Skoro u pracodawcy obowiązuje regulamin pracy, to monitoring poczty elektronicznej powinien być wprowadzony w drodze zmiany tego regulaminu. Obowiązek taki nie wynika jednak wprost z przepisu.
Pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej), tylko jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Z art. 222 § 6 i art. 223 § 3 KP wynika, że cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Zatem z przepisu tego wprost wynikałoby, że jeżeli pracodawca nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy, to zasady stosowania monitoringu powinien on określić w obwieszczeniu, a tylko taki pracodawca, który jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy – musi to zrobić w regulaminie pracy. Zgodnie z art. 104 KP:
- pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników ma obowiązek wprowadzić regulamin pracy, chyba że w zakresie organizacji i porządku w procesie pracy obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy,
- pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników może (nie musi) wprowadzić regulamin pracy, chyba że w ww. zakresie obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy,
- pracodawca zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników ma obowiązek wprowadzić regulamin pracy, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o jego wprowadzenie, chyba że w ww. zakresie obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy.
Z drugiej jednak strony regulamin pracy ma ustalać kompleksowo organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa oraz obowiązki pracodawcy i pracowników, co wynika z art. 104 § 1 KP. Zatem, jeżeli u pracodawcy regulamin taki obowiązuje – mimo, że nie ma takiego obowiązku – to warto, żeby w tym regulaminie pracodawca ustalił również kwestie związane z monitoringiem poczty elektronicznej. W tym celu pracodawca powinien wprowadzić odpowiednie postanowienia w tym zakresie do regulaminu, dokonując tym samym jego zmiany. Zmiany te wejdą w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania ich do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Pracodawca ma również obowiązek poinformowania pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.
Jednocześnie ze względu na ww. przepisy nie będzie moim zdaniem błędem jeżeli pracodawca, odczytując literalnie art. 222 § 6 i art. 223 § 3 KP, ustali zasady dotyczące tego monitoringu w obwieszczeniu.
