Po 1.4.2026 r. zadatki muszą być dokumentowane w KSeF jako faktury ustrukturyzowane typu „ZAL” (faktura zaliczkowa). Nie można ich wysyłać jako „zwykłych” faktur. Faktur tych, nie trzeba odrębnie przesyłać do urzędu skarbowego, tj. poza systemem KSeF.
W myśl art. 19a ust. 8 ustawy o VAT, zadatek (podobnie jak zaliczka, przedpłata czy rata) otrzymany przed dokonaniem czynności opodatkowanej powoduje powstanie obowiązku podatkowego w odniesieniu do otrzymanej kwoty.
W systemie KSeF nie wystawia się faktur dla przyjętych zadatków czy zaliczek jako „zwykłych” faktur oznaczonych kodem „VAT”. Dla udokumentowania płatności otrzymanych przed dokonaniem czynności opodatkowanej, zarezerwowany jest specjalny rodzaj faktury ustrukturyzowanej z oznaczeniem „ZAL”. W polu RodzajFaktury struktury logicznej FA(3) należy wskazać kod „ZAL” (faktura zaliczkowa). Pamiętać bowiem trzeba, że faktura ustrukturyzowana musi ściśle odpowiadać charakterowi transakcji.
Faktura zaliczkowa (dokumentująca zadatek) w KSeF musi zawierać specyficzne dane, których nie posiada zwykła faktura wystawiona przez podatników. Powinna ona zawierać dane dotyczące zamówienia lub umowy – w szczególności: nazwę towaru lub usługi, ilość, wartość zamówienia netto, stawkę i kwotę podatku oraz wartość zamówienia brutto. W dokumentacji technicznej struktury FA(3) element Zamowienie jest określany jako opcjonalny. Niemniej jednak w przypadku faktur typu „ZAL”, wypełnienie elementu Zamowienie jest warunkiem merytorycznej poprawności dokumentu.
W przypadku faktury zaliczkowej w polu P 15 (kwota należności ogółem) wykazuje się wyłącznie wartość otrzymanego zadatku. Należy również podać datę otrzymania zadatku (P 6), o ile różni się ona od daty wystawienia faktury.
Gdy już dojdzie do faktycznego wydania towaru lub wykonania usługi, za którą wcześniej pobrano zadatek, należy wystawić fakturę końcową. Faktura rozliczająca posiada kod RodzajFaktury „ROZ”. Musi ona zawierać numer KSeF wcześniej wystawionej faktury zaliczkowej (zadatkowej). Na fakturze „ROZ” kwotę należności pomniejsza się o wartość otrzymanego wcześniej zadatku.
Końcowo warto dodać, że w systemie KSeF proces wysyłki faktury do organów podatkowych odbywa się automatycznie. Takiej faktury nie trzeba przesyłać odrębnie do urzędu skarbowego.
