1. Wystawianie faktur sprzedaży przez biuro rachunkowe – umowa z klientem
Podatnik może zlecić wystawianie faktur sprzedaży podmiotowi trzeciemu, jakim może być pracownik klienta, współpracownik czy biuro rachunkowe. Obowiązek i zasady wystawiania faktur sprzedaży przez biuro rachunkowe powinny zostać uregulowane w umowie między stronami. Precyzyjne wskazanie obowiązków i zakresu odpowiedzialności biura rachunkowego pozwala na ograniczenie jego odpowiedzialności karno-skarbowej, jak i cywilnej.
W umowie można zawrzeć dodatkowe zapisy jakie informacje muszą być wskazane przez klienta w celu wystawienia faktury sprzedaży, w jakim terminie zgodnie ze zleceniem/potwierdzeniem akceptacji od klienta faktura ustrukturyzowana zostanie wystawiona, w jakich sytuacjach biuro rachunkowe może odmówić wystawienia faktury (chociażby wątpliwości co do możliwości udokumentowania transakcji fakturą sprzedaży).
To na kliencie powinien spoczywać obowiązek posiadania pełnej dokumentacji wskazującej prawidłowość danych zawartych w fakturze. Biuro rachunkowe powinno jednak rozważyć w jaki sposób sformalizować zakres przekazywanych przez klienta danych do wystawienia faktury (np. mailowo), czy klient przed wysłaniem faktury do KSeF będzie dokonywał jej formalnej akceptacji, w jaki sposób będzie procesowane wystawiania faktur korygujących.
Wartym doprecyzowania będzie również sposób postępowania w przypadku wykrycia błędów lub nieprawidłowości w wystawionych fakturach sprzedaży, zarówno w okresie obligatoryjnego KSeF, jak i w okresie sprzed jego obowiązywania.
W celu ograniczenia odpowiedzialności warto by biuro rachunkowe w umowie zawarło zapis, iż podstawą uznania faktury za prawidłową jest oświadczenia klienta, które nie podlegało weryfikacji poprawności i zgodności z przebiegiem odbytej transakcji, a odpowiedzialność biura rachunkowego ogranicza się wyłączenie do strony formalnej wystawionego dokumentu sprzedaży (czynność techniczna wystawienia faktury), za stronę merytoryczną, w tym zapewnienie należytej staranności, odpowiada klient.
2. Sankcje w KSeF
Zgodnie z przepisem art. 106ni ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: VATU) w brzmieniu obowiązującym od 1.1.2027 r. – jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi:
1) nie wystawił faktury ustrukturyzowanej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur,
2) w okresie trwania awarii, o której mowa w art. 106ne ust. 1 lub 3 VATU, albo niedostępności, o której mowa w art. 106ne ust. 4 VATU, albo w przypadku, o którym mowa w art. 106nda ust. 1 VATU wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem,
3) nie przesłał w wymaganym terminie do Krajowego Systemu e-Faktur faktury, o której mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 lub art. 106nh ust. 1 VATU
– naczelnik urzędu skarbowego nakłada, w drodze decyzji, na podatnika karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur.
Kara będzie nakładana na podatnika. Jeżeli biuro rachunkowe będzie odpowiedzialne za wystawianie faktur w imieniu klienta powinno w zapisach umownych doprecyzować odpowiedzialność odszkodowawczą (regres) w przypadku potencjalnych sankcji nałożonych na podatnika w związku z regulacjami KSeF.
Odpowiedzialność biura rachunkowego na zasadzie regresu dotyczyć będzie więc sytuacji, w której biuro rachunkowe w imieniu podatnika:
- nie wystawiło faktury przy użyciu KSeF (rozumiane jako brak wystawienia faktury),
- wystawiło w okresie awarii KSeF fakturę w postaci elektronicznej, która jest niezgodna z udostępnionym wzorem,
- nie przesłała do KSeF w określonym terminie faktury wystawionych podczas awarii.
3. Odpowiedzialność karno-skarbowa
Zgodnie z art. 9 § 3 ustawy Kodeks karny skarbowy (dalej: KKS) za przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe odpowiada, jak sprawca, także ten, kto na podstawie przepisu prawa, decyzji właściwego organu, umowy lub faktycznego wykonywania zajmuje się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi, osoby fizycznej, osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej.
Równocześnie zgodnie z art. 62 § 2 i 2a KKS, kto fakturę wystawia w sposób nierzetelny albo takim dokumentem się posługuje, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności na czas nie krótszy od roku, albo obu tym karom łącznie.
Ustawodawca w art. 271a KKS sankcjonuje osoby, które wystawiają fakturę lub faktury, zawierające kwotę należności ogółem, której wartość lub łączna wartość jest znaczna, poświadczając nieprawdę co do okoliczności faktycznych mogących mieć znaczenie dla określenia wysokości należności publicznoprawnej lub jej zwrotu albo zwrotu innej należności o charakterze podatkowym lub takiej faktury lub faktur używa (tzw. fałszerstwo intelektualne faktur), podlega karze pozbawienia wolności od 6 miesięcy do lat 8. Jeżeli sprawca dopuszcza się tego czynu wobec faktury lub faktur, zawierających kwotę należności ogółem, której wartość lub łączna wartość jest większa niż pięciokrotność kwoty określającej mienie wielkiej wartości, albo z popełnienia przestępstwa uczynił sobie stałe źródło dochodu, podlega karze pozbawienia wolności na czas nie krótszy od lat 3.
Odpowiedzialność wynikająca z KKS w przypadku wystawienia faktur odnosić się będzie również do biura rachunkowego, jeżeli w imieniu wystawia ono faktury. Co do zasady biuro rachunkowe zobowiązane jest do dochowania należytej staranności za wystawiane faktury. Ograniczenie odpowiedzialności karnej-skarbowej powinno być precyzyjnie zdefiniowane w umowie łączącej strony poprzez wskazanie iż obowiązek biura rachunkowego sprowadza się wyłącznie do technicznej czynności wystawienia faktury zgodnie ze wskazaniem klienta.
