W przypadku paragonu z NIP na kwotę, która przekracza 450 zł, przedsiębiorca ma prawo żądać wystawienia zwykłej faktury. Jednakże brak tej faktury nie wyklucza prawa podatnika do zaewidencjonowania wydatku na potrzeby podatku dochodowego. Podatnik, który nie może uzyskać faktury potwierdzającej transakcję, może ująć wydatek w kosztach podatkowych na podstawie samego paragonu z NIP, o ile dokument ten zostanie uzupełniony co najmniej o informacje dotyczące nabywcy. Podatnicy mogą zaliczać do kosztów uzyskania przychodów wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wydatków wyłączonych z tych kosztów na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o CIT oraz art. 23 ust. 1 ustawy o PIT. Dodatkowym warunkiem zarachowania wydatku w kosztach jest jego właściwe udokumentowanie.
Nie ulega wątpliwości, że podstawą ujęcia wydatku w kosztach jest zawsze faktura otrzymana przez podatnika, w tym faktura uproszczona, czyli paragon z NIP, w którym kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro (art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT). Dla paragonów z NIP nieprzekraczających kwoty 450 zł nie wystawia się dodatkowych faktur. Tego rodzaju dokumenty są podstawą ujęcia wydatku w ewidencji rachunkowej i podatkowej. W przypadku paragonów z NIP o wyższej wartości, podatnik będący przedsiębiorcą ma prawo żądać wystawienia zwykłej faktury zwierającej pełne jego dane. W tym przypadku wystawiona faktura do paragonu z NIP jest właściwym dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatku.
Brak faktury do paragonu z NIP na kwotę powyżej 450 zł nie wyklucza jednak prawa przedsiębiorcy do zaewidencjonowania wydatku udokumentowanego tym paragonem w kosztach podatkowych. Zgodnie z art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej za dowód należy dopuścić każde źródło, które może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy i nie jest sprzeczne z prawem. Moc dowodową posiadają wszelkie dokumenty potwierdzające wysokość poniesionego kosztu. Ocena, czy koszt jest wiarygodnie udokumentowany, wymaga zawsze indywidualnej analizy, którą przeprowadzi organ podatkowy w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej.
W konsekwencji należy stwierdzić, że podatnik, który nie może uzyskać od sprzedawcy faktury potwierdzającej transakcję udokumentowaną paragonem z NIP (na kwotę przekraczającą 450 zł brutto), ma prawo ująć wydatek związany z prowadzoną działalnością gospodarczą w kosztach podatkowych na podstawie tego paragonu, uzupełnionego dodatkowo przynajmniej o informacje dotyczące nabywcy (zgodnie z wymogami prowadzonej ewidencji rachunkowej).
