Pracodawca powinien pokryć koszty. W zależności od zawartej umowy może być to ekwiwalent lub ryczałt. Powinny to być narzędzia profesjonalne, oznakowane CE, spełniające zasady ergonomii.
Generalną zasadą wynikającą wprost z treści art. 6724 § 1 ustawy Kodeks pracy (dalej: KP) jest to, że to pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną:
1) materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej,
2) instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
3) szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.
Ponadto pracodawca jest zobowiązany pokryć inne koszty niż koszty określone powyżej bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu.
Strony porozumienia mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, spełniających wymagania określone w rozdziale IV Działu X Kodeksu pracy. W takim przypadku pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.
Obowiązek wypłaty ekwiwalentu może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.
Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności:
1) normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych,
2) ich udokumentowane ceny rynkowe oraz
3) ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także
4) normy zużycia energii elektrycznej oraz
5) koszty usług telekomunikacyjnych.
Maszyny i inne urządzenia techniczne, zgodnie z rozdziałem IV działu dziesiątego KP, powinny spełniać następujące wymagania:
1) zapewniać bezpieczne i higieniczne warunki pracy, w szczególności zabezpieczać pracownika przed urazami, działaniem niebezpiecznych substancji chemicznych, porażeniem prądem elektrycznym, nadmiernym hałasem, działaniem drgań mechanicznych i promieniowania oraz szkodliwym i niebezpiecznym działaniem innych czynników środowiska pracy;
2) uwzględniać zasady ergonomii.
W związku z powyższym, jeżeli pracownik sam zapewnia sobie narzędzia do pracy zdalnej i otrzymuje z tego tytułu ekwiwalent pieniężny, to powinien nabyć takie narzędzia, które spełniają również zasady ergonomii. Pracownik nie może korzystać przy pracy zdalnej z narzędzi „byle jakich”, amatorskich czy wykonanych we własnym zakresie. Powinny to być narzędzia profesjonalne, spełniające wymagania nie tylko oceny zgodności (oznakowane CE), ale również zasady ergonomii.
Pracownik, organizując swoje stanowisko pracy zdalnej, powinien uwzględniać wymagania ergonomii (art. 6731 § 8 KP). Pracodawca powinien więc zwrócić mu koszty dostosowania tego stanowiska pracy do wymagań ergonomii.
Zasady ergonomii wymagają stosowania manipulatora, aby odciążyć pracownika od nadmiernego wysiłku fizycznego (dźwigania ciężarów) i gdy pracownik wyposażył swoje stanowisko pracy w taki manipulator, to pracodawca powinien zwrócić mu koszty zakupu i zainstalowania tego urządzenia na stanowisku pracy zdalnej.
Powyższa zasada dotyczy również wyposażenia stanowiska komputerowego w ergonomiczne meble (stół, krzesło).
Warto więc zadbać, aby w porozumieniu z pracodawcą określić również zwrot kosztów związanych z dostosowaniem stanowiska pracy zdalnej do wymagań ergonomii. Stworzy to solidną podstawę do żądania od pracodawcy zwrotu kosztów nie tylko za wykorzystywanie przez pracownika narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, ale także za zapewnienie we własnym zakresie ergonomicznych warunków pracy zdalnej.
