Osoba, która opatruje odwzorowanie cyfrowe podpisem kwalifikowanym musi mieć dostęp do dokumentu oryginalnego – nie może poświadczyć zgodności z dokumentem papierowym, w sytuacji gdy do dokumentu papierowego nie ma dostępu.
Pracodawca prowadzi obecnie dokumentację pracowniczą (w tym akta osobowe) w formie papierowej lub elektronicznej. Obie te formy są przy tym równoważne. Przepisy nie obligują do stosowania jednej z nich – zarówno pewne elementy dokumentacji jednego pracownika mogą być prowadzone w formie papierowej, a inne w formie elektronicznej, jak też można stosować różną formę dla np. dokumentacji nadal zatrudnionych osób, a inną dla dokumentacji zarchiwizowanych.
Wymagania odnośnie do prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej określa rozdział 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej jest prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym zapewniającym:
1) zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;
2) integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;
3) stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym;
4) identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;
5) skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych;
6) wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób określony w rozdziale 4;
7) funkcjonalność wydruku dokumentacji.
Dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci elektronicznej uważa się za zabezpieczoną, jeżeli w sposób ciągły są spełnione łącznie następujące warunki:
1) jest zapewniona jej dostępność wyłącznie osobom upoważnionym;
2) jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem;
3) jej prowadzenie i przechowywanie odbywa się z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.
Jakiekolwiek przesyłanie wymaga używania zabezpieczeń wypełniających te warunki uniemożliwiających (m.in. nie może prowadzić do gromadzenia kopii maila w urządzeniu nadawczym i odbiorczym, na serwerach itp.).
W przypadku gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej ma być dołączony dokument w postaci papierowej, pracodawca albo osoba upoważniona przez pracodawcę sporządza odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatruje je kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy i umieszcza w dokumentacji pracowniczej, w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność tej dokumentacji. Osoba opatrująca odwzorowanie cyfrowe podpisem kwalifikowanym potwierdza, że stanowi ono odzwierciedlenie dokumentu papierowego. W opisanym przykładzie osoba ta nie widzi tego dokumentu, a zatem nie może tego potwierdzić.
