Prowadzenie zajęć pilatesu a stawka VAT
W analizowanym przypadku, mając na względzie model biznesowy podatniczki, usługi polegające na organizowaniu i prowadzeniu zajęć pilatesu podlegają opodatkowaniu podstawową stawką VAT w wysokości 23%, jako usługi treningowe lub szkoleniowe.
Zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: VATU): „Stawka podatku wynosi 22%, z zastrzeżeniem ust. 2–12c, art. 83, art. 119 ust. 7, art. 120 ust. 2 i 3, art. 122 i art. 129 ust. 1”.
Aktualnie – na podstawie przepisów przejściowych – podstawowa stawka VAT wynosi 23%.
Jak stanowi art. 41 ust. 2 VATU: „Dla towarów i usług wymienionych w załączniku nr 3 do ustawy, innych niż klasyfikowane według Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług w grupowaniu usługi związane z wyżywieniem (PKWiU 56), stawka podatku wynosi 7%, z zastrzeżeniem art. 114 ust. 1 i art. 138i ust. 4”.
Na podstawie przepisów przejściowych obniżona stawka VAT, o której mowa w art. 41 ust. 2 VATU, wynosi 8%.
Wątpliwości podatniczki dotyczą możliwości zastosowania stawki VAT w wysokości 8% do świadczonych przez podatniczkę usług, jako usług wymienionych w poz. 68 załącznika nr 3 do ustawy o podatku od towarów i usług („Pozostałe usługi związane z rekreacją – wyłącznie w zakresie wstępu”).
Jeżeli istotą świadczenia jest prowadzenie zajęć przez instruktora, przekazywanie wiedzy z zakresu techniki ćwiczeń, bieżąca korekta ruchów uczestników oraz realizacja programu treningowego, wówczas usługa ma charakter treningowy lub szkoleniowy i podlega opodatkowaniu stawką podstawową VAT. W takiej sytuacji obecność instruktora stanowi świadczenie główne, a korzystanie z sali ma charakter wyłącznie techniczny – w takim przypadku zastosowanie znajdzie stawka VAT w wysokości 23%.
Jak wskazano w wyroku NSA z 7.3.2018 r. (I FSK 853/16, Legalis):
Sformułowanie „wyłącznie w zakresie wstępu” należy rozumieć w ten sposób, że wszystkie usługi świadczone w salach gimnastycznych czy boiskach, które nie są związane z normalnym, typowym ich użytkowaniem, takim jak opieka trenera i jego usługi polegające na prowadzeniu konkretnych zajęć, nie są objęte podstawą prawną określoną w art. 41 ust. 2 u.p.t.u., pozostając opodatkowane stawką właściwą dla tych usług.
Zatem w analizowanym przypadku, mając na względzie model biznesowy podatniczki, należy wykluczyć możliwość zastosowania stawki VAT w wysokości 8%, gdyż podatniczka świadczy usługi, których przedmiotem jest prowadzenie zajęć o charakterze rekreacyjnym – uczestnicy zajęć nie nabywają usług związanych z wstępem do konkretnego miejsca, tylko usługi polegające na dokonywaniu konkretnych czynności przez usługodawcę.
W wyroku WSA z Opola z 27.11.2024 r. (I SA/Op 857/24, Legalis) wskazano, że:
Usługi w zakresie wstępu obejmują bowiem wyłącznie usługi, których podstawową cechą jest przyznawanie prawa wstępu w zamian za bilet lub opłatę, w tym opłatę w formie abonamentu, biletu okresowego lub opłaty okresowej. Natomiast nie mogą być klasyfikowane jako usługi w zakresie wstępu usługi, w przypadku których dominującym i nadającym charakter danej usłudze elementem nie jest wstęp, a korzystanie z usług wyspecjalizowanych trenerów, czy świadczenie usług związanych z organizowaniem treningów sportowych.
Warto jednak wskazać, że odmienna kwalifikacja jest możliwa w sytuacji, gdy kontrahent nabywa prawo uczestnictwa w zorganizowanej formie rekreacji, rozumianej jako możliwość wstępu i udziału w zajęciach odbywających się w określonym miejscu i czasie, a rola instruktora ogranicza się do funkcji organizacyjnej i porządkowej. W takim modelu obecność instruktora nie stanowi celu samego w sobie, lecz element umożliwiający bezpieczne i sprawne korzystanie z infrastruktury rekreacyjnej.
Takie podejście zostało zaprezentowane w interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 10.9.2025 r. (0112-KDSL2-1.440.394.2025.2.MW), w której organ uznał, że – mimo obecności instruktora – świadczeniem głównym pozostaje usługa wstępu do rekreacji, a nie usługa szkoleniowa.
Należy jednak podkreślić, że ocena ta ma charakter indywidualny i jest ściśle związana z opisem stanu faktycznego przedstawionym we wniosku. W praktyce organy podatkowe wielokrotnie odmawiały prawa do zastosowania stawki VAT w wysokości 8% w sytuacjach, w których akcentowano prowadzenie zajęć przez instruktora, jego kwalifikacje lub szkoleniowy cel zajęć. Oznacza to, że możliwość zastosowania obniżonej stawki VAT wymaga szczególnie starannego ukształtowania modelu biznesowego oraz spójnego opisu usługi we wszystkich dokumentach i materiałach kierowanych do kontrahentów.
Odpowiedzialność za aktualizację dokumentacji AI
Dynamiczna natura AI a sztywne ramy prawne
Zgodnie z definicją zawartą w AI Act, system AI to system maszynowy działający z różnym poziomem autonomii, który może wykazywać zdolność do adaptacji po jego wdrożeniu. Odnosi się to do samouczenia się, umożliwiającego zmianę zachowania systemu w czasie jego wykorzystywania. Cecha ta odróżnia zaawansowaną sztuczną inteligencję od prostych systemów opartych na sztywnych regułach, ale jednocześnie nakłada na podmioty odpowiedzialne, ciągłe obowiązki dokumentacyjne.
Dokumentacja techniczna nie jest statycznym opisem stanu systemu z dnia jego wprowadzenia na rynek, lecz żywym rejestrem, który musi ewoluować wraz z algorytmem. Dostawca ma obowiązek monitorować wydajność systemu, aby mieć pewność, że mimo adaptacji nadal spełnia on cele projektowe i działa zgodnie z przeznaczeniem.
Główna odpowiedzialność dostawcy
W przypadku systemu AI, który uczy się na bieżąco i zmienia swoje zachowanie po wdrożeniu, odpowiedzialność za aktualizację dokumentacji technicznej spoczywa przede wszystkim na dostawcy systemu AI. Dostawcą jest osoba fizyczna, prawna, organ publiczny lub inny podmiot, który rozwija system AI lub model AI ogólnego przeznaczenia (bądź zleca ich rozwój) oraz wprowadza go do obrotu lub oddaje do użytku pod własną nazwą lub znakiem towarowym, odpłatnie lub nieodpłatnie.
Dokumentacja techniczna, zgodnie z art. 11 AI Act, musi zostać sporządzona przed wprowadzeniem systemu do obrotu lub oddaniem go do użytku, a następnie podlegać aktualizacji przez cały cykl życia systemu. Okres jej przechowywania wynosi 10 lat od dnia wprowadzenia systemu do obrotu lub oddania go do użytku.
Niezbędnym elementem dokumentacji technicznej jest także opis procedur zarządzania zmianami w systemie AI wysokiego ryzyka, co oznacza, że dostawca powinien już na etapie projektowania przewidzieć sposób dokumentowania ewolucji algorytmu.
„Istotna zmiana” systemu AI jako granica odpowiedzialności za aktualizację dokumentacji technicznej
Kluczowym pojęciem dla wyznaczenia granic odpowiedzialności za aktualizację dokumentacji technicznej w przypadku systemów uczących się jest „istotna zmiana” systemu AI.
Za istotną zmianę nie uznaje się zmian w algorytmie oraz skuteczności działania systemu AI, jeżeli zmiany wynikające z procesu samouczenia się zostały uprzednio przewidziane i ocenione w pierwotnej ocenie zgodności oraz opisane w dokumentacji technicznej, zgodnie z załącznikiem IV do AI Act. W takim przypadku obowiązek bieżącej aktualizacji dokumentacji pozostaje po stronie pierwotnego dostawcy systemu.
Jeżeli natomiast system AI ewoluuje w sposób nieobjęty pierwotną dokumentacją i oceną zgodności, dochodzi do istotnej zmiany w rozumieniu przepisów. Skutkuje to uznaniem zmodyfikowanego systemu za nowy system AI w sensie regulacyjnym, co wiąże się z koniecznością przeprowadzenia nowej oceny zgodności oraz sporządzenia nowej dokumentacji technicznej.
W takiej sytuacji obowiązek dokumentacyjny może przejść z pierwotnego dostawcy na inny podmiot. Zgodnie z art. 25 AI Act następuje to w szczególności wtedy, gdy podmiot stosujący lub strona trzecia doprowadzi do spełnienia jednej z trzech przesłanek, a mianowicie:
- dokona istotnej zmiany w systemie AI wysokiego ryzyka, która nie została przewidziana w pierwotnej dokumentacji,
- wprowadzi system wysokiego ryzyka do obrotu pod własną nazwą lub znakiem towarowym,
- zmieni przeznaczenie systemu (np. z systemu ogólnego przeznaczenia na system wysokiego ryzyka).
Wówczas podmiot ten przejmuje status dostawcy w odniesieniu do zmodyfikowanego systemu, a wraz z nim pełną odpowiedzialność regulacyjną, w tym obowiązek sporządzenia nowej dokumentacji technicznej oraz jej dalszej aktualizacji przez cały cykl życia systemu.
Rola podmiotu stosującego w procesie aktualizacji dokumentacji
Chociaż główny ciężar dokumentacyjny spoczywa na dostawcy, nie jest on w stanie wykonywać tego obowiązku bez współpracy z innymi uczestnikami łańcucha wartości AI, w szczególności z podmiotem stosującym, który faktycznie korzysta z systemu AI.
Podmiot stosujący ma obowiązek:
- monitorować działanie systemu AI w oparciu o instrukcję obsługi. W przypadku stwierdzenia, że system stwarza ryzyko lub zachowuje się w sposób nieprzewidziany, musi niezwłocznie poinformować o tym dostawcę lub dystrybutora oraz zawiesić korzystanie z systemu (art. 26 ust. 5 AI Act);
- prowadzić i przechowywać automatycznie generowane logi (zapisy zdarzeń) przez co najmniej 6 miesięcy, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej (art. 26 ust. 6 AI Act). Dane te stanowią istotne źródło informacji dla dostawcy przy analizie zachowania systemu uczącego się i aktualizacji dokumentacji technicznej.
Dostawca nie jest w stanie aktualizować dokumentacji w odniesieniu do błędów lub odchyleń, o których nie posiada wiedzy. Dlatego sprawny przepływ informacji pomiędzy podmiotem stosującym a dostawcą ma fundamentalne znaczenie dla utrzymania aktualności dokumentacji.
Ponadto importer, przed wprowadzeniem systemu do obrotu, ma obowiązek upewnić się, że dokumentacja techniczna została sporządzona i spełnia wymogi AI Act.
Podsumowanie
Obowiązek sporządzania i aktualizacji dokumentacji technicznej systemu AI wysokiego ryzyka ma charakter ciągły i zasadniczo spoczywa na dostawcy systemu, który odpowiada za zapewnienie jego zgodności z wymogami AI Act przez cały cykl życia produktu. W przypadku systemów wykazujących zdolność adaptacji po wdrożeniu, dostawca powinien już na etapie projektowania przewidzieć zakres dopuszczalnych zmian wynikających z procesu samouczenia się oraz opisać je w dokumentacji technicznej i pierwotnej ocenie zgodności.
Zmiany w zachowaniu systemu wynikające z mechanizmów uczenia się, nie stanowią istotnej zmiany w rozumieniu przepisów, o ile zostały uprzednio przewidziane i ocenione. Jeżeli jednak system AI ewoluuje w sposób nieobjęty pierwotną dokumentacją lub gdy podmiot stosujący zmienia jego przeznaczenie, dochodzi do powstania nowego systemu AI w sensie regulacyjnym, a obowiązek aktualizacji dokumentacji wraz z pełnym zakresem odpowiedzialności regulacyjnej przechodzi na podmiot wprowadzający taką modyfikację.
Choć obowiązki operacyjne związane z monitorowaniem funkcjonowania systemu oraz gromadzeniem danych eksploatacyjnych są w praktyce rozproszone pomiędzy dostawcę a podmiot stosujący, odpowiedzialność regulacyjna za zgodność systemu z wymogami prawa pozostaje zasadniczo po stronie dostawcy, aż do momentu jej formalnego przejęcia na podstawie przepisów dotyczących istotnych zmian systemu. Skuteczny przepływ informacji pomiędzy uczestnikami łańcucha wartości systemu AI, stanowi zatem warunek realnego wykonywania obowiązków dokumentacyjnych i zarządzania ryzykiem w przypadku adaptacyjnych systemów AI.
Okna oklejone w 80% a praca stała – czy to zgodne z przepisami bhp?
W pomieszczeniach pracy stałej powinien być dostęp do światła naturalnego (dziennego), jednakże przepisy nie określają żadnych szczegółowych parametrów w tym zakresie.
Stosownie do postanowień art. 213 § 2 ustawy Kodeks pracy (dalej: KP), obiekt budowlany, w którym znajdują się pomieszczenia pracy, powinien spełniać wymagania dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy.
Szczegółowym aktem prawnym określającym ogólnie obowiązujące przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładach pracy, w szczególności dotyczące: obiektów budowlanych, pomieszczeń pracy i terenu zakładów pracy, procesów pracy oraz pomieszczeń i urządzeń higienicznosanitarnych, jest rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26.9.1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (t.j. Dz.U. z 2003 r. Nr 169, poz. 1650 ze zm.; dalej: OgPrzBHPR).
Zgodnie z § 25 OgPrzBHPR, w pomieszczeniach stałej pracy, a więc takie, w którym łączny czas przebywania tego samego pracownika w ciągu jednej doby przekracza 4 godziny, należy zapewnić oświetlenie dzienne, chyba że jest to niemożliwe lub niewskazane ze względu na technologię produkcji, a na stosowanie oświetlenia wyłącznie elektrycznego pracodawca uzyskał zgodę właściwego państwowego wojewódzkiego inspektora sanitarnego wydaną w porozumieniu z okręgowym inspektorem pracy.
W przypadku takim jak opisany w pytaniu, w którym w pomieszczeniu pracy okna oklejone są w 80% (zapewne folią) w sposób ograniczający dostęp do oświetlenia naturalnego, ewentualne umieszczenie pracownika w takim pomieszczeniu i powierzenie mu wykonywania pracy stałej powinno być uzależnione od tego, czy oświetlenie to jest ograniczone na przedstawionej powierzchni częściowo, czy też całkowicie. O ile w przypadku częściowego ograniczenia (np. ze względu na zastosowanie folii transparentnej lub matowej) nie widzę większego problemu, o tyle w przypadku zastosowania np. folii zaciemniającej, która całkowicie ogranicza dostęp oświetlenia dziennego, nie powinno się w takim pomieszczeniu urządzać stałego stanowiska pracy.
Darowizna przedsiębiorstwa na rzecz syna – skutki podatkowe
Najprostsze wydaje się przekazanie przedsiębiorstwa synowi w ramach darowizny, przy czym Autor rekomenduje formę aktu notarialnego, który będzie obowiązkowy w przypadku, gdy przedmiotem darowizny będzie nieruchomość.
Darowizna przedsiębiorstwa
Zgodnie z art. 551 ustawy Kodeks cywilny (dalej: KC): „Przedsiębiorstwo jest zorganizowanym zespołem składników niematerialnych i materialnych przeznaczonym do prowadzenia działalności gospodarczej, które obejmuje w szczególności:
1) oznaczenie indywidualizujące przedsiębiorstwo lub jego wyodrębnione części (nazwa przedsiębiorstwa);
2) własność nieruchomości lub ruchomości, w tym urządzeń, materiałów, towarów i wyrobów, oraz inne prawa rzeczowe do nieruchomości lub ruchomości;
3) prawa wynikające z umów najmu i dzierżawy nieruchomości lub ruchomości oraz prawa do korzystania z nieruchomości lub ruchomości wynikające z innych stosunków prawnych;
4) wierzytelności, prawa z papierów wartościowych i środki pieniężne;
5) koncesje, licencje i zezwolenia;
6) patenty i inne prawa własności przemysłowej;
7) majątkowe prawa autorskie i majątkowe prawa pokrewne;
8) tajemnice przedsiębiorstwa;
9) księgi i dokumenty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej”.
Czynność prawna mająca za przedmiot przedsiębiorstwo (sprzedaż, darowizna itd.) obejmuje wszystko, co wchodzi w skład przedsiębiorstwa, chyba że co innego wynika z treści czynności prawnej (tzn. z umowy) albo z przepisów szczególnych (art. 552 KC).
Warto zwrócić też uwagę na istotną kwestię odpowiedzialności określoną w art. 554 KC, zgodnie z którym nabywca przedsiębiorstwa jest odpowiedzialny solidarnie ze zbywcą za jego zobowiązania związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, chyba że w chwili nabycia nie wiedział o tych zobowiązaniach, mimo zachowania należytej staranności. Odpowiedzialność nabywcy ogranicza się do wartości nabytego przedsiębiorstwa według stanu w chwili nabycia, a według cen w chwili zaspokojenia wierzyciela. Odpowiedzialności tej nie można bez zgody wierzyciela wyłączyć ani ograniczyć.
Jeżeli chodzi o formę przekazania, to – co do zasady – zbycie lub wydzierżawienie przedsiębiorstwa albo ustanowienie na nim użytkowania powinno być dokonane w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi (art. 751 § 2 KC). Z tym tylko, że w jeżeli w skład przekazywanego przedsiębiorstwa wchodzi nieruchomość, konieczna jest forma aktu notarialnego pod rygorem nieważności (zob. art. 158 oraz art. 73 § 2 KC).
Podatek od spadków i darowizn
Podatkowi od spadków i darowizn podlega nabycie przez osoby fizyczne własności rzeczy znajdujących się na terytorium Polski lub praw majątkowych wykonywanych na terytorium Polski, tytułem m.in. darowizny, polecenia darczyńcy (art. 1 ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku od spadków i darowizn; dalej: PodSpDarU). A zatem darowizna przedsiębiorstwa zasadniczo podlega opodatkowaniu podatkiem od spadków i darowizn. Przy czym trzeba pamiętać o zwolnieniu od tego podatku. Zgodnie z art. 4a ust. 1 pkt 1 PodSpDarU zwalnia się od podatku nabycie własności rzeczy lub praw majątkowych przez małżonka, zstępnych, wstępnych, pasierba, rodzeństwo, ojczyma i macochę (czyli m.in. przez syna), jeżeli osoby te zgłoszą nabycie własności rzeczy lub praw majątkowych właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego w ciągu 6 miesięcy od dnia powstania obowiązku podatkowego. Obowiązek zgłoszenia nie obejmuje przypadku, gdy nabycie następuje na podstawie umowy zawartej w formie aktu notarialnego albo gdy w tej formie zostało złożone oświadczenie woli jednej ze stron (art. 4a ust. 4 pkt 2 PodSpDarU). Dlatego właśnie lepiej przekazać przedsiębiorstwo w formie aktu notarialnego, bo spowoduje to zwolnienie z obowiązku zgłoszenia darowizny fiskusowi, aby skorzystać ze zwolnienia od tego podatku.
Podatek od towarów i usług
Przepisów ustawy o podatku od towarów i usług nie stosuje się do transakcji zbycia przedsiębiorstwa lub zorganizowanej części przedsiębiorstwa (art. 6 pkt 1 ustawy o VAT). Tak więc zbycie przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części, odpłatne lub nieodpłatne, nie podlega regulacjom dotyczącym VAT.
Podatek dochodowy od osób fizycznych
Przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie stosuje się m.in. do przychodów podlegających przepisom o podatku od spadków i darowizn (art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych; dalej: PDOFizU).
Należy przy tym zwrócić uwagę, że zgodnie z art. 22g ust. 15 PDOFizU w razie nabycia przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części w drodze spadku lub darowizny, łączną wartość początkową nabytych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych stanowi suma ich wartości rynkowej, nie wyższa jednak od różnicy pomiędzy wartością tego przedsiębiorstwa albo jego zorganizowaną częścią a wartością składników mienia, niebędących środkami trwałymi ani wartościami niematerialnymi i prawnymi, określoną dla celów podatku od spadków i darowizn.
Oczywiście trzeba pamiętać, że aby syn mógł prowadzić działalność gospodarczą wykorzystując przy tym otrzymany majątek, powinien mieć zarejestrowaną działalność gospodarczą w CEiDG, jeżeli zamierza sam prowadzić taką działalność.
Przekazanie PIT-11 przez e-Doręczenia
Fiskus zwraca uwagę na dość dużą swobodę w zakresie przekazywania podatnikom informacji PIT-11. W wydanych oficjalnych objaśnieniach podatkowych nie wykluczono możliwości zastosowania systemu e-Doręczeń.
Zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: PDOFizU) płatnicy, będący m.in. pracodawcami, są obowiązani przesłać podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu właściwemu według miejsca zamieszkania podatnika, a w przypadku nierezydenta – urzędowi skarbowemu właściwemu w sprawach opodatkowania osób zagranicznych, imienne informacje PIT-11.
Informację PIT-11 przesyła się (art. 42g ust. 1 PDOFizU):
1) urzędowi skarbowemu – w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym,
2) podatnikowi – w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym.
Odnosząc się do zasad przekazywania informacji PIT-11 zarówno organom podatkowym, jak i podatnikom, Minister Finansów wydał objaśnienia podatkowe z dnia 27.6.2025 r. pt. „Formy i sposoby przekazywania imiennej informacji PIT-11 przez płatników i inne podmioty zobowiązane do jej sporządzenia” (DD3.8203.3.2025), w których wskazał, że:
Formularz PIT-11 jest przesyłany:
1) urzędom skarbowym – wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej, tj. za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym albo przy użyciu oprogramowania interfejsowego (w tym również usługi Web Service Uniwersalnej Bramki Dokumentów, dedykowanej do wysyłki masowych dokumentów elektronicznych PIT-11), udostępnionego w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów (serwis podatki.gov.pl) – najpóźniej do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym (art. 42g ust. 1 pkt 1 ustawy PIT).
Elektroniczna forma przekazywania formularza PIT-11 urzędom skarbowym jest niezbędna dla realizacji usługi „Twój e-PIT”, polegającej na przygotowaniu przez Krajową Administrację Skarbową (na podstawie formularzy podatkowych uzyskanych od płatników i innych podmiotów, w tym PIT-11) rocznych zeznań podatkowych. Zeznania te są udostępniane podatnikom od 15 lutego roku następującego po roku podatkowym. Elektroniczna forma pozyskiwania danych z formularzy podatkowych umożliwia zatem KAS przygotowanie rocznych zeznań podatkowych w krótkim, dwutygodniowym terminie.
2) podatnikom – najpóźniej do końca lutego roku następującego po roku podatkowym (art. 42g ust. 1 pkt 2 ustawy PIT).
Ustawa PIT nie zawiera regulacji dotyczących formy i sposobu przekazywania informacji PIT-11 podatnikom. Oznacza to, że w tym zakresie ustawodawca pozostawił płatnikom oraz innym podmiotom sporządzającym formularz PIT-11 swobodę w wyborze formy i sposobu jego przekazania. W praktyce PIT-11 może być przekazywany podatnikom zgodnie z zasadami obowiązującymi u danego płatnika lub innego podmiotu sporządzającego formularz, w szczególności:
1) za pośrednictwem internetowego systemu kadrowo-płacowego (np. portalu pracowniczego),
2) na adres poczty elektronicznej (np. służbowy adres e-mail lub inny adres wskazany przez podatnika),
3) listownie, za pośrednictwem operatora pocztowego,
4) osobiście, np. poprzez odbiór formularza w siedzibie firmy.
Z uwagi na fakt, że przekazanie podatnikom informacji PIT-11 stanowi realizację obowiązku ustawowego, płatnicy oraz inne podmioty zobowiązane do jej sporządzenia powinni zadbać o odpowiednie udokumentowanie wywiązania się z tego obowiązku.
Księgowe ujęcie nabycia towarów
W księgach rachunkowych można prowadzić ewidencję magazynową towarów i ujmować ją jako koszty w dacie sprzedaży. Możliwe jest tez odpisywanie ich w koszty w dacie nabycia, ale wtedy konieczne jest przeprowadzenie inwentaryzacji nie później niż na dzień bilansowy, a także ustalenie stanu takich zapasów i dokonanie korekty kosztów.
Zgodnie z art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości kierownik jednostki, uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę, podejmuje decyzję o stosowaniu jednej z następujących metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla tych grup składników:
1) ewidencję ilościowo–wartościową, w której dla każdego składnika ujmuje się obroty i stany w jednostkach naturalnych i pieniężnych,
2) ewidencję ilościową obrotów i stanów, prowadzoną dla poszczególnych składników lub ich jednorodnych grup wyłącznie w jednostkach naturalnych; wartość stanu wycenia się przynajmniej na koniec okresu sprawozdawczego, za który następują rozliczenia z budżetem z tytułu podatku dochodowego, dokonane na podstawie danych rzeczywistych,
3) ewidencję wartościową obrotów i stanów towarów oraz opakowań, prowadzoną dla punktów obrotu detalicznego lub miejsc składowania, której przedmiotem zapisów są tylko przychody, rozchody i stany całego zapasu,
4) odpisywania w koszty wartości materiałów i towarów na dzień ich zakupu lub produktów gotowych w momencie ich wytworzenia, połączone z ustalaniem stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy.
Zatem mamy różne możliwości prowadzenia (lub braku prowadzenia) ewidencji towarów.
Wybór metody powinien uwzględniać potrzebę sprawowania kontroli nad towarami (np. monitorowania stanów magazynowych) oraz pracochłonność prowadzenia ewidencji.
Jeśli kierownik zdecyduje się na prowadzenie ewidencji, to wówczas towary w chwili sprzedaży stają się kosztem.
Jeśli natomiast kierownik zdecyduje się na odpisywanie w koszty w dacie zakupu, to konieczne jest przeprowadzenie inwentaryzacji i korygowanie kosztów nie później niż na dzień bilansowy. Warto zaznaczyć, iż przepisy ustawy o rachunkowości wymagają dokonywania inwentaryzacji i korekty kosztów nie później niż na koniec roku. Natomiast interpretacje podatkowe wskazują, iż należy ją również przeprowadzać na potrzeby ustalania zaliczki na podatek dochodowy.
Usunięcie dostępu księgowego do konta e-Urzędu Skarbowego
Usunięcia dostępu księgowego do e-Urzędu Skarbowego, poprzez złożenie odpowiedniego wniosku, powinna dokonać osoba uprawniona do reprezentowania spraw spółki.
Zgodnie z art. 35b ust. 2 pkt 2 KASU w e-Skarbowym są udostępniane konta jednostek organizacyjnych, innych niż określone w art. 35b ust. 2 pkt 3 KASU (tj. innych niż organów władzy publicznej, urzędów obsługujących te organy lub kancelarii) – na wniosek tych jednostek, wskazujący użytkowników tych kont, którzy są osobami fizycznymi. Należy zaznaczyć, że wyłącznym uprawnieniem jednostki (a nie osoby, która posiada dostęp do konta tej jednostki) jest zarówno przyznanie dostępu do tego konta, jak i jego odebranie. Wyraża się to w formule wniosku o przyznanie dostępu/odebranie dostępu do konta organizacji w e-Urzędzie Skarbowym, który to wniosek mogą podpisać wyłącznie osoby uprawnione do reprezentowania danej organizacji.
System AI analizujący nagrania wideo z rozmów kwalifikacyjnych a zakaz dyskryminacji kandydatów
Samo wykorzystanie AI do analizy nagrań z rozmów kwalifikacyjnych nie jest z góry zakazane, ale wymaga bardzo ostrożnego podejścia i ograniczenia zakresu działania takiego narzędzia. Część zastosowań, w szczególności systemy służące do tzw. rozpoznawania emocji kandydata na podstawie jego obrazu lub głosu, jest już objęta bezwzględnym zakazem na mocy art. 5 AIAct, który od 2.2.2025 r. zabrania stosowania rozpoznawania emocji w kontekście pracy i edukacji. Tego typu rozwiązania (np. „ocena motywacji na podstawie mimiki” czy „analiza stresu w głosie”) należy więc w rekrutacji wyeliminować.
Pozostałe systemy analizujące nagrania (np. transkrypcja wypowiedzi, analiza struktury odpowiedzi, ocena kompetencji językowych) będą, co do zasady, traktowane jako systemy wysokiego ryzyka, ponieważ są używane w obszarze zatrudnienia do rekrutacji i selekcji kandydatów (załącznik III AIAct). To oznacza obowiązek spełnienia wymogów dotyczących m.in. jakości danych, zarządzania ryzykiem, nadzoru człowieka oraz dokumentacji. Zarówno po stronie dostawcy, ale także użytkownika systemu.
Z perspektywy RODO przetwarzanie nagrań wideo obejmuje dane osobowe (wizerunek, głos, zachowanie), a często także dane szczególnych kategorii, które mogą być pośrednio ujawniane (pochodzenie etniczne, niepełnosprawność, wyznanie). Wymaga to jasnej podstawy prawnej, przejrzystej informacji dla kandydata oraz unikania sytuacji, w której o dopuszczeniu lub odrzuceniu decyduje wyłącznie algorytm.
Na gruncie Kodeksu pracy i przepisów antydyskryminacyjnych pracodawca pozostaje w pełni odpowiedzialny za równe traktowanie kandydatów. Sam fakt skorzystania z AI nie zwalnia go z odpowiedzialności za dyskryminujące wyniki selekcji. Dlatego system musi być skonfigurowany, przetestowany i nadzorowany przez człowieka tak, aby nie prowadził do ukrytego wykluczania określonych grup (np. ze względu na wiek, płeć, niepełnosprawność, pochodzenie). Ryzyko naruszenia zakazu dyskryminacji jest więc podwyższone, ale nie musi się zmaterializować, jeśli zostaną spełnione określone wymogi prawne i organizacyjne.
Uzasadnienie:
Po pierwsze kwalifikacja systemu
AIAct stanowi, że systemy wykorzystywane do rekrutacji i selekcji kandydatów, w tym do oceny ich kompetencji i wiarygodności, stanowią „systemy wysokiego ryzyka”. Oznacza to, że po zakończeniu okresu przejściowego system taki będzie mógł być stosowany jedynie przy spełnieniu wymogów z tytułu III AIAct: m.in. wdrożenia systematycznego zarządzania ryzykiem, zapewnienia jakości i reprezentatywności danych, prowadzenia rejestrów działania systemu, przygotowania szczegółowej dokumentacji oraz zapewnienia realnego nadzoru człowieka.
Jednocześnie od 2.2.2025 r. obowiązuje zakaz stosowania systemów AI służących do rozpoznawania emocji w miejscu pracy (w tym w procesie rekrutacji), z wyjątkiem bardzo wąskich przypadków związanych z bezpieczeństwem lub medycyną. Do kategorii „emotion recognition” zalicza się, co do zasady, systemy, które na podstawie danych biometrycznych (obraz twarzy, głos) mają wnioskować o stanie emocjonalnym lub intencjach osoby. Zwykła obserwacja zachowania przez człowieka (np. „kandydat się uśmiecha”) nie jest objęta zakazem, ale algorytm, który przypisuje poziom „entuzjazmu” czy „stresu” na podstawie mimiki, już tak. Pracodawca nie może więc legalnie korzystać z takich funkcji systemu w procesie oceny kandydatów niezależnie od tego, że rozwiązanie jest technicznie dostępne w ramach systemu.
Po drugie ryzyko dyskryminacji i nierównego traktowania
Analiza nagrań wideo przez AI łatwo wchłania cechy, które pozostają powiązane z prawnie chronionymi przesłankami tj. wiekiem (sposób mówienia, wygląd), płcią, pochodzeniem etnicznym (akcent, rysy twarzy), niepełnosprawnością (np. mowa, zachowanie ruchowe), orientacją seksualną czy wyznaniem. Nawet jeśli algorytm nie używa tych cech wprost, może na podstawie korelacji faworyzować lub dyskryminować określone grupy. To klasyczny przypadek dyskryminacji pośredniej gdzie formalnie neutralne kryteria powodują w praktyce niekorzystne traktowanie danego kręgu osób.
Kodeks pracy wymaga, aby kandydaci byli traktowani równo w dostępie do zatrudnienia, niezależnie od wskazanych w ustawie przesłanek (art. 18³a–18³e KP). Pracodawca powinien więc:
- przełożyć wymagania stanowiska na możliwe do obrony, merytoryczne kryteria (np. znajomość języka, zdolność rozwiązywania konkretnych problemów),
- zlecić testy niedyskryminacyjne systemu sprawdzające, czy oceny nie różnicują systemowo kandydatów z określonych grup,
- zapewnić, że ostateczna decyzja należy do człowieka, który może skorygować lub odrzucić wynik AI.
Po trzecie aspekty RODO
Nagrania wideo z rozmów kwalifikacyjnych to dane osobowe; jeśli system wykorzystuje obraz twarzy lub głos do identyfikacji osoby albo do wnioskowania o jej cechach (np. emocjach), mówimy o danych biometrycznych, które należą do szczególnych kategorii danych. Podstawą przetwarzania danych kandydatów w rekrutacji jest zazwyczaj art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO; w odniesieniu do danych biometrycznych niezbędna jest dodatkowa podstawa z art. 9 ust. 2 RODO – w praktyce trudno ją wykazać dla „ulepszonej selekcji kandydatów”. W wielu przypadkach bezpieczniejszym rozwiązaniem jest więc wyłączenie funkcji biometrycznych i ograniczenie analizy do elementów treściowych (co kandydat mówi, a nie „jak wygląda”).
RODO wymaga także pełnej przejrzystości wobec kandydatów. Art. 13–14 RODO zobowiązuje do poinformowania o wykorzystaniu AI do analizy nagrań, celach przetwarzania, logice podejmowania decyzji i możliwych konsekwencjach. Jeżeli decyzja o dalszym udziale w rekrutacji byłaby podejmowana wyłącznie w sposób zautomatyzowany na podstawie oceny AI, zastosowanie znajdzie art. 22 RODO (zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie). Co do zasady taki model jest niedopuszczalny, chyba że spełnione są przesłanki z art. 22 ust. 2 RODO (szczególne upoważnienie ustawowe lub wyraźna zgoda, przy dodatkowych zabezpieczeniach), które w praktyce w rekrutacji rzadko są możliwe do zrealizowania. Dodatkowo wdrożenie systemu tego typu wymaga przeprowadzenia oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) – ponieważ chodzi o nową technologię, a mamy tu do czynienia z dużym zakresem danych oraz wysokim ryzykiem dla praw i wolności osób.
Po czwarte nadchodzące zmiany w ramach AIAct i tzw. Digital Omnibus
AIAct już obowiązuje, a zakaz praktyk z art. 5 AIAct (w tym rozpoznawanie emocji w pracy) stosuje się od lutego 2025 r. Natomiast szczegółowe obowiązki dla systemów wysokiego ryzyka będą wchodzić w życie stopniowo, przy czym obecnie Komisja proponuje w pakiecie Digital Omnibus m.in. przesunięcie w czasie części terminów oraz uproszczenie niektórych obowiązków dokumentacyjnych, zwłaszcza dla mniejszych podmiotów. Na moment sporządzania niniejszego opracowania są to jednak projekty, które wymagają jeszcze przyjęcia przez Parlament i Radę – z punktu widzenia pracodawcy należy je traktować jako sygnał co do kierunku zmian, a nie jako podstawę do „rozluźnienia” już obowiązujących standardów.
Dobre praktyki obejmują w szczególności:
- rezygnację z funkcji rozpoznawania emocji i cech osobowości na podstawie nagrań,
- wybór dostawcy, który zapewnia zgodność z AI Act i RODO oraz udostępnia dokumentację techniczną,
- przeprowadzenie przedwdrożeniowej oceny ryzyka dyskryminacji i regularne testy niedyskryminacyjne.
- zapewnienie realnego nadzoru człowieka nad wynikami systemu oraz stworzenie procedury umożliwiającej kandydatowi zakwestionowanie decyzji algorytmu i uzyskanie „ludzkiej” ponownej oceny.
Dla osób, które nie chcą być oceniane na podstawie nagrania wideo (np. z uwagi na niepełnosprawność), warto przewidzieć alternatywny kanał rekrutacji (np. rozmowa bez nagrania, zadanie pisemne).
Systemy AI służące do rozpoznawania emocji kandydatów na podstawie nagrania wideo lub głosu są objęte zakazem stosowania w miejscu pracy na mocy art. 5 AI Act i nie powinny być używane w rekrutacji.
Pozostałe systemy analizujące nagrania wideo z rozmów kwalifikacyjnych należy traktować jako systemy wysokiego ryzyka i wymagają one spełnienia wymogów AI Act (zarządzanie ryzykiem, dokumentacja, nadzór człowieka) oraz przeprowadzenia DPIA na gruncie RODO.
Kandydaci muszą być jasno poinformowani o nagrywaniu rozmowy, wykorzystaniu AI do analizy nagrania oraz o konsekwencjach tej analizy; powinni mieć możliwość uzyskania wyjaśnień i „ludzkiej” ponownej oceny.
Pracodawca powinien przeprowadzać testy niedyskryminacyjne systemu (np. analiza, czy nie odrzuca on w sposób nieproporcjonalny kandydatów z określonych grup) i dokumentować wyniki tych testów.
Umowa z dostawcą systemu AI powinna precyzyjnie regulować odpowiedzialność, role na gruncie RODO, dostęp do dokumentacji i logów oraz prawo pracodawcy do audytu narzędzia.
Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF a wystawienie duplikatu faktury
Dokument opatrzony wyrazem „duplikat” będzie wystawiany w sytuacji, gdy sprzedawca musi odtworzyć dokument wystawiony pierwotnie poza systemem (np. w trybie awaryjnym) na podstawie danych posiadanych przez nabywcę, zanim faktura ta zostanie przekazana do KSeF. Po wprowadzeniu faktury do KSeF, duplikat faktury – nowy dokument z napisem „duplikat” – zostaje zastąpiony tzw. ponownym udostępnieniem wizualizacji faktury ustrukturyzowanej (opatrzonej kodem QR) dla podmiotów pracujących poza systemem. Dla podmiotów, które korzystają z KSeF, faktura jest po prostu zawsze dostępna w repozytorium systemowym.
Po wejściu w życie obowiązkowego KSeF wystawianie duplikatów faktur nie zostanie całkowicie wyeliminowane, lecz ograniczone do ściśle określonych przypadków oraz zdarzeń występujących bardzo rzadko w obrocie gospodarczym.
Faktura ustrukturyzowana jest przechowywana w KSeF przez okres 10 lat, a zarówno sprzedawca, jak i nabywca (w relacjach B2B) mają możliwość jej pobrania z systemu w dowolnym momencie. Istnieje wówczas brak ryzyka utraty lub zniszczenia takiej faktury, a więc wystawianie duplikatów nie będzie konieczne.
W przypadku podmiotów otrzymujących faktury w sposób uzgodniony poza systemem KSeF (np. kontrahenci zagraniczni, konsumenci), jeżeli taki podmiot zgubi fakturę, sprzedawca nie wystawia jej „duplikatu” (jako nowej faktury z napisem „duplikat”), lecz ponownie udostępnia wizualizację pierwotnej faktury ustrukturyzowanej, w postaci papierowej lub jako plik PDF przesłany pocztą elektroniczną, dbając o to, by zawierała ona kod QR oraz numer KSeF pozwalający na jej weryfikację w KSeF. Tak wynika z art. art. 106l ust. 1 w zw. z art. 106gb ust. 4 VATU.
Na podstawie art. 106nf ust. 13 VATU w okresie trwania awarii KSeF ogłoszonej w BIP, jeśli faktura ulegnie zniszczeniu lub zaginie przed jej przesłaniem do systemu, podatnik na wniosek nabywcy ponownie udostępnia nabywcy fakturę. W tym przypadku sprzedawca przekazuje nabywcy kopię już istniejącego dokumentu elektronicznego, który został wystawiony zgodnie ze wzorem e–faktury.
W jednym szczególnym przypadku podatnik wystawia jednak duplikat dokumentu (zawierający datę ponownego wystawienia oraz wyraz „duplikat”), opierając się na danych zawartych na fakturze będącej w posiadaniu nabywcy. Rozwiązanie to będzie stosowane raczej tylko w sytuacji, gdy to nabywca posiada dokument, ale sprzedawca – z różnych powodów – musi wygenerować go na nowo w swoim systemie.
Niezależnie od tego, czy faktura jest udostępniana ponownie, czy wystawiana jako duplikat, w obydwu ww. przypadkach musi ona zostać opatrzona odpowiednimi oznaczeniami, ponieważ jest przekazywana poza KSeF, tj. kodem QR „Offline” oraz kodem QR „Certyfikat”. Po przesłaniu faktury do KSeF (po usunięciu awarii) staje się ona dostępna dla sprzedawcy i nabywcy korzystającego z KSeF, bezpośrednio w systemie. Od tego momentu można ją samodzielnie pobrać, co eliminuje potrzebę wystawiania tradycyjnego duplikatu przez sprzedawcę.
Po przesłaniu faktury do KSeF (po usunięciu awarii) dla podmiotów otrzymujących faktury w sposób uzgodniony poza systemem KSeF (np. kontrahenci zagraniczni, konsumenci), jeśli faktura przesłana do KSeF zaginie po stronie nabywcy, sprzedawca nie wystawia duplikatu, a na wniosek nabywcy udostępnia ją ponownie, oznaczoną kodem QR, który umożliwi nabywcy weryfikację danych w systemie.
Powyższe dowodzi, że po przesłaniu takiej faktury do KSeF (po usunięciu awarii) i nadaniu numeru KSeF dla takiej faktury, po stronie sprzedawcy nie pojawia się obowiązek wystawienia duplikatu tej faktury.
Dokumenty elektroniczne generowane przez system teleinformatyczny z mocą dokumentów wydawanych przez sąd – nowelizacja ustawy o księgach wieczystych i hipotece
Nadanie mocy dokumentom elektronicznie generowanym przez system teleinformatyczny
Zmieniono art. 364 ust. 4 KWU, zgodnie z którym – w nowym brzmieniu – w przypadku złożenia za pośrednictwem systemu teleinformatycznego wniosku o odpisów ksiąg wieczystych, wyciągów z ksiąg wieczystych oraz zaświadczeń o zamknięciu ksiąg wieczystych, CIKW umożliwia pobranie tych dokumentów w postaci dokumentów elektronicznych pozwalających na samodzielne sporządzenie wydruków za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Pobrane dokumenty elektroniczne oraz ich wydruki mają moc dokumentów wydawanych przez sąd, jeżeli posiadają cechy umożliwiające ich weryfikację z danymi zawartymi w centralnej bazie danych ksiąg wieczystych. Przed zmianą, CIKW umożliwiała samodzielne wydrukowanie tych dokumentów za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, a wydruki tych dokumentów miały moc dokumentów wydawanych przez sąd.
Efektem wprowadzonej zmiany jest więc nadanie mocy dokumentów wydawanych przez sąd, tzn.: odpisu ksiąg wieczystych, wyciągu z ksiąg wieczystych oraz zaświadczenia o zamknięciu ksiąg wieczystych, nie tylko wydrukom takich dokumentów, jak to jest obecnie, ale także dokumentom elektronicznie generowanym przez system teleinformatyczny.
Odpisy ksiąg wieczystych, wyciągi z ksiąg wieczystych oraz zaświadczenia o zamknięciu ksiąg wieczystych, których samodzielne wydrukowanie CIKW umożliwiła za pośrednictwem systemu teleinformatycznego przed 31.3.2026 r., na podstawie art. 364 ust. 4 KWU, zachowują moc dokumentów wydawanych przez sąd, jeżeli posiadają cechy umożliwiające ich weryfikację z danymi zawartymi w centralnej bazie danych ksiąg wieczystych (art. 3 nowelizacji).
Pozyskiwanie danych z KRS za pośrednictwem aplikacji m-Obywatel
Nowelizacja wprowadza też zmiany do art. 10a KRSU, które wejdą w życie 31.5.2026 r. Z tym dniem aplikacja m-Obywatel umożliwi pozyskiwanie za jej pośrednictwem danych z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) dotyczących podmiotu wpisanego do rejestru przedsiębiorców lub rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej m.in. w zakresie:
- zarejestrowania w systemie teleinformatycznym sprawy – obejmująca numer w KRS, sygnaturę sprawy i datę rejestracji sprawy albo
- dokonaniu wpisu w pozycji Rejestru – obejmująca numer w KRS, sygnaturę sprawy, datę dokonania wpisu i numer wpisu.
Jak czytamy w uzasadnieniu do projektu nowelizacji, informacje te – za pośrednictwem systemu teleinformatycznego KRS – można pozyskiwać w ramach usługi tzw. newslettera, za zasadne uznano, aby możliwość z jej skorzystania była również dostępna poprzez aplikację mObywatel, dla jej użytkowników. W związku z tym uregulowano pozyskiwanie tych informacji przez tę aplikację w ramach tzw. subskrypcji z odpowiednim zastosowaniem przepisów art. 10a KRSU, w szczególności poprzez wyraźne zaznaczenie:
- zakresu podmiotowego – dostęp do danych z KRS za pośrednictwem aplikacji mObywatel będzie ograniczony do danych podmiotów, z którymi ten konkretny użytkownik aplikacji jest powiązany przez PESEL (art. 10a ust. 1a KRSU),
- zakresu informacji, jakie użytkownik aplikacji mObywatel może pozyskiwać (chodzi o informacje z art. 10a ust. 1 KRSU),
- przez jaki okres będzie on otrzymywał powiadomienia w aplikacji o żądanych danych – rok z możliwością przedłużenia (art. 10a ust. 2 KRSU) oraz
- ograniczenia jednoczesnego przesyłania danych nie więcej niż 50 podmiotów, które to ograniczenie będzie obowiązywało odrębnie w odniesieniu do wniosków składanych przez system teleinformatyczny i odrębnie dla wniosków składanych przez aplikację mObywatel (art. 10a ust. 3 KRSU).
Ustawę z 9.1.2026 r. o zmianie ustawy o księgach wieczystych i hipotece oraz ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym opublikowano w: Dz.U. z 2026 r. poz. 119.
