W przypadku wskazanym w zapytaniu wyjaśniamy, że gromadzenie i pozyskiwanie dokumentów niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń oraz ich wysokości nie należy do zadań organu rentowego, lecz do obowiązków osoby ubiegającej się o świadczenie. Organ rentowy, na podstawie przedłożonych dokumentów, ustala prawo do świadczeń i ich wysokość, a w razie potrzeby prowadzi postępowanie wyjaśniające. Nie ma jednak obowiązku samodzielnego poszukiwania dokumentów w archiwach ani u byłych pracodawców.
Jednym z podstawowych założeń systemu ubezpieczeń społecznych jest ewidencjonowanie przebiegu ubezpieczenia na indywidualnych kontach ubezpieczonych. System ten umożliwia ustalanie prawa do świadczeń emerytalno-rentowych oraz ich wysokości na podstawie danych zgromadzonych na tych kontach. Należy jednak zaznaczyć, że takie dane są gromadzone dopiero od 1.1.1999 r.
Na indywidualnym koncie ubezpieczonego – począwszy od 1.1.1999 r. – zapisywane są m.in. informacje o wysokości składek na ubezpieczenie emerytalne, które mają wpływ na wysokość przyszłej emerytury. Natomiast dla okresów sprzed 1.1.1999 r. brak jest pełnych danych o wysokości składek, ponieważ wcześniejszy system ubezpieczeń społecznych nie przewidywał prowadzenia indywidualnych kont ubezpieczonych.
Przed 1.1.1999 r. informacje dotyczące przebiegu ubezpieczenia oraz wysokości wynagrodzenia, od którego opłacane były składki, były gromadzone w ZUS jedynie w odniesieniu do niektórych ubezpieczonych, głównie osób prowadzących działalność gospodarczą oraz pracowników zatrudnionych u tzw. małych płatników składek, rozliczających się na podstawie deklaracji imiennych.
W związku z powyższym osoba ubiegająca się o świadczenie musi udokumentować wymagane okresy ubezpieczenia oraz wysokość osiąganych zarobków. Ustawodawca nałożył w tym zakresie określone obowiązki również na płatników składek, u których znajdują się niezbędne dane dotyczące zatrudnienia i wynagrodzenia pracowników.
W sprawach, w których do ustalenia wysokości emerytury konieczne jest przedłożenie dokumentacji, pracodawca ma obowiązek wystawienia odpowiednich dokumentów, takich jak świadectwo pracy czy zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.
Pracodawca powinien prowadzić rzetelną dokumentację pracowniczą, stanowiącą podstawę do sporządzania takich zaświadczeń. Z dokumentacji tej powinny wynikać m.in.:
1) okres i wymiar czasu pracy pracownika,
2) charakter wykonywanej pracy (w tym ewentualna praca w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze),
3) okresy urlopów bezpłatnych i wychowawczych,
4) okresy pobierania świadczeń z ubezpieczenia społecznego lub wynagrodzenia za czas choroby,
5) wysokość wynagrodzenia oraz innych świadczeń uwzględnianych w podstawie wymiaru emerytury.
Informacje te powinny znajdować się w dokumentacji pracowniczej, w szczególności w aktach osobowych.
Potwierdzenie okresów zatrudnienia, ubezpieczenia oraz innych okresów ma istotne znaczenie dla nabycia prawa do świadczeń emerytalno-rentowych oraz ustalenia ich wysokości. Jeżeli pracodawca już nie istnieje, dokumentacja może znajdować się w archiwach przechowujących akta zlikwidowanych zakładów pracy. W takiej sytuacji to osoba zainteresowana jest zobowiązana do uzyskania tych dokumentów i przedłożenia ich w ZUS.
Organ rentowy nie ma obowiązku poszukiwania dokumentów w imieniu wnioskodawcy – jego rolą jest rozpatrywanie wniosków oraz prowadzenie postępowań wyjaśniających na podstawie przedstawionych dowodów.
