Prowadzenie zapisów w księgach rachunkowych w języku obcym należy ocenić jako niezgodne z art. 9 ustawy o rachunkowości (dalej: RachunkU), nawet jeżeli możliwe byłoby późniejsze przedstawienie tłumaczenia dokumentów źródłowych.
Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych w języku polskim należy odróżnić od uprawnienia organów do żądania tłumaczenia dokumentów sporządzonych w języku obcym. Pierwsza z tych kwestii dotyczy sposobu prowadzenia samych ksiąg rachunkowych, druga zaś ma charakter dowodowy i kontrolny. W odniesieniu do ksiąg rachunkowych ustawodawca:
1) przesądził, że księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej (art. 9 RachunkU),
2) nakazał sporządzenie w języku polskim dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości (art. 10 ust. 1 RachunkU),
3) wskazał, że księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald tworzące dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald oraz inwentarz, co oznacza, że to właśnie te zbiory, a nie całe oprogramowanie księgowe ani wszelkie zbiory pomocnicze, podlegają ustawowemu wymogowi języka polskiego (art. 13 ust. 1 RachunkU).
Księgi rachunkowe mogą zarazem pełnić funkcję ksiąg podatkowych, ponieważ art. 9 ust. 1 PDOPrU nakazuje prowadzenie ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i należnego podatku. Należy zwrócić uwagę, że przepisy ustawy o rachunkowości, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych ani ordynacji podatkowej nie przewidują mechanizmu tłumaczenia samych ksiąg rachunkowych na język polski. Przepis art. 287 § 1 pkt 2 OrdPU odnosi się wyłącznie do obowiązku przedstawienia na żądanie kontrolującego tłumaczenia dokumentacji sporządzonej w języku obcym, dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli, podobnie jak art. 21 ust. 5 RachunkU dotyczy jedynie dowodów księgowych sporządzonych w języku obcym, dla których na żądanie organu kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne tłumaczenie na język polski.
W konsekwencji prowadzenie zapisów w księgach rachunkowych w języku obcym należy ocenić jako niezgodne z art. 9 RachunkU, nawet jeżeli możliwe byłoby późniejsze przedstawienie tłumaczenia dokumentów źródłowych.
Jednocześnie, jeżeli jednostka zamierza stosować dla wybranych operacji powtarzalne oznaczenia skrótowe, dopuszczalne jest posługiwanie się kodami, skrótami lub symbolami, również inspirowanymi obcojęzycznym brzmieniem, jednak pod warunkiem, że funkcjonują one w ramach wewnętrznie przyjętego słownika albo indeksu opisanego w języku polskim i pozwalającego jednoznacznie ustalić znaczenie danego oznaczenia. Rozwiązanie takie nie legalizuje jednak pełnych obcojęzycznych opisów zdarzeń gospodarczych w samej treści zapisów księgowych. Niezależnie od powyższego, skoro obowiązkowy zakres ksiąg rachunkowych wyznacza art. 13 ust. 1 RachunkU, dopuszczalne jest techniczne utrzymywanie dodatkowych zbiorów, raportów lub pól pomocniczych, które nie tworzą ksiąg rachunkowych sensu stricto i nie zastępują polskojęzycznej treści zapisów, a mogą służyć wyłącznie celom pomocniczym, w tym np. równoległemu opisywaniu operacji w języku obcym dla potrzeb grupowych, raportowych lub organizacyjnych.
