Obowiązek tworzenia zfśs dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników, w przeliczeniu na pełne etaty na dzień 1 stycznia danego roku. Pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty tworzą zfśs na wniosek zakładowej organizacji związkowej. Wyjątek od zasady ustalenia obowiązku tworzenia funduszu socjalnego od stanu zatrudnienia dotyczy pracodawców będących jednostkami budżetowymi bądź samorządowymi zakładami budżetowymi, którzy tworzą go bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników, nie mogą również – inaczej niż pozostali pracodawcy – z tworzenia funduszu zrezygnować. Pracodawcy inni niż „budżetowi” mogą zrezygnować z tworzenia zfśs, jak również dowolnie kształtować wysokość odpisu na fundusz (pozostawić ustawowy ale także podwyższyć lub obniżyć odpisy).
Współpraca z pracownikami
Rezygnacja z tworzenia zfśs lub zmiana wysokości odpisu nie jest wynikiem jednostronnej decyzji pracodawcy. Wymagana jest w tym zakresie współpraca z pracownikami. Dokonywane jest to w układzie zbiorowym pracy, a jeżeli pracodawca nie jest objęty UZP, to w regulaminie wynagradzania (który obowiązkowo musi posiadać z racji stanu zatrudnienia).
Postanowienia regulaminu wynagradzania dotyczące tych kwestii wymagają uzgodnienia z organizacją związkową. Tak samo z organizacją związkową ustalany jest regulamin funduszu i zmiany tego regulaminu.
Przy braku organizacji związkowej regulamin wynagradzania lub jego zmiany wprowadza, co do zasady, pracodawca sam, ale nie dotyczy to tych, które obejmują rezygnację z zfśs lub zmianę wysokości odpisu – te wymagają współpracy z pracownikami. I w tym zakresie 27.1.2026 r. następuje zmiana. Przed tym dniem obligatoryjne uzgodnienia dokonywane były z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Z osobą tą ustalany był także regulamin i jego zmiany (oczywiście w razie, gdy związki zawodowe u pracodawcy nie działały). Od lat ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: FundŚwSocjU) wskazywała na „pracownika”, czyli jedną osobę. Ustalenia mogły być oczywiście realizowane z bardziej licznymi przedstawicielami pracowników ale wymóg ustawowy obejmował tylko jedną osobę.
Konstrukcja przyjęta w FundŚwSocjU w znaczący sposób różniła się od wszystkich innych, w których pracodawca musiał uzgadniać lub konsultować coś z pracownikami przy braku związków zawodowych (np. ustalenie regulaminu pracy zdalnej, wprowadzenie ruchomych rozkładów czasu pracy, wprowadzenie indywidualnego rozkłady czasu pracy dla kierowcy) , gdyż w każdym innym przypadku ustawodawca wymaga współpracy z przedstawicielami (liczba mnoga), a nie przedstawicielem (liczba pojedyncza) pracowników.
Od 27.1.2026 r. ustalenia mają być dokonywane z „pracownikami wybranymi przez załogę do reprezentowania jej interesów”, czyli niezbędne będzie, by po stronie pracowników występowały co najmniej dwie osoby.
Jak wskazano w uzasadnieniu projektu nowelizacji (druk sejmowy 1601): „(…) Proponowana zmiana ma na celu zwiększenie reprezentacji pracowników przed pracodawcą, co spowoduje zarazem ujednolicenie sposobu reprezentacji pracowników przed pracodawcą w różnych sprawach z zakresu prawa pracy.
Skutkiem projektowanych zmian będzie m.in.:
- większa przejrzystość i demokratyczność w ustalaniu zasad funkcjonowania ZFŚS,
- lepsza ochrona interesów pracowników przez udział większej liczby ich przedstawicieli w procesie decyzyjnym”.
Od dnia wejścia w życie zmian w FundŚwSocjU zawarcie porozumienia z jednym pracownikiem reprezentującym załogę skutkować będzie nieważnością tych ustaleń jako poczynionych z niewłaściwą reprezentacją drugiej strony.
Dotychczasowe porozumienia
Ustawa nowelizująca nie odnosi się w żaden sposób do porozumień zawartych przed dniem jej wejścia w życie – nie zawiera przepisów przejściowych regulujących kwestię ich ważności. W związku z tym porozumienia zawarte przed 27.1.2026 r. z jednym przedstawicielem pracowników pozostają ważne, w tym w pełni ważny jest także uzgodniony z jednym pracownikiem regulamin zfśs.
U pracodawcy nie działa organizacja związkowa. Od kilku lat obowiązuje regulamin zfśs ustalony z pracownicą wyłonioną przez pracowników do ich reprezentacji. Obecnie w regulaminie poczynione mają zostać drobne zmiany odnośnie do jednego ze świadczeń (doprecyzowanie warunków przyznawania). Dla wprowadzenia tej zmiany niezbędne jest poczynienie uzgodnień w trybie przyjętym w FundŚwSocjU dla ustalenia regulaminu. Ustalenia zmienionej treści muszą zostać dla swojej ważności poczynione z co najmniej dwoma pracownikami reprezentującymi załogę.
