Regulamin wynagradzania nie powinien być ani nadmiernie szczegółowy, ani zbyt lakoniczny. Musi on określać warunki przyznawania oraz wysokość poszczególnych składników wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy w taki sposób, aby na jego podstawie możliwe było ustalenie, ile konkretny pracownik zarabia, tj. jakie składniki wynagrodzenia mu przysługują i w jakiej wysokości.
Pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników, nieobjętych układem zbiorowym pracy (zakładowym lub ponadzakładowym) regulującym warunki wynagradzania za pracę oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą w zakresie i w sposób umożliwiający określenie na tej podstawie indywidualnych warunków umów o pracę, jest zobowiązany ustalić warunki wynagradzania w regulaminie wynagradzania. Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników, nieobjętych takim układem zbiorowym, może ustalić warunki wynagradzania w regulaminie wynagradzania. Natomiast pracodawca zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników, nieobjętych układem zbiorowym spełniającym wskazane kryteria, ma obowiązek ustalić warunki wynagradzania w regulaminie wynagradzania, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z takim wnioskiem (art. 772 § 1-4 Kodeksu pracy).
Z przywołanych przepisów wynikają istotne wnioski pozwalające odpowiedzieć na postawione pytanie. Po pierwsze, regulamin wynagradzania muszą wprowadzić pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników albo co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników (w tym drugim przypadku – na wniosek organizacji związkowej), jeżeli:
1) nie są objęci żadnym układem zbiorowym pracy albo
2) są objęci układem zbiorowym pracy (zakładowym lub ponadzakładowym), który zawiera zbyt ogólne lub lakoniczne postanowienia i nie precyzuje warunków wynagradzania oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą w sposób umożliwiający określenie indywidualnych warunków umów o pracę.
Po drugie, w regulaminie wynagradzania należy określić co najmniej warunki wynagradzania za pracę, w tym zasady ustalania jego wysokości; dopuszczalne jest również uregulowanie zasad przyznawania innych świadczeń związanych z pracą.
Po trzecie, podstawowa zasada konstruowania postanowień układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania polega na tym, że warunki wynagradzania za pracę oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą muszą zostać określone w takim zakresie i w taki sposób, aby umożliwiały ustalenie na ich podstawie indywidualnych warunków umów o pracę. Innymi słowy, pracownik, zapoznając się z regulaminem wynagradzania, powinien móc ustalić, jakie składniki wynagrodzenia oraz ewentualne inne świadczenia ze stosunku pracy mu przysługują i w jakiej przybliżonej wysokości.
Regulamin wynagradzania powinien zatem określać przynajmniej zasady przyznawania i ustalania wysokości wynagrodzenia zasadniczego. Jeżeli u pracodawcy funkcjonuje wieloskładnikowy system wynagrodzeń, regulamin powinien również regulować warunki przyznawania i ustalania wysokości dodatków (np. stażowego, funkcyjnego, motywacyjnego czy specjalnego) oraz premii. Określając zasady nabywania i ustalania wysokości tych składników, pracodawca powinien kierować się:
1) zakazem jakiejkolwiek dyskryminacji, w szczególności ze względu na płeć,
2) dyrektywą określoną w art. 78 § 2 Kodeksu pracy, zgodnie z którą należy ustalić wysokość oraz zasady przyznawania stawek poszczególnych składników wynagrodzenia za pracę określonego rodzaju lub na określonym stanowisku oraz poszczególnych świadczeń związanych z pracą,
3) zasadą wynikającą z art. 78 § 1 Kodeksu pracy, zgodnie z którą wynagrodzenie powinno odpowiadać rodzajowi wykonywanej pracy, kwalifikacjom wymaganym przy jej wykonywaniu oraz uwzględniać ilość i jakość świadczonej pracy.
W regulaminie należy więc wskazać poszczególne składniki wynagrodzenia (wynagrodzenie zasadnicze, dodatki, premie), określając:
1) przesłanki ich uzyskania, np. poprzez wprowadzenie taryfikatorów płacowych różnicujących stawki w zależności od stażu pracy, doświadczenia zawodowego, kwalifikacji czy wyników pracy,
2) wysokość poszczególnych składników wynagrodzenia oraz ewentualnych świadczeń związanych z pracą – nie jest konieczne wskazywanie konkretnych kwot; dopuszczalne jest określenie widełek płacowych (od–do), zróżnicowanych według stanowisk, stażu pracy czy kwalifikacji.
Reasumując, postanowienia regulaminu wynagradzania nie mogą być nadmiernie rozbudowane, szczegółowe i kazuistyczne, ponieważ prowadziłoby to do nieczytelności i nadmiernej objętości regulaminu. Z drugiej strony nie mogą być one zbyt ogólne, gdyż wówczas nie zostałby spełniony podstawowy wymóg prawidłowej konstrukcji regulaminu – brak byłoby możliwości ustalenia na jego podstawie indywidualnych warunków umów o pracę.
Z tych względów należałoby zrezygnować z koncepcji ogólnego regulaminu wynagradzania. Ogólny charakter mają przepisy Kodeksu pracy i innych aktów prawa pracy, natomiast regulamin wynagradzania powinien je konkretyzować. Nie powinien on powielać oczywistości ani regulować kwestii już w pełni ukształtowanych przepisami powszechnie obowiązującymi, takich jak wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych czy należności z tytułu podróży służbowych.
Warto również unikać stosowania w praktyce tzw. premii uznaniowej, która często prowadzi do sporów sądowych. Co do zasady premia nie ma charakteru uznaniowego. Jeżeli dany składnik ma być premią, przesłanki jej przyznania oraz wysokość powinny zostać określone w regulaminie wynagradzania. Jeżeli natomiast chodzi o nagrodę, lepiej w ogóle nie precyzować jej zasad w regulaminie, ograniczając się do zapisu, że pracodawca może przyznawać pracownikom nagrody. W tym zakresie należy również unikać sformułowań typu „nagroda zależy od wyników finansowych pracodawcy”. Sąd Najwyższy uznał bowiem, że nawet minimalny dodatni wynik finansowy obliguje w takim przypadku pracodawcę do wypłaty nagrody.
