Przeszukanie samochodu pracownika w ramach działań kontrolnych
W mojej ocenie określenie „rzeczy osobiste” to rzeczy pracownika takie jak m.in. odzież, torba – rzeczy ruchome o mniejszej „skali” niż samochód, którego zakwalifikowanie do tej grupy mogłoby opierać się na zawartym w regulaminie dookreśleniu.
Uprawnienie pracodawcy do dokonywania przeszukania pracowników – szczególnie wnoszonych i wynoszonych toreb, plecaków, itp. – nie jest z reguły kwestionowane. Warunkiem, jaki byłby w tym zakresie konieczny, jest uregulowanie celów i zasad takiej kontroli w regulaminie pracy lub obwieszczeniu, w przypadku braku regulaminu. Należy jednak pamiętać o wcześniejszym dokonaniu oceny faktycznej potrzeby dokonywania takich działań oraz – w razie zdecydowania się na wprowadzenie przeszukań – stworzeniu procedur maksymalnie chroniących godność pracowników, jak też ich prywatność oraz ograniczających dostęp do danych osobowych (pamiętając przy tym, że podczas przeszukania możliwe jest natrafienie na dane wrażliwe – skierowanie do lekarza, recepta, leki, symbole religijne itp., a ich przetwarzanie przez pracodawcę dopuszczalne jest jedynie w oparciu o ustawę).
Uzasadnieniem wprowadzenia kontroli rzeczy pracowników jest przede wszystkim:
1) ochrona mienia pracodawcy, w szczególności odnośnie do prac związanych z dostępem do wartościowych przedmiotów, ale nie tylko (przykładowo, praca związana z produkcją drobnych przedmiotów na masową skalę, duże sklepy wielobranżowe w połączeniu z występującymi stratami wewnętrznymi);
2) ochrona tajemnic prawnie chronionych, w stosunku do tych grup pracowników, którzy mając do nich dostęp, mogą je uzewnętrznić, narażając pracodawcę na szkodę majątkową, utratę korzyści (np. wyniesienie i sprzedaż do konkurencji przygotowywanego projektu) lub odpowiedzialność prawną (np. dane osobowe);
3) uniemożliwienie wnoszenia na teren zakładu pracy przedmiotów niebezpiecznych, zakazanych w związku ze specyfiką pracy lub miejscem jej wykonywania (np. rzeczy zagrożone „samozapłonem”).
W tym kontekście kontrola samochodu jest uzasadniona tak samo jako kontrola innych rzeczy. Użyte jednak w regulaminie określenie „rzeczy osobiste” – w ocenie autora – nie obejmuje samochodu. Trafne byłoby wprost wskazanie na to.
Można byłoby dopuścić przeszukanie samochodu za zgodą pracownika, o ile zostałaby wyrażona w pełni dobrowolnie. Zgoda taka powinna być wyrażona w sposób umożliwiający jej późniejsze wykazanie przez pracodawcę.
Przy podejmowaniu działań kontrolnych wobec pracowników bezwzględnie pamiętać należy o zasadach:
- podstawach prawnych – ustaleniu zasad stosowania przeszukania w regulaminie pracy lub obwieszczeniu (w przypadku pracodawców, którzy nie wydają regulaminu),
- jawności, wyrażającej się w poinformowaniu pracowników, iż może być prowadzona kontrola, z przedstawieniem zakresu potencjalnej kontroli,
- poinformowania o uzasadnieniu stosowania kontroli, którym może być skonkretyzowany ważny interes pracodawcy;
- adekwatności (proporcjonalności) zastosowanych środków kontroli do uzasadnionych potrzeb pracodawcy, przy założeniu, że zakres kontroli powinien być możliwie minimalny, sposób przeprowadzania kontroli powinien być dostosowany do zagrożenia zaistniałego dla pracodawcy;
- upoważnieniu osób dokonujących kontroli do przetwarzania danych osobowych pracowników w zakresie wynikającym z zakresu i sposobu przeprowadzania kontroli,
- zachowania w tajemnicy informacji, jakie osoba kontrolująca uzyskała podczas kontroli.
Dopuszczalność umieszczania prywatnych fotografii w miejscu pracy w świetle RODO
RODO nie formułuje bezpośredniego zakazu umieszczania prywatnych zdjęć w miejscach pracy. Jednakże, eksponowanie fotografii, zwłaszcza przedstawiających osoby trzecie (np. członków rodziny), w miejscu dostępnym dla interesantów, może stanowić przetwarzanie danych osobowych (wizerunku) w sposób naruszający fundamentalne zasady RODO, w szczególności zasadę minimalizacji danych, ograniczenia celu oraz bezpieczeństwa i poufności. Kluczowa jest ocena ryzyka nieuprawnionego ujawnienia danych osobom postronnym, za co odpowiedzialność ponosi urząd jako administrator danych.
Zgodnie z definicją zawartą w art. 4 pkt 1 RODO, „dane osobowe” oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Wizerunek osoby fizycznej utrwalony na fotografii bezsprzecznie stanowi daną osobową, gdyż pozwala na jej bezpośrednią identyfikację.
Samo umieszczenie zdjęcia w miejscu pracy, w szczególności w pokoju, do którego dostęp mają osoby z zewnątrz (interesanci, inni pracownicy), jest formą przetwarzania danych osobowych, a konkretnie ich „ujawniania poprzez innego rodzaju udostępnianie”, co mieści się w definicji „przetwarzania” z art. 4 pkt 2 RODO. Każde przetwarzanie danych osobowych musi być zgodne z zasadami określonymi w art. 5 ust. 1 RODO.
W kontekście zadanego pytania, kluczowe znaczenie mają następujące zasady:
- Zasada ograniczenia celu (art. 5 ust. 1 lit. b): dane muszą być zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach. Umieszczenie prywatnej fotografii rodziny w biurze służy celom osobistym pracownika. Ujawnianie wizerunku osób trzecich interesantom nie ma zatem żadnego uzasadnionego celu z perspektywy działalności administratora danych.
- Zasada minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c): dane muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Przetwarzanie (udostępnianie) wizerunku np. dziecka pracownika nie jest w żadnym stopniu niezbędne do realizacji jakichkolwiek zadań służbowych.
- Zasada integralności i poufności (art. 5 ust. 1 lit. f): dane muszą być przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz nieuprawnionym dostępem. Publiczne eksponowanie zdjęcia w miejscu, gdzie przebywają osoby postronne, stwarza ryzyko niekontrolowanego dostępu do danych osobowych (np. poprzez sfotografowanie zdjęcia przez interesanta), co narusza zasadę poufności.
Ponadto, każde przetwarzanie danych musi opierać się na jednej z podstaw prawnych wymienionych w art. 6 ust. 1 RODO. W przypadku udostępniania wizerunku osób trzecich (np. współmałżonka, dzieci) jedyną potencjalną podstawą prawną mogłaby być ich zgoda. Pracownik, umieszczając zdjęcie, musiałby dysponować świadomą i dobrowolną zgodą każdej z osób na zdjęciu na upublicznienie ich wizerunku w miejscu pracy. W przypadku dzieci zgoda taka musiałaby być wyrażona przez przedstawiciela ustawowego.
W związku z powyższym, choć nie istnieje jednoznaczny przepis zakazujący posiadania zdjęcia, jego publiczne eksponowanie w pokoju pracowniczym jest praktyką ryzykowną z punktu widzenia ochrony danych osobowych. Aby zminimalizować ryzyko, Pracodawca powinien rozważyć wprowadzenie wewnętrznych regulacji w tym zakresie lub zalecić pracownikom, aby prywatne fotografie były przechowywane w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom nieupoważnionym (np. w zamkniętej szafce, w portfelu).
Odpowiedzialność prezesa zarządu za zobowiązania spółki z o.o.
Tak, prezes zarządu odpowiada za zobowiązania, jeżeli jedynym wierzycielem jest Skarb Państwa.
Niestety, ale orzecznictwo jest w tym przypadku jednolite i niekorzystane dla członka zarządu. Sądy przyjmują, że jeżeli dłużnik nie wykonuje swoich wymagalnych zobowiązań, powinien taki wniosek zawsze złożyć, nawet jeżeli posiada tylko jednego wierzyciela. To, że wniosek będzie nieskuteczny, nie ma znaczenia, bo czym innym jest obowiązek zgłoszenia wniosku o ogłoszenie upadłości, a czym innym to, czy wniosek ten będzie skuteczny. Przepis art. 116 ust. 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej pozwala się uwolnić od odpowiedzialności wówczas, gdy we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości lub w tym czasie zostało otwarte postępowanie restrukturyzacyjne.
W wyroku NSA z 23.2.2024 r. (III FSK 4424/21, Legalis) wskazano, że:
Przyjęcie, że członek zarządu zwolniony jest z obowiązku złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości w sytuacji, gdy spółka zalega z płatnościami wyłącznie w odniesieniu do jednego wierzyciela, stawiałoby w uprzywilejowanej pozycji tych członków zarządu, których spółki miałyby tylko jednego wierzyciela – Skarb Państwa, w stosunku do tych, których spółki miałyby co najmniej dwóch wierzycieli. Doszłoby do nierównego traktowania członków zarządu (osób trzecich) w zależności od tego, ilu wierzycieli miały zarządzane przez nich spółki, oraz do osłabienia funkcji gwarancyjnej odpowiedzialności osób trzecich. Tym bardziej, że art. 116 § 1 pkt 1 lit. a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa nie odsyła bezpośrednio do regulacji zawartych w ustawie z 28.02.2003 r. – Prawo upadłościowe. Stosowanie tej ostatniej ustawy jest konieczne tylko dla ustalenia takich kluczowych kwestii, jak wystąpienie stanu niewypłacalności, czy terminu, w którym wniosek o ogłoszenie upadłości powinien zostać złożony. Dlatego złożeniu wniosku o ogłoszenie upadłości nie stałby na przeszkodzie fakt, że spółka miałaby tylko jednego wierzyciela.
Tożsame stanowisko zostało przez NSA zawarte w wyroku z 20.3.2024 r. (III FSK 4908/21, Legais) gdzie możemy przeczytać, że:
Przyjęcie, że członek zarządu zwolniony jest z obowiązku złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości w sytuacji, gdy spółka zalega z płatnościami wyłącznie w odniesieniu do jednego wierzyciela, stawiałoby w uprzywilejowanej pozycji tych członków zarządu, których spółki miałyby tylko jednego wierzyciela – Skarb Państwa, w stosunku do tych, których spółki miałyby co najmniej dwóch wierzycieli. Doszłoby do nierównego traktowania członków zarządu (osób trzecich) w zależności od tego, ilu wierzycieli miały zarządzane przez nich spółki, oraz do osłabienia funkcji gwarancyjnej odpowiedzialności osób trzecich.
Wyrok NSA z 5.9.2024 r. (III FSK 766/24, Legalis) nie przewiduje wyjątków od powyższego stanowiska:
Przyjęcie, że członek zarządu zwolniony jest z obowiązku złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości w sytuacji, gdy spółka zalega z płatnościami wyłącznie w odniesieniu do jednego wierzyciela, stawiałoby w uprzywilejowanej pozycji tych członków zarządu, których spółki miałyby tylko jednego wierzyciela – Skarb Państwa w stosunku do tych, których spółki miałyby co najmniej dwóch wierzycieli. Doszłoby do nierównego traktowania członków zarządu (osób trzecich) w zależności od tego, ilu wierzycieli miały zarządzane przez nich spółki oraz do osłabienia funkcji gwarancyjnej odpowiedzialności osób trzecich. Tym bardziej, że art. 116 § 1 pkt 1 lit. a Ordynacji podatkowej nie odsyła bezpośrednio do regulacji zawartych w ustawie – Prawo upadłościowe. Stosowanie tej ostatniej ustawy jest konieczne tylko dla ustalenia takich kluczowych kwestii, jak wystąpienie stanu niewypłacalności, czy terminu w którym wniosek o ogłoszenie upadłości powinien zostać złożony. Dlatego złożeniu wniosku o ogłoszenie upadłości nie stałby na przeszkodzie fakt, że spółka miałaby tylko jednego wierzyciela.
Jeżeli chodzi o orzecznictwo TSUE, to jest ono niestety również niekorzystne dla członka zarządu.
W wyroku TSUE z 30.4.2025 r. (C-278/24, Legalis) wskazano, że:
Artykuł 273 dyrektywy VAT 2006/112 (Dz.Urz.UE L z 2006 r. Nr 347, str. 1), zmienionej dyrektywą Rady (UE) 2018/1695 z dnia 6 listopada 2018 r., w związku z art. 325 TFUE, z prawem własności, a także z zasadami równego traktowania, proporcjonalności i pewności prawa, należy interpretować w ten sposób, że nie stoi on na przeszkodzie mechanizmowi krajowemu, w ramach którego: członek lub były członek zarządu spółki mającej zobowiązanie z tytułu podatku od wartości dodanej ponosi wraz z tą spółką solidarną odpowiedzialność za zaległości podatkowe powstałe w okresie, w którym pełnił on tę funkcję; odpowiedzialność ta jest ograniczona do tych zaległości podatkowych, których egzekucja od spółki okazała się w całości lub w części bezskuteczna; zwolnienie z tej odpowiedzialności zależy w szczególności od przedstawienia przez członka lub byłego członka zarządu dowodu, że wniosek o ogłoszenie upadłości tej spółki został złożony we właściwym czasie lub że niezłożenie tego wniosku nie wynika z jego winy.
Ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków praktykanta
W przypadku uczniów skierowanych do Państwa na praktyczną naukę zawodu to szkoła kierująca uczniów zapewnia ubezpieczenie uczniów od następstw nieszczęśliwych wypadków. Zatem nie jest to Państwa obowiązkiem. Na uczelni wyższej nie spoczywa taki sam obowiązek. Mogą Państwo tego od praktykantów oczekiwać i zdecydować się na przyjmowanie jedynie tych praktykantów, którzy objęci są umową ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków. W takim wypadku pożądane jest, aby w umowach, które Państwo zawierają, bądź w regulaminie praktyk, jeśli funkcjonuje u Państwa taki dokument, wprowadzić zapis, że praktyki mogą odbywać studenci uczelni wyższych objęci ważnym ubezpieczeniem od następstw nieszczęśliwych wypadków. Równocześnie warto dodać, że w przypadku, gdy ubezpieczenie studenta przez uczelnię wyższą nie jest możliwe, student jest zobowiązany ubezpieczyć się od następstw nieszczęśliwych wypadków we własnym zakresie.
W przypadku skierowanych na praktyczną naukę zawodu § 8 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej w sprawie praktycznej nauki zawodu stanowi wprost, że szkoła kierująca uczniów na praktyczną naukę zawodu zapewnia ubezpieczenie uczniów od następstw nieszczęśliwych wypadków. Zatem w przypadku uczniów skierowanych do Państwa na praktyczną naukę zawodu to szkoła kierująca uczniów zapewnia ubezpieczenie uczniów od następstw nieszczęśliwych wypadków. Zatem nie jest to Państwa obowiązkiem.
Nieco inaczej jest w przypadku studentów/doktorantów. Na uczelni wyższej nie spoczywa już bowiem taki sam obowiązek, jak opisany powyżej obowiązek spoczywający na szkole. Niemniej uczelnie wyższe często zawierają grupowe umowy ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków. Ale nawet jeśli w uczelnie wyższe, z którymi Państwo współpracują, takiego ubezpieczenia nie zawierają, to zawsze mogą Państwo tego od nich oczekiwać i zdecydować się na przyjmowanie jedynie tych praktykantów, którzy objęci są umową ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków. W takim wypadku pożądane jest, aby w umowach, które Państwo zawierają, bądź w regulaminie praktyk, jeśli funkcjonuje u Państwa taki dokument, wprowadzić zapis, że praktyki mogą odbywać studenci uczelni wyższych objęci ważnym ubezpieczeniem od następstw nieszczęśliwych wypadków. Równocześnie warto dodać, że w przypadku, gdy ubezpieczenie studenta przez uczelnię wyższą nie jest możliwe, student jest zobowiązany ubezpieczyć się od następstw nieszczęśliwych wypadków we własnym zakresie.
Termin dotyczący wystawienia faktury
Jeżeli formalnym nabywcą świadczenia jest platforma internetowa, wówczas zapewne możliwe jest zbiorcze fakturowanie. W innym razie konieczne jest wystawianie odrębnych faktur. Faktury muszą być wystawione w terminie do 15. dnia następnego miesiąca. Powinny one być ustrukturyzowane, z doręczeniem w sposób uzgodniony z nabywcą, a także zawierać adnotację „odwrotne obciążenie”.
Na wstępie należy podkreślić, że dla udzielenia odpowiedzi na pytanie należałoby zapoznać się z warunkami świadczenia usług oraz regulaminem współpracy z konkretną platformą internetową. Autor uważa, że istnieje duże prawdopodobieństwo, iż sprzedaż opisana w pytaniu nie jest formalnie dokonywana na rzecz finalnego nabywcy, a na rzecz platformy internetowej, która dalej zajmuje się formalną dystrybucją. W każdym przypadku, gdy nabywcą jest podatnik, świadczenia opisane w pytaniu nie podlegają opodatkowaniu polskim VAT ze względu na zastosowanie regulacji art. 28b ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: VATU). Według takiego, miejscem świadczenia usług w przypadku świadczenia usług na rzecz podatnika jest miejsce, w którym podatnik będący usługobiorcą posiada siedzibę działalności gospodarczej (z zastrzeżeniem art. 28b ust. 2–4, art. 28e, art. 28f ust. 1 i 1a, art. 28g ust. 1, art. 28i, art. 28j ust. 1 i 2 oraz art. 28n VATU). Jeżeli usługi są świadczone w odniesieniu do stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej podatnika, które znajduje się w innym miejscu, niż jego siedziba działalności gospodarczej, miejscem świadczenia tych usług jest to stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. W przypadku, gdy podatnik będący usługobiorcą nie posiada siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, miejscem świadczenia usług jest miejsce, w którym posiada on stałe miejsce zamieszkania lub zwykłe miejsce pobytu.
Z powyższego wynika, że brak jest konieczności opodatkowania transakcji polskim VAT, ale przy sprzedaży do państwa trzeciego lub przy rozliczeniu usługi w innym państwie członkowskim przez nabywcę, powstanie obowiązek fakturowania sprzedaży (jako czynności niepodlegającej opodatkowaniu polskim VAT). Sprzedaż ta musi być fakturowana z wykorzystaniem KSeF, z tym że faktura musi być przekazywana nabywcy w sposób z nim uzgodniony. W treści faktury musi być zamieszczona adnotacja „odwrotne obciążenie”.
Odnosząc się do terminu fakturowania należy wskazać, że możliwe jest wystawienie faktury do 15. dnia następnego miesiąca. Należy ustalić, w jaki sposób według regulaminu jest identyfikowana data sprzedaży, a co za tym idzie – czy zapłaty należy dokonywać przed, czy po wykonaniu świadczenia, co może mieć znaczenie dla procesu fakturowania.
Jeżeli formalnym nabywcą świadczenia jest platforma internetowa, wówczas zapewne możliwe jest zbiorcze fakturowanie. W innym razie konieczne jest wystawianie odrębnych faktur.
Narzędzia AI do monitorowania pracowników w świetle prawa pracy i RODO
Co do zasady pracodawca może wykorzystywać narzędzia w tym oparte na AI do monitorowania sposobu wykonywania pracy, w tym produktywności oraz korzystania z narzędzi służbowych, ale tylko w granicach wyznaczonych przez Kodeks pracy i RODO. Monitoring musi być niezbędny do osiągnięcia konkretnego, zgodnego z prawem celu (np. organizacja pracy, bezpieczeństwo informacji, ochrona mienia), proporcjonalny i jasno zakomunikowany pracownikom.
Wykorzystanie algorytmów analizujących wzorce zachowań (np. automatyczna analiza treści korespondencji, scoring ryzyka) nie jest samo w sobie zakazane, ale z punktu widzenia RODO stanowi zaawansowaną formę przetwarzania często z elementami profilowania i wymaga szczególnie rzetelnej oceny podstawy prawnej, zakresu danych, czasu retencji, a także przeprowadzenia oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) przy monitoringu zautomatyzowanym na większą skalę.
Dodatkowo część narzędzi monitorujących pracowników może zostać zakwalifikowana na gruncie AIAct jako systemy wysokiego ryzyka w obszarze „zarządzania pracownikami i dostępem do samozatrudnienia”, co wiąże się z dodatkowymi obowiązkami po stronie dostawcy i użytkownika, zwłaszcza w zakresie zarządzania ryzykiem, dokumentacji i nadzoru człowieka.
Prawo pracy nie przewiduje wprost monitorowania produktywności pracowników, ale umożliwia monitorowanie korespondencji służbowej i monitoring ogólny dla celów, m.in. kontroli produkcji. Należy przy tym pamiętać, że niezależnie od przepisów RODO i AIAct, konieczne jest informowanie pracowników o wdrożeniu monitoringu przez stosowne wzmianki w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.
Monitoring produktywności może obejmować m.in. czas logowania do systemów, liczbę połączeń, obsłużonych spraw, aktywność w narzędziach pracy zdalnej, stopień realizacji KPI. Monitoring korespondencji służbowej, zwykle poczty elektronicznej i komunikatorów, może obejmować analizę metadanych (adresaci, częstotliwość, wielkość załączników), a w wersji rozszerzonej także analizę treści (wykrywanie słów kluczowych związanych z ujawnieniem tajemnicy, naruszeniami compliance, mobbingiem itp.).
Zarówno RODO, jak i Kodeks pracy wymagają, by monitoring był celowy i proporcjonalny. Pracodawca powinien jasno określić cele (organizacja pracy, kontrola świadczenia pracy, bezpieczeństwo, przeciwdziałanie nadużyciom) oraz zakres nie można śledzić każdego aspektu aktywności pracownika, zwłaszcza w czasie prywatnym lub w kanałach, które zostały dopuszczone do celów prywatnych. Stały, intensywny nadzór w czasie rzeczywistym nad każdym kliknięciem czy każdą wiadomością może zostać uznany za naruszający godność i prywatność pracownika oraz zasadę minimalizacji danych.
Podstawą prawną przetwarzania danych przy monitoringu jest najczęściej prawnie uzasadniony interes pracodawcy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający np. na zapewnieniu bezpieczeństwa systemów, organizacji pracy czy ochronie mienia, a w niektórych przypadkach obowiązek prawny (np. przepisy o bezpieczeństwie informacji, AML, przepisy o monitoringu). Pracodawca musi jednak przeprowadzić test równowagi, tj. zestawić swój interes z prawem pracownika do prywatności i ochrony danych.
Zastosowanie AI do analizy aktywności i korespondencji służbowej bardzo często będzie wiązało się z profilowaniem (zautomatyzowana ocena aspektów pracy i zachowania, np. „ryzyko nadużyć”, „poziom produktywności”). Profilowanie nie jest zakazane, ale wymaga spełnienia wszystkich zasad RODO (m.in. legalność, rzetelność, przejrzystość, minimalizacja danych, ograniczenie celu i przechowywania) oraz obowiązków informacyjnych z art. 13–14 RODO. Pracownik powinien wiedzieć, jakie dane są zbierane, do jakich celów, przy użyciu jakich narzędzi (w tym AI) i jakie mogą być konsekwencje.
Przy zaawansowanym, zautomatyzowanym monitoringu na większą skalę konieczna będzie ocena skutków dla ochrony danych (DPIA, art. 35 RODO), ponieważ mamy do czynienia z systematycznym monitorowaniem osób w sytuacji podporządkowania i wysokim ryzykiem naruszenia ich praw i wolności. DPIA powinna zidentyfikować m.in. ryzyko nadmiernej inwigilacji, wyciągania zbyt daleko idących wniosków z danych, dyskryminacji (np. klasyfikowanie jako „mniej zaangażowanych” pracowników, którzy częściej korzystają z przysługujących im przerw) oraz ustalić środki ograniczające to ryzyko (np. ograniczenie zakresu danych, pseudonimizacja, progi alertów, krótka retencja).
Kodeks pracy reguluje wprost niektóre formy monitoringu w szczególności monitoring wizyjny oraz monitoring poczty elektronicznej i innych form monitorowania (art. 22²–22³ Kodeksu pracy). Monitoring może być wprowadzony, jeżeli jest to konieczne dla zapewnienia organizacji pracy, bezpieczeństwa, ochrony mienia, kontroli produkcji czy zachowania tajemnicy, ale nie może naruszać godności i innych dóbr osobistych pracownika, prawa do prywatności oraz tajemnicy korespondencji. Treść prywatnej korespondencji nie powinna być czytana, pracodawca może kontrolować sposób korzystania z narzędzia (np. liczbę wiadomości, załączników, zgodność z polityką), nie zaś życie prywatne pracownika.
Pracodawca ma obowiązek określić cel, zakres i sposób stosowania monitoringu w układzie zbiorowym, regulaminie pracy albo obwieszczeniu oraz poinformować pracowników z odpowiednim wyprzedzeniem. W kontekście pracy zdalnej szczególnie ważne jest wyznaczenie granic. Narzędzia nie mogą monitorować aktywności na prywatnych urządzeniach i w czasie, który nie jest czasem pracy (np. rejestrowanie ruchu myszy na prywatnym komputerze poza godzinami pracy). Ponadto narzędzia nie mogą prowadzić do faktycznej dyskryminacji, np. stosowanie ostrzejszych progów „produktywności” wobec części pracowników bez obiektywnego uzasadnienia. Wiele narzędzi AI monitorujących produktywność i korespondencję może zostać uznanych za systemy wysokiego ryzyka, jeśli ich wyniki są wykorzystywane do podejmowania decyzji wpływających na sytuację pracownika (np. awanse, premie, kary, zwolnienia). To oznacza obowiązki w zakresie systematycznego zarządzania ryzykiem (w tym ryzykiem dyskryminacji), zapewnienia jakości i braku stronniczości danych, szczegółowej dokumentacji, rejestrowania działania, przejrzystej instrukcji dla użytkowników oraz zapewnienia realnego nadzoru człowieka.
AIAct jest już przyjęty i obowiązuje, natomiast przepisy dotyczące systemów wysokiego ryzyka będą stosowane stopniowo od 2026/2027 r. Pakiet Digital Omnibus, będący obecnie w toku prac legislacyjnych, ma m.in. doprecyzować i częściowo „odroczyć” niektóre obowiązki oraz wprowadzić dodatkowe wymogi informacyjne i sankcje. Dla pracodawców oznacza to konieczność szybkiego zidentyfikowania narzędzi, które mogą podlegać reżimowi wysokiego ryzyka, oraz zaplanowania dostosowania, także na poziomie dokumentacji i relacji z dostawcami.
- Pracodawca może stosować narzędzia AI do monitorowania produktywności i korespondencji, ale tylko w jasno określonych, legalnych celach i przy zachowaniu zasady proporcjonalności oraz minimalizacji danych.
- Zakres monitoringu oraz informacja o wykorzystaniu AI muszą być wyraźnie uregulowane w dokumentach wewnętrznych (regulamin pracy, polityki IT) i zakomunikowane pracownikom z wyprzedzeniem.
- Zaawansowany, zautomatyzowany monitoring na większą skalę wymaga przeprowadzenia DPIA oraz uwzględnienia ryzyka profilowania i dyskryminacji.
- Narzędzia nie mogą prowadzić do nieograniczonej inwigilacji pracownika. Należy unikać monitorowania zachowań prywatnych oraz treści prywatnej korespondencji.
- W przypadku systemów AI, których wyniki wpływają na decyzje kadrowe (premie, awanse, sankcje), należy liczyć się z kwalifikacją jako system wysokiego ryzyka w rozumieniu AIAct i wynikającymi z tego dodatkowymi obowiązkami (zarządzanie ryzykiem, dokumentacja, nadzór człowieka).
Obowiązek przekazania kontrahentowi ksiąg rachunkowych
Nie ma przepisu, który nakazywałby wydanie pliku JPK PD. Plik ten jest plikiem przygotowywanym na potrzeby administracji skarbowej, choć podmiot prowadzący księgi jest zobowiązany do jego przechowywania w formie raportu wygenerowanego na podstawie ksiąg rachunkowych.
Zgodnie z art. 13 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:
1) dziennik,
2) księgę główną,
3) księgi pomocnicze,
4) zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,
5) wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).
Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z nimi uważa się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania. Plik JPK KR odpowiadać ma zawartości ksiąg rachunkowych. Węzeł JPK PD jest plikiem wypełnianym ręcznie (choć można ten proces zautomatyzować) i nie wchodzi bezpośrednio w zakres ksiąg rachunkowych. Jego obowiązek przekazywania do Krajowej Administracji Skarbowej wynika z przepisów o podatku dochodowym. Jego ustalenie powinno być możliwe na podstawie bazy, tj. ksiąg rachunkowych.
W praktyce warto uregulować w treści umowy kwestię, która dotyczy zakresu danych przekazywanych kontrahentowi.
Brak kosztów przejazdu w delegacji służbowej przy przemieszczaniu się pieszo
Pracownik nie ma prawa do zwrotu kosztów przejazdu, gdyż ich nie poniósł.
Podróż służbowa polega na wykonywaniu – na polecenie pracodawcy – zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub siedziba pracodawcy (art. 775 § 1 Kodeksu pracy). Pojęcie to stanowi wyznacznik kwalifikowania wyjazdów jako podróży służbowych oraz odróżnienia ich od sytuacji, które nie mogą być za takie uznane. Prawidłowa kwalifikacja wyjazdu decyduje o przysługujących pracownikowi świadczeniach oraz o stosowaniu wobec nich zwolnień podatkowo-ubezpieczeniowych.
Jak podkreślił SN w wyroku z 22.2.2008 r. (I PK 208/07, Legalis), podróż służbowa charakteryzuje się tym, że jest odbywana:
1) poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy,
2) na polecenie pracodawcy,
3) w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania.
Wszystkie te cechy muszą wystąpić łącznie.
Przepisy nie przewidują żadnej minimalnej odległości dla uznania danej sytuacji za podróż służbową. Jeżeli jednostka będąca celem podróży jest położona poza miejscem pracy pracownika (przy punktowo określonym miejscu pracy – poza miejscowością, w której znajduje się to miejsce), wyjazd ten musi być kwalifikowany jako podróż służbowa. Bez znaczenia jest niewielka odległość. Istotny jest fakt realizacji – na polecenie pracodawcy – zadania służbowego poza miejscowością pracy. Jako miejscowość rozpoczęcia podróży mogła zostać wskazana miejscowość zamieszkania pracownika.
Pracownikowi przysługuje zwrot faktycznie poniesionych kosztów przejazdów w podróży, odbywanych środkiem transportu określonym przez pracodawcę. Przy wskazanej odległości nie można w praktyce mówić o wykorzystaniu środka transportu – pracownik nie poniósł żadnych wydatków, a zatem zwrot kosztów nie przysługuje.
Pracownik nie ma również prawa do ryczałtu na jazdy miejscowe, gdyż nie przysługuje on w przypadku nieponoszenia kosztów takich przejazdów.
Jeżeli pobyt w miejscu docelowym trwał co najmniej 8 godzin, pracownikowi przysługuje 1/2 diety.
Skutki wykreślenia z rejestru podatników VAT czynnych
W analizowanej sytuacji kluczowe znaczenie ma charakter dokonywanych czynności. Skoro planowana sprzedaż nieruchomości nadal będzie korzystała ze zwolnienia przewidzianego w art. 43 ust. 1 pkt 10 VATU, to czynność ta nie rodzi obowiązku rejestracji na potrzeby VAT. Przepisy VATU nie nakładają obowiązku rejestracji w przypadku wykonywania wyłącznie czynności zwolnionych przedmiotowo od VAT. Obowiązek taki powstaje dopiero w sytuacji wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu VAT lub w przypadku, gdyby podatnik chciał zrezygnować ze zwolnienia przewidzianego przez ustawodawcę w art. 43 ust. 1 pkt 10 VATU.
Zgodnie z art. 96 ust. 9a pkt 3 VATU: „Wykreśleniu z urzędu z rejestru jako podatnik VAT podlega także podatnik, który składał przez 6 kolejnych miesięcy lub 2 kolejne kwartały deklaracje, o których mowa w art. 99 ust. 1, 2 lub 3, w których nie wykazał sprzedaży, nabycia towarów lub usług ani importu towarów z kwotami podatku do odliczenia”.
Wykreślenie z rejestru podatników VAT czynnych nie oznacza utraty statusu podatnika w rozumieniu art. 15 VATU, lecz jedynie utratę formalnego statusu podatnika VAT czynnego, który wiąże się z określonymi obowiązkami ewidencyjnymi i sprawozdawczymi. Podatnik, który nadal wykonuje działalność gospodarczą, pozostaje podatnikiem VAT, jednak w sytuacji, gdy wykonuje wyłącznie czynności zwolnione od VAT, funkcjonuje poza reżimem obowiązkowej rejestracji na potrzeby VAT.
Podatnik wykreślony z rejestru podatników VAT czynnych, który dokonuje wyłącznie dostaw nieruchomości objętych zwolnieniem od VAT, nie ma obowiązku ponownej rejestracji dla potrzeb VAT wyłącznie z tego powodu. Brak jest również obowiązku składania plików JPK V7, gdyż obowiązek ten dotyczy wyłącznie podatników zarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni. Tym samym sprzedaż zwolniona od VAT nie podlega raportowaniu w strukturze JPK w sytuacji braku rejestracji na potrzeby VAT.
Termin wejścia w życie regulaminu pracy lub wynagradzania
Nie, ustawodawca ustanowił minimalny termin, którego skrócenie nie może mieć miejsca nawet za zgodą pracowników lub związków zawodowych.
Regulamin wynagradzania i regulamin pracy (jak również zmiany tych regulaminów) wchodzą w życie po upływie dwóch tygodni od podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy.
Termin wejścia w życie zmian może być późniejszy (np. od początku nadchodzącego roku, od początku kwartału). Nie ma jednak możliwości skrócenia tego terminu, zmiany regulaminu (bądź nowy regulamin) nie może zacząć obowiązywać wcześniej. Nie ma przy tym znaczenia ewentualna zgoda pracowników, ich przedstawicieli lub związku zawodowego na takie wcześniejsze wprowadzenie regulaminu.
