KSeF – faktury wystawiane w trybie offline24

Faktury w trybie offline24 wystawiane będą w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 VATU (zob. art. 106nda ust. 1 VATU). Do ich wystawienia nie będzie zatem konieczne – jak rzecz się ma w przypadku „zwykłych” faktur ustrukturyzowanych – połączenie z KSeF (faktury ustrukturyzowane są bowiem wystawiane przy użyciu KSeF).

Faktury wystawione w trybie offline24 podatnicy obowiązani będą niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, przesyłać do KSeF w celu przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF. Na podatników naruszających ten obowiązek od 1 stycznia 2027 r. nakładana jest kara pieniężna na podstawie art. 106ni ust. 1 pkt 3 VATU.

Podkreślić należy, że możliwość wystawiania faktur w trybie offline24 podatnicy będą mieli zawsze. W konsekwencji w istocie podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mieli wybór pomiędzy wystawianiem faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF i wystawianiem faktur w trybie offline24, czyli w postaci elektronicznych (zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej) przesyłanych następnie (nie później niż w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu) do KSeF. Istnienie tego wyboru ograniczy negatywne skutki potencjalnych problemów z wystawianiem faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF.

Za datę wystawienia faktury w trybie offline24 uznawana będzie data wystawienia wskazana przez podatnika na tej fakturze (zob. art. 106nda ust. 10 VATU). Datą wystawienia takich faktur będzie zatem ich faktyczna data wystawienia (nie zaś – jak rzecz się ma w przypadku faktur ustrukturyzowanych – data przesłania do KSeF – zob. art. 106na ust. 1 VATU).

Faktury wystawiane w trybie offline24 będą co do zasady otrzymywane przez nabywcę przy użyciu KSeF (zob. art. 106nda ust. 3 VATU), a więc tak jak faktury ustrukturyzowane. Datą otrzymania takich faktur będzie co do zasady data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF (zob. art. 106nda ust. 11 zdanie pierwsze VATU).

Faktury udostępniane nabywcom

Podobnie jak faktury ustrukturyzowane (zob. artykuł Faktury ustrukturyzowane udostępniane nabywcy w sposób z nim uzgodniony), także faktury wystawiane w trybie offline24 będą udostępniane nabywcom, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 VATU, w sposób z nimi uzgodniony (zob. art. 106nda ust. 4 VATU). Udostępnienie to następować będzie mogło przy użyciu KSeF (wówczas faktury wystawiane w trybie offline24 będą otrzymywane przez nabywców, o których mowa, przy użyciu KSeF – zob. art. 106nda ust. 5 VATU), jak i w inny sposób. W tym drugim przypadku datą otrzymania faktury wystawionej w trybie offline24 będzie data faktycznego jej otrzymania przez nabywcę (zob. art. 106nda ust. 11 zdanie drugie VATU).

Faktury w trybie offline24 udostępniane nabywcom, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 VATU, poza KSeF będą musiały być w szczególny sposób oznaczane. Z art. 106nda ust. 6 VATU wynikać bowiem będzie, że podatnicy obowiązani są do oznaczania takich faktur dwoma kodami, tj. nie tylko kodem QR, o którym mowa w art. 106gb ust. 5 VATU (pod kodem tym umieszczane będzie oznaczenie „OFFLINE”), ale również drugim kodem QR umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury (pod kodem tym umieszczane będzie oznaczenie „CERTYFIKAT”).

W celu oznaczania faktur tym drugim kodem QR podatnicy zamierzający wystawiać faktury w trybie offline24 obowiązani będą pobrać z KSeF certyfikat umożliwiający potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu tych faktur (zob. art. 106nda ust. 7 VATU). Certyfikat ten podatnicy mogli pobierać od 1.11.2025 r. (zob. art. 17b ustawy z 16.6.2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw – Dz.U. poz. 1598 ze zm.).

Dostęp anonimowy

W przypadkach określonych w art. 106nda ust. 9 VATU podatnicy będą obowiązani zapewnić nabywcy anonimowy dostęp do faktury wystawionej w trybie offline24 poprzez podanie specjalnego kodu QR oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury w KSeF. Obowiązek taki istnieć będzie, jeżeli spełnione są łącznie dwa warunki, tj.:

1. faktura wystawiona zostanie na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub innego niż wskazany określony przepisami art. 106gb ust. 1-3 i 6 VATU podmiotu, który nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej, oraz
2. faktura otrzymana zostanie przez tego nabywcę przy użyciu KSeF.

Sposób realizacji przedmiotowego obowiązku został wskazany w wyjaśnieniach Ministerstwa Finansów https://ksef.podatki.gov.pl//ksef-na-okres-obligatoryjny/informacje-ogolne-ksef-20/kody-weryfikujace-qr/. W wyjaśnieniach tych czytamy, że „przez oznaczenie faktury kodem weryfikującym rozumie się utworzenie bezpośredniego linku do faktury lub znaku graficznego (QR kodu) i naniesienie go na fakturę przed przekazaniem jej odbiorcy. Sposób utworzenia kodu określony będzie w specyfikacji oprogramowania interfejsowego W przypadku gdy faktura jest przesyłana odbiorcy w formacie ustrukturyzowanych danych uniemożliwiającym naniesienie tego kodu bezpośrednio na fakturę, przez oznaczenie faktury kodem weryfikującym rozumie się przesłanie go odbiorcy w formie odrębnego linku lub znaku graficznego wraz z fakturą”.

Faktury korygujące wystawione do faktur wystawionych w trybie offline 24

Faktury korygujące do faktur wystawionych w trybie offline24 będą mogły być wystawiane po przydzieleniu tym fakturom numeru identyfikującego w KSeF (zob. art. 106nda ust. 12 VATU). Takie faktury korygujące będą wystawiane w postaci faktury ustrukturyzowanej albo faktury wystawianej w trybie offline24 (zob. art. 106nda ust. 13 VATU).

Ponowne wystawienie faktury w trybie offline24

Zdarzać się będzie niekiedy, że wystawiona w trybie offline24 faktura udostępniona nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 VATU, w sposób inny niż przy użyciu KSeF ulegnie zniszczeniu albo zaginie przed przesłaniem jej do KSeF. W przypadkach takich podatnik wystawiać będzie ponownie fakturę zgodnie z danymi zawartymi na fakturze, przy czym faktura wystawiona ponownie będzie mogła zawierać datę wystawienia i wyraz „DUPLIKAT” (zob. art. 106nda ust. 14 VATU). Jeżeli takie wystawione ponownie faktury udostępniane będą nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF, podlegać będą oznaczeniu dwoma kodami QR, tj. kodem QR, o którym mowa w art. 106gb ust. 5 VATU (pod kodem tym umieszczane będzie oznaczenie „OFFLINE”) oraz kodem QR umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury (pod kodem tym umieszczane będzie oznaczenie „CERTYFIKAT”) (zob. art. 106nda ust. 15 w zw. z art. 106nda ust. 6 VATU).

Faktury ustrukturyzowane uważane za faktury wystawiane w trybie offline24

Za fakturę wystawioną w trybie offline24 uznawać się będzie także fakturę ustrukturyzowaną, jeżeli data jej przesłania do KSeF jest późniejsza niż wskazana na fakturze data wystawienia (zob. art. 106nda ust. 16 VATU). Do faktur takich odpowiednio stosowane będą przepisy art. 106nda ust. 4, ust. 6 pkt 1, ust. 8–10, 12 i 13 VATU.

Jak czytamy w uzasadnieniu projektu ustawy nowelizującej z 5.8.2025 r., w przypadkach takich „zmiana statusu faktury na offline24 następuje jedynie w systemie. Oznacza to korzystne i postulowane przez przedsiębiorców rozwiązanie, zgodnie z którym data wystawienia faktury będzie zawsze zgodna z datą wskazaną w treści faktury. Jednocześnie, biorąc pod uwagę intencję wystawcy o tym, że dokument został przesłany do systemu w celu wystawienia faktury ustrukturyzowanej, dla nabywcy nie spowoduje to zmiany skutków – nabywca otrzymuje ten dokument wyłącznie w systemie, chyba że nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem identyfikacji podatkowej na potrzeby wystawienia faktury i jest podmiotem innym niż zarejestrowany na potrzeby podatku, w tym konsument lub podmiot zagraniczny lub podmiot korzystający ze zwolnienia w procedurze SME dla transakcji dokumentowanej tą fakturą. W tym zakresie znajdą zastosowanie odpowiednie przepisy dodawanego art. 106nda ustawy o VAT, tj. m.in. w zakresie daty otrzymania faktury, użycia faktury poza KSeF, oznaczenia kodem QR oraz możliwości wystawiania faktur korygujących do tej faktury”.