Do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpływają pytania dotyczące możliwości udostępniania rodzicom dzieci uczęszczających do żłobków i klubów dziecięcych danych osobowych zawartych na nagraniach z monitoringu wizyjnego działającego w tych placówkach.

Brak przepisów sektorowych

Wątpliwości, jakie pojawiają się w tym zakresie, częściowo wynikają z tego, że w przeciwieństwie do ustawy z 14 grudnia 2016 r. Prawo Oświatowe, ustawa z 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 nie reguluje zagadnienia stosowania monitoringu wizyjnego w żłobkach i klubach dziecięcych. Natomiast w praktyce monitoring taki jest stosowany i regulowany jedynie w przepisach wewnętrznych tych podmiotów (np. w regulaminach), co powoduje że zasady dotyczące stosowania monitoringu są różnorodne i budzą wiele wątpliwości.

Prezes UODO, dostrzegając potrzebę stworzenia przepisów prawa, które w sposób kompleksowy i jednolity określiłyby zasady wykorzystywania monitoringu wizyjnego w opiece nad dziećmi do lat 3, zwrócił się do Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej o podjęcie inicjatywy legislacyjnej w tym zakresie.

Trzeba przestrzegać RODO

Przepisy takie z pewnością ułatwiłyby działanie, lecz niezależnie od ich uchwalenia, placówki sprawujące opiekę nad dziećmi do lat 3 muszą pamiętać, że przetwarzanie danych osobowych z wykorzystywaniem monitoringu wizyjnego, a więc także ich pozyskiwanie czy udostępnianie, powinno odbywać się z poszanowaniem zasad wynikających z RODO.

Przed podjęciem decyzji o wprowadzeniu monitoringu wizyjnego, należy dokonać analizy ryzyka. Pamiętać trzeba, by dysponować przesłanką uprawniającą do przetwarzania danych osobowych utrwalanych poprzez monitoring wizyjny, zarówno tzw. zwykłych, jak i tych należących do szczególnych kategorii (są one wskazane odpowiednio w art. 6 i art. 9 RODO). Konieczne jest także opracowanie i wdrożenie odpowiednich procedur zapewniających zgodność przetwarzania danych z przepisami o ochronie danych osobowych.

Pomocne we właściwym zorganizowaniu całego procesu przetwarzania danych osobowych w związku ze stosowaniem monitoringu wizyjnego mogą być Wytyczne Europejskiej Rady Ochrony Danych nr 3/2019 w sprawie przetwarzania danych osobowych za pomocą urządzeń wideo (wersja 2.0 przyjęta po konsultacjach publicznych 29 stycznia 2020).

W ocenie Prezesa UODO, w przypadku placówek sprawujących opiekę nad dziećmi do lat 3, najwłaściwsze wydaje się prowadzenie monitoringu wizyjnego na podstawie przesłanki, o której mowa w art. 6 ust. 1 lit. f RODO (przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem).

Czy rodzice mogą mieć dostęp do danych zawartych w nagraniach?

Ponieważ udostępnianie danych jest jedną z form ich przetwarzania, żeby było legalne również musi odbywać się po spełnieniu przynajmniej jednej przesłanki wymienionej we wskazanych art. 6 i 9 RODO.

Bardzo istotne jest, by rodzice, chcąc uzyskać dostęp do danych zawartych w nagraniach z monitoringu, indywidualny wniosek składany do dyrektora placówki odpowiednio sformułowali i umotywowali, tj. przede wszystkim wskazali zakres danych, które chcą pozyskać, oraz cel ich pozyskania.

Dzięki temu dyrektor będzie mógł ocenić, czy ma podstawę uprawniającą go do udostępnienia danych zawartych w nagraniu. Pamiętać musi przy tym o przestrzeganiu określonych w RODO zasad, w tym zasady minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c). Wynika z niej, że administrator powinien przetwarzać tylko takiego rodzaju dane osobowe, które są adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Warto również przypomnieć, że administrator jest odpowiedzialny za wykazanie przestrzegania przepisów w zakresie ochrony danych osobowych (rozliczalność).