Jeśli nie dojdzie do awarii lub niedostępności systemu, przesłanie faktury w PDF kontrahentowi, który otrzyma fakturę w systemie KSeF, nie obliguje podatnika do oznaczenia jej kodem QR. Obowiązku oznaczenia faktury kodem QR nie uchyla ani przesłanie tej faktury w formacie EDI, ani też przekazanie jej wewnętrznie w ramach systemu SAP.
Co do zasady konieczność oznaczenia faktury, która wystawiona została w systemie KSeF, kodem umożliwiającym do niej dostęp oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze w sytuacji, gdy jest ona udostępniona nabywcy towarów lub usługobiorcy poza systemem KSeF, obejmuje przypadki np. awarii lub niedostępności systemu KSeF (art. 106nf ust. 1 ustawy o VAT), udostępniania faktur zagranicznym kontrahentom (art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT), przekazywania faktur podatnikowi niebędącemu czynnym podatnikiem VAT (art. 106gb ust. 6 ustawy o VAT).
Podatnicy są zobowiązani również do tego, aby oznaczać faktury ustrukturyzowane kodem QR, w razie użycia faktury poza systemem KSeF.
W przypadku zatem, gdy nie dojdzie do awarii KSeF ani do jego niedostępności, przesłanie faktury w PDF kontrahentowi, który otrzyma fakturę również w systemie KSeF, nie zobowiązuje podatnika do oznaczania jej kodem QR.
Elektroniczna wymiana danych EDI, w tym przesyłanie faktur w ustrukturyzowanym formacie elektronicznej wymiany dokumentów w świetle przepisów obowiązujących od 1.2.2026 r., nie zwalnia podatnika z powinności zamieszczenia kodu QR na fakturze wysyłanej do innego krajowego podatnika, jeśli nie ma on możliwości otrzymania dokumentu w systemie KSeF.
Niemniej jednak niniejsza kwestia może ulec zmianie, ponieważ nie wszystkie jeszcze przepisy – przede wszystkim przepisy wykonawcze odnoszące się do systemu KSeF – zostały już wydane. Trudno jest powiedzieć, czy jest możliwe podatnie kodu QR na fakturze w formacie EDI, prawdopodobnie tak.
Podatnik będzie również zobowiązany do zamieszczenia na fakturze wystawianej dla zagranicznego kontrahenta z grupy spółek, kodu QR, nawet jeśli ta faktura zostanie przesłana równolegle, elektronicznie wewnątrz systemu SAP. W myśl bowiem art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, tj. w razie udostępnienia w sposób inny, niż przy użyciu systemu KSeF, faktury wystawionej dla nabywcy zagranicznego, nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca jej prowadzenia w Polsce lub posiadającego takie stałe miejsce, nieuczestniczące jednak w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dokument sprzedaży musi zostać zaopatrzony w kod QR. W rezultacie przesłanie wewnętrzne w ramach SAP faktury kontrahentowi, nie uchyla powinności umieszczenia w fakturze ustrukturyzowanej kodu umożliwiającego dostęp do tej faktury w systemie KSeF.
