Pracodawca może zasilić fundusz dodatkowymi środkami w trakcie roku. Wymaga to formalnych regulacji w regulaminie wynagradzania, czy zbiorowym układzie pracy. Odpis na ZFŚS zostanie zaksięgowany po stronie kosztów bilansowych na koncie 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” w korespondencji z kontem 850 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”. Odpis ponad limit może stanowić koszt uzyskania przychodu pracodawcy pod warunkiem, że zostanie to uregulowane w regulaminie wynagradzania oraz środki pieniężne wpłyną na rachunek prowadzony dla tego funduszu. Można zwiększać ZFŚS zarówno ze środków bieżących w trakcie roku, a także z zysku netto po zakończeniu roku obrotowego, co wymaga uchwały zarządu.
Można zasilić fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS) środkami bieżącymi, a także dodatkowymi odpisami z zysku netto ponad obowiązkowy odpis. Kluczowe warunki to:
1) formalne uregulowanie w dokumentacji,
2) faktyczny wpływ środków na wydzielony rachunek ZFŚS, a nie tylko naliczenie odpisów.
Regulamin ZFŚS/wynagradzania powinien zawierać zapis o możliwości dokonywania zwiększeń.
Kosztem bilansowym jest każde zwiększenie ZFŚS – niezależnie od tego, czy wynika ono z odpisu obowiązkowego, czy dobrowolnego.
Odpisy i zwiększenia na ZFŚS mogą być uznane za koszt podatkowy w momencie faktycznego przekazania środków pieniężnych na wydzielony rachunek funduszu, co potwierdzają interpretacje indywidualne Dyrektora KIS (np. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 30.7.2025 r., 0111-KDIB1-2.4010.264.2025.2.AW).
Można zasilić ZFŚS w każdej chwili, również ze środków bieżących. Decyzję taką podejmuje zarząd.
