Każda umowa zawierana z cudzoziemcem powinna być przedstawiona w języku zrozumiałym dla tej osoby. Tym samym zarówno umowa o pracę, jak i umowa cywilnoprawna powinna być przetłumaczona na dany język. To samo dotyczy informacji o warunkach zatrudnienia, przepisów dotyczących czasu pracy, wynagrodzenia, urlopów, regulaminu pracy i wynagradzania (jeśli obowiązują), a także przepisów bhp. Powyższe dokumenty nie muszą być tłumaczone przez tłumacza przysięgłego.
Stosownie do postanowień art. 5 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, powierzenie pracy cudzoziemcowi wymaga zawarcia z cudzoziemcem umowy w formie pisemnej przed dopuszczeniem go do pracy, z wyjątkiem przypadków, w których cudzoziemiec, przebywając na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, będzie pełnił funkcję w zarządzie osoby prawnej wpisanej do rejestru przedsiębiorców KRS lub spółki kapitałowej w organizacji albo będzie reprezentował spółkę komandytową lub komandytowo-akcyjną lub prowadził sprawy takiej spółki albo będzie pełnił funkcję prokurenta.
Jeżeli umowa, o której mowa powyżej, będzie sporządzona w języku polskim, a cudzoziemiec nie posługuje się językiem polskim, podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi przed podpisaniem umowy jest obowiązany przedstawić cudzoziemcowi treść tej umowy na piśmie w wersji dla niego zrozumiałej i przechowywać ją przez okres wykonywania pracy przez cudzoziemca oraz przez okres 2 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek prawny będący podstawą zatrudnienia cudzoziemca uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji dotyczącej zatrudnienia.
Jeżeli jednak umowa zostanie sporządzona wyłącznie w języku obcym, po zmianie przepisów dochodzi nowy obowiązek – podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi musi uzyskać jej tłumaczenie na język polski. Co więcej, tłumaczenie to musi być dokonane przez tłumacza przysięgłego, wpisanego na listę tłumaczy przysięgłych prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości. Sporządzenie umowy wyłącznie w języku obcym może mieć miejsce w szczególności w okolicznościach wskazanych w art. 8 ust. 1b ustawy o języku polskim. Zgodnie z nim umowa o pracę (lub inny dokument wynikający z zakresu prawa pracy) może być sporządzona w języku obcym na wniosek osoby świadczącej pracę, władającej tym językiem, niebędącej obywatelem polskim, pouczonej uprzednio o prawie do sporządzenia umowy (lub innego dokumentu) w języku polskim.
Biorąc pod uwagę powyższe, każda umowa zawierana z cudzoziemcem powinna być przedstawiona w języku zrozumiałym dla tej osoby. Tym samym zarówno umowa o pracę, jak i umowa cywilnoprawna powinny być przetłumaczona na dany język. To samo dotyczy informacji o warunkach zatrudnienia, przepisów dotyczących czasu pracy, wynagrodzenia, urlopów, regulaminu pracy i wynagradzania (jeśli obowiązują), a także przepisów bhp. Powyższe dokumenty nie muszą być tłumaczone przez tłumacza przysięgłego.
