Nie, podatnik VAT zwolniony nie może udokumentować transakcji najmu lokalu użytkowego na rzecz przedsiębiorcy zwykłym rachunkiem. Na żądanie nabywcy ma on bezwzględny obowiązek wystawić fakturę. Co więcej, w związku z obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF, podatnik ten, aby móc wywiązać się z obowiązków ustawowych, będzie musiał wystąpić do urzędu skarbowego o nadanie numeru NIP. Posługiwanie się wyłącznie numerem PESEL na fakturze ustrukturyzowanej nie będzie możliwe.
Wynajem lokalu użytkowego to działalność gospodarcza na gruncie VAT
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: VATU) podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
Najem lokalu użytkowego stanowi odpłatne świadczenie usług i jest traktowany na gruncie VAT jako prowadzenie działalności gospodarczej. Zatem osoba fizyczna wynajmująca taki lokal jest podatnikiem VAT, nawet jeśli ze względu na obroty korzysta ze zwolnienia podmiotowego na podstawie art. 113 ust. 1 VATU.
Faktura ma pierwszeństwo przed rachunkiem
Podmioty zwolnione z VAT z zasady nie mają obowiązku wystawiania faktur dokumentujących ich sprzedaż (art. 106b ust. 2 VATU). Sytuacja zmienia się jednak, gdy nabywca towaru lub usługi (w tym przypadku najemca) zgłosi żądanie wystawienia takiego dokumentu w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar, wykonano usługę lub otrzymano zapłatę (art. 106b ust. 3 pkt 2 VATU).
Jak wprost wskazało Ministerstwo Finansów w piśmie z 26.1.2026 r. (PT7.8165.6.2026.46), faktura VAT i rachunek są różnymi dokumentami, a na gruncie VAT zawsze pierwszeństwo ma obowiązek wystawienia faktury. Rachunek nie stanowi ekwiwalentu faktury. Rachunki wystawiane są na podstawie Ordynacji podatkowej do czynności niepodlegających opodatkowaniu VAT (np. z art. 6 VATU), przez podmioty niedziałające w charakterze podatnika lub przez rolników ryczałtowych.
Dlatego też, jeśli najemca żąda dokumentu, podatnik zwolniony z VAT musi wystawić fakturę. Co więcej, nawet jeśli żądanie wpłynie po ustawowym terminie 3 miesięcy i podatnik nie ma już prawnego obowiązku wystawienia dokumentu, to jeżeli zdecyduje się go dobrowolnie wystawić dokumentem tym nadal powinna być faktura, a nie rachunek.
Obowiązek stosowania KSeF a konieczność posiadania NIP
Zgodnie z wprowadzonymi przepisami, podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF (art. 106ga ust. 1 VATU). Ustawodawca przewidział jednak przepisy epizodyczne. Zgodnie z art. 145m ust. 1 VATU, w okresie od 1.4.2026 r. do 31.12.2026 r. podatnicy mogą wystawiać faktury elektroniczne (poza KSeF) lub papierowe, jeżeli łączna wartość sprzedaży udokumentowana tymi fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł. Oznacza to, że wynajmujący osiągający miesięczny czynsz poniżej 10 000 zł wejdzie w obowiązek stosowania KSeF od 1.1.2027 r.
Przejście na KSeF wiąże się z istotną zmianą ewidencyjną dla podatników zwolnionych, którzy dotychczas posługiwali się jedynie numerem PESEL. Zgodnie z § 3 pkt 1 lit. ca rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur, w przypadku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez podatnika niezarejestrowanego na potrzeby podatku VAT (zwolnionego), na fakturze należy podać numer identyfikacji podatkowej (NIP) tego podatnika.
Powyższe potwierdza Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 6.2.2026 r. (0111-KDIB3-1.4012.827.2025.2.MSO). Organ podatkowy wprost stwierdził, że posiadanie NIP jest niezbędne do wystawiania faktur w KSeF. W związku z tym, podatnik zwolniony z VAT, wykonujący najem prywatny, który będzie zobligowany do wystawiania faktury ustrukturyzowanej dla swojego kontrahenta, będzie musiał wystąpić do urzędu skarbowego o nadanie numeru NIP przed momentem wejścia w obowiązkowy system KSeF. Nie można dokumentować w KSeF sprzedaży na rzecz innych przedsiębiorców używając wyłącznie numeru PESEL.
