Podnoszenie kwalifikacji po godzinach pracy a czas pracy

Według art. 94¹³ Kodeksu pracy, jeżeli obowiązek pracodawcy przeprowadzenia szkoleń pracowników niezbędnych do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku wynika z postanowień układu zbiorowego pracy lub innego porozumienia zbiorowego, lub z regulaminu, lub przepisów prawa, lub umowy o pracę oraz w przypadku szkoleń odbywanych przez pracownika na podstawie polecenia przełożonego, szkolenia takie odbywają się na koszt pracodawcy oraz, w miarę możliwości, w godzinach pracy pracownika. Czas szkolenia odbywanego poza normalnymi godzinami pracy pracownika wlicza się do czasu pracy.

Mamy w konsekwencji dwie grupy sytuacji, w których czas szkoleń zaliczany jest do czasu pracy w przedziałach przypadających poza godzinami rozkładowej pracy pracownika:

Jeżeli następuje uzgodnienie podnoszenia kwalifikacji zawodowych w ramach przepisów art. 103¹-103⁵ Kodeksu pracy, to nie mamy do czynienia z poleceniem służbowym – nauka odbywa się z inicjatywy lub za zgodą pracodawcy, w oparciu o porozumienie (umowę) z pracownikiem.

Może to jednak stanowić czas pracy, wówczas gdy będzie stanowić realizację obowiązku pracodawcy. Aby jednak czas szkolenia był w oparciu o tę przesłankę  wliczany do czasu pracy łącznie spełnione muszą być następujące warunki:

W opisanej sytuacji, jak wynika z pytania, pracodawca nie ma obowiązku zapewnienia tego szkolenia. Nie jest spełniony zatem ten warunek. To, że zgodził się na finansowanie całości szkolenia nie oznacza jeszcze, że jego czas będzie czasem pracy – możliwość taka istnieje od lat w ramach fakultatywnych świadczeń związanych z podnoszeniem kwalifikacji.

Skorzystanie z urlopu wypoczynkowego w okresie podnoszenia kwalifikacji nie jest wyłączone. Można byłoby mieć wątpliwości, wówczas gdyby godziny zajęć pokrywały się z czasem pracy. Pracownik miałby bowiem wówczas prawo do płatnego zwolnienia od pracy, a udzielenie urlopu wypoczynkowego mogłoby w ocenie autora odpowiedzi faktycznie skutkować uznaniem, że pracodawca omija przepisy o obowiązkowych świadczeniach w postaci tego płatnego urlopu.

Informowanie klienta o wykorzystaniu AI – kiedy i w jaki sposób poinformować, że klient komunikuje się z systemem AI

Kiedy zastosowanie ma art. 50 AIAct?

W pierwszej kolejności należy ustalić, czy dane rozwiązanie jest systemem AI w rozumieniu art. 3 pkt 1 AIAct. Samo automatyczne udzielanie odpowiedzi nie przesądza o takim statusie, a brak kwalifikacji rozwiązania jako systemu AI wyklucza zastosowanie omawianego obowiązku. Prosty formularz lub mechanizm odtwarzający z góry przypisane komunikaty, pozbawiony cech określonych w definicji systemu AI, co do zasady nie będzie jej spełniał. Z kolei chatbot oparty na dużym modelu językowym (LLM) i generujący odpowiedzi na podstawie wypowiedzi klienta wymaga oceny pod kątem zastosowania art. 50 ust. 1 AIAct.

Znaczenie ma również bezpośredni charakter interakcji. Jeżeli system AI wyłącznie przygotowuje projekt odpowiedzi, który następnie pracownik samodzielnie weryfikuje i wysyła klientowi, nie dochodzi do bezpośredniej interakcji klienta z systemem AI. W takim przypadku obowiązek informowania o bezpośredniej interakcji z systemem AI, wynikający z art. 50 ust. 1 AIAct, nie znajdzie zastosowania. Nie wyklucza to jednak innych obowiązków informacyjnych wynikających z odrębnych przepisów.

Kto ma zapewnić informację?

Adresatem obowiązku wynikającego z art. 50 ust. 1 AIAct jest dostawca, czyli podmiot, który opracowuje system AI lub zleca jego opracowanie, a następnie wprowadza go do obrotu albo oddaje do użytku pod własną nazwą lub znakiem towarowym (art. 3 pkt 3 AIAct). Powinien on zaprojektować system w sposób zapewniający, aby osoba prowadząca rozmowę została poinformowana o komunikowaniu się z AI.

Przedsiębiorca korzystający z gotowego rozwiązania jest zazwyczaj podmiotem stosującym system AI (art. 3 pkt 4 AIAct). Powinien więc zweryfikować sposób przekazywania informacji klientom.

Kiedy i w jakiej formie informować?

Art. 50 ust. 5 AIAct wymaga, aby informacja była przekazywana w sposób jasny i wyraźny, najpóźniej w momencie pierwszej interakcji, oraz spełniała odpowiednie wymagania w zakresie dostępności. Klient nie powinien zatem dowiadywać się o wykorzystaniu AI dopiero po otrzymaniu kilku odpowiedzi lub zakończeniu rozmowy.

W przypadku czatu internetowego właściwym rozwiązaniem będzie wyświetlenie komunikatu przy otwarciu okna rozmowy albo jako pierwszej wiadomości chatbota. W infolinii odpowiednią formą będzie krótkie powiadomienie głosowe na początku połączenia. Nie powinno ono ginąć w dłuższym nagraniu o rejestrowaniu rozmowy i danych osobowych. W komunikatorze informacja powinna być widoczna już przy rozpoczęciu kontaktu, również na urządzeniach mobilnych. Samo zamieszczenie informacji w regulaminie lub odesłanie do jego treści nie zastępuje obowiązku przekazania jej klientowi we właściwym momencie. Wytyczne KE wprost uznają informację ukrytą w regulaminie za niewystarczającą. Wystarczające może być jednoznaczne sformułowanie, np. „Rozmawiasz z asystentem AI firmy X”.

Czy kontakt z AI może być oczywisty?

Art. 50 ust. 1 AIAct przewiduje wyjątek od obowiązku informacyjnego, jeżeli dla osoby dostatecznie poinformowanej, uważnej i ostrożnej, z uwzględnieniem okoliczności i kontekstu wykorzystania, jest oczywiste, że komunikuje się z systemem AI. Oceny tej należy dokonywać z perspektywy odbiorcy, a nie wiedzy przedsiębiorcy o wykorzystywanej technologii.

Sama nazwa „wirtualny konsultant” lub zastosowanie graficznego awatara nie zawsze przesądzają o oczywistym charakterze interakcji z AI. Szczególne ryzyko powstaje wówczas, gdy chatbot przedstawia się ludzkim imieniem, posługuje się naturalnie brzmiącym głosem albo sugeruje, że jest pracownikiem przedsiębiorcy. Bezpieczniejszym rozwiązaniem jest zatem zamieszczenie krótkiego komunikatu również wtedy, gdy przedsiębiorca uznaje wykorzystanie AI za łatwe do rozpoznania.

Czy ujawnienie wykorzystania AI wystarczy do ochrony praw klienta?

Nie zawsze. Dodatkowy obowiązek informacyjny może powstać w przypadku wykorzystania wirtualnego asystenta AI wyposażonego w realistyczny, sztucznie wygenerowany awatar lub syntetyczny głos. Jeżeli awatar przedstawia postać przypominającą istniejącą osobę albo osobę, która mogłaby realistycznie istnieć, a sposób jego prezentacji może wywoływać u klienta mylne przekonanie o autentyczności wizerunku, może stanowić deepfake w rozumieniu art. 3 pkt 60 AIAct. Podobnie należy ocenić głos asystenta w infolinii, zwłaszcza sklonowany głos rzeczywistej osoby. W takim przypadku na przedsiębiorcy stosującym system AI spoczywa obowiązek ujawnienia sztucznego pochodzenia treści zgodnie z art. 50 ust. 4 AIAct. Samo wykorzystanie realistycznego awatara nie przesądza jednak o zakwalifikowaniu go jako deepfake’a.

Niezależnie od powyższego art. 50 ust. 6 AIAct nie wyłącza innych obowiązków informacyjnych wynikających z przepisów prawa. W relacjach z konsumentami ukrywanie automatycznego charakteru obsługi lub stwarzanie wrażenia, że klient rozmawia z pracownikiem, może, zależnie od okoliczności, stanowić działanie wprowadzające w błąd (art. 5 ustawy o przeciwdziałaniu nieuczciwym praktykom rynkowym) albo zaniechanie wprowadzające w błąd (art. 6 ustawy o przeciwdziałaniu nieuczciwym praktykom rynkowym), o ile powoduje lub może powodować podjęcie przez przeciętnego konsumenta decyzji dotyczącej umowy, której inaczej by nie podjął.

Jeżeli chatbot przetwarza dane osobowe klientów, należy również spełnić odpowiednie obowiązki informacyjne wynikające z art. 12–14 RODO.

Ilość leasingowanych pojazdów możliwych do użytkowania w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej

Zarówno do celów PIT, jak i VAT istotne jest powiązanie wydatków z wykonywaną działalnością. U osób fizycznych dodatkowym problemem jest przeplatanie się aktywności zawodowej z prywatną. Dlatego też ustawodawca – głównie ze względu na osoby fizyczne prowadzące JDG – wprowadził limitowane koszty i odliczenia VAT.

Ilość pojazdów nie jest jednak w żaden sposób limitowana. Dlatego w JDG (bez pracowników) może być użytkowany więcej niż jeden samochód. W przypadku większej liczby pojazdów organy podatkowe mogą próbować podważyć zasadność rozliczania kosztów podatkowych i odliczania VAT. Jeżeli pojazd tak naprawdę będzie użytkowany poza JDG, przedsiębiorca nie powinien rozliczać wydatków z nim związanych w ramach prowadzonej działalności.

Łatwiej byłoby uzasadnić posiadanie dwóch samochodów różnego rodzaju, np. mały samochód do przemieszczania się po mieście, a duży samochód na wyjazdy itp. W przypadku użytkowania dwóch samochodów tego samego rodzaju przedsiębiorca nie jest na straconej pozycji, mimo tego, że uzasadnienie jest trudniejsze. Ważne jest jednak, żeby potrafić powiązać pojazd wzięty w leasing z JDG.

Gdyby żona podatnika używała pojazdu na potrzeby JDG, np. wyręczyła męża i zawiozła dokumenty do urzędu lub kontrahentów, wciąż można byłoby powiązać pojazd z JDG. Używanie przez żonę pojazdu do celów prywatnych (np. w celu dojazdu do miejsca pracy) oznaczałoby od strony formalnej konieczność naliczenia VAT (byłaby to czynność opodatkowana VAT).

Mobbing. Nowa definicja w Kodeksie pracy od 5 listopada 2026 roku

Obowiązujące od 5.11.2026 r. przepisy Kodeksu pracy określają katalog przejawów mobbingu. Jednak katalog ten nie jest zamknięty, ale otwarty. Przejawy mobbingu wskazane w nowych przepisach to:

– występujące samodzielnie lub łącznie, gdy przyjmują postać uporczywego nękania.

Kodeks pracy określa, że uporczywość nękania polega na tym, że jest ono powtarzalne, nawracające lub stałe. Natomiast mobbingiem nie są zachowania incydentalne, choćby stanowiły naruszenie dóbr osobistych pracownika.

Za mobbing będzie uważane także nakazanie podejmowania wobec pracownika tego typu zachowań lub zachęcanie do nich.

Zgodnie z nowymi przepisami ocena, czy doszło do mobbingu, ma mieć charakter zindywidualizowany i uwzględniać okoliczności konkretnego przypadku zarówno co do rodzaju zachowań wobec pracownika, jak i jego sytuacji.

Zakup subskrypcji ChatGPT od usługodawcy z Irlandii a obowiązek rejestracji do VAT UE

Zgodnie z art. 28b ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: VATU) miejscem świadczenia usług na rzecz podatnika jest miejsce, w którym podatnik będący usługobiorcą posiada siedzibę działalności gospodarczej.

Jeżeli irlandzki usługodawca nie posiada w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności uczestniczącego w świadczeniu usługi, na podstawie art. 17 ust. 1 pkt 4 VATU podatnikiem zobowiązanym do rozliczenia VAT jest polska usługobiorczyni. Zakup stanowi zatem import usług w rozumieniu art. 2 pkt 9 VATU.

Zgodnie z art. 97 ust. 1 VATU podatnicy podlegający obowiązkowi zarejestrowania jako podatnicy VAT czynni są obowiązani przed dokonaniem pierwszej transakcji wewnątrzwspólnotowej zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego w zgłoszeniu rejestracyjnym o zamiarze rozpoczęcia tych czynności. Przepis ten stosuje się odpowiednio, na mocy art. 97 ust. 3 pkt 1 VATU, również do podatników, o których mowa w art. 15 VATU, innych niż wymienieni w ust. 1 i 2, którzy nabywają usługi, do których stosuje się art. 28b VATU, jeżeli usługi te stanowiłyby u nich import usług.

W konsekwencji rejestracja do VAT UE jest konieczna i powinna nastąpić przed pierwszym nabyciem subskrypcji.

Możliwość obniżenia wpłaty do PFRON z tytułu zakupu usługi

Z tego co zrozumiałem, to „firmy współpracującej” z osobami z orzeczonymi stopniami niepełnosprawności nie wiąże żaden stosunek pracy. A w takim razie zastosowanie mógłby znaleźć art. 22 ust. 1 RehZawU, zgodnie z którym wpłaty na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych ulegają obniżeniu z tytułu zakupu produkcji lub usługi, z wyłączeniem handlu, odpowiednio wytworzonej lub świadczonej przez zakłady aktywności zawodowej, przedsiębiorstwa społeczne zatrudniające co najmniej 10 pracowników w przeliczeniu na na pełny wymiar czasu pracy lub innych pracodawców zatrudniających co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy – jeżeli wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych zaliczonych do osób o znacznym stopniu niepełnosprawności lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, w odniesieniu do których orzeczono chorobę psychiczną, upośledzenie umysłowe, całościowe zaburzenia rozwojowe lub epilepsję, oraz niewidomych – wynosi co najmniej 30%.

Ponieważ świadczenie usług sprzątających wiąże się z zakupem tej usługi, to w przypadku podmiotu, którego dotyczy pytanie, możliwe jest skorzystanie z obniżenia wpłaty do PFRON, o którym mowa w art. 22 ust. 1 RehZawU.

Opisywanie obniżenie wpłaty przysługuje do wysokości 50% wpłaty na PFRON, do której obowiązany jest nabywca usługi w danym miesiącu (art. 22 ust. 3 RehZawU). Ponadto warunkiem obniżenia wpłaty jest (art. 22 ust. 2 RehZawU):

1) udokumentowanie zakupu fakturą;

2) uregulowanie należności za zakup produkcji lub usługi w terminie określonym na fakturze, z tym że w przypadku płatności dokonywanych za pośrednictwem banku za datę uregulowania należności uważa się datę obciążenia rachunku bankowego nabywcy na podstawie polecenia przelewu;

3) udokumentowanie przez nabywcę kwoty obniżenia informacją o kwocie obniżenia wystawioną przez sprzedającego w terminie, o którym mowa w art. 22 ust. 10 pkt 1 RehZawU.

Stosowanie zwolnienia od VAT do świadczenia usług w zakresie BHP oraz usług szkoleń dla uczelni

Przepisy VAT przewidują szereg zwolnień obejmujących usługi w zakresie kształcenia. Jedno z takich zwolnień obejmuje usługi kształcenia zawodowego lub przekwalifikowania zawodowego prowadzone w formach i na zasadach przewidzianych w odrębnych przepisach (zob. art. 43 ust. 1 pkt 29 lit. a ustawy o VAT). Ze zwolnienia tego korzystać mogą między innymi szkolenia w zakresie BHP przeprowadzane na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z 27.7.2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (t.j. Dz.U. z 2024 r., poz. 1327 ze zm.) (zob. przykładowo interpretacje indywidualne Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 15.1.2021 r. 0114-KDIP4-2.4012.539.2020.2.MB oraz z 7.7.2025 r., 0112-KDIL1-2.4012.161.2025.2.BS). Powoduje to, że wskazane w treści pytania usługi szkoleniowe w zakresie BHP dla pracowników są zwolnione przedmiotowo od VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 29 lit. a ustawy o VAT.

Zwolnienie to nie ma według mnie zastosowania do drugiego rodzaju wskazanych w treści pytania usług, tj. usług przeprowadzenia wykładu/szkolenia świadczonych na rzecz uczelni. Jednakże w świetle wyroku NSA z 14.7.2026 r., I FSK 2093/23, Legalis do świadczenia takich usług zastosowanie ma art. 43 ust. 1 pkt 26 ustawy o VAT (przepis ten zwalnia się od VAT między innymi usługi w zakresie kształcenia świadczone przez uczelnie) w zw. z art. 132 ust. 1 lit. i Dyrektywy 2006/112/WE (przepis ten nakazuje państwom członkowskim zwolnić od VAT kształcenie dzieci lub młodzieży, kształcenie powszechne lub wyższe, kształcenie zawodowe lub przekwalifikowanie, łącznie ze świadczeniem usług i dostawą towarów ściśle z taką działalnością związanych, prowadzone przez odpowiednie podmioty prawa publicznego lub inne instytucje działające w tej dziedzinie, których cele uznane są za podobne przez dane państwo członkowskie). Uważam w związku z tym, że świadczenie tych usług jest również zwolnione przedmiotowo od VAT, jednak na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 26 ustawy o VAT w zw. z art. 132 ust. 1 lit. i Dyrektywy 2006/112/WE.

Zastrzec jednak pragnę, że przyjęcie tego stanowiska obarczone jest zwiększonym ryzykiem podatkowym. Jeżeli podatnik zamierza przyjąć to stanowisko, zalecałbym wystąpienie w przedmiotowej kwestii do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej.

Praca na otwartej przestrzeni podczas burzy – zasady BHP

Zgodnie z art. 207 § 2 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki.

Realizacji tego obowiązku służy m.in. zaznajamianie pracowników z przepisami i zasadami BHP dotyczącymi wykonywanych przez nich prac. Na podstawie art. 237⁴ Kodeksu pracy pracodawca powinien również wydawać szczegółowe instrukcje i wskazówki dotyczące BHP na stanowiskach pracy, a pracownik ma obowiązek potwierdzić na piśmie zapoznanie się z przepisami i zasadami BHP.

Mimo że przepisy nie wskazują wprost, jak należy postępować podczas pracy na zewnątrz w czasie burzy, można wskazać podstawowe zasady bezpieczeństwa, których przestrzeganie pozwala ograniczyć ryzyko porażenia piorunem. W razie wystąpienia burzy należy przede wszystkim:

1. jak najszybciej znaleźć bezpieczne schronienie;
2. unikać przebywania pod drzewami oraz na otwartej przestrzeni;
3. jeżeli znalezienie schronienia nie jest możliwe, poszukać obniżenia terenu i przykucnąć ze złączonymi, podciągniętymi pod siebie nogami; nie należy siadać ani kłaść się na ziemi. Złączenie nóg ogranicza ryzyko związane z tzw. napięciem krokowym, które może spowodować przepływ prądu między stopami;
4. w przypadku przebywania na łodzi możliwie szybko dotrzeć do brzegu i oddalić się od wody;
5. unikać dotykania metalowych przedmiotów i przebywania w ich bezpośrednim sąsiedztwie;
6. w przypadku przebywania w samochodzie pozostać w jego wnętrzu, unikając jednocześnie zatrzymywania pojazdu pod drzewami ze względu na ryzyko ich przewrócenia lub odłamania gałęzi;
7. w razie odczuwania ładunków elektrycznych w powietrzu lub charakterystycznego unoszenia się włosów natychmiast przykucnąć;
8. w przypadku przebywania w grupie rozproszyć się, zachowując odpowiednią odległość między poszczególnymi osobami, aby ewentualne wyładowanie nie poraziło jednocześnie wszystkich;
9. w przypadku zauważenia zerwanych lub zwisających przewodów elektrycznych nie zbliżać się do nich i niezwłocznie powiadomić odpowiednie służby.

Odpowiednie zasady bezpieczeństwa powinny być dostosowane do rodzaju wykonywanej pracy i warunków jej wykonywania oraz przekazane pracownikom w sposób pozwalający na właściwe zachowanie w sytuacji zagrożenia.

Rola Inspektora Ochrony Danych w obsłudze incydentów cyberbezpieczeństwa

Gdzie leżą granice roli IOD?

Inspektor ochrony danych nie jest właścicielem procesu obsługi incydentów. Oczywiście na gruncie RODO dopuszczalne jest powierzenie IOD innych zadań niż te wynikające bezpośrednio z art. 39 RODO. Nie można jednak dopuścić do sytuacji, w której dodatkowe obowiązki doprowadzą do konfliktu interesów lub naruszą jego niezależność.

IOD ma prawo doradzać, wydawać rekomendacje oraz monitorować zgodność procesów z przepisami o ochronie danych osobowych. Nie może jednak wykonywać zadań, które leżą po stronie administratora. W kontekście komunikacji zewnętrznej oznacza to, że IOD powinien skupić się wyłącznie na obszarze ochrony danych, np. na kontakcie z organem nadzorczym (Prezesem UODO) oraz osobami, których dane dotyczą.

Rolą IOD nie jest natomiast uczestniczenie w ogólnej komunikacji kryzysowej, np. poprzez wystąpienia w mediach czy publikowanie oficjalnych oświadczeń na stronie internetowej organizacji. Ten obszar w całości mieści się w kompetencjach administratora lub wyznaczonej przez niego osoby, np. rzecznika prasowego. Zadania IOD muszą koncentrować się wokół aspektów ochrony danych. Z tego powodu nie jest zasadne, aby IOD pełnił funkcję głównego koordynatora zgłoszenia incydentu cyberbezpieczeństwa.

Jeśli nie rola koordynatora, to co?

IOD powinien wspierać ocenę incydentu w zakresie, w jakim wiąże się on z ochroną danych osobowych. W tym obszarze jego zadaniem jest analiza naruszenia z perspektywy RODO oraz ryzyka dla praw i wolności osób fizycznych, a także doradzanie administratorowi w kwestii dalszych kroków.

IOD nie powinien jednak samodzielnie wypełniać i wysyłać zgłoszeń wymaganych przez ustawę o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa.

Rekomendacja: IOD nie powinien wypełniać zgłoszeń incydentów cyberbezpieczeństwa w systemach teleinformatycznych ani koordynować działań w tym obszarze. Takie działanie oznacza przejęcie odpowiedzialności operacyjnej, która spoczywa na administratorze.

Kiedy udział IOD jest niezbędny?

Jeżeli incydent cyberbezpieczeństwa niesie za sobą naruszenie ochrony danych osobowych, IOD realizuje swoje ustawowe obowiązki wynikające z art. 39 RODO. Do zadań tych należą:

W przypadku incydentów o „podwójnym” charakterze (cyberbezpieczeństwo + dane osobowe) aktywność IOD nie może wykraczać poza granice ochrony danych.

Rekomendacja: IOD powinien być niezwłocznie włączany we wstępną ocenę każdego incydentu cyberbezpieczeństwa, aby sprawnie wychwycić ewentualne ryzyka dla danych osobowych i zarekomendować odpowiednie działania.

Ryzyko konfliktu interesów

Jeśli administrator planuje włączyć IOD w procedury zarządzania incydentami cyberbezpieczeństwa, musi rzetelnie przeanalizować ryzyko wystąpienia konfliktu interesów. Zgodnie z art. 38 ust. 6 RODO dodatkowe zadania IOD są dopuszczalne tylko wtedy, gdy nie wpływają negatywnie na jego niezależność.

W takim modelu IOD przestaje być doradcą i kontrolerem. Staje się organem decyzyjnym wykonującym zadania administratora. Powstaje tu rażący konflikt interesów – w przyszłości IOD musiałby oceniać prawidłowość decyzji i działań, które sam podjął i za które ponosił bezpośrednią odpowiedzialność.

Jak zapewnić rozliczalność?

Zgodnie z zasadą rozliczalności administrator musi być w stanie wykazać, że podział ról w organizacji nie rodzi konfliktu interesów. Najlepszym narzędziem do tego jest wdrożenie jasnych zapisów w wewnętrznych procedurach zarządzania incydentami. Powinny one precyzyjnie oddzielać doradczą rolę IOD od decyzyjnej i operacyjnej roli administratora.

Modelowe zapisy do wprowadzenia w procedurze obsługi incydentów:

1. W przypadku wystąpienia lub podejrzenia incydentu, który może dotyczyć danych osobowych, IOD jest niezwłocznie informowany o zdarzeniu i włączany do procesu jego obsługi w zakresie ochrony danych.
2. IOD, w ramach funkcji doradczej, dokonuje oceny, czy zdarzenie stanowi naruszenie ochrony danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 12 RODO. W przypadku potwierdzenia naruszenia wspiera Administratora w szacowaniu ryzyka dla praw i wolności osób, których dane dotyczą.
3. IOD uczestniczy w przygotowaniu dokumentacji dotyczącej naruszenia, w tym konsultuje treść zgłoszenia do organu nadzorczego (Prezesa UODO) oraz komunikatów kierowanych do osób, których dane dotyczą.
4. IOD nie przejmuje odpowiedzialności za operacyjne zarządzanie incydentem, podejmowanie decyzji zastrzeżonych dla Administratora ani wdrażanie technicznych lub organizacyjnych środków naprawczych. Za zarządzanie incydentem oraz ostateczne decyzje odpowiada Administrator oraz osoby wskazane w strukturze obsługi incydentów.

Koszty utrzymania części wspólnych a VAT

W świetle orzecznictwa sądów administracyjnych oraz interpretacji ogólnej Ministra Finansów z 21.6.2011 r. (T8/033/IO1/AEW/11/PT-571) wspólnoty mieszkaniowe są podatnikami podatku od towarów i usług przede wszystkim z tytułu działalności na rzecz osób trzecich, np. wynajmowania lokali czy udostępniania ścian budynków na reklamy. Ponadto wspólnoty mieszkaniowe mogą być podatnikami tego podatku z tytułu odsprzedaży tzw. mediów, tj. energii cieplnej, energii elektrycznej, gazu, wody oraz usług odbioru nieczystości stałych i płynnych. Przyjmuje się bowiem, że wspólnota mieszkaniowa, realizując wspólny interes właścicieli występuje w odmiennych rolach w przypadku nabycia towarów i usług w ramach zarządu nieruchomością wspólną oraz w przypadku nabycia towarów i usług na potrzeby utrzymania poszczególnych lokali właścicieli. O ile w pierwszej z tych ról wspólnoty mieszkaniowe nie działają w charakterze podatników, to w przypadku nabycia towarów i usług na potrzeby utrzymania poszczególnych lokali właścicieli, wspólnoty mieszkaniowe działają w takim charakterze.

Pytanie dotyczy kosztów utrzymania części wspólnych budynku usługowego, a więc sfery, w jakiej w świetle powyższego wspólnota nie działa w charakterze podatnika VAT. Przedmiotowych kosztów (w tym kosztów zaliczek) wspólnota mieszkaniowa nie powinna zatem dokumentować fakturami.

Potwierdza to wydana na wniosek wspólnoty mieszkaniowej interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 23.6.2022 r. (0114-KDIP4-3.4012.159.2022.2.DM), w której czytamy, że:

Reasumując – przedmiotowe koszty utrzymania części wspólnych (w tym zaliczek na te koszty) nie stanowią wynagrodzenia z tytułu dokonywania przez wspólnotę mieszkaniową czynności podlegających opodatkowaniu VAT. Wspólnota nie powinna ich zatem dokumentować fakturami, lecz za pomocą innych niż faktury dokumentów, np. not księgowych.