Dla zakwalifikowania usług gastronomicznych do kosztów uzyskania przychodów decydujące znaczenie ma to, czy koszty te będą miały charakter reprezentacyjny, czy też nie.
Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
Z literalnego brzmienia powyższego przepisu wynika, że usługi gastronomiczne stanowiące koszty reprezentacji nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Pojęcie reprezentacji nie posiada jednak swojej definicji ustawowej, co może budzić wśród podatników uzasadnione wątpliwości.
W wyroku NSA z 17.6.2013 r. (II FSK 702/11, Legalis) wskazano m.in., że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Dla oceny, czy dana działalność stanowi reprezentację, czy też innego rodzaju działalność, konieczna jest analiza całokształtu okoliczności faktycznych konkretnej sprawy.
Z powyższego wynika zatem, że nie każdy wydatek na zakup usługi gastronomicznej należy klasyfikować do kosztów reprezentacji wyłączonej z kosztów uzyskania przychodów. Tylko wydatek na zakup usług gastronomicznych, których jedynym (głównym) celem jest tworzenie lub poprawa wizerunku firmy na zewnątrz, podlega wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów.
Wyrażone przez NSA stanowisko zostało zaaprobowane przez Ministra Finansów w interpretacji ogólnej z 25.11.2013 r. (DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521), w której wskazano, że nie podlegają wykluczeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT i art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT ponoszone przez podatników wydatki na drobne poczęstunki (np. ciastka, paluszki, kanapki), napoje (np. kawa, herbata, woda mineralna, soki), a także posiłki (np. obiady, lunche), niezależnie od miejsca ich podawania (w siedzibie podatnika, czy też poza nią), podawane podczas prowadzenia rozmów z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami itp., dotyczących zakresu prowadzonej przez podatników działalności gospodarczej.
Mając powyższe na uwadze należy więc wskazać, że aby wydatki na usługi gastronomiczne mogły zostać zaliczone przez przedsiębiorców do kosztów uzyskania przychodów, powinny one spełniać dwie przesłanki, tj.:
1) być ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT),
2) nie stanowić kosztów reprezentacji (art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT).
Wydatki takie powinny być – co do zasady – dokumentowane fakturami, w tym fakturami uproszczonymi.
Należy ponadto podkreślić, że w przypadku weryfikacji przez organ podatkowy zasadności poniesienia wydatku na usługi gastronomiczne przez podatnika, to na nim będzie ciążył obowiązek wykazania, że poniesiony koszt uzyskania przychodu nie stanowił kosztów reprezentacji.
