Na liście obecności mogą być imiona i nazwiska pracowników.
Pracodawca ma obowiązek przestrzegać zasady minimalizacji danych osobowych (art. 5 RODO).
Zasada minimalizacji danych oznacza, że pracodawca będący administratorem danych powinien przetwarzać dane w sposób adekwatny, ograniczony, stosowny oraz niezbędny dla celów przetwarzania. Oznacza to, że przetwarzanie danych należy ograniczyć do minimum. Innymi słowy:
- same czynności przetwarzania powinny być ograniczone, oraz
- należy przetwarzać tylko te dane, które są niezbędne.
Zasada minimalizacji danych oznacza, że w przypadku prowadzenia listy obecności można przetwarzać jedynie te dane, które są niezbędne do ustalenia obecności pracowników. Z tego względu na liście nie można podawać przyczyn nieobecności, gdyż takie dane nie są potrzebne dla pozostałych pracowników. Można natomiast ujawniać imiona i nazwiska pracowników, ponieważ pracownicy znają się wzajemnie i wiedzą/widzą, kto jest obecny w pracy, a kto nie. Wiedza ta jest im potrzebna w celu wykonywania pracy, która odbywa się w zespole, w grupie wszystkich podwładnych.
Nadawanie pracownikowi numeru na liście obecności oznacza, że w konsekwencji nie można ujawniać imion i nazwisk pracownika pozostałym podwładnym. Prowadziłoby to do absurdu, gdy ludzie zwracaliby się do siebie poprzez numery.
