W celu ustalenia, czy planowana na początku roku liczba zatrudnionych była zgodna ze stanem faktycznym w całym badanym roku, należy dokonać na koniec roku:
1) ustalenia przeciętnych stanów zatrudnienia w poszczególnych miesiącach roku (w przeliczeniu na pełne etaty), w oparciu o dane rzeczywiste,
2) zsumować je i podzielić przez 12,
3) porównać z danymi szacunkowymi, jakie przyjęto w terminie ustalania pierwszej raty odpisu.
Z porównania początkowego i końcowego naliczenia prawdopodobnie wyniknie potrzeba korekty środków pieniężnych przekazanych na odrębny rachunek bankowy zfśś w ramach szacunkowego naliczenia odpisu. Jeśli zatrudnienie uległo w ciągu roku zmniejszeniu to pracodawca powinien przelać nadwyżkę odpisu z rachunku bankowego zfśś na rachunek bieżący jednostki. Jeżeli natomiast nastąpiło zwiększenie zatrudnienia to pracodawca będzie musiał przelać na konto zfśs odpowiednią kwotę wyrównania.
Zmiany w odpisach na zfśs w 2025 r.
Od 1.1. do 31.12.2025 r. pracodawcy uwzględniali przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w II półroczu 2024 rok (7262,39 zł) jako podstawę naliczania odpisu na zfśs. Zgodnie z art. 6 ust. 2 FundŚwSocjU odpis przelewa się na rachunek bankowy funduszu do 30.9., aczkolwiek pracodawca musi odprowadzić 75% kwoty odpisu do 31.5. Przepisy narzucają zatem przekazywanie środków w 2 terminach.
Wysokość odpisu na zfśs na jedną osobę zatrudnioną w normalnych warunkach pracy wynosi 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w okresie wskazanym przez przepisy. W 2025 r. kwota bazowa wynosiła 7262,39 zł. To oznacza, że odpis wynosił 2723,40 zł. Pracodawca, który odprowadził 75% z 2723,40 zł do 31.5.2025 r. Kwota odpisu na jedną osobę zatrudnioną w normalnych warunkach pracy wynosi 2723,40 zł.
Przykładowa procedura ustalenia odpisu na zfśs na koniec roku
1) Ustalenie szacunkowej liczby zatrudnionych
Na początku maja 2025 r. pracodawca przewidywał, że średniomiesięcznie będzie zatrudniać 62 pracowników (59,5 etatu), w tym:
- 57 pracowników w normalnych warunkach w pełnym wymiarze czasu pracy,
- 2 pracowników w normalnych warunkach w wymiarze 1/2 etatu,
- 3 pracowników o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności na 1/2 etatu.
Oprócz tego, pracodawca obejmuje opieką socjalną 17 emerytów – byłych pracowników.
2) Ustalenie wysokości odpisu w oparciu o dane szacunkowe
Na podstawie danych o przewidywanym zatrudnieniu oraz biorąc pod uwagę obowiązujące w 2025 r. kwotowe wskaźniki odpisu i zwiększeń, ustalony został odpis podstawowy na zfśs. Obliczenia pracodawcy wyglądają następująco:
- zatrudnieni w normalnych warunkach (57 pełnych etatów): 57 × 2723,40 zł = 155 233,80 zł,
- zatrudnienie w 1/2 wymiaru etatu (2 pracowników): 2 × 1/2 × 2723,40 zł = 2723,40 zł,
- pracownicy z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności [(3 × 1/2 × 2723,40 zł) + (3 x 453,90 zł)] = 4085,10 zł + 1361,70 zł = 5446,80 zł,
- emeryci – byli pracownicy (17 osób): 17 x 453,90 zł = 7716,30 zł.
Z powyższego wynika, że całkowita kwota odpisu podstawowego i zwiększeń na zfśs na 2025 r., ustalona na początku roku i przekazana we wrześniu w oparciu o szacunkowe średniomiesięczne zatrudnienie wynosi 155 233,80 zł + 2723,40 zł + 5446,80 zł + 7716,30 zł = 171 120,30 zł.
3) Ustalenie faktycznych zmian kadrowych
Na koniec grudnia każdego roku należy dokonać korekty rocznego naliczenia odpisu i zwiększeń na zfśs w oparciu faktyczne dane o zatrudnieniu w trakcie roku. U pracodawcy nastąpiły zmiany:
- z dniem 31.8.2025 r. zwolnionych zostało 8 pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach w pełnym wymiarze czasu pracy,
- z dniem 30.9.2025 r. odeszło 3 pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach pracy w związku z przejściem na emeryturę,
- od 1.9.2025 r. zatrudnione zostały 2 osoby o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności w wymiarze 1/2 etatu.
Po uwzględnieniu powyższych zmian rzeczywiste średnioroczne zatrudnienie i naliczenie odpisu wynosi:
- zatrudnieni w normalnych warunkach pracy (57 pracowników x 8 miesięcy; 49 pracowników × 1 miesiąc; 46 pracowników × 3 miesiące):
{[(8 × 57) + (1 × 49) + (3 × 46)] ÷ 12} × 2723,40 zł = [(456 + 49 + 138) ÷ 12] × 2723,40 zł = 53,58 × 2723,40 zł = 145 919,77 zł, - zatrudnieni w 1/2 wymiaru etatu bez zmian: wyliczenie bez zmian: 2723,40 zł,
- pracownicy z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności (3 pracowników × 8 miesięcy; 5 pracowników × 4 miesiące):
{[(3 × 1/2 × 8) + (5 × 1/2 × 4)] ÷ 12} × 2723,40 zł + (5 × 453,90 zł) = (1,83 × 2723,40 zł) + 2269,50 zł = 4983,82 zł + 2269,50 zł = 7253,32 zł, - emeryci – byli pracownicy (17 osób): ich liczba nie uległa zmianie = 7716,30 zł.
Całkowita kwota końcowego naliczenia odpisu podstawowego i zwiększeń na zfśs na 2025 r. wynosi 145 919,77 zł + 2723,40 zł + 7253,32 zł + 7716,30 zł = 163 612,79 zł.
5) Porównanie wyników ustalonych dla danych szacunkowych i rzeczywistych
Ponieważ kwota końcowego naliczenia dokonanego w oparciu o faktyczne dane o zatrudnieniu w trakcie 2025 r. jest wyższa od kwoty naliczonej w oparciu o dane szacunkowe na początku roku, więc pracodawca powinien zasilić konto bieżące jednostki kwotą różnicy między ustalonym odpisem końcowym i początkowym. Pracodawca powinien zatem przelać za środków zfśs na konto bieżące jednostki kwotę 7507,51 zł (171 120,30 zł – 163 612,79 zł).
