. Będzie on rozliczać VAT należny od czynszu pobieranego od najemcy, chyba że korzysta ze zwolnienia podmiotowego z art. 113 ust. 1 i 9 VATU, do limitu obrotów w skali roku w wysokości 240 000 zł. Jeżeli najem dotyczy celów mieszkaniowych, mąż będzie korzystać ze zwolnienia przedmiotowego na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 36 VATU.
Użyczenie jest z definicji umową nieodpłatną, w której użyczający zezwala biorącemu na bezpłatne używanie rzeczy. W związku z brakiem wynagrodzenia, po stronie żony nie powstanie przychód należny do opodatkowania PIT z tytułu oddania lokalu do używania mężowi.
Stosownie do treści art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: PDOFizU) przychodem są m.in. otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika pieniądze oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. W przypadku użyczenia lokalu, przychodem męża jest wartość czynszu, jaki musiałby zapłacić, gdyby zawarł umowę najmu tego lokalu. Niemniej jednak – pomimo powstania przychodu – mąż korzysta ze zwolnienia przedmiotowego od PIT. Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 125 PDOFizU wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń otrzymanych od osób zaliczonych do I i II grupy podatkowej w rozumieniu przepisów ustawy o podatku od spadków i darowizn. Małżonkowie są zaliczani do I grupy podatkowej, co oznacza, że korzyść męża z korzystania z lokalu żony pod tytułem darmym jest zwolniona od PIT. Warto podkreślić, że zwolnienie to ma charakter przedmiotowy i przysługuje ze względu na status rodzinny stron umowy, co dowodzi, że istnienie rozdzielności majątkowej nie wpływa na prawo do skorzystania z tego zwolnienia przez męża.
Przychody, które mąż uzyskuje z wynajmowania lokalu podmiotowi trzeciemu, stanowią jego odrębne źródło przychodów. Przychody te mogą być opodatkowane jako najem prywatny wskazany w art. 10 ust. 1 pkt 6 PDOFizU, opodatkowany ryczałtem ewidencjonowanym lub w ramach działalności gospodarczej na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 3 PDOFizU, jeśli najem jest prowadzony w sposób zorganizowany, ciągły oraz zarobkowy.
Podróż służbowa zleceniobiorcy
„Wysłanie” zleceniobiorcy w podróż służbową byłoby elementem kierownictwa charakterystycznego dla stosunku pracy, a co za tym idzie umowa mogłaby zostać uznana za wykonywaną na warunkach umowy o pracę – czyli zostać uznana za umowę o pracę. Na konieczność/możliwość wyjazdów wskazywać powinna treść umowy.
Wykonywanie zlecenia może wiązać się z koniecznością odbywania podróży. Nie mówimy tutaj o typowych podróżach służbowych, które to pojęcie przypisane jest zasadniczo do stosunku pracy, ale o niejako konieczności przemieszczania się związanego z realizowaną umową.
Przyjmuje się, że najbardziej istotną, podstawową wręcz cechą stosunku pracy jest podporządkowanie pracownika pracodawcy w toku pracy. Przez „kierownictwo pracodawcy” należy rozumieć możliwość wydawania wiążących poleceń w zakresie wykonywania pracy, przede wszystkim sposobu jej wykonywania. Wynika z niego obowiązek podporządkowania się przez pracowników przełożonym, pewnego rodzaju hierarchiczność występująca w związku z istnieniem stosunku pracy. Chodzić tu będzie przede wszystkim o możliwość zlecania „na bieżąco” pracy (zadań) do wykonania.
Zleceniobiorca może wyjeżdżać w celu wykonania umowy, zleceniodawca zobowiązany natomiast będzie do pokrycia kosztów tych wyjazdów (ponosi on koszty wykonania zlecenia – art. 742 Kodeksu cywilnego). Zwrot kosztów takich wyjazdów nie będzie jednak automatycznie obejmował wypłaty wszystkich świadczeń z katalogu świadczeń przewidzianych w przepisach o podróżach służbowych pracowników. Dla pełnego rozliczenia (poza kosztami bezpośrednio poniesionymi także diety i ryczałty) strony powinny umieścić stosowne zapisy w treści umowy.
Nie oznacza to jednak, że mogą one mieć taki charakter jak podróż służbowa, do odbycia której zobowiązany jest pracownik, w sytuacji gdy otrzyma takie polecenie. Przy umowie cywilnoprawnej wyjazd nie jest dodatkowym obowiązkiem zleceniobiorcy, ale obowiązkiem bezpośrednio wynikającym z zakresu, rodzaju wykonywanych w ramach umowy czynności. Istotne jest tutaj to, że o konieczności wyjazdu nie decyduje jednostronnie zleceniodawca – nie narzuca wyjazdu drugiej stronie już w toku wykonywania umowy. Obowiązek taki wynikać raczej będzie z konieczności prawidłowego wykonania zlecenia. Umowa powinna wskazywać na konieczność wyjazdów z dziećmi na zawody, konkursy, itp.
Jeżeli chodzi o rozliczenie godzin, to także należy to doregulować w umowie kształtując wynagrodzenie, np. wskazując, że w razie wyjazdu na takie wydarzenia stawka wynosi X za każdy dzień wyjazdu (dobrze byłoby także określić przy takim rozliczeniu pojęcie dnia – ile to godzin, czy ma to być doba kalendarzowa) albo każdą godzinę.
Odrębnie uregulować można zwrot ewentualnych kosztów albo wskazać na wyłączenie prawa do zwrotu jakichkolwiek kosztów (poza np. zapewnionym przez zleceniodawcę transportem).
Wykorzystanie przez pracownika pełnego wymiaru urlopu wypoczynkowego przed rozwiązaniem stosunku pracy w trakcie roku kalendarzowego
W opisanym przez Państwa przypadku nie mają Państwo czego rozliczać. W treści świadectwa pracy należy wpisać, że pracownik wykorzystał 26 dni urlopu wypoczynkowego (czyli zgodnie ze stanem faktycznym), aby ewentualny kolejny pracodawca wiedział, że w 2026 r. pracownikowi nie ma już urlopu wypoczynkowego do wykorzystania. Ponadto pracownikowi nie należy wypłacać żadnego ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy niewykorzystany w naturze.
Zgodnie z art. 153 § 2 Kodeksu pracy prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym.
Powyższa regulacja oznacza, że Państwa pracownik (podobnie jak każdy inny), nabył prawo do pełnego wymiaru urlopu wypoczynkowego (26 dni) z dniem 1.1.2026 r. I gdyby chciał, to mógłby je od razu wykorzystać, o ile otrzymałby Państwa zgodę. Rozwiązanie stosunku pracy w trakcie roku kalendarzowego nic w tej kwestii nie zmieniło, gdyż pracownik i tak z dniem 1.1.2026 r. nabył prawo do pełnego wymiaru urlopu wypoczynkowego. Okoliczności rozwiązania stosunku pracy w trakcie roku kalendarzowego wpływają jedynie na część urlopu wypoczynkowego, której pracownik nie zdążył wykorzystać przed tym rozwiązaniem stosunku pracy. Dlatego też w opisanym przez Państwa przypadku nie mają Państwo czego rozliczać. W treści świadectwa pracy należy wpisać, że pracownik wykorzystał 26 dni urlopu wypoczynkowego (czyli zgodnie ze stanem faktycznym), aby ewentualny kolejny pracodawca wiedział, że w 2026 r. pracownik nie ma już urlopu wypoczynkowego do wykorzystania. Ponadto pracownikowi nie należy wypłacać żadnego ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy niewykorzystany w naturze.
Absolutnie nie można pomniejszyć wynagrodzenia. Pomijając już fakt, że nie ma podstawy prawnej do podjęcia takiego działania, to pracownik otrzymał przysługujące mu wynagrodzenie urlopowe za wykorzystany w naturze urlop wypoczynkowy, do którego nabył prawo w pełnym wymiarze już od 1 stycznia, i którego mu Państwo udzielili (pracownik przecież nie udał się się na urlop wypoczynkowy samowolnie) na własne ryzyko. Jakiekolwiek próby pomniejszenia przez Państwa wynagrodzenia pracownika będą zatem i nielegalne, i sprzeczne z zasadami współżycia społecznego.
Ewidencja korekt związanych z błędnym zaewidencjonowaniem kwot przy zastosowaniu kasy fiskalnej
Pomyłki polegające na zaewidencjonowaniu niewłaściwych kwot sprzedaży w kasie fiskalnej, inne niż oczywiste, podlegają ujęciu w odrębnej ewidencji, tzw. ewidencji pozostałych korekt, która jest podstawą do zmiany wartości sprzedaży detalicznej wynikającej z raportów okresowych „RO”. W przypadku błędów, które nie kwalifikują się jako oczywiste pomyłki, przepisy nie nakładają obowiązku ponownego ewidencjonowania transakcji poprzez kasę fiskalną w prawidłowej wysokości.
Zasady korekty sprzedaży dokonywanej przy zastosowaniu kas rejestrujących regulują przepisy rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.
W § 3 ust. 2 i 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących wyróżnia się dwa rodzaje ewidencji służących do korygowania sprzedaży zaewidencjonowanej przy użyciu kasy rejestrującej, tj. ewidencję zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług oraz ewidencję oczywistych pomyłek. Praktyka podatkowa dopuszcza jednak korzystanie z trzeciego rodzaju ewidencji, tzw. ewidencji „pozostałych” korekt (dla błędów innych, niż oczywiste).
W niniejszym stanie faktycznym przez pomyłkę podatnik zaewidencjonował niewłaściwą kwotę w kasie fiskalnej. Swój błąd wykrył dopiero w następnym miesiącu. Ujawnienie błędu po upływie miesiąca powoduje, że nie można mówić o wystąpieniu oczywistej pomyłki. Niniejsze zdarzenie nie podlega więc z tego powodu ujęciu w ewidencji oczywistych pomyłek.
Mimo, że błąd nie jest „oczywisty”, podatnik ma prawo (a wręcz obowiązek) skorygować sprzedaż, aby ewidencja VAT i zgromadzona dokumentacja odzwierciedlała faktyczny przebieg transakcji z kontrahentem.
Zaznaczyć należy, że błąd polegający na ujęciu niewłaściwej kwoty obrotu w urządzeniu rejestrującym – z wiadomych względów – nie podlega wpisaniu do ewidencji zwrotów towarów i uznanych reklamacji.
Pomyłki popełnione przy rejestrowaniu sprzedaży detalicznej przy zastosowaniu kasy fiskalnej, inne niż oczywiste, ujmowane są zatem przez podatników w trzeciego rodzaju ewidencji, tj. ewidencji pozostałych korekt. Sposób prowadzenia tego rejestru nie jest sztywno uwarunkowany obowiązującymi regulacjami, jednak wynika z praktyki podatkowej organów podatkowych, zawartej w indywidualnych interpretacjach.
W interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 13.8.2021 r. (0111-KDIB3-2.4012.375.2021.1.MN) wskazano, że:
Ewidencja pozostałych korekt nie ma określonego wzoru, ale powinna zawierać ona co najmniej dane niezbędne do ustalenia przyczyn zaistniałej korekty wartości obrotu z kasy rejestrującej, a zapisy w niej widniejące powinny pozwalać na określenie prawidłowej kwoty obrotu i podatku należnego podatnika za konkretny okres rozliczeniowy.
Wpisanie do ewidencji pozostałych korekt błędnie zarejestrowanej kwoty sprzedaży w kasie fiskalnej umożliwi podatnikowi korektę zbiorczego raportu sprzedaży z kas rejestrujących „RO” za wskazany miesiąc. Należy podkreślić, że ewidencja korekt stanowi wyłączną podstawę do zmiany (modyfikacji) wartości sprzedaży zrealizowanej przez podatnika, wynikającej z okresowych raportów z kasy „RO”.
W przypadku oczywistej pomyłki, przepisy nakazują niezwłoczne ujęcie błędu w ewidencji i ponowne zaewidencjonowanie sprzedaży w prawidłowej wysokości (§ 3 ust. 5 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących). Z tego względu, że w przedstawionym stanie faktycznym nie doszło do oczywistej pomyłki, podatnik nie powinien ujmować ponownie w kasie fiskalnej tej transakcji, tym razem już we właściwej kwocie.
Wypowiedzenie umowy z powodu złożenia skargi do PIP
Naruszenia prawa pracy nie są objęte katalogiem naruszeń prawa wskazanym w przepisach o ochronie sygnalistów, a zatem wskazana w pytaniu osoba nie podlega ochronie na ich podstawie. Inną jednak kwestią jest to, czy wypowiedzenie uzasadnione złożeniem skargi do PIP „utrzyma się” w postępowaniu sądowym podjętym w związku z ewentualnym odwołaniem pracownika od wypowiedzenia.
Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym m.in. pracownik. Naruszenie prawa w kontekście sygnalistów i ich ochrony definiuje art. 3 ustawy o ochronie sygnalistów, jako działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
1) korupcji,
2) zamówień publicznych,
3) usług, produktów i rynków finansowych,
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
6) bezpieczeństwa transportu,
7) ochrony środowiska,
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
9) bezpieczeństwa żywności i pasz,
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt,
11) zdrowia publicznego,
12) ochrony konsumentów,
13) ochrony prywatności i danych osobowych,
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.
W katalogu tym nie ma naruszeń prawa dotyczących prawa pracy. Zakładając, że skarga dotyczyła tej sfery, wskazana w pytaniu osoba nie jest sygnalistą w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów.
Oparcie wypowiedzenia na fakcie zgłoszenia skargi do PIP może być uznane za działanie stanowiące odwet za podjętą zgodnie z prawem reakcją pracownika na nieprawidłowości w zakresie objętym szeroko rozumianych praw pracowniczych. Uzasadnione wypowiedzenie mogłoby być, wówczas gdyby skarga była w oczywisty sposób niezgodna z rzeczywistością i miała na celu jedynie pokrzywdzenie pracodawcy. Po stronie pracownika musiałaby istnieć pełna świadomość, że wskazuje w niej nieprawdziwe sytuacje, okoliczności.
Przeszukanie samochodu pracownika w ramach działań kontrolnych
W mojej ocenie określenie „rzeczy osobiste” to rzeczy pracownika takie jak m.in. odzież, torba – rzeczy ruchome o mniejszej „skali” niż samochód, którego zakwalifikowanie do tej grupy mogłoby opierać się na zawartym w regulaminie dookreśleniu.
Uprawnienie pracodawcy do dokonywania przeszukania pracowników – szczególnie wnoszonych i wynoszonych toreb, plecaków, itp. – nie jest z reguły kwestionowane. Warunkiem, jaki byłby w tym zakresie konieczny, jest uregulowanie celów i zasad takiej kontroli w regulaminie pracy lub obwieszczeniu, w przypadku braku regulaminu. Należy jednak pamiętać o wcześniejszym dokonaniu oceny faktycznej potrzeby dokonywania takich działań oraz – w razie zdecydowania się na wprowadzenie przeszukań – stworzeniu procedur maksymalnie chroniących godność pracowników, jak też ich prywatność oraz ograniczających dostęp do danych osobowych (pamiętając przy tym, że podczas przeszukania możliwe jest natrafienie na dane wrażliwe – skierowanie do lekarza, recepta, leki, symbole religijne itp., a ich przetwarzanie przez pracodawcę dopuszczalne jest jedynie w oparciu o ustawę).
Uzasadnieniem wprowadzenia kontroli rzeczy pracowników jest przede wszystkim:
1) ochrona mienia pracodawcy, w szczególności odnośnie do prac związanych z dostępem do wartościowych przedmiotów, ale nie tylko (przykładowo, praca związana z produkcją drobnych przedmiotów na masową skalę, duże sklepy wielobranżowe w połączeniu z występującymi stratami wewnętrznymi);
2) ochrona tajemnic prawnie chronionych, w stosunku do tych grup pracowników, którzy mając do nich dostęp, mogą je uzewnętrznić, narażając pracodawcę na szkodę majątkową, utratę korzyści (np. wyniesienie i sprzedaż do konkurencji przygotowywanego projektu) lub odpowiedzialność prawną (np. dane osobowe);
3) uniemożliwienie wnoszenia na teren zakładu pracy przedmiotów niebezpiecznych, zakazanych w związku ze specyfiką pracy lub miejscem jej wykonywania (np. rzeczy zagrożone „samozapłonem”).
W tym kontekście kontrola samochodu jest uzasadniona tak samo jako kontrola innych rzeczy. Użyte jednak w regulaminie określenie „rzeczy osobiste” – w ocenie autora – nie obejmuje samochodu. Trafne byłoby wprost wskazanie na to.
Można byłoby dopuścić przeszukanie samochodu za zgodą pracownika, o ile zostałaby wyrażona w pełni dobrowolnie. Zgoda taka powinna być wyrażona w sposób umożliwiający jej późniejsze wykazanie przez pracodawcę.
Przy podejmowaniu działań kontrolnych wobec pracowników bezwzględnie pamiętać należy o zasadach:
- podstawach prawnych – ustaleniu zasad stosowania przeszukania w regulaminie pracy lub obwieszczeniu (w przypadku pracodawców, którzy nie wydają regulaminu),
- jawności, wyrażającej się w poinformowaniu pracowników, iż może być prowadzona kontrola, z przedstawieniem zakresu potencjalnej kontroli,
- poinformowania o uzasadnieniu stosowania kontroli, którym może być skonkretyzowany ważny interes pracodawcy;
- adekwatności (proporcjonalności) zastosowanych środków kontroli do uzasadnionych potrzeb pracodawcy, przy założeniu, że zakres kontroli powinien być możliwie minimalny, sposób przeprowadzania kontroli powinien być dostosowany do zagrożenia zaistniałego dla pracodawcy;
- upoważnieniu osób dokonujących kontroli do przetwarzania danych osobowych pracowników w zakresie wynikającym z zakresu i sposobu przeprowadzania kontroli,
- zachowania w tajemnicy informacji, jakie osoba kontrolująca uzyskała podczas kontroli.
Dopuszczalność umieszczania prywatnych fotografii w miejscu pracy w świetle RODO
RODO nie formułuje bezpośredniego zakazu umieszczania prywatnych zdjęć w miejscach pracy. Jednakże, eksponowanie fotografii, zwłaszcza przedstawiających osoby trzecie (np. członków rodziny), w miejscu dostępnym dla interesantów, może stanowić przetwarzanie danych osobowych (wizerunku) w sposób naruszający fundamentalne zasady RODO, w szczególności zasadę minimalizacji danych, ograniczenia celu oraz bezpieczeństwa i poufności. Kluczowa jest ocena ryzyka nieuprawnionego ujawnienia danych osobom postronnym, za co odpowiedzialność ponosi urząd jako administrator danych.
Zgodnie z definicją zawartą w art. 4 pkt 1 RODO, „dane osobowe” oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Wizerunek osoby fizycznej utrwalony na fotografii bezsprzecznie stanowi daną osobową, gdyż pozwala na jej bezpośrednią identyfikację.
Samo umieszczenie zdjęcia w miejscu pracy, w szczególności w pokoju, do którego dostęp mają osoby z zewnątrz (interesanci, inni pracownicy), jest formą przetwarzania danych osobowych, a konkretnie ich „ujawniania poprzez innego rodzaju udostępnianie”, co mieści się w definicji „przetwarzania” z art. 4 pkt 2 RODO. Każde przetwarzanie danych osobowych musi być zgodne z zasadami określonymi w art. 5 ust. 1 RODO.
W kontekście zadanego pytania, kluczowe znaczenie mają następujące zasady:
- Zasada ograniczenia celu (art. 5 ust. 1 lit. b): dane muszą być zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach. Umieszczenie prywatnej fotografii rodziny w biurze służy celom osobistym pracownika. Ujawnianie wizerunku osób trzecich interesantom nie ma zatem żadnego uzasadnionego celu z perspektywy działalności administratora danych.
- Zasada minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c): dane muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Przetwarzanie (udostępnianie) wizerunku np. dziecka pracownika nie jest w żadnym stopniu niezbędne do realizacji jakichkolwiek zadań służbowych.
- Zasada integralności i poufności (art. 5 ust. 1 lit. f): dane muszą być przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz nieuprawnionym dostępem. Publiczne eksponowanie zdjęcia w miejscu, gdzie przebywają osoby postronne, stwarza ryzyko niekontrolowanego dostępu do danych osobowych (np. poprzez sfotografowanie zdjęcia przez interesanta), co narusza zasadę poufności.
Ponadto, każde przetwarzanie danych musi opierać się na jednej z podstaw prawnych wymienionych w art. 6 ust. 1 RODO. W przypadku udostępniania wizerunku osób trzecich (np. współmałżonka, dzieci) jedyną potencjalną podstawą prawną mogłaby być ich zgoda. Pracownik, umieszczając zdjęcie, musiałby dysponować świadomą i dobrowolną zgodą każdej z osób na zdjęciu na upublicznienie ich wizerunku w miejscu pracy. W przypadku dzieci zgoda taka musiałaby być wyrażona przez przedstawiciela ustawowego.
W związku z powyższym, choć nie istnieje jednoznaczny przepis zakazujący posiadania zdjęcia, jego publiczne eksponowanie w pokoju pracowniczym jest praktyką ryzykowną z punktu widzenia ochrony danych osobowych. Aby zminimalizować ryzyko, Pracodawca powinien rozważyć wprowadzenie wewnętrznych regulacji w tym zakresie lub zalecić pracownikom, aby prywatne fotografie były przechowywane w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom nieupoważnionym (np. w zamkniętej szafce, w portfelu).
Odpowiedzialność prezesa zarządu za zobowiązania spółki z o.o.
Tak, prezes zarządu odpowiada za zobowiązania, jeżeli jedynym wierzycielem jest Skarb Państwa.
Niestety, ale orzecznictwo jest w tym przypadku jednolite i niekorzystane dla członka zarządu. Sądy przyjmują, że jeżeli dłużnik nie wykonuje swoich wymagalnych zobowiązań, powinien taki wniosek zawsze złożyć, nawet jeżeli posiada tylko jednego wierzyciela. To, że wniosek będzie nieskuteczny, nie ma znaczenia, bo czym innym jest obowiązek zgłoszenia wniosku o ogłoszenie upadłości, a czym innym to, czy wniosek ten będzie skuteczny. Przepis art. 116 ust. 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej pozwala się uwolnić od odpowiedzialności wówczas, gdy we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości lub w tym czasie zostało otwarte postępowanie restrukturyzacyjne.
W wyroku NSA z 23.2.2024 r. (III FSK 4424/21, Legalis) wskazano, że:
Przyjęcie, że członek zarządu zwolniony jest z obowiązku złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości w sytuacji, gdy spółka zalega z płatnościami wyłącznie w odniesieniu do jednego wierzyciela, stawiałoby w uprzywilejowanej pozycji tych członków zarządu, których spółki miałyby tylko jednego wierzyciela – Skarb Państwa, w stosunku do tych, których spółki miałyby co najmniej dwóch wierzycieli. Doszłoby do nierównego traktowania członków zarządu (osób trzecich) w zależności od tego, ilu wierzycieli miały zarządzane przez nich spółki, oraz do osłabienia funkcji gwarancyjnej odpowiedzialności osób trzecich. Tym bardziej, że art. 116 § 1 pkt 1 lit. a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa nie odsyła bezpośrednio do regulacji zawartych w ustawie z 28.02.2003 r. – Prawo upadłościowe. Stosowanie tej ostatniej ustawy jest konieczne tylko dla ustalenia takich kluczowych kwestii, jak wystąpienie stanu niewypłacalności, czy terminu, w którym wniosek o ogłoszenie upadłości powinien zostać złożony. Dlatego złożeniu wniosku o ogłoszenie upadłości nie stałby na przeszkodzie fakt, że spółka miałaby tylko jednego wierzyciela.
Tożsame stanowisko zostało przez NSA zawarte w wyroku z 20.3.2024 r. (III FSK 4908/21, Legais) gdzie możemy przeczytać, że:
Przyjęcie, że członek zarządu zwolniony jest z obowiązku złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości w sytuacji, gdy spółka zalega z płatnościami wyłącznie w odniesieniu do jednego wierzyciela, stawiałoby w uprzywilejowanej pozycji tych członków zarządu, których spółki miałyby tylko jednego wierzyciela – Skarb Państwa, w stosunku do tych, których spółki miałyby co najmniej dwóch wierzycieli. Doszłoby do nierównego traktowania członków zarządu (osób trzecich) w zależności od tego, ilu wierzycieli miały zarządzane przez nich spółki, oraz do osłabienia funkcji gwarancyjnej odpowiedzialności osób trzecich.
Wyrok NSA z 5.9.2024 r. (III FSK 766/24, Legalis) nie przewiduje wyjątków od powyższego stanowiska:
Przyjęcie, że członek zarządu zwolniony jest z obowiązku złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości w sytuacji, gdy spółka zalega z płatnościami wyłącznie w odniesieniu do jednego wierzyciela, stawiałoby w uprzywilejowanej pozycji tych członków zarządu, których spółki miałyby tylko jednego wierzyciela – Skarb Państwa w stosunku do tych, których spółki miałyby co najmniej dwóch wierzycieli. Doszłoby do nierównego traktowania członków zarządu (osób trzecich) w zależności od tego, ilu wierzycieli miały zarządzane przez nich spółki oraz do osłabienia funkcji gwarancyjnej odpowiedzialności osób trzecich. Tym bardziej, że art. 116 § 1 pkt 1 lit. a Ordynacji podatkowej nie odsyła bezpośrednio do regulacji zawartych w ustawie – Prawo upadłościowe. Stosowanie tej ostatniej ustawy jest konieczne tylko dla ustalenia takich kluczowych kwestii, jak wystąpienie stanu niewypłacalności, czy terminu w którym wniosek o ogłoszenie upadłości powinien zostać złożony. Dlatego złożeniu wniosku o ogłoszenie upadłości nie stałby na przeszkodzie fakt, że spółka miałaby tylko jednego wierzyciela.
Jeżeli chodzi o orzecznictwo TSUE, to jest ono niestety również niekorzystne dla członka zarządu.
W wyroku TSUE z 30.4.2025 r. (C-278/24, Legalis) wskazano, że:
Artykuł 273 dyrektywy VAT 2006/112 (Dz.Urz.UE L z 2006 r. Nr 347, str. 1), zmienionej dyrektywą Rady (UE) 2018/1695 z dnia 6 listopada 2018 r., w związku z art. 325 TFUE, z prawem własności, a także z zasadami równego traktowania, proporcjonalności i pewności prawa, należy interpretować w ten sposób, że nie stoi on na przeszkodzie mechanizmowi krajowemu, w ramach którego: członek lub były członek zarządu spółki mającej zobowiązanie z tytułu podatku od wartości dodanej ponosi wraz z tą spółką solidarną odpowiedzialność za zaległości podatkowe powstałe w okresie, w którym pełnił on tę funkcję; odpowiedzialność ta jest ograniczona do tych zaległości podatkowych, których egzekucja od spółki okazała się w całości lub w części bezskuteczna; zwolnienie z tej odpowiedzialności zależy w szczególności od przedstawienia przez członka lub byłego członka zarządu dowodu, że wniosek o ogłoszenie upadłości tej spółki został złożony we właściwym czasie lub że niezłożenie tego wniosku nie wynika z jego winy.
Ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków praktykanta
W przypadku uczniów skierowanych do Państwa na praktyczną naukę zawodu to szkoła kierująca uczniów zapewnia ubezpieczenie uczniów od następstw nieszczęśliwych wypadków. Zatem nie jest to Państwa obowiązkiem. Na uczelni wyższej nie spoczywa taki sam obowiązek. Mogą Państwo tego od praktykantów oczekiwać i zdecydować się na przyjmowanie jedynie tych praktykantów, którzy objęci są umową ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków. W takim wypadku pożądane jest, aby w umowach, które Państwo zawierają, bądź w regulaminie praktyk, jeśli funkcjonuje u Państwa taki dokument, wprowadzić zapis, że praktyki mogą odbywać studenci uczelni wyższych objęci ważnym ubezpieczeniem od następstw nieszczęśliwych wypadków. Równocześnie warto dodać, że w przypadku, gdy ubezpieczenie studenta przez uczelnię wyższą nie jest możliwe, student jest zobowiązany ubezpieczyć się od następstw nieszczęśliwych wypadków we własnym zakresie.
W przypadku skierowanych na praktyczną naukę zawodu § 8 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej w sprawie praktycznej nauki zawodu stanowi wprost, że szkoła kierująca uczniów na praktyczną naukę zawodu zapewnia ubezpieczenie uczniów od następstw nieszczęśliwych wypadków. Zatem w przypadku uczniów skierowanych do Państwa na praktyczną naukę zawodu to szkoła kierująca uczniów zapewnia ubezpieczenie uczniów od następstw nieszczęśliwych wypadków. Zatem nie jest to Państwa obowiązkiem.
Nieco inaczej jest w przypadku studentów/doktorantów. Na uczelni wyższej nie spoczywa już bowiem taki sam obowiązek, jak opisany powyżej obowiązek spoczywający na szkole. Niemniej uczelnie wyższe często zawierają grupowe umowy ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków. Ale nawet jeśli w uczelnie wyższe, z którymi Państwo współpracują, takiego ubezpieczenia nie zawierają, to zawsze mogą Państwo tego od nich oczekiwać i zdecydować się na przyjmowanie jedynie tych praktykantów, którzy objęci są umową ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków. W takim wypadku pożądane jest, aby w umowach, które Państwo zawierają, bądź w regulaminie praktyk, jeśli funkcjonuje u Państwa taki dokument, wprowadzić zapis, że praktyki mogą odbywać studenci uczelni wyższych objęci ważnym ubezpieczeniem od następstw nieszczęśliwych wypadków. Równocześnie warto dodać, że w przypadku, gdy ubezpieczenie studenta przez uczelnię wyższą nie jest możliwe, student jest zobowiązany ubezpieczyć się od następstw nieszczęśliwych wypadków we własnym zakresie.
Termin dotyczący wystawienia faktury
Jeżeli formalnym nabywcą świadczenia jest platforma internetowa, wówczas zapewne możliwe jest zbiorcze fakturowanie. W innym razie konieczne jest wystawianie odrębnych faktur. Faktury muszą być wystawione w terminie do 15. dnia następnego miesiąca. Powinny one być ustrukturyzowane, z doręczeniem w sposób uzgodniony z nabywcą, a także zawierać adnotację „odwrotne obciążenie”.
Na wstępie należy podkreślić, że dla udzielenia odpowiedzi na pytanie należałoby zapoznać się z warunkami świadczenia usług oraz regulaminem współpracy z konkretną platformą internetową. Autor uważa, że istnieje duże prawdopodobieństwo, iż sprzedaż opisana w pytaniu nie jest formalnie dokonywana na rzecz finalnego nabywcy, a na rzecz platformy internetowej, która dalej zajmuje się formalną dystrybucją. W każdym przypadku, gdy nabywcą jest podatnik, świadczenia opisane w pytaniu nie podlegają opodatkowaniu polskim VAT ze względu na zastosowanie regulacji art. 28b ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: VATU). Według takiego, miejscem świadczenia usług w przypadku świadczenia usług na rzecz podatnika jest miejsce, w którym podatnik będący usługobiorcą posiada siedzibę działalności gospodarczej (z zastrzeżeniem art. 28b ust. 2–4, art. 28e, art. 28f ust. 1 i 1a, art. 28g ust. 1, art. 28i, art. 28j ust. 1 i 2 oraz art. 28n VATU). Jeżeli usługi są świadczone w odniesieniu do stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej podatnika, które znajduje się w innym miejscu, niż jego siedziba działalności gospodarczej, miejscem świadczenia tych usług jest to stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. W przypadku, gdy podatnik będący usługobiorcą nie posiada siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, miejscem świadczenia usług jest miejsce, w którym posiada on stałe miejsce zamieszkania lub zwykłe miejsce pobytu.
Z powyższego wynika, że brak jest konieczności opodatkowania transakcji polskim VAT, ale przy sprzedaży do państwa trzeciego lub przy rozliczeniu usługi w innym państwie członkowskim przez nabywcę, powstanie obowiązek fakturowania sprzedaży (jako czynności niepodlegającej opodatkowaniu polskim VAT). Sprzedaż ta musi być fakturowana z wykorzystaniem KSeF, z tym że faktura musi być przekazywana nabywcy w sposób z nim uzgodniony. W treści faktury musi być zamieszczona adnotacja „odwrotne obciążenie”.
Odnosząc się do terminu fakturowania należy wskazać, że możliwe jest wystawienie faktury do 15. dnia następnego miesiąca. Należy ustalić, w jaki sposób według regulaminu jest identyfikowana data sprzedaży, a co za tym idzie – czy zapłaty należy dokonywać przed, czy po wykonaniu świadczenia, co może mieć znaczenie dla procesu fakturowania.
Jeżeli formalnym nabywcą świadczenia jest platforma internetowa, wówczas zapewne możliwe jest zbiorcze fakturowanie. W innym razie konieczne jest wystawianie odrębnych faktur.
