W dniu 7.1.2025 r. Prezydent podpisał ustawę z 4.12.2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, która dokonuje zmian w trzech obszarach.

Kup Legalisa Księgowość Kadry Biznes online i uzyskaj natychmiastowy dostęp! Sprawdź

Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy

Pierwsza zmiana dotyczy terminu wypłaty ekwiwalentu za urlop. Obecnie roszczenie o wypłatę ekwiwalentu za urlop staje się wymagalne w dniu rozwiązania umowy o pracę. Przyjęta zmiana ustala termin wypłaty ekwiwalentu za urlop na ten sam dzień, w którym wypłacane jest wynagrodzenie. Nowelizacja przewiduje również, że jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia ustalony zgodnie z art. 85 ustawy Kodeks pracy (dalej: KP) przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. W takim przypadku wypłaty ekwiwalentu pieniężnego, dokonuje się w terminie 10 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Jeżeli ustalony w ten sposób termin wypłaty ekwiwalentu jest dniem wolnym od pracy, ekwiwalent wypłaca się w dniu poprzedzającym ten dzień.

Skutkiem przyjętych zmian ma być między innymi:

  • uproszczenie procesu rozliczeń przy rozwiązaniu umowy o pracę,
  • ograniczenie liczby błędów wynikających z braku pełnych danych w dniu zakończenia pracy,
  • mniejsze ryzyko naruszeń przepisów i sankcji dla pracodawców ze strony Państwowej Inspekcji Pracy dzięki bardziej klarownej konstrukcji przepisów oraz przyznaniu pracodawcom czasu na bezsporne wyliczenie wysokości ekwiwalentu po ustaniu stosunku pracy,
  • odciążenie działów kadrowo-płacowych, szczególnie w firmach z dużą rotacją pracowników.

Więcej wniosków będzie można składać w postaci elektronicznej

Ustawa z 4.12.2025 r. zawiera również przepisy usprawniające komunikację między pracodawcą a pracownikami i związkami zawodowymi, rozszerzając katalog spraw, które będą mogły być realizowane również w postaci elektronicznej. Wprowadzenie obok istniejącej postaci papierowej, postaci elektronicznej, ma usprawnić wykonywanie omówionych poniżej czynności i nie będzie miało negatywnego wpływu na aspekt dowodowy w zakresie przepływu wskazanych informacji. W odpowiedzi na postulat deregulacyjny i przy zachowaniu dbałości o pewność obrotu prawnego i tym samym poczucie bezpieczeństwa prawnego, zarówno w kwestii uprawnień, jak i obowiązków pracowników i pracodawców zaproponowano, żeby poniższe dokumenty można było składać i przechowywać w postaci elektronicznej:

  1. przekazanie informacji o monitoringu – art. 222 § 8 KP,
  2. przekazanie informacji o warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę – art. 231 § 3 KP,
  3. konsultacja zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową – art. 38 § 1 i § 2 KP,
  4. sporządzenie rozkładu czasu pracy – art. 129 § 3 i § 4 pkt 3 i 4 KP,
  5. wniosek o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy – art. 142 KP,
  6. wniosek o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy – art. 143 KP,
  7. wniosek o zastosowanie systemu pracy weekendowej – art. 144 KP,
  8. wniosek o zastosowanie rozkładu czasu pracy, o którym mowa w art. 1401 Kodeksu Pracy,, czyli ruchomego czasu pracy – art. 150 § 5 KP,
  9. wniosek o udzielenie czasu wolnego w celu załatwienia spraw osobistych – art. 151 § 21 KP zd. 1,
  10. wniosek o udzielenie czasu wolnego za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych – art. 1512 § 1 KP,
  11. wniosek o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy – art. 1517 § 6 KP,
  12. wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego – art. 174 § 1 KP,
  13. wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego na czas pracy u innego pracodawcy – art. 1741 § 1 KP,
  14. instrukcja i wskazówki pracodawcy w zakresie zaznajomienia pracowników z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy – art. 2374 § 3 KP.

Zmiany w ustawie o zakładowym funduszy świadczeń socjalnych

Ostatnia zmiana przewiduje uregulowanie w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych sposobu reprezentacji pracowników wobec pracodawcy, u którego nie działają zakładowe organizacje związkowe w podobny sposób jak w przypadku innych spraw z zakresu prawa pracy. Należy zwrócić uwagę, że obecne przepisy prawa pracy odnoszące się np. do pracy zdalnej czy porozumień dotyczących czasu pracy wymagają w takiej sytuacji minimum dwóch reprezentantów pracowników, podczas gdy ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych przewiduje udział tylko jednego reprezentanta pracowników w procesie uzgodnień dotyczących zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Podpisana przez Prezydenta na początku stycznia 2026 r. ustawa ma na celu zwiększenie reprezentacji pracowników przed pracodawcą, co spowoduje zarazem ujednolicenie sposobu reprezentacji pracowników przed pracodawcą w różnych sprawach z zakresu prawa pracy. Skutkiem przyjętych zmian będzie między innymi większa przejrzystość i demokratyczność w ustalaniu zasad funkcjonowania zfśs, a także lepsza ochrona interesów pracowników przez udział większej liczby ich przedstawicieli w procesie decyzyjnym.

Ważne

Ustawa czeka na publikację w Dzienniku Ustaw. Zmiany mają wejść w życie po 14 dniach od jej publikacji w Dzienniku Ustaw.

Szkolenia z zakresu prawa pracy – aktualna lista szkoleń Sprawdź