W przypadku opisanym w zapytaniu należy złożyć w ZUS odpowiedni formularz pełnomocnictwa, najczęściej w tym celu wykorzystywany jest druk ZUS PEL. Dokument taki można wypełnić ręcznie i przedłożyć w ZUS. Osobie upoważnionej można nadać uprawnienia w charakterze ubezpieczonego, świadczeniobiorcy lub płatnika składek.
Pełnomocnictwo można również udzielić elektronicznie za pośrednictwem PUE ZUS, zaznaczając odpowiednie pola, wskazując dane osoby upoważnionej oraz zakres upoważnienia, np. do załatwiania spraw przez PUE ZUS. W takim przypadku pełnomocnik może podpisywać dokumenty elektronicznie w imieniu płatnika.
Informacja roczna zawiera wszystkie dane wykazane przez płatnika w przekazanych do ZUS imiennych raportach miesięcznych sporządzonych za ubezpieczonego w okresie od stycznia do grudnia danego roku (z uwzględnieniem korekt). Ubezpieczony otrzymuje tę informację od płatnika w celu weryfikacji danych i sprawdzenia, czy składki ZUS zostały prawidłowo naliczone.
Roczne informacje płatnicy składek przekazują ubezpieczonym na piśmie lub, za zgodą ubezpieczonego, w formie dokumentu elektronicznego, który powinien być opatrzony podpisem elektronicznym.
Jeżeli płatnik przekazywał ubezpieczonemu dane zawarte w imiennych raportach miesięcznych na bieżąco, raz w miesiącu, nie jest obowiązany dodatkowo sporządzać rocznej informacji. Jednak jeśli ubezpieczony zwróci się z wnioskiem o jej wydanie, płatnik powinien ją udostępnić.
W przypadku, gdy płatnik składał w ciągu roku korygujące raporty miesięczne, a ubezpieczony otrzymał wcześniejsze informacje miesięczne przed sporządzeniem korekt, miesięczne informacje dla ubezpieczonego powinny zostać sporządzone ponownie z uwzględnieniem prawidłowych danych. Te dane powinny również znaleźć się w rocznej informacji przekazanej ubezpieczonemu za dany rok.
Płatnik składek może sporządzić informację roczną w dowolnej formie:
1) za pomocą programu kadrowo-płacowego,
2) na aktywnym druku z możliwością zapisu,
3) lub w formie pisemnej na właściwym druku.
Zawsze jednak informacja roczna powinna zawierać dane wykazane w przekazanych do ZUS imiennych raportach miesięcznych.
Informacja roczna o naliczonych składkach powinna zostać sporządzona i przekazana każdemu ubezpieczonemu, za którego płatnik był zobowiązany naliczyć składki ZUS. Ubezpieczonym jest osoba fizyczna podlegająca przynajmniej jednemu z ubezpieczeń społecznych, tj.: emerytalnemu, rentowemu, chorobowemu lub wypadkowemu.
