Brak dokumentów OT a obowiązki związane z JPK_ST_KR
Jeżeli ujęcie gruntów i praw użytkowania wieczystego w ewidencji potwierdzają inne rzetelne dowody księgowe, wówczas nie ma obowiązku odtwarzania dowodów OT wyłącznie na potrzeby JPK ST KR. Dla składników wprowadzonych przed 1.1.2025 r. możliwe jest skorzystanie ze zwolnienia z uzupełniania wskazanych danych historycznych, a dla późniejszych wpisów – wskazanie numeru dokumentu stanowiącego podstawę ich ujęcia. Ewentualne dokumenty porządkujące ewidencję należy sporządzić z bieżącą datą. Osoby obecnie upoważnione mogą je podpisać, potwierdzając weryfikację dokumentacji, a nie udział w historycznym przyjęciu składników.
Z art. 20 ust. 2 i art. 21–22 ustawy o rachunkowości wynika obowiązek dokumentowania zapisów księgowych rzetelnymi dowodami. Co istotne – regulacje te nie nakładają na jednostki obowiązku stosowania formularza o nazwie „OT”.
Pole „E 5” JPK ST KR, o którym mowa w art. 9 ust. 1c ustawy o CIT, faktycznie wymaga wskazania określenia numeru dokumentu (OT), na podstawie którego wprowadzono środek trwały lub WNiP do ewidencji. Należy natomiast zauważyć, że Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że gdy dokumentu OT nie sporządzono, w polu „E 5” JPK ST KR można wskazać numer dokumentu (innego aniżeli OT), na podstawie którego składnik wprowadzono do ewidencji (https://www.podatki.gov.pl/podatki-firmowe/jednolity-plik-kontrolny/jpk pd/pytania-i-odpowiedzi-jpk pd).
Z § 4 rozporządzenia w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wynika, że można nie uzupełniać wskazanych w nim dodatkowych danych historycznych (w tym m.in. w zakresie numeru dokumentu, na podstawie którego przyjęto do używania lub wykreślono z ewidencji środek trwały lub wartość niematerialną i prawną) dla składników, które wprowadzone zostały do ewidencji przed 1.1.2025 r.
Uwzględniając powyższe, jeżeli przyjęcie poszczególnych składników do ewidencji zostało udokumentowane innymi dowodami księgowymi, to nie ma potrzeby sporządzania zaległych dowodów OT wyłącznie na potrzeby JPK ST KR. W odniesieniu do składników wprowadzonych do ewidencji od 1.1.2025 r., w polu „E 5” można wskazać numer dokumentu stanowiącego podstawę wpisu, natomiast dla składników wprowadzonych wcześniej zastosowanie znajduje wskazane wyżej zwolnienie z uzupełniania danych historycznych.
Uwzględniając powyższe, podatnik powinien przede wszystkim uzgodnić prowadzoną ewidencję z dokumentacją źródłową, przyporządkowując poszczególnym gruntom i prawom użytkowania wieczystego dokumenty nabycia oraz wartości wykazane w księgach. Jeżeli podatnik zdecyduje się sporządzić dokumenty porządkujące dotychczasową ewidencję, powinny one mieć rzeczywistą datę sporządzenia i wskazywać historyczne dane wynikające z dokumentacji źródłowej. Mogą zostać podpisane przez osoby obecnie upoważnione, przy czym podpis powinien potwierdzać bieżącą weryfikację dokumentacji, a nie udział tych osób w dawnym przyjęciu składników do używania.
Zobowiązanie do zachowania poufności po ustaniu stosunku pracy
W ocenie autora odpowiedzi nie ma podstaw do przyjmowania obowiązku wypłaty odszkodowania za związanie takim zakazem. O ile ustalenie kary umownej przy zakazie obejmującym okres zatrudnienia jest niedopuszczalne, o tyle przy wprowadzeniu zakazu po ustaniu zatrudnienia może mieć miejsce.
Od 4.9.2018 r. art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji nie odnosi się już do pracowników. Przed tym dniem, ust. 1, który wskazywał na to, co jest czynem nieuczciwej konkurencji odnosił się również do osoby, która świadczyła pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego – przez okres trzech lat od jego ustania, chyba że umowa stanowi inaczej albo ustał stan tajemnicy. We wrześniu 2018 r. usunięto tę regulację. Jako, że ustawa ta reguluje stosunki pomiędzy przedsiębiorcami bez tego zastrzeżenia nie znajduje zastosowania do byłych pracowników (regulowałaby, jedynie wówczas gdyby były pracownik otworzył działalność gospodarczą).
Zgodnie z przepisami art. 100 Kodeksu pracy, pracownik jest obowiązany m.in. dbać o dobro zakładu pracy, chronić jego mienie oraz zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Zachowanie w tajemnicy informacji poufnych jest więc obowiązkiem wiążącym pracownika wprost w oparciu o przepisy Kodeksu pracy.
Dla związania zakazem po ustaniu stosunku pracy konieczne byłoby zawarcie z pracownikiem odrębnej umowy cywilnoprawnej, zobowiązującej go do nieujawniania zdefiniowanych w niej informacji poufnych. W pełni należy dopuścić możliwość zawarcia takiej umowy.
Umowa ta nie ograniczałaby w praktyce podejmowania działalności konkurencyjnej po ustaniu zatrudnienia. Były pracownik nie byłby na jej podstawie obowiązany do powstrzymania się od pewnych prac, usług, ale jedynie do tego, by nie ujawniać pewnych informacji. Nie ma w związku z tym podstaw do odpowiedniego stosowania przepisów o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy związanych z obowiązkiem wypłaty odszkodowania w związku z ustanowionym faktycznym ograniczeniem zarobkowania przez byłego pracownika.
Jeżeli chodzi o karę umowną, to jak najbardziej w sposób wiążący może zostać ustanowiona w takiej umowie. Nie wyklucza się możliwości ustalenia kary umownej także w umowie o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, tym bardziej w umowie o zachowaniu w tajemnicy informacji poufnych.
Spłata kredytu spółki ze środków prywatnych wspólnika a ujawnienie w sprawozdaniu finansowym
Sytuację, gdy inny podmiot lub osoba spłaca kredyt za spółkę, należy ujawnić w informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego lub jako istotne zdarzenie wpływające na ocenę zdolności jednostki do kontynuowania działalności, ponieważ spłata zobowiązania nie będzie pokryta ze środków spółki, lecz z majątku wspólnika.
Zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe powinno przedstawiać rzetelny i jasny obraz sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki. W przypadku, gdy kredyt został zaciągnięty formalnie na spółkę, ale jego spłata nie będzie realizowana ze środków spółki, powstaje sytuacja, w której:
- formalnie spółka jest dłużnikiem wobec banku (zobowiązanie figuruje w bilansie),
- ekonomicznie ciężar spłaty przeniesiony jest na wspólnika (brak wypływu środków z jednostki).
Taka konstrukcja rodzi obowiązek ujawnienia w informacji dodatkowej. Zgodnie z art. 4 ust. 1a ustawy o rachunkowości w celu rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostka jest obowiązana przedstawiać wszelkie dodatkowe informacje konieczne do spełnienia tego obowiązku w informacji dodatkowej. Należy wskazać, iż nastąpiła efektywnie cesja długu (bez cesji formalnej). Możliwa jest bowiem sytuacja, iż w przyszłości nie będzie zobowiązanie z tytułu kredytu w księgach spółki mimo, że dług będzie się zmniejszał w wyniku spłaty przez wspólnika.
Jeśli przyjęto w umowie założenie, że dług wobec banku będzie zamieniany na dług wobec wspólnika, to też taką informację należy ujawnić.
Brak takiego ujawnienia mógłby zostać uznany za naruszenie zasady rzetelności i jasności obrazu.
Zakres zadań chatbota – jakie czynności można bezpiecznie zautomatyzować, a które powinny pozostać po stronie pracownika
Chatbot może odpowiadać na pytania, przyjmować zgłoszenia i samodzielnie załatwiać proste sprawy według ustalonych reguł. Pracownik powinien przejmować przede wszystkim sprawy sporne, nietypowe i wymagające indywidualnej oceny. Granicy automatyzacji nie wyznacza jednak samo podejmowanie decyzji przez AI, lecz charakter czynności, jej skutki dla klienta oraz związane z nią ryzyko.
Kiedy automatyzacja jest bezpieczna?
Bezpieczna automatyzacja wymaga nie tylko zgodności z przepisami, ale również odpowiedniego ograniczenia samodzielności chatbota. Przedsiębiorca powinien powierzać mu przede wszystkim czynności oparte na aktualnych i wiarygodnych danych, wykonywane według jasno określonych zasad.
Istotne jest wyznaczenie granic uprawnień systemu oraz ocena potencjalnych skutków jego błędnego działania. Jeżeli pomyłka może istotnie wpłynąć na sytuację klienta albo sprawa wymaga oceny wykraczającej poza ustalone reguły, warto ograniczyć rolę chatbota do czynności pomocniczych, pozostawiając rozstrzygnięcie pracownikowi.
Co można powierzyć chatbotowi?
Najłatwiej zautomatyzować czynności powtarzalne, w których odpowiedź wynika z aktualnych danych lub jasno opisanej procedury. Chatbot może m.in.:
1) odpowiadać na pytania o ofertę, ceny, regulaminy i godziny pracy;
2) informować o statusie zamówienia, przesyłki lub reklamacji po odpowiedniej weryfikacji klienta;
3) przekazywać komunikaty o awariach i planowanych przerwach w usługach;
4) przypominać o płatnościach i umówionych wizytach;
5) przyjmować reklamacje i wnioski oraz potwierdzać ich otrzymanie;
6) umawiać terminy i wprowadzać proste zmiany danych po uwierzytelnieniu;
7) rozpoznawać temat zgłoszenia i kierować je do właściwego działu.
Chatbot nie musi ograniczać się do informowania. Może także przyznawać rabaty zgodne z promocją, korygować oczywiste błędy w opłatach czy uznawać niesporne reklamacje, jeśli przedsiębiorca ustalił jednoznaczne warunki takich działań i zweryfikował ich zgodność z prawem. System nie powinien przekraczać przyznanych mu uprawnień.
Co powinno pozostać po stronie pracownika?
Pracownik powinien co do zasady rozpatrywać sprawy, których wynik zależy od indywidualnej oceny, interpretacji wyjątków lub rozstrzygnięcia sporu. Dotyczy to zwłaszcza:
1) skomplikowanych reklamacji, gdy strony różnią się w ocenie faktów lub zasadności roszczenia;
2) wniosków o indywidualne ustępstwa, np. umorzenie opłaty lub niestandardowe rozłożenie długu na raty;
3) spraw związanych z odmową dostępu do ważnej usługi, blokadą konta lub rozwiązaniem umowy, jeśli mogą istotnie wpłynąć na sytuację klienta;
4) sytuacji szczególnych, w których standardowa procedura może okazać się niewystarczająca;
5) zgłoszeń niejednoznacznych, których chatbot nie potrafi wiarygodnie rozstrzygnąć.
Nie jest to ustawowa lista czynności zakazanych dla AI, lecz praktyczny sposób ograniczenia ryzyka. Przedsiębiorca może np. upoważnić chatbota do uznawania niespornych reklamacji do określonej kwoty, a sprawy sporne lub przekraczające ten limit pozostawić pracownikowi. Sam próg kwotowy nie przesądza jednak o dopuszczalności automatycznej decyzji.
Jakie ograniczenia prawne trzeba uwzględnić?
Decyzje oparte wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych osobowych
Art. 22 ust. 1 RODO dotyczy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych osobowych, które wywołują skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływają na osobę. Nie każda decyzja chatbota spełnia te przesłanki. Przykładowo standardowy rabat czy uznanie drobnej reklamacji nie muszą mieć takich skutków.
Jeżeli art. 22 RODO ma zastosowanie, automatyczne rozstrzygnięcie wymaga spełnienia warunków przewidzianych w art. 22 ust. 2 RODO oraz odpowiednich zabezpieczeń. W przypadku decyzji niezbędnych do zawarcia lub wykonania umowy albo opartych na wyraźnej zgodzie klient musi mieć m.in. możliwość uzyskania rzeczywistej interwencji człowieka, przedstawienia stanowiska i zakwestionowania decyzji.
Systemy AI wysokiego ryzyka
Trzeba także ocenić przeznaczenie i obszar wykorzystania chatbota w świetle AI Act. Niektóre zastosowania mogą prowadzić do uznania go za system AI wysokiego ryzyka.
Choć szczególne wymogi dotyczące systemów z załącznika III będą zasadniczo stosowane od 2.12.2027 r., już teraz dobrą praktyką jest wdrażanie odpowiednich zabezpieczeń, w szczególności nadzoru człowieka.
Samo rozstrzyganie spraw klientów nie przesądza jednak o kwalifikacji systemu jako AI wysokiego ryzyka. W przypadku zastosowań objętych załącznikiem III do AI ACT należy uwzględnić art. 6 ust. 3 AIAct, który pod określonymi warunkami przewiduje możliwość wyłączenia takiej kwalifikacji, np. gdy system wykonuje wąsko określone zadania proceduralne lub przygotowawcze, nie stwarzając znaczącego ryzyka dla praw podstawowych. Wyłączenie to nie obejmuje systemów z załącznika III dokonujących profilowania osób fizycznych. Nadzór człowieka sam w sobie nie przesądza o możliwości zastosowania wyłączenia, gdyż jedynie środkiem zarzadzania ryzykiem.
Prośba o rozłożenie należności na raty
Klient dostawcy internetu informuje chatbota, że stracił pracę, i prosi o rozłożenie zaległości na raty. System może zweryfikować jego tożsamość, sprawdzić wysokość zadłużenia i przedstawić standardowe warianty spłaty. Jeśli klient spełnia ustalone warunki, a automatyczne rozstrzygnięcie jest prawnie dopuszczalne, chatbot może zaakceptować wniosek. Jeżeli jednak klient prosi o dodatkową ulgę lub indywidualne warunki spłaty, sprawę powinien przejąć pracownik.
Samo przyjęcie wniosku nie oznacza jego rozpatrzenia. Chatbot powinien działać wyłącznie w granicach przyznanych uprawnień, a w przypadku wątpliwości co do możliwości samodzielnego rozstrzygnięcia sprawy przekazać ją pracownikowi.
Jak podzielić zadania przed wdrożeniem?
Przedsiębiorca powinien przygotować katalog uprawnień chatbota, określając:
1) czynności informacyjne wykonywane na podstawie zatwierdzonych źródeł;
2) proste operacje i decyzje dopuszczone do automatycznej realizacji, wraz z warunkami i limitami;
3) sprawy wymagające oceny pracownika, np. sporne, nietypowe lub o istotnych skutkach;
4) sytuacje, w których chatbot powinien zakończyć samodzielną obsługę.
Warto sprawdzić ten podział na przykładach: pytaniu o fakturę, prostej reklamacji i prośbie o indywidualne ustępstwo. Zasadą powinno być powierzanie chatbotowi czynności przewidywalnych, zgodnych z prawem i opartych na sprawdzonych informacjach, a pracownikowi spraw, których nie można bezpiecznie rozstrzygnąć według standardowych reguł.
Podnoszenie kwalifikacji po godzinach pracy a czas pracy
W opisanej sytuacji nie są spełnione przesłanki uznania czasu szkolenia do czasu pracy. Samo finansowanie jego kosztów przez pracodawcę czy załatwienie przez kadry zgłoszeń itp. nie oznacza, że czas szkolenia stanowi czas pracy. Możliwe jest wykorzystywanie urlopu wypoczynkowego w okresie podnoszenia kalifikacji, szczególnie, że zajęcia odbywają się w pełni poza godzinami pracy.
Według art. 9413 Kodeksu pracy, jeżeli obowiązek pracodawcy przeprowadzenia szkoleń pracowników niezbędnych do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku wynika z postanowień układu zbiorowego pracy lub innego porozumienia zbiorowego, lub z regulaminu, lub przepisów prawa, lub umowy o pracę oraz w przypadku szkoleń odbywanych przez pracownika na podstawie polecenia przełożonego, szkolenia takie odbywają się na koszt pracodawcy oraz, w miarę możliwości, w godzinach pracy pracownika. Czas szkolenia odbywanego poza normalnymi godzinami pracy pracownika wlicza się do czasu pracy.
Mamy w konsekwencji dwie grupy sytuacji, w których czas szkoleń zaliczany jest do czasu pracy w przedziałach przypadających poza godzinami rozkładowej pracy pracownika:
- szkolenia niezbędne do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku, których przeprowadzenie jest wynikiem realizowania obowiązku pracodawcy wynikającego z prawa powszechnego (ustawy, rozporządzenia), UZP lub innego porozumienia zbiorowego, regulaminu (regulamin pracy, regulamin podnoszenia kwalifikacji pracowników, wewnętrzna polityka szkoleniowa) lub umowy o pracę (indywidualne zobowiązanie wynikające z regulacji umowy);
- szkolenia, w których pracownik uczestniczy na polecenie pracodawcy.
Jeżeli następuje uzgodnienie podnoszenia kwalifikacji zawodowych w ramach przepisów art. 1031-1035 Kodeksu pracy, to nie mamy do czynienia z poleceniem służbowym – nauka odbywa się z inicjatywy lub za zgodą pracodawcy, w oparciu o porozumienie (umowę) z pracownikiem.
Może to jednak stanowić czas pracy, wówczas gdy będzie stanowić realizację obowiązku pracodawcy. Aby jednak czas szkolenia był w oparciu o tę przesłankę wliczany do czasu pracy łącznie spełnione muszą być następujące warunki:
- szkolenie jest niezbędne do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku;
- pracodawca jest obowiązany do przeprowadzenia tego szkolenia (ma je zorganizować lub umożliwić uczestnictwo pracownika w szkoleniu, np. przepisy wewnętrzne obligują pracodawcę do zapewnienia okresowo szkoleń branżowych);
- obowiązek pracodawcy wynika z postanowień układu zbiorowego pracy lub innego porozumienia zbiorowego, lub z regulaminu, lub przepisów prawa, lub umowy o pracę.
W opisanej sytuacji, jak wynika z pytania, pracodawca nie ma obowiązku zapewnienia tego szkolenia. Nie jest spełniony zatem ten warunek. To, że zgodził się na finansowanie całości szkolenia nie oznacza jeszcze, że jego czas będzie czasem pracy – możliwość taka istnieje od lat w ramach fakultatywnych świadczeń związanych z podnoszeniem kwalifikacji.
Skorzystanie z urlopu wypoczynkowego w okresie podnoszenia kwalifikacji nie jest wyłączone. Można byłoby mieć wątpliwości, wówczas gdyby godziny zajęć pokrywały się z czasem pracy. Pracownik miałby bowiem wówczas prawo do płatnego zwolnienia od pracy, a udzielenie urlopu wypoczynkowego mogłoby w ocenie autora odpowiedzi faktycznie skutkować uznaniem, że pracodawca omija przepisy o obowiązkowych świadczeniach w postaci tego płatnego urlopu.
Informowanie klienta o wykorzystaniu AI – kiedy i w jaki sposób poinformować, że klient komunikuje się z systemem AI
W przypadku chatbotów i asystentów głosowych AI przeznaczonych do bezpośredniej interakcji z osobami fizycznymi klient powinien otrzymać jasną informację o komunikowaniu się z systemem AI najpóźniej w momencie pierwszej interakcji, chyba że charakter takiego kontaktu jest oczywisty. Samo zamieszczenie tej informacji w regulaminie nie wystarczy. Art. 50 ust. 1 AIAct nakłada obowiązek odpowiedniego zaprojektowania systemu na jego dostawcę. Firma korzystająca z gotowego rozwiązania powinna natomiast sprawdzić, czy komunikat rzeczywiście dociera do klientów oraz czy sposób prowadzenia rozmowy nie wprowadza ich w błąd.
Kiedy zastosowanie ma art. 50 AIAct?
Obowiązki w zakresie przejrzystości wynikające z art. 50 AIAct stosuje się od 2.8.2026 r. Ustęp 1 tego przepisu dotyczy systemów AI przeznaczonych do bezpośredniej interakcji z osobami fizycznymi, w tym chatbotów i asystentów głosowych. Nie ma przy tym znaczenia, czy klient występuje jako konsument, czy kontaktuje się z przedsiębiorcą w sprawach zawodowych.
W pierwszej kolejności należy ustalić, czy dane rozwiązanie jest systemem AI w rozumieniu art. 3 pkt 1 AIAct. Samo automatyczne udzielanie odpowiedzi nie przesądza o takim statusie, a brak kwalifikacji rozwiązania jako systemu AI wyklucza zastosowanie omawianego obowiązku. Prosty formularz lub mechanizm odtwarzający z góry przypisane komunikaty, pozbawiony cech określonych w definicji systemu AI, co do zasady nie będzie jej spełniał. Z kolei chatbot oparty na dużym modelu językowym (LLM) i generujący odpowiedzi na podstawie wypowiedzi klienta wymaga oceny pod kątem zastosowania art. 50 ust. 1 AIAct.
Znaczenie ma również bezpośredni charakter interakcji. Jeżeli system AI wyłącznie przygotowuje projekt odpowiedzi, który następnie pracownik samodzielnie weryfikuje i wysyła klientowi, nie dochodzi do bezpośredniej interakcji klienta z systemem AI. W takim przypadku obowiązek informowania o bezpośredniej interakcji z systemem AI, wynikający z art. 50 ust. 1 AIAct, nie znajdzie zastosowania. Nie wyklucza to jednak innych obowiązków informacyjnych wynikających z odrębnych przepisów.
Kto ma zapewnić informację?
Adresatem obowiązku wynikającego z art. 50 ust. 1 AIAct jest dostawca, czyli podmiot, który opracowuje system AI lub zleca jego opracowanie, a następnie wprowadza go do obrotu albo oddaje do użytku pod własną nazwą lub znakiem towarowym (art. 3 pkt 3 AIAct). Powinien on zaprojektować system w sposób zapewniający, aby osoba prowadząca rozmowę została poinformowana o komunikowaniu się z AI.
Przedsiębiorca korzystający z gotowego rozwiązania jest zazwyczaj podmiotem stosującym system AI (art. 3 pkt 4 AIAct). Powinien więc zweryfikować sposób przekazywania informacji klientom.
Kiedy i w jakiej formie informować?
Art. 50 ust. 5 AIAct wymaga, aby informacja była przekazywana w sposób jasny i wyraźny, najpóźniej w momencie pierwszej interakcji, oraz spełniała odpowiednie wymagania w zakresie dostępności. Klient nie powinien zatem dowiadywać się o wykorzystaniu AI dopiero po otrzymaniu kilku odpowiedzi lub zakończeniu rozmowy.
W przypadku czatu internetowego właściwym rozwiązaniem będzie wyświetlenie komunikatu przy otwarciu okna rozmowy albo jako pierwszej wiadomości chatbota. W infolinii odpowiednią formą będzie krótkie powiadomienie głosowe na początku połączenia. Nie powinno ono ginąć w dłuższym nagraniu o rejestrowaniu rozmowy i danych osobowych. W komunikatorze informacja powinna być widoczna już przy rozpoczęciu kontaktu, również na urządzeniach mobilnych. Samo zamieszczenie informacji w regulaminie lub odesłanie do jego treści nie zastępuje obowiązku przekazania jej klientowi we właściwym momencie. Wytyczne KE wprost uznają informację ukrytą w regulaminie za niewystarczającą. Wystarczające może być jednoznaczne sformułowanie, np. „Rozmawiasz z asystentem AI firmy X”.
Czy kontakt z AI może być oczywisty?
Art. 50 ust. 1 AIAct przewiduje wyjątek od obowiązku informacyjnego, jeżeli dla osoby dostatecznie poinformowanej, uważnej i ostrożnej, z uwzględnieniem okoliczności i kontekstu wykorzystania, jest oczywiste, że komunikuje się z systemem AI. Oceny tej należy dokonywać z perspektywy odbiorcy, a nie wiedzy przedsiębiorcy o wykorzystywanej technologii.
Sama nazwa „wirtualny konsultant” lub zastosowanie graficznego awatara nie zawsze przesądzają o oczywistym charakterze interakcji z AI. Szczególne ryzyko powstaje wówczas, gdy chatbot przedstawia się ludzkim imieniem, posługuje się naturalnie brzmiącym głosem albo sugeruje, że jest pracownikiem przedsiębiorcy. Bezpieczniejszym rozwiązaniem jest zatem zamieszczenie krótkiego komunikatu również wtedy, gdy przedsiębiorca uznaje wykorzystanie AI za łatwe do rozpoznania.
Sklep internetowy uruchamia chatbota „Anna”, który udziela informacji o zamówieniach i przyjmuje zgłoszenia reklamacyjne. Okno rozmowy przypomina standardowy czat z konsultantem. Samo imię „Anna” i ikona postaci nie pozwalają klientowi jednoznacznie ustalić, że komunikuje się z systemem AI. Przedsiębiorca wprowadza więc następującą wiadomość powitalną:
„Dzień dobry! Nazywam się Anna i jestem asystentką AI sklepu. Pomogę sprawdzić status zamówienia lub przyjąć zgłoszenie. Jeśli sprawa będzie wymagała oceny pracownika, przekażę ją do obsługi”.
Na pytanie „Czy rozmawiam z człowiekiem?” chatbot zawsze potwierdza, że jest asystentem AI.
Obowiązek poinformowania o wykorzystaniu AI nie oznacza, że przedsiębiorca musi w każdym przypadku zapewnić klientowi możliwość rozmowy z człowiekiem na jego żądanie. Uprawnienie do interwencji człowieka może jednak wynikać z innych przepisów, np. art. 22 ust. 3 RODO, w określonych przypadkach zautomatyzowanego podejmowania decyzji. Należy zatem odróżnić obowiązek ujawnienia, że klient komunikuje się z systemem AI, od ewentualnego prawa do rozpatrzenia konkretnej sprawy z udziałem człowieka.
Czy ujawnienie wykorzystania AI wystarczy do ochrony praw klienta?
Nie zawsze. Dodatkowy obowiązek informacyjny może powstać w przypadku wykorzystania wirtualnego asystenta AI wyposażonego w realistyczny, sztucznie wygenerowany awatar lub syntetyczny głos. Jeżeli awatar przedstawia postać przypominającą istniejącą osobę albo osobę, która mogłaby realistycznie istnieć, a sposób jego prezentacji może wywoływać u klienta mylne przekonanie o autentyczności wizerunku, może stanowić deepfake w rozumieniu art. 3 pkt 60 AIAct. Podobnie należy ocenić głos asystenta w infolinii, zwłaszcza sklonowany głos rzeczywistej osoby. W takim przypadku na przedsiębiorcy stosującym system AI spoczywa obowiązek ujawnienia sztucznego pochodzenia treści zgodnie z art. 50 ust. 4 AIAct. Samo wykorzystanie realistycznego awatara nie przesądza jednak o zakwalifikowaniu go jako deepfake’a.
Niezależnie od powyższego art. 50 ust. 6 AIAct nie wyłącza innych obowiązków informacyjnych wynikających z przepisów prawa. W relacjach z konsumentami ukrywanie automatycznego charakteru obsługi lub stwarzanie wrażenia, że klient rozmawia z pracownikiem, może, zależnie od okoliczności, stanowić działanie wprowadzające w błąd (art. 5 ustawy o przeciwdziałaniu nieuczciwym praktykom rynkowym) albo zaniechanie wprowadzające w błąd (art. 6 ustawy o przeciwdziałaniu nieuczciwym praktykom rynkowym), o ile powoduje lub może powodować podjęcie przez przeciętnego konsumenta decyzji dotyczącej umowy, której inaczej by nie podjął.
Jeżeli chatbot przetwarza dane osobowe klientów, należy również spełnić odpowiednie obowiązki informacyjne wynikające z art. 12–14 RODO.
Ilość leasingowanych pojazdów możliwych do użytkowania w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej
Obowiązujące przepisy w żaden sposób nie limitują ilości pojazdów używanych w ramach działalności gospodarczej. Trzeba jednak pamiętać o konieczności powiązania wydatków z wykonywaną działalnością. Organy podatkowe mogą podważyć zaliczenie wydatków do kosztów uzyskania przychodów i odliczenie VAT w przypadku, gdy jeden z pojazdów nie miałby związku z działalnością gospodarczą.
Zarówno do celów PIT, jak i VAT istotne jest powiązanie wydatków z wykonywaną działalnością. U osób fizycznych dodatkowym problemem jest przeplatanie się aktywności zawodowej z prywatną. Dlatego też ustawodawca – głównie ze względu na osoby fizyczne prowadzące JDG – wprowadził limitowane koszty i odliczenia VAT.
Ilość pojazdów nie jest jednak w żaden sposób limitowana. Dlatego w JDG (bez pracowników) może być użytkowany więcej niż jeden samochód. W przypadku większej liczby pojazdów organy podatkowe mogą próbować podważyć zasadność rozliczania kosztów podatkowych i odliczania VAT. Jeżeli pojazd tak naprawdę będzie użytkowany poza JDG, przedsiębiorca nie powinien rozliczać wydatków z nim związanych w ramach prowadzonej działalności.
Łatwiej byłoby uzasadnić posiadanie dwóch samochodów różnego rodzaju, np. mały samochód do przemieszczania się po mieście, a duży samochód na wyjazdy itp. W przypadku użytkowania dwóch samochodów tego samego rodzaju przedsiębiorca nie jest na straconej pozycji, mimo tego, że uzasadnienie jest trudniejsze. Ważne jest jednak, żeby potrafić powiązać pojazd wzięty w leasing z JDG.
Gdyby żona podatnika używała pojazdu na potrzeby JDG, np. wyręczyła męża i zawiozła dokumenty do urzędu lub kontrahentów, wciąż można byłoby powiązać pojazd z JDG. Używanie przez żonę pojazdu do celów prywatnych (np. w celu dojazdu do miejsca pracy) oznaczałoby od strony formalnej konieczność naliczenia VAT (byłaby to czynność opodatkowana VAT).
Mobbing. Nowa definicja w Kodeksie pracy od 5 listopada 2026 roku
Nowe przepisy KP zawierają (otwarty) katalog przejawów mobbingu, ułatwiając pracodawcom identyfikowanie tego zjawiska.
Obowiązujące od 5.11.2026 r. przepisy Kodeksu pracy określają katalog przejawów mobbingu. Jednak katalog ten nie jest zamknięty, ale otwarty. Przejawy mobbingu wskazane w nowych przepisach to:
- upokarzanie,
- uwłaczanie,
- zastraszanie,
- zaniżanie oceny przydatności zawodowej pracownika,
- nieuzasadniona krytyka, poniżanie lub ośmieszanie pracownika,
- utrudnianie funkcjonowania w środowisku pracy w zakresie możliwości osiągania efektów pracy, wykonywania zadań służbowych, wykorzystania posiadanych kompetencji, komunikacji ze współpracownikami lub dostępu do koniecznych informacji,
- izolowanie pracownika lub eliminowanie go z zespołu
– występujące samodzielnie lub łącznie, gdy przyjmują postać uporczywego nękania.
Kodeks pracy określa, że uporczywość nękania polega na tym, że jest ono powtarzalne, nawracające lub stałe. Natomiast mobbingiem nie są zachowania incydentalne, choćby stanowiły naruszenie dóbr osobistych pracownika.
Pracodawca zbulwersowany i zdenerwowany tym, że pracownik nie dotrzymał wyznaczonego mu terminu na załatwienie istotnej sprawy, urządził mu awanturę używając „nieparlamentarnych” słów oceniających pracownika i w oczywisty sposób godzących w jego dobra osobiste, do tego przy obecności jego współpracowników; zagroził również wyciągnięciem konsekwencji służbowych do zwolnienia z pracy włącznie. Mimo że takie zachowanie – jako upokarzające, poniżające pracownika i zaniżające jego ocenę przydatności zawodowej – ma charakter mobbingowy, to jeżeli wydarzyło się tylko raz, w świetle przepisów nie może być zakwalifikowane jako mobbing.
Za mobbing będzie uważane także nakazanie podejmowania wobec pracownika tego typu zachowań lub zachęcanie do nich.
Bezpośredni przełożony chcąc się pozbyć pracownika, aprobuje, a co więcej zachęca współpracowników pracownika do poniżania i ośmieszania tego pracownika, jak również izolowania go (pomijania w rozmowach, wspólnych wyjściach na obiady w pracy). Takie zachowanie tego przełożonego w świetle nowych przepisów jest kwalifikowane jako mobbing – mimo że on sam nie podejmuje działań mobbingowych.
Zgodnie z nowymi przepisami ocena, czy doszło do mobbingu, ma mieć charakter zindywidualizowany i uwzględniać okoliczności konkretnego przypadku zarówno co do rodzaju zachowań wobec pracownika, jak i jego sytuacji.
Zakup subskrypcji ChatGPT od usługodawcy z Irlandii a obowiązek rejestracji do VAT UE
Tak. Jeżeli subskrypcja pakietu ChatGPT Plus jest kupowana bezpośrednio od irlandzkiego usługodawcy, który nie posiada w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, na właścicielce działalności spoczywa obowiązek rejestracji jako podatnika VAT UE.
Zgodnie z art. 28b ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: VATU) miejscem świadczenia usług na rzecz podatnika jest miejsce, w którym podatnik będący usługobiorcą posiada siedzibę działalności gospodarczej.
Jeżeli irlandzki usługodawca nie posiada w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności uczestniczącego w świadczeniu usługi, na podstawie art. 17 ust. 1 pkt 4 VATU podatnikiem zobowiązanym do rozliczenia VAT jest polska usługobiorczyni. Zakup stanowi zatem import usług w rozumieniu art. 2 pkt 9 VATU.
Zgodnie z art. 97 ust. 1 VATU podatnicy podlegający obowiązkowi zarejestrowania jako podatnicy VAT czynni są obowiązani przed dokonaniem pierwszej transakcji wewnątrzwspólnotowej zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego w zgłoszeniu rejestracyjnym o zamiarze rozpoczęcia tych czynności. Przepis ten stosuje się odpowiednio, na mocy art. 97 ust. 3 pkt 1 VATU, również do podatników, o których mowa w art. 15 VATU, innych niż wymienieni w ust. 1 i 2, którzy nabywają usługi, do których stosuje się art. 28b VATU, jeżeli usługi te stanowiłyby u nich import usług.
W konsekwencji rejestracja do VAT UE jest konieczna i powinna nastąpić przed pierwszym nabyciem subskrypcji.
Możliwość obniżenia wpłaty do PFRON z tytułu zakupu usługi
W przypadku podmiotu, którego dotyczy pytanie, możliwe jest skorzystanie z obniżenia wpłaty do PFRON, o którym mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (dalej: RehZawU).
Z tego co zrozumiałem, to „firmy współpracującej” z osobami z orzeczonymi stopniami niepełnosprawności nie wiąże żaden stosunek pracy. A w takim razie zastosowanie mógłby znaleźć art. 22 ust. 1 RehZawU, zgodnie z którym wpłaty na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych ulegają obniżeniu z tytułu zakupu produkcji lub usługi, z wyłączeniem handlu, odpowiednio wytworzonej lub świadczonej przez zakłady aktywności zawodowej, przedsiębiorstwa społeczne zatrudniające co najmniej 10 pracowników w przeliczeniu na na pełny wymiar czasu pracy lub innych pracodawców zatrudniających co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy – jeżeli wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych zaliczonych do osób o znacznym stopniu niepełnosprawności lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, w odniesieniu do których orzeczono chorobę psychiczną, upośledzenie umysłowe, całościowe zaburzenia rozwojowe lub epilepsję, oraz niewidomych – wynosi co najmniej 30%.
Ponieważ świadczenie usług sprzątających wiąże się z zakupem tej usługi, to w przypadku podmiotu, którego dotyczy pytanie, możliwe jest skorzystanie z obniżenia wpłaty do PFRON, o którym mowa w art. 22 ust. 1 RehZawU.
Opisywanie obniżenie wpłaty przysługuje do wysokości 50% wpłaty na PFRON, do której obowiązany jest nabywca usługi w danym miesiącu (art. 22 ust. 3 RehZawU). Ponadto warunkiem obniżenia wpłaty jest (art. 22 ust. 2 RehZawU):
1) udokumentowanie zakupu fakturą;
2) uregulowanie należności za zakup produkcji lub usługi w terminie określonym na fakturze, z tym że w przypadku płatności dokonywanych za pośrednictwem banku za datę uregulowania należności uważa się datę obciążenia rachunku bankowego nabywcy na podstawie polecenia przelewu;
3) udokumentowanie przez nabywcę kwoty obniżenia informacją o kwocie obniżenia wystawioną przez sprzedającego w terminie, o którym mowa w art. 22 ust. 10 pkt 1 RehZawU.
