W mojej ocenie określenie „rzeczy osobiste” to rzeczy pracownika takie jak m.in. odzież, torba – rzeczy ruchome o mniejszej „skali” niż samochód, którego zakwalifikowanie do tej grupy mogłoby opierać się na zawartym w regulaminie dookreśleniu.
Uprawnienie pracodawcy do dokonywania przeszukania pracowników – szczególnie wnoszonych i wynoszonych toreb, plecaków, itp. – nie jest z reguły kwestionowane. Warunkiem, jaki byłby w tym zakresie konieczny, jest uregulowanie celów i zasad takiej kontroli w regulaminie pracy lub obwieszczeniu, w przypadku braku regulaminu. Należy jednak pamiętać o wcześniejszym dokonaniu oceny faktycznej potrzeby dokonywania takich działań oraz – w razie zdecydowania się na wprowadzenie przeszukań – stworzeniu procedur maksymalnie chroniących godność pracowników, jak też ich prywatność oraz ograniczających dostęp do danych osobowych (pamiętając przy tym, że podczas przeszukania możliwe jest natrafienie na dane wrażliwe – skierowanie do lekarza, recepta, leki, symbole religijne itp., a ich przetwarzanie przez pracodawcę dopuszczalne jest jedynie w oparciu o ustawę).
Uzasadnieniem wprowadzenia kontroli rzeczy pracowników jest przede wszystkim:
1) ochrona mienia pracodawcy, w szczególności odnośnie do prac związanych z dostępem do wartościowych przedmiotów, ale nie tylko (przykładowo, praca związana z produkcją drobnych przedmiotów na masową skalę, duże sklepy wielobranżowe w połączeniu z występującymi stratami wewnętrznymi);
2) ochrona tajemnic prawnie chronionych, w stosunku do tych grup pracowników, którzy mając do nich dostęp, mogą je uzewnętrznić, narażając pracodawcę na szkodę majątkową, utratę korzyści (np. wyniesienie i sprzedaż do konkurencji przygotowywanego projektu) lub odpowiedzialność prawną (np. dane osobowe);
3) uniemożliwienie wnoszenia na teren zakładu pracy przedmiotów niebezpiecznych, zakazanych w związku ze specyfiką pracy lub miejscem jej wykonywania (np. rzeczy zagrożone „samozapłonem”).
W tym kontekście kontrola samochodu jest uzasadniona tak samo jako kontrola innych rzeczy. Użyte jednak w regulaminie określenie „rzeczy osobiste” – w ocenie autora – nie obejmuje samochodu. Trafne byłoby wprost wskazanie na to.
Można byłoby dopuścić przeszukanie samochodu za zgodą pracownika, o ile zostałaby wyrażona w pełni dobrowolnie. Zgoda taka powinna być wyrażona w sposób umożliwiający jej późniejsze wykazanie przez pracodawcę.
Przy podejmowaniu działań kontrolnych wobec pracowników bezwzględnie pamiętać należy o zasadach:
- podstawach prawnych – ustaleniu zasad stosowania przeszukania w regulaminie pracy lub obwieszczeniu (w przypadku pracodawców, którzy nie wydają regulaminu),
- jawności, wyrażającej się w poinformowaniu pracowników, iż może być prowadzona kontrola, z przedstawieniem zakresu potencjalnej kontroli,
- poinformowania o uzasadnieniu stosowania kontroli, którym może być skonkretyzowany ważny interes pracodawcy;
- adekwatności (proporcjonalności) zastosowanych środków kontroli do uzasadnionych potrzeb pracodawcy, przy założeniu, że zakres kontroli powinien być możliwie minimalny, sposób przeprowadzania kontroli powinien być dostosowany do zagrożenia zaistniałego dla pracodawcy;
- upoważnieniu osób dokonujących kontroli do przetwarzania danych osobowych pracowników w zakresie wynikającym z zakresu i sposobu przeprowadzania kontroli,
- zachowania w tajemnicy informacji, jakie osoba kontrolująca uzyskała podczas kontroli.
