Dokumentowanie naruszeń ochrony danych osobowych

Dokumentowanie naruszeń ochrony danych osobowych jest nie tylko obowiązkiem administratorów, ale również kluczowym narzędziem analizy przyczyn i skutków incydentów oraz skuteczności działań naprawczych organizacji. Prawidłowa dokumentacja pozwala na utrzymanie przejrzystości postępowania, realizację zasady rozliczalności oraz wykazanie przed organem nadzorczym, że administrator prawidłowo ocenił sytuację i podjął odpowiednie kroki w celu ochrony osób dotkniętych naruszeniem.

Każde stwierdzone naruszenie ochrony danych osobowych, niezależnie od jego skali i charakteru, powinno być szczegółowo udokumentowane. Pozwala to na zrekonstruowanie okoliczności incydentu, ocenę podjętych działań naprawczych oraz udokumentowanie przestrzegania przepisów RODO.

Kup Legalisa Księgowość Kadry Biznes online i uzyskaj natychmiastowy dostęp! Sprawdź

Obowiązek dokumentowania naruszeń

Zgodnie z art. 33 ust. 5 RODO, administratorzy mają obowiązek prowadzenia dokumentacji wszystkich naruszeń ochrony danych, niezależnie od tego, czy incydent wymagał zgłoszenia do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Obowiązek dokumentowania dotyczy wszystkich stwierdzonych naruszeń, ale dla pełnej realizacji zasady rozliczalności administratorzy powinni również dokumentować incydenty bezpieczeństwa, które nie zostały zakwalifikowane jako naruszenie, wraz z uzasadnieniem tej decyzji.

Wewnętrzny rejestr naruszeń ochrony danych osobowych

W celu usprawnienia dokumentowania incydentów, zaleca się prowadzenie wewnętrznego rejestru naruszeń ochrony danych osobowych. Choć RODO nie wymaga jego formalnego prowadzenia w określonej formie, administratorzy powinni zadbać o to, aby informacje dotyczące naruszeń były czytelnie oznaczone i dostępne do wglądu w razie potrzeby. Rejestr naruszeń może mieć formę cyfrową lub papierową i powinien być regularnie aktualizowany.

Dokumentacja naruszeń ochrony danych osobowych musi być stale aktualizowana, ponieważ każda nowa informacja dotycząca incydentu, jego skutków czy podjętych działań zaradczych może mieć wpływ na ocenę ryzyka i skuteczność rejestru. Administrator powinien na bieżąco rejestrować postępy w działaniach naprawczych, a w przypadku nowych okoliczności – uzupełniać informacje w rejestrze.

Elementy dokumentacji naruszeń ochrony danych osobowych

Rejestr naruszeń ochrony danych osobowych zgodnie z wytycznymi wynikającymi z art. 33 ust 5 RODO oraz dobrych praktyk w zakresie dokumentowania naruszeń powinien składać się z następujących informacji:

  • okoliczności naruszenia – data i czas wykrycia, wystąpienia oraz zakończenia naruszenia, sposób jego wykrycia, przyczyny i przebieg zdarzenia;
  • charakter naruszenia – czy naruszenie dotyczyło poufności, integralności czy dostępności danych;
  • rodzaj i zakres danych objętych naruszeniem – jakie kategorie danych zostały naruszone oraz ilu osób dotyczył incydent;
  • ocena skutków naruszenia – czy wystąpiły faktyczne konsekwencje dla osób, których dane dotyczą, oraz jakie mogą być potencjalne zagrożenia wynikające z incydentu;
  • uzasadnienie oceny ryzyka – decyzja, czy naruszenie wymagało zgłoszenia organowi nadzorczemu lub powiadomienia osób poszkodowanych;
  • podjęte środki zaradcze i zapobiegawcze – działania mające na celu powstrzymanie skutków naruszenia oraz wdrożenie środków minimalizujących ryzyko podobnych incydentów w przyszłości;
  • szczegóły dotyczące zgłoszenia naruszenia organowi nadzorczemu – data zgłoszenia, ewentualne przyczyny opóźnienia w zgłoszeniu, kluczowe informacje zawarte w zgłoszeniu lub uzasadnienie decyzji o jego niezłożeniu;
  • szczegóły dotyczące zawiadomienia osób, których dane dotyczą – data zawiadomienia, treść komunikatu, metoda powiadomienia, liczba osób poinformowanych lub uzasadnienie decyzji o braku zawiadomienia (zgodnie z art. 34 ust. 3 RODO).

Przetwarzanie danych osobowych w dokumentacji naruszeń

RODO nie określa okresu przechowywania dokumentacji naruszeń, co oznacza, że administratorzy powinni przechowywać ją jak najdłużej, aby zapewnić zgodność z zasadą rozliczalności. Nie zaleca się jednak umieszczania w rejestrze danych osobowych osób zaangażowanych w proces zarządzania naruszeniem, ani szczegółowych informacji o osobach, których dotyczy naruszenie. W sytuacji, gdy takie dane zostaną zawarte w dokumentacji, należy pamiętać o zasadach minimalizacji danych oraz stosować odpowiednie środki ochrony, np. pseudonimizację.

Sankcje za brak dokumentowania naruszeń

Prowadzenie dokumentacji naruszeń ochrony danych osobowych jest obowiązkiem wynikającym z RODO i kluczowym elementem zapewnienia zgodności z zasadą rozliczalności. Administratorzy muszą rejestrować wszystkie stwierdzone naruszenia, niezależnie od tego, czy podlegały one zgłoszeniu do organu nadzorczego. Nieprowadzenie właściwej dokumentacji naruszeń może skutkować istotnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi, w tym ryzykiem nałożenia administracyjnych kar pieniężnych.

Podstawa prawna sankcji – art. 83 RODO

Zgodnie z art. 83 ust. 4 RODO, niewywiązanie się z obowiązku dokumentowania naruszeń, o którym mowa w art. 33 ust. 5 RODO, może skutkować nałożeniem administracyjnej kary pieniężnej w wysokości do 10 milionów euro lub – w przypadku przedsiębiorstw – do 2% ich globalnego rocznego obrotu za poprzedni rok obrotowy. W takiej sytuacji stosowana jest kwota wyższa.

Do zastosowania powyższych kar może dojść m.in. w przypadku:

  • całkowitego braku dokumentowania naruszeń – jeśli administrator nie prowadzi żadnej dokumentacji incydentów, co oznacza, że nie jest w stanie wykazać, że właściwie zarządza ochroną danych osobowych;
  • niekompletnej lub nieprawidłowej dokumentacji – gdy rejestr naruszeń nie zawiera wymaganych informacji, np. okoliczności naruszenia, skutków incydentu czy podjętych działań zaradczych;
  • braku uzasadnienia decyzji o niezgłoszeniu naruszenia do organu nadzorczego – nawet jeśli administrator uzna, że incydent nie wymaga zgłoszenia do Prezesa UODO, powinien udokumentować tę decyzję. Jej brak może być podstawą do nałożenia sankcji;
  • braku możliwości wykazania zgodności z RODO – w przypadku kontroli organ nadzorczy może zażądać dostępu do rejestru naruszeń. Jeśli administrator nie będzie w stanie udowodnić, że incydenty były prawidłowo analizowane i dokumentowane, może to skutkować nałożeniem kary.

Kryteria nakładania kar finansowych

RODO przewiduje, że wysokość kary za brak dokumentowania naruszeń powinna być ustalana indywidualnie dla każdego przypadku. Przy ocenie naruszenia organ nadzorczy uwzględnia między innymi:

  • charakter, wagę i czas trwania naruszenia – długotrwałe zaniedbanie obowiązku dokumentowania naruszeń może skutkować wyższą sankcją;
  • zakres i wpływ naruszenia – jeśli brak dokumentacji uniemożliwił analizę ryzyka lub podjęcie działań naprawczych, kara może być surowsza;
  • liczbę incydentów – jeśli organizacja regularnie nie prowadzi dokumentacji naruszeń, organ nadzorczy może uznać to za systemowe naruszenie RODO;
  • stopień współpracy z organem nadzorczym – jeśli administrator nie współpracuje podczas kontroli lub nie podejmuje działań korygujących, może to wpłynąć na wysokość kary;
  • wdrożone środki organizacyjne i techniczne – jeśli administrator nie wprowadził procedur umożliwiających skuteczne rejestrowanie naruszeń, organ nadzorczy może nałożyć surowsze sankcje.

Jak uniknąć sankcji?

Aby uniknąć konsekwencji związanych z brakiem dokumentowania naruszeń, organizacje powinny wdrożyć odpowiednie procedury i zapewnić zgodność z przepisami RODO. Najważniejsze działania obejmują:

  • prowadzenie wewnętrznego rejestru naruszeń – dokumentowanie każdego naruszenia wraz z jego skutkami, oceną ryzyka i podjętymi działaniami naprawczymi;
  • ustalanie jasnych procedur dokumentowania incydentów – określenie, jakie informacje powinny być rejestrowane i kto odpowiada za ich zapis;
  • regularne aktualizowanie dokumentacji – każda nowa informacja o naruszeniu powinna być odnotowana, co pozwoli na lepszą analizę ryzyka i skuteczność działań zaradczych;
  • szkolenie personelu – pracownicy powinni wiedzieć, jakie naruszenia należy dokumentować i jak prowadzić rejestr incydentów;
  • przeglądy i audyty wewnętrzne – organizacja powinna okresowo kontrolować zgodność z RODO w zakresie prowadzenia dokumentacji naruszeń;
  • współpraca z Inspektorem Ochrony Danych (IOD) – IOD powinien aktywnie monitorować i wspierać proces dokumentowania incydentów.
Ochrona danych osobowych – aktualna lista szkoleń Sprawdź