Podpisy na zgodzie na nagrywanie sesji
RODO nie wymaga, aby zgodę na nagranie podpisał także psychoterapeuta, ani nie zastrzega co do zasady pisemnej formy zgody. W opisanej sytuacji zdecydowanie zalecane jest jednak uzyskanie podpisu klienta jako dowodu wyraźnej, świadomej i dobrowolnej zgody oraz akceptacji planowanej czynności. Podpis psychoterapeuty może potwierdzać przekazanie informacji i omówienie zgody, lecz nie jest warunkiem jej skuteczności. Przekazanie klauzuli informacyjnej jest odrębnym obowiązkiem administratora danych. Klauzula powinna zostać przekazana klientowi przy zbieraniu danych, chyba że klient już dysponuje wszystkimi wymaganymi informacjami.
RODO nie ustanawia ogólnego wymogu, aby zgoda na przetwarzanie danych osobowych była udzielona na piśmie albo zawierała podpis osoby przetwarzającej dane. Jeżeli jednak przetwarzanie opiera się na zgodzie, administrator musi móc wykazać, że osoba, której dane dotyczą, jej udzieliła. W przypadku nagrania sesji psychologicznej, które może ujawniać dane dotyczące zdrowia, podpisane oświadczenie klienta jest zatem praktycznym i rekomendowanym sposobem udokumentowania zgody. Wymóg dotyczy wykazania zgody, a nie podpisania formularza przez obie strony. Art. 7 ust. 1 RODO stanowi: „administrator musi być w stanie wykazać, że osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych”.
Jeżeli jako podstawę przetwarzania przyjęto zgodę, powinna ona mieć formę odrębnego, jasnego oświadczenia, z którego wynika zgoda na określony cel i zakres przetwarzania. W opisanej sprawie formularz powinien wprost wskazywać, że zgoda obejmuje nagranie dźwięku sesji, przechowywanie pliku oraz jego udostępnienie konkretnemu superwizorowi lub określonym odbiorcom w celu superwizji. Jeżeli ma być używana platforma telekonferencyjna, należy opisać jej rolę i sposób wykorzystania nagrania. Zgoda na samo nagranie nie powinna być traktowana jako nieograniczona zgoda na dalsze udostępnianie lub inne wykorzystanie pliku.
Podpis psychoterapeuty nie jest wymagany przez art. 7 RODO. Można go jednak zamieścić w odrębnej rubryce jako potwierdzenie, że psychoterapeuta przekazał klientowi informacje, wyjaśnił cel i przebieg planowanej czynności oraz odnotował jej akceptację. Taki podpis nie powinien sugerować, że psychoterapeuta jest administratorem, jeżeli administratorem jest MOPR albo inny podmiot. Rola administratora zależy od tego, kto rzeczywiście ustala cele i sposoby przetwarzania.
Niezależnie od zgody na przetwarzanie danych na podstawie RODO art. 13 ust. 1 ustawy o zawodzie psychologa oraz samorządzie zawodowym psychologów (dalej: PsychologU) wymaga poinformowania klienta o celu postępowania, jego przebiegu, wynikach i sposobie ich udostępniania oraz uzyskania akceptacji planowanych czynności. Przepis nie określa szczególnej formy tej akceptacji. W tej sprawie warto jednak udokumentować ją na piśmie, zwłaszcza że nagranie ma być odsłuchiwane przez superwizora. Można umieścić ją w tym samym formularzu co zgodę na przetwarzanie danych na podstawie RODO, ale jako wyraźnie odrębne oświadczenie. Akceptacja czynności wynikająca z ustawy o zawodzie psychologa nie zastępuje zgody wymaganej przez RODO, jeżeli to właśnie zgoda jest podstawą przetwarzania.
Klauzula informacyjna jest konieczna, jeżeli administrator zbiera dane bezpośrednio od klienta, chyba że klient już dysponuje wszystkimi informacjami wymaganymi przez art. 13 RODO. Obowiązek przekazania informacji spoczywa na administratorze danych, a nie automatycznie na psychoterapeucie jako osobie prowadzącej sesję. W klauzuli trzeba podać między innymi tożsamość i dane kontaktowe administratora, dane kontaktowe inspektora ochrony danych, jeżeli został wyznaczony, cel i podstawę prawną przetwarzania, odbiorców lub ich kategorie, okres przechowywania lub kryteria jego ustalenia oraz prawa klienta. Jeżeli podstawą jest zgoda, należy poinformować o prawie do jej cofnięcia w dowolnym momencie i o tym, że cofnięcie nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Należy również podać informację o prawie do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, o obowiązku lub dobrowolności podania danych i skutkach ich niepodania, a także o przekazywaniu danych poza Europejski Obszar Gospodarczy lub zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, jeżeli ma to zastosowanie.
Klauzula informacyjna nie jest zgodą i podpisanie jej przez klienta nie powinno być przedstawiane jako wyrażenie zgody. Można zamieścić w niej osobną rubrykę, w której klient potwierdza otrzymanie klauzuli, ale taki podpis służy wyłącznie udokumentowaniu przekazania informacji. W formularzu należy wyraźnie oddzielić tę rubrykę od oświadczenia o zgodzie na nagranie. Przekazanie informacji powinno nastąpić przed rozpoczęciem zbierania danych lub w chwili ich zbierania, tak aby klient mógł podjąć świadomą decyzję.
Warto zatem zastosować jeden formularz zawierający trzy wyraźnie oddzielone części: klauzulę informacyjną administratora, oświadczenie klienta o wyraźnej zgodzie na precyzyjnie opisane przetwarzanie oraz akceptację planowanej czynności psychologicznej. Podpis klienta powinien znajdować się pod oświadczeniami o zgodzie i akceptacji, a opcjonalnie także pod potwierdzeniem otrzymania klauzuli. Podpis psychoterapeuty można dodać jako potwierdzenie omówienia i przyjęcia oświadczenia, ale nie należy przedstawiać go jako prawnego warunku ważności zgody klienta.
Odmowa wyrażenia zgody lub jej cofnięcie nie powinny powodować negatywnych konsekwencji dla dostępu klienta do pomocy psychologicznej, jeżeli nagranie nie jest niezbędne do udzielenia tej pomocy. Formularz powinien wyjaśniać, że zgoda może zostać cofnięta, oraz wskazywać, jak można to zrobić. Zgoda musi być dobrowolna, konkretna i świadoma; nie należy uzależniać świadczenia pomocy od zgody na nagranie wykorzystywane przede wszystkim na potrzeby superwizji szkoleniowej.
Powyższe nie zmienia zastrzeżenia wskazanego wcześniej: podpis klienta, nawet pod szczegółowym formularzem, nie rozstrzyga samodzielnie, czy ujawnienie nagrania zewnętrznemu superwizorowi jest zgodne z tajemnicą zawodową psychologa. Art. 14 PsychologU nakłada obowiązek zachowania w tajemnicy informacji związanych z klientem i wskazuje wyjątki od tego obowiązku, nie wymieniając wprost zgody klienta jako samodzielnego wyjątku. Przed rozpoczęciem nagrywania MOPR powinien zatem potwierdzić, po konsultacji z inspektorem ochrony danych lub obsługą prawną, podstawę przetwarzania i dopuszczalność udostępnienia nagrania superwizorowi. Trzeba też ustalić, czy nagranie rzeczywiście jest anonimowe; brak nazwiska nie wyklucza możliwości identyfikacji klienta na podstawie głosu lub treści sesji.
Usługi dla pracodawcy a forma opodatkowania
Sam fakt wykonania przez wspólników usługi na rzecz ich pracodawcy nie pozbawi ich prawa do opodatkowania dochodów podatkiem liniowym czy przychodów ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, jeżeli przedmiot świadczeń będzie się różnił od zakresu obowiązków w ramach stosunku pracy.
Na wstępie odpowiedzi na pytanie należy wskazać, że w przypadku spółki cywilnej (podobnie jawnej), wykonanie w ramach takiej spółki usługi już tylko na rzecz pracodawcy jednego ze wspólników może pozbawić wszystkich wspólników prawa do opodatkowania dochodu podatkiem liniowym lub odpowiednio przychodu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.
Przy czym, nie każde świadczenie usług wywoła takich skutek. Decydujące znaczenie ma rzeczywisty zakres obowiązków wspólnika (wspólników) wynikający ze stosunku pracy oraz zakres usług świadczonych przez spółkę cywilną.
Tak więc, sam fakt wykonania przez wspólników usługi na rzecz ich pracodawcy nie pozbawi ich prawa do opodatkowania dochodów podatkiem liniowym czy przychodów ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, jeżeli przedmiot świadczeń będzie się różnił od zakresu obowiązków w ramach stosunku pracy.
Obowiązki dokumentacyjne płatnika podatku u źródła w przypadku płatności do podmiotów powiązanych i niepowiązanych
Należyta staranność w przypadku płatności do podmiotów powiązanych
W przypadku wypłaty należności do podmiotu powiązanego standard należytej staranności jest wyższy niż w relacjach pomiędzy podmiotami niepowiązanymi. Wynika to głownie z faktu, że w relacjach pomiędzy podmiotami powiązanymi polski podmiot ma zazwyczaj większy dostęp do informacji o odbiorcy płatności, a jednocześnie istnieje ryzyko kształtowania się transakcji wewnątrz grupy w odpowiedni sposób.
W konsekwencji należyta staranność w przypadku podmiotów powiązanych powinna obejmować zebranie i przeanalizowanie określonej dokumentacji, w tym:
- certyfikatu rezydencji podatkowej ważnego na moment dokonania płatności,
- oświadczenia, że odbiorca płatności spełnia warunki umożliwiające zastosowanie preferencji podatku u źródła (tzw. oświadczenie rzeczywistego właściciela),
- dokumentów, na podstawie których możliwe jest określenie przepływów finansowych pomiędzy podmiotami w grupie,
- dokumentów umożliwiających ustalenie statusu rzeczywistego właściciela oraz substratu majątkowo-osobowego odbiorcy płatności.
Polski podmiot wypłacający należność do podmiotu powiązanego może dokonać analizy rzeczywistego właściciela na podstawie przykładowych dokumentów:
- kwestionariusz, który powinien zostać wypełniony przez podmiot powiązany,
- sprawozdania finansowe,
- dokumentacja cen transferowych,
- dokumentacja korporacyjna np. umowa spółki, wyciąg z rejestru,
- dokumentacja dotycząca struktury zarządczej i organizacyjnej,
- informacje na temat osób zarządzających podmiotem,
- informacje na temat zatrudnienia pracowników,
- dokumenty potwierdzające współpracę między podmiotami,
- informacje dostępne na stronach internetowych podmiotu powiązanego.
Należy pamiętać, że zebrana dokumentacja powinna być dopasowana do charakteru wypłaty i modelu działania odbiorcy, a katalog dokumentów nie jest zamknięty. Dokumenty podlegają dokładnej analizie, którą powinien dokonać płatnik. Przeprowadzona weryfikacja powinna umożliwić polskiemu podmiotowi ustalenie, czy zgromadzony materiał dokumentacyjny uzasadnia zastosowanie preferencyjnych zasad opodatkowania, w szczególności obniżonej stawki podatku, zwolnienia lub niepobrania podatku.
Zgodnie z objaśnieniami Ministerstwa Finansów z 3.7.2025 r. dotyczącymi stosowania tzw. klauzuli rzeczywistego właściciela dla celów podatku u źródła w przypadku podmiotów powiązanych konieczne jest zbadanie wszelkich okoliczności skutkujących kwalifikacją danego podmiotu jako rzeczywistego właściciela. Uzyskanie oświadczeń i certyfikatów nie jest zatem wystarczające. Konieczna jest bowiem weryfikacja innych dostępnych dokumentów potwierdzających spełnienie każdego elementu definicji rzeczywistego właściciela.
W związku z powyższym procedura należytej staranności w przypadku podmiotów powiązanych może wyglądać następująco:
- Krok 1: Kwalifikacja rodzaju płatności jako dywidendy, odsetek, należności licencyjnych, usług niematerialnych;
- Krok 2: Określenie łącznej kwoty płatności podlegających podatkowi u źródła dokonanych na rzecz konkretnego podmiotu powiązanego i ocena czy zastosowanie znajduje mechanizm pay&refund;
- Krok 3: Ustalenie podstawy prawnej i standardowej stawki podatku u źródła jako punktu odniesienia;
- Krok 4: Weryfikacja możliwości zastosowania zwolnień ustawowych w przypadku płatności pasywnych, w tym ocena spełnienia warunków zwolnień, regulacji antyabuzywnych oraz standardu należytej staranności;
- Krok 5: W przypadku braku możliwości zastosowania zwolnień ustawowych, analiza właściwej UPO i warunków koniecznych do spełnienia, w tym standardu należytej staranności;
- Krok 6: Zgromadzenie wszystkich niezbędnych dokumentów opisanych wyżej;
- Krok 7: Analiza otrzymanego certyfikatu rezydencji (tj., formy oraz ważności dokumentu etc.);
- Krok 8: Analiza otrzymanego oświadczenia rzeczywistego właściciela (tj., ważność, zasady reprezentacji etc.);
- Krok 9: Analiza dodatkowych dokumentów otrzymanych od odbiorcy płatności. W tym kroku płatnik powinien zweryfikować warunek rzeczywistego właściciela oraz substancje biznesową odbiorcy płatności.
Powyższa weryfikacja powinna prowadzić do wniosku, że polski podmiot nie posiada wiedzy, że istnieją okoliczności mogące wyłączać możliwość zastosowania preferencji podatku u źródła.
Należy przy tym pamiętać, że zgodnie z objaśnieniami MF weryfikacja warunku rzeczywistego właściciela nie jest obecnie wymagana w przypadku płatności z tytułu usług niematerialnych. W konsekwencji przy usługach niematerialnych proces weryfikacji możliwości zastosowania preferencji podatku u źródła powinien koncentrować się na:
- poprawnej kwalifikacji należności na podstawie obowiązującej UPO,
- uzyskaniu certyfikatu rezydencji, przy czym uzyskanie oświadczenia rzeczywistego właściciela jest nadal rekomendowane wraz z ich formalną kontrolą.
Polski podmiot wypłaca do podmiotu powiązanego z siedzibą w Niemczech odsetki od pożyczki w wysokości 1 000 000 PLN. Płatnik może zastosować preferencje podatku u źródła pod warunkiem uzyskania certyfikatu rezydencji i dochowania należytej staranności. Analiza rzeczywistego właściciela spółki finansującej jest obowiązkowa. Płatnik powinien zebrać określone dokumenty (certyfikat rezydencji, oświadczenie rzeczywistego właściciela, umowę pożyczki, dokumenty korporacyjne, dokumenty umożliwiające ustalenie statusu rzeczywistego właściciela i substancji biznesowej). Polski podmiot powinien przeanalizować otrzymane dokumenty i ustalić m.in. jaki jest przebieg i okoliczności transakcji oraz jej faktyczny przepływ, czy odbiorca płatności jest uprawniony do decydowania o przeznaczeniu otrzymanej płatności, czy otrzymane środki nie są przekazywane dalej, czy odbiorca w ramach prowadzonej działalności ma faktyczną możliwość korzystania z otrzymanej należności dla własnej korzyści, czy odbiorca nie jest jedynie podmiotem pośredniczącym, czy rozpoznaje przychód z tytułu otrzymanej płatności, a wreszcie czy prowadzi rzeczywistą działalność, w tym jakie posiada aktywa, personel, lokal, czy ponosi wydatki związane z bieżącą działalnością, czy posiada kapitał służący finansowaniu własnej działalności, czy podejmuje czynności samodzielnie i na własny rachunek etc.
Należyta staranność w przypadku płatności do podmiotów niepowiązanych
Obecnie, zgodnie z objaśnieniami MF w przypadku płatności do podmiotów niepowiązanych, polski podmiot jest upoważniony do ustalenia faktów koniecznych dla stwierdzenia czy spełniony został warunek rzeczywistego właściciela w oparciu o certyfikat rezydencji uzyskany od podatnika oraz oświadczenie o spełnieniu warunków rzeczywistego właściciela.
Oznacza to, że płatnik nie jest zobowiązany do podwójnego weryfikowania czy odbiorca płatności jest rzeczywistym właścicielem płatności. Jednakże, polski podmiot jest nadal obowiązany do dochowania obowiązku należytej staranności poprzez formalną ocenę uzyskanych dokumentów.
Płatnik powinien zatem m.in.:
- zweryfikować spójność otrzymanej dokumentacji,
- zweryfikować zgodność otrzymanej dokumentacji z danymi kontrahenta,
- zweryfikować okres obowiązywania certyfikatu rezydencji,
- zweryfikować czy uzyskany certyfikat jest ważny na moment płatności,
- zweryfikować formę i treść uzyskanego certyfikatu rezydencji,
- zweryfikować treść uzyskanego oświadczenia rzeczywistego właściciela,
- zweryfikować formę uzyskanego oświadczenia rzeczywistego właściciela.
W przypadku wysokich kwot wypłacanych należności lub powtarzalnych płatności rekomendowane jest zweryfikowanie odbiorcy płatności w dostępnych publicznie źródłach np. stronie internetowej zagranicznego podmiotu, dostępnych rejestrach handlowych czy Google Maps etc. Jeżeli pojawiają się okoliczności budzące uzasadnione wątpliwości, zasadne jest pogłębienie weryfikacji. Może tak być przykładowo wtedy, gdy kontrahent udziela niepełnych lub niespójnych informacji dotyczących prowadzonej działalności, a także gdy sposób realizacji transakcji sugeruje, że otrzymane środki są następnie przekazywane dalej. Podobnej ostrożności mogą wymagać płatności kierowane do podmiotu funkcjonującego od niedawna, którego rzeczywista aktywność gospodarcza w państwie rezydencji jest niewielka lub trudno ją potwierdzić.
Jednocześnie uproszczony zakres weryfikacji właściwy dla relacji z podmiotami niepowiązanymi nie oznacza, że spełnienie przesłanki rzeczywistego właściciela należności nie może zostać później zakwestionowane przez organ podatkowy. Płatnik działa bowiem na podstawie informacji, do których ma dostęp przy zachowaniu racjonalnego poziomu staranności, podczas gdy organ może w toku kontroli pozyskać znacznie szerszy materiał dotyczący odbiorcy płatności.
Procedura należytej staranności w przypadku podmiotów niepowiązanych może zatem wyglądać następująco:
- Krok 1: Kwalifikacja rodzaju płatności jako odsetek, należności licencyjnych, usług niematerialnych;
- Krok 2: Określenie łącznej kwoty płatności podlegających podatkowi u źródła dokonanych na rzecz podmiotu niepowiązanego;
- Krok 3: Ustalenie podstawy prawnej i standardowej stawki podatku u źródła jako punktu odniesienia;
- Krok 4: Analiza właściwej UPO w zakresie możliwości zastosowania preferencji podatku u źródła i warunków koniecznych do spełnienia, w tym standardu należytej staranności;
- Krok 5: Zgromadzenie wszystkich niezbędnych dokumentów, analiza ich spójności i zgodności z danymi kontrahenta;
- Krok 7: Analiza otrzymanego certyfikatu rezydencji (formy, treść oraz ważności dokumentu etc.);
- Krok 8: Analiza otrzymanego oświadczenia rzeczywistego właściciela (ważność, treść, zasady reprezentacji etc.);
- Krok 9 (jeśli ma zastosowanie): W przypadku wątpliwości lub wysokich płatności pogłębienie analizy w dostępnych źródłach.
W relacjach pomiędzy podmiotami powiązanymi oczekiwana jest zatem pogłębiona i dokładna weryfikacja warunków statusu rzeczywistego właściciela. Polski podmiot ma bowiem większy dostęp do informacji oraz dokumentacji, a także możliwość oceny uzasadnienia ekonomicznego dokonanej transakcji. W przypadku płatności do podmiotów niepowiązanych płatnik nie posiada szerokiego dostępu do informacji, a uzyskanie od zagranicznego kontrahenta szczegółowych dokumentów jest zazwyczaj niemożliwe. W związku z tym możliwe jest oparcie weryfikacji na dokumentach podstawowych, przy czym płatnik powinien następczo dokonać ich formalnej oceny.
Postać elektroniczna dokumentów kadrowych a podpis kwalifikowany
Jeżeli w Kodeksie pracy jest mowa o postaci elektronicznej, to wystarczający jest zwykły e-mail. Oczywiście można użyć także kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jako wyższego stopnia postaci elektronicznej. Nie jest to jednak potrzebne, a w praktyce może opóźnić proces kadrowy.
W celu odpowiedzi na pytanie najlepiej jest porównać kilka przepisów.
Po pierwsze, w art. 29 § 3 KP i innych (m.in. dotyczących pracy zdalnej) jest mowa o postaci elektronicznej dokumentu.
Po drugiej, zgodnie z art. 781 § 2 KC oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Oznacza to, że jedynym zamiennikiem formy pisemnej jest forma elektroniczna.
Po trzecie, w myśl art. 781 § 1 KP, do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Z powyższych przepisów wynika, że rozróżnia się postać elektroniczną od formy elektronicznej.
Postać elektroniczna to nośnik, na którym utrwalono treść oświadczenia lub dokumentu, a konkretnie jego cyfrowa forma, czyli plik (np. PDF, DOC) zapisany na nośniku takim jak dysk komputera czy pendrive. Natomiast forma elektroniczna oznacza dodatkowo konieczność opatrzenia tego dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W skrócie forma elektroniczna to postać elektroniczna plus podpis kwalifikowany.
Z powyższego wynika, że jeżeli pracodawca lub pracownik ma złożyć oświadczenie woli lub dokument w postaci elektronicznej, to wystarczające i odpowiednie będzie wysłanie go e-mailem. Oczywiście można też przekazać dokument wraz z podpisem elektronicznym, ponieważ forma elektroniczna to postać elektroniczna plus kwalifikowany podpis elektroniczny. W praktyce może to opóźnić przekazanie dokumentu.
Zachowania niebędące mobbingiem
Nowe przepisy Kodeksu pracy wprost stwierdzają, że za mobbing nie mogą być uznane uzasadnione i wyrażone we właściwej formie zachowania wobec pracownika, w szczególności rozliczanie z powierzonej pracy lub jej krytyka.
Mimo rozbudowania definicji mobbingu oraz znacznego podniesienia kwoty zadośćuczynienia za mobbing, nadal pracodawca może rozliczać pracownika z wykonywanej pracy, jak również oceniać i krytykować pracownika.
Pracodawca ma prawo korzystać z uprawnień, jakie wynikają z umownego podporządkowania, w szczególności z prawa stosowania kontroli i nadzoru nad wykonywaniem pracy przez pracowników. Pracodawca w zakresie swoich dyrektywnych uprawnień powinien jednak powstrzymać się od zachowań, które mogą naruszać godność pracowniczą (wyrok SN z 29.1.2019 r., Akt: III PK 6/18, wyrok SN z 22.4.2015 r., Akt: II PK 166/14). Obiektywna krytyka jakości pracy nie stanowi mobbingu, jeżeli przełożony nie ma na celu poniżenia pracownika, a jedynie zapewnienie realizacji planu, czy prawidłowej organizacji pracy (wyrok SN z 29.1.2019 r., Akt: III PK 6/18).
Art. 100 § 1 Kodeksu pracy nakłada na pracownika obowiązek sumiennego i starannego wykonywania pracy oraz stosowania się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. Pracodawca ma pełne prawo rozliczać pracownika z realizacji przez niego tych obowiązków. Jednak musi to czynić w formie, która sama w sobie nie jest kwalifikowana jako mobbing albo naruszanie dóbr osobistych pracownika, tj. kulturalnie, taktownie oraz „na osobności”, ewentualnie przy udziale bezpośredniego przełożonego lub pracowników działu kadr (HR), a nie publicznie.
Zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej a stawka podatku od nieruchomości
Przyjmuje się, że – w sytuacji opisanej w pytaniu – okoliczności, takie jak np. przerwa w prowadzeniu działalności gospodarczej, nie dają możliwości obniżenia stawki podatku od nieruchomości.
Zgodnie z art. 2 ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych (dalej: PodLokU): „Opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości podlegają następujące nieruchomości lub obiekty budowlane:
1) grunty;
2) budynki lub ich części;
3) budowle lub ich części związane z prowadzeniem działalności gospodarczej”.
Opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości nie podlegają użytki rolne lub lasy, z wyjątkiem terenów zajętych na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej (art. 2 ust. 2 PodLokU). Inne wyłączenia określa art. 2 ust. 3 i art. 2 ust. 4 PodLokU, a także art. 7 ust. 1 PodLokU (w ramach zwolnień przedmiotowych są to również uchwały wydane na podstawie art. 7 ust. 3 PodLokU).
Z treści pytania wynika, że działka jest związana z działalnością gospodarczą w zakresie wydobywania kopalin, czyli w tym przypadku kruszywa.
W art. 5 ust. 1 pkt 1 PodLokU zróżnicowano stawki podatku od nieruchomości w zależności od tego, w jakim celu wykorzystywany jest grunt. Stawka podatku od nieruchomości nie może przekroczyć rocznie, w odniesieniu do gruntów (art. 5 ust. 1 pkt 1 PodLokU):
1) związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, bez względu na sposób zakwalifikowania w ewidencji gruntów i budynków – 1,45 zł od 1 m2 powierzchni w 2026 r.,
2) pozostałych, w tym zajętych na prowadzenie odpłatnej statutowej działalności pożytku publicznego przez organizacje pożytku publicznego – 0,77 zł od 1 m2 powierzchni w 2026 r.
Za grunty, budynki i budowle związane z prowadzeniem działalności gospodarczej – zgodnie z art. 1a ust. 1 pkt 3 PodLokU – uważa się grunty, budynki i budowle będące w posiadaniu przedsiębiorcy lub innego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą. Należy pamiętać jednak, że w ramach tej regulacji rozróżnia się składniki majątku przedsiębiorcy, które wykorzystuje on do prowadzenia działalności gospodarczej, od składników majątku prywatnego, czyli niezwiązanych (niezajętych) z prowadzeniem działalności gospodarczych. W wyroku NSA z 1.4.2026 r. (III FSK 1020/24, Legalis) wskazano, że:
Należy przy tym zaakcentować, że oceniając istnienie związku nieruchomości z prowadzeniem działalności gospodarczej należy wziąć pod uwagę status podatnika i charakter jego działalności. W sytuacji, gdy przedmiot działalności danego przedsiębiorcy obejmuje jedynie prowadzenie działalności gospodarczej, nie ma znaczenia, czy nieruchomość jest wykorzystywana do jej prowadzenia. W pozostałych zaś przypadkach z istoty i celu określenia dotyczącego relacji związania z tą działalnością konieczne staje się poszukiwanie pewnych jej przejawów w postaci określonych zachowań podmiotów. W przypadku, gdy w funkcjonowaniu danego podmiotu można wyodrębnić działalność gospodarczą, o której mowa art. 1a ust. 1 pkt 4 [PodLokU], a także działalność, która nie spełnia tej definicji, to w świetle wyroku TK z 24 lutego 2021 r., SK 39/19, sam fakt prowadzenia przez ten podmiot działalności gospodarczej nie uzasadnia twierdzenia, że wszystkie posiadane przez niego nieruchomości są związane z prowadzeniem działalności gospodarczej w rozumieniu art. 1a ust. 1 pkt 3 [PodLokU]. Jeżeli natomiast jedyną formą aktywności podatnika jest wykonywanie działalności gospodarczej, w takim przypadku już tylko samo posiadanie nieruchomości oznacza, że jest ona związana z prowadzeniem działalności gospodarczej w rozumieniu art. 1a ust. 1 pkt 3 [PodLokU]. Wyrok TK z 24 lutego 2021 r., SK 39/19, odnosi się do podmiotów prowadzących nie tylko działalność gospodarczą, gdyż jedynie w ich przypadku istnieje potrzeba ustalenia, jaka część majątku związana jest z prowadzeniem działalności gospodarczej. W odniesieniu zaś do przedsiębiorców bądź osób prawnych prowadzących wyłącznie działalność gospodarczą nie jest to potrzebne, ponieważ nieruchomości jako składniki ich przedsiębiorstwa mogą być przeznaczone jedynie do działalności gospodarczej. [uzup. Autora]
Z powyższego wynika, że przerwa w prowadzeniu działalności gospodarczej (na gruncie związanym z działalnością gospodarczą i opodatkowanym podatkiem od nieruchomości według stawki właściwej dla takiej działalności) nie stanowi podstawy do obniżenia stawki podatku od nieruchomości.
Zakazane warunki pracy dla kobiet karmiących – przypadek chłodni z temperaturą +3°C
Przepisy określające wykaz prac zakazanych dla kobiet karmiących dziecko piersią wymieniają prace wykonywane w mikroklimacie zimnym w warunkach, w których wskaźnik PMV (przewidywana ocena średnia), określany zgodnie z Polską Normą dotyczącą tych prac, jest mniejszy od –1,0. Tym samym pracodawca powinien przeprowadzić pomiary mikroklimatu i na tej podstawie dopuścić daną kobietę do pracy lub nie.
Stosownie do art. 176 § 1 Kodeksu pracy, kobiety w ciąży i kobiety karmiące dziecko piersią nie mogą wykonywać prac uciążliwych, niebezpiecznych lub szkodliwych dla zdrowia, mogących mieć niekorzystny wpływ na ich zdrowie, przebieg ciąży lub karmienie dziecka piersią. Szczegółowym aktem prawnym określającym wykaz powyższych prac jest rozporządzenie Rady Ministrów z 3.4.2017 r. w sprawie wykazu prac uciążliwych, niebezpiecznych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet w ciąży i kobiet karmiących dziecko piersią (Dz.U. z 2017 r. poz. 796).
W powyższym rozporządzeniu wymieniono m.in. prace w mikroklimacie zimnym, gorącym i zmiennym dla kobiet w ciąży i kobiet karmiących dziecko piersią:
1) prace wykonywane w mikroklimacie gorącym w warunkach, w których wskaźnik PMV (przewidywana ocena średnia), określany zgodnie z Polską Normą dotyczącą tych prac, jest większy od 1,0;
2) prace wykonywane w mikroklimacie zimnym w warunkach, w których wskaźnik PMV (przewidywana ocena średnia), określany zgodnie z Polską Normą dotyczącą tych prac, jest mniejszy od – 1,0;
3) prace wykonywane w środowisku o dużych wahaniach parametrów mikroklimatu, szczególnie przy występowaniu nagłych zmian temperatury powietrza w zakresie przekraczającym 15°C, przy braku możliwości stosowania co najmniej 15-minutowej adaptacji w pomieszczeniu o temperaturze pośredniej.
Oceny mikroklimatu dokonuje się na podstawie pomiarów na zasadach określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Zdrowia z 2.2.2011 r. w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 419 ze zm.).
Mając na uwadze powyższe, przepisy określające wykaz prac zakazanych dla kobiet karmiących dziecko piersią wymieniają jedynie prace wykonywane w mikroklimacie zimnym, o wyżej przytoczonych parametrach. Tym samym pracodawca powinien przeprowadzić pomiary mikroklimatu i na tej podstawie dopuścić daną kobietę do pracy lub nie. Do tego czasu uważam, że pracodawca nie powinien powierzać takiej kobiecie pracy w opisanych w pytaniu warunkach.
Proporcjonalne liczenie limitu zwolnienia z kasy rejestrującej
W opisanym przypadku limit zwolnienia z ewidencji na kasie rejestrującej należy liczyć proporcjonalnie.
Zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (dalej: KasRejR) zwalnia się z obowiązku prowadzenia ewidencji w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do 31.12.2027 r., podatników rozpoczynających po 31.12.2024 r. dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli przewidywana przez podatnika wartość sprzedaży z tego tytułu, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w danym roku podatkowym, nie przekroczy kwoty 20 000 zł.
Oznacza to zatem, że w przypadku rozpoczęcia sprzedaży dla osób prywatnych od 2.9.2026 r. limit 20 000 zł należy liczyć w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w danym roku podatkowym.
Przekroczenie tak wyliczonego limitu proporcjonalnego powoduje utratę prawa do zwolnienia po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym nastąpiło przekroczenie, stosownie do § 5 ust. 1 pkt 2 KasRejR.
Prawo do zwolnienia podmiotowego przysługuje jednak pod warunkiem, że świadczone usługi nie należą do katalogu usług wymienionych w § 4 KasRejR, to jest usług objętych bezwzględnym obowiązkiem stosowania kasy rejestrującej bez względu na wartość sprzedaży.
Ulga na start a składki społeczne i zdrowotne
W przypadku wskazanym w zapytaniu stoję na stanowisku, że w okresie ulgi na start należy odprowadzać składki z tytułu współpracy, natomiast po okresie ulgi na start zainteresowany będzie mógł opłacać preferencyjne składki przez okres 24 miesięcy. Nie ma przeciwwskazań, aby osoba współpracująca przy działalności gospodarczej żony, męża, dziecka czy rodzica założyła własną firmę, a co za tym idzie równocześnie prowadziła swoją działalność i pomagała w firmie członka rodziny.
Zarówno przedsiębiorca, jak i osoba współpracująca zobowiązani są do opłacania składek społecznych i składki zdrowotnej.
Prowadzenie pozarolniczej działalności bądź współpraca przy niej może być jednym z kilku tytułów do objęcia ubezpieczeniami społecznymi. Zarówno osoba prowadząca działalność jak i osoba współpracująca może jednocześnie pozostawać w stosunku pracy, wykonywać zatrudnienie na podstawie umowy zlecenia, prowadzić inne rodzaje działalności czy też być osobą pozostającą w stosunku służby. Osoby prowadzące pozarolniczą działalność i osoby z nimi współpracujące, podlegające z tego tytułu obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, objęte są również obowiązkowym ubezpieczeniem wypadkowym. Natomiast ubezpieczenie chorobowe jest dla tych osób dobrowolne i objęcie nim następuje na wniosek osoby zainteresowanej. W sytuacji gdy prowadzenie pozarolniczej działalności lub współpraca przy jej prowadzeniu nie jest jednym tytułem do podlegania ubezpieczeniom społecznym, osoba prowadząca tę działalność lub osoba z nią współpracująca podlega ubezpieczeniom bądź obowiązkowo, bądź dobrowolnie.
Osoba, dla której ubezpieczenia społeczne są obowiązkowe, podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i wypadkowemu, ubezpieczeniu chorobowemu podlega dobrowolnie na zgłoszony wniosek.
Natomiast osoba, która z tytułu prowadzonej pozarolniczej działalności lub współpracy podlega dobrowolnie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, w przypadku przystąpienia do tych ubezpieczeń, obejmowana jest również ubezpieczeniem wypadkowym. Osoba ta w ogóle nie podlega ubezpieczeniu chorobowemu.
W przypadku, gdy jedna osoba jest równocześnie przedsiębiorcą i osobą współpracującą w innej działalności, wystarczające będzie opłacanie składek społecznych tylko z jednego tytułu. Występuje wówczas tzw. zbieg tytułów ubezpieczeń. Składkę zdrowotną natomiast należy płacić odrębnie z obu tytułów.
Osobie współpracującej nie przysługuje preferencyjny ZUS, może się jednak zdarzyć, że taki przywilej dostępny będzie z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej. W takim wypadku możliwe jest opłacanie niższych składek przez okres 24 pełnych miesięcy. Nie dotyczy to jednak okresu, kiedy przedsiębiorca będzie korzystał z ulgi na start.
Osobą współpracującą z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność – w rozumieniu przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych – jest małżonek, dziecko własne, dziecko drugiego małżonka, dziecko przysposobione, rodzic, macocha i ojczym oraz osoba przysposabiająca, jeżeli pozostaje z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracuje przy prowadzeniu działalności.
Podsumowując, w przypadku posiadania dwóch tytułów osoby: prowadzącej działalność oraz osoby współpracującej, ubezpieczenie społeczne wymagane będzie tylko z jednego tytułu, ponieważ dochodzi do zbiegu ubezpieczeń, natomiast ubezpieczenie zdrowotne wymagane będzie z każdego tytułu zarówno z racji bycia osobą prowadzącą działalność jak i osobą współpracującą.
Najczęstsze przyczyny opóźnień w raportowaniu o incydentach
Brak 100% pewności
Opóźnienie w przekazaniu wczesnego ostrzeżenia może wynikać z opóźnienia w wewnętrznej identyfikacji incydentu.
Zespół IT wykrył podejrzany wyciek danych z bazy CRM w środę rano. Przez następne dwa dni sprawdzano logi w celu ustalenia osoby odpowiedzialnej za ujawnienie danych oraz oszacowania liczby skradzionych plików.
Konsekwencje: Raport do CSIRT przekazano w sobotę, po potwierdzeniu sprawdzanych informacji. Ustawowy termin został przekroczony o kilkadziesiąt godzin.
Identyfikacja incydentu powinna wiązać się z przekazaniem wczesnego ostrzeżenia w terminach określonych w ustawie, nawet jeżeli nie wszystkie okoliczności incydentu zostały potwierdzone.
Wydłużona ścieżka akceptacji
Wdrożona procedura obsługi incydentów powinna zapewniać krótką ścieżkę akceptacji zgłoszenia, umożliwiającą jego przekazanie w ustawowych terminach. Wydłużenie tej ścieżki może uniemożliwić terminowe zgłoszenie incydentu.
Zespół bezpieczeństwa, powołany zgodnie z procedurą obsługi incydentów, przygotował formularz zgłoszenia incydentu w ciągu 3 godzin od wykrycia ataku. Dział prawny, do którego trafiło zgłoszenie, przez kilka godzin analizował ryzyko wizerunkowe. Następnie oczekiwano na akceptację analizy i formularza przez prezesa zarządu. W momencie uzyskania akceptacji minęło 29 godzin od identyfikacji zagrożenia.
Ścieżka akceptacji przekazywanych informacji powinna być ograniczona do minimum i przewidywać zastępstwa umożliwiające terminowe przygotowanie i przekazanie zgłoszenia.
Konflikt ról
Procedura zarządzania incydentami powinna jasno określać role poszczególnych osób w organizacji, których udział jest niezbędny w procesie zgłaszania incydentu. Dotyczy to w szczególności konieczności właściwego określenia ról decyzyjnych i doradczych.
Zespół IT przygotował zgłoszenie incydentu w ciągu 4 godzin, jednak wstrzymał jego wysłanie, oczekując na formalną akceptację inspektora ochrony danych. Inspektor przebywał na urlopie i odpowiedział dopiero po upływie doby, odmawiając akceptacji z uwagi na swoją doradczą rolę w organizacji. W konsekwencji ustawowy termin 24 godzin na powiadomienie CSIRT został znacznie przekroczony.
Tego rodzaju nieporozumienia kompetencyjne powinny być rozstrzygane na etapie wdrażania procedury zarządzania incydentami. Niewłaściwe wdrożenie procedur może rzutować na przyszłe zgłoszenia incydentów, jeżeli role i ścieżki zgłaszania nie zostały prawidłowo określone.
Przerwy nocne
Brak zapewnienia nieprzerwanego wsparcia zespołu bezpieczeństwa może spowodować opóźnienie w zgłoszeniu incydentu.
System antywirusowy automatycznie wykrył zaawansowany atak na stacje robocze. Zdarzenie zidentyfikowano w piątek o godzinie 20:00. System wysłał powiadomienie o zdarzeniu i jego znanych okolicznościach do zespołu obsługi incydentów. Ponieważ jednak organizacja nie zapewniła całodobowego wsparcia SOC, automatyczna wiadomość wysłana przez system została odczytana przez pracownika IT dopiero w następnym dniu roboczym.
Niewdrożenie odpowiednich zasad dotyczących czasu reakcji prowadzi w wielu przypadkach do przekroczenia terminów zgłoszeń. Ustawodawca nie przewidział możliwości wydłużenia tych terminów o dni wolne od pracy.
Niewłaściwa ocena incydentu
Opóźnienia lub zaniechania w zgłaszaniu incydentów mogą także wynikać z braku jasności co do kwalifikacji określonego zdarzenia jako incydentu.
W poniedziałek w nocy serwer obsługujący kluczowe operacje logistyczne przestał odpowiadać. Zespół IT zakwalifikował to zdarzenie jako zwykłą awarię sprzętową. Próby ponownego uruchomienia systemu i odtworzenia danych z kopii zapasowych zakończyły się jednak niepowodzeniem. Dopiero po dwóch dniach zorientowano się, że doszło do zaszyfrowania plików na skutek ataku ransomware. W konsekwencji zgłoszenie do CSIRT wysłano z rażącym opóźnieniem.
Zespół odpowiedzialny za identyfikację incydentów powinien zostać przeszkolony w zakresie ich oceny (na praktycznych przykładach) oraz stosowania procedury zarządzania incydentami (jeśli to możliwe, z wykorzystaniem symulacji takich zdarzeń i sposobów reagowania organizacji).
Rekomendacje
Rygorystyczne wymogi czasowe dotyczące zgłaszania informacji o incydentach uwidaczniają luki w zarządzaniu incydentami. Często opóźnienia nie wynikają z intencjonalnych działań ani ze złej woli pracowników lub użytkowników, lecz są skutkiem czynników proceduralnych i psychologicznych.
Zarządzanie incydentami i określanie dopuszczalnego czasu procedowania zgłoszeń musi uwzględniać: pozorną potrzebę uzyskania pełnego potwierdzenia incydentu, ścieżki podejmowania decyzji, spory kompetencyjne, jednoznaczność definicji (incydent, zgłoszenie), przerwy przypadające na dni wolne od pracy oraz plany awaryjne na wypadek paraliżu przyjętych ścieżek komunikacji.
Zapewnienie terminowości zgłoszeń wymaga także podjęcia w organizacji działań zwiększających świadomość (szkoleń) oraz przygotowania konkretnych, czytelnych instrukcji postępowania w przypadku identyfikacji incydentu. Warto, aby materiały szkoleniowe zawierały praktyczne przykłady, a procedura została przećwiczona w ramach kontrolowanej symulacji incydentu.
